Разработка информационной системы повышения эффективности деятельности Советско-Гаванского почтамта

ВСТУПЛЕНИЕ 5
1. Методики анализа и разработки моделей систем управления 7
1.1. Базовые подходы к исследованию систем управления 7
1.2. Методы повышения эффективности предприятия 11
1.2.1. Снижение затрат 11
1.2.2. Модернизация производства 12
1.2.3. Менеджмент в организации 12
1.3.Выбор инструмента графического представления бизнес-процессов 12
1.3.1. Основные понятия и виды бизнес-процессов 13
1.3.2. Методология SADT и стандарты IDEF 16
1.3.3. Методология моделирования ARIS 19
1.3.4. Технология BPMN 21
1.3.5. Средство моделирования информационных систем BusinessStudio 4. 21
2. Разработка системы повышения эффективности 23
2.1.Описание предприятия 23
2.2. Сфера деятельности Советско-Гаванского почтамта 23
2.3. Организационная структура отделения Советско-Гаванского почтамта. 25
2.4.Концептуальная модель повышения эффективности предприятия 29
2.5. Модель системы эффективного управления политикой предоставления услуг Советско-Гаванского почтамта 30
2.5.1. Этапы формирования эффективного управления политикой предоставления услуг предприятием связи 35
2.6. Математические аспекты определения эффективности деятельности предприятия 39
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 41
ЛИТЕРАТУРА 42
ПРИЛОЖЕНИЯ 44
Приложение 1. Инструкция пользователя по использованию схемы в демоверсии Business Studio 4. 44

Третий блок модели предусматривает выбор стратегических направлений политики предоставления услуг почтамта. На данном этапе представляется система альтернативных маркетинговых стратегических направлений применительно к таким основным категориям, как рынок, продукт (ориентация на целевой сегмент), цена, система предоставления услуг и система маркетинговых коммуникаций. Стратегическое направление, выбираемое по данной схеме, должно быть приведено в соответствие с ранее определенной стратегией или определена новая стратегия, которая определит перспективное стратегическое направление товарной политики предприятия.Четвертый блок моделипредусматривает систему оценки эффективного управления товарной политикой предприятия. На данном этапе разрабатывается система критериев и показателей эффективности управления и осуществляется оценка результатов деятельности товарной политики предприятия. Таким образом, проводится анализ полученных результатов с позиции стратегической целесообразности уточнения роли и эффективности товарной политики, либо корректировки в управлении товарной политикой.Пятый блок модели предполагает осуществление организации контроля за исполнением тех или иных хозяйственных решений с целью установления их достоверности, законности и экономической целесообразности и эффективности.Общепринятым является мнение о том, что управленческая деятельность является эффективной лишь в том случае, если на предприятии проводится своевременный контроль принятого решения в процессе управленческой деятельности с целью установить правомерность и эффективность проводимых мероприятий.Шестой блок моделисистемы эффективного управления политикой предоставления услуг постамта является завершающим этапом. В соответствии с результатами оценки об эффективности и качестве предоставляемых услуг и данными контрольной проверки выносится решение в результате, которого возможны следующие перемены:- полная или частичная корректировка перечня, количества и качества предоставляемых услуг, а также системы управления почтамтом;- смена руководства в иерархии управления системы услуг почтамта;- пересмотр целей или задач системы предоставления услуг, соответствие целей миссии почтамта;- повышение квалификации некоторых сотрудников;- мотивация сотрудников и руководителей и др.[1].