Содержание
Введение 3
1 Понятие электронной почты 4
1.1 Организация службы электронной почты в сети INTERNET 7
1.2 Организация службы электронной почты в локальной сети 11
2 Организация работы делопроизводства при помощи почтовых программ.
Почтовая программа Outlook Express фирмы Microsoft 15
Заключение 24
Список использованных источников 25
Введение
Актуальность выбранной темы состоит в следующем. Сейчас все популярнее становится система электронной почты. Что это такое, каким образом ее можно использовать, как разобраться в адресах E –mail, какие преимущества и недостатки почтовых программ в глобальных и локальных сетях на сегодняшний день мы имеем - в данной курсовой работе необходимо разобраться в этих сложных вопросах.
Почта - традиционное средство связи, позволяющие обмениваться информацией, по крайней мере, двум абонентам. Для того, чтобы этот обмен состоялся, необходимо написать послание и, указав адрес, опустить в почтовый ящик, откуда письмо неминуемо попадет на почтовый узел. Если указанный адрес соответствует общепринятым стандартам, то через некоторое время почтальон положит его в почтовый ящик адресата. Далее абонент вскроет послание, и - обмен информацией состоялся. Чтобы ускорить процесс, необходимо поднять телефонную трубку, набирать телефонный номер и, если произойдет правильное соединение, то абонент услышит необходимую информацию. Если абонент не отвечает или его номер занят, придется повторить процедуру еще раз.
Эти два вида связи - почтовая и телефонная - стали традиционными, они имеют свои достоинства и недостатки. А что же такое электронная почта? Электронная почта - обмен почтовыми сообщениями с любым абонентом сети Internet. Существует возможность отправки как текстовых, так и двоичных файлов. На размер почтового сообщения в сети Internet накладывается следующее ограничение - размер почтового сообщения не должен превышать 64 килобайт.
Она позволяет пересылать сообщения практически с любой машины на любую, так как большинство известных машин, работающих в разных системах, ее поддерживают.
Основная привлекательность электронной почты - ее быстрота. Однако есть другие преимущества которые не так широко известны. Телефон также предоставляет почти мгновенный доступ, но исследования показали, что около 75% телефонных вызовов заканчиваются безуспешно. Электронная почта имеет ту же скорость доступа, что и телефон, но не требует одновременного присутствия обоих абонентов на разных концах телефонной линии. Кроме того, она оставляет письменную копию послания, которое может быть сохранено или передано дальше. Более того, письмо одновременно может быть послано нескольким абонентам.
Задачи курсовой работы: описать локальную и глобальную сети; рассмотреть достоинства и недостатки почтовых программ; выяснить, проанализировать отличие электронной почты в локальных и глобальных сетях.
1. Понятие электронной почты
В сознании большинства пользователей глобальной компьютерной сети Internet сама эта сеть ассоциируется с тремя основными информационными технологиями: электронная почта (e-mail); файловые архивы FTP; World Wide Web. Каждая из этих технологий направлена на решение одной из множества задач информационного обслуживания пользователей сети.
Электронная почта - это основное средство коммуникаций Internet. Она во многом похожа на обычную почту. С ее помощью письмо - текст, снабженный стандартным заголовком (конвертом) - доставляется по указанному адресу, который определяет местонахождение сервера и имя адресата, который имеет почтовый ящик на этом сервере, с тем, чтобы адресат мог его достать и прочесть в удобное время [3, с.112].
Электронная почта оказалась во многом удобнее обычной, "бумажной". Не говоря уже о том, что не приходится вставать из-за компьютера и идти до почтового ящика, чтобы получить или отправить письмо. Кроме того, электронной почтой сообщение в большинстве случаев доставляется гораздо быстрее, чем обычной; дешевле стоит; для отправки письма нескольким адресатам не нужно печатать его во многих экземплярах, достаточно однажды ввести текст в компьютер; если нужно перечитать, исправить полученное или составленное вами письмо, или использовать выдержки из него, это сделать легче, поскольку текст уже находится в машине; удобнее хранить большое количество писем в файле на диске, чем в ящике стола; в файле легче и искать; и, наконец, экономится бумага.
