Введение
БАНК (от итал. banco скамья, лавка менялы), финансовое учреждение, имеющее лицензию на прием вкладов и выдачу кредитов, а также осуществляющее расчеты между фирмами и ведущее операции с ценными бумагами. Банки являются посредниками между вкладчиками и заемщиками, обеспечивая функционирование и устойчивость платежной системы, а также оказывая существенное воздействие на спрос и предложение денежного капитала.
Общее представление о функциях банков
Принимая сбережения граждан, банки вкладывают их в коммерческую деятельность; при этом они не только гарантируют сохранность денежных средств, но и выплачивают вознаграждение процентный доход владельцам сбережений.
Банки, предоставляющие сбережения граждан во временное платное пользование коммерческим организациям, осуществляют кредитование, стремясь обеспечить срочность, платность, возвратность и гарантированность выдаваемых кредитов. Срок выдачи кредитов при этом зависит весьма существенно от срока, на который сам банк получил депозиты от своих вкладчиков. Величина платы за кредит определяется общими принципами формирования цены денежных ресурсов на рынке капитала. Возвратность кредита обеспечивается с помощью законов и органов, контролирующих соблюдение. Гарантированность кредитов проявляется в требованиях банков к заемщикам предоставить обеспечение или даже передать какоето имущество в залог банку за счет продажи такого обеспечения или залога банк восстанавливает свои потери при невозврате кредитов.
Банки оказывают помощь коммерческим организациям и гражданам в организации платежей за товары и услуги с помощью системы безналичных расчетов, в которой платежи производятся путем перечисления (перевода) денег со счета плательщика на счет получателя. Перевод денег осуществляется в виде записей в банковских счетах на основе соответствующих платежных документов, оформляемых участниками хозяйственной операции.
Банки активно создают новые формы денег для ускорения и облегчения платежей за товары и услуги: чеки, векселя, электронные кредитные карты и др.
Бухгалтерский учет в кредитной организации — упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах и их движении путем сплошного, непрерывного и документарного учета всех банковских, хозяйственных и других операций.
Актуальность темы основывается на том, что организация бухгалтерского учета основывается на системе законодательного и нормативного регулирования, состоящей из четырех уровней:
первый уровень включает законы Российской Федерации, регламентирующие ведение бухгалтерского учета и планы счетов;
второй уровень состоит из национальных стандартов, которые конкретизируют положения документов первого уровня. В зависимости от отраслевой принадлежности хозяйствующих субъектов и других особенностей деятельности стандарты могут уточняться и дополняться;
третий уровень содержит нормативные документы и методические указания ЦБ РФ по организации учета различных операций;
четвертый уровень включает внутренние документы кредитной организации, определяющие учетную политику.
Поэтому исследуемая тема представляется весьма актуальной. Цель работы заключается в проведении аудита законодательного и нормативного регулирования бухгалтерского учета и документооборота банка в современной банковской системе. Для этого решим следующие задачи:
* рассмотрим понятия и особенности законодательного и нормативного регулирования бухгалтерского учета и документооборота банка
* Изучим методологию аудита законодательного и нормативного регулирования бухгалтерского учета и документооборота коммерческого банка
* Разработаем проект заявки на предоставление документов
Объект исследования – АКБ «Левобережный».
1. Законодательное и нормативное регулирование бухгалтерского учета и документооборота в кредитной организации
Организация и ведение бухгалтерского учета и внутреннего контроля в кредитных организациях регламентируются следующими нормативными документами:
1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» (в редакции от 10.01.2003 №8ФЗ).
2. Положение Банка России «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории РФ» от 05.12.2002 № 205П.
3. Положение Банка России «Об организации внутреннего контроля в коммерческих организациях и банковских группах» от 16.12.2003 №242П.
4. Указания Банка России «О порядке осуществления внутреннего контроля за соответствием деятельности на финансовых рынках законодательству о финансовых рынках в кредитных организациях» от 07.07.1999 № 603У.
5. Письмо Банка России «О рекомендациях Базельского комитета по банковскому надзору» от 13.05.2002 № 59Т.
6. Правило (стандарт) № 8 «Оценка аудиторских рисков и внутреннего контроля». Утверждено постановлением Правительства Российской федерации от 04.07.2003 № 405.
7. Консультативное письмо Базельского комитета по банковскому надзору и регулированию «Базовые принципы эффективного надзора за банковской деятельностью» (Базель, сентябрь 1997 г.).
8. Консультативное письмо Базельского комитета по банковскому надзору и регулированию «Пути повышения прозрачности банковской деятельности» (Базель, сентябрь 1998 г.). В ходе аудита деятельности кредитной организации изучаются постановка и ведение бухгалтерского учета.
