Совершенствование системы управления организацией

СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1. Характеристика организации как объекта управления
2. Ресурсы организации
2.1. Человеческие ресурсы
2.2. Капитал
2.3. Материалы
2.4. Технологии
2.5. Информационные ресурсы
3. Миссия и ключевые цели организации
4. Анализ факторов внешней среды
4.1. Анализ потребителей
4.2. Анализ поставщиков
4.3. Анализ конкурентов
5. Обследование внутренней среды организации
6. Структура управления организацией
7. Обобщающий анализ внешней и внутренней среды
8. Рекомендации по совершенствованию системы управления
8.1. Создание отдела маркетинга
8.2. Совершенствование системы найма специалистов
8.3. Создание системы стимулирования персонала
8.4. Совершенствование системы развития персонала на предприятии
8.5. Расчет и обоснование эффективности реализации предложений
Заключение
Список литературы
Приложения

Внешняя среда Возможности:
Завоевание большей доли рынка;
Выход на западные регионы Российской Федерации;
Привлечение новых потребителей;
Сотрудничество с зарубежными компаниями. Угрозы:
Повышение текучести кадров из-за отсутствия мотивации в труде;
Снижение доли рынка, из-за отсутствия отдела маркетинга, который бы занимался стратегией охвата и удержания рынка;
Снижение прибыли из-за не эффективности организационной структуры.

Так образом, ОАО «Уралгипротранс» для повышения эффективности системы управления, для снижения потенциальных угроз и достижения возможностей необходимо изменить следующие аспекты в своей деятельности:
Создать отдел маркетинга;
Разработать систему найма специалистов;
Разработать систему стимулирования персонала;
Разработать систему развития персонала на предприятии.
8. Рекомендации по совершенствованию системы управления
Построим дерево решений по совершенствованию системы управления организацией.
8.1. Создание отдела маркетинга
По результатам анализа деятельности предприятия, анализа конкурентов ОАО «Уралгипротранс» можно сделать вывод, что одним из существенных недостатков является отсутствие отдела маркетинга на предприятии.
В связи с этим одной из основных рекомендаций по совершенствованию хозяйственной деятельности предприятия ОАО «Уралгипротранс» является открытие отдела маркетинга, целью которого было бы выработка рекомендаций по формированию и проведению производственно-сбытовой политики ОАО «Уралгипротранс», а также координация деятельности в этой области всех подразделений предприятия. Его рекомендации по рыночной ориентации производственно-хозяйственной и сбытовой деятельности предприятия после утверждения руководством предприятия обязательны для соответствующих служб, занятых указанными видами деятельности.
Главными задачами отдела маркетинга должны стать:
- оценка конъюнктуры рынка, постоянный анализ результатов коммерческой деятельности предприятия и факторов, на них влияющих; разработка прогнозов продаж и рыночной доли предприятия, проведение ситуационного рыночного анализа;
- совместно с другими подразделениями предприятия и руководством предприятия выработка целей и стратегий рыночной деятельности предприятия на внутреннем и внешнем рынках в целом и в отношении отдельных видов товарной продукции, относительно продуктовой и ценовой политики, выбора рациональных каналов товародвижения и методов продвижения продуктов;
- разработка для предприятия в целом и отдельных товарных групп долгосрочных и текущих планов маркетинга и координация в данной области деятельности подразделений предприятия;
- оперативное информационное обеспечение маркетинговой деятельности всего предприятия и его подразделений;
Структура отдела маркетинга
Организационная структура управления отделом маркетинга, в основу которой положен товарно-функциональный принцип, имеет следующий вид.
Отдел маркетинга подчинен заместителю директора по коммерческим вопросам.
Для выполнения всех функций маркетинга на предприятии образуется отдел маркетинга, которые отвечает за комплекс маркетинговых исследований, анализ и планирование маркетинговой деятельности, а также за продвижение товара и доведение его до потребителя. В вновь открываемый отдел маркетинга войдет: руководитель отдела, аналитик-исследователь и экономист-аналитик (всего 3 человека).
8.2. Совершенствование системы найма специалистов
Существует ряд проблем, влияющих на качественное выполнение такой важной функции управления персоналом на ОАО «Уралгипротранс», как найм специалистов. Ниже будут приведены необходимые мероприятия и пути их реализации (таблица 23).
