Методы управления проектами

Заключение

Кардинальные изменения в мировой экономике, вызванные финансовым кризисом, переросшие в глобальный экономический кризис, обусловили необходимость переосмысления существующих условий и подходов к эффективности хозяйственной деятельности. На сегодняшний день многие предприятия испытывают существенный недостаток в ресурсах, что вызвано снижающимися доходами.
В условиях современной кризисной ситуации, сложившейся на мировом рынке, а соответственно и на российском рынке, как полноправном участнике мировых рыночных отношений, предприятию любого направления бизнеса для успешного функционирования необходимо уделять должное внимание различным аспектам своей деятельности. Одним из важнейших аспектов хозяйственной деятельности предприятия является эффективность команд проектов и исп ...

Оглавление

Введение 3
Глава 1. Теоретические особенности управление проектами 4
1.1. Основные понятия и определения управления проектами 4
1.2. Сущность управления проектами 6
Глава 2. Исследование системы управления проектами ООО «БРТ» 16
2.1 Общие сведения об организации 16
2.2. Анализ управления проектами организации 24
Глава 3. Совершенствование управления проектами ООО «БРТ» 33
3.1. Новые правила работы команд 33
3.2. Новая мотивация, как надежный способ управления командой 36
3.3. Разработка предложений и рекомендаций 42
Заключение 47
Список литературы 49
Приложения 51

Введение

В данной работе подробно рассмотрим основные принципы работы проектов, обратной связи в управлении организационным поведением команд. Очень важны правильные деловые коммуникации и правильная оценка результатов работы коллектива в рамках всей работы системы предприятия и отдельных ее составляющих. Общие результаты деятельности могут быть хорошими или плохими, но важно определить, какие показатели, оказали положительное влияние на общие результаты, а какие - отрицательное.
Актуальность курсовой работы состоит в том, что в период кризиса и последующий период финансовое состояние многих предприятий существенно ухудшилось и им необходимы меры по формированию эффективной модели хозяйственной деятельности.
Предметом исследования, проведенного в работе, служит система управления прое ктами предприятия, которое каждое предприятие выстраивает по-своему. Проводимый в работе анализ призван раскрыть влияние факторов и причин, влияющих на эффективность системы коммуникаций на предприятие, и нацелен на осмысление ее результатов. В работе акцентируется внимание на прямом и косвенном влиянии психологических аспектов на организацию работы.
Объектом исследования является предприятия ООО «БРТ».
Кризисные явления в экономике заставляли менеджмент проектов компаний оптимизировать затраты, в том числе связанные с выполнением непрофильных функций, те же процессы очень востребованы и в настоящее время.
Основной гипотезой исследования является допущение, что психологические аспекты косвенно влияют на организацию команд проекта и эффективность работы.
Курсовая работа построена традиционным образом и состоит из введения, основной части, состоящей из трех глав, заключения, списка литературы и приложений

Прибыль является основным защитным механизмом, предохраняющим предприятие от угрозы банкротства. За счет капитализации полученной прибыли ООО "БРТ" может быть быстро увеличена доля высоколиквидных активов, повышена доля собственного капитала при соответствующем снижении объема используемых заемных средств, повышена финансовая устойчивость, сформированы резервные финансовые фонды.Рентабельность продаж ООО "БРТ" за исследуемый период снизилась на 0,83%, то есть в отчетном 2014 году с одного рубля выручки предприятие получит 11,64 коп. прибыли (рис.9).11,2011,4011,6011,8012,0012,2012,4012,602013 г2014 гРентабельность продажРис. 9. Динамика рентабельности продаж ООО "БРТ" Что касается основных средств организации, то коэффициент износа в отчетном периоде снизился с 0,32 до 0,22, соответственно коэффициент годности составил в 2014 году 0,78. Фондоотдача основных средств увеличилась на 100,68 или на 33,77%, то есть общая отдача от использования каждого рубля, вложенного в основные производственные фонды в 2013 году, составляет 398,84 руб.