Введение
1.1.Нормативное регулирование бухгалтерского учета в бюджетных организациях
1.2.Организация бухгалтерского учета в бюджетных организациях
2.1.Краткая экономическая характеристика ЦРБ г.Нефтекамска
2.2.Организация учета и контроля бюджетных средств
2.3.Организация учета и контроля внебюджетных средств
2.4.Анализ исполнения смет расходов и доходов
3.1.Рекомендации и предложения по совершенствованию бухгалтерского учета и контроля в ЦРБ г. Нефтекамска
3.2.Рекомендации и предложения по автоматизации бухгалтерского учета
3.3.Расчет экономического эффекта от предложенных мероприятий
Заключение
Список использованной литературы
Приложения
ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время, когда ресурсы государства в связи с кризисом в экономике сильно ограничены и оно с трудом выполняет взятые на себя обязательства, необходимо оптимизировать порядок предоставления средств из бюджета, добиваясь, чтобы они использовались с наибольшим эффектом. Для этого следует улучшить систему распределения средств, методику планирования расходов бюджета, а также искоренить хищения бюджетных средств и минимизировать их нецелевое использование. Данные мероприятия невозможны без модернизации системы бюджетного финансирования, от которой зависит бесперебойное финансовое обеспечение государственных задач.
Бюджетное финансирование – это предоставление денежных средств из бюджета на указанные в бюджете цели, а не их расходование. В основу понятия заложен завершающий этап распределения денежных средств, а не техническое оформление перечисления средств из бюджета [с.16, с.18].
Расходование бюджетных средств производится в строгом соответствии с утвержденными сметами доходов и расходов. Бюджетные учреждения не имеют права перерасходовать выделенные бюджетные средства и выходить за рамки выделенных ассигнований по каждому элементу экономической классификации расходов бюджетов.
Все активы, поступающие в распоряжение бюджетных учреждений, делятся на активы, приобретенные за счет бюджетных средств, и активы, приобретенные за счет внебюджетных средств. Естественно, что из находящихся в распоряжении бюджетных организаций средств, большая часть – это бюджетные ассигнования, затем следуют средства целевого назначения, безвозмездные поступления и средства, полученные от предпринимательской деятельности [25, с.15].
Целью данной работы является раскрытие особенностей бухгалтерского учета в бюджетных организациях, исполнения сметы доходов и расходов по бюджетным средствам и внебюджетным источникам бюджетными организациями, а также разработка и предложение мероприятий по совершенствованию бухгалтерского учета и учетного процесса на примере ЦРБ г. Нефтекамска
Задачами данной работы являются:
1) раскрыть теоретические основы организации бухгалтерского учета в
бюджетных организациях;
2) дать общую характеристику управления;
3) показать особенности бухгалтерского учета в ЦРБ г. Нефтекамска
4) проанализировать исполнение сметы доход и расходов за три последних года по ЦРБ г. Нефтекамска;
5) раскрыть пути совершенствования организации бухгалтерского учета в бюджетных организациях а также исполнения смет доходов и расходов бюджетных организаций;
6) рассчитать экономический эффект от разработанных мероприятий по совершенствованию бухгалтерского учета и учетного процесса.
Работа состоит из: введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.
Первая глава раскрывает теоретические основы организации бухгалтерского учета в бюджетных организациях. Здесь также рассмотрено нормативное регулирование бухгалтерского учета в бюджетных организациях.
Во второй главе раскрыты особенности бухгалтерского учета в ЦРБ г. Нефтекамска. Дана краткая характеристика управления, его организационная структура. Рассмотрен процесс учета и контроля средств целевого финансирования, а также внебюджетных средств. Рассмотрен процесс составления, утверждения смет доходов и расходов по бюджетным средствам и внебюджетным источникам.
В третьей главе даны предложения по совершенствованию бухгалтерского учета и учетного процесса в ЦРБ г.Нефтекамска, исполнению смет доходов и расходов по бюджетным средствам и внебюджетным источникам, а также по укреплению доходной части по внебюджетным источникам. Кроме того рассчитан экономический эффект на основе предложенных мероприятий.
В заключении подводятся итоги по проделанной работе, а также приведен общий эффект от разработанных мероприятий по совершенствованию бухгалтерского учета в ЦРБ г.Нефтекамска.
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В БЮДЖЕТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ
1.1. Нормативное регулирование бухгалтерского учета в бюджетных организациях
Основными нормативными правовыми документами, регулирующими бухгалтерский учет в Российской Федерации являются:
1. Гражданский Кодекс РФ ч.ч. 1 и 2
2. Налоговый кодекс РФ ч.ч.1 и 2.
3. Закон РФ «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.96г.
4. Приказ Минфина РФ от 06.07.99 № 43н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99).
