Содержание:
1. Введение……………………………………………………………………………….. 3
2.1. Общая информация………………………………………………………………... 5
2.2. Информация о перспективах работы в компании…………………………….. 5
2.3. Информация об образовании…………………………………………………….. 7
2.4. Информация об опыте работы…………………………………………………… 7
2.5. Информация о профессиональных навыках…………………………………… 8
2.6. Информация о рекомендациях…………………………………………………… 9
2.7. Информация о здоровье…………………………………………………………... 9
2.8. Информация о хобби, увлечениях………………………………………………. 10
2.9. Информация о самооценке……………………………………………………….. 11
2.10. «Маркетинговая информация»…………………………………………………. 11
2.11. Информация о прохождении собеседований и принятии на работу…….. 12
3. Взгляд психолога……………………………………………………………………… 12
4. Правила обработки данных…………………………………………………………. 16
5. Оформление анкеты…………………………………………………………………. 21
6. Пример резюме……………………………………………………………………….. 23
7. Список литературы………………………………………………………………….... 24
В жизни, как правило,
преуспевает больше других тот,
кто располагает лучшей информацией.
Б. Дизраэли
В последнее время появляется все больше материалов о технике проведения собеседований. Но, почему-то, не слишком часто встречается информация о дополнительных приемах, позволяющих провести собеседования (а, соответственно, и оценить профессиональные и личные качества соискателя) с наибольшей эффективностью.
Рано или поздно кадровику приходится заниматься составлением анкет для решения различных кадровых вопросов, и в первую очередь, для подбора персонала.
Итак, анкета (фр. еnquete — расследование) — опросный лист, самостоятельно заполняемый опрашиваемым по указанным в нем правилам. Несмотря на то, что она является одним из основных документов личного дела, утвержденной формы анкеты не существует. Это всегда собственная разработка компании, и в зависимости от того, какому подразделению нужна информация (службе кадров, юридической службе, др.) задающими генеральное направление выступают специалисты этих структурных единиц (кадровики, юристы, др.).
Приступая к разработке анкеты, необходимо обозначить цель, то есть определить, какую помощь должно оказать ее использование в работе — хотите ли вы формально соблюсти требования кадрового делопроизводства или же вам нужен дополнительный инструмент для наиболее полной оценки качеств соискателя. Не сомневаясь в вашей заинтересованности в грамотном и качественном подборе персонала, будем исходить из второго предположения и постараемся продумать, какая информация нам нужна и с помощью каких вопросов мы сможем ее получить.
Для этого выясним, какие же дополнительные возможности открываются перед заинтересованными работниками при использовании грамотно составленной анкеты?
1. Для инспектора по кадрам важным являются удобство использования; полнота информации, собранной в одном источнике; исключение дублирования информации в различных документах. При возникновении какого-либо вопроса, нет необходимости «поднимать» все документы личного дела. При желании анкету можно разработать таким образом, чтобы в ней указывалась вся информация, которая может понадобиться при оформлении нового сотрудника. В этом случае она служит неким справочным материалом, предоставляя возможность не «закопаться в бумагах» лишний раз.
2. Для руководителя и менеджера по персоналу анкета является источником дополнительной информации о соискателе, а следовательно, основой для более адекватной его оценки. Как известно, при работе по закрытию отдельных позиций, проводится большое количество собеседований. Взгляд как бы «замыливается» и, зачастую, очень трудно вспомнить, чем один соискатель лучше другого. Вот тут-то и придет на помощь анкета.
3. Для соискателя предложенная к заполнению анкета — это своего рода «первое знакомство» с предприятием. Проанализировав ее содержание, внимательный кандидат может сделать некоторые выводы о корпоративной культуре, требованиях и особенностях работы фирмы.
В настоящее время большинство соискателей приходят на собеседование с подробными резюме (пример в конце курсовой) и всевозможными к ним дополнениями. В этом случае только от внутрифирменных правил зависит предложите ли вы человеку заполнить анкету.
Часто, формально составленная анкета не добавляет никакой информации и представляет собой не совсем удачную копию резюме. Именно в этом случае и удобна форма с несколькими «приложениями». Если соискатель пришел с тщательно расписанным резюме, то заполнение анкеты вполне можно опустить, предложив к заполнению лишь приложения, собирающие «узкопрофессиональную» информацию.
Таким образом, на руках менеджера по персоналу остается следующий комплект документов:
1. Резюме.
2. Анкета-приложение к резюме (специальная форма, которая несет дополнительную информацию и изменяется в зависимости от должности или профессии).
3. Кадровая анкета (форма, которую заполняют соискатели во время оформления приема на работу). Эту же форму я предлагаю заполнить тем людям, которые приходят на собеседование без резюме.
В идеальном варианте анкета должна содержать вопросы, позволяющие оценить соискателя с точки зрения соответствия личностной спецификации (то есть описывать то, какими качествами должен обладать человек для успешного выполнения порученной ему работы). Естественно, не имеет смысла составлять анкету для каждой должности. В литературе по кадровому делопроизводству и управлению персоналом очень часто рекомендуется создавать, например, три формы анкеты: для рабочих и младшего обслуживающего персонала; для специалистов и технических исполнителей; для руководителей. Разработав достаточно большое количество разного рода анкет, я пришла к выводу, что гораздо удобнее пользоваться одной общей формой для всех категорий работников, но с несколькими «приложениями», о которых уже говорилось выше. Именно последние могут меняться в зависимости от должности или профессии, а следовательно, предоставлять необходимую информацию о профессионализме соискателя.