За период с 2013 по 2014 год численность персонала увеличилась на 7 человек, что говорит о том, что предприятие создает новые рабочие места. Также увеличилась заработная плата сотрудников на 1505 руб. или на 14,58%. Выработка одного работника (производительность труда) за исследуемый период снизилась на 22,31%.2.2. SWOT - анализ деятельностиПредприятие является примером конкурентоспособности в данном сегменте рынка. Направления работы по повышению качества продукции и внедрению новых ее видов проводятся постоянно, что ведет к успешной деятельности предприятия. ООО "БРТ" осуществляет свою деятельность на арендуемых площадях, собственных помещений предприятие не имеет. Конкурентоспособность продукции ООО "БРТ" определяется теми свойствами продукции, которые представляют существенный интерес для потребителя. Все показатели, выходящие за эти рамки, не должны рассматриваться при оценке конкурентоспособности как не повышающие ценности продукции в конкретных условиях. Стадия стабилизации - стадия развития предприятия ООО "БРТ" в настоящее время, она является наиболее спокойным периодом в жизненном цикле организации, которая удовлетворяет потребностям рынка. Это связано с тем, что организация прошла период бурного развития и становления, у нее уже имеется определенный набор клиентов и заказов, отработаны методы работы. Трудностями такого рода является удержание достигнутого уровня рентабельности при отсутствии стремительного роста выручки. Необходимо дальнейшее снижение затрат на все виды ресурсов, включая человеческие, т.е. персонал. Необходимость таких мероприятий диктуется условиями жесткой конкуренции со стороны организаций-конкурентов. При составлении планов всегда следует всегда помнить как о необходимости формирования положительного имиджа фирмы, как надежного и стабильного партнера. Основные факторы возникновения кризисных финансовых ситуаций в ООО "БРТ" приведены на схеме на рис.10.ДемографияЭкономикаПолитическая стабильностьРазвитие науки и техникиКультураНеплатежеспособность партнеровФилософия фирмыПринципы деятельности фирмыКачество и уровень использования маркетингаРесурсы и их использованиеФинансовое состояниеРис. 10. Основные факторы негативных ситуаций ООО "БРТ" Успех работы предприятия ООО "БРТ" обеспечивает трудовой коллектив и менеджмент организации. Управление организацией осуществляется на базе определенной организационной структуры. Рассмотрим сильные и слабые стороны в деятельности ООО "БРТ" в табл. 7. Таблица 7Анализ факторов, влияющих на деятельность ООО "БРТ" Сильные стороны Возможности Известность предприятия Наличие сильных финансовых специалистов службы Наличие возможности кредитованияНаличие единого собственника Налаженный производственный цикл Наличие перспектив развития действующего бизнеса Возможности расширения ассортимента услуг Выгодное географическое положение Возможность развития рынков сбыта Возможности создания новых бизнесов Слабые стороны Угрозы Слабая информационная системы на предприятии Слабая маркетинговая политика продвижения услуг Отсутствует система устойчивого взаимодействия бизнесов-процессов Колебания спроса под действием внешних факторов (экономическая ситуация) Возрастающая конкуренция Итак, аналитические результаты анализа следующие:1. Исследуемому предприятию ООО «БРТ» приходится работать в условиях жесткой конкуренции в сфере уплотнительной техники. 2. Внешние условия характеризуются наличием спроса, ввиду большого числа предприятий - потребителей продукции с одной стороны, и наличием сильных производителей-конкурентов, с другой стороны. 3. Предприятие анализирует сложные изменения во внешней среде и приспосабливается к ним с помощью внутренней дифференциации ассортимента продукции.4. Географическое положение предприятия выгодное.5. Внешние условия работы характеризуются наличием достаточно квалифицированного персонала. На основании проведенного анализа можно оценить конкурентные преимущества ООО «БРТ» как достаточно высокие. В условиях насыщенного рынка главной задачей руководства компаний, которую необходимо решать постоянно и всерьез, становится обеспечение долгосрочной конкурентоспособности. На сегодня положение большинства российских предприятий сложное, добиться восстановления конкурентоспособности можно лишь путем выбирая правильную стратегию развития, а также при этом важно радикальное снижение издержек. Поэтому необходимость существования продуманного стратегического плана в системе управления сегодня сомнению уже не подвергается. 2.3 Управления проектами организацииС точки зрения динамики изменений сегодня год равен десятилетию в прошлом веке. И ключевые факторы успеха - способность конкурировать и управлять затратами, т.