Учет расчетов с подотчетными лицами

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
1.1 Понятие и сущность расчетов с подотчетными лицами
1.2 Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами
1.3. Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ НА ПРИМЕРЕ ООО ЧОО «ЕВРОТРАНСБЕЗОПАСНОСТЬ»
2.1 Краткая характеристика предприятия
2.2 Организация учета расчетов с подотчетными лицами в ООО ЧОО «Евротрансбезопасность»
2.3 Организация службы внутреннего аудита
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
ПРИЛОЖЕНИЯ

В этих случаях допускается расход наличных денежных средств через подотчетных лиц, которые являются сотрудниками организации.
Денежные средства в ООО ЧОО «Евротрансбезопасность» могут выдаваться под отчет на командировочные расходы, на представительские цели, для покупки за наличный расчет в других организациях и физических лиц товаров, на приобретение горюче-смазочных материалов, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, на иные хозяйственно-операционные цели – в соответствии с приказом руководителя. Обязательными условиями выдачи денежных средств под отчет является: наличие утвержденного руководителем организации списка подотчетных лиц; расходование денег строго по целевому назначению; полный расчет по ранее выданным суммам. Выдача денежных средств под отчет оформляется расходным кассовым ордером. Передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается. Наличные деньги под отчет выдаются конкретному работнику только при условии, что он полностью отчитался по предыдущему авансу. Если за работником числится дебиторская задолженность по подотчетным суммам, то он не имеет права получить новый аванс.
Согласно Порядку ведения кассовых операций подотчетные лица, которые получили наличные деньги из кассы предприятия под отчет, обязаны предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы.
Учет расчетов с указанными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». При выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.
Доверенность (форма № М-2) применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Корешок доверенности подотчетным лицом сдается в бухгалтерию, а сама доверенность остается у поставщика.
В бухгалтерию ООО ЧОО «Евротрансбезопасность» подотчетное лицо сдает авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств. Работник, приобретший товар (оплативший услуги) сдает в бухгалтерию авансовый отчет с приложением кассовых и товарных чеков (накладных). Авансовый отчет оформляется подотчетным лицом и работником бухгалтерии в одном экземпляре. Затем проверенные бухгалтерией авансовые отчеты отдаются на утверждение руководителю ООО ЧОО «Евротрансбезопасность», после утверждения руководителем - принимаются к учету. В случае остатка неиспользованных сумм на руках подотчетного лица, он сдает их в кассу ООО ЧОО «Евротрансбезопасность» по приходному кассовому ордеру, если подотчетное лицо осуществило перерасход денежных средств, то они выдаются указанному лицу из кассы ООО ЧОО «Евротрансбезопасность» по расходному кассовому ордеру.
Рассмотрим авансовый отчет (Приложение 2) Самойловой Ж.П. 12 сентября 2011 года ей были выданы денежные средства на хозяйственные нужды (приобретение картриджа для принтера) в размере 5 000 рублей.
13 сентября работник отчитался за израсходованные денежные средства.
Стоимость картриджа – 4 580 руб. В кассу было возвращено 420 руб.
Главный бухгалтер ООО ЧОО «Евротрансбезопасность» оформил операции следующими проводками:
Д 71 К 50 – отражена выдача 5 000 рублей под авансовый отчет;
Д 50 К 71 – отражен возврат денежных средств в размере 420 рублей;
Д 10 К 71 – отражено поступление материалов на сумму 4 580 рублей.
Таким образом, учет расчетов с подотчетными лицами на анализируемом предприятии осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
2.3 Организация службы внутреннего аудита
При исследовании учета в ООО ЧОО «Евротрансбезопасность» было выявлено, что на данном предприятии отсутствует служба внутреннего аудита. При этом служба внутреннего аудита необходима, т.к. благодаря правильной организации процесса внутреннего аудита создаются определенные организационные предпосылки для оптимизации выполнения контрольных аудиторских процедур, а также проверяется правильность расчетов с подотчетными лицами.
Для создания предпосылок оптимальной организации внутреннего аудиту нужно учитывать организационные, технические и технологические особенности предприятий, которые влияют не только на организацию и методику учета, но и на организацию технологии контроля.
Сотрудникам службы внутреннего аудита необходимо помнить о главных задачах службы: оказание помощи сотрудникам ООО ЧОО «Евротрансбезопасность» в качественном выполнении их обязанностей, содействие руководству в поиске лучших путей использования производственных и человеческих ресурсов, и выявлении дополнительных резервов организации для увеличения производительности и прибыльности предприятия.
Порядок осуществления работы службы внутреннего аудита должен быть закреплен в соответствующем регламентном документе, где бы указывались сроки проведения проверки, программа проведения проверки, лица, ответственные за предоставление информации, порядок составления отчетности по результатам проверки и перечень контрольных мероприятий, проводимых для устранения выявленных нарушений.
При выборе формы организации системы внутреннего аудита в зависимости от потребностей руководства и других факторов рекомендуется использовать следующие варианты:
создание отдела внутреннего аудита как неотъемлемого элемента организационной структуры предприятия (in-house internal audit service);
заключение соглашения на осуществление услуг по внутреннему аудиту с независимыми компаниями (outsourcing);
стратегическое партнерство (strategic partnering).
Такая форма организации работы внутренних аудиторов обеспечивает большую выгоду для предприятия, нежели аутсорсинг. Каждая из указанных форм организации деятельности внутренних аудиторов имеет как преимущества, так и недостатки.
При создании службы внутреннего аудита руководство предприятия, прежде всего, должно определить тип структуры (табл. 2.2) и форму ее организации.
