Документация и документооборот организации

Содержание
1.Исторические этапы развития документооборота организации
2.Документация в организации
3.Документооборот организации и его составляющие
Список использованной литературы

После этого зарегистрированная деловая корреспонденция передается на предварительное рассмотрение. По результатам предварительного рассмотрения в делопроизводстве (службе ДОУ) уполномоченным сотрудником принимается решение о направлении документов непосредственно ответственным исполнителям (должностным лицам и структурным подразделениям, указанным в адресных данных). Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в группу рассмотрения письменных обращений граждан или должностному лицу с соответствующими полномочиями или руководителю предприятия для оформления соответствующей резолюции.
Отметим, что на рассмотрение руководства предприятия обычно передаются все документы, полученные от вышестоящих органов управления и (или) содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности предприятия, а потому требующие решения руководителя.
По результатам предварительного рассмотрения часть документов установленным порядком передается соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия. Другая их часть направляется — как правило, через секретариат - на рассмотрение руководителю предприятия для принятия и оформления (в виде резолюции) решения о порядке и сроках исполнения указанных документов.
Обработка и передача документов ответственным исполнителям должна осуществляться в день их поступления в делопроизводство (службу ДОУ) или в первый рабочий день (при поступлении документов в нерабочее время). При необходимости безотлагательного (оперативного) исполнения поступившего документа допускается ознакомление ответственного исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством предприятия.
После регистрации содержания резолюций и постановки документов, подлежащих исполнению, на контроль, последние также передаются должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия. Отметим, что документы, которые адресованы для исполнения нескольким должностным лицам (структурным под документа передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым, при этом необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.
Следующим этапом является прием исполненных документов и помещение их в дела. Исполненные документы принимаются от должностных лиц (структурных подразделений) предприятия для помещения в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Исполненный документ должен быть снабжен соответствующей отметкой за подписью ответственного исполнителя. Помещение документа в дело осуществляется вручную или с использованием средств механизации труда. В последнем случае документ помещается (подшивается на 4 прокола) в обложку дела с применением прошивочной машины.
Последующие хранение и работа с документом — до передачи последнего в архив или на уничтожение — должны производиться исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической, научной или иной ценности.
Работа с исходящими документами включает следующие основные этапы:
- проверку правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей;
- регистрацию документов;
- подготовку документов к отправке;
- передачу подготовленных к отправке документов в экспедиционную группу;
- помещение контрольных экземпляров документов в дела;
- последующее хранение и работу с контрольными экземплярами документов (до передачи их в архив или на уничтожение).
Рассмотрим подробнее порядок работы с исходящими документами в соответствии с перечисленными этапами. Подготовка к отправке и отправка исходящих документов почтой осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи [5]. Документы, поступающие в делопроизводство (службу ДОУ) для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день, но не позднее следующего рабочего дня. Указанная работа начинается с проверки правильности оформления и приема документов от ответственных исполнителей уполномоченными сотрудниками делопроизводства (службы ДОУ).
Документы, предназначенные для отправки, принимаются от ответственных исполнителей полностью оформленными. Это означает, что исходящий документ должен:
- иметь все необходимые реквизиты, включая адресные данные;
- быть подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом;
- иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений или в том случае, если документ исполнен (записан) на машинном носителе, а также быть упакован соответственно техническим требованиям, обеспечивающим сохранность носителей и записанной на них информации;
- вне зависимости от количества адресов рассылки иметь контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в дело;
- иметь опись (расчет) рассылки при направлении документа в четыре и более адресов;
- в необходимых случаях иметь отметку о категории почтового отправлен (за исключением простых отправлений).
Исходящие документы, оформленные с соблюдением перечисленных прав передаются на регистрацию. Регистрация производится путем простановки штампа «Исходящий №___» и внесения справочных данных о документе в соответствующий журнал (книгу). Регистрации подлежат также все приложения к документу и сопроводительный лист (письмо). Зарегистрированные документы проход процедуру сортировки документов по адресам назначения и видам почтовых с правлений, после чего передаются для подготовки к отправке.
Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату ответственному исполнителю для устранения недостатков, препятствующих отправке. Подготовка документов к отправке включает [5]:
- проставление на конвертах (наклейках на упаковки) адресных данных;
- фальцовку (сложение путем перегиба) документов;
- вложение документов в конверты (упаковки);
- заклеивание и маркировку (снабжение знаками почтовой оплаты) конверт.
Для передачи подготовленных к отправке документов в экспедицию уполномоченными сотрудниками делопроизводства (службы ДОУ) предварительно составляются описи (реестры) на подлежащую отправке обычную и заказную деловую корреспонденцию. Принятая по описи деловая корреспонденция упаковывает сотрудниками экспедиции в транспортировочную тару (ящики, короба, портфели и пр.), после чего доставляется в почтовое отделение установленным порядком (пешком или на автомашине).
После отправки деловой корреспонденции сотрудники делопроизводства (службы ДОУ) помещают контрольные экземпляры исходящих документов в дел: соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Дальнейшие хранение и работа с контрольными экземплярами исходящих документов — до передачи их в архив или на уничтожение — должны производиться исходя из практической потребности в документах и с учетом их исторической, научной или иной ценности.
