Организация делопроизводства в маркетинговой деятельности

СГА. Оценка: отлично ...

Содержание

Введение……………………………………………………………..…….………….......3
1 Основы делопроизводства и документооборота в маркетинге……………………5
1.1 Сущность и значение делопроизводства для организации………………………5
1.2 Общая схема организации делопроизводства в организации…………………..8
1.3 Организация входящих и выходящих потоков документов………………………10
1.4 Автоматизация маркетингового документооборота ……………………………14
2 Анализ делопроизводства в маркетинговой деятельности ООО «Север»……….17
2.1 Общая характеристика…………………………………………………………….17
2.2 Анализ организации документооборота в организации…………………………20
2.3 Анализ электронного документооборота………………………………………….25
Заключение……………………………………………………………………………....34
Глоссарий………………………………………………………………………………...36
Список использованных источников…………………………….................................38
Приложения……………………………………………………………………………...40

Введение
В современном мире работа с документами является неотъемлемой частью трудовой деятельности. Работники управленческих структур от 20 до 80 процентов своего рабочего времени затрачивают на составление, оформление, учет и контроль исполнения огромного числа различных документов.
Основная нагрузка по документационному обеспечению управления ложится на разработчиков документов - руководителей всех уровней, сотрудников бухгалтерских и делопроизводственных служб.

• отправку абонентам голосовых и sms-уведомлений;
• создание голосований, опросов, викторин, игр;
• размещение звукового, графического или любого другого контента, доставляемого через SMS и WAP;
• запись входящих сообщений и др.
Интересен опыт внедрения IVR-систем в российскую практику. Руководителем консультантов по продвижению брендов компании L'Oreal на российском рынке Б. Кулахметовым была разработана система контроля за персоналом, работающим в торговых точках, на основе голосовых интерактивных сервисов. Схема ее работы заключается в том, что сотрудники, придя утром на работу, звонят на определенный телефонный номер и называют свой личный номер. IVR-система приветствует их, просит назвать номер магазина, в котором будет работать сотрудник (эти данные человек предварительно получает по e-mail или SMS), а затем сообщает план продаж на день. Второй звонок консультант делает в конце рабочего дня, чтобы подтвердить завершение работы. Третий звонок необходимо сделать после выхода из магазина. IVR-система задает консультанту конкретные вопросы: сколько покупателей было за день, сколько проведено консультаций, какова выручка по конкретному бренду, сколько единиц товара продано. В результате компания L'Oreal получает полные данные о продажах по всем своим брендам в оперативном режиме. Кроме того, данная система позволила дополнительно стимулировать персонал. После внедрения IVR-системы за год консультанты увеличили свои продажи на 30—40%.
За рубежом существует масса примеров крупных информационных порталов, представляющих обзоры и оценки разнообразных товаров для потребителей. Так, в Германии пользуется популярностью сайт "Testberichte.de" (в пер. с нем. "обзоры"), на котором представлены более 500 тыс. результатов тестирования продукции из 650 различных источников: как правило, печатных и электронных потребительских журналов. Ежемесячно на нем размещаются около 6500 результатов испытаний по различным товарным позициям. Сайт предлагает потребителям помощь в выборе товара: по каждой продукции имеется разнообразная информация и советы экспертов, доступные посетителям в бесплатном режиме.
При выборе типа продукции посетители могут использовать различные фильтры, например, "20-ка популярных товаров", "Экспертные оценки", "Цена" или название модели и производителя. Помимо этого для каждой товарной группы существует перечень основных потребительских параметров, по которому посетители также могут осуществлять выбор.
Главной целью информационного портала "Testberichte.de" является защита прав потребителей. Он стремится создать максимально возможную прозрачность рынка, предоставлять пользователям доступ к важной маркетинговой информации и сделать решение о покупке более сознательным и объективным. В настоящее время кроме немецкоязычной версии портала действуют также версии на английском и французском языках.
