Формирование должностных инструкций и положений о структурных подразделениях на базе "Business Studio" (на примере любой фирмы, которая занимается продажей компьютеров и комплектующих)

Введение
1. Теоретические аспекты понятия "организация" и принципы ее управления
1.1 Сущность организации, ее признаки и роль в менеджменте
1.2 Основные принципы управления организацией
2. Должностные инструкции. Порядок и принципы формирования должностных инструкций и правила делегирования полномочий
2.1 Понятие должностной инструкции
2.2 Принципы делегирования полномочий
3. Информационная система Busines Studio как необходмый инструмент в управлении организацией
3.1 Описание системы Busines Studio
3.2 Разработка Положения об отделе кадров и должностных инструкций в системе Busines Studio
3.3 Преимущества системы Busines Studio в менеджменте организации
Заключение
Список использованных источников

BusinessStudio используется для:1. Проектирования таких систем менеджмента, как: - системы менеджмента качества (СМК), созданных на основе требований стандарта ISO 9001 или других стандартов качества; - интегрированные системы менеджмента (ИСМ), созданные на основе требований стандартов ISO 9001, OHSAS, ISO 14001 и других; - системы менеджмента бизнеса (СМБ) – более обширная система менеджмента, нежели СМК, включающие помимо СМК управление по таким бизнес-практикам, как стратегия, финансы, изменения, проекты, знания, риски, время, надежность, моральный износ и стоимостью жизненного цикла продукта.2. Последующей автоматической генерации форм регламентных и отчетных документов из спроектированной системы менеджмента.3. Интеграции самой себя с информационными системами предприятия для обмена документами, схемами процессов и фактическими значениями показателей, отражающими ход реализации деятельности предприятия.В таблице 2.1 представлены этапы и процесс реализации его в системе BusinesStudioТаблица 2.1 - Этапы проектирования и их реализация в системе BusinesStudioЭтап проектированияРеализация в BusinessStudioФормализация стратегииСтратегические карты, Сбалансированная система показателейПроектирование бизнес-процессовНотациимоделирования: IDEF0,  Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart), EPC (Event Driven Process Chain).Проектирование организационной структурыПроектирование организационной структуры управления, отражающей распределение полномочий и ответственности за исполнение бизнес-процессов компании, назначение  исполнителей отдельных действий в рамках бизнес-процессов, а также проведение расчета необходимого количества сотрудников.Имитационное моделирование и ФСАМоделирование деятельности компании в рамках спроектированных бизнес-процессов и организационной структуры.Разработка ТЗ на внедрение информационных системСистема позволяет создавать четкие и подробные задания для разработчиков ИС Формирование регламентирующей документацииАвтоматически генерируются Регламенты процессов и процедур, Должностные инструкции, Положения о подразделениях.Возможность разработки и использования фирменных стилей. Доведение документации до сотрудниковВывод документации в MS Word для печати - ознакомление под роспись. Вывод документации в HTML-навигатор. Передача схем процессов на исполнение в BPM-системыЭкспорт схем спроектированных процессов в формате XPDL для настройки BPM-систем на их исполнение.Интеграция с ECM-системой DIRECTUM.Контроль показателейВозможность контролировать достижение запланированных значений показателей непосредственно в системе Business Studio; в отчетах, сформированных по значениям показателей в формате MS Word; с помощью специального модуля Cockpit.Контроллинг бизнес-процессовПолучение  статистической информации о реальном протекании процессов из информационных систем предприятия (BPM, CRM, ERP и др.) с помощью модуля "Контроллинг процессов".Анализ показателейАнализ показателей в динамике. Анализ план-факт. Декомпозиция рассчитываемых показателей. Анализ несоответствий и их последствийАнализ несоответствий и причин их возникновения с применением диаграммы ИсикавыЗамыкая кругПланирование корректирующих и предупреждающих мероприятийОсновными особенностями BusinessStudio, принципиально отличающими его от других аналогичных программных продуктов, являются:- простота, удобство и высокая скорость освоения специалистами;- использование самых популярных нотаций моделирования бизнес-процессов,  понятных исполнителям без дополнительной подготовки: IDEF0, Процесс (BasicFlowchart), Процедура (CrossFunctionalFlowchart), EPC.