5. Приказ Минфина РФ от 25.05.99 № 38н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации»
6. Приказ Минфина РФ от 10.06.99 № 39н «О форме 4-ДВС «Отчет о движении внебюджетных средств»
7. Приказ Минфина РФ от 02.02.99 № 9н «Об утверждении Правил оформления и выдачи в 1999 году разрешений на открытие счетов организаций, финансируемых из федерального бюджета, по учету средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности»
8. Приказ Минфина РФ от 10.03.99 № 20н и Министерства РФ по налогам и сборам от 10.03.99 № ГБ-3-04/39 «Об утверждении Положения о порядке проведения инвентаризации имущества налогоплательщиков при налоговой проверке»
9. Письмо Минфина РФ от 26.04.99 № 03-15-17/187 «О правомочности органов исполнительной власти разрешать своим подведомственным учреждениям перераспределять полученные ассигнования с одного кода экономической классификации на другой»
Закон о бухгалтерском учете устанавливает единые правовые методологические основы бухгалтерского учета и отчетности на территории России для всех организаций, являющихся юридическими лицами, определяет сущность бухгалтерского учета и его задачи, основные понятия, используемые в учете, основные правила его ведения, оценки имущества и обязательств, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, состав бухгалтерской отчетности, порядок и сроки ее представления, а также взаимоотношения по этим вопросам организаций с внутренними и внешними потребителями информации, включая органы государственного управления.
В Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях содержатся указания по организации бухгалтерского учета в бюджетных организациях, приведены План счетов для них и указания по порядку учета на счетах. В приложениях к Инструкции приведены формы первичных документов и учетных регистров, корреспонденции субсчетов по основным бухгалтерским операциям и перечень изменений и дополнений, вносимых в нормативные правовые акты Минфина Российской Федерации.
Указанная Инструкция распространяется на все бюджетные учреждения – организации, созданные органами государственной власти Российской Федерации, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления для осуществления управленческих, социально-культурных, научно-технических и иных функций некоммерческого характера, деятельность которой финансируется из соответствующего бюджета или бюджета государственного внебюджетного фонда на основе сметы доходов и расходов.
Порядок ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях, установленный Инструкцией, распространяется на централизованные бухгалтерии, созданные при органах государственной власти Российской Федерации, органах государственной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления и бюджетных учреждениях, а также на учреждения и организации, создаваемые российскими академиями наук, имеющими государственный статус [15, с.3].
Бюджетные учреждения могут выступать в качестве получателей средств бюджета, распорядителей и главных распорядителей средств. Министерства, иные федеральные органы исполнительной власти вправе выделять ассигнования по распорядителям и получателям средств бюджета, находящимся в его ведении, и на собственное содержание, являясь, таким образом, одновременно главными распорядителями средств и получателями. Распорядители средств бюджета получают ассигнования от главного распорядителя для их распределения между получателями средств бюджета, находящимися в их ведении.
Инструкция является документом, формирующим учетную политику каждого бюджетного учреждения, комплексно решающим вопросы бюджетного бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях.
В соответствии с положениями гражданского и бюджетного законодательства бюджетные учреждения вправе согласно целям своей деятельности получать доходы от предпринимательской деятельности, в том числе доходы от оказания платных услуг, доходы от использования имущества, закрепленного за бюджетными учреждениями на праве оперативного управления и иные доходы.
Инструкция в соответствии со статьей 298 ГК РФ предусматривает раздельный учет бюджетных и внебюджетных средств. Согласно п.6 Инструкции, помимо единого баланса по средствам, полученным из внебюджетных источников, составляется отдельный баланс.
Планирование и исполнение сметы доходов и расходов по средствам из внебюджетных источников должно осуществляться по предметным статьям экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации.
В процессе разработки Инструкции проведена инвентаризация форм первичных документов и регистров учета, которой упорядочивается применение форм первичных документов и регистров учета в бюджетных учреждениях, которые в полном объеме по всем участкам приведены в Приложении №1 к Инструкции.
В формы документов, приведенные в Приложении №1 к Инструкции, были внесены изменения с учетом особенностей бюджетного учета в современных условиях и в увязке с унифицированными формами первичной документации, утвержденными Госкомстатом России, Минфином России и Минэкономики России в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации №835 от 08.07.97г. «О первичных документах». Отдельные документы из унифицированных форм первичной документации полностью подходят для бюджетных учреждений и в тексте Инструкции отмечены как типовые межотраслевые формы, без их воспроизведения в приложении №1 к Инструкции, например, путевой лист, товарно-транспортная накладная и так далее [32, с.4].
Правильная организация бухгалтерского учета – основа составления достоверного и документально обоснованного отчета об исполнении бюджета соответствующего уровня, обеспечивающего открытость бюджетного процесса, особенно на стадии исполнения бюджетов.
В целях правового урегулирования такой важной сферы отношений в области государственных финансов, как учет исполнения бюджетов, Главным управлением федерального казначейства была разработана Инструкция по бухгалтерскому учету исполнения бюджетов, утвержденная приказом Минфина РФ №15н от 17.02.99г. и зарегистрированная Минюстом России от 22.04.99г. (регистрационный номер 1765). Более чем полугодовая работа специалистов Минфина России, территориальных органов федерального казначейства и финансовых органов субъектов Российской Федерации дала свои положительные результаты.
Инструкция по бухгалтерскому учету исполнения бюджетов – это обобщение существовавшего опыта бухгалтерского учета исполнения как государственного бюджета СССР, так и бюджетов всех уровней в Российской Федерации. В ней определены концептуальные положения и общие принципы ведения бухгалтерского учета применительно к казначейской системе исполнения бюджета.