В связи с этим аудитор обязан:
• проанализировать учетную политику кредитной организации;
• проверить соответствие бухгалтерского учета действующим нормативным документам;
• определить, в какой мере реальное состояние дел отражено во внутренней документации кредитной организации, касающейся организации бухгалтерского учета;
• подтвердить достоверность и обоснованность бухгалтерской информации, а также возможность ее использования всеми заинтересованными пользователями;
• оценить качество бухгалтерской отчетности, отметить в аудиторском заключении недостатки и дать рекомендации по их устранению.
Обоснованное выражение мнения аудитора возможно при получении достаточных аудиторских доказательств в ходе проведения детальной проверки бухгалтерского учета исходя из общепринятых принципов, законодательных и нормативных актов.
Главная цель системы законодательного и нормативного регулирования состоит в установлении единых правовых и методологических основ организации и ведения бухгалтерского учета в банковской системе. Это предполагает обеспечение целостности ведения учета имущества, обязательств и операций, осуществляемых банками, составление и представление сопоставимой и достоверной информации об их имущественном положении, доходах и расходах, необходимой пользователям бухгалтерской отчетности.
Использование единой нормативной базы способствует адекватному пониманию эффективности организации и функционирования системы бухгалтерского учета у аудиторов, главных бухгалтеров, руководителей банков и других заинтересованных лиц.
Установленные принципы, правила и способы учета операций и составления отчетности обязательны к применению во всех кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации.
Бухгалтерский учет хозяйственных и других операций ведется кредитной организацией непрерывно с момента ее регистрации в качестве юридического лица до реорганизации или ликвидации путем сплошного, непрерывного, документарного отражения операций методом двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов. Все операции, имущество, результаты инвентаризации подлежат оценке в денежном выражении и своевременному отражению на счетах в полном объеме. Активы и пассивы оцениваются раздельно и отражаются в развернутом виде. Имущество и обязательства кредитной организации существуют обособленно от имущества и обязательств собственников этой организации и других юридических лиц. Ответственность за ведение бухгалтерского учета возлагается на руководителя банка.
Все операции, совершаемые банком, отражаются в бухгалтерском учете на основании документов, оформленных в соответствии с Правилами ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации, или нормативными документами Банка России по отдельным операциям (при необходимости с учетом требований Минфина и ИМНС России). Документы являются письменным свидетельством о выполнении банковских операций и придают юридическую силу данным бухгалтерского учета. Документы могут формироваться или приниматься от клиентов как на бумажных носителях, так и в электронном виде.
В процессе аудита необходимо проверить наличие и качество оформления документов, подтверждающих обоснованность и правильность проведения операций, а также отражение операций в бухгалтерском учете в соответствии с их содержанием.
Бухгалтерскую документацию банка можно классифицировать следующим образом:
первичные учетные документы, которые подразделяются по характеру отражаемых операций на кассовые и мемориальные; а по месту формирования на банковские и клиентские;
регистры, предназначенные для накопления и систематизации информации, содержащейся в первичных документах, с целью отражения на аналитических и синтетических счетах и в бухгалтерской отчетности.
Для обеспечения своевременного оформления поступающих документов и их отражения в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам и составления ежедневного баланса в банке устанавливаются правила документооборота и графики прохождения документов. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. Сформированный график, в котором установлено оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого документа, утверждается руководителем банка.
Порядок прохождения документов должен обеспечивать:
соблюдение сроков обработки документов (документы, поступившие в операционное время, подлежат оформлению и отражению по счетам в этот же день);
правильность оплаты документов со счетов клиентов и с корреспондентских счетов банка;
своевременность обработки выписок с корреспондентских счетов и проведения операций по счетам плательщиков и получателей средств;
последовательность и периодичность вывода на печать документов аналитического и синтетического учета;
соответствие технологии обработки учетной информации объемам и специфике выполняемых банком операций;
соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов;
учет интересов клиентов при разработке графика документооборота.
При оценке вышеуказанных позиций аудиторы делают соответствующие выводы об уровне организации документооборота, отмечая имеющиеся недостатки и особо обращая внимание на факты несвоевременного проведения операций, в том числе расчетов по поручениям клиентов.
Эффективность банковской деятельности, определяемая прибыльностью и надежностью банковских операций, во многом зависит от качества используемой информации. Бухгалтерский учет обеспечивает управленческие системы банка документально обоснованными и достоверными экономическими данными о фактическом наличии и движении имущества и ресурсов, направлениях размещения денежных средств, кредиторской и дебиторской задолженности, расчетах и претензиях, хозяйственных процессах и результатах деятельности и др. При этом информация, формируемая соответствующим подразделением бухгалтерии, должна быть полезна всем заинтересованным пользователям, что возможно при ее соответствии требованиям уместности, надежности и сравнимости.
