Проектирование процесса управления организацией

СОДЕРЖАНИЕ
1. Характеристика организации
2. Функции управления
3. Планирование
3.1. Миссия организации
3.2. Стратегическое видение организации
3.3. Цели организации
3.4. SWOT-анализ
3.4.1. Оценка и анализ внешней среды
3.4.2. Управленческое обследование внутренних сильных и слабых сторон организации
3.4.3. Изучение стратегических альтернатив и выбор стратегии
3.4.4. Реализация стратегического плана и его оценка
4. Организация взаимодействия и полномочия
4.1.Построение структуры организации
4.2. Делегирование полномочий
5. Мотивация
6. Контроль
7. Выводы по проделанной работе
Список использованных источников

Позиция предприятия в отрасли.
3.4.4. Реализация стратегического плана и его оценка
Стратегическое планирование приобретает смысл тогда, когда оно реализуется. Руководство предприятия должно разрабатывать дополнительные планы и конкретные указания по обеспечению целей и наладить процесс реализации стратегического плана.
Приоритетным направлением деятельности предприятия является: увеличение объемов производства хлебобулочной продукции и продвижение продукции предприятия на российский рынок, в первую очередь известных торговых марок хлеба и кондитерских изделий. Необходимо повысить конкурентоспособность продукции завода.
Исходя из этого, руководство предприятия считает абсолютной необходимостью сосредоточение усилий всех специалистов и подразделений ООО «Восход» на решении поставленных задач.
4. Организация взаимодействия и полномочия
4.1. Построение структуры организации
Структура организации ООО «Восход» является линейно-функциональной. Выбор данной функциональной структуры обусловлен четким разделением всех полномочий на предприятии.
Как и в любой организации, в фирме присутствуют определенная бюрократизация управления, характеризующая способ функционирования аппарата, обусловленный не личными качествами сотрудников, а особенностями положения в нем. На предприятии действуют принципы, обеспечивающие рациональность бюрократии и смягчающие ее отрицательные черты.
4.2. Делегирование полномочий
Рассмотрим распределение линейных полномочий в организации ООО «Восход» на примере транспортного отдела.
Заведующий транспортным отделом наделен полномочиями по установлению транспортных связей с поставщиками сырья из стран СНГ и Южных регионов России и потребителями-магазинами, по постановке долгосрочных задач перед транспортным отделом и по контролю за деятельностью отдела, представляет интересы отдела директором. Начальник транспортного отдела осуществляет планирование деятельности отдела и распределение работы между бригадами, утверждает графики работ между бригадами, осуществляет разработку и согласование всех вопросов, касающихся доставки товаров от предприятия к потребителям с отделом сбыта и отделом по закупкам сырья, осуществляет решение кадровых вопросов, контролирует деятельность бригадира водителей и экспедиторов, а также периодически докладывает о результатах своей деятельности заведующему данного отдела. Бригадир водителей осуществляет разработку графиков дежурств водителей, разработку оптимальных маршрутов следования при перевозках, расчет расхода бензина и т.п., а также контроль за деятельностью водителей. Бригадир экспедиторов осуществляет разработку графиков дежурств экспедиторов и т.п., контроль за деятельностью экспедиторов, доставкой грузов по назначению и правильностью оформления документации.
5. Мотивация
Наиболее эффективной и наиболее полно учитывающей разнообразные потребности людей, с точки зрения руководства фирмы ООО «Восход», является теория А. Маслоу. Согласно этой теории потребности человека подразделяются на следующие группы:
1. физиологические потребности (пища, вода, сон)
2. потребность в безопасности (стабильность, порядок)
3. потребность в причастности и принадлежности (семья, дружба)
4. потребность в уважении (самоуважение, признание)
5. потребность самореализации (развитие способностей)
Менеджер, который знает уровень потребностей своего подчиненного, может предвидеть, какой тип потребностей будет доминировать у него в будущем, следовательно, может выбрать наиболее эффективный мотиватор. При применении иерархии потребностей по Маслоу большая роль отводится интуиции, что и является лучшим объяснением ее популярности.
Соотношение различных мотивов, обуславливающих поведение людей, образует его мотивационную структуру. У каждого человека мотивационная структура индивидуальна и обусловливается рядом факторов: уровнем благосостояния, социальным статусом, квалификацией, должностью, ценностными ориентациями и пр.
Рассмотрим потребности работников ООО «Восход», доминирующие в настоящее время.