Таблица 23
Совершенствование системы управления персоналом ОАО «Уралгипротранс»
№ п/п Мероприятия Пути реализации Сроки
реализации 1.
2.
3.
4. Разработка и введение в действие регламентов, регулирующих найм молодых специалистов
Выстраивание взаимоотношений с ВУЗами на целевую подготовку и направление на работу в ОАО «Уралгипротранс» молодых специалистов
Поиск молодых специалистов через рекрутинговые агентства
Поиск молодых специалистов альтернативными способами - Разработка положения о найме молодых специалистов
- Разработка анкеты при приеме молодых специалистов
- Разработка тестов
- Заключение соглашений с образовательными учреждениями;
- Заключение договора по подбору персонала
- Размещение информации о существующих вакансиях на сайте компании, на специализированных сайтах по поиску работы До 1.07.08.
До 1.07.08.
До 1.07.08.
До 1.07.08.
До 1.07.08
До 1.07.08.
Разработка и введение в действие регламентов, регулирующих найм специалистов будет производиться в рамках проекта Положения о персонале ОАО «Уралгипротранс» и Положения о найме персонала ОАО «Уралгипротранс» (Приложение 6).
Данные нормативные положения помогут регламентировать и систематизировать процесс найма и приема на работу в ОАО «Уралгипротранс». Определить общие принципы и требования к новым специалистам.
Кроме того, в качестве инструментария к проекту нормативных документов, регламентирующих найм персонала необходимо разработать анкету и тест (Приложение 7, 8).
Наряду с наймом новых работников, необходимо работать с резервом на замещение должностей (которые вскоре будут освобождаться при уходе на пенсию). Для этого составим план ротации кадров на 5 лет.
Таблица 24
План ротации кадров
Сотрудник, который через 5 лет уйдет на пенсию (ФИО, должность) Сотрудник, который может занять освободившуюся должность
(ФИО, должность) Генеральный директор
Кравченко М.В. Начальник юридического отдела (Зотов В.С.);
Начальник отдела промышленно-гражданского строительства (Астаманов К.С.) Главный бухгалтер (Воронова В.М.) 1. Начальник отдела экономики, инвестиций и смет (Еременко А.П.);
2. Заместитель главного бухгалтера (Сизова Е.Н.) Заместитель начальника эксплуатационно-технического отдела (Лукин Н.В.) 1. Главный программист (Жердов Е.В.);
2. Системный администратор (Крылов С.Н.). Инженер отдела инженерного обеспечения и охраны природы (Ковалев А.Н.) Нет кандидатур внутри предприятия Начальник отдела инженерного обеспечения и охраны природы (Деревин К.Н.) Главный специалист экологического контроля и охраны природных ресурсов (Ветрянская Н.В.) Ведущий специалист по оценке стоимости дорожного строительства (Суховей Ш.А.) Ведущий инженер дорожного строительства и прокладки тоннелей (Топонин Н.С.) Начальник службы безопасности Охранник (6 кандидатов) Водитель автобуса Нет кандидатур внутри предприятия Вахтер Нет кандидатур внутри предприятия
Следующим направлением совершенствования системы найма специалистов является заключение соглашений с образовательными учреждениями на целевую подготовку молодых инженерных кадров для ОАО «Уралгипротранс».
Рассчитаем стоимость целевой контрактной подготовки на одного человека. Обучение и повышение квалификации будет проходить в ВУЗах Екатеринбурга.
Стоимость обучения (в год/ человек), рублей 25000 Срок обучения, год 3 Количество необходимых специалистов, чел 7 Итого затрат на обучение, рублей 525000
Таким образом, общая сумма затрат на обучение одного человека составляет 75000 рублей за 3 года (т.е. 25000 рублей / год * 3 года).
Прибыль, которую должен принести специалист за три года оценивается в 700000 рублей. Эта цифра берется из реальных планов работы сотрудника в настоящее время, таким образом, целевая подготовка оправдывает себя.
Экономический эффект рассчитаем следующим образом: прибыль в год -затраты на обучение в год. Получим 230000 – 25000 = 208000 рублей. В год с одного сотрудника, принятого по целевой контрактной подготовке.
8.3. Создание системы стимулирования персонала
В ОАО «Уралгипротранс» существует ряд проблем, в системе стимулирования персонала. Ниже приводятся необходимые мероприятия и пути их реализации (таблица 25).