На российском рынке действуют несколько интернет-порталов схожей направленности. Сайт "Потребители.ру" — это социальная сеть, созданная в 2010 г. для потребителей и представителей бизнеса, где каждый может высказать свое независимое мнение, поделиться опытом или получить консультацию о товарах, услугах и заведениях. По данным на 2010 г. на сайте было зарегистрировано 70 тыс. пользователей, представлена информация по 140 тыс. наименованиям продукции, услуг и 60 тыс. заведениям. Портал позиционирует себя не только как площадка, где можно получить объективную потребительскую информацию о товарах и услугах, но и как полноценное интернет-сообщество, предоставляющее возможность для общения с друзьями, получения свежих новостей и выгодных спецпредложений от производителей. К данному моменту около 600 предприятий завели собственные профили на портале, с помощью которого они могут настроить бесплатный аккаунт и получить возможность отправлять предложения, фотографии и сообщения своим потенциальным или реальным клиентам.
Мониторинг социальных сетей — это отслеживание упоминаний компании, бренда, публичной персоны, продукта или услуги в социальных сетях. Основной задачей активности является поиск информации о бренде и ее сегментирование с точки зрения следующих факторов: тональности, распределения по ресурсам, авторам, времени публикации и т.д. В маркетинговой деятельности системы мониторинга социальных сетей чаще всего используются для получения следующей информации:
• упоминания компании (бренда). Информацию используют для оценки информационного фона вокруг бренда, планирования smm-кампаний, поиска негативных высказываний и т.д.;
• упоминания услуг компании. Важно для отделов продаж, а также курирующих качество предоставляемых услуг подразделений;
• упоминания конкурентов и их услуг. В большинстве своем цель подобного мониторинга — отслеживание активности конкурентов, а также проведение сравнительного анализа представительности конкурирующих компаний;
• информации о партнерах и поставщиках. Эти данные могут сыграть решающее значение в пользу сотрудничества, особенно на стадии подписания контракта с предполагаемыми партнерами.
Не менее важно использование мониторинга для отделов рекрутинга. К изучению "истории" потенциального кандидата все чаще прибегают рекрутинговые компании в России, на Западе же это общепринятая практика. Среди российских систем, осуществляющих подобный мониторинг, можно выделить сервисы Babkee, Brandspotter, Buzz Look, Buzzware и др.
Здесь была рассмотрена лишь часть новых информационных технологий, которые активно развиваются и внедряются в бизнес- практику отечественных предприятий, развивая и дополняя методологию маркетинговой деятельности. Несомненно, что в ближайшее время на российском рынке появятся новые информационные разработки, позволяющие оптимизировать деятельность маркетологов.
2 Анализ делопроизводства в маркетинговой деятельности ООО «Север»
2.1 Общая характеристика
Общество с ограниченной ответственностью ООО Торговая фирма «Север» (бывший «Диал-Север») находится в городе Вельске Вельского района, Архангельской области.
Юридический и фактический адрес общества: Архангельская область, город Вельск, улица Кирова, 23.
Реквизиты ООО Торговая фирма «Север»:
ИНН 2907004716/КПП 290701001
Р/сч 407028107041 80100446 в Вельском ОСБ РФ №4065
Общество с ограниченной ответственностью «ДИАЛ-Север» было создано 15 апреля 1997г. на основе объединения средств его учредителей в соответствии с Гражданским Кодексом РФ и Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью». В 2010 году из него была выделена ООО Торговая фирма «Север».
Основной целью создания общества является осуществление рыночных взаимоотношений и получение прибыли на основе удовлетворения потребностей граждан, юридических лиц в работах, продукции, услугах фирмы. А также создание конкурентных товаров, работ и услуг, насыщение ими рынка, организация при этом дополнительных рабочих мест; реализация социальных и экономических интересов членов трудового коллектива и участников Общества.
ООО Торговая фирма «Север» является юридическим лицом с момента государственной регистрации, имеет самостоятельный баланс, расчётный счёт в Вельском отделении Сбербанка РФ №4065, а также является самостоятельным субъектом хозяйственной деятельности, выступает от своего имени истцом и ответчиком в суде
Основными видами деятельности, осуществляемыми ООО ТФ «Север» являются:
1. Оптовая и розничная торговля алкогольной продукцией;
2. Розничная торговля табачной продукцией;
3. Розничная торговля продуктами питания;
4. Оказание транспортных услуг.
Основными поставщиками алкогольной продукции являются:
ОАО «Алвиз» (г. Архангельск),
ЗАО «Псковпищепром» (г. Псков),
ООО «Рэдмонт» (г. Москва),
ООО «Алком» (г. Вологда),
ООО «Вагрон» (г. Вологда),
СП ООО «Кубань-Вино» (Краснодарский край),
ЗАО «Прокос» (г. Москва).
