Вход

Подготовка и проведение совещания руководителем таможенного органа

Рекомендуемая категория для самостоятельной подготовки:
Курсовая работа*
Код 139635
Дата создания 2008
Страниц 34
Источников 12
Мы сможем обработать ваш заказ (!) 29 марта в 18:00 [мск]
Файлы будут доступны для скачивания только после обработки заказа.
1 800руб.
КУПИТЬ

Содержание

Введение
Глава 1. Основные понятия по проведению совещаний руководителем таможенного органа
1.1 Сущность совещаний
1.2 Виды совещаний
1.3 Задачи совещаний
Глава 2. Организация проведения совещаний руководителем таможенного органа
2.1 Принципы организации совещаний
2.2 Функции руководителя
2.3 Алгоритм проведения совещаний
Глава 3. Влияние организационных мероприятий на деятельность таможенных органов
3.1 Причины проведения совещаний
3.2 Проблемы (срывы и т.д.)
3.3 Факторы, оказывающие влияние на совещания
Заключение
Список использованной литературы

Фрагмент работы для ознакомления

5. По характеру обсуждаемых (рассматриваемых) и решаемых вопросов различают:
текущие (обсуждение ряда взаимосвязанных вопросов);
целевые (рассмотрение одного или группы взаимосвязанных вопросов);
случайные (рассматриваемые вопросы носят случайный характер);
регулярно повторяющиеся;
ограниченные (количество решаемых вопросов минимально);
неограниченные.
Текущие совещания посвящаются обсуждению ряда разнородных вопросов, оценке разных сторон состояния объекта управления на данный момент.
Систематическое проведение текущих совещаний оправданно лишь для узкого круга специалистов, связанных с оперативным решением всего комплекса возникающих вопросов.
Целевые совещания проводятся, как правило, по одному или группе взаимосвязанных вопросов, объединенных единством цели.
Эффективность целевых совещаний существенно выше текущих, поскольку внимание участников совещания сосредотачивается на одном конкретном вопросе, а не рассеивается между многими.
6. По тематике рассматриваемых вопросов:
административные;
технические;
кадровые;
финансовые;
технологические.
Приведенная выше классификация деловых совещаний далеко не полностью охватывает реальное многообразие служебных совещаний, включающих различные промежуточные варианты. Однако каждый руководитель должен уметь пользоваться совещанием как одним из эффективных методов управления и рационально, в комплексе использовать все виды служебных совещаний, что позволяет в наибольшей степени реализовать их возможности в процессе управления.
3.2 Проблемы (срывы и т.д.)
Даже если руководитель таможенного органа следует вышеуказанным рекомендациям, возникновение проблем практически неизбежно. В критических точках группа "застрянет" и замолчит. К сожалению, иногда случаются открытые конфликты. Для разрешения конфликта необходимо определить его причину, для этого нужно внимательно слушать.
Если группа в замешательстве, необходимо четко определить, что происходит. Напомнить участникам совещания, какой пункт повестки дня рассматривается и с какими целями. Также желательно устранить препятствие, если это представляется возможным. Если группа в затруднении из-за отсутствия информации или неясности задания, необходимо конкретизировать поставленный вопрос. Возможно спросить группу, нужно ли двигаться дальше или какой-то аспект остался незатронутым. Иногда напряжение может снять небольшой перерыв, либо перемещение проблемного вопроса ниже в повестке дня или на другое совещание.
Если группа молчит, то возможно дать участникам совещания подумать, помолчать минуту. Необходимо определить, что происходит, о чем думают люди. Возможно, неясен какой-то ключевой вопрос и это привело к замешательству.
Если группа не обращается к вопросу прямо или обсуждает один в ущерб другим, возможно, участники избегают какого-то вопроса. Тем не менее, следует попросить участников описать проблему более точно, выяснить ее последствия. Участники совещания должны понимать, как важно рассмотреть все альтернативы, сомнения и вопросы, о которых не хочется говорить.
Если возникает конфликтная ситуация, необходимо приложить все усилия для разрешения назревающего конфликта.
3.3 Факторы, оказывающие влияние на совещания
Эффективность совещания, качественность принятого решения, его итог – это главное в служебном совещании для любого руководителя.
Однако эффективность совещаний на практике не всегда высока по разным причинам, среди которых:
недостаточно четко сформулирована цель совещания и соответственным образом не обоснована необходимость его проведения.
участники совещания не относятся должным образом к своим обязанностям;
руководитель безапелляционно излагает свою позицию, что не оставляет места для развертывания творческой дискуссии.
техника проведения совещания недооценивается, дискуссия не протекает целенаправленно.
Для того чтобы провести эффективное совещание необходимо соблюдать ряд условий. Рассмотрим их подробнее.
Планировать важные совещания целесообразно на более продуктивное время - первую половину дня. Необходимо соблюдать меру - избегать внеплановых совещаний или проводить их как можно реже, они ломают ритм работы менеджеров, снижают культуру служебных отношений. Руководителю не следует проводить совещания только в своем кабинете, здесь сама обстановка устанавливает неравноправие между участниками, подчиненные держатся в этих условиях более скованно. Участники совещания будут эффективнее работать, если знают, что председатель учитывает и принимает их требования. Одна и та же ситуация может оцениваться двумя разными менеджерами неодинаково. Как показывает практика, эффективным может быть такое решение, которое принимается не только руководителем, но и самими исполнителями с учетом качества этого решения.