В иерархии потребностей для сотрудников-управленцев (менеджеров) наибольшее значение имеет удовлетворение их потребностей в самоутверждении и в самовыражении. Это связано со стремлением людей к получению высокого статуса, завоевания авторитета, продвижению по службе, власти, а также к реализации своих потенциальных возможностей, творческих способностей в то время, как они, занимая высокую должность, в основном удовлетворяли свои первичные, а также социальные потребности.
В иерархии потребностей для сотрудников-специалистов неуправленческого звена наибольшее значение имеет удовлетворение их социальных потребностей и потребностей в самовыражении. Это связано со стремлением людей к поддержке со стороны окружающих, признанию их заслуг, а также в завоевании авторитета, получении публичного признания, когда первичные потребности в основном удовлетворены.
В иерархии потребностей рядовых работников на первое место выходит удовлетворение их первичных потребностей, т.е. физиологических и потребностей в безопасности. Это связано со стремлением к удовлетворению потребностей, обеспечивающих человеку элементарное выживание, а также со стремлением к получению определенных социальных гарантий.
В соответствии с данными потребностями руководством ООО «Восход» разработана система стимулирования труда, функционирование которой рассмотрим на примере цеха обработки сухого хлеба.
При стимулировании сотрудников-управленцев (менеджеров) особое внимание уделяется неэкономическим способам стимулирования труда (организационным и моральным), которые применяются наряду с экономическими. При стимулировании рядовых работников - экономическим способам стимулирования труда.
Суть экономических мотивов состоит в том, что люди в результате выполнения требований, предъявляемых к ней организацией, получают определённые материальные выгоды, повышающие их благосостояние.
Основными формами денежных доходов, связанных с трудовой деятельностью, является заработная плата и различные выплаты и льготы. В отношении руководителей и менеджеров среднего уровня (начальник цеха, главный инженер-технолог, технолог), также в отношении специалистов, т.к. результаты их деятельности не требуют точного учета и измерения, применяется повременная форма заработной платы. Величина заработной платы различается в зависимости от должности. Для обеспечения эффективности применения осуществляется точный учет фактически отработанного времени, использование норм, регламентирующих численность персонала, задания и т.п., рациональное распределение работы между исполнителями, учитывая их опыт, профессию, квалификацию.
Помимо основной заработной платы, важную роль в деле стимулирования труда играет дополнительная, в форме различного рода доплат и премий.
Стимулирование управленческого персонала осуществляется с помощью доплат за профессиональное мастерство, за высокую квалификацию, за сложность выполненного задания, и использование его в своей служебной деятельности, за звание по профессии.
Стимулирование рабочих осуществляется с помощью доплат за профессиональное мастерство, за высокую квалификацию, за сложность выполненного задания, за разрядность, за срочность выполненной работы, за совмещение профессий, за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника, за работу в ночное время, за выполнение особо важной работы.
Наряду с основной и дополнительной заработной платой, применяется система итогового вознаграждения. Специалисты премируются за достижение одного-двух показателей по экономии ресурсов, успешному приготовлению сухарных изделий и т.п. Величина премии составляет не менее 35% основного заработка. Кроме того, для руководителей применяется выплата бонусов - крупных единовременных выплат из прибыли 1-2 раза в год, заинтересовывающие их в том, чтобы приложить все усилия для её роста.
В целом система денежных выплат призвана обеспечить большинству работников желательный уровень дохода при условии добросовестного отношения к работе и выполнения своих обязанностей. Удовлетворенность материальным вознаграждением стимулирует инициативу людей, формирует у них приверженность к организации.
В организации также применяется косвенная система экономической мотивации, т.е. мотивация свободным временем. Используется работа специалистов по сменам, делающий режим работы более удобным для человека, что позволяет ему дополнительно заниматься другими делами с предоставлением отгулов за часть сэкономленного при выполнении работы времени.
В качестве неэкономических способов стимулирования применяются организационные и моральные способы, например, мотивацию обогащением труда (предоставление работникам более содержательной и важной работы).
К моральным способам стимулирования относится, прежде всего, личное и публичное признание. Суть личного признания состоит в том, что особо отличившиеся работники упоминаются в специальных докладах высшему руководству. Суть публичного признания состоит в широком распространении информации о достижениях работников на доске почета, награждение грамотами. Публичное признание в большинстве случаев сопровождается премиями, ценными подарками и т.д.
