Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией

Заключение
Проведенное исследование позволяет сделать следующие выводы:
• Коммуникация - это универсальное явление, поскольку ее содержание и формы попадают в поле зрения многих наук, а границы коммуникативного поля сливаются с границами самого общества. В связи с этим неоспоримо значение коммуникации как необходимого и всеобщего условия жизнедеятельности человека.
• Профессиональная коммуникативная деятельность менеджеров (как работников сферы человек-человек) включает в себя не только официально-деловое, но и неофициально-деловое общение, которое требует от менеджеров иную совокупность коммуникативных качеств, чем официально-деловое общение.
• Анализ существующих классификаций методов управления коммуникациями показал, что в настоящее время у авторов нет единого мнения по поводу совокупн ...

Оглавление
Введение 3
Глава 1.Теоритеческие основы понятия деловые коммуникации в организации 5
1.1 Понятие коммуникаций в организации 5
1.2 Процесс, формы и методы управления коммуникациями в организации 11
1.3 Специфика сущность неформальных коммуникаций в организации 21
2. Особенности профессиональной коммуникационной деятельности менеджера 23
Заключение 29
Список литературы 30

Введение
Управленческая деятельность связана с необходимостью постоянной координации деятельности членов коллектива для достижения общих целей. Данная координация может осуществляться посредством разнообразных форм, а прежде всего - при помощи разнообразных контактов членов организации в процессе коммуникации.
Тема, раскрываемая в данной работе, является актуальной, так как недостаточная разработанность коммуникаций является главным препятствием на пути достижения эффективности процесса управления в организации
Объектом нашего исследования является коммуникативная деятельность в организации.
Предметом нашего исследования является основы коммуникативной деятельности менеджера организации.
Целью нашего исследования является всестороннее изучение сущность понятия деловых коммуникаций.
Для д остижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
• раскрыть сущность понятия деловых коммуникаций;
• проанализировать формы и функции деловой коммуникации.
• проанализировать особенности профессиональной коммуникационной деятельности менеджера.
Методологическую основу исследования составляют работы следующих авторов Семёнов А. К., Е. Л. Маслова, Сластенин В.А., Исаев И.Ф., Мищенко А.И. и др.
Структура работы обусловлена целями и задачами исследования и состоит из введения, двух глав основной части, заключения, библиографического списка.

Методологической основой исследования в курсовой работе явились научные труды выдающихся отечественных педагогов, психологов, методистов, философов, историков, также нормативные и программно-методические документы общего образования.

Коммуникативная компетентность имеет контекстуальное содержание, т.е. должна рассматриваться в контексте конкретной организации, рабочего места. Повышение уровня коммуникативной компетентности, умения эффективно коммуницировать способствуют методы социально - психологического обучения коллектива.1.2 Процесс, формы и методы управления коммуникациями в организацииВ процессе коммуникации происходит передача информации от одного субъекта другому. В качестве субъектов могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. Разнообразие трактовок понятия «коммуникации» предполагает множество подходов к определению сущности коммуникационного процесса и его этапов [3; 89 стр.].Коммуникационный процесс может приобретать различные формы в зависимости от числа участников, целей участвующих сторон, используемых каналов, средств, стратегий и пр. Отсюда и большое количество моделей коммуникации, представленных в научной литературе.В настоящее время существует огромное количество моделей коммуникационного процесса, каждая из которых отражает структуру, элементы и динамику процесса коммуникации. Рассмотрим некоторые модели, наиболее важные с точки зрения изучения процесса коммуникации Большинство из них было создано в XX в.[2; 145 стр.]. Но первая из моделей была предложена еще Аристотелем. В этом акте выделяются три основных элемента коммуникации: оратор - речь - слушатель. Эти элементы, хотя и в измененном виде, воспроизводятся и в последующих моделях коммуникационного процесса.Рассмотрим одно из возможных описаний модели коммуникации, которое считаем наиболее целесообразным при рассмотрении этапов и элементов коммуникационного процесса. В его модели коммуникация выступает как контакт между отправителем и получателем, устанавливаемый с помощью сообщения, которое направляется по определенному каналу, кодируется и декодируется получателем; кроме того, имеется канал обратной связи и выделен результат (эффект) коммуникационного процесса, который представлен на рисунке 1.