Составление и анализ отчета о продажах средствами MS Exel.

ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
1.ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1 Проверка вводимых данных
1.2 Логические функции
1.3 Фильтрация данных
1.4 Копирование данных из Excel в Word
1.4.1 Вставка статических данных
1.4.2 Вставка со связью
1.4.3 Внедрение объектов на рабочий лист Excel
1.4.4 Внедрение на рабочий лист Excel документов Word
1.4.5 Внедрение других типов документов
1.4.6 Способы внедрения объектов Excel в документ Word
1.5 Создание промежуточных и общих итогов
1.6 Работа со сводными таблицами
1.7 Диаграммы в Excel 2007
1.7.1 Объекты диаграмм в Excel 2007 и их свойства
1.7.2 Редактирование диаграмм
1.7.3 Форматирование диаграмм
2.ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
2.1 Создание именованных блоков
2.2 Создание таблицы с вводом данных в столбцы отдел, должность и пол с помощью списков
2.3 Расчет новых окладов, увеличив их на 25% всем, кроме тех, кто подал заявление об увольнении
2.4 Выбор из таблицы сотрудников, увольняющихся до 15.12.2005, с помощью расширенного фильтра
2.5 Создание уведомления о дате увольнении средствами Word
2.6 Подсчет количества мужчин и женщин, работающих в каждом отделе
2.7 Создание сводной таблицы, в которой нужно определить по каждой должности количество женщин и мужчин
2.8 Построение гистограммы с накоплением по результатам, полученным на листе итоги
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
ЛИТЕРАТУРА

Точечные диаграммы целесообразно использовать, если нужно отобразить данные непрерывных процессов, в наборах которых достаточно большое количество данных, если нужно отобразить динамику изменения данных во времени, сравнить изменения нескольких рядов данных.Точечные диаграммы с гладкими кривыми можно использовать для построения графиков функций, предварительно заполнив диапазон ячеек значениями аргумента и соответствующими значениями функции. Можно построить на одной диаграмме графики двух функций и использовать их для приближенного решения уравнения1.7.1 Объекты диаграмм в Excel 2007 и их свойстваВсе объекты диаграммы размещаются в области диаграммы. Сама диаграмма располагается в области построения диаграммы. Над областью построения диаграммы или непосредственно в ней может быть размещено название диаграммы.На диаграммах разных типов и видов числовые данные могут быть представлены точками, линиями, прямоугольниками, секторами круга, прямоугольными параллелепипедами, цилиндрами, конусами и другими геометрическими фигурами.Размеры геометрических фигур или их расстояния от осей пропорциональны числовым данным, которые они отображают. Диаграммы в Excel 2007 динамические: при изменении данных в таблице диаграммы автоматически изменяются.Набор данных, которые некоторым образом связаны между собой, называют рядом данных. Эти данные в электронной таблице размещены, как правило, в одной строке или столбце, а на диаграмме представляются геометрическими фигурами одного вида и цвета, которые образуют ряд. Ряд данных в электронной таблице состоит из точек данных, а ряд на диаграмме – из точек.Названия рядов и соответствующие им цвета могут быть отображены в пояснении к диаграмме, которое называется легендой. По умолчанию названия рядов являются названиями строк (или столбцов) диапазона данных, по которым построена диаграмма.Плоские диаграммы, кроме круговых, кольцевых и лепестковых, имеют оси х и у. Ось x называется основная горизонтальная ось (иногда ее называют ось категорий). На ней отображаются значения определенного свойства данных. Ось уназывается основная вертикальная ось (иногда ее называют ось значений). На ней находится шкала с определенным шагом, который устанавливается автоматически, в зависимости от наименьшего и наибольшего значения данных, изображенных на диаграмме. Именно по этой шкале можно оценить данные, представленные на диаграмме. Под горизонтальной осью и слева от вертикальной оси могут находиться названия осей.