Определившись с целями и разобравшись с техническим решением оформления анкеты, обратимся к ее содержанию — вопросам.
2.1. Общая информация
Ее можно получить посредством вопросов о правовом (имя, место жительства, пр.) и социальном статусе потенциального работника, условиях его жизни, способах контакта с ним (номер телефона, пейджера, адрес, е-mail и т.д.).
Здесь необходимо очень четко разделять «удобные» и «неудобные» вопросы, а также не забывать о границах дозволенного вмешательства в личную жизнь. Например, в анкете одной достаточно крупной компании соискателя просили ответить: «В чьей собственности находится квартира, в которой Вы проживаете?», «Сколько комнат в Вашей квартире?». На мой взгляд — не очень корректно, да и у соискателей эти вопросы однозначно вызывают настороженность.
Получить общие сведения о вашем потенциальном работнике можно, задав ему следующие вопросы:
• Фамилия, имя, отчество.
• Если изменяли фамилию, имя или отчество, то укажите их, а также когда, где и по какой причине изменяли.
• Дата рождения.
• Место рождения.
• Адрес постоянной регистрации.
• Адрес проживания.
• Условия проживания (отдельная (коммунальная) квартира; один/на (с родственниками), пр.).
• Контактная информация: тел. (домашний, контактный), e-mail.
• Гражданство (если изменяли, то укажите когда и по какой причине).
• Семейное положение.
• Дети (количество, возраст).
• Ваши близкие родственники (жена, муж, отец, мать, братья, сестры).
• Фамилия, имя, год и место рождения родственников, домашний адрес, место работы, должность.
• Были ли за границей, где, когда и с какой целью?
• Имеются у Вас или жены (мужа) родственники, постоянно проживающие за границей (укажите сведения о них)?
• Отношение к воинской обязанности и воинское звание (военную службу записывать с указанием должности).
• Наличие судимостей. Привлекались ли Вы и Ваши близкие родственники к уголовной ответственности? Если «Да», то когда и по какой статье Уголовного кодекса РФ?
2.2. Информация о перспективах работы в компании
Правильно подобранные вопросы позволят первоначально озвучить цели, мотивы, профессиональные притязания кандидата. Сопоставляя информацию этого и предшествующего раздела, можно прогнозировать перспективы работы сотрудника в компании, определить адекватность оценки соискателем самого себя, своих желаний и амбиций. Здесь вам помогут вопросы следующего плана:
• На какую должность Вы претендуете?
• Мотивы и стимулы, побудившие Вас принять участие в конкурсе по вакантной должности на нашем предприятии.
• В каких направлениях работ Вы хотели бы реализовать свои возможности на нашем предприятии?
• Сколько времени Вы добирались до нашего офиса?
• Сколько времени Вы готовы тратить на дорогу до работы?
• Работаете ли Вы в настоящее время?
• Сколько времени Вам необходимо, чтобы приступить к работе на новом месте?
• Какой график работы Вас устроит? Есть ли у Вас возможность работать вечерами и в выходные?
• Ваше отношение к возможным командировкам?
• Можете ли Вы работать в напряженном режиме?
• Почему нам стоит принять Вас на работу?
• Если Вы уже получали другие предложения о работе, то, что Вас в них не устраивало? (если работаете сейчас, то, что не устраивает на данный момент?)
• Как Вы представляете свое положение в нашей компании через год?
• На какой среднемесячный доход Вы претендуете?
• Ваши материальные ожидания на испытательный срок и от постоянной работы.
• Тот, кто хорошо и добросовестно работает, помимо зарплаты получает и дополнительное вознаграждение, повышенную зарплату, новую должность и т.д. Что бы предпочли лично Вы?
• Проранжируйте приведенные ниже характеристики, исходя из Ваших предпочтений (1 — наиболее важно, 10 — наименее важно):
Хороший коллектив
Престиж компании
Достойная зарплата
Гибкий рабочий график
Возможность самореализации
Перспективы роста
Близость от дома
Стабильность работы
Решение сложных задач
Получение новых навыков
• Какие параметры являются для Вас важными при выборе места работы?
• Какие цели вы ставите перед собой:
• – в профессиональной деятельности;
• – в других областях.
• Воинская обязанность. Положение с призывом в армию.
Кстати, последний вопрос очень даже уместен в этом разделе. Если перед вами соискатель — студент четвертого курса высшего учебного заведения и окончание отсрочки не за горами, то перспектива совместной деятельности прогнозируется достаточно легко.
2.3. Информация об образовании
«Образование» — это один из стандартных разделов анкеты. Тщательный анализ его содержания позволяет узнать о кандидате множество интересных нюансов. Можно выяснить по какому принципу соискатель выбирал учебные заведения, каким образом умудрялся оплачивать дорогостоящее обучение. Иногда полезно анализировать данные о соотношении фактически отработанного времени и времени, потраченного на обучение. Нередко встречаются соискатели, основную часть своей жизни проведшие на семинарах — курсах, тренингах или ином «долгосрочном» обучении. Чаще всего, изначально заложенная «база знаний» так и остается теоретическим балластом, а его «носители» далеко не всегда оказываются в состоянии плодотворно работать на благо фирмы.
Узнать об уровне образованности кандидата и как он его достиг можно, задав вопросы:
• Образование. Когда и какие учебные заведения окончили, номера дипломов?
• Форма обучения. Специальность по диплому. Квалификация по диплому.
• Какую тему диплома защищали (только название диплома, не раскрывая его основных аспектов)?
• Ученая степень, ученое звание, когда присвоены, реквизиты документов, подтверждающих присвоение ученой степени, звания.