е. то, что определяет успех сегодня и завтра. Без понимания внутреннего устройства, собственных возможностей ООО "БРТ" не может развиваться. Стратегия управления ресурсами ООО "БРТ" позволят комплексно подойти к хозяйственной деятельности, избежать несогласованности между этими элементами, а значит, с большей вероятностью достичь успеха при их реализации. В современных условиях чтобы количественно оценить проявление влияния факторов, эффективности использования ресурсов требуются современные методологии комплексной оценки интенсификации использования ресурсов. В расчетах необходимо отслеживать как величины затрат ресурсов, так и показатели производительности, представляющие собой степень соотношения полученных результатов и ресурсов, использованных для их достижения. Важно оценить не только способность предприятия создавать и привлекать, но и эффективно использовать ресурсы в целях обеспечения непрерывности деятельности, развития и совершенствования форм хозяйствования. Структура организации и подразделений определяется ООО "БРТ" самостоятельно. На предприятии используется линейная система управления. Управление проектом как системой - это творческое, волевое действие субъекта управления на основе знания объективных законов функционирования управляемой системы и анализа информации, о функционировании ее экономики, состоящее в выборе цели, программы и способов деятельности коллектива по разрешению проблемы или изменения цели. Эффективность управления системой зависит от квалификации менеджмента предприятия, грамотного планирования, эффективного использовании ресурсов предприятия.Организационную структуру руководства и управления можно представить следующим образом (рис.11).Генеральный директорФинансово - экономическое управлениеКоммерческое управлениеТехническое управлениеУправление менеджмента прогнозированияИнженерное управлениеРис.11. Организационная структура руководства и управления Коммерческое управление реализует маркетинговую стратегию предприятия, осуществляет заключение и сопровождение договоров с поставщиками, формирует и ведет нормативную базу по труду.Инженерное управление отвечает за работу станций гарантийного и послегарантийного обслуживания.Финансово - экономическое управление занимается финансовой отчетностью и предоставлением отчетов в соответствующие организации, а также контролирует финансовые потоки фирмы, и распределяет их в соответствии со стратегическим планом предприятия. Управление менеджмента проектов отвечает за научную обоснованность выбранной стратегии управления и экономического развития предприятия.Техническое управление на предприятии берет на себя функции технического контроля, занимается технической проверкой поступающих в продажу автомобилей на отсутствие брака, на подлинность торговой марки и на соответствие требований, которые предъявляет российское законодательство к подобным видам услуг.Непосредственное руководство и организацию работы ООО "БРТ" осуществляет руководитель - генеральный директор. Генеральному директору подчиняется весь персонал предприятия. Генеральный директор взаимодействует с руководителями подразделений. Генеральный директор ООО "БРТ" выполняет следующие функции: Управляет хозяйственной деятельностью.Проводит административную работу.Руководит работой подразделений.Утверждает маркетинговую и финансовую политику.Осуществляет оперативное руководство. Генеральный директор несет ответственность:а) перед учредителями (инвесторами) за рентабельность предприятия - увеличение доли прибыли и снижение доли затрат, и за его репутацию. б) за выполнение производственно-финансового плана предприятия, за организацию работы предприятия. г) за развитие предприятия.Начальники отделов осуществляют руководство работниками отделов. Общие обязанности работников ООО "БРТ" конкретизируются в локальном акте, который называется правила внутреннего трудового распорядка организации. Исследуемая компания ООО "БРТ" сложный механизм, и очень сложно добиться, чтобы он работа без проблем в операционной деятельности. Однако, задача организации, если поставили план - добиться определенных показателей, поэтому главная управленческая задача - выстроить работу так, чтобы выполнять планы, которые компания ставит перед собой. В 2014г компания ООО "БРТ" занималось снижением затрат и внедрением инноваций в работу персонала, начала использоваться работа в режме "Гибкий офис". "Гибкий офис" - это решение для компаний, которые серьезно задумываются о будущем и ищут новые пути к успеху в сегодняшних