Таблица 25
Совершенствование системы стимулирования персонала
№ п/п Мероприятия Пути реализации Сроки
реализации 1.
2.
Ввод гибкой системы отпусков и выходных дней
Доплаты сотрудникам в связи с перевыполнением плана или увеличением совокупной прибыли предприятия
Создание положения о предоставлении выходных дней и отпусков
Нормативная регламентация %-х отчислений (Положение о персонале; Устав Общества) До 1.07.08.
До 1.07. 08.

1. Ввод гибкой системы отпусков и выходных дней
Для этого необходимо разработать Положение, которое регламентировало бы Предоставление выходных и отпусков. Положение будет разрабатываться на основании Устава ОАО «Уралгипротранс» и в соответствии с действующим в Обществе порядком разработки и принятия локальных нормативных актов. (см. Приложение 7).
2. Доплаты сотрудникам в связи с перевыполнением плана или увеличением совокупной прибыли предприятия
Денежное вознаграждение заставляет людей трудиться эффективнее при условии, что работник придает ему большое значение, что она напрямую связана с результатами труда, и если работник уверен в наличии устойчивой связи между получаемым материальным вознаграждением и производительностью труда. Но часто бывает трудно или экономически невыгодно, а то и в принципе невозможно оценить индивидуальный вклад работника, и в соответствии с этим назначить ему заработную плату. Поэтому во многих случаях материальное денежное вознаграждение не может побудить людей работать производительнее, а ведь именно эта задача стоит перед системой стимулирования в целом.
Поэтому основной упор в системе стимулирования труда надо делать на материальное вознаграждение.
Анализ управления и стимулирования персоналом в ОАО «Уралгипротранс» позволяет выделить дополнительные к существующим в ОАО «Уралгипротранс» методы экономического стимулирования сотрудников в целях совершенствования системы стимулирования персонала в целом (таблица 26):
непосредственная и тесная связь с достигнутыми успехами в работе в виде дохода от роста прибыли, выраженного в процентах для каждого сотрудника ОАО «Уралгипротранс»;
заранее согласованные принципы, вознаграждения за перевыполнение плана, внесенные в систему бухгалтерского учета;
отсутствие «потолка» для премий, основанных на участии в прибылях;
соответствие зарплаты реальному вкладу сотрудника в успех конкретного проекта;
ограничение базовых окладов для руководителей высшего уровня;
жесткая схема начисления премий, включающая только три категории оценок результатов работы для каждого сотрудника (хорошо, удовлетворительно, плохо), рейтинг работы;
каждая премия вручается непосредственным начальником и сопровождается беседой и поздравлениями; с сотрудниками, не получившими премии, беседа по поводу основания для лишения премии проводится обязательно и наедине;
не должно быть никаких выплат, независящих от результатов работы; лучше не премировать вообще никого;
сотрудники, не выполняющие добросовестно свои обязанности, не могут быть премированы;
никогда нельзя наказывать материально сотрудников, которые допустили ошибки по вине руководства, даже в дни кризисов. Если сотрудник выполняет работу на своем участке отлично, он должен быть поощрен.
Таблица 26
Размер доплат в связи с перевыполнением плана указан в таблице ниже
Категории сотрудников Размер доплаты за перевыполнение плана, % Управленческий персонал 30 Специалисты 15-20 Рабочие 5-10
Совершенствование методов экономического стимулирования персонала ОАО «Уралгипротранс» должно основываться на установлении зависимости между оплатой труда и уровнем доходов предприятия, а так же эффективностью труда самого работника.
Существующая на предприятии система премирования не ставит размер оплаты труда в зависимость от непосредственной результативности работы персонала, ориентируясь на производственные планы подразделений. Она призвана только предотвращать нарушения трудовой дисциплины. Для более эффективного воздействия материальных стимулов на персонал необходимо ввести более дифференцированную систему надбавок к основному фонду оплаты труда для всех работников. Те компоненты, которые оказывают существенное влияние на повышение производительности труда в существующей системе, продолжают использовать во вновь создаваемой системе мотивации.