Исходя из того, что финансовая система России является единой, в Инструкции урегулированы вопросы учета исполнения бюджетов всех уровней. При этом значение Инструкции состоит еще в том, что она должна стать надежной базой для совершенствования процедур исполнения бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов, обеспечивая при этом реальное единство методологической базы исполнения бюджетов всех уровней.
Можно отметить, что Инструкция по бухгалтерскому учету исполнения бюджетов, предусмотренные в ней счета объективно способствуют переходу субъектов Российской Федерации и местных бюджетов на казначейскую систему исполнения бюджетов.
Основными задачами бухгалтерского учета исполнения бюджетов всех уровней, сформулированными в Инструкции, являются (исходя из социальной значимости этой работы) формирование полной и достоверной отчетности об исполнении бюджетов, контроль за соблюдением бюджетного законодательства, обеспечение формирования информации для исполнительных и представительных органов власти, иных внутренних и внешних пользователей. Возможность получения достоверной информации об исполнении бюджета должны иметь не только государственные органы, но и кредиторы-владельцы государственных ценных бумаг.
Для выполнения декларируемых задач в качестве объектов учета исполнения бюджетов выступают составные части бюджета, проявляющиеся на всех стадиях его исполнения: доходы, расходы бюджета, средства от предпринимательской и иной деятельности, бюджетные ассигнования, лимиты бюджетных обязательств, подтвержденные бюджетные обязательства, источники финансирования дефицита бюджета, бюджетные ссуды (кредиты), государственный долг, обязательства заемщиков средств бюджета по уплате процентов за пользование бюджетными ссудами, расчеты, возникающие в ходе исполнения бюджетов, результаты исполнения бюджета [9, п.6].
Инструкция не ограничивается перечислением типовых бухгалтерских записей и характеристикой бухгалтерских счетов, но и определяет документы и регистры бухгалтерского учета, порядок совершения в них записей.
Одной из особенностей Инструкции является применение, наряду с кассовым методом, учет исполнения бюджета по методу начислений. Так, учету подлежат начисленные проценты, причитающиеся к получению и выплате по средствам на возвратной основе. В дальнейшем такой подход позволит обеспечить учет на балансовых счетах обязательств федерального бюджета перед кредиторами казны, задолженности по заработной плате.
В отличие от ранее действовавших инструкций по учету исполнения бюджетов в настоящее время объектом учета стали бюджетные ссуды (кредиты), а также государственный долг, что позволит составить баланс исполнения бюджета с отражением всех денежных активов и пассивов Российской Федерации, образовавшихся в ходе исполнения бюджетов всех уровней.
В Инструкции предусмотрены балансовые счета для учета средств, получаемых от предпринимательской и иной деятельности, подлежащие применению при обслуживании учреждений через соответствующие лицевые счета, открытые в органах федерального казначейства. Для субъектов Российской федерации и муниципальных образований учет средств от предпринимательской и иной деятельности учреждений является дальнейшим шагом на пути реализации принципа полноты исполнения бюджета в условиях казначейской системы.
Особое место в Инструкции занимают вопросы межбюджетных отношений – взаимные расчеты между бюджетами, учитывающие федеративное устройство Российской Федерации.
С принятием Инструкции по бухгалтерскому учету исполнения бюджетов в состав отчетности по исполнению бюджетов подлежит включению не только отчет об исполнении, составляемый в соответствии с кодами бюджетной классификации Российской Федерации, но и баланс исполнения бюджета, отражающий все активы и пассивы, возникающие при исполнении бюджета текущего года и прошлых лет. Баланс исполнения бюджета, характеризующий дефицит (профицит) исполнения бюджета, состояние расчетов с кредиторами (объем государственного (муниципального) долга) и заемщиками средств бюджета, заключает в себе необходимую для пользователей информацию о состоянии государственных финансов [26, с.16].
1.2. Организация бухгалтерского учета в бюджетных организациях
Финансирование бюджетных учреждений на расходы в соответствии с утвержденными сметами может осуществляться за счет федерального, республиканского и местных бюджетов.
Основным принципом бюджетного финансирования является предоставление государством средств безвозвратно, так как бюджетные учреждения не имеют своих доходов для возвратности указанных средств.
Второй принцип бюджетного финансирования заключается в том, что бюджетные учреждения получают средства не под план, а по мере фактического выполнения заданий плана с учетом правильности освоения и использования ранее выделенных средств.
Третий принцип - строго целевое использование бюджетных средств для финансирования определенных затрат, предусмотренных планом деятельности учреждения. Целевое использование бюджетных средств позволяет осуществлять систематический контроль за деятельностью бюджетных учреждений со стороны вышестоящих организаций и финансовых органов.
При финансировании бюджетных учреждений соблюдается строгий режим экономии в расходовании государственных средств.
Руководители учреждений, которым предоставлено право распоряжаться бюджетными средствами по целевому назначению в пределах утвержденной сметы, являются распорядителями кредитов [13, с.34].
