Самоменеджмент руководителя

Введение…………………………………………………………………………….3
Глава 1. Понятие самоменеджмента……………………………….……………5
1.1. Определение, цели и функции самоменеджмента…………………………...5
1.2. Основы и методики планирования и принятия решений……..…………….6
Глава 2. Сущность и принципы самоменеджмента………………………….11
2.1. Сущность самоменеджмента…………………………………………………11
2.2. Принципы самоменеджмента………………….……………………………..13
Глава 3. Анализ содержания труда и структуры затрат
рабочего времени руководителя………………………………………………..16
3.1. Самоменеджмент в России……………………………………….…………...16
3.2. Анализ структуры затрат рабочего времени менеджера……………………19
Заключение………………………………………………………………………...34
Список литературы………………………………………………………………35

данной работы мин % к продолж. данной работы Изучение рабочих документов 01 600 20 300 50 300 50 Подготовка документов, справок 02 150 5 150 100 Подготовка материалов, отчетов 03 210 7 210 100 Консультации по работе 04 360 12 360 100 Участие в совещаниях 05 150 5 60 40 90 60 Встречи с коллегами из других подразделений 06 420 14 120 29 300 71 Разговоры по телефону 07 360 12 60 17 300 83 Повышение квалификации 08 120 4 120 100 Служебные командировки 09 150 5 25 17 125 83 Выполнение общественных работ 10 90 3 60 67 30 33 Регламентированные перерывы 11 300 10 300 100 Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками 12 30 1 30 100 Нерегламентированные перерывы 13 60 2 30 50 30 50 Итого 3000 100 1825 61 1175 39
Таблица 7. Анализ затрат рабочего времени менеджера за вторую неделю наблюдений
Наименование работы
(перечень элементов затрат) Индекс
(шифр затрат) Продолжительность работ, всего В том числе сократить нельзя можно
сократить или исключить мин % к итогу мин % к продолж. данной работы мин % к продолж. данной работы Изучение рабочих документов 01 600 20 300 50 300 50 Подготовка документов, справок 02 150 5 150 100 Подготовка материалов, отчетов 03 210 7 210 100 Консультации по работе 04 360 12 360 100 Участие в совещаниях 05 150 5 60 40 90 60 Встречи с коллегами из других подразделений 06 420 14 120 29 300 71 Разговоры по телефону 07 360 12 60 17 300 83 Повышение квалификации 08 60 2 60 100 Служебные командировки 09 210 7 35 17 175 83 Выполнение общественных работ 10 90 3 60 67 30 33 Регламентированные перерывы 11 300 10 300 100 Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками 12 30 1 30 100 Нерегламентированные перерывы 13 60 2 30 50 30 50 Итого 3000 100 1775 59 1125 41
Анализ затрат рабочего времени
Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы. Для этого необходимо определить затраты времени по каждому виду затрат, используя шифры классификатора, приведенного в таблице 3:
где Затраты времени в j-й день наблюдения по i-му виду работ, мин. Затем, необходимо определить удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах:
где Общее время наблюдений, мин. Находится по формуле:
где Количество часов, в течение которых в j-й день наблюдения не проводились, час В данном случае значение для всех . Тогда:
Полученные таким образом данные заносятся в таблицу 8. При этом расхождение фактических и плановых затрат времени будет положительным, если фактические затраты времени меньше плановых, и отрицательным, если фактические затраты больше плановых.
Таблица 8. Анализ соответствия затрат времени поставленной цели
Формулировка цели Плановые затраты времени
(эксперт.), % Фактические затраты времени, % Отклонение 1 2 3 4 Изучить документацию 10 20 -10 Подготовить документы, справки 12 5 +7 Подготовить отчет 7 7 0 Проконсультироваться по работе, проконсультировать коллег 12 12 0 Принять участие в совещаниях 3 5 -2 Встретиться с коллегами 10 14 -4 Провести телефонные переговоры 10 12 -2 Повысить квалификацию 10 3 7 Осуществить служебные командировки 5 6 -1 Выполнить общественную работу 1 3 -2 Использовать регламентированные перерывы 10 10 0 Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками 9 1 +8 Нерегламентированные перерывы 1 2 -1
На основании мнения экспертов, представленного в таблице 8, можно оценить структуру затрат рабочего времени менеджера компании ООО «Сириус». Таким образом, данному менеджеру необходимо сократить затраты времени на:
Изучение документации – на 10% от общего фонда времени;
Встречи с коллегами – на 4% от общего фонда времени;
Участие в совещаниях – на 2% от общего фонда времени;
Выполнение общественной работы – на 2% от общего фонда времени;
Телефонные переговоры – на 2% от общего фонда времени;
Служебные командировки – на 1% от общего фонда времени;
Нерегламентированные перерывы – на 1% от общего фонда времени.