Таким образом, в данном пункте работы была разработана система стимулирования персонала ОАО «Уралгипротранс». Основными мероприятиями по стимулированию персонала являются такие мероприятия как ввод гибкой системы отпусков и выходных дней; доплаты сотрудникам в связи с перевыполнением плана или увеличением совокупной прибыли предприятия..
8.4. Совершенствование системы развития персонала на предприятии
Далее необходимо разработать систему развития специалистов в ОАО «Уралгипротранс» Ниже приводятся необходимые мероприятия и пути их реализации (таблица 27).
Таблица 27
Развитие персонала
№ п/п Мероприятия Пути реализации Сроки
реализации 1.
2. Выделение и закрепление наставника
Обучение и повышение квалификации Доплата наставникам
Организация курсов повышения квалификации До 1.07.08.
До 1.07.08.
1. Выделение и закрепление наставника
Для выделения и закрепления наставника необходимо внести соответствующие изменения в Устав ОАО «Уралгипротранс», Положение «О персонале» ОАО «Уралгипротранс», где бы вводился принцип наставничества и соответствующее вознаграждение за эту деятельность (Приложение 7).
2. Обучение и повышение квалификации
Необходимо заключить ряд контрактов с высшими техническими учебными заведениями города Хабаровска) на переподготовку и повышение квалификации специалистов. Предварительно необходимо определить количество сотрудников, нуждающихся в повышении квалификации.
8.5. Расчет и обоснование эффективности реализации предложений
Для расчета социально-экономической эффективности соберем все проектные мероприятия в одну таблицу и подсчитаем общие затраты (таблица 36.).
Экономический эффект рассчитан исходя из средних затрат на внедрение данных мероприятий.
Таблица 28
Затраты на проведение проектных мероприятий
Функции Мероприятия Пути
реализации Затраты Экономический эффект 1. Совершенствование системы найма Разработка и введение в действие регламентов, регулирующих найм молодых специалистов
Выстраивание взаимоотношений с ВУЗами на целевую подготовку и направление на работу в ОАО «Уралгипротранс» молодых специалистов
Поиск молодых специалистов через рекрутинговые агентства
Поиск молодых специалистов альтернативными способами
- Разработка положения о найме молодых специалистов
- Разработка анкеты при приеме молодых специалистов
- Разработка тестов
- Заключение соглашений с образовательными учреждениями;
- Заключение договора по подбору персонала
- Размещение информации о существующих вакансиях на сайте компании, на специализированных сайтах по поиску работы
20 трудодней
2 месячных оклада – 10000 руб.
ОАО экономит на текучести приблизительно 5 месячных окладов, ОАО экономит на обучении – 10000 руб. и т.д.
2. Стимулирование персонала Ввод гибкой системы отпусков и выходных дней
Доплаты сотрудникам в связи с перевыполнением плана или увеличением совокупной прибыли предприятия
Создание положения о предоставлении выходных дней и отпусков
Нормативная регламентация %-х отчислений (Положение о персонале; Устав Общества) 3000 руб. 20000 руб. 3. Развитие
Выделение и закрепление наставника
Обучение и повышение квалификации Доплата наставникам
Организация курсов повышения квалификации 5000 руб. 10000 руб. Итого: 100000 руб. 150000 руб.
Экономический эффект от проектных мероприятий рассчитывается тогда таким образом: Э = Р/З = 150000/100000 = 1,5.
Все работы по совершенствованию деятельности кадровой службы должны быть закончены к 01 сентября 2008 года. Начало внедрения проектных мероприятий необходимо начать с 01 мая 2008 года. То есть общий срок реализации проекта 4 месяца.
Составим план реализации проекта, в котором будут учтены характеристики мероприятий, сроки начала и окончания, ответственные за исполнение.
Кроме того, укажем средства обеспечения мероприятий:
Научно-методическое (НМ);
Организационно-административное (ОА);
Финансовое: бюджет (Ф);
Материально-техническое (МТ)
Юридическое (Ю);
Информационное (И).
Составим таблицу по реализации проекта с мероприятиями (приложение 9).
Таким образом, полная реализация всех мероприятий будет завершена к 01сентября 2008 года.
Реализуя основные проектные предложения, можно повысить эффективность деятельности ОАО «Уралгипротранс». Совокупная стоимость всех проектных мероприятий составит 100000 руб., а экономический эффект 1500000.
Заключение
В результате проделанной работы был проведен анализ системы управления организацией и сформулированы предложения по совершенствованию системы управления.