Бухгалтерская информация будет уместна, если ее наличие или отсутствие способно оказать влияние на принимаемые решения и помогает оценить прошлые, настоящие либо будущие события. Информация надежна в случае отсутствия существенных ошибок и объективного отражения фактов хозяйственной деятельности. Сравнимость информации обеспечивается тем, что заинтересованные пользователи должны быть поставлены в известность об особенностях учетной политики, принятой банком, любых изменениях в этой политике и их влиянии на финансовое положение и результаты банковской деятельности, могли бы проанализировать работу банка в динамике и сопоставить ее с деятельностью других кредитных организаций. *
Кроме того, бухгалтерская информация должна быть нейтральной (отсутствие нейтральности информации наблюдается при специальном подборе фактов для формулировки определенных выводов), полной и своевременной. Польза, извлекаемая из информации, должна быть соизмерима с затратами на ее подготовку.
Аудит точности представления и раскрытия бухгалтерской информации ведется исходя из следующих условий:
реально ли существуют активы и обязательства банка по состоянию на отчетную дату;
обладает ли банк правом собственности по отношению к активам и несет ли ответственность за исполнение соответствующих обязательств;
действительно ли имела место та или иная операция или сделка;
все ли операции, активы и пассивы надлежащим образом учтены и отражены в бухгалтерской отчетности;
учтены ли активы и пассивы по соответствующей стоимости;
учтены ли операции на соответствующих счетах и в правильных суммах, доходы и расходы отнесены к соответствующим периодам.
Определение масштаба, характера и направленности и детализации аудиторской проверки системы бухгалтерского учета банка зависит от оценки уровня организации внутреннего контроля, значимости объекта проверки, аудиторского риска, предварительного анализа достоверности, достаточности и убедительности источников информации. Исходя из этого определяется объем аудиторской выборки и разрабатывается методика проверки.
По итогам аудиторской проверки система бухгалтерского учета может быть оценена как эффективная, если она обеспечивает выполнение следующих условий:
первичные учетные документы содержат детали операций, имеющие существенное значение для учета и отчетности;
все операции фиксируются в бухгалтерском учете в правильном периоде времени, в правильных суммах, на надлежащих счетах бухгалтерского учета в соответствии с действующими нормативными документами и принятой учетной политикой;
обеспечивается возможность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;
выполняются все необходимые меры по ограничению вероятности появления злоупотреблений и т.д.
2. Аудит нормативного регулирования бухгалтерского учета и документооборота АКБ «Левобережный»
2.1. Анализ и оценка учетной политики кредитной организации
Все аспекты построения и функционирования системы бухгалтерского учета в их информационной и методической взаимосвязи представлены в учетной политике АКБ «Левобережный».
АКБ «Левобережный».разрабатывает и утверждает учетную политику, основанную на Плане счетов бухгалтерского учета в кредитных организациях Российской Федерации и Правилах бухгалтерского учета, изложенных в инструкциях и нормативных актах ЦБ РФ.
Учетная политика АКБ «Левобережный».определяется как совокупность способов организации бухгалтерского учета первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов банковской деятельности. Способствует созданию механизма реализации методов бухгалтерского учета в соответствии со структурой и спецификой деятельности банка.
Учетная политика предполагает целостность ведения бухгалтерского учета в АКБ «Левобережный». и охватывает все его составляющие: организационную, техническую, методологическую и налоговую.
Организационный аспект затрагивает вопросы построения и места бухгалтерской службы в системе управления АКБ «Левобережный»..
Технический аспект определяет способы работы с документацией и информацией.
Методологический аспект связан с определением порядка проведения отдельных учетных операций, не противоречащих действующему законодательству и нормативным актам ЦБ РФ.
Налоговый аспект позволяет систематизировать данные бухгалтерского учета для правильного исчисления налогооблагаемой базы и конкретизировать варианты расчетов с бюджетом по налогам и сборам, по которым предусмотрен выбор альтернативного решения в рамках действующего законодательства.
При аудиторской проверке правильности ведения учетной политики в АКБ «Левобережный» рассматриваются следующие вопросы:
соответствие учетной политики Плану счетов бухгалтерского учета в кредитных организациях Российской Федерации и Правилам бухгалтерского учета, изложенным в инструкциях и нормативных актах ЦБ РФ;
наличие и качество содержания внутреннего приказа об учетной политике;
обеспечение выполнения принципиальных положений организации бухгалтерского учета;
целесообразность и правомерность применения способов бухгалтерского учета, закрепленных в учетной политике;
последовательность применения банком учетной политики;
соответствие учетной политики условиям хозяйственной деятельности и совершаемым банком операциям.
Закон «О бухгалтерском учете» обязывает все организации, находящиеся на территории Российской Федерации, формировать учетную политику исходя из особенностей своей структуры, отрасли и специфики деятельности.
