Разработка системы управления оптовым предприятием торговли

Введение
Глава I. Система управления оптовым предприятием торговли
1.1. Роль оптовой торговли в системе товароснабжения
1.2. Особенности деятельности оптовых магазинов
1.3. Сущность и механизм управления торговым предприятием
1.3.1. Сущность механизма управления
1.3.2. Механизм управления и управленческие отношения
1.3.3. Объект и субъект управления
Глава II. Анализ системы управления ООО «Сатва-Арт»
2.1. Организационные экономические характеристики предприятия
2.2. Организационная структура управления предприятием
2.3. Анализ оптового товарооборота
Глава III. Совершенствование системы управления предприятием торговли
3.1. Автоматизация оптовой торговли
3.2. Разработка автоматизированной системы управления торговой фирмой
Заключение
Список литературы

Но и сейчас организации, специализирующиеся на торговле, играют ведущую роль в экономике России, хотя в последнее время и начался подъем предприятий отечественной промышленности, результатом которого стал переход ряда торговых компаний к производственной деятельности. Торговые компании были и остаются приоритетными сегментами для большинства российских разработчиков корпоративного программного обеспечения.
Торговля в России развивается достаточно быстро, в этой сфере экономики мы стремительно догоняем развитые страны. Существенным отличием является то, что каналы сбыта в России значительно длиннее, чем принято в западных странах. Это связано с тем, что рыночные отношения в России заново выстраиваются только два последних десятилетия, и до их оптимального построения еще очень далеко. Длинные цепочки обуславливают большое количество посредников, относящихся к так называемым оптовым компаниям. В последнее время рентабельность продаж у них постоянно снижается, в результате чего ряд крупных оптовых компаний был вынуждены перепрофилировать свою деятельность. Кроме того, нарастающая конкуренция приводит к вертикальной интеграции компаний (объединение розничной и оптовой торговли, а иногда и производства в единое звено). Таким образом, количество компаний, специализирующихся только на оптовой торговле, неуклонно сокращается. Однако этот сектор экономики продолжает оставаться одним из ведущих для России и по оборотам, и по числу компаний.
Обострившаяся конкуренция и снижение уровня рентабельности (торговой наценки) вынуждает оптовые торговые компании переходить от ценовой конкуренции к применению неценовых методов ведения конкурентной борьбы.
В неценовой конкурентной борьбе на первый план выходят надежность партнеров и качество обслуживания клиентов. Одним из главных параметров, характеризующих качество обслуживания клиентов оптовых компаний, является своевременность и точность предоставления информации, что, в свою очередь, определяется качеством автоматизации работы предприятия. Именно система автоматизации предприятия позволяет оперативно сообщать клиенту о реальных товарных запасах на складе компании, о задолженности по деньгам и товарам, о стадиях формирования заказа клиента и т.д.
Кроме улучшения функций управления отношений с клиентами, система автоматизации позволяет оптимизировать управление собственной компанией, планировать деятельность, связывать работу отдельных подразделений компании и т.д.
В последнее время происходит перенос части бизнеса в среду Интернет, тон здесь задают компании, работающие на рынке B2B — business to business (на их долю приходится более 70% оборота электронной торговли). Работа с клиентами, покупающими через Интернет, особенно важна для компаний, торгующих с несколькими регионами (разница во времени, расценки на услуги связи и т.д). Возможность полноценного совмещения обычного бизнеса и торговли через Интернет может быть предоставлена только современными системами автоматизации предприятий.
Таким образом, система автоматизации предприятия уже не является вспомогательной функцией, а становится важнейшим инструментом конкурентной борьбы для оптовых торговых компаний.
Автоматизация торгового предприятия предусматривает решение одного из главных вопросов - создание системы управления торговым предприятием, а эффективное управление современным торговым предприятием связано, в первую очередь, с принятием оптимальных решений по управлению движением товаров и денежных средств на основе оперативной обработки большого объема фактической информации. Именно это обуславливает необходимость комплексного использования средств автоматизации, без чего эффективное управление торговым предприятием не представляется возможным.