• Дополнительное образование (курсы, семинары, тренинги, пр.). Укажите дату, название учебного заведения, направление или тему.
• Какими иностранными языками и языками народов Российской Федерации владеете и в какой степени (читаете и можете объясняться, владеете свободно, пр.)?
2.4. Информация об опыте работы
Именно на основе данных этого раздела делаются выводы о соискателе: как часто меняет место работы; по какой причине покидает компании; меняет ли кардинальным образом сферу приложения усилий; как меняются обязанности на каждом следующем месте работы; насколько легко сообщает сведения о прошлых местах работы, телефоны и имена бывших руководителей.
Кадровику, даже с минимальным опытом, наблюдающим за процессом заполнения пунктов этого раздела становятся ясными многие психологические особенности соискателя. Кроме этого, уже при первичном анализе анкеты можно сделать выводы о развитии карьеры данного соискателя. Как известно, только 10 % менеджеров могут быть успешными и эффективными одновременно. Основная же масса делится на две категории — человек либо поднимается по карьерным ступенькам, переходя с одной должности на другую (вариант вертикальной карьеры), либо наращивает профессиональный потенциал, все глубже изучая выбранную профессию (вариант горизонтальной карьеры). Оценив этот нюанс, вы легко сопоставляете с тем, что может предложить соискателю ваша фирма.
Для этого попросите соискателя описать в обратном хронологическом порядке его трудовую деятельность по следующим направлениям:
• Период работы.
• Название компании.
• Сфера деятельности компании.
• Должность или профессия.
• График работы.
• Выполняемые обязанности.
• Основные достижения за период работы в компании.
• Уровень (размер) заработной платы.
• Причина увольнения.
• Место расположения компании.
• Ф.И.О. руководителя.
• Контактный телефон.
• Количество работников в фирме.
2.5. Информация о профессиональных навыках
Вопросы о профессиональных навыках — еще одна очень показательная группа. То, насколько обширно расписывает человек свои профессиональные умения, подскажет вам насколько он «разбрасывается» в своих стремлениях.
Но можно взглянуть на ответы и по другому. Многоплановый профессиональный опыт часто встречается у людей, работавших в небольших компаниях, где круг обязанностей был достаточно «размытым». Бывший работник крупной структуры с жесткой иерархией, наоборот, будет отлично владеть знаниями и навыками узкой направленности.
Анализ ответов на вопросы этого раздела также должен обеспечить вас информацией, позволяющей отделить теоретиков, с удовольствием расписывающих свои абстрактные познания, от практиков. Для этого спрашиваем о:
• Степени владения компьютером (например: «Укажите вид программы (операционные системы, текстовые редакторы, электронные таблицы, базы данных, специализированные программы), ее название и степень Вашего владения ею («опытный пользователь», «основные функции», «знаком с принципами работы», «изучаю»).
• Навыках работы с оргтехникой (например: «Укажите степень Вашего владения оргтехникой («опытный пользователь», «основные функции», «знаком с принципами работы») по следующим видам: компьютер, факс, ксерокс, сканер, факс-модем, пр.).
• Наличии водительского удостоверения, категории, стаже вождения.
• Наличии личного автомобиля.
Кроме этого о профессиональных навыках соискателя расскажут ответы на вопросы:
• Чем Вы больше всего гордитесь в жизни?
• Каких наивысших профессиональных успехов Вы добились в жизни?
• Какие Ваши умения, навыки и знания, на Ваш взгляд, будут наиболее полезны нашей компании?
• Опишите, что Вы умеете делать лучше других.
• Опишите Ваш опыт управленческой деятельности.
• В чем конкретно проявлялись организаторские способности?
• Схема взаимоподчиненности (начертите функциональную схему по двум последним местам работы).
• Укажите Ваши наиболее сильные стороны, как профессионала.
• Укажите три ситуации, в которых Вам не хватало профессиональных навыков.
Место для результатов профессионального тестирования можно отвести прямо в этом разделе, а можно и в конце формы.
2.6. Информация о рекомендациях
В кадровой и иной специализированной литературе советов как подготовить рекомендации достаточно и соискатели изучают ее не менее тщательно, чем кадровики. От «профессионального соискателя», который проштудировал не одно пособие по трудоустройству и подбору персонала, скорее всего, следует ожидать папку с заготовленными рекомендательными письмами, заверенными наисолиднейшими гербами и подписями. Но не беда, если соискатель не «отрекомендован» как следует — вы всегда сами можете позвонить в фирму, где он ранее работал (кстати в моей практике не было ни одного случая, чтобы руководство компании отказывало в предоставлении рекомендации). Для этого нужно узнать к кому можно обратиться и кто, по мнению кандидата, сможет объективно ответить на ваши вопросы. Тот факт, что человек указывает своих потенциальных рекомендателей (он же еще не знает о чем вы спросите и что вам ответят), можно расценивать как умение «мирно» расставаться со своими бывшими коллегами и поддерживать деловые отношения и после увольнения.
Для этого читаем ответы на следующие вопросы:
• Кто из Ваших бывших коллег и руководителей может дать Вам устную рекомендацию или рекомендательное письмо?
• Адрес, телефон организации и должностного лица.
• Кто из сотрудников нашей компании может дать Вам рекомендацию?