На объемных диаграммах ось х (ось категорий) остается горизонтальной, ось у (ось значений) остается вертикальной. На некоторых из них добавляется ось z.1.7.2 Редактирование диаграммПостроенную диаграмму можно редактировать. Редактирование диаграммы заключается в:изменении способа формирования ряда данных: из данных строки или из данных столбца;изменении диапазона ячеек, по данным в которых строится диаграмма;изменении типа, вида или макета диаграммы;вставке, перемещении, удалении или изменении названий диаграммы и осей, легенды, подписей данных и др.;изменении отображения осей и линий сетки;редактировании отдельных объектов диаграммыи др.При построении диаграммы ряды данных по умолчанию формируются из данных строк электронной таблицы. Для того чтобы изменить способ формирования рядов данных, нужно выбрать диаграмму и выполнить Конструктор - Данные - Строка/столбец. Иногда нужно к диапазону ячеек электронной таблицы, для данных которого уже построена диаграмма, добавить новые столбцы (строки) с данными, или вставить их внутрь, или удалить существующие. Если этот диапазон ячеек является Таблицей, то диаграмма будет редактироваться автоматически. Если же нет, то для отображения на диаграмме измененных данных нужно изменить диапазон ячеек, по данным в которых необходимо построить диаграмму.Чтобы изменить диапазон ячеек, по данным в которых построена диаграмма, нужно:1. Выбрать диаграмму.2. Выполнить Конструктор - Данные - Выбрать данные.В окне Выбор источника данных можно также:выбрать кнопку Строка/столбец для изменения способа формирования рядов данных;выделить в левом поле любой ряд и изменить его расположение среди других рядов (кнопки ), удалить его или отредактировать;добавить к списку рядов другие ряды;отредактировать подписи горизонтальной оси.Если в области диаграммы отсутствуют название, названия осей, легенда, то добавить их можно выбором одного из стандартных макетов диаграмм на вкладке Конструктор в группе Макеты диаграмм. После того как эти объекты появятся в области диаграммы, можно выбрать их и редактировать.Если ни один из макетов не устраивает, можно выбрать ближайший к желаемому и отредактировать его.Для редактирования макета можно использовать списки кнопок группы Подписи вкладки Макет. В частности, можно выделить диаграмму и одной из команд из списка кнопки Подписи данных установить режим отображения рядов данных из электронной таблицы на соответствующих геометрических фигурах.Командами из списков кнопок Оси иСетка группы Оси этой же вкладки можно устанавливать режимы отображения осей, наличие основных и промежуточных делений сетки на каждой из осей.Для удаления объекта диаграммы нужно выбрать его и нажать клавишу Delete.1.7.3 Форматирование диаграммДля форматирования диаграммы можно на вкладке Конструктор в группе Стили диаграмм выбрать один из стилей оформления диаграммы. Набор стилей можно изменить, выполнив Разметка страницы - Темы - Темы и выбрав из списка другую тему. При этом изменяется не только набор стилей, но и оформление самой диаграммы.Для форматирования отдельного объекта диаграммы его также нужно выделить. Для выделения объекта можно выбрать его с использованием мыши. Можно также на вкладке Макет или Формат в группе Текущий фрагмент выбрать название этого объекта в списке поля Элементы диаграммы. Некоторые объекты диаграммы, например ряд, состоят из нескольких частей. Чтобы выделить только одну часть, например, отдельную точку, нужно сначала выделить весь объект, а затем повторно выбрать нужную его часть.