непростых экономических условиях. "Гибкий офис" так же набирает обороты в России успешно работает по принципу "гибкого офиса". Одной из концепций "гибкого офиса" является дистанционная работа сотрудников, возможные преимущества которой были рассмотрены не только в Европе, но и в России, причем на законодательном уровне. Не так давно в Российской Федерации вступил в силу Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. N 60-ФЗ, в соответствии с которым в Трудовой кодекс РФ введена новая гл. 49.1, посвященная регулированию труда дистанционных работников. Закон урегулировал сложившиеся в современной практике отношения, когда сотрудники могут работать вне помещений, принадлежащих работодателям. В таком офисе число предусмотренных рабочих столов меньше, чем число сотрудников. При этом можно не беспокоиться - разнообразие рабочих мест доступно всем коллегам. Нет необходимости закреплять за сотрудником определенный рабочий стол. Организация даже небольшого офисного пространства позволяет сотруднику самому выбрать наиболее комфортное рабочее место в зависимости от того, чем он сегодня будет заниматься.Например, если нужно работать с полной концентрацией, вы можете занять отдельную комнату, где вам никто не будет мешать; если вы работаете вместе с коллегой над документом, стоит выбрать рабочий стол для двоих; если запланирована работа в группе, вам удобнее будет расположиться за проектным столом. В конце рабочего дня вы убираете свои бумаги и ноутбук в предусмотренные для них шкафы, и рабочее место снова свободно, завтра его может занять ваш коллега. Руководитель контролирует результат работы, а не формальное присутствие в офисе с 9 до 18. В таком случае сотрудник чувствует, что работаете в атмосфере уважения и доверия, работает более самостоятельно, мотивация и результаты труда возрастают. Это - правда жизни, подтвержденная многолетним европейским опытом создания "гибкого офиса".Техническая революция стремительно внесла коррективы в нашу жизнь. Трудно представить себе, как мы раньше обходились без Интернета, мобильных телефонов и ноутбуков. Технические новшества сделали нас мобильными, информация стала доступна для пользователей независимо от времени и места. Согласно исследованиям, в среднем рабочее место сотрудника остается занятым лишь треть рабочего дня, так как служащие проводят значительную часть времени вне своего рабочего места. В результате около 30% средств каждой компании расходуется на оплату пустующих площадей. Сегодня все больше европейских компаний используют "гибкий офис", структура которого основана на единстве целей команды, ее гибкости и ориентации на заказчика. Работа оценивается не количеством времени присутствия сотрудника, а достигнутым результатом.Практика показывает, что по сравнению с традиционным "гибкий офис" позволяет сэкономить до 50% офисного пространства и около 30% общих затрат на его содержание.Кроме того, сотрудники получают возможность выбирать: где и когда им удобнее работать. Если есть возможность один-два раза в неделю поработать дома, сохраняя отчетность, можно сэкономить время на транспорт и лучше спланировать день, таким образом повысив производительность труда. Исследования показали, что продуктивность труда у таких сотрудников примерно на 40% выше, чем у людей, которые вынуждены каждый день приезжать на работу.Одно из самых важных условий эффективной работы - хороший баланс "дом - работа", утверждают 92% опрошенных. Сотрудники, чувствующие себя комфортно в рабочей среде, работают с большей отдачей и достигают лучших результатов, а также реже меняют место работы. При этом работодатели, инвестирующие в улучшение условий труда, увеличивают доходность и устойчивость предприятия. Экономия средств на одного сотрудника, работающего один день в неделю дома, составляет 2300 евро в год. Гибкий график и возможность удаленной работы увеличивают прибыль и позволяют повысить производительность труда на 20 - 40%. Две трети опрошенных компаний также считают, что переход на более гибкие условия работы позволяет сэкономить больше средств, чем, например, сокращение штата сотрудников.