2.7. Информация о здоровье
Этот раздел анкеты один из самых «неоднозначных». Безусловно, работодателю хотелось бы знать, насколько непроблемный в плане здоровья человек начнет у него работать. При правдивых ответах на все эти вопросы, достаточно велик шанс никогда не устроиться на работу. Но, получение искаженной информации чревато последствиями уже для работодателя. Бездумный прием на работу сотрудника без выяснения степени его нетрудоспособности, нередко оборачивается неприятностями со стороны инспекции труда. При возникновении спорной ситуации, государственный инспектор может и не ограничиться только предупреждением. Поэтому, формулировать вопросы в анкете нужно достаточно корректно, чтобы и законодательство не нарушить, и иметь четкое подтверждение того, что спрашивали соискателя о том, нужно ли ему создавать особые условия труда.
«Безопасно» о состоянии здоровья можно узнать, задав анкетируемому следующие вопросы:
• Дайте собственную оценку состояния здоровья.
• Сколько рабочих дней за последний календарный год было пропущено Вами по причине временной нетрудоспособности?
• Имеются ли у Вас близкие родственники с хроническими заболеваниями, требующими ухода с периодическим отрывом от производства?
• Имеются ли в Вашей семье инвалиды, престарелые и хронически больные на иждивении?
• В случае возникновения необходимости длительного ухода за детьми, есть ли у Вас близкие родственники, которые в этой ситуации смогут Вас заменить?
• Хотели бы Вы, чтобы для Вас были созданы особые условия труда в связи с состоянием здоровья и обоснуйте почему?
• Вредные привычки (употребление спиртного, курение, пр.).
Можете не сомневаться в том, что правдивую информацию о пристрастии к никотину вам предоставят охотно. Для получения сведений о более изощренных «вредных привычках», скорее всего, придется немного слукавить. Так, например, для выяснения отношения к спиртным напиткам, можно предложить все положительные ответы и понаблюдать за реакцией анкетируемого на отсутствие ответа «не употребляю». Кадровик с двадцатилетним опытом, подбирая строителей для своей компании, ласково, «по матерински» спрашивала: «А как с водочкой? Балуетесь?». По ее заверениям, истинные любители «зеленого змия» делали честные глаза и клялись: «Да что вы? Я вообще не употребляю. Если только по большим праздникам!».
2.8. Информация о хобби, увлечениях
В анкетах большинства компаний для ее получения выделяется одна-две строчки. «Ваше хобби» — примерно так звучит этот вопрос. Представьте себя на месте соискателя. Скорее всего, в ответе будет «спорт, чтение» и эти слова ничего не скажут о духовном, непрофессиональном мире человека. Уточните вопрос. Поставьте несколько дополнительных условий, и анкетируемый, либо раскроется, рассказывая о своем любимом занятии, либо вы сразу же поймете, что ему нечего сообщить. В одной из компаний, где мне пришлось побывать на собеседовании несколько лет назад, я была удивлена вопросом менеджера по персоналу: «Расскажите мне что-нибудь о вашей жизни. О чем угодно, только, чтобы это не касалось работы». Современный бизнес требует не только умения работать — способность хорошо отдыхать ценится также высоко. Потратьте немного времени на выяснение увлечений соискателя и ему будет легче принять корпоративную культуру вашей фирмы или не принимать ее вообще.
Для этого в анкету включаем следующие вопросы:
• Как Вы отдыхаете чаще всего?
• Отметьте то, что Вам интереснее всего:
Книги
Театр
Кино
Выставки
Музеи
Спорт
Путешествия
другое
• Поделитесь своими впечатлениями от последнего увиденного Вами спектакля, кинофильма, прочитанной книги, пр.
2.9. Информация о самооценке
Некоторые компании включают в анкеты психологические тесты. Не вдаваясь в подробности такого тестирования, обратим внимание на то, что пара-тройка вопросов о характере, даст дополнительную информацию к размышлению. Но не стоит этим злоупотреблять — «простых в применении» тестовых методик не слишком много, и часто, побывав на нескольких собеседованиях, соискатели уже великолепно отражают шаблонные «психологические удары».
Дать общее представление о самооценке человека могут ответы на следующие вопросы:
• Когда у Вас спрашивают «Какой/ая Вы?», какие первые слова приходят в голову (напишите 3 — 4 определения того, какой/ая вы)?
• Укажите 5 своих положительных качеств.
• Укажите какие 3 отрицательные качества Вам присущи.
• От каких качеств своего характера Вы хотели бы избавиться?
Для результатов психологического тестирования можно предусмотреть место прямо в этом разделе, а можно и в конце анкеты.
2.10. «Маркетинговая информация»
Предоставить такую информацию могут ответы на вопросы:
• Где Вы взяли информацию об открытой вакансии?
• Как Вы считаете, есть среди Ваших знакомых люди, которым может быть интересна работа в нашей компании? Укажите имя, контактный телефон, предполагаемую сферу деятельности.
Эти вопросы относятся к категории «хитрых». Во-первых, ответы на них помогают скорректировать бюджет на поиск и привлечение персонала, во-вторых, при их тщательной отработке, вполне могут заложить основу для появления в фирме новых сильных соискателей.
2.11. Информация о прохождении собеседований и принятии на работу
Этот раздел заполняется тем работником, который «собеседовал» с соискателем. Если собеседование построено в несколько этапов, отметки об их прохождении очень удобно проставлять в следующей табличке:
Она будет служить небольшим напоминанием и подсказкой руководителю фирмы об успехах соискателя при прохождении туров собеседования.