Кроме того, в качестве специфических форм мотивации используется похвала, следующая за любыми достойными действиями исполнителей, и конструктивная критика, стимулирующая действия человека, направленные на устранение недостатков и упущений в работе и указывающая на их возможные варианты.
Применяется также еще одна форма мотивации - продвижение в должности, которое дает и более высокую заработную плату (экономический мотив) и интересную и содержательную работу (организационный мотив), а также отражает признание заслуг и авторитета личности (моральный мотив).
6. Контроль
Некоторые наиболее важные виды контроля организации могут быть замаскированы среди других функций управления. Так, например, хотя планирование и создание организационных структур редко относят к процедуре контроля, они как таковые позволяют осуществлять предварительный контроль за деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ.
Так же предварительный контроль на предприятии ООО «Восход» осуществляется в отношении человеческого фактора, материальных и финансовых ресурсов. Контроль потенциальных сотрудников каждого отдела происходит путем проверки уровня профессионального образования, наличия необходимого стажа работы по специальности, проведения различных психологических тестов, тестов на профессиональную пригодность и собеседований. Контроль материальных ресурсов осуществляется путем отбора надежных поставщиков, обеспечивающих высокое качество поставляемой продукции. На предприятии в целом и в каждом отделе осуществляется контроль над финансовыми ресурсами путем составления бюджетов, которые позволяют следить за рациональным расходованием средств организации.
Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. В ООО «Восход» текущий контроль базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для этого используется система обратной связи начальника с подчиненным в каждом отделе предприятия, позволяющая руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути достижения целей. Отклонения могут быть вызваны как внешними факторами (конкуренция, ухудшение экономической ситуации, принятие новых законов и др.), так и изменением внутренней среды самой организации. При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ.
В рамках итогового контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена, либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми. На ООО «Восход» итоговый контроль осуществляется путем обратной связи начальника с подчиненными после того, как работа выполнена, когда фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.
Итоговый контроль, с одной стороны, дает руководству организации информацию, необходимую при планировании дальнейшей деятельности организации (оценивается реалистичность поставленных задач, анализируются возникшие проблемы), а, с другой стороны, способствует мотивации (вознаграждение сотрудников осуществляется за достижение определенных результатов).
Рассмотрим процедуру контроля в организации ООО «Восход» на примере контроля за достижением цели по повышению объемов производства, поставленной перед предприятием. Общий контроль осуществляет руководство, а при необходимости оперативно создается комиссия из управленческого персонала с назначением представителей из дирекции.
1. Установление стандартов. Необходимо осуществить контроль за достижением уровня производства до 10 тысяч булок хлеба в час в 2007 году. Показателями результативности при этом являются конкретный критерий (10 тыс. булок в час) и определенный период времени (1 год).
2. Сопоставление достигнутых результатов со стандартами. Деятельность руководителя на данном этапе заключается в определении масштаба отклонений, измерении ее результатов, передаче информации и ее оценке. Масштаб допустимых отклонений в достижении цели был установлен в размере 5% (500 булок в час). Затем было проведено измерение результатов деятельности. Анализ текущих статистических данных общего характера, оперативных сообщений, бухгалтерской отчетности, итоговых отчетов и целевые наблюдения показали, что цель вероятнее всего будет достигнута. Затем, чтобы система контроля действовала эффективно, информация о результатах была доведена до сведения соответствующих работников.
3. Действия. В связи с тем, что сопоставление фактических результатов со стандартами показало, что установленная цель по увеличению объема продаж достигается, никаких действий по корректировке на данном этапе предприниматься не будет.
Таким образом, контроль является важнейшей функцией управления, служащей для оценки эффективности деятельности завода.
7. Выводы по проделанной работе
В данной работе был рассмотрен процесс управления организацией на основе анализа деятельности предприятия ООО «Восход», осуществляющей производство хлебобулочных изделий.
Управление организацией имеет четыре важнейших функции, выполнение которых определяет эффективность деятельности всей организации в деле достижения ее целей: планирование, организация, мотивация и контроль.
В процессе планирования были выработаны цели организации ООО «Восход» и стратегия ее проведения, обеспечивающая достижение поставленных целей.
Для решения стратегических задач была создана структура предприятия и распределены все полномочия, обеспечивающие эффективные взаимоотношения между подразделениями предприятие.