При проведении совещания важно учитывать не только интересы организации, участников совещания, но и «детали» этикета, которые могут перерасти в обстоятельства, серьезно влияющие на результат совещания.
Более широкий взгляд на проблему и большее число идей руководитель получит, если при обсуждении вначале поинтересуется мнением молодых менеджеров, а к мнению более опытных и старших сотрудников будет обращаться в последнюю очередь. Такой подход позволяет предоставить инициативу молодым сотрудникам без опасения высказывать идеи, не совпадающие с мнением старших, а также подчеркивает уважение к опыту и знаниям опытных менеджеров.    Важен учет межличностных отношений участников совещания. Невозможно обойтись без критических замечаний в адрес коллег. Здесь важно, чтобы критика была предметной и деловой, носила конструктивный характер, не касалась личности и не была результатом каких-то обид, воспринималась как заслуженная. Если отношения между менеджерами нарушены, то даже наилучшие аргументы не приводят к положительному результату. Такую ситуацию принято называть "моделью айсберга": надводную часть (10-20%) занимает предметная область, а подводную (80-90%) - область взаимоотношений.
Следует помнить о движущих мотивах участников совещания, их личных интересах, самолюбии, чувстве собственного достоинства и никогда, ни при каких обстоятельствах не оскорблять, не стараться обидеть, не относиться пренебрежительно, быть вежливым и тактичным, всегда, когда есть возможность, признавать правоту своих коллег. Недопустимо использование обидных высказываний, различных колкостей по отношению ко всем участникам совещания, по-своему интерпретировать слова другого участника или приписывать другим невысказанные ими мысли, избегать прямых указаний.
Чем полнее в отношениях с людьми председатель опирается на позитивные средства, тем меньше создается ненужных ситуаций и тем больше эффект.
Обычно при передаче информация искажается. Серьезным барьером в продвижении информации является бюрократия, различия в целях и потребностях подразделений, которые выполняют роль своеобразного фильтра, задерживая информацию или внося в нее коррективы. Кроме того, люди часто не говорят того, что думают, и чего на самом деле хотят. Эффективность общения повышается, если решения конкретны и понятно формулируются в протоколе, это повышает ответственность.
Эффективность общения на совещаниях можно оценить как степень восприятия информации при передаче ее другому человеку. Выступающему лучше суть вопроса излагать по памяти, а не читать текст: усвоение информации слушателями при свободном изложении достигает 90%, а при чтении текста - 35-40%.
Практика взаимодействия на совещаниях свидетельствует, что степень взаимного понимания между менеджерами оставляет желать лучшего. Каждый слушатель воспринимает информацию через своеобразный "фильтр", часто ориентируется не на содержание высказывания, а на тон и эмоциональность выступающего. Не следует забывать правило понимания информации: если задуманное принять за 100%, то высказанное составит 70%, услышанное - 80% от сказанного, понятое - 70% от услышанного, а запомнится лишь 60% понятого - в итоге понимается и запоминается всего 15-16% озвученной информации. Часто мы невнимательно слушаем выступающего из-за отсутствия терпения, нам кажется, что он медленно подходит к сути вопроса. Следует быть терпеливым, считаться с манерой изложения своих коллег.
Заключение
Процесс управления — сложное социально-экономическое, информационное и организационно-технологическое явление, деятельность сталкивающаяся со сменой состояний и качеств объекта управления.
Главной задачей управления является эффективное использование работника, обладающего знаниями, опытом, личными качествами и свойствами, а также информацией и производительной силой.
Деловое совещание как одна из форм управления призвана обеспечить эффективность коллективной трудовой деятельности, являясь механизмом организационного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями. Совещание является самой распространенной формой коллективного принятия решений при контакте различных мнений. Совещание — это форма организации делового общения коллектива с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным проблемам для данного коллектива.
В зависимости от целевой направленности служебные совещания могут быть разных типов, что определяет их эффективность.
Эффективность служебных совещаний зависит во многом от того, как осуществляется подготовка и проведение совещаний руководителем, от его таланта и управленческих способностей. Руководитель должен обязательно учитывать систему требований и рекомендаций по подготовке и проведению служебных совещаний. Руководитель должен быть не только хорошим организатором, но и хорошим психологом, поскольку психологически грамотно и продуктивно проведенное совещание порождает, во-первых, не только мотивирующий эффект работы, стимулируя людей к достижению организационных целей, но и, во-вторых, блокирует возможные негативные моменты в их личных взаимоотношениях в дальнейшем. Более того, способность руководителя, его творческий потенциал, его умение управлять людьми, как в зеркале, отражается в процессе проведения совещания. Руководитель обязан знать и уметь применять на практике такой возможный инструмент управления, каким является служебное совещание, постоянно совершенствуя свои навыки, нацеленные на расширение возможностей фирмы, т.к. если руководитель и его подчиненные сегодня умеют делать то, что делали вчера, то завтра, вероятно, позиции фирмы на рынке будут утрачены.