Безусловно, такой огромный массив информации, как база данных анкет и резюме потенциальных кандидатов, требует достаточно осторожного обращения. Сотни листков с указанием имен, адресов, телефонов, уровня доходов и времени, удобного для звонка — может сыграть хорошую службу для людей, не слишком щепетильных в вопросах «межличностных отношений». Анкетируемый вполне может чувствовать некоторую долю незащищенности и желания отказаться от заполнения отдельных пунктов анкеты. О чем сигнализирует отказ от заполнения отдельных граф (о «низкой управляемости», конфликтности, пр.) судить вам и профессиональным психологам.
3. Взгляд психолога
Представление о том, что грамотно составленная анкета «раскрывает душу» собеседника отчасти верно. Однако при ее разработке необходимо четко представлять себе цели и задачи анкетирования, а также последствия, которые возможны при использовании этого метода как основного способа получения информации о соискателе. Ни для кого не секрет, что правильно сформулированная проблема уже содержит в себе ее решение, также как и грамотно поставленный вопрос — ответ.
Такая бережность в словесном выражении необходима и при составлении анкеты. Несмотря на то, что помимо кадровой практики анкетный опрос широко используется в социологии, психологии и других науках, не стоит забывать, что полученные на его основе результаты, описывающие поведение, мнения и отношения опрашиваемых, требуют подтверждения другими методиками — только тогда выводы на основе полученной информации могут считаться надежными и достоверными.
Перенося это на практический уровень, отмечу, что эффективность анкеты часто заканчивается на паспортных и общих данных, то есть на фактах, которые формально можно достаточно легко получить и проверить. Сбор сведений, направленный на выяснение отношений, оценок и мнений анкетируемого объективно проверить нельзя, а при приеме на работу есть вероятность того, что человек может выдавать ответ наиболее желательный для данной компании при условии, что он действительно хочет в ней работать. Таким образом, сразу выделяется категория вопросов, требующих дополнительной проверки.
При составлении анкеты, для начала, необходимо представлять аудиторию, которой будет предложен опросник — ее специфика во многом задает формат и количество задаваемых вопросов. Xеловек, претендующий на позицию руководителя отдела какой-нибудь крупной компании, вряд ли будет тщательно заполнять анкету в сто или даже более пунктов. Однако о специфике людей, заполняющих или отказывающихся заполнять анкеты, чуть позже.
Еще одним важным условием составления грамотной анкеты являются четко прописанные цели, которые скрывает под собой разработанная методика.
В большинстве своем анкеты, предлагаемые для заполнения при приеме на работу, носят информативный характер и содержат основные данные, которые соискатель готов предоставить о себе добровольно.
Целью анкеты также является определение уровня профессионализма соискателя. Вопросы должны носить профильный характер и составляться при участии группы профессионалов в данной области. Преимущество такого рода вопросов состоит в том, что они позволяют определить специфичные знания кандидата, выявить его уровень компетенции. Однако выделить профильные вопросы и однозначные ответы на них можно далеко не по всем специальностям. Понятно, что нарушение технологии приведет к сбою целой системы. Но если эта технология априори субъективна и заключается в навыках управления, в организаторских способностях, то определить ее эффективность становится не так-то просто, в том числе и на основе полученных в результате анкетирования данных. Посудите сами, как можно даже с помощью грамотно построенных вопросов описать технологию управления предприятием или структурным подразделением, а следовательно определить требования, предъявляемые к кандидату на должность руководителя…?
Не стоит забывать, что анкета должна выступать лишь как подспорье, как та база, на которой строятся ваши взаимоотношения с соискателем, и она никак не может заменить реального общения и «живого диалога» с человеком. В большинстве случаев задача кандидата — рассказать про свою профессиональную деятельность, отвечать на вопросы и делать все, чтобы понравиться менеджеру по персоналу, то есть установить хорошие отношения и заинтересовать в себе специалиста, уставшего от подбора сотрудников. В моей практике часто доводилось слышать о том, что кандидаты делятся на тех, кто «с изюминкой», на запоминающихся, «ярких» людей и на тех, о которых забываешь через 15 минут после того, как они уходят. В действительности же все мы люди, и менеджерам по персоналу ничто человеческое не чуждо, поэтому понравившегося, чем-то симпатичного кандидата гораздо больше хочется продвинуть. Интересный и познавательный рассказ соискателя о предыдущей трудовой деятельности может увлечь далеко в «дебри», в какие-то ситуативные нюансы, в принципе не важные для собеседования, и тогда на помощь приходит анкета, которая по своей структуре строго формализована и содержит фактические стороны дела.
При формулировке и выборе вопросов для анкеты лучше не включать в нее большое количество открытых вопросов, то есть таких, которые требуют долгого описания со стороны заполняющего. Конечно анкета, построенная полностью на закрытых вопросах, часто несет меньшее количество информации, чем анкета, состоящая из открытых. Но вероятность того, что человек будет долго и тщательно описывать, например, ситуации, в которых он был успешным как профессионал, настолько мала, что лучше оставить подобные вопросы для интервью.
В практической психологии существует представление о том, что информация, получаемая человеком извне, может проходить по нескольким каналам: визуальному, аудиальному, кинестетическому (эмоционально-чувственному). У каждого человека предпочтительным является какой-нибудь один или несколько каналов (если несколько — то речь идет о процентном соотношении, но, в любом случае, это процентное соотношение выделяет один ведущий канал). По ведущему каналу восприятия людей можно разделить на визуалов, аудиалов и кинестетов.
Человек с доминирующей визуальной репрезентативной системой, прежде всего, строит зрительный образ представляемого или припоминаемого события. При подаче информации такой человек всегда наглядно ее представляет (чертит графики, схемы, структуры), а в своей речи он обычно чаще других употребляет такие слова, как «видеть», «цветной», «красивый» (прилагательные, описывающие цвет, форму того или иного предмета). Также визуала будут отличать его жесты, в частности, положение рук: при разговоре он совершает манипуляции в верхней части тела, начиная от середины груди и выше, на уровне головы.