Во внутреннем приказе о принятой учетной политике в АКБ «Левобережный» определены:
рабочий план счетов бухгалтерского учета, основанный на утвержденном Банком России Плане счетов бухгалтерского учета;
формы первичных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
порядок расчета с филиалами (структурными подразделениями);
порядок проведения отдельных учетных операций, не противоречащих действующему законодательству и нормативным актам ЦБ РФ;
порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества, требований и обязательств;
порядок и случаи изменения стоимости объектов основных средств, в которых они приняты к бухгалтерскому учету (переоценка, модернизация, реконструкция и т.д.);
лимит стоимости предметов для принятия к бухгалтерскому учету в составе основных средств;
способы начисления амортизации по объектам основных средств и нематериальным активам;
порядок отнесения на расходы стоимости материальных запасов;
правила документооборота и технология обработки учетной информации;
порядок и периодичность вывода на печать документов аналитического и синтетического учета;
порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие вопросы, необходимые для организации бухгалтерского учета.
Учетная политика формируется главным бухгалтером АКБ «Левобережный», утверждается приказом руководителя банка и применяется с 1 января, следующего за годом его утверждения.
При разработке учетной политики предполагаются следующие допущения имущественной обособленности, непрерывности деятельности, последовательности применения учетной политики. Исходя из этих допущений активы и обязательства АКБ «Левобережный» существуют обособленно от активов и обязательств, принадлежащих другим юридическим лицам. Если не оговорено дополнительно, считается, что банк будет осуществлять свою деятельность и в будущем и у него отсутствуют необходимость прекращать или сокращать свою деятельность.
Учетная политика должна применяться последовательно. Существенные изменения в учетной политике АКБ «Левобережный» возможны в случаях:
• изменения законодательства Российской Федерации и других нормативных актов;
• разработки новых способов ведения бухгалтерского учета, позволяющих более достоверно отражать банковские операции в учете и отчетности или имеющих меньшую трудоемкость учетного процесса без снижения степени достоверности информации;
• существенного изменения условий деятельности кредитной организации.
Если в процессе функционирования банка возникают факты хозяйственной деятельности, существенно отличающиеся от имевших место ранее или появившиеся впервые, то утверждение способов их бухгалтерского учета не будет считаться изменением, учетной политики.
При проведении аудита необходимо обратить внимание на правомерность одного из нескольких допускаемых законодательством способов формирования учетной политики по конкретному направлению организации бухгалтерского учета. В случае отсутствия установленного нормативными документами метода ведения бухгалтерского учета кредитная организация разрабатывает его самостоятельно.
Разумное ведение учетной политики способствует выполнению следующих требований:
а) полноты и своевременности отражения всех фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете;
б) осмотрительности проведения операций, что выражается в большей готовности к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и требований, не допуская создания скрытых резервов;
в) приоритета содержания над формой, предполагающего отражение в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности исходя из их экономического содержания и условий хозяйственной деятельности, а не юридической формы;
г) непротиворечивости и соответствия данных аналитического и синтетического учета;
д) рациональности ведения учетной политики исходя из размеров кредитной организации и условий хозяйственной деятельности.
Применяемая АКБ «Левобережный» учетная политика раскрывается в пояснительной записке к годовой бухгалтерской отчетности. Дополнительно к вопросам, подлежащим обязательному изложению в соответствии с инструкциями ЦБ РФ по составлению годовой отчетности, поясняются особенности учетной политики, допущения, принятые банком при ее формировании, а также способы ведения бухгалтерского учета, существенно влияющие на оценку бухгалтерской отчетности заинтересованными пользователями.
По результатам рассмотрения документов, в которых изложена учетная политика кредитной организации, и анализа ее применения в повседневной деятельности аудиторы делают вывод о качестве и полноте содержания этих документов, об эффективности и адекватности их использования сотрудниками банка и приводят свои рекомендации по улучшению учетной работы АКБ «Левобережный». Эти выводы и рекомендации находят свое отражение в аудиторском заключении.
2.2. Проверка постановки аналитического и синтетического учета в кредитной организации
Информация на активных и пассивных счетах, предназначенных для группировки и текущего учета однородных банковских операций, по способу ее обобщения и систематизации делится на синтетическую и аналитическую.
На счетах синтетического учета АКБ «Левобережный» отражаются состав и движение средств банка, их источники, результаты деятельности в обобщенном виде и в денежном выражении. Счета аналитического учета детализируют информацию, учитываемую на синтетических счетах.
Количество синтетических счетов ограничено Планом счетов АКБ «Левобережный».
Количество и наименование аналитических счетов, определяются АКБ «Левобережный» самостоятельно. Перечень используемых банком бухгалтерских счетов, составляющих основу информационной системы бухгалтерского учета, называется рабочим планом счетов и отражается в Положении об учетной политике.
Документами аналитического учета являются: лицевые счета, бухгалтерский журнал, ведомость остатков по счетам первого, второго порядка, лицевым счетам, балансовым и внебалансовым счетам, ведомость остатков привлеченных (размещенных) средств.
К документам синтетического учета АКБ «Левобережный» относятся оборотная ведомость и баланс.
Так как документы аналитического и синтетического учета предназначены для систематизации и накопления первичной бухгалтерской информации, их следует классифицировать как учетные регистры.