Правильно выбранная методика проведения служебного совещания во многом предопределяет его конечные результаты, сказывается на мотивации, работоспособности и морально-психологическом состоянии коллектива организации.
Совещания являются важнейшим инструментом эффективных коммуникаций в организации при условии, что в организации существует культура проведения совещаний. Трудно переоценить, какой экономии ресурсов можно добиться, освоив навыки и правила ведения совещаний.
Основным принципом должно стать использование времени совещания на решение именно тех вопросов, для которых оно предназначено, важно не допускать случайных дискуссий, политических маневров, бессмысленных отклонений или отстаивания особых, а иногда и личных интересов.
В курсовой работе были подробно рассмотрены сущность и значение деловых совещаний, отражена методика подготовки и проведения совещаний, а также описаны условиях эффективности совещания.
Список использованной литературы
Веселов П.В. Деловые беседы и совещания. – М.: Экономика, 1994 – с. 9
Грошев И.В., Поздняков А.А. Служебное совещание. – СПб.: Питер, 2005. – с. 14.
Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. – Мн.: Новое знание, 2005. – с. 312.
Кричевский Л.В. Если вы – руководитель… Элементы психологии менеджмента в повседневной работе. – М.: Дело, 1998. – С. 215.
Кузнецова Т.В. Обслуживание совещания // Секретарское дело, 1997. – № 4. – С.12-18.
Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний // Секретарское дело, 1997. - № 3. – С.10-17.
Лозенко В., Морозов Д. Совещания XXI века // Управление персоналом, 2007, №19.
Скаженик Е.Н. Деловое общение: Учебное пособие. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2006.
Спивак В.А. Современные бизнес-коммуникации. – СПб.: Питер, 2002. – С. 54.
Федин М. Как правильно проводить совещания // Топ-Менеджер, 2006, №5.
Шейнов В.П. Как сделать совещание более эффективным, но менее продолжительным. – Мн.: Ай-кью, 1990. – С. 38.
Якушев В.И. Эффективность корпоративных совещаний // Методы менеджмента качества. 2004. N 7. С. 33 - 38.
Скаженик Е.Н. Деловое общение: Учебное пособие. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2006.
Веселов П.В. Деловые беседы и совещания. – М.: Экономика, 1994 – с. 9
Грошев И.В., Поздняков А.А. Служебное совещание. – СПб.: Питер, 2005. – с. 14.
Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. – Мн.: Новое знание, 2005. – с. 312.
Лозенко В., Морозов Д. Совещания XXI века // Управление персоналом, 2007, №19.
Якушев В.И. Эффективность корпоративных совещаний // Методы менеджмента качества. 2004. N 7. С. 33 - 38.
Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. – Мн.: Новое знание, 2005.
Грошев И.В., Поздняков А.А. Служебное совещание. – СПб.: Питер, 2005. – С. 21.
Кричевский Л.В. Если вы – руководитель… Элементы психологии менеджмента в повседневной работе. – М.: Дело, 1998. – С. 215.
Грошев И.В., Поздняков А.А. Служебное совещание. – СПб.: Питер, 2005. – С. 212
Кричевский Л.В. Если вы – руководитель… Элементы психологии менеджмента в повседневной работе. – М.: Дело, 1998. – С. 132.
Грошев И.В., Поздняков А.А. Служебное совещание. – СПб.: Питер, 2005. – С. 135.
Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний // Секретарское дело, 1997. - № 3. – С.10-17.
Грошев И.В., Поздняков А.А. Служебное совещание. – СПб.: Питер, 2005. – С. 141.
Веселов П.В. Деловые беседы и совещания. – М.: Экономика, 1994. – С. 121.
Грошев И.В., Поздняков А.А. Служебное совещание. – СПб.: Питер, 2005. – С. 153.
Веселов П.В. Деловые беседы и совещания. – М.: Экономика, 1994. – С. 125.
Грошев И.В., Поздняков А.А. Служебное совещание. – СПб.: Питер, 2005. – С. 167.
Веселов П.В. Деловые беседы и совещания. – М.: Экономика, 1994. – С. 120.
Шейнов В.П. Как сделать совещание более эффективным, но менее продолжительным. – Мн.: Ай-кью, 1990. – С. 38.
Грошев И.В., Поздняков А.А. Служебное совещание. – СПб.: Питер, 2005. – С. 69.
Шейнов В.П. Как сделать совещание более эффективным, но менее продолжительным. – Мн.: Ай-кью, 1990. – С. 42.
Грошев И.В., Поздняков А.А. Служебное совещание. – СПб.: Питер, 2005. – С. 70.
Шейнов В.П. Как сделать совещание более эффективным, но менее продолжительным. – Мн.: Ай-кью, 1990. – С. 49.
Веселов П.В. Деловые беседы и совещания. – М.: Экономика, 1994. – С. 84.
Грошев И.В., Поздняков А.А. Служебное совещание. – СПб.: Питер, 2005. – С. 74.
Кузнецова Т.В. Обслуживание совещания // Секретарское дело, 1997. – № 4. – С.12-18.
Грошев И.В., Поздняков А.А. Служебное совещание. – СПб.: Питер, 2005. – С. 71.
Кузнецова Т.В. Обслуживание совещания // Секретарское дело, 1997. – № 4. – С.12-18.
Федин М. Как правильно проводить совещания // Топ-Менеджер, 2006, №5.
Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. – Мн.: Новое знание, 2005. – С. 312.
Грошев И.В., Поздняков А.А. Служебное совещание. – СПб.: Питер, 2005. – С. 202.
Спивак В.А. Современные бизнес-коммуникации. – СПб.: Питер, 2002. – С. 54.
Веселов П.В. Деловые беседы и совещания. – М.: Экономика, 1994. – С. 192.
34