Предприятия, которые применяют в своей деятельности совместный труд людей объединенных общими задачами для достижения одной важной цели, присущи следующие основные черты:- цель показать предназначение и объем предоставляемых услуг, которые оказывает почтамт;- персонал и работники, обладающие необходимыми знаниями и квалификацией для достижения поставленных целей;- разделение труда с целью обеспечения рациональной структуры работ и задач;- коммуникации, разноплановые виды связей для выполнения совместной работы;- формальные правила поведения, процедуры и контроль, необходимые и установленные с целью функционирования почтамта как целостной системы;- уровни полномочий и ответственности для разных должностей на предприятии [2].Основной целью организации контроля за исполнением тех или иных хозяйственных решений является повышение эффективности процессов, связанных не только с товарной политикой, но и с общей эффективностью всей деятельности предприятия, направленное на объективное изучение положения дел и выявлению отрицательных факторов в определенных отраслях деятельности предприятия.2.6. Расчет экономической эффективности внедрения новой ИС1. Капитальные затраты:К = К пр + К тс + К лс + К пс + Киб + К уч + Кво + К пл + Кнеучт, где сумма затрат К пр – на проектирование ИС;К тс – на технические средства управления;К лс–на создание линий связи локальных сетей;К пс–на программные средства;Киб –на формирование информационной базы;К уч–на обучение персонала;Кво–на вспомогательное оборудование (устройства пожаротушения, источники бесперебойного питания и др.);К пл –на производственную площадь;Кнеучт – неучтенные затраты.Затраты на проектирование ИС(К пр):Кпр = ЗФОТП + З ОВФ,,где ОПj–окладj-го программиста. В разработке участвовал 1 студент, его оклад составляет 8000 руб.;ТРПРj – общее время работы над системой в месяцах (срок проектирования и разработки), ;kД – коэффициент дополнительной зарплаты, ;kУ – районный коэффициент, .В результате,З ФОТП= 8000 * 1 * (1 + 0) * (1 + 0,1) = 8800 руб.Сумма начислений на зар. плату во внебюджетные фонды составляет:З ОВФ= 0,262 * З ФОТП,З ОВФ= 0,262 * 8800 = 2306 руб.Кпр = 8800 + 2306 = 11106 руб.Затраты на формирование информационной базы (Киб):Киб = ЗФОТЭ + З ОВФ,,где ОЭj–окладj-го эксперта. В разработке участвовало 2 эксперта, оклад 1 человека составляет 4000 руб.;ТРПРj – общее время работы над ПР в месяцах (срок проектирования),ТРПР = 0,5;Таким образом,З ФОТЭ= 2 * 4000 * 0,5 * (1 + 0) * (1 + 0,1) = 4400 руб.Сумма начислений на зарплату во внебюджетные фонды составляет:З ОВФ= 0,262 * З ФОТЭ,З ОВФ= 0,262 * 4400 = 1153 руб.Киб = 4400 + 1153 = 5553 руб.Затраты на обучение персонала:Куч = ЗФОТИ + З ОВФ,,где ОИj–окладj-го инженера, курирующего информационную систему. В разработке участвовал 1 человек, оклад составляет 7000 руб.;ТРПРj – общее время работы над информационной системой в месяцах (срок обучения),ТРПР = 0,1;Таким образом,З ФОТИ= 7000 * 0,1 * (1 + 0) * (1 + 0,1) = 770 руб.Сумма начислений на зарплату во внебюджетные фонды составляет:З ОВФ= 0,262 * З ФОТИ,З ОВФ= 0,262 * 770 = 202 руб.Куч = 770 + 202 = 972 руб.Ктс, Кпс, Кво, Кпл, Клс – данные показатели не будем учитывать в данном случае, так как при внедрения ИС они не повлияют на затраты: ИС внедряется в отдел с уже имеющимися техническими средствами и предустановленными программными средствами.Итого капитальных затрат: К = (11106 + 5553 + 972) + 7% неучтенных затрат = =17631 + 1234 = 18865 руб.2. Эксплуатационные затраты (С)Эксплуатационные затраты являются повторяющимися и они повторяются в каждом цикле производства, а рассчитываются суммарно за год.В состав эксплуатационных затрат на информационную систему входят следующие затраты:C = Сао + Сто + Син + Сэл + Спр ,где Сао – амортизационные отчисления;Сто – затраты на тех. обслуживание, включая заработную плату персонала информационной системы;Син – затраты, связанные с использованием глобальных вычислительных сетей;С эл – затраты на электроэнергию;С пр – прочие затраты составляют примерно 7%.