Аудиторская проверка правильности формирования бухгалтерской информации, отраженной в учетных регистрах, может проводиться по двум направлениям:
• оценка точности отражения операций и качества ведения регистров;
• количественная сверка оборотов и остатков по счетам. Правильность отражения операций подтверждается методом визуальной проверки. Возможно дополнительное использование расчетноденежных документов, на основании которых были сделаны записи в учетных регистрах, и подтверждений третьей стороны о достоверности остатков по счетам.
Все операции, проводимые АКБ «Левобережный», должны, отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологическом порядке и группироваться по соответствующим счетам. Правильность отражения операций обеспечивают лица, составившие и подписавшие регистры в соответствии с нормативными требованиями ЦБ РФ, а также осуществляющие дополнительный контроль. Исправление ошибок должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты его совершения.
Содержание регистров и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Срок хранения регистров — не менее пяти лет. При хранении должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа.
Количественная сверка основывается на использовании в бухгалтерском учете принципа двойной записи, когда сумма каждой операции должна отражаться на счетах дважды: по дебету одного счета и по кредиту другого, а также на существовании непрерывной взаимосвязи между синтетическими и относящимися к ним аналитическими счетами.
Эта взаимосвязь синтетического и аналитических счетов предполагает:
• отражение на аналитических счетах тех же качественно однородных фактов хозяйственной деятельности, что и на объединяющем их синтетическом счете, но по более детальным экономическим группировкам;
• аналогичность структуры аналитических и синтетических счетов;
• равенство итогов оборотов и сальдо синтетического счета итогам оборотов и сальдо составляющего его аналитического счета.
Правилами ведения бухгалтерского учета в АКБ «Левобережный» предусмотрено обязательное проведение сверки сумм, отраженных во взаимосвязанных регистрах бухгалтерского учета.
Перед подписанием баланса главный бухгалтер должен убедиться в соответствии:
• остатков по счетам второго порядка, отраженным в балансе, остаткам, показанным в оборотной ведомости и в ведомости остатков по счетам;
• остатков по счетам второго порядка, отраженным в ведомости остатков по счетам, остаткам, показанным в ведомости остатков размещенных (привлеченных) средств.
О произведенной сверке делается соответствующая запись перед подписями должностных лиц.
При подтверждении аудитом правильности отражения сумм по счетам аналитического и синтетического учета необходимо обращать внимание на:
1) наличие записи в балансе о проведенной сверке по счетам;
2) определение причин обнаруженных расхождений и принятых мер к исправлению;
3) соблюдение установленного порядка при выполнении исправительных проводок;
4) исправление ошибок в момент их обнаружения;
5) наличие перепечатки (исправления) документов аналитического и синтетического учета.
Для обеспечения большей уверенности в достоверности данных возможно проведение дополнительных аудиторских процедур, которые включают: выверку данных, сверку с первичными документами, пересчет и проверку точности подсчетов и анализ выявленных расхождений.
2.3. Оценка эффективности внутрибанковского контроля
Организация внутрибанковского контроля является актуальной задачей, которая во многом определяет возможность стабильного развития каждой кредитной организации и банковской системы в целом.
Основное требование, предъявляемое к внутреннему контролю, системность, характеризующая всеобъемлющий характер его проведения на организационном и функциональном уровнях.
Система внутреннего контроля призвана сократить банковские риски и обеспечить для руководства банка, акционеров и клиентов поток надежной информации о деятельности банка. Ведущая цель внутреннего контроля защита интересов инвесторов, банков и их клиентов путем контроля за соблюдением сотрудниками банка законодательства, нормативных актов и стандартов профессиональной деятельности, урегулирования конфликтов интересов, обеспечения надлежащего уровня надежности, соответствующего характеру и масштабам проводимых АКБ «Левобережный» операций и минимизации рисков банковской деятельности.
Международными стандартами определяется необходимость подтверждения внутренним контролем рациональности и осмотрительности ведения дел в банке в соответствии с принятой советом директоров политикой и стратегией, проведения операций только после получения соответствующего разрешения, полноты, точности и своевременности составления бухгалтерской отчетности и других документов, а также способность руководства банка идентифицировать, оценивать и управлять рисками.
Рост банковской активности без наличия таких защитных систем, как правило, приводит к отрыву от реальной ситуации, потере ориентиров и в некоторых случаях заканчивается банкротством кредитной организации.
Важными документами, определяющими порядок внутреннего контроля в банках, являются инструкции ЦБ РФ и внутреннее Положение, действующее в каждом коммерческом банке. В уставе кредитной организации должны содержаться сведения о службе внутреннего контроля, ее структуре и полномочиях. Проведение контрольных процедур осуществляется с учетом рекомендаций международного Базельского комитета по банковскому надзору, которые изложены в «Основополагающих принципах эффективности банков» и «Базовых принципах эффективного надзора за банковской деятельностью».