Проекты автоматизации торговли отличаются от проектов автоматизации иных видов деятельности и видов учета по следующим причинам:
системы автоматизации торговли достаточно часто требуют интеграции с разнообразным компьютеризированным торговым оборудованием: сканерами штрих-кодов, принтерами этикеток (штрих-кодов), терминалами сбора данных и т. д.;
при автоматизации торговли возрастает значимость факторов производительности и надежности системы автоматизации вследствие  больших объемов данных, которыми оперирует торговая компания, а также  высокого уровня оперативности ввода данных в систему и их анализа;
при автоматизации торговли акцент всегда делается на автоматизации незначительного количества формализованных бизнес-процессов (закупки, хранение, обработка заказов и т.д.), в то время как, например, бухгалтерский учет в торговой компании достаточно простой;
практически всегда при внедрении новой системы автоматизации торговли или сложных функций существующих систем автоматизации вопрос о "ручном" вводе данных в новую систему не стоит – большой объем данных требует максимального использования автоматических средств;
непрерывный цикл работы торговой компании существенно усложняет планомерное внедрение системы автоматизации.
Процесс создания систем управления торговым предприятием включает следующие этапы:
обследование предприятия и разработка технических предложений по целевой технологии его работы;
спецификация, поставка, монтаж и наладка программного обеспечения (ПО), доработка и настройка;
ввод в эксплуатацию технических средств (ТС), обучение персонала;
передача ТС заказчику;
инициализация базы данных;
ввод системы в промышленную эксплуатацию;
3.2. Разработка автоматизированной системы управления торговой фирмой
Однако специфика построения программ определяется прежде всего характером их эксплуатации:
персонал, как правило, составляют неквалифицированные работники;
склады находятся в промышленной зоне (пыль, скачки электроэнергии и другие неблагоприятные воздействия);
большой поток обрабатываемых документов;
склады могут быть значительно удалены друг от друга и от офиса.
Динамичные условия современной жизни требуют максимальной гибкости в перестройке торговых систем.
Необходимо иметь возможность быстро организовать учет и работу с клиентами на новом рабочем месте с минимальными финансовыми затратами. И, при росте товарооборота, увеличивать пропускную способность системы до нужной величины, не переучивая персонал.
Требования к программному обеспечению для оптовой торговли достаточно жесткие и их можно сформулировать следующим образом:
надежность функционирования без квалифицированного сопровождения;
высокая скорость обслуживания покупателей и поставщиков при больших объемах документооборота и номенклатуре товаров;
масштабируемость программного обеспечения, то есть возможность наращивания количества рабочих мест и интеграции удаленных точек в единую систему учета;
безопасность (от несанкционированного доступа к информации) при одновременной работе.
Чтобы заполнить возникшую на рынке программных продуктов нишу, была разработана программа “Товарно-финансовые обороты” (ТФО). При ее создании были учтены описанные выше соображения. Программа автоматизирует самую трудоемкую часть учета на торговом предприятии — движение товаров по складам (приходные, расходные, внутренние, возвратные накладные) и расчеты с поставщиками и покупателями.
Поддерживаются две схемы работы с реализаторами — своими и чужими (разница в том, нужна или нет информация о наличии товара у реализатора). Программа выдает следующие первичные документы учета:
накладные;
счета-фактуры;
приходные и расходные ордера;
кассовые чеки (на кассовом аппарате АМС 100Ф) счета на оплату товара;
все документы вводятся в темпе разговора с клиентом.