Таблица 2.2
Типы структур аппарата внутреннего аудита
Тип структуры Характеристика структуры Линейное административное подчинение Работники внутреннего аудита прямо подчиняются руководителю предприятия. Такой подход имеет место на малых и средних предприятиях. Линейно-штабное подчинение Служба внутреннего аудита разделяется на секторы, а руководитель этого органа дает распоряжение руководителям секторов. Такой подход оправдан лишь на больших предприятиях со сложной организационной структурой. Комбинированная структура Предусматривает, передачу отдельным службам управления части прав и функциональных обязанностей внутренних аудиторов.
При создании службы внутреннего аудита руководство предприятия необходимо определить форму ее организации. На отечественных предприятиях возможны два варианта организации отдела внутреннего аудита в зависимости от типа общей организационной структуры корпорации:
дивизиональная организационная структура. Возглавляет и координирует работу всех служб внутреннего аудита главный внутренний аудитор;
командная организационная структура. При этом в состав службы внутреннего аудита входят специалисты разных направлений, которые подчиняются главному внутреннему аудитору (руководителю службы), который, в свою очередь, подотчетен финансовому директору или финансово-экономической службе.
Средства на содержание аудиторской службы следует формировать за счет выявленных внутренним аудитом резервов повышения эффективности работы предприятия, снижения себестоимости и увеличения прибыли.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В процессе исследования был рассмотрен учет расчетов с подотчетными лицами. Рассмотрение теоретических аспектов учета расчетов с подотчетными лицами позволило оценить организацию указанных операций в ООО ЧОО «Евротрансбезопасность», основным видом деятельности которого является охранная деятельность.
Краткий анализ деятельности предприятия показал, что в 2010-2011 гг. планомерно снижаются долгосрочные обязательства и краткосрочная кредиторская задолженность, на фоне снижения дебиторской задолженности и роста собственного капитала – это очень хороший показатель.
В 2010 и 2011 годах наблюдается снижение выручки от продаж, снижение себестоимости и, как следствие, рост прибыли, Однако, снижение выручки значительнее, чем снижение себестоимости, что говорить об уменьшении валовой прибыли, но за счет увеличения числа прочих доходов в 2010 году наблюдался рост чистой прибыли, в 2011 году чистая прибыль значительно снижается. Положительным является тот момент, что в 2011 году по сравнению с 2010-м себестоимость снижается не так значительно как выручка от продаж, что говорит об уменьшении скорости падения валовой прибыли.
Рентабельность предприятия критическая, это в большей степени связано с большими расходами предприятия по сравнению с доходами, а расходы, в свою очередь связаны еще и с выплатами по кредитам и займам.
Изучение порядка организации учета расчетов с подотчетными лицами показало, что данный учет ведется в соответствии с действующим законодательством. Для совершенствования учета были предложены рекомендации по организации внутреннего аудита на предприятии.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 № 117-ФЗ (принят ГД ФС РФ 19.07.2000) (ред. от 19.07.2011)
Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ (ред. от 28.11.2011) «О бухгалтерском учете»
Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению»
Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» от 05.01.1998 N 14-П (ред. от 31.10.2002) (утв. Советом директоров Банка России 19.12.1997, протокол N 47)
Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П)
«Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» от 05.01.1998 N 14-П (ред. от 31.10.2002) (утв. Советом директоров Банка России 19.12.1997, протокол N 47)
Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утв. Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 г. №33н (ред. от 08.11.2010)
Алиев Б.Х. Налоги и налогообложение. - М.:Вектор. – 2011. – с. 264
Андреев, В.А. Внутренний аудит /В.А.Андреев – 3-е изд. - М: Финансы и статистика – 2011- 462с.
Вахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет: Учеб. Для студентов вузов, обучающихся по экономическим специальностям/5-е изд., доп. И перераб. – М: Омега-Л, 2009. – 576 с.
Газарян А.В. Основы аудита:. – 6-е изд. доп. и перераб. - М.: Изд-во «Бухгалтерский учет», 2011.
Документальное оформление кассовых операций - М.: Бератор, 2007. – 80 с.
Елгина Е.Б. Первичные документы – М.: «Статус-Кво 97», 2008. – 148 с.
Пошерстник Н.В. Бухгалтерский учет на современном предприятии: учеб.-практ. пособие. – 3-е изд. доп. и перераб. – М. : ТК Велби, Изд-во Проспект, 2010. – 552 с., с. 519
Хахонова Н.Н. Основы бухгалтерского учета и аудита. – 3-е изд. - Ростов н/Д: ФЕНИКС 2011. – 244 с.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Хахонова Н.Н. Основы бухгалтерского учета и аудита. – 3-е изд. - Ростов н/Д: ФЕНИКС 2011. – 44 с.
Документальное оформление кассовых операций - М.: Бератор, 2007. – 80 с.
Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П
Вахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет: Учеб. Для студентов вузов, обучающихся по экономическим специальностям/5-е изд., доп. И перераб. – М: Омега-Л, 2009. – 576 с.
Андреев, В.А. Внутренний аудит /В.А.Андреев – 3-е изд. - М: Финансы и статистика – 2011- 462с.
Там же
Андреев, В.А. Внутренний аудит /В.А.Андреев – 3-е изд. - М: Финансы и статистика – 2011- 462с.
Бычкова, С.М. Аудиторская деятельность. Теория и практика /С.М.Бычкова – 5-е изд. доп. - СПб.: Издательство «Лань» - 2012 -320с.
32
Положения, приказы, инструкции организации
Положения по бухгалтерскому учету
Методические указания, инструкции, приказы соответствующих ведомств
Кодексы, Указы Президента, Постановления Правительства, Федеральные законы
Система нормативного регулирования бухгалтерского учета
Генеральный директор
Начальник службы охраны
Заместитель ГД
Главный бухгалтер
Бухгалтер-кассир
Технический отдел
Охранники
Заведующий складом
Транспортный отдел