Создание системы внутреннего контроля представляет собой комплексный процесс, включающий методологические, организационные и технологические вопросы, направленный на разработку процедур и механизмов поддержания устойчивости банка. Таким образом, составной частью этой единой системы является служба внутреннего контроля АКБ «Левобережный», непосредственно реализующая контрольные функции в соответствии с размерами и спецификой деятельности банка, характером и масштабом проводимых им операций.
При построении службы внутреннего контроля целесообразно учитывать следующие требования:
наличие логической и упорядоченной взаимосвязи между подразделениями и работниками службы, исключая дублирующие процедуры по мониторингу финансовоэкономического состояния банка;
гибкость организационной структуры службы, что позволит оперативно реагировать на изменения внутренней и внешней среды банка;
интеграция в единую систему управления банком;
максимизация расширения межличностных и регламентных коммуникаций с целью концентрации информационных потоков;
в рамках структуры службы необходимо предусмотреть должности системных аналитиков для комплексного исследования Полученной информации для своевременного и эффективного принятия управленческих решений.
Круг вопросов, курируемых службой внутреннего контроля, очень широк и охватывает практически все сферы деятельности АКБ «Левобережный».
В процессе деятельности службы должно быть обеспечено:
соблюдение требований законодательства и нормативных актов Банка России, стандартов деятельности и норм профессиональной этики, внутренних положений, действующих в кредитной организации, в том числе при выполнении персоналом своих служебных обязанностей; »
разграничение полномочий и должностных обязанностей сотрудников банка при принятии решений, затрагивающих интересы менеджеров банка, его собственников и клиентов;
выявление недостатков и нарушений в деятельности банка и разработка рекомендаций и указаний по их устранению;
сохранность и укрепление активов (имущества) банка;
своевременное обнаружение рисков в процессе банковской деятельности и использование эффективных методов управления ими;
осуществление контроля за правильностью постановки бухгалтерского учета, адекватным отражением операций в соответствии с Планом счетов, за надлежащим состоянием отчетности банка;
эффективное функционирование внутреннего аудита и взаимодействие с внешним аудитом, а также с органами регулирования и надзора.
На основе информационноаналитических материалов, собранных службой внутреннего контроля, правление АКБ «Левобережный» принимает решение о дальнейших направлениях деятельности банка.
Успешное выполнение поставленных задач во многом зависит от статуса и положения службы внутрибанковского контроля в организационной структуре АКБ «Левобережный», а также определяется уровнем независимости ее деятельности.
Руководитель службы назначается правлением АКБ «Левобережный» по согласованию с советом директоров и является по должности заместителем руководителя банка. В его подчинении не могут находиться иные внутрибанковские подразделения.
Принимая во внимание сложность и ответственность контрольных функций, подбор сотрудников службы осуществляется с учетом уровня образования (необходимо высшее образование, соответствующее характеру выполняемых ими функций) и исходя из профессиональных навыков и квалификации, что определяется стажем работы в банковской системе. Их деятельность в банке считается исключительной. Они подотчетны только председателю правления АКБ «Левобережный».
Все вышеизложенные аспекты организации службы внутреннего контроля должны рассматриваться и анализироваться в ходе аудиторской проверки с последующей разработкой соответствующих рекомендаций для банка.
Эффективность внутреннего контроля может быть достигнута при координации действий всех руководящих органов АКБ «Левобережный», обеспечении принципов коллегиальности и открытости по всем принимаемым решениям. Для повышения качества контрольных процедур целесообразно использование помощи сотрудников АКБ «Левобережный». Вовремя выявленная и предоставленная ими информация о фактах нарушения законности и правил совершения операций, случаях возможного нанесения ущерба банку, его вкладчикам или клиентам способствует укреплению защитной системы банка.
Реализация механизма обратной связи предполагает консультирование персонала службой внутреннего контроля в случаях возникновения сомнений по поводу правомерности конкретных сделок. Руководством банка утверждается перечень операций, которые требуют обязательного согласования с руководителем службы внутреннего контроля. Предварительное уведомление необходимо в тех случаях, когда планируются сделки, в совершении которых работники банка могут быть признаны заинтересованными лицами. Выполнение этих условий позволит адекватно оценить сложившуюся ситуацию и принять правильные управленческие решения.
Внутренний контроль включает административный и финансовый контроль, проводимый в предварительном, текущем и последующем порядке.
Административный контроль обеспечивает проведение операций только уполномоченными на то лицами в соответствии с определенными АКБ «Левобережный» процедурами принятия решений. В компетенцию финансового контроля входит проверка соблюдения указанной в документах политики банка применительно к разным видам финансовых услуг и выполнение нормативных требований Банка России при осуществлении операций и их адекватного отражения в учете и отчетности.