Людей с ведущим аудиальным каналом восприятия достаточно мало. Такой человек будет отличаться ровным и хорошо поставленным голосом, при разговоре с вами будет садиться полубоком, чтобы лучше слышать то, о чем вы говорите. В его речи чаще других можно услышать слова, описывающие звуки — «громкий», «приглушенный», «слышать», «звенеть», «звучать» и прочие. От аудиала практически в любом диалоге можно услышать фразу такого типа: «послушайте меня…», «прислушайтесь ко мне», «важно, чтобы вы правильно меня услышали...». У таких людей обычно бедная жестикуляция, в основном, руки совершают манипуляции в среднем уровне, нижняя граница чуть выше пояса — до середины груди.
Людей с ведущей кинестетической репрезентативной системой меньше, чем визуалов, но все же несравнимо больше, чем аудиалов. Кинестетики весьма чувствительны, восприимчивы и бурно реагируют на любые внешние раздражители. Они отличаются богатыми эмоциями, которые могут выплескиваться и ярко отражаться на стиле поведения, а могут и не быть так явно заметны. Наиболее часто употребляемые кинестетиком слова содержат в своей основе описание свойств предметов («шероховатый», «скользкий», «мокрый») и описание ощущений, чувств.
В практической психологии существует масса примеров недопонимания между людьми, которое возникает в результате того, что собеседники используют разные каналы подачи информации. Наиболее яркий пример непонимания, когда сотрудник-визуал, которому поручили возглавлять проект, пытается убедить руководителя-кинестета в некоторых изменениях, необходимых для достижения более значимых результатов. После двух часов рассказа об изменениях, трех ватманов графиков и схем, которые он чертил ночами, он, уже обезумев, кричит на своего руководителя: «Посмотрите на эти графики, цифры, диаграммы! Неужели Вы не видите, что изменения просто необходимы!». Курьезность этого случая заключается в том, что руководитель действительно не видит необходимости изменений, потому как визуальный канал у него не ведущий. Все, что нужно было сделать сотруднику — это просто говорить с ним на одном языке, и убедить его в том, что он должен почувствовать необходимость изменений, осознать необратимость процесса, ощутить те перспективы, которые может дать изменение проекта.
Столь долгий разговор про репрезентативные системы необходим для того, чтобы лучше понять кандидата, и, следовательно, помочь ему. Ведь совсем не факт, что на собеседование будут приходить люди с ведущей визуальной системой восприятия, хотя только им будет легко и комфортно сидеть и тщательно заполнять многолистовую анкету. Кинестет, а уж тем более аудиал в подобной ситуации откажется от заполнения анкеты вообще или ответит не на все вопросы, а лишь на те, которые кажутся ему наиболее краткими и понятными. Внутренним оправданием его действий будет примерно такая фраза: «Если эта информация ему (менеджеру по персоналу) действительно нужна, то он меня о ней обязательно спросит на собеседовании. Тогда зачем я буду сейчас отвечать на все эти вопросы?». Таким людям действительно достаточно тяжело писать, им гораздо легче часами говорить о своих обязанностях, ситуациях, в которых они эффективно применяли свои профессиональные навыки, чем заполнять графы анкеты. И, на мой взгляд, задача менеджера по персоналу также состоит еще и в том, чтобы помочь кандидату создать для него наиболее комфортные условия, ведь все перечисленные в анкете вопросы можно задать на собеседовании и вписать за опрашиваемого.
Довольно часто, заполняя анкету, человек отказывается отвечать на какие-то вопросы, и причины данного обстоятельства могут заключаться как в его компетенции (вернее, ее отсутствии) или нежелании выдавать про себя какую-то информацию, так и в индивидуальных особенностях, в частности, в ведущем канале восприятия информации. Кроме того, частичный или полный отказ от заполнения анкеты может быть связан со статусными вещами: кандидат, претендующий на высокую должность, с меньшей вероятностью будет «тратить свое время» на заполнение анкеты. Топ-менеджеры в большинстве своем люди ориентированные на результат, на конкретное дело, на практическую выгоду и их отношение к анкетам и всякого рода исследованиям крайне неуважительное (и их можно понять). Поэтому вряд ли, отбирая претендентов на должность руководителя или старшего менеджера, стоит настаивать на заполнении большого опросника.
Кандидаты, претендующие на более низкие должности, обычно охотно принимают участие в анкетировании. Особенно тщательно заполняют опросник кандидаты, обладающие большим желанием попасть на работу в вашу компанию, а также люди, нуждающиеся в работе. Однако я бы не стала категорично отсекать людей, подробно заполнивших анкету — в любом случае, «собеседуя» с ними, вы сможете подтвердить или опровергнуть данное предположение.
Крайне важно создать соответствующие внешние условия, которые будут способствовать более расслабленному и комфортному прохождению процедуры анкетирования. К их числу относятся, к примеру, предоставление чая или кофе, не ограничение кандидата во времени заполнения (поверьте, он и так считает, что чем быстрее он заполнит анкету, тем лучше), предложение помощи и предоставление возможности задать уточняющие по анкете вопросы. Если вы хотите получить достоверную информацию, не приукрашенную литературными и «психологическими» изысками, тогда не стоит давать анкету кандидату домой, вариант, который вы можете получить, будет сильно отличаться от того, что реально представляет собой кандидат.