Для мотивации были разработаны методы стимулирования работников, основанные на содержательной теории мотивации. Приведена система экономических и неэкономических методов стимулирования для разных групп работников.
Список использованных источников
Аналитический отчет по маркетинговому исследованию московского рынка хлеба и хлебобулочной продукции. Демонстрационная версия. Июнь, 2007//www.step-by-step.ru/trade/demofile/dem0_343.pdf
Брасс А.А. Менеджмент: основные понятия, виды, функции: пособие для подготовки к экзаменам/А.А. Брасс. – Минск: Соврем. шк., 2006.
Веснин В.Р. Менеджмент в вопросах и ответах: учеб. пособие. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007.
Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. — 3-е изд., перераб. и доп. — М.: Банки и биржи; Юнити, 2001.
Глухов В.В. Основы менеджмента. Учебно-справочное пособие. - СПб: Издво «Специальная литература», 1995
Горфинхель В.А., Поляка Г.Б., Швандар В.А. Предпринимательство. – М.:ЮНИТИ, 2000.
Друкер П. Эффективное управление: Экономические задачи и оптимальные решения / Пер. с англ. — М.: Гранд, Фаир-Пресс, 2001.
Князев В.В., Казакова Л.Я., Кобулов Б.А., Диаров А.А. Методические указания по выполнению курсовой работы «Проектирование процесса управления организацией». – М.: 2001.
Крутик А.Б., Пименова А.Л. Введение в предпринимательство. – СПб.: Политехника, 1995.
Лапуста М.Г. Предпринимательство. – М.: ИНФРА-М, 2001.
Парахина В.Н. Теория организации: учебное пособие – 3-е изд., стер. – М.: КНОРУС, 2007
Фатхутдинов Р.А. Система менеджмента: Учебно-практическое пособие. — 2-е изд. — М.: Бизнес школа Интел-Синтез, 1997.
Шеметов П.В. Элементы научного управления: Учебное пособие. — Новосибирск: НИНХ, 1992.
Крутик А.Б., Пименова А.Л. Введение в предпринимательство. – СПб.: Политехника, 1995.
Лапуста М.Г. Предпринимательство. – М.: ИНФРА-М, 2001.
Аналитический отчет по маркетинговому исследованию московского рынка хлеба и хлебобулочной продукции. Демонстрационная версия. Июнь, 2007//www.step-by-step.ru/trade/demofile/dem0_343.pdf
Веснин В.Р. Менеджмент в вопросах и ответах: учеб. пособие. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007.
Брасс А.А. Менеджмент: основные понятия, виды, функции: пособие для подготовки к экзаменам/А.А. Брасс. – Минск: Соврем. шк., 2006.
Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. — 3-е изд., перераб. и доп. — М.: Банки и биржи; Юнити, 2001.
Князев В.В., Казакова Л.Я., Кобулов Б.А., Диаров А.А. Методические указания по выполнению курсовой работы «Проектирование процесса управления организацией». – М.: 2001.
Друкер П. Эффективное управление: Экономические задачи и оптимальные решения / Пер. с англ. — М.: Гранд, Фаир-Пресс, 2001.
Горфинхель В.А., Поляка Г.Б., Швандар В.А. Предпринимательство. – М.:ЮНИТИ, 2000.
Парахина В.Н. Теория организации: учебное пособие – 3-е изд., стер. – М.: КНОРУС, 2007
Глухов В.В. Основы менеджмента. Учебно-справочное пособие. - СПб: Издво «Специальная литература», 1995
Фатхутдинов Р.А. Система менеджмента: Учебно-практическое пособие. — 2-е изд. — М.: Бизнес школа Интел-Синтез, 1997.
Шеметов П.В. Элементы научного управления: Учебное пособие. — Новосибирск: НИНХ, 1992.
45
Выпекать хлеб, хлебобулочные изделия, торты, слойки – наша профессия
Использование качественного оборудования
Создание благоприятной атмосферы для покупателей и обслуживающего персонала
Формирование штата профессиональных сотрудников
Выбор помещения, наиболее удовлетворяющего требованиям, предъявляемым к магазину
Оформление интерьера и одежды персонала в едином, корпоративном стиле
Реализация дополнительных товаров (напитки, упаковка и т.д.)
Работа с зарекомендовавшими себя поставщиками оборудования и сырья
Повышение квалификации производственного персонала, стимулирование участия цехов во внутрифирменных и межрегиональных конкурсах
Наем на работу сотрудников преимущественно с опытом работы