- интегрированность : в одном инструменте собраны все востребованные бизнесом методики и технологии: BSC/KPI, моделирование бизнес-процессов, имитационное моделирование, функционально-стоимостной анализ, поддержка СМК.Использование в качестве основы системы объектно-ориентированной промышленной платформы, определяющей уникальные возможности системы по построению сложных фильтров, работе с большими объемами данных и неограниченному расширению видов хранимой информации.Формирование на выходе конкретизированных регламентирующих документов, не требующих дополнительной доработки. Поддержка двух форматов:  документы MicrosoftWord или HTML-навигатор.Наличие Мастера отчетов, позволяющего легко построить свои собственные или изменить существующие регламентирующие документы и отчеты.Обеспечение совместной работы над одной бизнес-моделью команды специалистов в рамках одной сети или в режиме off-line.Использование в качестве графического редактора диаграмм MicrosoftVisio, ставшего стандартом в области деловой графики.Возможность построения бесшовной системы управления благодаря тесной интеграции с ЕСМ-системой DIRECTUM.Система предназначена для руководителей, специалистов отделов организационного развития, консультантов в области управления и информационных технологий, специалистов в области качества, а также может быть использована сотрудниками других подразделений.3.2 Разработка Положения об отделе кадров и должностных инструкций в системе BusinesStudioВ системе BusinessStudio на основе сформированной бизнес-модели реализована возможность автоматического формирования регламентирующей документации, в том числе регламентов бизнес-процессов и процедур, положений о подразделениях, а также должностных инструкций. Автоматическая разработка должностных инструкций позволяет значительно сократить время, затрачиваемое на подготовку этих документов. При этом должностные инструкции формируются по единону шаблону, то есть имеют унифицированную структуру, что делает их более удобными для восприятия работниками. Чтобы обеспечить доступ сотрудников к разработанным должностным инструкциям, в системе BusinessStudio предусмотрены следующие возможности:Формирование пакета документов в формате MicrosoftWord для печати, передачи и ознакомления под роспись сотрудниками предприятия.HTML-навигатор. Это HTML-версия пакета регламентирующих  документов, предназначенная для размещения на внутреннем портале организации. HTML-навигатор позволяет проводить быстрый поиск и анализ информации благодаря поддержке гиперссылок между документами.Таким образом, в системе бизнес-моделированияBusinessStudio реализованы удобные возможности разработки должностных инструкций и ознакомления с ними перонала организации.Шаблон должностной инструкции  Информация о документеНастоящий документ устанавливает требования к структуре и содержанию должностной инструкции работника предприятия (компании).Должностные инструкции, разрабатываемые на основе данного шаблона, должны соответствовать нормативно-правовым актам РФ, субъектов РФ и органов местного самоуправления, а также организационно-распорядительным документам предприятия (компании), включая документы в области обеспечения качества (документы системы менеджмента качества предприятия).Шаблон представляет разделы, подлежащие обязательному включению в должностную инструкцию работника. При необходимости, в должностную инструкцию могут быть внесены дополнительные положения.1. Квалификационные требования1.1. Общие положения1.1.1. Информация об области применения должностной инструкции, с указанием должности работника (согласно штатному расписанию), обязанности, права и ответственность которого она регулирует.