Унификация и стандартизация документов

Введение
1. Понятие о документах, их функции. Система документации
2. Унификация и стандартизация документов
3. Унифицированная форма документа
4. Основные требования к оформлению управленческих документов
Заключение
Список использованной литературы

Таким образом, в каждой унифицированной системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы документов, которым присваиваются коды в рамках данной системы.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.
Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:
федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.
Настоящий стандарт устанавливает:
состав реквизитов;
требования к оформлению реквизитов;
требования к бланкам и оформлению документов;
требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т.е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.
4. Основные требования к оформлению управленческих документов
Каждый документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного множества документов, называется типовым формуляром, например, для всех управленческих документов типовой формуляр установлен ГОСТом 6.10.5-87.
Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.
Наиболее полно требования к составу и оформлению реквизитов изложены в двух нормативных актах — Государственной системе документационного обеспечения управления и ГОСТе Российской Федерации 6.30-97 «УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов». Они устанавливают почти максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их расположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 29 реквизитов. Но, поскольку конкретный состав реквизитов зависит от вида документа, а часть из них — взаимоисключающие, постольку на конкретном документе реквизитов будет, безусловно, меньше.
Состав реквизитов следующий:
— Государственный герб Российской Федерации;
— герб субъекта Российской Федерации;
— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
— код организации;
— код формы документа;
— наименование организации;
— справочные данные об организации;
— наименование вида документа;
— дата документа;
— регистрационный номер документа;
— ссылка на регистрационный номер и дату документа;
— место составления или издания документа;
— гриф ограничения доступа к документу;
— адресат;
— гриф утверждения документа;
— резолюция;
— заголовок к тексту;
— отметка о контроле;
— текст документа;
— отметка о наличии приложения;
— подпись;
— гриф согласования документа;
— визы согласования документа;
— печать;
— отметка о заверении копии;
— отметка об исполнителе;
— отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
— отметка о поступлении документа в организации;
— отметка для автоматического поиска документа.
Государственный герб Российской Федерации изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов суда, прокуратуры, арбитража, органов народовластия, высших органов управления и др.
Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа также наименование государства — Российская Федерация.
Эмблема организации— это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, не допускается заменять эмблемой наименование предприятия или учреждения. Эмблему размещают, как правило, на левом поле на уровне названия организации или на верхнем поле документа; возможны и другие варианты, вплоть до фонового изображения на фирменной бумаге. Размеры эмблемы определяются руководством организации. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и не изображаться на документе, если у организации отсутствует официальное разрешение. Эмблема не воспроизводится также при помещении гербов на бланках организации.
Код организации по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он является своеобразным подтверждением правомочности организации. Этот код может быть помещен на бланках организации заранее — типографским способом.
Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Этот реквизит вносится при составлении конкретного документа.
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, союза, ассоциации (при их наличии). Все эти наименования даются в именительном падеже.
Справочные данные об организации указываются только в служебных письмах. К ним относятся: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номера телетайпа, телефона, факса, телекса, электронной почты, счетов в банке и др. Точного состава этих сведений и правил их оформления не установлено.
Наименование вида документа является одним из важнейших реквизитов, поскольку позволяет судить о назначении документа определяет состав его реквизитов и структуру текста.
Наименование вида документа должно соответствовать компетенции его автора, содержанию документа. Оно регламентируется Положением об организации (уставом), проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, должно соответствовать ГСДОУ, ОКУД.
Дата документа является одним из основных реквизитов, который обеспечивает его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата проведения заседания. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Регистрационный номер документа— это условное обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например, приказов) он обычно является порядковым номером дела с начала года. Для исходящих документов складывается из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядкового номера документа. Порядок регистрации и конкретная структура индексов документа регламентируются внутренними инструкциями.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма.
Место составления или издания документа обязательно указываются в том случае, если затруднено его определение по реквизитам наименование организации и справочные данные об организации. Целесообразно проставление этого реквизита на всех документах. Место составления или издания указываются с учетом принятого административно-территориального деления.
Гриф ограничения доступа к документу проставляется, если документ содержит сведения ограниченного распространения, т. е. секретную или конфиденциальную информацию.