Одной из главных задач бухгалтерского учета в бюджетных организациях является точный учет и контроль расходов, осуществляемых организациями и учреждениями. Бухгалтерский учет бюджетных структур – это прежде всего учет исполнения сметы расходов. Расходы по бюджету в учреждениях и организациях учитывают в соответствии со структурой бюджетной классификации Российской Федерации. Производимые расходы считаются действительными при наличии подтверждающих и других правильно оформленных документов.
Расходы, производимые учреждениями на мероприятия, предусмотренные по сметам доходов и расходов, финансируемым из федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, местных бюджетов, а также осуществляемым за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности, целевых средств и безвозмездных поступлений, являются фактическими расходами учреждения, включая расходы по неоплаченным счетам кредиторов, обязательствам перед бюджетом, государственными внебюджетными фондами, начисленной заработной плате и др. [15, с.107].
Бюджетные учреждения осуществляют учет исполнения смет доходов и расходов по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников, в соответствии с Федеральным законом
«О бухгалтерском учете» и Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях.
Настоящая Инструкция предусматривает:
1) план счетов бухгалтерского учета в учреждениях;
2) мемориально-ордерную форму ведения бухгалтерского учета;
3) способ применения субсчетов плана счетов бухгалтерского учета расходов как бюджетных средств для отражения операций по исполнению сметы доходов и, так и средств, полученных за счет внебюджетных источников;
4) формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета;
5) методы оценки активов и обязательств;
6) корреспонденцию субсчетов по основным бухгалтерским операциям;
7) другие вопросы организации бухгалтерского учета.
Бухгалтерский учет исполнения сметы доходов и расходов по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников, ведется по плану счетов, предусмотренному настоящей Инструкцией, с составлением единого баланса по указанным средствам, и отдельного баланса по средствам, полученным за счет внебюджетных источников.
Бухгалтерский учет в учреждениях ведется в валюте Российской Федерации - в рублях и копейках.
Ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке.
Руководители учреждений несут ответственность за организацию бухгалтерского учета в учреждениях, соблюдение действующего законодательства при выполнении финансово-хозяйственных операций и хранение бухгалтерской документации.
При централизации бухгалтерского учета за руководителями обслуживаемых учреждений сохраняются права получателей (в частности, в пределах ассигнований, предусмотренных в утвержденной распорядителем сметой доходов и расходов: получать в установленном порядке авансы на хозяйственные и другие нужды; разрешать выдачу авансов и заработной платы работникам учреждения; расходовать в соответствии с установленными нормами материалы, продукты питания и другие материальные ценности на нужды учреждения; утверждать авансовые отчеты подотчетных лиц, документы по инвентаризации, акты о списании пришедших в ветхость и негодность основных средств и других материальных ценностей в соответствии с действующим законодательством; решать другие вопросы, относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности учреждения).
Учреждения расходуют бюджетные средства и средства, полученные за счет внебюджетных источников, по целевому назначению в соответствии с действующим законодательством и в меру выполнения мероприятий, предусмотренных сметами доходов и расходов, строго соблюдая финансово-бюджетную дисциплину и обеспечивая экономию материальных ценностей и денежных средств.
Бухгалтерский учет исполнения сметы доходов и расходов учреждения в зависимости от объема учетной работы ведется самостоятельным структурным подразделением (централизованной бухгалтерией), возглавляемым главным бухгалтером, или главным бухгалтером (бухгалтером) в случаях отсутствия самостоятельного структурного подразделения [14, с.65].
Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю учреждения, несет ответственность за ведение бухгалтерского учета, а также своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.
Главный бухгалтер утверждает должностные инструкции для работников бухгалтерии. Распределение служебных обязанностей в бухгалтериях производится по функциональному признаку, т.е. за каждой группой работников или отдельным работником, в зависимости от объема работ, закрепляется определенный участок.
Все структурные подразделения, входящие в состав учреждения, а также учреждения, обслуживаемые централизованными бухгалтериями, обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы (копии выписок из приказов и распоряжений, относящиеся непосредственно к исполнению сметы доходов и расходов, а также всякого рода договоры, акты выполненных работ и др.).
Требования главного бухгалтера в части порядка оформления и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех работников учреждения, а при централизации учета - для всех обслуживаемых учреждений.
Бухгалтерский учет в учреждении должен обеспечивать систематический контроль за ходом исполнения смет доходов и расходов, состоянием расчетов с юридическими и физическими лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей.