По самым скромным оценкам, в мире более 50 миллионов человек пользуются услугами электронной почты. В целом же, трафик электронной почты (протокол smtp) занимает только 3.7% всего сетевого. Популярность ее объясняется, как насущными требованиями, так и тем, что большинство подключений - подключения класса “Dial-Up” (посредством модема).
Электронная почта даёт возможность посылать сообщения, получать их в свой электронный почтовый ящик, отвечать на письма корреспондентов автоматически, используя их адреса, исходя из их писем, рассылать копии письма сразу нескольким получателям, переправлять полученное письмо по другому адресу, использовать вместо адресов (числовых или доменных имен) логические имена, создавать несколько подразделов почтового ящика для разного рода корреспонденции, включать в письма текстовые файлы, пользоваться системой «отражателей почты» для ведения дискуссий с группой ваших корреспондентов и т.д. Из Internet можно посылать почту в сопредельные сети, если знаете адрес соответствующего шлюза, формат его обращений и адрес в сети.
При пользовании e-mail, из-за ее оперативности, может сложиться ощущение телефонной связи, но всегда следует осознавать, что это все же почта. Все сообщения письменные, поэтому почти документированы, поэтому следует придерживаться этикета, принятого в обычной корреспонденции. В дополнение к этому следует помнить, что e-mail не обладает той степенью приватности, как обычная почта, так что, если вы не пользуетесь дополнительными средствами шифрования сообщений, не следует писать в посланиях e-mail ничего, чего вам бы не хотелось увидеть выставленным на всеобщее обозрение. Анонимность также исключена: источник прослеживается без труда [1, с.257].
Хотя электронная почта может рассматриваться как частный случай передачи файлов, она имеет ряд особенностей, не привычных для стандартных процедур пересылки файлов. Во-первых, отправитель и получатель почти всегда люди, а не машины. Это означает, что система электронной почты состоит из двух различных, но тесно взаимосвязанных частей: одна обеспечивает взаимодействие с человеком (например, составление, редактирование, прочтение сообщений), другая – передачу сообщений (например, рассылка по спискам, обеспечение передачи).
Другое различие между электронной почтой и средствами передачи файлов общего назначения состоит в том, что почтовые послания представляют собой четко структурированный документ. Во многих системах каждое послание сопровождается большим количеством дополнительных полей. Они включают в себя имя и адрес отправителя, имя и адрес получателя, дату и время отправки письма, перечень людей, которым направлена копия письма, уровень значимости, степень секретности и многое другое.
USENET – это сеть информационных серверов. В Usenet порядка 200.000 конференций (это каталог, куда стекаются сообщения на определенную тему), практически на любую тему отведена своя собственная группа. Сервера постоянно обмениваются между собой информацией, в результате происходит естественно обновление новостей.
Пользователь ищет информацию в INTERNET либо с какой-либо целью, либо просто осматривается вокруг, чтобы знать, что есть в наличии. Море информации представлено в INTERNET, так что можно потратить огромное количество времени, просто переходя c одного сайта на другой и определяя, какая информация имеется в наличии. Эффект взрыва произвело появление таких средств управления поиском информации как GOPHER и WWW. GOPHER использует систему меню, чтобы позволить пользователям осуществлять выбор информации. WWW использует метафору web - паутина, т.к. эта система позволяет свободно перемещаться внутри системы, построенной на основе гипертекста (НТТР). Для того чтобы иметь возможность обмениваться письмами по электронной почте, пользователь должен стать клиентом одной из компьютерных сетей. Также как и в телефонных сетях, клиенты компьютерных сетей называются абонентами [4, с.118].
Для каждого абонента на одном из сетевых компьютеров выделяется область памяти - электронный почтовый ящик. Доступ к этой области памяти осуществляется по адресу, который сообщается абоненту, и паролю, который абонент придумывает сам. Пароль известен только абоненту и сетевому компьютеру. Став абонентом компьютерной сети и получив адрес своего почтового ящика, пользователь может сообщить его друзьям, знакомым. Каждый абонент электронной почты может через свой компьютер и модем послать письмо любому другому абоненту указав в послании его почтовый адрес. Но сделать это можно, только сообщив компьютерной сети свой почтовый адрес и пароль (как доказательство того, что это действительно абонент).