Анализ затрат рабочего времени за две недели наблюдений представлен в таблице 9, где наглядно показано необходимое сокращение затрат рабочего времени по каждому элементу затрат в процентном отношении к фактическим затратам рабочего времени на данную работу:
Таблица 9. Анализ затрат рабочего времени менеджера за весь период наблюдений
Наименование работы
(перечень элементов затрат) Индекс
(шифр затрат) Продолжительность работ, всего В том числе сократить нельзя можно
сократить или исключить Мин % к итогу мин % к продолж. данной работы мин % к продолж. данной работы Изучение рабочих документов 01 1200 20 600 50 600 50 Подготовка документов, справок 02 300 5 300 100 — — Подготовка материалов, отчетов 03 420 7 420 100 — — Консультации по работе 04 720 12 720 100 — — Участие в совещаниях 05 300 5 120 40 180 60 Встречи с коллегами из других подразделений 06 840 14 240 29 600 71 Разговоры по телефону 07 720 12 120 17 600 83 Повышение квалификации 08 180 3 180 100 — — Служебные командировки 09 360 6 60 17 300 83 Выполнение общественных работ 10 180 3 120 67 60 33 Регламентированные перерывы 11 600 10 600 100 — — Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками 12 60 1 60 100 — — Нерегламентированные перерывы 13 120 2 60 50 60 50 Итого 6000 100 3600 60 2400 40
Таким образом, основываясь на мнении экспертов, менеджеру компании ООО «Сириус» необходимо перераспределить 40% рабочего времени и более полно уделять внимание вопросам:
Взаимодействия с подчиненными, клиентами и заказчиками – на 8% от общего фонда времени;
Повышения квалификации – на 7% от общего фонда времени;
Подготовки исходящих документов и справок – на 7% от общего фонда времени.
Для оценки результативности использования рабочего времени можно применить коэффициент экстенсивности, отражающий использование фонда рабочего времени:
где Регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин. Фактический фонд рабочего времени, мин. Таким образом, в данном случае, из таблицы 4 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составляют 600 мин., нерегламентированные перерывы составляют 120 мин., а весь фонд рабочего времени составляет 6 000 мин. Тогда:
Полученное значение коэффициента экстенсивности для менеджера компании ООО «Сириус» достаточно низкое и говорит об отсутствии нарушений режима труда и отдыха, однако указывает на имеющиеся резервы лучшего использования фонда рабочего времени.
Далее определим показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам:
Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, рассчитывается по формуле:
где Потери рабочего времени, зависящие от исследователя, мин. В данном случае, потери рабочего времени составили примерно 5 минут за каждый день наблюдений, таким образом за весь период наблюдений ПР=50 мин. Тогда:
Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени зависящее от исследователя говорит о том, что данный вид потерь незначителен и не влияет на исследуемую проблему.
Коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами не зависящими от исследователя рассчитывается по формуле:
где Потери рабочего времени из-за нарушений режима работы, мин. В данном случае, из таблицы 4 видно, что нерегламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 120 мин., из которых 50 мин. – потери рабочего времени, зависящие от исследователя. Следовательно, потери рабочего времени из-за нарушений режима работы составили 70 мин. Тогда:
Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени из-за нарушения режима работы также мало, однако указывает на имеющиеся недостатки в организации рабочего времени менеджера компании ООО «Сириус».
Коэффициент потерь рабочего времени на регламентные перерывы, рассчитывается по формуле:
где Время на отдых и личные надобности, мин. В данном случае, из таблицы 4 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 600 мин., следовательно коэффициент потерь составляет:
Полученное значение коэффициента потерь рабочего времени на регламентированные перерывы очень велико и говорит о больших резервах лучшего использования рабочего времени. Тем более, что по принятому нормативу регламентные перерывы в работе должны составлять 6% от фонда рабочего времени.
Таким образом, на основании вычисленных коэффициентов, можно говорить о том, что у менеджера компании ООО «Сириус» не происходит нарушение режима труда и отдыха, а напротив, имеются значительные резервы лучшего использования рабочего времени.
Рекомендации.