После выбора объекта диаграммы для форматирования можно:выбрать один из стилей оформления выделенного объекта из списка группы Стили фигур вкладки Формат;выбрать один из стилей оформления текстового объекта из списка группы Стили WordArt вкладки Формат;выбрать один из видов заливки, оформления границ, эффектов из списков кнопок Заливка фигуры, Контур фигуры, Эффекты для фигур группы Стили фигурвкладки Формат; выполнить Формат - Текущий фрагмент - Формат выделенного фрагмента и на вкладках окна форматирования выделенного объекта установить необходимые значения его свойств;использовать команды контекстного меню выделенного объекта. Чтобы изменить размеры диаграммы, нужно выделить область диаграммы и перетянуть один из маркеров изменения размеров, которые расположены на ее границе. Кроме того, встроенную диаграмму можно перетянуть в другое место на листе.ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ2.1 Создание именованных блоковПереименовать текущий лист рабочей книги в лист с именем «Справочники». Для этого щелкнуть правой клавишей мыши по ярлычку листа и в контекстном меню выбрать пункт «Переименовать». Ввести в поле ярлыка новое название.Ввести данные для справочников. Выделить диапазоны ячеек A1:А6; С1:С3 и Е1:Е7 и нажать кнопку контекстного меню Все границы, как показано на .Рисунок Лист СправочникиВыделить диапазон А2:А6 и на вкладке Формулы в группе Определенные имена нажать кнопку Присвоить имя. В окне Создание имени присвоить диапазону имя Отдел, как показано на .Рисунок Создание именованных блоковАналогично создаются имена для блоков Пол и Должность.2.2 Создание таблицы с вводом данных в столбцы Отдел, Должность и Пол с помощью списковПереименовать текущий лист рабочей книги в лист с именем «Кадры». Для этого щелкнуть правой клавишей мыши по ярлычку листа и в контекстном меню выбрать пункт «Переименовать». Ввести в поле ярлыка новое название.Выделить диапазон ячеек A2:Н36 и нажать кнопку контекстного меню Все границы. Выполнить команду контекстного меню Формат ячеек. В диалоговом окне на вкладке Выравнивание в области Отображение установить флажок Переносить по словам и щелкнуть по кнопке OK.Заполнить шапку таблицы и внести данные таблицу. Для того чтобы заполнить столбец Пол, нужно выделить диапазон В2:В36 и на вкладке Данные нажать кнопку Проверка данных в группе Работа с данными. На вкладке Параметры в поле Тип данных выбрать вариант Список, а в поле Источник указать имя блока формулой =Пол ().Рисунок Диалоговое окно Проверка вводимых значенийВ результате данные можно выбирать из списка, а не вводить в ручную, что исключает возможность ошибки, как показано на .Рисунок Заполнение таблицы на листе Кадры2.3 Расчет новых окладов, увеличив их на 25% всем, кроме тех, кто подал заявление об увольненииНа листе Кадры в ячейку Н3 ввести формулу, для расчета Нового оклада:=ЕСЛИ(G3=0;E3+E3*0,25;""), как показано на . Растянуть ее по диапазону Н3:Н36, с помощью маркера заполнения.Рисунок Расчет Нового оклада, с помощью функции ЕСЛИ2.4 Выбор из таблицы сотрудников, увольняющихся до 15.12.2005, с помощью расширенного фильтраСкопировать таблицу на лист Фильтр. Создать диапазон условий: в ячейку J2 скопировать название столбца Дата приема на работу, а в ячейку J3 поместить условие <15.12.2005. В диапазон J5:M5 поместить названия тех столбцов, которые требуются по условию.Установить курсор в исходную таблицу. Подать команду Данные – Дополнительно. Выбрать вариант Скопировать в другое место. Указать диапазон условий J2:J3, а Поместить результат в диапазон - J5:M5, как показано на .Рисунок Диалоговое окно расширенный фильт2.5 Создание уведомления о дате увольнения средствами WordНа лист Слияние скопировать результаты фильтрации. Подготовить средствами MS Word сведения об увольняемых работниках. Скопировать с листа Слияние таблицу. В документе MS Word щелкнуть в нижнюю часть кнопки Вставить и выбрать команду Специальная вставка. В следующем окне выбрать Лист Microsoft Office Excel (объект) и выбрать вариант Связать (). Данные документа MSWord будут обновляться каждый раз при изменении данных таблицы, находящейся на листе Слияние.Рисунок Слияние данных, с помощью специальной вставки2.6 Подсчет количества мужчин и женщин, работающих в каждом отделеСкопировать таблицу на лист Итоги. Провести сортировку таблицы, сначала по столбцу Отдел, а потом по столбцу Пол, командой Данные – Сортировка ().