Контроль как функция управления

Заключение

Контроль необходим во всех сферах жизни человека. Функция контроля в управлении признается многими исследователями. Она позволяет выявлять проблемы еще до того момента, как они превратятся в кризисные явления. Выделяют такие этапы в процедуре контроля: установление стандартов, измерения достигнутого по сравнению с запланированным и корректировку планов.
Под контролем понимается обратная связь управленческого процесса, то есть приведение в нормальное состояние планов, которые потерпели крах. Контроль является постоянной профилактической деятельностью управленческого процесса для нормализации его деятельности. Руководитель, который борется с нарушениями, путем применения жестких мер и увольнения не является эффективным менеджером.
Контроль - это процесс обеспечения достижения цел ...

Оглавление

Введение 3
1.Теоретические основы контроля как функции управления 5
1.1.Контроль как инструмент конкурентных преимуществ 5
1.2.Современное состояние контроля как функции управления 9
2.Практические аспекты контроля 14
2.1.Методы и инструменты контроля 14
2.2.Организация контроля на предприятии 26
Заключение 33
Список использованной литературы 34

Введение

В современных условиях развития рыночных отношений важнейшим средством успешного функционирования предприятия является контроль. Он обеспечивает необходимой информацией руководство предприятия для принятия управленческих решений путем интеграции процессов сбора, обработки, подготовки, анализа и интерпретации информации; предоставляет информацию для управления трудовыми и финансовыми ресурсами; обеспечивает выживание предприятия на уровнях стратегического и аналитического управления.
Рыночные условия хозяйствования требуют от деятельности предприятий и организаций чрезвычайной организованности, отдачи и, в конечном итоге, максимальной эффективности управленческой деятельности. Современный рынок – это острая конкуренция, борьба за места сбыта продукции, обеспечение партнерских отно шений с поставщиками и покупателями.
Для удержания конкурентной позиции на рынке предприятию необходимо принимать обоснованные управленческие решения с учетом фактора неопределенности в условиях быстрых изменений во внутренней и внешней среде. Принятие оптимального управленческого решения должно базироваться на достоверной и оперативной информации и выработке альтернативных вариантов управленческих решений.
Для снижения степени риска и повышения конкурентоспособности предприятия требуют создания действенной системы управления, которая обеспечит эффективное использование предприятием имеющихся конкурентных преимуществ, а также выявит новые потенциалы успешной деятельности в будущем. Такой системой является «контроль».
Контроль выступает важным фактором обеспечения конкурентоспособности предприятия, поскольку позволяет решать в совокупности целый ряд вопросов, таких как: стабильность бизнеса и его финансов, выявление и приведение в действие имеющихся внутренних резервов, оперативное и эффективное внедрение инноваций, воплощение в жизнь стратегии развития предприятия и многое другое.
Объектом исследования является система контроля на предприятии.
Предметом исследования является совокупность теоретических и практических аспектов контроля как функции управления.
Цель работы – исследовать особенности контроля, как функции управления, определить его методы и инструменты.
Для достижения поставленной цели поставлены следующие задачи:
• Определить сущность контроля как инструмента конкурентных преимуществ;
• Изучить современное состояние контроля как функции управления;
• Изучить методы и инструменты контроля;
• Определить этапы и аспекты организации контроля на предприятии