Таблица 10. План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени
Раздел плана мероприятий Мероприятия по улучшению использования рабочего времени Меры по улучшению не нужны, так как…
(обоснование) Меры по улучшению нужны Вид контроля Немедленно
(какие) В течение года
(какие) Планирование рабочего времени Составление плана дня в письменной форме
Последовательное планирование рабочего дня
Использование метода «Альпы»
Использование дневника времени «Обычные» дела выполняются по мере их возникновения Начать с ближайшего рабочего дня
Начать с ближайшего рабочего дня
Начать с ближайшего рабочего дня
Реализовать план в течение 3 месяцев Постоянный
Ежедневный
Проводить в конце каждого рабочего дня
По мере выполнения
Факторы помех Бумажная работа
Посетители
Телефон Провести структуризацию необходимой работы
Снизить долю «текучки» и отказаться от незапланированной работы Согласовать свои действия с коллегами и партнерами По мере реализации
ежедневный
Заключение
Самоменеджментом называют последовательное и целесообразное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время. В работе мы рассмотрели прогрессивные методики планирования, практические советы и рекомендации по эффективной организации своей деятельности, планированию рабочего времени, установлению приоритетов в работе.
В данной работе было проанализировано содержание труда менеджера компании ООО «Сириус» и подготовлены рекомендации по улучшению рационального использования его рабочего времени.
Анализ использования рабочего времени проводился в двух направлениях: использование фонда рабочего времени и оценка структуры затрат рабочего времени менеджера компании.
Таким образом, в заключение моей работы мне хотелось бы отметить следующее:
Труд менеджера должен быть четко регламентирован и должен соответствовать некоторым основным нормам и правилам.
Оптимизация труда менеджера основывается на исследовании и анализе продолжительности выполнения тех или иных профессиональных обязанностей и должностных инструкций. После сбора первоначальной информации о выполняемых работах, вычисляется их доля в совокупности всех работ.
В результате работы, основываясь на методе экспертных оценок, были выявлены несоответствия плановой продолжительности выполнения каждой из работ ее фактическому значению и даны рекомендации по рациональному использованию времени менеджера компании ООО «Сириус».
Список литературы
Верещагин Д.С. Становление: Система дальнейшего энергоинформационного развития, II ступень. СПб.: ИД «Невский проспект», 1999.- 188 с.
Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. М., 1999.
Громова О.Н., Свистунов В.М., Мишин В.М. Организация управленческого труда. М., 1999
Джулия Моргенстерн Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью. М.: ООО «добрая книга», 2001. – 264 с.
Зайверт Л. Ваше время – в Ваших руках. М.:ИНФРА-М, Интерэксперт, 1995. – 267 с.
Ильин Е.П. Мотивация и мотивы. СПб.: Питер, 2003. – 512 с.
Кузнецова Е. Постройте судьбу // Действующие лица. 2003. № 4. С. 48-50.
Маслоу А. Мотивация и личность. СПБ.: Питер, 2003. – 352 с.
Мильнер Б.З. Теория организации. М.: ИНФРА-М, 1999.- 336 с.
Психология человека от рождения до смерти. СПб: Прайм ЕВРОЗНАК, 2003. - 656 с.
Смирнов Е.Л. Справочное пособие по НОТ. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: Экономика, 1995. - 408 с.
Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности. М.: Смысл , 2000. – 359 с.
Удальцова М.В. Социология управления. М.: ИНФРА-М, Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 144 с.
Хроленко А.Т. Самоменеджмент М.: «Экономика», 1996. – 139 с.
Цыпкин .А., Люкшинов А.Н., Эриашвили Н.Д. Менеджмент.: НТ-ДИАНА, 2001. – 439 с.
Кричевский Р.Л. Если Вы руководитель… М., 1993.
Ниссинен И. Время руководителя: эффективность использования. М., 1988.
Социология труда. Под/ред. Дряхлова Н.И., МГУ, 1993.
Управление персоналом организации: Учебник. Под/ред. А.Я. Кибанова. М., 1997.
Управление проектами. Под/ред. В.Д. Шапиро -С-Пб, 1996г.
Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности: Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. - М.: Высш. шк., 1996. - 271 с.; ил.

Дж. Моргенстерн . Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью. М., 2001. С. 12.
Зайверт Л. Ваше время – в Ваших руках. М.: Интерэксперт, ИНФРА-М, 1995. С10.
Зайверт Л. Указ. Соч. С. 91
Зайверт Л. Указ. Соч. С. 111.
Зайверт Л. Указ. Соч. С. 118.
Верещагин Д.С. Становление: Система дальнейшего энергоинформационного развития, II ступень. СПб.: ИД «Невский проспект», 1999. С. 28.
Вудкок М., Фрэнсис Д. Раскрепощенный менеджер. М.: Дело, 1991. 320 с.
35