Наибольший удельный вес в эксплуатационных затратах принадлежит заработной плате, амортизационным отчислениям, техническому обслуживанию.Произведем расчет:Введение новой информационной системы не повлияет на такие затраты, как:а) амортизационные отчисления (Сао) –не изменится парк оборудования;б) затраты, связанные с использованием глобальных вычислительных сетей (Син) – не добавляем новые сети.Затраты на техобслуживание, включая зарплату персонала:– заработная плата инженера (ЗПИ):ЗПИ = ОСj * Тмес * (1 + kД) * (1 + kУ),где ОСj–окладj-го сотрудника. 1 человек, его оклад составляет 8000 руб.;Тмес, Тчас – время, затрачиваемое сотрудником на использование системы, в месяцах и часах соответственно (Тчас = 64 часа);, – число рабочих дней в месяц, 22 дня;Чрч– число рабочих часов в день, 8 часов;kД – коэффициент дополнительной зарплаты,kД= 0;kУ – районный коэффициент, .Таким образом,ЗПИ= 8000 * 0,36 * (1 + 0) * (1 + 0,1) = 3168 руб.Сумма начислений на заработную плату во внебюджетные фонды составляет:ОТ ВФ= 0,262 * ЗПИ,ОТ ВФ= 0,262 * 3168 = 830 руб.Сто1 = 3168 + 830 = 3998 руб./год.– зарплата персонала (ЗПП):ЗПП = ОСj * Тмес * (1 + kД) * (1 + kУ),где ОСj–окладj-го сотрудника. 1 человек, его оклад составляет 10000 руб.;Тмес, Тчас – время, затрачиваемое сотрудником на работу с системой, в месяцах и часах соответственно (Тчас = 528 часов =>Тмес=3), ;kД – коэффициент дополнительной зарплаты,kД= 0;kУ – районный коэффициент, .Таким образом,ЗПП= 10000 * 3 * (1 + 0) * (1 + 0,1) = 33000 руб.Сумма начислений на зарплату во внебюджетные фонды составляет:ОТ ВФ= 0,262 * ЗПП,ОТ ВФ= 0,262 * 33000 = 8646 руб.Сто2 = 33000 + 8646 = 41646 руб./год.Сто = 3998 + 41646 = 45644 руб./год.Затраты на электроэнергию:Сэл= 1500 руб./годС = 3657 + 45644 + 1500 + 7%=50801 + 7%=54357 руб./год.∆Эгод — годовая экономия (прибыль), вызванная ИС, без учета эксплуатационных затрат на использование информационной системой:П = С + Е * К = 54357 + 18865 * 8,5% = 55961 руб.Произведем расчет прямого экономического эффекта:определяем разность в годовых приведенных затратах по базовому (П0) и предлагаемому (П1) вариантам использования информационной системы:Эпрям = П0 – П1 = Сзп – ∑С – Е * К,где Сзп – сокращение зарплаты управленческого персонала при внедрении ЭИС, за счет сокращения количества персонала;∑С – суммарные эксплуатационные затраты на ЭИС за исключением заработной платы управленческого персонала.Предполагается сокращение одного работника из 3-х, занимающихся регистрацией почтовых отправлений, то:Сзп = С0зп – С1зп =-1,где С0зп – заработная плата управленческого персонала в базовом варианте;С1зп – заработная плата управленческого персонала в предлагаемом варианте.Следовательно:Эпрям = 0 –(-1*)41646 = 41646 руб.Величина прямого экономического эффекта оправдывает затраты на внедрение информационной системы. В этом случае внедрение информационной системы целесообразно.Произведем расчет косвенного экономического эффекта.Данный расчет предполагает использование следующих составляющих:Экосв = ΔА+ΔСсеб+ΔШ,где ∆А – годовой прирост прибыли от оказания почтовых услуг и услуг связи, связанной с использованием информационной системы; информационная система напрямую не влияет на оказание услуг и их качество, но повышает скорость обслуживания клиента, оформления документов, уровень складского учета, время, затрачиваемое на обработку корреспонденции;∆Ссеб – годовая экономия на себестоимости услуги управления;∆П – сокращение непланируемых потерь за год. Предположим, что общая сумма потерь за год, вызванная потерей клиента из-за низкого качества и скорости обслуживания, равна примерно 100 000 руб. (довнедренияинформационнойсистемы).