Рис. 1 Схема коммуникационного процесса по В. Траму-143510522605Отправитель - создатель сообщения, тот, кто выдвигает какие-либо идеи (самостоятельно создает информацию) или аккумулирует уже имеющуюся информацию для дальнейшей передачи. Решая, какая значимая информация (идея) может стать предметом передачи, как ее закодировать, по какому каналу направить информацию, отправитель тем самым начинает процесс коммуникационного обмена. При этом очень важна ориентация отправителя на ситуацию, т.е. учет всех основных компонентов процесса коммуникации. В противном случае информация может либо не дойти до получателя, либо дойти до получателя в искаженном виде, либо не приниматься получателем.Сообщение - подготовленная к передаче получателю информация, закодированная с помощью символов - слов, специальных знаковых символов, тона сообщения, рисунков, жестов, подтекста и т.д. В процессе кодирования (преобразования смысла идеи в символы) могут возникать проблемы, действие которых снижает эффективность процесса коммуникации. Например, отправитель составляет сообщение из символов, которые получатель не понимает, не встречал в своем прошлом опыте или неоднозначно трактует в контексте данного сообщения (т.е. отправитель не настроен на язык, культуру получателя и это ведет к искажениям в понимании).Канал передачи информации - средство передачи информации, путь физической передачи сообщения. От него зависят понимание и принятие получаемой информации. Различают следующие виды: вербальный, невербальный, письменный, электронный (компьютерные сети, видеоконференции, электронная почта, видеоленты и т.п.). Каналы в организации могут подразделяться на формальные, передающиеся по официальным каналам организации; неформальные - на основе горизонтальных связей (передача из подразделения в подразделение, слухи и т.д.).Получатель - лицо (группа, организация), которому передана информация и которое интерпретирует (декодирует) ее.Результат (эффект) коммуникационного воздействия - изменения в поведении и состоянии получателя информации.Обратная связь - оперативная реакция на воздействие. Обратная связь позволяет отправителю узнать результат акта коммуникации и скорректировать следующее сообщение для достижения большего эффекта.Шум - то, что искажает смысл сообщения, элемент процесса, присутствующий практически на каждом этапе передачи информации.В рамках такого подхода процесс коммуникации можно рассматривать как ряд этапов, последовательно осуществляемых участниками этого процесса [4; 245 стр.]. Данная модель носит циркулирующий характер. В. Трам рассматривает коммуникацию как процесс бесконечный, учитывает основные элементы коммуникационного процесса, а также шумы, неизбежные при его осуществлении.Таким образом, возникает множество вариантов отношений участников коммуникации. А. В. Соколов высказывает позицию о том, что одной из форм таких отношений в процессе коммуникаций является общение. Целевые установки партнеров по коммуникации лежат в основе таких форм коммуникаций, как беседы, совещания, переговоры, конференции, разнообразные деловые встречи, обеспечивающие эффективность как внутренних, так и внешних взаимодействий.М.А. Василик рассматривает в качестве форм коммуникации преимущественно формы деловой коммуникации: деловой разговор, деловая беседа (в т.ч. по телефону), деловое совещание, деловые переговоры, пресс-конференция. Особенности каждой формы коммуникации определяются следующими критериями: цель проведения (зачем); участники (кто, с кем, для кого); регламент (как долго); коммуникативные средства реализации намерений (как); организация пространственной среды (где); ожидаемый результат (какой, что «на выходе»).М.Г. Федотова указывает на такие формы коммуникаций, как дискуссии, беседы, совещания, заседания, переговоры, брифинги, пресс-конференции, презентации, прием по личным вопросам, телефонные разговоры, деловую переписку и др.Разделение форм коммуникаций у некоторых авторов происходит в зависимости от конкретного вида коммуникации. Так, М.А. Василик в маркетинговых коммуникациях выделяет рекламу, личные продажи, РК., систему сбыта товаров. Р.Ж. Шварценберг выделяет четыре основных формы политической коммуникации, основанные на использовании различных средств:коммуникация через печатные средства (пресса, книги, плакаты и т.д.)коммуникация через электронные средства (радио, телевидение и т.д.)коммуникация через организации, когда передаточным звеном служат политическиепартии, группы интересов и т.д.коммуникация через неформальные каналы с использованием личных связей.Однако, недостатком классификации Р.Ж. Шварценберга является то, что фактически в качестве форм коммуникаций рассматриваются скорее каналы передачи сообщение (печатные средства, электронные средства).А.В. Соколов выделяет такие формы коммуникаций, как копирование образца, беседа, команда, референция, руководство коллективом, социализация, авторитаризм, мода, переговоры, групповая иерархия, адаптация к среде, руководство обществом, заимствование достижений, взаимодействие культур, информационная агрессия.