В обязанности бухгалтерских служб входит:
1) ведение бухгалтерского учета в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации, настоящей Инструкции и других нормативных правовых актов;
2) осуществление предварительного контроля за соответствием заключаемых договоров объемам ассигнований, предусмотренных сметой доходов и расходов или лимитам бюджетных обязательств при казначейском обслуживании получателей через лицевые счета; своевременным и правильным оформлением первичных учетных документов и законностью совершаемых операций;
3) контроль за правильным и экономным расходованием средств в соответствии с целевым назначением по утвержденным сметам доходов и расходов по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников, с учетом внесенных в них в установленном порядке изменений, а также за сохранностью денежных средств и материальных ценностей в местах их хранения и эксплуатации;
4) финансирование учреждений, ведущих учет самостоятельно, а также контроль за исполнением ими смет доходов и расходов и правильной постановкой бухгалтерского учета;
5) начисление и выплата в установленные сроки заработной платы работникам, стипендий учащимся, студентам, аспирантам учебных заведений;
6) своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе исполнения в пределах санкционированных расходов сметы доходов и расходов, с организациями и отдельными физическими лицами;
7) ведение учета доходов и расходов по средствам, полученным за счет внебюджетных источников;
8) контроль за использованием выданных доверенностей на получение имущественно-материальных и других ценностей;
9) участие в проведении инвентаризации имущества и финансовых обязательств, своевременное и правильное определение результатов инвентаризации и отражение их в учете;
10) проведение инструктажа материально ответственных лиц по вопросам учета и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранении;
11) широкое применение современных средств автоматизации при выполнении учетно-вычислительных работ;
12) составление и представление в установленном порядке и в предусмотренные сроки бухгалтерской отчетности;
13) составление для утверждения руководителем учреждения смет доходов и расходов и расчетов (при отсутствии планового отдела или другого аналогичного структурного подразделения);
14) ведение массива нормативных и других документов по вопросам учета и отчетности, относящихся к компетенции бухгалтерских служб;
15) хранение документов (первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности, а также смет доходов и расходов и расчетов к ним и т.п., как на бумажных, так и на машинных носителях информации) в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.
Представление первичных учетных документов в бухгалтерию регламентируется графиком документооборота, составленным главным бухгалтером и утвержденным руководителем учреждения. В централизованной бухгалтерии указанный график утверждается руководителем учреждения, при котором создана эта бухгалтерия. Материально ответственным и другим должностным лицам вручаются выписки из графика документооборота.
В учреждении все бухгалтерские документы, связанные с исполнением смет доходов и расходов по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников, подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. В централизованных бухгалтериях указанные бухгалтерские документы подписываются руководителем и главным бухгалтером учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия или уполномоченными ими на то лицами.
В случае разногласий между руководителем учреждения и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя учреждения, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.
Для ведения бухгалтерского учета в учреждении применяются разработанные с учетом специфики их деятельности формы класса 05 «Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций» Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД), согласно приложению №1 к Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, и отдельные формы первичных учетных документов класса 03 ОКУД «Унифицированная система первичной учетной документации», утвержденные постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 30 октября 1997 г. N71а (в соответствии с письмом Министерства юстиции Российской Федерации от 24 апреля 1999 г. N2879-ПК указанному постановлению государственная регистрация не требуется).
Все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.
Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).
В зависимости от технологии обработки учетной информации в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (коды, контрольные отметки и т.п.), не нарушающие требований нормативных правовых актов и методических документов по бухгалтерскому учету.
За достоверность содержащихся в документах данных, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут ответственность лица, создавшие и подписавшие эти документы.
В документах на приобретение материальных ценностей должна быть расписка материально ответственного лица в получении этих ценностей, а в документах, подтверждающих факт выполнения работы, - подписи о принятии результата работы ответственными (уполномоченными) лицами.
Документы, служащие основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета, должны представляться в бухгалтерию в сроки, установленные графиком документооборота.
С лицами, предусмотренными действующим законодательством, ответственными за хранение денежных средств и товарно-материальных ценностей, заключаются в установленном порядке письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ф. 523).
Получение материальных ценностей осуществляется лицом, полномочия которого подтверждаются доверенностью, оформленной по установленным формам (ф.М-2 (0315001) или ф.М-2а (0315002).
Материально ответственные лица представляют первичные учетные документы по приходу и расходу товарно-материальных ценностей при реестре сдачи документов ф.442 (по приходным и расходным документам). После проведенной в присутствии материально ответственного лица проверки правильности оформления представленных первичных учетных документов реестр с подписью работника бухгалтерии возвращается материально ответственному лицу.
Аналитический учет ведется в регистрах бухгалтерского учета (на карточках, накопительных ведомостях, книгах, в том числе с применением пакетов прикладных программ ведения бухгалтерского учета и т.п.). Порядок записей в регистрах бухгалтерского учета определен настоящей Инструкцией.
Карточки (кроме карточек по основным средствам) регистрируются в реестре карточек ф.279, который ведется для каждого счета отдельно. Карточки для учета основных средств регистрируются в описи инвентарных карточек по учету основных средств ф.ОС-10.
Карточки учета материалов, малоценных предметов и т.п. сдаются в архив в подшитом виде вместе с реестром карточек, регистрами бухгалтерского учета и другими бухгалтерскими документами ежегодно или один раз в два года. В такие же сроки сдаются в архив карточки учета основных средств, выбывших в течение года.
Опись инвентарных карточек по учету основных средств ф.ОС-10 сдается в архив, когда в ней имеются отметки о списании инвентаря по последней инвентарной карточке ф.ф.ОС-6 бюдж., ОС-8, ОС-9. Сдача инвентарных карточек в архив без описи осуществляется по реестру сдачи документов ф.442, в котором указываются номер карточки и название списанного инвентаря, а в централизованных бухгалтериях, кроме того, и наименование обслуживаемого учреждения.
В бухгалтерских книгах до начала записей номеруются все страницы (листы). На последней странице листа за подписью главного бухгалтера делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано (количество) страниц (листов)».