На основании первичных документов программа позволяет получить несколько десятков различных отчетных документов. Допускаются любые исправления “задним числом”, и при этом программа проверит согласованность введенных изменений (чтобы товар, показанный в расходных документах, был в начальных остатках или в приходе). Большое количество отчетов (остатки товаров, расчеты с поставщиками и покупателями, справки поставщикам, анализ товарных запасов, справки о движении товаров, об оплаченных товарах и т.д.) могут быть получены сиюминутно или за прошедшие периоды времени. Программа позволяет обмениваться первичными документами между базами данных, расположенными на различных компьютерах, и непосредственно подключаться к базам данных других компьютеров по локальной сети, сети Интернет либо напрямую с помощью модемов.
Развитые коммуникационные возможности ТФО позволяют организовать торговый учет и работу с клиентами на крупных фирмах с разветвленной сетью складских и торговых точек, расположенных сколь угодно далеко от центрального офиса.
Чем ТФО отличается других программ?
Высокая скорость работы как самой программы, так и оператора обусловлена тем, что программа ПОЛНОСТЬЮ написана на языке Си++ и тщательно оптимизирована по принципу “лучшая программа — та, которая для выполнения той же функции требует от оператора меньше движений руками и напряжения мозга”.
Огромные объемы обрабатываемой базы данных. В рабочей базе данных могут находится сотни тысяч накладных, и при этом большинство операций выполняется мгновенно.
Повышенная надежность базы данных. Любая операция записи в базу данных выполняется полностью и до конца (файл закрывается и открывается вновь), поэтому база данных не “рушится” даже при аварийном отключении компьютера. При сетевой работе надежность системы зависит только от одного компьютера!
Масштабируемость — с одной базой данных программа может работать на одном 486 компьютере под Win95, в небольшой локальной сети (до 3–4 компьютеров под Win95) на сервере Win95/98, на нескольких десятках компьютеров на сервере Win NT. При этом на клиентских компьютерах скорость программы практически такая же, как и на мощном сервере. Программа ТФО дает “вторую жизнь” старым компьютерам — даже 386 с 4 мб ОЗУ можно использовать в качестве клиентского компьютера! Обмен информацией в клиент-серверном режиме может осуществляться по протоколу IPX/SPX (только локальная сеть), TCP/IP (локальная сеть и Интернет) или напрямую по модему. Трафик обмена при этом настолько мал, что удовлетворительная работа программы достигается быть даже при модемном соединении на скорости 14400 кбит/сек!
Программа ТФО — полностью 32-разрядное приложение Windows, работающее в текстовом режиме. ТФО — жестко функциональная программа. От Windows взято все, что может ускорить работу пользователя, но исключены излишества. Программа ТФО — для “военно-полевых” условий, когда нужно “не думать, а быстро стрелять”.
Две подсистемы печати:
для матричных принтеров — печать “родными” шрифтами с использованием Esc команд (скорость печати в 5–6 раз выше печати графическими шрифтами Windows), графическая для струйных и лазерных принтеров. Индивидуальная настройка печати каждого документа.
Развитые средства обмена информацией:
между различными базами данных ТФО — накладными, платежами и пр.;
с другими приложениями Windows через Clipboard;
с бухгалтерскими программами 1С и Турбо бухгалтер (по заказу).
Автоматическая конвертация форматов базы данных при установке новой версии или при обмене данными между различными версиями программы ТФО.
Большинство программ, работающих с базами данных, используют готовый инструментарий (FoxPro, Delpi, Clarion и др.), который является для программиста закрытым “черным ящиком”. И возникающие из-за ошибок в инструменте проблемы программисту приходится решать “методом борьбы с последствиями”. Поскольку ТФО полностью написана на Си++, при возникновении проблем устранялась их причина. Кроме того, готовые инструменты “загоняют”в конечный код программы много не используемых в ней функций, что приводит к большим размерам и неповоротливости программ. В ТФО включено только то, что в ней используется. При размерах программы менее 800 кб. ее большая часть умещается в кэш памяти процессора, и это дает значительное дополнительное ускорение работе.