Использование системы позволит снизить эти потери на 20% в год. Итого ΔШ = 20 000 руб. В структуре себестоимости основную долю занимают материальные затраты – 38% и затраты на оплату труда с отчислениями – 36%Запланируем 3% сокращения затрат на оплату труда за счет отмены некоторых функций и 20% сокращения затрат на канцелярию. Для простоты расчета объединим экономию по энергии, содержанию оборудования и потерям и запланируем 1% экономии.Для проведения расчетов необходима себестоимость работ, условно принимаем ее за 10 000 руб./мес., для удобства проведения расчетов.Получаем:ΔСк = 10000 * 38% – (38% * 1000 – 20%) = 3040 руб./мес.ΔСзппр =10000 * 36% – (36% * 10000 – 3%) = 3492 руб./мес.ΔСпроч= ΔСэ + ΔСсэо + ΔСдок = 26% * 10000 – (26%*10000 – 1%) = 2574 руб./мес.ΔСсеб = 12*( ΔСсм + ΔСзппр + ΔСпроч)= 12*(3040+3492+2574) = 109272 руб./год.Если внедрение ИС не влияет на какую-либо статью затрат в составе себестоимости, то эта статья, очевидно, не фигурирует в расчете косвенного экономического эффекта.Экосв = ΔА + ΔСсеб + ΔШ = 0 + 109272 + 30000 = 139272 руб.ΔЭгод = Экосв + Эпрям = 139272 – 56400 = 82872 руб.Э = ΔЭгод - П = 82872 – 56400 = 26472 руб.Годовой экономический эффект представляет собой абсолютный показатель эффективности. Системасчитаетсяэффективной, еслиЭ>0.Вспомогательными показателями экономической эффективности являются:– Расчетнаяприбыльность (рентабельность):– Срококупаемости:Проект окупится через 3 месяца.Разработка новой автоматизированной информационной системы будет производиться в течение 1,5 месяца, в одну смену продолжительностью 8 часов.После внедрения данной ИС сократятся затраты по материальным расходам на 20%. Это приведет к снижению условной общей себестоимости работ отдела, данная экономия позволит окупить создание и внедрение ИС. Предполагаемое время окупаемости проекта составляет три месяца.ЗАКЛЮЧЕНИЕВ условиях рыночной экономики на эффективность работы предприятия влияют различные факторы, которые классифицируются по определенным признакам. В зависимости от направленности действия их можно объединить в две группы: позитивные и негативные. По данным анализа предприятие Советско-Гаванский почтамт стал терять доход из-за снижения своей конкурентоспособности. Для анализа проблемы и оптимизации работы предприятия был проведен анализ бизнес-процессов и построена модель в программе BusinessStudio 4. После запуска модели были получены рекомендации по работе Советско-Гаванского почтамта.Модель прилагается к отчету курсовой работы.ЛИТЕРАТУРАШевчукДенис. Исследование систем управления. Конспект лекций. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:http://www.e-reading.link/bookreader.php/103862/Shevchuk_-_Issledovanie_sistem_upravleniya__konspekt_lekciii.htmlBusinessStudio. Руководство пользователя. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:http://www.businessstudio.ru/wiki/docs/v4/doku.php/ru/manual/manualФедоров Н.В. Проектирование информационных систем на основе современных CASE-технологий. – М.: МГИУ, 2008. − 287 с.Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Проектирование информационных систем. Интернет-университет информационных технологий. / В.И. Грекул, Г.Н. Денищенко, Н.Л. Коровкина // ИНТУИТ.ру. − 2008.Черемных С.В., Ручкин В.С., Семенов И.О. Структурный анализ систем IDEF-технологии. / С.В. Черемных, В.С. Ручкин, И.О. Семенов – М.: Финансы и статистика, 2001.Полищук О.А. Концептуальная модель повышения эффективности стратегического управления промышленными предприятиямиhttp://www.km.ru/referats/334812-kontseptualnaya-model-povysheniya-effektivnosti-strategicheskogo-upravleniya-promyshlennymi-pБарамыко Л.В. Методические подходы к разработке модели эффективного управления товарной политикой предприятия // Российское предпринимательство. — 2013. — № 24 (246). — c. 69-77. — http://www.creativeconomy.ru/artКозленко Л. Проектирование информационных систем. / Л. Козленко.Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. / А.М. Вендеров. – М.: Финансы и статистика, 2000.