- Обеспечение наиболее рационального использования ресурсов - балансовый метод;
- Определение необходимых ресурсов - нормативный метод;
- Достижение конкретных результатов за счет конкретных расходов - программно-целевой метод (ПЦМ);
- Поиск предельного финансового результата (безубыточности) - предельный анализ;
- Моделирование затрат - методы экономико-математического моделирования (корреляционно-регрессионный, экспоненциальное сглаживание, метод оптимизации), матрица BCG (Boston Consulting Group) и др. матричные методы;
- Определение влияния важнейших факторов, обусловливающих изменения плановых расходов - факторный метод и др.
- К важнейшим традиционным инструментам управленческого учета, освещены в научных трудах [20] и могут им активно использоваться в поддержку учета затрат, можно отнести следующие: Первый группа - общеметодологическим методы исследования затрат (наблюдение, сравнение, анализ, синтез, систематизация, история развития, выявление закономерностей, прогнозирования и др.);
Вторая группа - общенаучные методы (счета учета затрат и двойная запись при их отражении в информационной системе предприятия, документация возникновения затрат, их распределения, оценка (признание при осуществлении расходов), калькуляция себестоимости, инвентаризация расходов, отчетность о расходах);
Третья группа - специфические методы (группировки расходов по статьям, экономическим элементам, видам деятельности, способу включения в себестоимость, периодом возникновения и т.д.).
Существующие методы управленческого учета можно также классифицировать [2]:
- По объектам учета (учет по видам затрат, учет по центрам ответственности, учет затрат по местам возникновения, учет, дифференцированный по базам распределения расходов);
- По полноте включения затрат в себестоимость (учет по полной себестоимости, учет по усеченной себестоимости (маржинальный учет, директ-костинг));
- В зависимости от интерпретации понятия расходы (учет по фактической себестоимости, учет по нормативной себестоимости, учет по плановой себестоимости (стандарт-костинг));
- По характеру данных (данные прошлого периода, данные текущего периода, прогнозные (проектные) данные, данные для контроля, для оперативного управления, для планирования).
Известны методы управленческого учета расходов также делят по необходимости калькулирования:
- Методы калькулирования с неполным распределением расходов (директ-костинг);
- Методы калькулирования с полным распределением расходов (позаказный метод, попроцессный (попередельный) метод, калькулирования комплексных производств, нормативный метод (стандарт-костинг), АВС-метод (калькулирования по видами деятельности), метод «таргет-костинг», метод калькулирования «четко в срок» (система JIT), метод «кайзен-костинг», функциональновартисний метод).
Применение методов управленческого учета расходов влияет на величину себестоимости продукции (работ, услуг, товаров и других объектов), находится в прямой зависимости от метода калькулирования и применяемой классификации расходов.
Указанные наиболее распространенные инструменты (методы) контроля, используемых в контроля затрат по направлению «Управленческий учет »можно классифицировать по признаку« Влияние на величину себестоимости объектов затрат »:
- Методы, зависящие от разделения затрат на постоянные и переменные (директ-костинг);
- Методы, зависящие от разделения затрат на прямые и косвенные (стандарт-костинг, позаказный метод, метод АВС, калькулирования комплексных производств, функционально-стоимостной метод)
- Методы, независимые от разделения затрат (абзорбшен-костинг, попроцессный (попередельный) метод, система JIT, метод «кайзен-костинг», метод «таргет-костинг»).
Аналитические действия учета затрат предусматривают с помощью совокупности инструментов осуществления всесторонней характеристики издержек производства, расходов реализации, расходов периода (деятельности), себестоимости продуктов деятельности, факторов их формирования, а также изучение их изменения и дальнейшую трансформацию данных о расходах в результативные показатели.
Среди основных инструментов (методов) анализа, что могут им активно использоваться в поддержку учета затрат:
- Метод факторного анализа;
- Метод анализа точки безубыточности (CVP-анализ, анализ «затраты - объем - прибыль»);
- Функционально-стоимостной анализ;
- АВС (XYZ) -анализ;
- SWOT-анализ;
- Нуль-базис-бюджетирования (ZBB - Zero-BaseBudgeting);
- Анализ затрат по центрам учета и отчетности;
- Анализ пяти сил конкуренции Портера;
- PEST-анализ;
- Матрица «качество / затраты»;
- Ресурсный анализ;
- Другой инструментарий.
Указанные инструменты (методы) контроля расходов по направлению «Анализ» можно классифицировать в соответствии с выполняемыми ими задач:
- Определение и оценка причин отклонения фактически достигнутых затрат от нормативных (плановых) - факторный анализ отклонений;
- Определение сильных и слабых сторон деятельности предприятия (сокращение расходов, изменение структуры расходов, увеличение расходов и др.) - SWOT-анализ;
- Определение резервов снижения затрат, определение путей повышения объемов реализации - функционально-стоимостной анализ, АВС (XYZ) - анализ;
- Определение оптимального уровня затрат предприятия, определение приоритетных направлений использование ограниченных ресурсов - ZBB метод;
- Определение продукции производства (реализации) и ее объемов, необходимых для получения желаемой прибыли - метод анализа точки безубыточности (CVP-анализ, анализ «затраты - объем - прибыль »);
- Анализ затрат в процессе полного операционного цикла деятельности предприятия (от отпуска продукции до ее реализации) - анализ расходов по центрах учета и отчетности;
- Разработка стратегии, которая обеспечит преимущество над конкурентами (за счет низких затрат)
- Анализ пяти сил конкуренции Портера;
- Отслеживание изменений внешней среды за наиболее значимыми факторами (политико-правовыми, экономическими, социокультурными, технологическими) с целью выявления тенденций, которые влияют на результаты стратегических решений по расходам - PEST-анализ - Установление зависимости качества продукции от расходов - матрица «качество / затраты»;
- Определение ресурсных ограничений и формирования норм расходов ресурсов - ресурсный анализ и др.