Заключение
Итак, в данной работе мы рассмотрели систему управления оптовым предприятием торговли. Сделаем краткие выводы по проделанной работе.
Основными задачами оптового торгового предприятия являются:
поиск поставщиков товаров для розничных предприятий и других покупателей;
закупка товаров у производителей, их доставка, хранение;
формирование торгового ассортимента в соответствии с требованиями розничных предприятий;
обеспечение предприятиям-производителям сбыта их товаров;
маркетинговые исследования для производителей товаров и розничных торговых предприятий;
информационное обслуживание
Оптовые предприятия обеспечивают значительную экономию издержек обращения, так как розничные предприятия освобождаются от закупок товаров у множества производителей; снижаются материальные затраты, связанные с хранением, формированием ассортимента товаров и их доставкой. Хранение товаров здесь обходится значительно дешевле, чем их размещение в рoзничной сети.
Содержание процесса управления торговлей определяется сущностью управления, стоящими перед системой целями и спецификой объекта управления. В управлении торговой сферой можно различить следующие аспекты:
маркетологический;
организационно-технологический;
социально-экономический.
Оптовый магазин — это торговое предприятие, отличительной чертой которого является продажа товаров относительно небольшими партиями в широком ассортименте преимущественно мелким и средним производственным и непроизводственным потребителям. Размеры партий продаж здесь больше, чем у розничного магазина, но меньше, чем у предприятий оптовой торговли. Вместе с тем оптовый магазин является более гибким торгующим звеном, чем предприятия оптовой торговли. При расчетах могут использоваться наличные и безналичные средства, товар может быть отпущен в количестве менее одного тарного места. Численность работников оптового магазина, как правило, незначительна.
На основе проведенных исследований структуры оптового товарооборота ООО «Сатва-Арт», а также социально-экономической характеристике деятельности предприятия за 2003-2004 г сделаны следующие выводы.
Оптовый товарооборот в 2004 г сократился на 37,25% или на 63758 тыс.руб. и вследствие этого сократилась чистая прибыль предприятия – она стала 1649 (что составило 35,39% от 2003 года). В связи с уменьшением численности работников на 2 человека, уменьшилась и сумма расходов на оплату труда – на 6320 тыс. руб. или на 43,53%.
Все это доказывает недостаточную эффективность деятельности в отчетном году, а это следствие неправильного управления деятельностью торговой фирмы.
Для совершенствования систему управления в работе предлагается автоматизирование оптовой торговли за счет внедрения программы ТФО.
Список литературы
Гражданский Кодекс Российской Федерации. – СПб: Виктория плюс, 2003
Белоусова Е.А. Экономика предприятий торговли. – Б: БГЭУ, 2003
Бердникова Т.Б. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия. – М: ИНФРА-М, 2001
Евич Р.И. Основные показатели хозяйственной деятельности торгового предприятия: анализ и планирование. – СПб: СПбТЭИ, 2003
Иванов Г.Г. Экономика торговли. – М: Академия, 2004
Кравченко Л.И. Анализ хозяйственной деятельности в торговле. – М: Новое знание, 2004
Лаврова Т.И., Соломатин А.Н. Оплата труда в торговле. – СПб: ТЭИ, 1997
Лебедева С.Н., Казиначикова Н.А.. Экономика торгового предприятия. – М: ИНФРА-М, 2003
Организация и управление торговым предприятием. Проф. Л.А. Брагина, Т.П. Данько. – М: ИНФРА-М, 2005