На каждой книге надписывается: наименование учреждения и год, на который книга открыта. В книге должно быть оглавление открытых в ней субсчетов. При переносе записей на другую страницу книги в оглавлении по данному субсчету делается отметка о переносе записи с указанием номеров новых страниц.
Книги бухгалтерского учета при наличии в них по истечении года свободных листов могут быть использованы для записи операций следующего года. В этих случаях книги сдаются в архив один раз в два года.
По окончании каждого месяца в регистрах бухгалтерского учета подсчитываются итоги оборотов и выводятся остатки по субсчетам.
Регистры бухгалтерского учета по синтетическим и аналитическим счетам открываются записями сумм остатков на начало года в соответствии с заключительным балансом и регистрами бухгалтерского учета за истекший год.
Если вышестоящей организацией при утверждении годового отчета сделаны исправления в заключительном балансе, то на основании соответствующего письменного распоряжения эти исправления вносятся как в регистры бухгалтерского учета прошлого года (путем исправительной бухгалтерской записи), так и в регистры бухгалтерского учета текущего года (путем изменения входящих остатков).
Для контроля за правильностью бухгалтерских записей по счетам синтетического и аналитического учета составляются оборотные ведомости: ф.285 (оборотная ведомость по счету (номер), ф.М-44 (оборотная ведомость по материальным запасам) и ф.326 (оборотная ведомость по основным средствам) по каждой группе аналитических счетов и материально ответственным лицам, объединяемых соответствующим синтетическим счетом. Оборотные ведомости составляются ежемесячно, кроме основных средств и малоценных предметов, по которым оборотные ведомости составляются ежеквартально. Итоги оборотов и остатки по каждому субсчету оборотных ведомостей сверяются с итогами оборотов и остатками этих субсчетов книги «Журнал – главная» ф.308. Записи в оборотных ведомостях могут производиться при необходимости в течение нескольких лет.
Бухгалтерский учет в учреждениях осуществляется по мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях.
В отдельных случаях Министерство финансов Российской Федерации может разрешать федеральным органам исполнительной власти вести в учреждениях, находящихся в их ведении, бухгалтерский учет по журнально-ордерной форме бухгалтерского учета при наличии разработанных методических документов.
Проверенные и принятые к учету первичные учетные документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются раздельными мемориальными ордерами - накопительными ведомостями по операциям за счет бюджетных средств и средств, полученных за счет внебюджетных источников, которым присваиваются следующие постоянные номера:
1) мемориальный ордер 1 (накопительная ведомость по кассовым операциям) ф.381;
2) мемориальный ордер 2 (накопительная ведомость по движению бюджетных средств на субсчетах 090, 091, 097, 100, 101, 102) ф.381;
3) мемориальный ордер 3 (накопительная ведомость по движению средств, полученных за счет внебюджетных источников, на субсчетах 110, 111, 114, 115, 118) ф.381;
4) мемориальный ордер 4 (накопительная ведомость по расчетам чеками из лимитированных книжек) ф.323;
5) мемориальный ордер 5 (свод расчетных ведомостей по заработной плате и стипендиям) ф.405;
6) мемориальный ордер 6 (накопительная ведомость по расчетам
7) мемориальный ордер 8 (накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами) ф.386
8) мемориальный ордер 9 (накопительная ведомость по выбытию и перемещению основных средств) ф.438;
9) мемориальный ордер 10 (накопительная ведомость по выбытию и перемещению малоценных предметов) ф.438;
10) мемориальный ордер 11 (свод накопительных ведомостей по приходу продуктов питания) ф.398;
11) мемориальный ордер 12 (свод накопительных ведомостей по расходу продуктов питания) ф.411;
12) мемориальный ордер 13 (накопительная ведомость по расходу материалов) ф.396;
13) мемориальный ордер 14 (накопительная ведомость по доходам, прибылям (убыткам) ф.409;
14) мемориальный ордер 15 (свод ведомостей по расчетам с родителями за содержание детей в детских учреждениях) ф.406.
По остальным операциям и по операциям «сторно» составляются отдельные мемориальные ордера ф.274, которые нумеруются, начиная с номера 16 за каждый месяц.
Записи в мемориальные ордера осуществляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня (по получении первичного учетного документа), как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция субсчетов в мемориальном ордере записывается в зависимости от характера операций по дебету одного субсчета и кредиту другого субсчета или дебету одного субсчета и кредиту нескольких субсчетов (кредиту одного субсчета и дебету нескольких субсчетов).
Для отражения фактических расходов по кодам экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации применяется расшифровка к мемориальному ордеру ф.803.
Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером или его заместителем и исполнителем, а при централизации учета, кроме того, и руководителем группы учета.
Книга «Журнал – главная» ф.308 открывается записями сумм остатков на начало года в соответствии с заключительным балансом за истекший год. Учет в книге «Журнал – главная» ведется по субсчетам, определенным планом счетов настоящей Инструкции для ведения операций по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников.
Для обеспечения раздельного учета операций по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников (материальные ценности, средства в расчетах и другие), субсчету присваивается отличительный признак в виде номера (по бюджетным средствам - 1, по средствам, полученным за счет внебюджетных источников: 2 - по предпринимательской деятельности, 3 - по целевым средствам и безвозмездным поступлениям).
