Значение и роль стандартизации для архивного дела

ВВЕДЕНИЕ 3
РАЗДЕЛ 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АРХИВНОГО ДЕЛА 6
1.1. Понятие архивной деятельности 6
1.2. Национальные и международные стандарты архивного дела 10
1.3. Перспективы документационного обеспечения муниципальных архивов 14
2. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА 17
2.1. Краткая характеристика Всеволожского муниципального архива Ленинградской области 17
2.2. Анализ документационного обеспечения архива 19
2.3. Выявленные проблемы 22
3. МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА 24
3.1. Рекомендации и предложения 24
3.2. Основные итоги курсовой работы 26
3.3. Оценка эффективности предложений 27
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 29
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 31

Кроме того предполагается, что данный отдел будет заниматься также разнообразными формами использования документов: выставки, подготовка статей в средства массовой информации, участие в подготовках радио- и телепередач, организация лекций, экскурсий по архиву, школьных уроков. Приоритетным направлением в деятельности отдела будет подготовка к изданию сборников документов и других изданий. В настоящее время, данная работа ведется только в рамках указаний начальника ВМА по ЛО.Основными направлениями совершенствования деятельности ВМА по ЛО являются следующие:1. Определение целей эффективного администрирования с соответствующей разработкой их реализации. Здесь определяютсяизбыточные, дублирующие и неэффективные функции. Функции,подпадающие под первые две категории, ликвидируются.2. Внедрение механизмов управления по результатам.Одной из основных проблем бюрократии является её невосприимчивость к результату своей деятельности. Отчасти это обусловлено абсолютной монополией государства в сфере оказания публичных услуг, отсутствием на муниципальной службе стимулов продуктивной работы, а также тем, что расходы государства основываются на смете, а не на программно-целевом принципе.3. Ускорение (мобильность и оперативность) обработки и ввода данных. Управление убыстрением обработки и ввода данных возможно как с введением новых видов техники, программ, так и введением большего штата сотрудников в данной подразделении, что увеличит мобильность обработки данных, а значит и увеличит исполнительность.4. Изменение корпоративной культуры и стиля работы. С введением новой организационной схемы разрушается понятие о кадровой службе, с её принципами несменяемости и социальными гарантиями. Теперь уже работник или менеджер публичного сектора ориентируется не на приводящее к дисфункции следование правилам, а на достижение результата, при этом главным является то, чтобы услуга была нужного качества и потребитель был доволен.Стратегия реформ опирается на два фундаментальных предположения, что сначала необходимо рационализировать и укрепить государственный фундамент (основные реформы), а только затем внедрять менеджериальные принципы (передовые реформы). Необходимо разработать Положение об информационной открытости ВМА по ЛО, которое, должно содержать следующие принципиальные направления:- системное (принципы и формы) обеспечение прозрачности деятельности органов местного самоуправления для представителей гражданского сообщества;эффективную двустороннюю информационную связь от власти к обществу и от общества к власти;формирование единого информационного пространства, охватывающего все структуры власти и все слои населения, институты гражданского общества;действенный мониторинг информационных потребностей городского сообщества и структур местной власти;постоянную работу по обеспечению качественного наполнения системы взаимодействия информационными ресурсами и др.В качестве приложения к настоящей разработке может быть предложен инициативный проект муниципального правового акта «О доступе к информации ВМА по ЛО».Одной из важнейших задач информационного развития архива является повышение эффективности и качества муниципального управления, непосредственно связанное с развитием электронного предоставления услуг. Совершенствование деятельности архива должно быть связано с развитием информатизации архивного дела, укреплением материально-технической базы, оцифровкой фондов и научно-справочного аппарата, обеспечением доступа к архивным документам через информационные ресурсы и поэтапным решением электронного архивирования.3.2. Основные итоги курсовой работыДля решения задач по дальнейшему развитию стандартизации ВМА по ЛО, необходимо осуществить комплекс мероприятий организационного характера.