Следует отметить, что выделение форм коммуникаций, с одной стороны, опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, с другой - формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и самоуправление коммуникациями. Так, например, А.Р. Бахарев, выделяет такие формы внутриорганизационных коммуникаций, как листок новостей, бюллетень для менеджеров, ежегодные отчеты сотрудников, доски объявлений, страница компании в Интернете, общие собрания работников.Данная классификация форм коммуникаций, на наш взгляд, не является оправданной, поскольку перечисляет каналы коммуникации.Следует отметить, что при всем многообразии форм коммуникаций, рассматриваемых различными авторами, некоторые из них характеризуют каналы распространения коммуникаций (печатные, электронные средства), другие за форму коммуникаций принимают ее вид, уровень (массовая, межличностная), форму речи вербальной коммуникации (диалог, монолог) либо способы получения информации.На наш взгляд, формой коммуникаций следует целесообразным считать любую форму сообщений, используемых фирмой для информации, убеждения или напоминания потребителям, сотрудникам, конкурентам о миссии своей фирмы, ее продукции с целью получения запланированного результата в процессе обратной связи по поводу полученного эффекта. Независимо от вида коммуникаций, коммуникационный процесс нуждается в управлении, которое может осуществляться различными методами.В связи с этим необходимо рассматривать теорию управления и основы коммуникации. Основоположник теории менеджмента А. Файоль характеризовал функции управления так: предвидеть, организовывать, руководить, координировать, контролировать. Управлять коммуникацией - это значит:Определить цели коммуникации.Определить пути достижения целей.Планировать с учетом ресурсов и ситуаций конкретные действия, направленные на достижение целей.Организовывать реализацию планов.Координировать взаимодействие компонентов коммуникационных процессов.Контролировать коммуникационный процесс, особенно обратные связи.Корректировать процесс по результатам коммуникации.Управление коммуникациями - это приложение знаний, опыта, методов и средств к процессу коммуникаций для удовлетворения требований, предъявляемых к процессу, и ожиданий участников процесса. Чтобы удовлетворить эти требования и ожидания необходимо найти оптимальное сочетание между целями, сроками, затратами и другими характеристиками коммуникаций.[6; 12-19 стр.]В литературе встречается достаточно трудов мало отечественных и зарубежных исследователей на тему существующих методов управления коммуникациями. Так, В.Е. Рева указывает на три метода управления коммуникациями: принуждение, убеждение и манипулирование. Рассмотрим каждый из них более подробно.Информация, передаваемая властным коммуникационным каналам, ставит своей целью воздействовать на индивида, группу, общество методом давления. Давление (принуждение) бывает экономическое, социальное, политическое, физическое. Оно связано с применением силы или угрозы силой. Физическое принуждение, как правило, прерогатива государства. Принуждение всегда влечет за собой конфликт, возможность открытого столкновения. При всей своей низкой эффективности властные формы коммуникативного воздействия применялись и раньше, и будут использоваться, поскольку власть - это авторитарная сила, обладающая реальной возможностью контроля действиями людей, согласовывая противоречивые индивидуальные или групповые интересы, подчиняя их единой воле с помощью убеждения или принуждения.Наиболее распространенным методом коммуникации, как отмечает В.Е. Рева, является метод убеждения. В коммуникативном процессе убеждение - это метод управления, характеризующийся воздействием на сознание личности через обращение к ее собственному критическому суждению. Процесс убеждения, как правило, долгий и трудоемкий способ воздействия на индивида и тем более на группы людей. Сегодня учеными-практиками выдвигается 2 гипотезы:сила убедительности послания коммутатора возрастает, если она затрагивает или содержит в себе проблемы, вызывающие у людей личную заинтересованность;процесс убеждения происходит удачно по мере сотрудничества коммуникатора и получателя информации.Поверив в полезность сотрудничества, индивидуум или группы людей могут изменить свои убеждения и вести себя по-другому. [6; 239 стр.] Следовательно, для того чтобы коммутатор нашел оптимальные пути сотрудничества с публикой, необходимо хорошо знать или изучить все те компоненты, которые принято называть «общественным мнением».Основное отличие метода управления коммуникациями такого как манипулирование от метода управления убеждения заключается в том, что коммуникатор, воздействуя на сознание индивида, не оставляет последнему выбора. В то время как сотрудничество (основное условие эффективного убеждения) связано с добровольным выбором линии поведения.