Записи в ф.308 производятся по мере составления мемориальных ордеров, а при составлении мемориальных ордеров-накопительных ведомостей, один раз за месяц. Сумма мемориального ордера записывается сначала в графу «Сумма по ордеру», а затем в дебет и кредит соответствующих субсчетов. Сумма оборотов за месяц по всем субсчетам как по дебету, так и по кредиту должна быть равна итогу графы «Сумма по ордеру». Второй строкой после оборотов за месяц выводится остаток на начало следующего месяца по каждому субсчету.
По истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, мемориальные ордера - накопительные ведомости вместе с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за два-три месяца и более в одну папку. На обложке надписываются: наименование учреждения; название и порядковый номер папки, дела; отчетный период - год и месяц; начальный и последний номера мемориальных ордеров; количество листов в деле.
Учреждения обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. По истечении сроков хранения дела в установленном порядке сдаются в соответствующий государственный архив. Документы, удостоверяющие сдачу дел в архив, хранятся постоянно в бухгалтерии.
Первичные учетные документы брошюруются в бухгалтерии по участкам учета в хронологическом порядке по номерам пачек за месяц. Выходные формы документов хранятся отдельно по каждому разделу учета и соответствующему субсчету.
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах.
Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель учреждения.
Изъятие первичных учетных документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании постановлений в соответствии с действующим законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу учреждения.
С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.
Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждений могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).
В случае пропажи или уничтожения первичных учетных документов руководитель учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи или уничтожения.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем учреждения. Копия акта направляется в вышестоящую организацию.
Для обеспечения контроля за сохранностью бюджетных средств и средств, полученных за счет внебюджетных источников, и достоверности данных бухгалтерского учета учреждения проводят инвентаризацию имущества и финансовых обязательств в соответствии с нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации.
Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) определяется руководителем учреждения, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Проведение инвентаризации обязательно:
1) при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
3) при смене материально ответственных лиц;
4) при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
5) в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
6) при реорганизации или ликвидации учреждения;
7) в других случаях, предусмотренных действующим законодательством.
Для проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств приказом руководителя учреждения назначается инвентаризационная комиссия.
Результаты инвентаризации оформляются:
1) инвентаризационной описью (сличительной ведомостью) ф.401 по объектам основных средств, предметам малоценного инвентаря, материальным запасам, готовой продукции;
2) актом инвентаризации наличных денежных средств (ф.0309014) по наличным денежным средствам;
3) инвентаризационной описью ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (ф.0309015) - по ценным бумагам и бланкам документов строгой отчетности;
4) актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф.0309016) - по расчетам;
5) актом о результатах инвентаризации (ф.835) с прилагаемой к нему ведомостью расхождений по результатам инвентаризации (ф.836).
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на соответствующих субсчетах, предусмотренных настоящей Инструкцией:
1) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма относится на увеличение: целевых средств на содержание учреждения и другие мероприятия (субсчет 270) - по бюджетной деятельности, а также целевым средствам и безвозмездным поступлениям; доходов отчетного периода (субсчет 400) - по предпринимательской деятельности.
Формирование текущей рыночной стоимости производится на основе цены, действующей на дату оприходования имущества, на данный или аналогичный вид имущества. Данные о действующей цене имущества должны быть подтверждены документально или экспертным путем;
2) недостача материальных запасов в пределах норм естественной убыли относится по балансовой стоимости по дебету субсчетов 140, 141, 220, 241, 270 и кредиту субсчетов счетов 04, 05, 06, 08;
3) недостача имущества и его порча сверх норм естественной убыли относится на виновных лиц по рыночной стоимости по дебету субсчета 170 и кредиту субсчетов: 040, 041, 043, 044, 050, 060 - 067, 069 (по материальным запасам), 120 (по денежным средствам), 173 (по основным средствам, нематериальным активам и малоценным предметам, приобретенным за счет бюджетных средств), 270 (по основным средствам, нематериальным активам и малоценным предметам, приобретенным за счет целевых средств и безвозмездных поступлений), 401 (по основным средствам, нематериальным активам и малоценным предметам, приобретенным за счет средств от предпринимательской деятельности).
В случае неустановления виновных лиц или отказа судом во взыскании убытка с виновных лиц, производятся записи по кредиту субсчета 170 и дебету субсчетов 140, 141, 173, 270, 401 [11].
Учреждения обязаны составлять и представлять бухгалтерскую периодическую и годовую отчетность в порядке, установленном Министерством финансов Российской Федерации.
День представления учреждением бухгалтерской отчетности определяется по дате ее почтового отправления или дате фактической передачи по принадлежности.
Бухгалтерская отчетность, содержащая показатели, отнесенные к государственной тайне по действующему законодательству, представляется с учетом требований этого законодательства.
Автоматизация бухгалтерского учета основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки документации по всем разделам учета с составлением баланса в соответствии с планом счетов, предусмотренным настоящей Инструкцией, и типовыми проектными решениями по комплексной автоматизации бухгалтерского учета.