Основными поставщиками табачной продукции являются: ООО «Нево-Табак» и ООО «Оптима-Нева» (г. Санкт-Петербург).
В собственности ООО Торговая фирма «Север» в г. Вельске находится сеть магазинов: «Север-1», «Север-2», «Север-3», «Север-4» и «Север-5», «Север-6», «Север - 7» и «Север-8».
Все магазины и оптовые склады ООО Торговая фирма «Север» – современные предприятия торговли, имеющие значительный товарооборот.
Система организации розничной торговли в ООО Торговая фирма «Север» может быть рассмотрена на примере магазина «Север-3».
Магазин «Север-3» осуществляет торговлю продуктами питания. Структура товарооборота показана на диаграмме рис. 2.
Рис.2. Структура товарооборота Магазина «Север-3» в 2015 году
Магазин «Север-3» расположен в отдельно стоящем здании, имеет единый транспортный коридор, разработаны и используются кратчайшие при данных условиях пути движения товаров. Все помещения магазина расположены на одном уровне, без перекрытий, порогов и уступов. В магазине применено линейное размещение горок и холодильного оборудования. Узлы расчета расположены по специализированным товарным группам.
Имеются следующие помещения:
Торговый зал.
Складское помещение для приемки, хранения и подготовки к продаже.
Вспомогательное помещение для хранения тары.
Служебные и бытовые помещения.
Эффективность использования торговой площади:
Ассортимент в магазине устанавливается исходя из возможностей торговой сети ООО Торговая фирма «Север». Проверка сроков реализации производится директором магазина или старшим продавцом один раз в неделю.
2.2 Анализ организации документооборота в организации
Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки и является важным звеном делопроизводства.
Главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.
По направлению документооборот бывает горизонтальным (связывает организации одного уровня) и вертикальным (связывает организации различных уровней). При этом документы делятся на восходящие (входные в вышестоящие организации от подчинённых организаций) и нисходящие (от вышестоящих органов к подчиненным).
По отношению к управленческому объекту документооборот образует потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.
Основными правилами организации документооборота в ООО Торговая фирма «Север» являются:
оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
максимальное сокращение инстанций прохождения документа;
единообразие порядка прохождения и процесса обработки основных видов документов.
Все документы (на бумаге и на электронных носителях) в комплексе в ООО Торговая фирма «Север» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.
Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними регламентированы инструкцией по делопроизводству в ООО Торговая фирма «Север» и табелем, унифицированных форм документов.
Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. До­кументы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.
Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям ООО Торговая фирма «Север» и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях. После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».
В ООО Торговая фирма «Север» имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления. Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.
В структурных подразделениях ООО Торговая фирма «Север» применяют журнал для регистрации входящих и исходящих документов.
В ООО Торговая фирма «Север» функционирует несколько основных групп документов.
К нормативным документам относятся:
1. "Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 31.07.1998 N 146-ФЗ (ред. от 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2016)
2. "Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)" от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.10.2016)
3. "Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 02.10.2016)
4. "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 03.10.2016)
5. Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ Об акционерных обществах.
6. Приказ Минэкономики РФ от 1 октября 1997 г. N 118 Об утверждении Методических рекомендаций по реформе предприятий (организаций).
7. Приказ МНС РФ от 27 ноября 1998 г. N ГБ-3-12/309 Об утверждении порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика и форм документов, используемых при учете в налоговом органе юридических и физических лиц.
8. Приказ Московской регистрационной Палаты от 12 ноября 1992г. N 76 Об утверждении Инструкции по работе с учредительными документами.
9. Приказ Московской регистрационной Палаты от 19 мая 1994 г. N46 Об утверждении единых образцов оформления свидетельств о регистрации.
В торговом отделе применяются следующие формы и виды документации:
1. Должностные инструкции.
2. Правила внутреннего трудового распорядка общества;
3. Типовые формы трудовых договоров-контрактов с руководством и работниками общества;
4. Типовые формы доверенностей;
5. Журнал регистрации инструктажа по охране труда на рабочем месте;
6. Табель учета использования рабочего времени.
Правовая документация (договора) представлена адекватным набором хозяйственных договоров на осуществление деятельности в области торговли.