Пример Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Администратора1.1.2. Порядок назначения на должность и освобождения от должности работникаПример Бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.1.1.3. Непосредственное подчинение работника1.1.4. Требования к уровню образованию, опыту и навыкам работника1.1.5. Требуемые области компетенции работника (необходимый объем знаний), включая требования системы менеджмента качества предприятияПример Бухгалтер должен знать:законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций и составлению отчетности;формы и методы бухгалтерского учета на предприятии;план и корреспонденцию счетов;организацию документооборота по участкам бухгалтерского учета;порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия;1.1.6. Сведения о замещении работника в период его временного отсутствия1.2. Функциональные обязанности1.2.1. Общие принципы утверждения, дополнения и изменения функциональных обязанностей работника1.2.2. Перечисляются действия, выполняемые работником в процессе осуществления своих трудовых обязанностей (с указанием процедур, участником которых является сотрудник), включая процедуры в области обеспечения качества1.3. Права1.3.1. Перечисление действий работника, которые он может осуществлять в целях эффективного и качественного выполнения своих функциональных обязанностей1.4. Ответственность1.4.1. Действия (бездействия), за которые работник несет дисциплинарную ответственность1.5. Условия работы1.5.1. Общая характеристика условий работы сотрудникаПример Режим работы Технолога определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии1.5.2. Особые условия работы, связанные со спецификой занимаемой должности (служебные командировки, ночные и сверхурочные часы и т.п.).Должностные обязанности2.1. Описание действий сотрудника№ДействияТребования к срокам1.Описание действий сотрудника (в соответствии с описанием процедуры управления)Требования к срокам (в соответствии с описанием процедуры управления)2.     2.2. Управление отклонениями№Ответственность за регулирование1.Описываются действия сотрудника в случае, если он отвечает за регулирование отклонений в рамках процедуры2. 2.3. Участие в документообороте№ДокументДействияТребования к срокам1.Наименование документаОписание действий сотрудникаТребования к срокам2.   Таблица заполняется в том случае, если сотрудник во время выполнения своих функциональных обязанностей использует документы, не вошедшие в описание регламентов процедур.Дополнительные материалыОсновные разделы должностной инструкции, формируемой системой BusinessStudio:Титульный листЛист согласованияЛист ознакомленияСодержание1. Общие положения1.1. Требования к квалификации1.2. Руководство1.3. Функциональное руководство1.4. Документация2. Должностные обязанности2.1. Владелец бизнес-процессов2.2. Выполняемые функции2.3. Прочие обязанности3. Показатели деятельностиДеятельность должностного лица как Владельца процесса оцениваетсяпо следующим показателям: Должностное лицо контролирует значения следующих показателей:4. Права5. Ответственность6. Взаимоотношения с другими сотрудниками6.1. Входящие документы и объекты3.3 Преимущества системы BusinesStudio в менеджменте организацииИспользование BusinessStudioдля разработки и управления организационными документами подобно применению автоматизированных учетных программ в финансовой деятельности - в наши дни очень сложно представить работу бухгалтера или друго сотрудника без информационных систем.! Для бухгалтера - это важный инструмент бизнес - процессса, гораздо удобный, чемредакторы Word и Excell или калькулятор, позволяющий выполнять рабочие задачи эффективно. Подобным образом, BusinessStudio – это инструмент для менеджера по качеству , бизнес-аналитика, менеджера по персоналу,сотрудников и руководителей всей организации, одновременно эта информационная система является и рабочим местом. С его помощью решаются задачи с высокой актуальностью всех должностных инструкций , разработанных регламентов, , положений о подразделениях, и задача со сбором и анализом всех показателей деятельности, разработанных для каждого сотрудника в организации, от сотрудников организации – руководителям, от руководителей – менеджеру, ответственному за сбор и  анализ показателей во всей организации. Использование BusinessStudio сокращает времени и трудозатраты на все вышеперечисленные задачи. На каждом этапе функционирования системы управления в BusinessStudio создаются и хранятся документы. На стадии проектирования – создаются и хранятся все версии документов: политики и цели в любой области управления, стратегические карты компании и подразделений, все разработанные показатели, регламенты процессов и процедур в различных нотациях, должностные инструкции, положения о подразделениях, штатное расписание, контактные данные всех сотрудников, все шаблоны отчетных документов. На стадии внедрения – все созданные документы выгружаются из программы во внутреннюю информационную сеть организации и доступны для всех сотрудников. На этапе контроля - сотрудники и руководителями создают и передают в единый центр сбора информацию о значениях показателей или любых несоответствиях. На этапе анализа - создаются и хранятся аналитические отчеты и планы дальнейших действий.  