Анкета, тестовые методики и другие средства — это всего лишь подспорье в интервью, они создают ту базу фактологической и субъективной информации, которую необходимо будет проверить при личном собеседовании.
4. Правила обработки данных
Вступивший в силу в феврале Трудовой кодекс РФ содержит нормы, устанавливающие правила обработки персональных данных работников. Прежде всего, под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Такая формулировка правовой нормы позволяет относить любую запрашиваемую работодателем информацию о работнике к персональным данным. Упрекнуть кадровика (фактически являющегося уполномоченным лицом на запрос информации) в том, что он интересуется семейным положением работника из праздного любопытства, а не в связи с трудовыми отношениями довольно сложно.
Под обработкой персональных данных понимается получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование информации о работнике.
Случай с анкетированием при приеме на работу не в полной мере подпадает под действие главы 14 «Защита персональных данных работника» Трудового кодекса РФ. Ведь в ней правом на защиту наделяется работник, то есть физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем. При анкетировании, осуществляемом с целью подбора персонала, трудовых отношений еще нет. Соискатель в Трудовом кодексе РФ обозначен как «лицо, поступающее на работу». В отношении такого лица каких-либо оговорок глава 14 Трудового кодекса РФ не содержит.
Однако, в том случае, если соискатель стал вашим работником, заполненная им анкета становится источником персональных данных, и работа с ней уже должна осуществляться по нормам статей 86—89 Трудового кодекса РФ.
При обработке персональных данных работодатель и его представители обязаны соблюдать следующие общие требования:
1. Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях:
а) обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
б) содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе;
в) обеспечения личной безопасности работников;
г) контроля количества и качества выполняемой работы;
д) обеспечения сохранности имущества.
Большинство из вышепредложенных менеджером по персоналу вопросов можно без труда обосновать этими целями, а особенно, указанными в п.п. «б» и «г».
2. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.
3. Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если их возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. В этом случае работодатель обязан сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
4. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношении, в соответствии со статьей 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.
5. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
6. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
7. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.
8. Работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.
9. Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны.
10. Работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.
Согласно статье 87 Трудового кодекса РФ порядок хранения и использования персональных данных работников в организации устанавливается работодателем с соблюдением требований Кодекса. Он может быть изложен в инструкции, регламенте или ином документе по работе с кадровой информацией.
Работодатель при передаче персональных данных работника должен соблюдать следующие требования:
1. Не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом.
2. Не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия.
3. Предупредить лицо, получающее персональные данные работника о том, что данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены и требовать от этого лица подтверждения того, что это правило соблюдено. В свою очередь лицо, получающее информацию о работнике, обязано соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Однако данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами.
4. В пределах одной организации осуществлять передачу персональных данных работника в соответствии с локальным нормативным актом организации, с которым работник должен быть ознакомлен под расписку.
5. Разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам. При этом последние должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.
6. Передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями функций.
7. Не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу возможности выполнения работником трудовой функции.
Относительно последнего пункта нужно обратить внимание на то, что речь идет не о запрете получения от работника информации, а о запрете на запрос информации. Кто обладает сведениями о состоянии здоровья работника и кому в принципе направляются такие запросы? Медицинские учреждения и медицинские работники. Непосредственного запрета на получение информации от самого работника о его здоровье норма не содержит.
Нечеткость формулировок вышеперечисленных требований Трудового кодекса РФ в отношении персональных данных позволяет почти на каждый вопрос анкеты возразить, что спрашивать об этом незаконно. Исключение составляют вопросы, сведения на которые можно получить из трудовой книжки, паспорта, документа об образовании, военного билета и страхового свидетельства. Все что касается семейных, родственных, дружественных, бытовых, интимных и иных личных отношений с легкостью вписывается в понятие «частная жизнь». Если с политическими и религиозными убеждениями более или менее ясно, то с «иными убеждениями» разобраться не так то просто. Например, вы включили в анкету вопрос о том, что думает человек по конкретному поводу. Его ответ может трактоваться как убеждение, а последнее в русском языке означает «прочно сложившееся мнение, уверенный взгляд на что-либо, точка зрения»; оно вообще является философской категорией.
Необходимо обратить внимание и на обязанность работодателя получить от работника предварительное согласие на получение и обработку данных о частной жизни. С обработкой (хранением, передачей, пр.) все ясно. Но с получением не очень — если работник взял ручку и ответил на вопросы, это можно расценивать как согласие, причем письменное.
Соблюдение норм статей 87-88 Трудового кодекса РФ при составлении анкет можно обеспечить многочисленными оговорками о согласии работника на предоставление информации, на получение ее от третьих лиц, на ее обработку кадровиками и иными лицами, имеющими доступ к ней. В результате детального анализа любой анкеты, а особенно вопросов, позволяющих получить информацию о профессиональных навыках или психологических моментах, и тотального их сокращения можно прийти к варианту личной карточки.
Возложив на работодателя обязанности, связанные с получением и обработкой персональных данных, законодатели в соответствии со статьей 89 Трудового кодекса РФ предоставили работнику в целях обеспечения защиты своих персональных данных, хранящихся у работодателя, право на:
а) полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;
б) свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
в) определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
г) доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по его выбору;
д) требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований Трудового кодекса РФ. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
е) требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
ж) обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
Фактически, соблюдение всех вышеизложенных требований, должен обеспечить не столько юрист, сколько кадровик. Привлекать юриста к разработке анкеты для подбора персонала нужно для того, чтобы избежать двойного, а то и тройного толкования вопросов. Есть вопросы, которые в законе напрямую запрещено задавать работнику. Но есть и вопросы, ответы на которые могут повлечь для организации, пока еще даже не ставшей работодателем, весьма неблагоприятные последствия. Так статьей 64 Трудового кодекса РФ установлено, что запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора. Какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, социального и должностного положения, места жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, не допускается, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом. Запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей.