Контроль, как функциональная составляющая системы учета затрат, ориентированный на проверку расходов, признанных в учете, отражены в отчетности и тому подобное. Внимание сосредоточено на проверке структурных подразделений или предприятия в целом, на проверке других контрольных систем предприятия о целесообразности осуществления расходов, их законности, обоснованности, правильности отнесения на объекты и правильности применения способа распределения расходов, правильности определения себестоимости продукции (работ, услуг, товаров), правдивости отражения в информационной системе предприятия и т.п. То есть основной целью контроля расходов в системе контроля проверка достоверности фактически достигнутых расходов, а также выявление нарушений или ошибок при их возникновении и прослеживания к объектам затрат.
Конечная цель контрольных действий в системе учета затрат - предупреждение недостатков и злоупотреблений, разработка мер по обеспечению эффективности управления затратами.
Контрольные действия учета затрат могут происходить с использованием одного из методов:
- Инвентаризация фактических затрат (а именно: незаконченного капитального ремонта, затрат будущих периодов, незавершенного производства);
- Аудит фактических расходов (внутренний, зовниний);
- Другие методы контроля.
Традиционно контрольные действия происходят путем опроса, анкетирования, тестирования (опроса), с запросом, наблюдения, подсчета, взвешивания, перемеривания, перерасчета, моделирования, аналитических процедур и т.д. В общем, применение любого из методов контроля предусматривает проверку учета, хозяйственной деятельности, разработанных планов и управленческих решений о расходах. Методы (инструменты) контроля выступают инструментами достоверности данных о расходах и объекты расходов.
Несмотря на то, что состав инструментов каждой составляющей учета затрат различается, нужно, чтобы они удовлетворяли основные его требования. Поэтому, учитывая проведенное исследование, нами предлагается разделять методы, используемые в учета затрат на:
- Методы, обеспечивающие расчет себестоимости и влияют на ее величину – методы учета;
- Методы, которые определяются характером поставленных задач учета затрат - методы анализа, методы планирования;
- Методы, обеспечивающие достоверность данных о расходах и объекты расходов – методы контроля;
- Методы, которые определяются характером данных (данные планирования расходов, данные управленческого учета расходов, данные анализа затрат, данные контроля расходов).
2.2.Организация контроля на предприятии
В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования или критерии.
Эффективность контроля. Сюда входят: выполнение обязательств, предотвращение недостатков, затраты на контроль. Основными целями должны быть: уменьшение расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков; сокращение расходов на контроль; сокращение затрат на персонал и технику контроля.
Эффективно поставленный контроль обязательно должен: иметь стратегическую направленность, т.е. быть целеустремленным; ориентироваться на результаты; соответствовать характеру деятельности предприятия; быть своевременным, гибким, экономичным, полным, систематичным, упреждающим, объективным (справедливым), компетентным, деловым, доброжелательным.
Обязательным элементом любого эффективного контроля является относительная и достаточная его простота. Экономичность и простота особенно важны в современных условиях, когда организации стремятся строить свою работу на принципе доверия людям, а это приводит к необходимости и возможности существенного сокращения контрольных функций, выполняемых непосредственно менеджерами. В этих условиях контроль становится менее жестким и более экономичным.
Контроль будет эффективным, если менеджер учтет ряд условий.
Во-первых, менеджеру важно самому сформировать правильное отношение к контролю, понимая его сущность не с позиции «ловить, изобличать и критиковать», а с позиции конструктивной работы по устранению выявленных недостатков.
Во-вторых, необходимо постоянно думать о создании благоприятных предпосылок для контроля при реализации других функций управления (например, при доведении задания устанавливать срок его исполнения).
В-третьих, контроль эффективен, если существует продуманная система контрольной деятельности всех руководителей предприятия. К контролю привлекаются квалифицированные специалисты. Используется сочетание планового и внезапного контроля и т.п.
В-четвертых, менеджеру важно правильно выбрать объекты, «точки» приложения контроля и применить эффективные методы и приемы его осуществления.
В-пятых, контроль работы подчиненных должен сочетаться у менеджера с самоконтролем эффективности собственной деятельности.
Эффективность влияния на людей. При этом должны быть получены ответы на следующие вопросы: Какие стимулы вызывает у работников применяемая технология контроля (положительные или отрицательные)? Вызывает ли применяемая технология контроля у работников стрессовые реакции? (Если да, то речь идет о демо-тивации труда, которая может нести глубокие негативные последствия как для самого работника, так и для предприятия, на котором он работает.)
Выполнение задач контроля. Данное требование состоит в том,
что контроль должен определить совпадения или отклонения в системе управления организацией и способствовать устранению отклонений и выработке эффективных решений.
Определение границ контроля. Менеджер должен понимать, что контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений. Длина проверяемых отрезков должна позволить выявить отклонения на самой ранней стадии. Предприятие обязано соблюдать нормы контроля, определенные действующим законодательством.
Типичные ошибки при осуществлении функций контроля. Некорректно проводимый контроль достаточно часто сопровождается различными инцидентами с персоналом предприятия, что, естественно, негативным образом сказывается на климате в коллективе, личностных взаимоотношениях, а также может привести к падению производительности труда.
Проведение менеджером тотального контроля за действиями подчиненных влечет за собой раздражение и, как следствие этого, небрежность в работе.
Отрицательные последствия влечет за собой также гласный контроль. Никому не приятно, когда о его ошибках сообщают всем.