Таким образом, применяя BusinessStudio, происходит сокращение сроков и трудоемкостипроектов документирования и оптимизации бизнес-процессов, внедрения систем менеджмента по стандартам ISO и OHSAS, внедрения систем управления по KPI, внедрения любых информационных систем (СЭД, CRM, BPM и др.). Работа в программе доступна для любого сотрудника имеющего навыки работы в текстовом редакторе и графическом редакторе Visio, поэтому сотрудники не будут испытывать сложности в ее использовании для проектов повышения эффективности организации. ЗаключениеОрганизация занимает важное место в жизни общества и формирует его социальные и общественные ориентиры. В связи с этим управление организацией является актуальным вопросом во все времена.В динамично развивающемся мире организация должна эффективно использовать свои ресурсы.Время - является одним из важных факторов в бизнесс - процессе, его оптимальное распределение позволяет добиться максимальных успехов.Менеджмент качества в соответствии с МС ИСО 9000 – это прежде всего система административного руководства организацией. В иерархии уровней современного менеджмента качества уровень руководства, регламентированный МС ИСО семейства 9000 – самый нижний, элементарный. Роль документации на этом уровне – доминирующая, а его основной девиз: "Все, что документировано, должно быть выполнено. Все, что делается, должно быть документировано". Когда методики для каждого процесса и всей сети процессов документально оформлены, развернуты и внедрены, появляется возможность анализа достаточности обеспечения процессов, управления процессами через контроль текущих характеристик, улучшения процессов и планирования новых более совершенных процессов.Согласно положениям стандартов ИСО, система качества должна быть тщательно документирована. Документация делает систему “видимой” не только для ее разработчиков, но и для пользователей и проверяющих. Доказать соответствие системы качества установленным требованиям можно только тогда, когда система представлена в документированном виде.Список использованных источников1.     Арутюнов, В.В. Управление персоналом: учеб. пособие /В.В. Арутюнов, И.В. Волынский. – Ростов-на-Дону, 2009. – 448с.2.     Боронова, Г.Х. Психология труда. Конспект лекций/Г.Х. Боронова, Н.В. Прусова. – М.: Эксмо, 2008. – 160 с.3.     Веснин, В. P. Управление персоналом. Теория и практика: учебник /В.Р. Веснин. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2011. – 688 с.4.     Дятлов, В.А. Управление персоналом: учеб. пособие / В.А. Дятлов.- М.: ПРИОР, 2009. – 365 с.5.     Зайцева, Т. В. Управление персоналом: учеб. /Т. В. Зайцева, А. Т. Зуб. – М.: ИД "ФОРУМ": ИНФРА-М, 2008. – 336 с. – (Профессиональное образование).6.     Кибанов, А.Я. Основы управления персоналом: учеб. / А.Я. Кибанов.- М.: ИНФРА-М, 2011. – 304 с.7.     Основы управления персоналом: учеб. / Под ред. Розарёновой Т.В.- М.: ГАСБУ, 20011. – 328 с.8.     Управление персоналом организации/ под ред. А.Я. Кибанова. -  М.: Инфра-М, 2009. – 638 с.9.     Управление персоналом: учебник / Под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина.- 2-е изд., перераб. и доп.- М.: ЮНИТИ, 2010. – 560 с.10.   Шапиро, С.А., Основы управления персоналом в современных организациях. Экспресс-курс/С.А.,  Шапиро, О.В.  Шатаева. -  М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2008. – 400 с.11. Шапиро, С.А., Основы управления персоналом в современных организациях. Экспресс-курс/С.А.,  Шапиро, О.В.  Шатаева. -  М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2008. – 468 с.12. BusinessStudio 3.5: Бизнес-моделирование для компаний любой зрелости. Электронный ресурс. http://www.kpilib.ru13. BusinessStudio. Основные объекты программыhttp://www.bpmsoft.org/article/read/business_studio_part3.html14. Строим СМК средствами программной системы BusinessStudio  //Журнал: "Менеджмент качества", № 3, 2011 г.15. http://www.bizguru.ru