Адресат указывается в основном на исходящих документах, что входит в обязанности технического сотрудника, который осуществляет отправку и прием документов. Наличие этого реквизита необходимо для сверки с адресом на упаковке. В случае несоответствия адреса на документе адресу на упаковке, документ возвращается отправителю.
Гриф утверждения указывается на изданных распорядительных документах и на документах, которые утверждаются компетентными органами или должностными лицами.
В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.
Заголовок к тексту является обязательным реквизитом для всех документов. Он должен быть максимально коротким и точным и отражать Содержание документа. Заголовок необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков, точка в конце не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос о чем? или чего?
Отметка о контроле проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле проставляется в виде буквы К цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штампом Контроль. Место расположения определено на левом поле документа на уровне заголовка.
Текст документа составляется на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Отметка о наличии приложений помещается перед подписью, содержит список приложений или указание на их количество.
Подпись— это один из основных способов удостоверения документов. Она является обязательным реквизитом. Подпись на документе ставит лицо, которое несет ответственность за содержание данного документа.
Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации и сокращенное, если использован бланк), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок.
Гриф согласования, т. е. предварительного рассмотрения вопросов, содержащихся в проекте документа, располагают ниже реквизита подпись или на отдельном листе согласования.
Визы — реквизит неформализованный, проставляются в соответствии с порядком, принятым в организации.
Печати, подтверждая подлинность подписей, ставятся на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Такого рода документы удостоверяют права лиц, фиксируют факты, связанные с финансовыми средствами и т. п. Печать должна быть хорошо читаема, по возможности захватывать часть наименования должности или располагаться на свободном месте документа.
Отметка о заверении копии документа для придания ей юридической силы состоит из заверительной надписи Верно, наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.
Отметка об исполнителе необходима для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Данный реквизит включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Она проставляется на первой странице документа.
Отметка о поступлении документа в организацию по возможности ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит включает в себя наименование получающей организации, дату поступления документа, его входящий регистрационный номер.
Отметка для автоматического поиска документа может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ, и другие поисковые данные.
Заключение
Унификация документов заключается в приведении их к единообразию по составу и форме. Целью унификации является сокращение видов документов, применяющихся в деятельности учреждений. Особенно важна эта задача в связи с широким внедрением ЭВМ в управление, поскольку работа ЭВМ базируется на единстве показателей и сопоставимости данных в первичных и обобщающих документах.
С помощью унификации не только устраняется дублирование форм документов, но и сокращается на 40-60% количество их видов, применяемых в управленческой деятельности. Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми учреждениями.
Одной из унифицированных систем, действие которой распространяется на все учреждения, организации и предприятии СССР, является организационно-распорядительная документация, на которую установлен ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Общие положения».
Применение стандартов облегчает поиск реквизитов документов, упрощает восприятие информации, позволяет эффективно применять средства организационной и вычислительной техники для обработки документов, повышает оперативность и культуру работы аппарата управления.
Список использованной литературы:
ГОСТ Р 51141 - 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998.
ГОСТ Р 6.30 - 97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М., Издательство стандартов. 1997.
Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство. 3-е изд. – Спб.: «Питер», - 2006. – 224с.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999.-320с.
Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник.—4-е изд., испр. — К.: о-во «Знания», КОО, 2003.
Паневчик В.В. Делопроизводство. - Минск, 2000.
Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учеб. Для студ. – 3-е изд. – М.: Издательский центр «Академия», - 2005. – 224с.
http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=002545
http://secretary.of.by/70.shtm
http://www.nuru.ru/delo.htm
http://www.market-journal.com/itvupravlenii/9.html
Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учеб. Для студ. – 3-е изд. – М.: Издательский центр «Академия», - 2005. – с. 14
http://www.market-journal.com/itvupravlenii/9.html
Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учеб. Для студ. – 3-е изд. – М.: Издательский центр «Академия», - 2005. – с. 16
Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учеб. Для студ. – 3-е изд. – М.: Издательский центр «Академия», - 2005. – с. 17
http://www.nuru.ru/delo.htm
2