Коллектив ООО «БРТ» в настоящее время размещен в двух больших открытых пространствах в стиле open space. В одной зоне находились сотрудники, связанные с проектной деятельностью, в другой - сотрудники, связанные с продажами и администрированием бизнеса. Отдельными закрытыми зонами были переговорная, кабинет шефа, комната приема пищи и туалет. Они были выделены как зоны с минимально возможным метражом. ┌─────────────────┬────────────┬──────────────┬─────────────────┬────────┐ │ Отдел продаж. │Кабинет шефа│ Переговорная │ Комната приема │ Туалет │ │ Административный│ │ │ пищи │ │ │ персонал │ │ │ │ │ ├─────────────────┴────────────┴──────────────┴─────────────────┴────────┤┌┼───\ │└┼───/ │ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Проектный офис: 1) руководство проектами; 2) конструкторский отдел; │ │ 3) инженерный отдел; 4) архитектурный отдел; │ │ 5) отдел концептуальных решений │ └────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Рис.12. План офисного помещения ООО «БРТ»К решению поставленной задачи по созданию мобильных рабочих мест привлекли весь коллектив и с его помощью провели предварительный анализ.1. Сначала мы определили ключевые процессы бизнес-деятельности и соответствующие им профессиональные группы: продажа услуги, производство услуги, администрирование бизнеса.2. Далее мы оценили распределение рабочей нагрузки по основным типам работ и уровням управления, исходя из 100%-ной нагрузки различных групп сотрудников. Результаты анализа представлены в таблице Приложения 4. Из таблицы видно, что рядовой сотрудник компании 85% времени проводит за компьютером. А это означает, что он может работать за компьютером и в удаленном режиме, поскольку эта работа не требует его постоянного присутствия в офисе. Руководители подразделений, связанных с административной деятельностью, также большую часть времени проводят за компьютером, и их рабочий график тоже может быть облегчен возможностью работать в удаленном режиме. Руководители проектов часто бывают на выезде, участвуя в переговорах с клиентами, а это иллюстрация того, что их постоянного присутствия в офисе не требуется. Деятельность руководителей подразделений продаж в основном связана с деловой коммуникацией по телефону, что тоже может происходить без "привязки" к офису. В результате получается, что суммарно более 50% деятельности всех сотрудников компании может происходить вне офиса, то есть в удаленном режиме.3. Далее вместе с персоналом проанализировали возможность работы в удаленном режиме и графики сменности. Сотрудников попросили оценить две характеристики условий труда: возможность удаленной работы и сменность работы - и в каждой из них выбрать наиболее подходящий вариант (таблица 8).Таблица 8 Анализ возможности удаленной работыВозможность удаленной работыСменность работы1. Работа в офисе (100%).1. Стандартный режим работы.2. Работа в офисе (70 - 80%), удаленно (20 - 30%).2. Вечерний режим работы.3. Работа в офисе (50%), удаленно (50%).3. Ночной режим работы.4. Работа в офисе (20 - 30%), удаленно (70 - 80%).4. Индивидуальный график5. Работа удаленно (100%)Результаты их оценки представлены в таблице 9.Таблица 9 Анализ возможности удаленной работы по категориям работниковПодразделениеУдаленность работыСменность работыСумма балловРуководство компании347Подразделения продаж314Производственные подразделения213Обеспечивающие и административные подразделения112Из таблицы 9 видим, что существующие сотрудники предпочитают находиться в офисе большую часть времени и работать в стандартном дневном графике. Однако возможности компании позволяют организовать работу как в удаленном режиме, так и с использованием разных графиков. Значит, нам стоило искать новых сотрудников, предпочитающих работать в удаленном или дистанционном режиме, а также готовых работать вечерами, ночью или по индивидуальному графику.4. Кроме этого мы еще обсудили то, какие дополнительные факторы условий труда важны сотрудникам для повышения эффективности их работы. Результаты группового обсуждения. (Приложение.5).В данной организации работали молодые конструкторы, инженеры и архитектор. Для них важны не только технические решения, позволяющие повысить эффективность работы (уровень рабочего оборудования или второй монитор для одновременной работы в разных программах), но также решения по стилизации и оформлению офиса, создающие настроение (дизайн помещений) или настраивающие на творческий лад.Перечислим основные решения, реализованные в данной компании;1. Новая организация офисного пространства в соответствии с предложениями самих сотрудников (Приложение 6).2. Организация поиска и наем специалистов, готовых к нестандартным условиям труда (предпочитающих работать в удаленном или дистанционном режиме, а также готовых работать вечерами, ночью или по индивидуальному графику), в том числе из регионов РФ.3