Маклаков С.В. BPwin и ERwin. CASE – средства разработки информационных систем. – М.: Диалог-МИФИ, 1999. – 256 с.Федоров Н.В. Проектирование информационных систем на основе современных CASE-технологий. – М.: МГИУ, 2008. − 287 с.Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Проектирование информационных систем. Интернет-университет информационных технологий. / В.И. Грекул, Г.Н. Денищенко, Н.Л. Коровкина // ИНТУИТ.ру. − 2008.Черемных С.В., Ручкин В.С., Семенов И.О. Структурный анализ систем IDEF-технологии. / С.В. Черемных, В.С. Ручкин, И.О. Семенов – М.: Финансы и статистика, 2001.Козленко Л. Проектирование информационных систем. / Л. Козленко.Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. / А.М. Вендеров. – М.: Финансы и статистика, 2000.ПРИЛОЖЕНИЯПриложение 1. Инструкция пользователя по использованию схемы в демоверсии BusinessStudio 4.BusinessStudio 4 является коммерческим продуктом с бесплатной демо-версией, которая позволяет не только изучать предлагаемую модель работы предприятия, но и создавать свои модели без возможности использовать функции импорта проекта и создания более одного проекта. Работа в демо-версии предполагает разработку бизнес модели на базе предлагаемого каркаса модели промышленного предприятия.Установка программного продукта интуитивно проста и не требует дополнительных пояснений. На сайте фирмы-разработчика есть мануал, где подробно описан процесс установки, элементы настройки и принципы работы с полной версией продукта. В демо-версии BusinessStudio можно создать частичную бизнес-модель работы предприятия.В демонстрационной версии предоставляется демо модель предприятия, вы можете только переименовывать часть объектов бизнес-модели, так же есть ограничение на количество бизнес-процессов. Для переноса файлов модели Сохраняем файлы базы нашей демо-версии где-то в надежном месте. Файлы: BS_BizModelDemo_2_0.mdf и BS_BizModelDemo_2_0_log.LDF Обычноонинаходятсявпапке: C:\ProgramFiles\MicrosoftSQLServer\MSSQL\Data\Предварительно сохраняем такие же файлы чистой демо-установки где-то на своем компьютере.Останавливаем через панель управления->администрирование -> процессы службу MS SQL.Копируем с заменой файлы с проектом BS_BizModelDemo_2_0.mdf и BS_BizModelDemo_2_0_log.LDF в папку:C:\ProgramFiles\MicrosoftSQLServer\MSSQL\Data\ (до этого, файлы демо-версии, как было написано выше сохраняем в любое место, откуда потом будем восстанавливать демо-версию).Запускаем через панель управления-> администрирование -> процессы службу MS SQL.Приступаем к работе с перенесенным проектом.После окончания работы можно восстановить демо-версию продукта по аналогии, используя сохраненные ранее файлы демо-версии.Отдельно Будет проводиться переустановка демо-версии BusinessStudio. Как сохранить изменения, которые были уже созданы в демо-версии?Переустанавливаем демо-версию.Смотрим, чтобы MS SQL Server был остановлен.Итог.Наши сохраненные файлы кладем поверх файлов в той папке, откуда их брали (C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL\Data\)Запускаем MS SQL Server и запускаем демо-версию BusinessStudio. При этом все сделанные изменения останутся.Примечание. Запуск и остановка MSSQL Server делается через иконку MS SQL Server (клик правой кнопкой мыши), которая находится возле часов.Если в демо-версии BusinesStudio создать свои бизнес-процессы, то при установке полной лицензионной версииBusinessStudio на тот же компьютер, что и стояла демо-версия BusinessStudio, или компьютер с лицензионной версией находится в той же локальной сети с компьютером, где стояла демо-версия, тогда лицензионная версия "увидит" демо-базу BusinessStudio и дальше с ней можно работать как с обычной.В демо-версии BusinessStudioможно создать HTML-навигатор.Тексты стандартов в демо-базе (демо-версии) BusinessStudio взяты из официальных стандартов России (ГОСТ Р).