Сложно представить, чтобы в анкете присутствовали вопросы о цвете кожи, расе, национальности, происхождении (хотя все возможно). А вот вопросы о языке, имущественном, социальном или должностном положении, месте жительства, детях есть в каждой. Задав их поступающему на работу, менеджер по персоналу попадает на «минное поле»: если соискатель убежден в том, что его деловые качества полностью соответствуют требуемым, а отказали ему потому, что он очень далеко живет от места работы или, что имущественное положение (например, отсутствие собственной квартиры, низкая заработная плата по предыдущему месту работы, пр.) стало причиной отказа в заключении трудового договора, можно ожидать неприятностей. Несомненно, кадровик согласно части пятой статьи 64 Трудового кодекса РФ на требование соискателя, которому отказано в заключении трудового договора, в письменной форме сообщит о причине отказа. Но отказ может быть обжалован в судебном порядке, и не исключено, что предметом судебного исследования и изучения как раз и будет анкета, и вполне допустимо, что представителю работодателя в суде придется объяснять с какой целью задавались те или иные вопросы.
Кроме этого помощь юриста нужна для составления защитных оговорок («работник согласен», «работник не возражает» и т.д.). Прежде всего это необходимо для того, чтобы обязанности работодателя по получению «разрешений» и «согласий» от работника были выполнены. Но не только. Согласно статье 81 Трудового кодекса РФ трудовой договор может быть расторгнут работодателем в случаях представления работником подложных документов или заведомо ложных сведений при заключении трудового договора. Поэтому, целесообразно предусмотреть в анкете отметку работника напротив оговорки «Подтверждаю верность информации, изложенной выше» или «Мне известно, что представление заведомо ложных сведений впоследствии может служить основанием для расторжения трудового договора». Однако здесь следует учитывать временной разрыв между заполнением соискателем анкеты и непосредственным заключением трудового договора.
Никто не запрещает проверять полученную информацию, поэтому можно запастись согласием работника на проверку предоставленных им сведений, но с соблюдением всех вышеперечисленных требований Трудового кодекса РФ.
Согласно статье 90 Трудового кодекса РФ лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами. Личная ответственность кадровика во всех случаях, будь то постановка в анкете некорректного вопроса, или беспрепятственный допуск посторонних лиц к документам, содержащим персональные данные, велика. Но ограничиться помощью юриста при новом законодательстве не удастся, особенно если ведется автоматизированный учет кадров — необходимо привлечение еще и специалистов по защите информации.
5. Оформление анкеты
Наиболее удобной для восприятия является анкета, выполненная на бланке формата А4 с продольным расположением заголовочных реквизитов (то есть расположением вдоль верхней части листа бумаги с центровкой). При оформлении бланка этого документа целесообразно использовать рубленные шрифты (например, Arial, Futuris, Pragmatica, др.): для читающего и заполняющего они являются удобочитаемыми (т.е. комфортными для чтения), а вам ведь нужно, чтобы человек не просто прочитал текст, но и воспринял его.
Ширина строки также является фактором, влияющим на удобочитаемость — идеальной считается ширина 50-55 знаков.
Размер шрифта определяется исходя из полей бланка документа (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» они должны быть не менее 20 мм — левое, 10 мм — правое, 15 мм — верхнее и 20 мм — нижнее). Как правило, размер шрифта — 11 или 12 кегель.
Предшествовать непосредственным вопросам должен заголовок. Его набирают либо прописными (АНКЕТА), либо строчными (Анкета). В левом верхнем углу первой страницы по сложившейся практике обозначают место вклейки фотографии (как правило, размером 4 х 6 см).
Для ответов на вопросы нужно предусмотреть линии, иные графические указатели места простановки отметок (например, квадратики для обозначения выбранного ответа).
После вопросов анкеты должно быть обозначено место для проставления:
– даты заполнения анкеты;
– подписи заполняющего анкету.
При разработке анкеты для приема на работу скорее в силу традиций, нежели требований нормативных правовых и нормативно-технических документов в конце анкеты приводится фраза: «Фотокарточка и данные о трудовой деятельности, учебе оформляемого соответствуют документам, удостоверяющим личность, записям в трудовой книжке, документам об образовании, воинской службе». Такая оговорка перенесена из «личного листка по учету кадров», обязательного в органах государственной власти, на отдельных государственных предприятиях и в учреждениях. Но если «листок» предназначен для непосредственного оформления приема на работу, то рассматривавшаяся менеджером по персоналу анкета необходима для отбора соискателя. Если в анкету эта фраза не включается, предусматривать место для подписи, фамилии работника кадровой службы, а также для печати, не обязательно, так как своей подписью и печатью кадровик удостоверяет правильность сведений, изложенных в анкете.
Анкета становится документом личного дела только в том случае, если в отношении соискателя принимается решение о приеме на работу, а следовательно оформляются и иные необходимые кадровые документы. Что же касается анкет кандидатов так и не ставших работниками, целесообразно завести отдельное «дело», в которое поместить анкеты всех соискателей — возможно через какое-то время вам понадобится пересмотреть их и подобрать из уже «знакомых» подходящую кандидатуру для повторной встречи и решения вопроса о приеме на работу.