В условиях комплексной автоматизации бухгалтерского учета исполнения сметы доходов и расходов учреждения данные синтетического и аналитического учета формируются в базах данных используемого программного комплекса и ежемесячно выводятся на бумажные носители - выходные формы документов (мемориальные ордера, карточки, ведомости, главная книга, отчет и т.п.). При этом содержание показателей в выходных формах документов должно соответствовать требованиям, предусмотренным настоящей Инструкцией для регистров бухгалтерского учета.
При обнаружении в выходных формах документов ошибок бухгалтерия осуществляет диагностику ошибочных данных, внесение исправлений в соответствующие базы данных и получение выходных форм документов с учетом исправлений.
Внесение исправлений осуществляется датой обнаружения ошибочных данных путем обязательного оформления измененных документов, сторнирующих проводок.
Без оформления документального подтверждения любые исправления непосредственно в электронных базах данных не допускаются [8, с.7].
Годовая бухгалтерская отчетность составляется учреждениями и организациями по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным, квартальная - на 1 июля и 1 октября текущего года, месячная - на первое число месяца, следующего за отчетным и представляется как на бумажных, так и на электронных носителях информации.
Учреждения и организации составляют бухгалтерскую отчетность нарастающим итогом с начала года в рублях и представляют ее своему вышестоящему распорядителю бюджетных средств в установленные сроки.
При непредставлении главными распорядителями, распорядителями и получателями бюджетных средств бухгалтерских отчетов об исполнении смет доходов и расходов в установленные сроки органы, ответственные за исполнение бюджетов, могут приостанавливать финансирование из соответствующего бюджета с уведомлением об этом руководителей указанных органов исполнительной власти.
В состав годовой бухгалтерской отчетности бюджетных учреждений включаются следующие формы:
1) баланс исполнения сметы доходов и расходов - ф. 1 (код 0503001), см. приложение 2;
2) баланс исполнения сметы доходов и расходов по внебюджетным источникам - ф. 1-1 (код 0503003), см. приложение 3;
3) отчет об исполнении сметы доходов и расходов по бюджетным средствам - ф. 2 (код 0503004), см. приложение 4;
4) отчет об исполнении сметы доходов и расходов по внебюджетным источникам - ф. 4 (код 0503055), см. приложение 7;
5) отчет о движении основных средств - ф.5 (код 0503051), см. приложение 9;
6) отчет о движении материальных запасов - ф. 6 (код 0503053), см. приложение 10;
7) отчет о недостачах и хищениях денежных средств и материальных ценностей в бюджетных учреждениях - ф.15 (код 0503078).
В состав квартальной бухгалтерской отчетности учреждения включаются следующие формы:
1) баланс исполнения сметы доходов и расходов - ф.1 (код 0503001);
2) баланс исполнения сметы доходов и расходов по внебюджетным источникам - ф.1-1 (код 0503003);
3) отчет об исполнении сметы доходов и расходов по бюджетным средствам - ф.2 (код 0503004);
4) отчет о доходах и расходах целевого бюджетного фонда - ф. 2-4 (код 0503008);
5) отчет об исполнении сметы доходов и расходов по внебюджетным источникам - ф. 4 (код 0503055).
В состав годовой и квартальной бухгалтерской отчетности учреждений и организаций включается объяснительная записка об исполнении сметы доходов и расходов (приложение 16).
В объяснительной записке приводятся основные факторы, оказавшие влияние на исполнение смет доходов и расходов по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников, суммы недоиспользованных бюджетных средств, данные о результатах инвентаризации, состояние расчетных статей баланса (с расшифровкой дебиторской и кредиторской задолженности с указанием даты возникновения и причины образования; с расшифровкой денежных средств по источникам финансирования по балансовым субсчетам 091 «Средства федерального бюджета на расходы учреждения», 101 «Средства на расходы учреждения», 118 «Средства в иностранной валюте», 133 «Средства в пути»). При этом в объяснительной записке не следует приводить таблицы с данными, имеющимися в формах годовой и квартальной бухгалтерской отчетности.
Годовая и квартальная бухгалтерская отчетность представляется в сброшюрованном виде с оглавлением и сопроводительным письмом. Страницы отчетов нумеруются.
В состав месячной бухгалтерской отчетности учреждения и организации включаются следующие формы:
1) для учреждений и организаций, получающих финансирование из федерального бюджета и не переведенных на обслуживание через лицевые счета в органах федерального казначейства Министерства финансов Российской Федерации, применяются формы: Отчет об исполнении сметы доходов и расходов по бюджетным средствам – форма 2 (код 0503004) и Отчет об исполнении сметы доходов и расходов по бюджетным средствам в иностранной валюте – форма 2-в (код 0503018);
2) для учреждений и организаций, состоящих на бюджетах субъектов Российской Федерации и местных бюджетах, - «Отчет об исполнении сметы доходов и расходов учреждений и организаций, финансируемых из бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов» – ф.1-мм (код 0503010).
Главные распорядители средств бюджета могут вводить по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации специализированные формы годовой и квартальной бухгалтерской отчетности, отражающие специфику деятельности учреждений.
Бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером главного распорядителя, распорядителя или получателя средств, а при наличии в штате финансово-экономических служб подписывается руководителями этих служб [10, с.3].