Технология и организация ДОУ в Банкхаус Эрбе (ЗАО)

Содержание
Введение
Глава 1. История организации и общие данные по ДОУ, а также нормативные положения ДОУ
1.1. История организации Банкхаус Эрбе
1.2. Нормативные документы Банкхаус Эрбе
Глава 2. Особенности работы ДОУ Банка
Заключение
Список использованной литературы

Схема делопроизводства Банка представлена в следующей таблице.
СХЕМА
документооборота Банкхаус Эрбе №
п/п
Наименование группы
документов
Кому поступает
документ
Кому передаётся
документ
ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
1
Приём (доставка) документов
Экспедитор
Ответственный за делопроизводство
2
Первичная обработка документов
Ответственный за делопроизводство
-
3
Предварительное рассмотрение документов
Ответственный за делопроизводство
-
4
Регистрация документов
Ответственный за делопроизводство
Президент
5
Рассмотрение документов
Директор
Ответственный за делопроизводство
6
Передача документов исполнителям
Ответственный за делопроизводство
Исполнители
7
Исполнение документов
Исполнители
Ответственный за делопроизводство
8
Возврат документов в делопроизводство
Ответственный за делопроизводство
-
№
п/п
Наименование группы
документов
Кому поступает
документ
Кому передаётся
документ
ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
1
Приём документов от исполнителей
Исполнители
Ответственный за делопроизводство
2
Тиражирование документов (при необходимости)
Ответственный за делопроизводство
-
3
Регистрация документов
Ответственный за делопроизводство
-
4
Оформление почтовых реквизитов
Ответственный за делопроизводство
-
5
Конвертирование документов
Ответственный за делопроизводство
-
6
Сортировка документов
Ответственный за делопроизводство
Экспедитор
7
Отправка документов
Экспедитор
-
8
Перемещение контрольных экземпляров в дела
Ответственный за делопроизводство
-
ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ
1
Регистрация резолюции в РКФ
Ответственный за делопроизводство
-
2
Доведение резолюции до исполнителей
Ответственный за делопроизводство
-
3
Выдача документов исполнителям
Ответственный за делопроизводство
Исполнители
4
Подготовка проекта документов
Исполнители
Согласующее лицо
5
Согласование проекта документа ( при необходимости)
Согласующее лицо
Исполнители
6
Оформление проекта документов
Исполнители
Директор
7
Утверждение (подписание) проекта
Директор
Исполнители
8
Регистрация документа
Исполнители
Ответственный за делопроизводство
9
Тиражирование документа (при необходимости)
Ответственный за делопроизводство
-
10
Выдача документа в работу
Ответственный за делопроизводство
Должностные лица
11
Перемещение контрольных экземпляров в дела
Ответственный за делопроизводство
-
12
Возврат документов в делопроизводство
Ответственный за делопроизводство
-

Для реализации государственной социальной, экономической и налоговой политики ДОУ Банка обеспечивает сохранность, приведение в надлежащий порядок, длительное хранение и использование (выдачу справок по запросам юридических и физических лиц) документов по личному составу.
Сам же состав документов, порядок и сроки их хранения определяются в соответствии с перечнем (номенклатурой дел), согласованным с Росархивом.
ДОУ Банка находится, а также хранит документы по месту нахождения Правления Банка.
Подводя итог вышеизложенному материалу можно сделать вывод, что работа ДОУ Банка базируется на ряде документов, которые составлены на основе ГОСТов: Положение о секретариате и канцелярии, Инструкция о порядке ведения делопроизводства и документооборота, Инструкция по подготовке и сдаче документов в Архив КБ МХХС.
Особенность работы сотрудников ДОУ Банка определяется следующими документами: должностная инструкция заведующего секретариатом и канцелярией, должностная инструкция заместителя заведующего секретариатом и канцелярией, должностная инструкция секретаря-референта секретариатом и канцелярией.
Все эти документы составлены на основе нормативных актов, внутренних положений Банка, а также на основе типовых и стандартных документов.
Заключение
В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение – в Банкхаус Эрбе это служба секретариата и канцелярии. Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами, от учёта при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.
В Банкхаус Эрбе имеется специализированный отдел документооборота – секретариат и канцелярия.
Документами, определяющими работу ДОУ Банка являются:
Положение о секретариате и канцелярии.
Инструкция о порядке ведения делопроизводства и документооборота.
Инструкция по подготовке и сдаче документов в Архив КБ МХХС.
Права и обязанности каждого сотрудника ДОУ Банка определяются должностными инструкциями: должностная инструкция заведующего секретариатом и канцелярией, должностная инструкция заместителя заведующего секретариатом и канцелярией, должностная инструкция секретаря-референта секретариатом и канцелярией.
Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот предприятия (ГОСТ Р 51141-98). Порядок движения документов определяется схемой документооборота. При разработке схемы документооборота принимаются во внимание положения инструкции по делопроизводству, должностной инструкции ответственного за делопроизводство, а также табеля унифицированных форм документов предприятия. Указанная схема закрепляет организацию взаимосвязанного и взаимосогласованного движения документов (документированной информации) по трём основным каналам (документационным потокам), предназначенных, соответственно, для входящих, исходящих и внутренних документов, между должностными лицами и структурными подразделениями предприятия (т.н. внутренний контур документооборота), а также между предприятием и прочими субъектами делопроизводства (т.н. внешний контур документооборота).
В соответствии со схемой документооборота устанавливается единый порядок движения как традиционных (бумажных), так и электронных документов. Проект схемы разрабатывается ответственным за делопроизводство или иным должностным лицом предприятия, после чего утверждается руководителем предприятия.
Документооборот Банка поставлен на очень хорошем уровне. Документы оформляются согласно ГОСТам, хотя и являются стандартными для аналогичных документов других банков. Однако следует указать, что принятие "Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" от 15.06.09 № 477 требует немедленного усовершенствования документооборота Банка, в частности Инструкции по делопроизводству например, в части электронного документооборота).
Анализируя же численный состав ДОУ Банка, можно сделать вывод, что одним из актуальных вопросов в данном случае является вопрос о взаимозаменяемости. Данный аспект нашел сове отражение в должностных инструкциях сотрудников ДОУ, которые за редким исключением являются аналогичными.
Список использованной литературы
Нормативные акты
Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ (ред. от 10.01.2003) «Об информации, информатизации и защите информации».
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
ГОСТ Р 6_30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
"Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" от 15.06.09 № 477
Литература
Дворник П.В. Делопроизводство. - СПб., 2008 – 284 с.
Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. - 359 с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2009 – 374 с.
Мандрица В.М. Делопроизводство: документационное управление деятельностью. - М., 2008 – 472 с.
Сокова А.Н. Деловая документация в сфере управления. — М.: 2005. – 375 с.
Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6_30-2003.
Скороходов А.М. Информационно-справочное обеспечение управления. - М., 2006 – 483 с.
Соколовская Т.А. Документационное обеспечение деятельности предприятий. - М., 2008 – 284 с.
http://www.erbebank.ru/
Здесь и далее информация взята с официального сайта банка
В данном случае проводилось сравнение с Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти »
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.
Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
2