Петров П.В., Соломатин А.Н. Экономика товарного обращения. – М: ИНФРА-М, 2002
Половцева Ф.П. Коммерческая деятельность. – М.: ИНФРА-М, 2001
Раицкий К.А. Экономика организации (предприятия). – М: «Дашков и Ко», 2003
Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. – Мн.: ИП «Экоперспектива», 2002
Сергеев И.В. Экономика предприятия. – М.: Финансы и статистика, 1999
Сорокина А.В. Менеджмент в торговле. – М.: Финансы и статистика, 2001
Торговое дело: экономика, маркетинг, организация. Под ред. Проф. Л.А. Брагина, Т.П. Данько. – М: ИНФРА-М, 2002
Хотинская Г.И., Харитонова Т.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. – М: Издательство «Дело и Сервис», 2004
Экономика и организация деятельности торгового предприятия. Под ред. А.Н. Соломатина. – М: ИНФРА-М, 2002
Экономика торгового предприятия. Под ред. Гребнева А.И. – М.: Экономика, 1997
Экономический анализ в торговле. Под ред. М.И. Баканова. – М: Финансы и статистика, 2005
Копанаева Е.А. Формы и методы торговли парфюмерно-косметическими средствами. // Маркетинг в России и за рубежом, 2003, №3
http://www.satva.ru – официальный сайт ООО «Сатва-Арт»
Организация и управление торговым предприятием. Проф. Л.А. Брагина, Т.П. Данько. – М: ИНФРА-М, 2005. с.175
Торговое дело: экономика, маркетинг, организация. Под ред. Проф. Л.А. Брагина, Т.П. Данько. – М: ИНФРА-М, 2002. с.378
Сорокина А.В. Менеджмент в торговле. – М.: Финансы и статистика, 2001. с.117
Организация и управление торговым предприятием. Проф. Л.А. Брагина, Т.П. Данько. – М: ИНФРА-М, 2005 с.178
Экономика и организация деятельности торгового предприятия. Под ред. А.Н. Соломатина. – М: ИНФРА-М, 2002. с.48
Белоусова Е.А. Экономика предприятий торговли. – Б: БГЭУ, 2003. с.68
Торговое дело: экономика, маркетинг, организация. Под ред. Проф. Л.А. Брагина, Т.П. Данько. – М: ИНФРА-М, 2002. с.380
Раицкий К.А. Экономика организации (предприятия). – М: «Дашков и Ко», 2003. с.196
Организация и управление торговым предприятием. Проф. Л.А. Брагина, Т.П. Данько. – М: ИНФРА-М, 2005. с.184
Торговое дело: экономика, маркетинг, организация. Под ред. Проф. Л.А. Брагина, Т.П. Данько. – М: ИНФРА-М, 2002. с.67
Лебедева С.Н., Казиначикова Н.А.. Экономика торгового предприятия. – М: ИНФРА-М, 2003. с.111
Экономика и организация деятельности торгового предприятия. Под ред. А.Н. Соломатина. – М: ИНФРА-М, 2002. с.76
Экономический анализ в торговле. Под ред. М.И. Баканова. – М: Финансы и статистика, 2005. с.69
Лебедева С.Н., Казиначикова Н.А.. Экономика торгового предприятия. – М: ИНФРА-М, 2003. с.98
Кравченко Л.И. Анализ хозяйственной деятельности в торговле. – М: Новое знание, 2004. с.117
Кравченко Л.И. Анализ хозяйственной деятельности в торговле. – М: Новое знание, 2004. с.124
Загребельный А. Специфика автоматизации оптовой торговли. // Компьютер в бухгалтерском учете и аудите, 2004, №4. с.15
Загребельный А. Специфика автоматизации оптовой торговли. // Компьютер в бухгалтерском учете и аудите, 2004, №4. с.19
Загребельный А. Специфика автоматизации оптовой торговли. // Компьютер в бухгалтерском учете и аудите, 2004, №4. с.21
2
Генеральный директор
Зам. генерального директора по финансово-контрактной работе
Зам. генерального директора по коммерческой работе
Товаропроводящая сеть
Договорной отдел
Технический отдел
Хозяйственный отдел
Предприятия оптовой торговли
Базы, склады, магазины
Транспортная служба
Отдел ресурсов поставки бижутерии
Отдел ресурсов поставки заколок
Отдел ресурсов поставки маникюрных принадлежностей