Одним из необходимых условий является вовлечение в обсуждение и осуществление целей, задач и мероприятий плана активной части населения, а также предоставление полного спектра информационных услуг по предоставлению данных из архива, а также размещения документов в архив. С этой целью должны периодически проводиться встречи в рамках различных ведомств –, опросы населения, использоваться возможности местных средств массовой информации. Главная задача развития ВМА по ЛО – повысить эффективность совместной работы ведомств, а также предоставления услуг на основе существующих стандартов деятельности. Для этого необходимо, прежде всего, определить стратегию, сделать шаги по совершенствованию законодательной базы, составить долгосрочные планы работы.Всё это должно происходить открыто, чтобы население знало, что происходит, какие планы должны реализоваться в перспективе.Для совершенствования необходимо разработать единую концепцию соблюдения стандартов архивного дела в ВМА по ЛО. Выработать так называемую стратегию. Это позволит более четко координировать управленческие решения всех ведомств. На сегодняшний день таковой концепции нет. Концепция соблюдения стандартов архивного дела в ВМА по ЛОдолжна исходить из долгосрочных информационных потребностей данного органа. Она должна определить информационное поле ВМА по ЛО, его потребности в стандлартизации, уровень развития, степень безопасности. В ней должен быть прописан алгоритм координации действий всех акторов информационной политики с целью создания единого информационного пространства для выбора наиболее оптимального пути развития. Концепция должна быть ориентирована на использование единой методологии при проектировании прикладных информационных технологий.3.3. Оценка эффективности предложенийГлавная задача развития архивного сектора Всеволожска – повысить эффективность как управления, так и ресурсного обеспечения архивного дела данного муниципального образования. Оценка эффективности предложенных выше мероприятий будет проводится по следующим направлениям :1) Степень достижения значений целевых показателей. Неэффективными будут считаться результаты, которые не достигли плановых значений.2) Выполнение плана мероприятий. Неэффективным считается нецелевое использование ресурсов, предоставление выплат и услуг нецелевой группе, невыполнение плана реализации мероприятий, несоблюдение обязательств по охвату целевой группы запланированными мероприятиями3) Соблюдение сроков реализации мероприятий. 4) Степень соответствия расходов на реализацию мероприятий запланированному уровню затрат. К неэффективным результатам будет отнесено необоснованное отклонение фактических расходов на реализацию плановых мероприятий от запланированных.Проблема устранения административной разрозненности должна решаться путем создания институциональной основы управления целевыми программами и приоритетными национальными проектами в области архивного дела, способствующей эффективной реализации экономических интересов всех субъектов, участвующих в реализации программ.Таблица 3.1 Изменения по доле охвата некоторых населения при обращении в муниципальный архив Всеволожска в рамках повышения электронного взаимодействияНаименование категории Существующий процент охвата в %Планируемый процент охвата в %ЭффективностьГраждане по вопросам заработной платы43 %100 %Будет охвачено еще 57 %Граждане по иным вопросам27 %48 %21 %предприятия, организация, граждане о выдаче заверенных копий организационно-распорядительных документов13 %30 %17 %предприятия, организация, учреждения о принятии документов постоянного и долговременного хранения68 %80 %12 %Источник: составлено самостоятельноНеобходимо увеличить охват населения и организаций, которое обращается в ВМА по ЛО за счет использования электронного оборота документов.ЗАКЛЮЧЕНИЕТаким образом, подводя итоги исследованию, стоит объединить выводы по каждой главе работы.Архивная система – это совокупность взаимосвязанных, взаимозависимых и взаимодействующих элементов, обеспечивающих выполнение следующих функций: создание, обработка, передача на хранение, обеспечение сохранности и использование документов.В настоящее время действует сеть архивов разного уровня, в частности выделяют:- федеральные архивы,- государственные архивы субъектов РФ;- муниципальные архивы.Также следует выделять архивы музеев и библиотек, ведомственные архивы и депозитарное хранение.Стандартизация архивного дела основывается как на стандартах международного уровня, так и национальных ГОСТ по архивному делу.ГОСТ обеспечивает регламентацию архивной деятельности при этом, подчеркивая, что данная деятельность является в первую очередь деятельность органов власти как федерального, так и муниципального уровня.