Документация по бухучету:
1. По учету торговых операций (общие):
Акт о приемке товаров (Унифицированная форма N ТОРГ-1);
Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно–материальных ценностей (Унифицированная форма N ТОРГ-2);
Товарная накладная (Унифицированная форма N ТОРГ-12);
Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей (Унифицированная форма N ТОРГ-15);
Акт о списании товаров (Унифицированная форма N ТОРГ-16);
Журнал учета движения товаров на складе (Унифицированная форма N ТОРГ-18);
Товарный отчет (Унифицированная форма N ТОРГ-29).
2. По расчетным документам:
Платежное поручение (форма 0401060);
По учету кассовых операций
Приходный кассовый ордер (Унифицированная форма N КО-1);
Расходный кассовый ордер (Унифицированная форма N КО-2);
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (Унифицированная форма N КО-3);
Кассовая книга (Унифицированная форма N КО-4);
Книга учета выданных и принятых кассиром денежных средств (Унифицированная форма N КО-5);
Авансовый отчет (Унифицированная форма N АО-1).
3. По учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин:
Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (Унифицированная форма N КМ-1);
Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче(отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию (Унифицированная форма N КМ-2);
Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (Унифицированная форма N КМ-3);
Журнал кассира-операциониста (Унифицированная форма N КМ-4);
Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (Унифицированная форма N КМ-5);
Справка – отчет кассира-операциониста (Унифицированная форма N КМ-6);
Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (Унифицированная форма N КМ-7);
Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации
Выполненных работ (Унифицированная форма N КМ-8);
Акт о проверке наличных денежных средств кассы (Унифицированная форма N КМ-9).
Организация составляет бухгалтерскую отчетность за месяц, квартал и год нарастающим итогом с начала отчетного года. При этом месячная и квартальная отчетность является промежуточной .
Бухгалтерская отчетность ООО «Альянс» состоит из:
единого налога на вмененный доход;
налога на доходы;
налоговой декларации по НДС;
расчета авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование для лиц, производящим выплату физическим лицам;
расчета ведомости по Фонду социального страхования;
расчета 3 НДФЛ
Бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером организации.
2.3 Анализ построения информационно-поисковой системы
Предприятие обеспечено достаточным количеством компьютерной техники и информационными средствами, в ООО ТФ «Север» используются такие прикладные программы, как «1С: Управление торговлей».
"1С:Управление торговлей 8" - это современный инструмент повышения эффективности бизнеса торгового предприятия.
Прикладное решение позволяет в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, обеспечивая тем самым эффективное управление современным торговым предприятием.
Предметная область, автоматизируемая прикладным решением "1С:Управление торговлей 8", может быть представлена в виде следующей схемы.
Прикладное решение автоматизирует следующие направления хозяйственной деятельности:
управление отношениями с клиентами;
управление торговли
управление закупками;
анализ цен и управление ценовой политикой;
управление складскими запасами;
управление денежными средствами;
учет коммерческих затрат;
учет НДС;
мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности.
Управление отношениями с клиентами (CRM)
Управление отношениями с клиентами, известное также как CRM или Customer Relationship Management, является неотъемлемой функциональной областью современной комплексной информационной системы предприятия.
CRM - это концепция управления отношениями с клиентами в условиях активной конкуренции, нацеленная на максимальное освоение потенциала каждого клиента и партнера в интересах предприятия.
Концепция CRM предполагает регулярный сбор и анализ информации о каждом клиенте, реальном и потенциальном: как клиент отреагировал на деловое предложение, доволен ли он качеством обслуживания, меняются ли его предпочтения со временем, насколько аккуратно он выполняет взятые на себя обязательства и, в конечном итоге, сколько дохода клиент приносит (или мог бы принести) предприятию. Отслеживаются все стадии отношений с клиентом.
Конфигурация содержит средства автоматизации концепции CRM. Функциональные возможности конфигурации позволяют предприятию успешно управлять отношениями с покупателями, поставщиками, смежниками и любыми другими контрагентами.
Предусматривается регистрация всех действий по заключению и исполнению сделок, регистрация всех контактов с контрагентами, как реальными, так и потенциальными.
Управление торговли
Конфигурация позволяет автоматизировать задачи контроля и анализа торговых операций в комплексе со смежными задачами управленческого учета:
планирование продаж и планирование закупок;
управление отношениями с клиентами (CRM);
управление поставками и запасами
управление взаиморасчетами с контрагентами и др.