Рисунок Сортировка таблицыВыделить таблицу и нажать кнопку Промежуточные итоги в группе Структура. В поле При каждом изменении в выбрать столбец Пол, в поле Операция выбрать вариант Количество, а в поле Добавить итоги по поставить галочку напротив столбца Фамилия (). В таблице при каждом изменении в столбце Пол будет подсчитано итоговое значение, а именно количество по столбцу Фамилия.Рисунок Подсчет промежуточных итогов2.7 Создание сводной таблицы, в которой нужно определить по каждой должности количество женщин и мужчинНа листе Кадры выделить таблицу и подать команду Вставка – Сводная таблица. Оставить вариант На новый лист и нажать ОК. Столбец Должность поместить в поле Названия строк, столбец Пол в поле Названия столбцов, а столбец Фамилия в поле Σ Значения. На листе будет подсчитано количество мужчин и женщин по каждой должности, а также будут подсчитаны общие итоги по количеству мужчин и женщин на фирме ().Рисунок Создание сводной таблицы2.8 Построение гистограммы с накоплением по результатам, полученным на листе ИтогиВыбратьдиапазон А11; А14; А26; А32;А39,с нажатой клавишей Ctrl. Подать команду Вставка – Гистограмма – Гистограмма с накоплением. Нажать на кнопку Выбрать данные в группе Данные. В окне Выбор источника данных нажать кнопку Добавить и в поле Значения выбрать диапазон А11;А20;А30;А37;А46, с нажатой клавишей Ctrl. В поле Имя ряда задать значение «м». А для первого ряда задать подпись «ж» ().Рисунок Задание значения и имени рядаНа вкладке Макет подать команду Название диаграммы – Название по центру с перекрытием и задать название диаграммы. Результат показан на .Рисунок Диаграмма, отображающая количество женщин и мужчин по отделамЗАКЛЮЧЕНИЕЦелью курсовой работы являлось развитие навыков использования перспективных информационных технологий путем освоения программных продуктов Excel и Word, входящих в состав Microsoft работающих в среде операционной системы Windows.В курсовой работе приведены основы работы и назначение используемых в практическом задании функций. Также описаны этапы работы с командами, которые используются в задании. В практической части на листе Справочники созданы именованные блоки, с помощью инструмента Проверка данных.На листе Кадры создана таблица и обеспечен ввод данных в столбцы в виде списков.Рассчитаны новые оклады, увеличив их на 25% всем, кроме тех, кто подал заявление об увольнении, с помощью логической функции ЕСЛИ.На листе Фильтр выбраны из таблицы сотрудники, увольняющиеся до 15.12.2005, с помощью расширенного фильтра. Отобранные записи представлены в новой таблице, включающей выбранные столбцы.СредствамиWordподготовлено уведомление о дате увольнения, с помощью средств слияния.На листе Итоги подсчитано количество мужчин и женщин, работающих в каждом отделе, а также общий итог по предприятию.На листе Сводная создана сводная таблица, в которой будут определены по каждой должности количество женщин и мужчин, а также общее количество женщин и мужчин в фирме. На листе Диаграмма 1 построена гистограмма с накоплением по результатам, полученным на листе Итоги.Книга сохраненапод именем Кадры и создан архив.ЛИТЕРАТУРАУокенбах, Джон.MicrosoftOfficeExcel 2007. Библия пользователя.: Пер. с англ. – М.: ООО «И.Д. Вильямс», 2008. – 816 сВеденеева Е.А. Функции и формулы Excel 2007. Библиотека пользователя. – СПб.: Питер, 2008. – 384 с.Трусов А.Ф. Excel 2007 для менеджеров и экономистов: логические, производственные и оптимизационные и оптимизационные расчеты. – СПб.: Питер, 2009. – 256 с.СаймонДжинжер. Анализ данных в Excel: наглядный курс создания отчетов, диаграмм и сводных таблиц.: Пер. с англ. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2004. – 528 с.Информатика для юристов и экономистов / Симонович С. В. и др. — СПб: Питер, 2001.—688с.Пащенко И. Excel 2007. Шаг за шагом. – М.: Издательство «ЭКСМО», 2008. – 496 с.