Список литературы [ всего 12]


1.Веселов П.В. Деловые беседы и совещания. – М.: Экономика, 1994 – с. 9
2.Грошев И.В., Поздняков А.А. Служебное совещание. – СПб.: Питер, 2005. – с. 14.
3.Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. – Мн.: Новое знание, 2005. – с. 312.
4.Кричевский Л.В. Если вы – руководитель… Элементы психологии менеджмента в повседневной работе. – М.: Дело, 1998. – С. 215.
5.Кузнецова Т.В. Обслуживание совещания // Секретарское дело, 1997. – № 4. – С.12-18.
6.Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний // Секретарское дело, 1997. - № 3. – С.10-17.
7.Лозенко В., Морозов Д. Совещания XXI века // Управление персоналом, 2007, №19.
8.Скаженик Е.Н. Деловое общение: Учебное пособие. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2006.
9.Спивак В.А. Современные бизнес-коммуникации. – СПб.: Питер, 2002. – С. 54.
10.Федин М. Как правильно проводить совещания // Топ-Менеджер, 2006, №5.
11.Шейнов В.П. Как сделать совещание более эффективным, но менее продолжительным. – Мн.: Ай-кью, 1990. – С. 38.
12.Якушев В.И. Эффективность корпоративных совещаний // Методы менеджмента качества. 2004. N 7. С. 33 - 38.
Очень похожие работы
Пожалуйста, внимательно изучайте содержание и фрагменты работы. Деньги за приобретённые готовые работы по причине несоответствия данной работы вашим требованиям или её уникальности не возвращаются.
* Категория работы носит оценочный характер в соответствии с качественными и количественными параметрами предоставляемого материала. Данный материал ни целиком, ни любая из его частей не является готовым научным трудом, выпускной квалификационной работой, научным докладом или иной работой, предусмотренной государственной системой научной аттестации или необходимой для прохождения промежуточной или итоговой аттестации. Данный материал представляет собой субъективный результат обработки, структурирования и форматирования собранной его автором информации и предназначен, прежде всего, для использования в качестве источника для самостоятельной подготовки работы указанной тематики.
bmt: 0.00465
© Рефератбанк, 2002 - 2024