При проведении анализа были решены следующие задачи:
Дана общая характеристика организации как объекта управления;
Проведен анализ ресурсов организации;
Рассмотрена миссия и ключевые цели организации;
Проведен анализ факторов внешней среды;
Проведено обследование внутренней среды организации;
Проанализирована структура управления организацией;
Проведен обобщающий анализ внешней и внутренней среды;
Предложены рекомендации по совершенствованию системы управления.
Объект исследования в работе являлась ОАО «Уралгипрошахт» - предприятие, работающее в области строительства и проектирования путей сообщений: дорог, железных дорог, тоннелей, а также прочих социально-экономических объектов.
В работе для повышения эффективности системы управления ОАО «Уралгипротранс», для снижения потенциальных угроз и достижения возможностей были предложены следующие направления совершенствования системы управления:
Создать отдел маркетинга;
Разработать систему найма специалистов;
Разработать систему стимулирования персонала;
Разработать систему развития персонала на предприятии.
Кроме того, в будущем компании необходимо разделить свою организационную структуру по двум основным направлениям деятельности: проектирование и строительство, с целью устранения издержек управления и дублирования функций.
Список литературы
Андреев А.А., Радичка Д.м. Стратегическое управление: Учеб. пособ. – Омск. : ЦОАУ, 2003.- 160 с.
Бовыкин В.И. Новый менеджмент. Управление предприятиями на уровне высших стандартов . - М.: Экономика, 2003. – 236с.
Бовыкин В.И. Новый менеджмент: управление предприятием на уровне высших стандартов; теория и практика эффективного управления. – М.: Экономика, 2002. – 368 с.
Богданов Ю. Н. , Зорин Ю. В., Шмонин Д. А., Ярыгин В. Т. Управление персоналом научных организаций // Методы менеджмента качества.- 2003.- № 11. - С. 14-19.
Большаков А.С., Михайлов В.И. Современный менеджмент: теория и практика. – СПб.: Питер, 2005. – С. 46.
Веснин В.Р. Основы менеджмента. - М.: Триада-ЛТД, 2001. - 384 с.
Виханский О.С. Стратегическое управление. – М.: Гардарики, 2000. – 296 с.
Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс: Учебное пособие. - М.: МГУ, 2002.
Владимирова И.Г. Организационные структуры управления компаниями // Менеджмент в России и за рубежом. – 2005. - № 3-5. - С.91
Герчикова И.И. Менеджмент: Учебник. - М.: Банки и биржи, Юнити, 2002.
Гибкость организационных форм.// Журнал для акционеров. - 2005. - № 11. - С. 6 – 12.
Глухов В.В. Менеджмент: Учеб.. – СПб.: Спецлит, 2002.- 300с .
Глущенко В.В., Глущенко И.И. Разработка управленческого решения. прогнозирование- планирование. Теория экспериментов. – Железнодорожный: ТОО НПЦ Крылья, 2004. – 400 с.
Дойл П. Менеджмент: стратегия и тактика/ под ред. Ю.Н. Кантуревского. – СПб.: Питер,2002. – 560с.
Ефремов В.С. Стратегия бизнеса. Концепции и методы планирования. – М.: Финпресс, 2003.- 286 с.
Идрисов А.Б., Картышев С.В., Постников А.в. Стратегическое планирование и анализ эффективности инвестиций. – 2 изд. – М.: Филин, 2003.- 245 с.
Ильин Е. П. Управление персоналом: Учеб. пособие для вузов.- СПб. и др.: Питер, 2000.- 508 с.
Приложения
41
Рис. 6. Организационная структура управления ОАО «Уралгипротранс»
Эксплуатационно-технический отдел
Отдел автоматизации проектирования и выпуска проектов
Отдел промышленно-гражданского строительства
Отдел экономики, инвестиций и смет
Комплексный Технологический Отдел
Бюро ГИПов
Бухгалтерия
Технико-экономический отдел (спецчасть)
Отдел кадров
Юридический отдел
Аппарат генерального директора
Генеральный директор
Совершенствование системы управления организацией
Создание отдела маркетинга
Совершенствование системы найма специалистов
Создание системы стимулирования персонала
Совершенствование системы развития персонала
Рис.7. Дерево решений по совершенствованию системы управления организацией