Используя рекомендации Базельского комитета по банковскому регулированию, можно выделить четыре основные подконтрольные области:
• организационные структуры (распределение обязанностей и ответственности, ограничение полномочий на разрешение выдачи кредитов и процедуры принятия решений);
• бухгалтерский учет (согласование счетов, контрольные списки, периодические промежуточные балансы);
• принцип «четырех глаз» (разделение функций, перекрестные проверки, двойная подпись и т. д.);
• непосредственный контроль активами и инвестициями. Каждый факт проверки, проведенной службой внутреннего контроля, должен быть задокументирован, а по полученным результатам оформлено заключение. В нем отражаются все вопросы, изученные в ходе проверки, выявленные риски, обнаруженные недостатки и случаи нарушения законодательства, нормативных документов, внутренних распоряжений работниками банка. Предлагаются меры по устранению недостатков и нормализации деятельности отдельных сотрудников и подразделений банка, а также возможные дисциплинарные взыскания по отношению к нарушителям. Эти заключения регулярно представляются руководству банка в соответствии с Положением о службе внутреннего контроля банка.
Для эффективного функционирования системы внутреннего контроля АКБ «Левобережный» необходимо периодически проводить мониторинг организации его работы с учетом изменения экономической ситуации, новых требований законодательства и нормативных документов ЦБ РФ.
Процесс анализа состояния внутреннего контроля предполагает общее знакомство с системой внутреннего контроля, первичную оценку его надежности и подтверждение достоверности этой оценки.
Аудиторская проверка деятельности службы внутреннего контроля может быть разделена на несколько этапов, включающих анализ:
1) пакета документов, регулирующего организацию контрольных процедур;
2) информационного обеспечения контроля;
3) структурного построения службы внутреннего контроля;
4) выполнения службой контроля возложенных на нее функций;
5) организации работы комплаенсконтроля;
6) качественного состава клиентов банка.
Первый этап предполагает изучение Положения банка об организации внутреннего контроля, а также других документов, используемых при проведении проверок. К ним относятся документы, определяющие процедуры принятия решений, распределения функций и полномочий между подразделениями и сотрудниками банка, формулирующие политику банка по размещению и привлечению денежных средств, обслуживанию счетов клиентов и т.д. В этих документах должны быть однозначно определены позиции банка по проводимым операциям и исключены двусмысленности и разночтения. Их четкая проработка способствует обеспечению надлежащего уровня надежности банка и минимизации рисков.
На втором этапе оценивается уровень информированности службы внутреннего контроля в разрезе оперативности и полноты поступающих данных. Проверяется действенность механизма обеспечения информацией, который предусматривает получение от подконтрольного подразделения любой необходимой документации, возможность снимать копии и входить в помещения этого подразделения. Следует обращать внимание на возникающие препятствия к получению информации, что может быть попыткой скрыть какиелибо нарушения, и на меры, принимаемые против несанкционированного использования сотрудниками информации.
Проверка адекватности структуры службы внутреннего контроля решаемым задачам производится на третьем этапе. Построение службы должно основываться на ее иерархической подчиненности как подсистемы в рамках единой системы банка. Пределы и нормы управляемости и специфика функционирования определяют количественную и качественную достаточность персонала службы. Действенная организационная структура должна способствовать предотвращению злоупотреблений со стороны отдельных сотрудников как внутри, так и вне ее. Это может быть достигнуто при соответствии полномочий уровню ответственности, разделении контрольных и исполнительских функций, соблюдении должностных инструкций.
Структура службы внутреннего контроля должно отвечать всем принципам эффективных структур (гибкость, адаптивность и т. д.) и включать подразделения текущего контроля, анализа, выявления и предупреждения рисков и подготовки информационной базы для реализации стратегических задач.
На четвертом этапе необходимо оценить качественные характеристики деятельности контрольной службы и степень ее соответствия непрерывно меняющимся условиям функционирования банка. Задачи внутреннего контроля должны быть соизмеримы с потребностями банка, сложившейся ситуацией, а также учитывать структурную организацию банка и поставленные перед ним цели.
Обращается внимание на наличие методического обеспечения, определяющего оценку степени риска банковских операций АКБ «Левобережный», объемы выборок и т. д.
Контрольной службой заранее определяются способы проведения работы (плановый, аналитический и другие методы) и выбираются объекты и участки, подлежащие внутренней проверке. При этом учитываются период времени, прошедший с момента предыдущей проверки, характер вскрытых нарушений и ошибок, происходящие изменения направлений банковской политики, поступившая конфиденциальная информация, уровень квалификации кадров в конкретном подразделении и другие факторы. Исходя из полученных данных составляется предварительное задание, которое при необходимости рассматривается, изменяется или дополняется руководством банка. Контрольные процедуры должны быть проведены в срок, полностью и по всем вопросам, предусмотренным заданием.
В процессе анализа работы службы необходимо подтвердить достоверность собранной ею информации: а) о наличии полномочий сотрудников банка для доступа к имуществу, к осуществлению операций по счетам клиентов и кредиторов; б) о соответствии отражения в учете совершаемых операций нормативным требованиям; в) о реальности и полноте отражения активов и пассивов и обеспечения составления отчетности установленной формы. По всем нарушениям, выявленным внутренним контролем, должны быть направлены предписания по их исправлению. В свою очередь, руководитель подразделения, в котором были выявлены недостатки, должен проинформировать руководство банка (и службу внутреннего контроля) о мерах, принятых по устранению допущенных нарушений, и их результатах.