Работа с внутренними документами, разрабатываемыми должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия в целях обеспечения управленческих решений и действий внутреннего характера, включает следующие основные этапы:
- подготовку предварительного (чернового) варианта текста документа;
- редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа;
- согласование уточненного варианта текста документа;
- оформление окончательного варианта текста документа;
- утверждение (подписание) документа;
- регистрацию документа;
- тиражирование документа;
- передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности;
- помещение контрольного экземпляра документа в дело;
- последующее хранение и работу с документом (до передачи его в архив или на уничтожение).
Подготовка предварительного (чернового) варианта текста документа производится сотрудником, ответственным за его исполнение:
- по распоряжению (указанию) должностного лица предприятия, которому подчинен данный сотрудник;
- в инициативном порядке;
- во исполнение ранее полученного документа.
При подготовке чернового варианта текста документа ответственный исполнитель определяет общий порядок исполнения и, исходя из этого, распределяет обязанности между остальными исполнителями, участвующими в работе над проектом документа. Для подготовки предварительного варианта текста, как правило, используются:
- типовые (унифицированные) тексты, разработанные на предприятии для подготовки данного вида документов;
- материалы деловой переписки по вопросу, составляющему предмет (тему) документа;
- положения законодательства РФ, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в правовом отношении;
- требования руководящих документов, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в организационном отношении.
Подготовку предварительного варианта текста документа целесообразно осуществлять на персональном компьютере (ПК), оснащенном дисководом для чтения и записи автономных машинных носителей (дискет, дисков) и устройством вывода (принтером). Подготовленный вариант текста документа копируется на дискету (диск), после чего распечатывается на принтере.
Редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа производится с целью:
- уточнения (дополнения) его структуры и содержания;
- выявления и исключения из текста орфографических, синтаксических, смысловых, фактологических и иных ошибок, искажающих содержание документа и затрудняющих его восприятие и изучение в процессе ознакомления с ним адресата.
Уточнение (дополнение) структуры и содержания предварительного варианта текста документа производится в процессе чтения бумажного оригинала и внесения в него соответствующих пометок (замечаний). По результатам редактирования в предварительный вариант текста документа вносится редакционная правка, посредством которой:
- уточняется взаимное расположение отдельных фрагментов (абзацев, предложений) текста;
- уточняется последовательность слов в отдельных предложениях;
- из текста изымаются повторы и длинноты;
- в текст включаются дополнительные фрагменты текста, делающие его содержание более ясным, точным и актуальным;
- обеспечивается терминологическое соответствие текста документа общепринятым нормам и правилам;
- достигается стилистическое единообразие текста документа.
После этого отредактированный текст корректируется — контролируется (верифицируется) на предмет выявления и устранения всевозможных ошибок. Целесообразно производить комбинированную корректировку текста, используя для этого как собственные интеллектуальные ресурсы, так и соответствующие возможности стандартного текстового редактора.
Завершает процедуру редактирования и корректирования повторное копирование «очищенного» текста на дискету (диск) и его контрольная распечатка. К слову, и этот вариант текста следует внимательно прочитать до того, как отправить проект документа на согласование. Согласование уточненного варианта текста документа производится, если: изложение тех или иных положений документа требует письменного выражения мнения на этот счет компетентного должностного лица (специалиста); в содержании документа имеются поручения должностным лицам (структурным подразделениям).
Согласование производится путем оформления согласующей визы на обороте последнего листа проекта документа либо путем оформления грифа согласования на лицевой стороне последнего листа проекта документа (ниже подписи).
После выполнения процедуры согласования проекта документа последний передается ответственным исполнителем на оформление, как правило, в группу технической подготовки документов. Оформление проекта документа имеет целью:
- внести новые уточнения (дополнения) в текст проекта по итогам согласования;
- привести внешний вид проекта в соответствие с требованиями руководящих документов к оформлению управленческой документации (деловой корреспонденции).
Оформление проекта документа производится в соответствии с требованиями раздела «Типовой инструкции по делопроизводству УСОРД. Требования к оформлению документов». При приеме оформленного проекта документа ответственный исполнитель обязан проверить правильность его оформления и, при необходимости, потребовать устранения имеющихся в оформлении проекта недостатков.
Проект документа, оформленный надлежащим образом, передается в секретариат руководителя предприятия для представления на подпись (утверждение). В отдельных случаях допускается представление проекта документа руководителю предприятия лично ответственным исполнителем.
Подписанный (утвержденный) документ передается ответственным исполнителем на регистрацию в отдел делопроизводства. Зарегистрированный установленным порядком документ при необходимости передается ответственным исполнителем на тиражирование, при этом ответственный исполнитель обязан указать на первой странице документа (карандашом) количество экземпляров.
После этого рабочие экземпляры документа передаются соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности. Одновременно контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Дальнейшие хранение и работа с документом (до передачи его в архив или на уничтожение), как и в случае с упомянутыми ранее видами документов, должна производиться исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической, научной или иной ценности [6].
Список использованной литературы
Анодина Н.Н. Документооборот в организации: практ. пособие / Н.Н. Анодина. – 3 изд. перераб. и доп. – Москва: Омега – Л, 2007.
Березина Н.М., Воронцова Е.В., Лысенко Л.М. Современное делопроизвоство. – Спб.: Питер, 2004.
Ватолина М.В. Организация работы с документами / Серия «Высшее образование». — Ростов н/Д: Феникс, 2004.
Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2003.
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управления - М.: Минтруд РФ, 2002.
Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. Спб.: Питер, 2006.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив. 2000.
2