Одним из приоритетных направлений деятельности муниципального архива является исполнение запросов социально-правового характера граждан в целях обеспечения их конституционных прав. Для улучшения качественного состава принимаемых на хранение документов архивисты оказывают методическую и консультационную помощь делопроизводственным и архивным службам организаций. Анализ ВМА по ЛО показал, что данный архив обеспечивает единый порядок формирования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда ЛО и других архивных документов, образующихся в деятельности органов местного самоуправления, предприятий, организаций, учреждений, находящихся на территории муниципального образования Всеволожска.Анализ деятельности архива показал следующее. За последние восемь лет количество дел в архиве значительно увеличилось, практически в два раза. Основную часть обращений в управление архива составляют запросы социально-правового характера, направленные на защиту прав, свобод и интересов граждан.В рамках совершенствования деятельности архива предполагается, что доляобслуживания граждан и предприятий и организаций должна увеличиться в ВМА по ЛО:до 100% доли граждан по вопросам заработной платы от числа обратившихсядо 48% доли граждан по иным вопросамдо 30% доли предприятий, организаций, граждан о выдаче заверенных копий организационно-распорядительных документовдо 80% доли предприятий, организаций, учреждений о принятии документов постоянного и долговременного хранения.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫНормативные акты:Конституция Российской Федерации. // Российская газета 1993 – 25 декабряФедеральный закон РФ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации»// СЗ РФ 2004. - № 43. ст. 4169.Федеральный закон РФ № 149 от 27.07.2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // СЗ РФ 2006. - № 31 (1 ч.), ст. 3448Федеральный закон РФ № 210 от 27.07.2010 г. «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» // СЗ РФ 2010. - № 31, ст. 4179.Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «Опорядке рассмотрения обращений граждан в РФ»// СЗ РФ 2006. - № 19, ст. 2060Федеральный закон РФ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» 06.10.2003 г. // СЗ РФ 2003. - № 40. Ст. 3822Постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.2009 г. «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»// СЗ РФ 2009. - № 25, ст. 3060Постановление Правительства РФ № 754 от 22.09.2009 г. «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» // СЗ РФ 2009. - № 39, ст. 4614Распоряжение Правительства РФ № 1403-р от 02.10.2009 г. «Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти»Распоряжение Правительства РФ № 442-р от 17.03.2011 «Об утверждении перечня документов (сведений), обмен которыми между органами и организациями при оказании государственных услуг и исполнении государственных функций осуществляется в электронном виде»Распоряжение Правительства РФ № 654-р от 15.04.2011 г. «О базовых государственных информационных ресурсах».Положение о Федеральном архивном агентстве // утвержденоПостановлением Правительства Российской Федерации № 290 от 17.06.2004 г.Правила организации хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наукКонцепция долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 г.Государственная программа Российской Федерации «Информационное общество (2011– 2020 гг.)Специальная литература:Алексеева Е.В.Архивоведение – М.: Академия, 2006Булюлина Е.В. Актуальные проблемы архивоведения. - Волгоград, 2008. Каменева Е.М. Эволюция формирования электронного комплекта документов по архивному делу: правовые и информационные аспекты (1999–2003 гг.) // Российское право в Интернете 2004 - № 3. С. 6Лыксокова В.Ц. Муниципальные архивы Республики Бурятия в условиях административной реформы // Власть. 2008. № 9. С. 72-74.Молотков Ю.И., Романенко Е.В. Управление кадровым потенциалом и оценка его качества на примере архивных учреждений субъекта РФ // Современные исследования социальных проблем 2012 - № 4. С. 14-18Штукова С.В. Перспективы исследования архивной системы как института социального управления // Теория и практика общественного развития 2012 - № 10. С. 45-48Эмпирические материалы:Отчет о деятельности Всеволожского муниципального архива в 2008 годуОтчет о деятельности ВМА по ЛО в 2006 году; Отчет о деятельности ВМА по ЛО в 2014 годуОтчет о деятельности ВМА по ЛО в 2013 годуШтатное расписание ВМА по ЛОЭлектронные ресурсы:Выступление Руководителя Федерального архивного агентства, доктора исторических наук А.Н. Артизова на II Всероссийском съезде учителей истории и обществознания (12 декабря 2012 г.) // [Электронный ресурс]: http://archives.ru/reporting/report-artizov-2012-history.shtmlДоклад Руководителя Федерального архивного агентства, доктора исторических наук А.Н.Артизова на расширенном заседании коллегии Росархива (Москва, 14 марта 2012 г.) // [Электронный ресурс]: http://archives.ru/reporting/report-artizov-2012-kollegia.shtmlО Росархиве // [Электронный ресурс]: http://archives.ru/about.shtml