Для сокращения нерезультативных процедур имеет смысл определять приоритетные направления внутренних проверок.
Пятый этап предусматривает проверку организации контроля за соответствием операций банка на финансовых рынках законодательству, регулирующему такую деятельность. Задача внутреннего контроля в этом случае заключается в разработке системы защиты от несанкционированного распространения между внутренними подразделениями служебной информации, использования этой информации сотрудниками в своих интересах и передачи третьим лицам. Все рекламные объявления и публикации АКБ «Левобережный», касающиеся деятельности в финансовой сфере, подлежат согласованию с комплаенсконтролем. Любые действия, осуществляемые АКБ «Левобережный» на рынке ценных бумаг, не должны быть связаны с манипулированием ценами, что может привести к дестабилизации рынка.
Если в процессе проведения операций (сделок) возник конфликт интересов между участниками финансовых рынков, банк должен соблюдать приоритет интересов клиентов перед своими собственными и интересами своих сотрудников.
Внутрибанковский контроль, являясь важным инструментом обеспечения доверия к банку в целом, также необходим для определения качественного состава обслуживаемой клиентуры.
На шестом этапе анализируется деятельность службы внутреннего контроля по предотвращению отмывания доходов, полученных незаконным путем, а также по выявлению в деятельности клиентов фактов, наносящих убытки банку или подрывающих его авторитет.
Принципиальные вопросы организации внутреннего контроля и целевые установки определяют критерии, на основе которых оценивается качество системы внутрибанковского контроля.
К этим критериям относятся:
• соответствие структуры службы размерам и специфике деятельности банка;
• независимость и подчиненность руководству АКБ «Левобережный»;
• адекватность контрольных процедур характеру и масштабам проводимых АКБ «Левобережный» операций;
• квалификационный состав (высшее образование, профессиональные навыки, опыт работы в банковской системе) и численность работников службы, достаточная для эффективного достижения целей;
• организация доступа к документации и информации;
• качество и уровень выполнения задач, поставленных органами управления банка;
• соблюдение законодательных норм работниками службы в процессе выполнения контрольных функций;
• соответствие степени надежности контроля затратам на его создание.
В качестве интегрирующего показателя эффективности внутреннего контроля можно назвать уровень его полезности, а также возможность оказания положительного влияния на результаты работы банка в целом через действенный механизм поддержания его стабильности.
Оценка внутреннего контроля проводится руководством АКБ «Левобережный», внешним аудитом и ЦБ РФ на основе отчетов и другой информации, собранной и проанализированной службой внутреннего контроля.
Не реже одного раза в год заслушивается отчет о работе службы перед высшим органом управления банком или по его решению перед советом директоров (наблюдательным советом).
При составлении аудиторских заключений по результатам проверки деятельности кредитной организации возможно использование выводов из отчетов службы внутреннего контроля.
Несмотря на однотипный характер целей и задач внутреннего контроля и внешнего аудита, следует исходить из допущений о возможном различии подходов и методик проверок, относительной независимости службы внутреннего контроля от корпоративных внутрибанковских интересов, стремления сотрудников улучшить имидж кредитной организации в восприятии внешних пользователей. Также следует учитывать «риск контроля», предполагающий, что не существует системы контроля, эффективной на 100%, и некоторые существенные ошибки не будут своевременно обнаружены и исправлены. Поэтому объективность мнения аудиторской фирмы должна основываться на самостоятельной оценке постановки внутреннего контроля и возможности доверять его выводам.
Методы проведения аудита, объемы и направленность детальных проверок во многом определяются исходя из предварительной оценки внутреннего контроля. В соответствии со стандартами аудиторской деятельности мнение аудитора об организации системы бухгалтерского учета и эффективности системы внутреннего контроля является базой для планирования степени детальности и выборочное™ проведения аудиторских процедур. Уровень внутреннего контроля может быть оценен на основе обязательного ознакомления со структурой, методами, процедурами и средствами контроля, а также документальными свидетельствами фактического действия внутреннего контроля.
Банк России осуществляет дистанционный анализ организации внутреннего контроля в банках на основе данных, включенных в состав годового отчета. При необходимости проводит проверки работы службы внутреннего контроля на местах. В этих случаях проверяется наличие должностных инструкций и внутренних документов, регулирующих деятельность службы внутреннего контроля, затрагиваются вопросы q численности и квалификации персонала службы, изучается состояние информационной системы банка и обеспечение ее безопасности, а также организация контроля за филиалами и другие вопросы. Банк России может запрашивать отчеты о состоянии внутреннего контроля за другие периоды деятельности банка, а также иную информацию по вопросам компетенции службы внутреннего контроля.
При необходимости им осуществляется проверка организации внутреннего контроля на местах.