В других источниках указывается на пять методов управления коммуникациями:локальные компьютерные сетиглобальная компьютерная сеть Интернетпротокол передачи данных ТСР/ГРэлектронная почтателеконференцииНедостатком данного подхода считаем ошибочное принятие за методы управления каналы осуществления коммуникаций. Управление коммуникациями должно охватывать весь коммуникационный процесс от формирования идеи до декодирования сообщения другим коммутатором и осуществления обратной связи с отправителем.Поскольку четко сформулированных методов управления коммуникациями в литературе не встречается, то при рассмотрении подходов к классификации методов управления коммуникациями считаем целесообразным применить существующие методы управления, исходя из функций управления, таких как: планирование коммуникаций, организация коммуникаций, координирование коммуникаций, мотивация коммуникаций, контроль коммуникаций. [11; 67 стр.]Так, такой метод управления коммуникациями как планирование предполагает увязку в единую систему регулирования интересов организации и интересов отдельных работников и групп в процессе осуществления коммуникаций. Планирование коммуникаций определяет информационные и коммуникационные нужды заинтересованных лиц (кто они, уровень их заинтересованности и степень влияния в проекте; кому, когда, какая необходима информация и как она будет передана).Значение метода организации коммуникаций заключается в создании необходимых условий для реализации поставленных целей в процессе коммуникации [4; 657 стр.]. Метод координирования коммуникаций предполагает согласование всех действий в процессе коммуникации таким образом, чтобы уменьшить затраты на осуществление коммуникации. Под методом мотивации коммуникаций будем понимать процесс побуждения коммуникаторов и их посредников к деятельности для достижения личных целей или целей организации. Метод контроля коммуникаций необходим для анализа процесса коммуникации, выяснения помех при его осуществлении и разработки корректирующих и предупреждающих действий. Следует отметить, что применение данных методов в совокупности обеспечивает синергетический эффект в управлении процессом коммуникаций. Предложенная нами методология управления коммуникациями практически поможет:разработать оптимальную схему финансирования коммуникационного процесса, составить план коммуникаций, включающий сроки исполнения работ, потребление ресурсов, необходимые затраты,обосновать целесообразность затрат на коммуникации,оптимально организовать процесс коммуникаций и взаимодействие его участников, осуществлять планирование и управление коммуникациями,осуществлять анализ коммуникаций, оптимально планировать коммуникации,анализировать отклонения фактического хода коммуникационного процесса от запланированного и прогнозировать последствия возникающих отклонений, моделировать корректирующие воздействия на информационных моделях коммуникаций и принимать обоснованные управленческие решения.Таким образом, опыт изучения процессов коммуникации в организации показывает, что в действительности коммуникации - это сложные, переплетающиеся сети, а не простое общение отправителя и получателя. Анализ наиболее известных моделей коммуникационного процесса показал, что основным недостатком существующих моделей является линейность и неприменимость данных моделей для универсального использования на практике.Наиболее целесообразным при рассмотрении этапов и элементов коммуникационного процесса считаем модель В. Трама, которая учитывает основные элементы коммуникационного процесса, а также шумы, неизбежные при его осуществлении. [7; 123 стр.]1.3 Специфика сущность неформальных коммуникаций в организации Внутренние коммуникации являются важным инструментом управления в любой организации. Внутренние коммуникации обычно понимается как:коммуникации как специфическая функция управления, элемент управленческой деятельности;коммуникации как общий процесс, который охватывает все уровни организации;коммуникации как непосредственное взаимодействие руководителя с подчиненными;коммуникация как система обратных связей, обеспечивающей реализацию управленческих задач и производственных заданий. [1; 176 стр.]Анализирую имеющуюся по исследуемой теме информацию можно сделать вывод, что в организации преобладают неформальные коммуникации. Этот вывод подкреплен следующими фактами: характер внутренних коммуникаций не имеет четкой линейной направленности, и нет, так сказать, спускания целей «сверху». Управленческие решения принимались нецентрализованно, а в ходе обсуждения заинтересованных сторон.Опасность неформальных коммуникаций заключается в том, то они могут быть неправильно истолкованы получателем информации. Такие коммуникации наибольше всего подвержены искажению и приводят к зарождению слухов. Однако неформальный характер сообщений эффективен тем, что имеет быструю обратную связь и более персонализирован.Вопрос о неформальной коммуникации очень актуален и разносторонен. Такой вид коммуникаций одинаково эффективен и губителен одновременно. Выше уже говорилось о двух качествах такого типа коммуникаций, с одной стороны такие коммуникации эффективны в своей скорости передачи информации, с другой, риск искажения такой информации стремительно возрастает.