Все письма, поступающие на некоторый почтовый адрес, записываются в выделенную для него область памяти сетевого компьютера. Сетевой компьютер, содержащий почтовые ящики абонентов носит название хост компьютера. Существуют два основных типа электронной почты. Первый способ, называется off-line (вне линии, вне связи, произносится: офлайн), заключается в том, что при каждом сеансе связи компьютера абонента с сетевым компьютером происходит обмен письмами в автоматическом режиме: все заранее подготовленные письма абонента передаются на сетевой компьютер, а все письма, пришедшие на адрес абонента, передаются на его компьютер. Название off-line подчеркивает тот факт, что сам процесс ознакомления с письмами и их чтение происходит, когда связь с сетевым компьютером уже прекращена.
Второй способ, названный, естественно, on-line (на линии, на связи, произносится: онлайн), заключается в том, что абонент во время сеанса связи со своего компьютера получает возможность обратиться к содержимому своего почтового ящика, просмотреть его и прочитать письма. Некоторые письма можно удалить не читая, на другие письма можно сразу дать ответ, воспользовавшись клавиатурой своего компьютера. Можно также послать все заготовленные заранее письма, являющиеся ничем иным как текстовыми файлами. В режиме on-line абонент не пользуется автоматическим режимом, а отсылает все письма сам, указывая их адреса и задавая соответствующую команду сетевому компьютеру.
Один компьютер может обслуживать нескольких абонентов. В случае использования on-line сети, каждый абонент осуществляет связь с компьютерной сетью и выполняет необходимые манипуляции для получения или отправки информации в соответствии со своими задачами во время сеанса связи [13, с.98]. Для абонентов сети off-line существует возможность иметь отдельный почтовый ящик на одном компьютере. Каждый абонент пользуется только своим почтовым ящиком, а рассылка и получение писем, связь с телеконференциями и обращения к базам данных для всех абонентов, пользующихся данным компьютером, осуществляются автоматически в момент сеанса связи с компьютерной сетью. Такая сложная организация обмена информацией с использованием одного компьютера приводит к необходимости выделения специального администратора для координации всего обмена информацией, осуществления сеансов, связи и обнаружения заблудившихся писем.
1.1 Организация службы электронной почты в сети INTERNET
Основную роль в системе электронной почты играют программы трех типов:
1. транспортныеагенты (MTA - Mail Transport Agent),
2. агентыдоставки (MDA - Mail Delivery Agent),
3. пользовательские агенты (MUA - Mail User Agent).
Транспортный агент работает, как правило, на почтовом сервере. Транспортный агент функционирует как маршрутизатор почтовых сообщений.
Его функции следующие:
1. Анализ и преобразование адресов и заголовков почтовых сообщений, в том числе:
2. Разбор списков рассылки, пседонимов, переадресации (форвардинг),
3. Преобразование адресов в формат другой почтовой системы, если MTA функционирует как шлюз между двумя почтовыми системами (например, между Internet Mail и Sprint Mail),
4. Преобразование имени почтового домена отправителя (маскарад);
5. Установка служебных заголовков в сообщении, отражающих маршрут и процесс обработки;
6. Опрос DNS на предмет имени и адреса почтового сервера адресата сообщения;
7. Определение агента доставки для каждого сообщения и передача сообщения выбранному агенту доставки;
8. Управление очередью сообщений, отложенный и повторный вызов агентов доставки в случае невозможности немедленной доставки сообщения;
9. Возврат сообщений, которые по каким-либо причинам невозможно доставить по назначению.
Вообще методы доставки (и, соответственно, агенты) могут быть разнообразными: например, сохранение письма в базе данных; пересылка письма по факсу и т.д. Выбор агента доставки для каждого конкретного письма производится транспортным агентом в соответствии с заданной конфигурацией транспортного агента и адресом назначения письма.
Пользовательский агент является оболочкой пользователя для работы с электронной почтой, его функции:
1. получение сообщений с почтового сервера;
2. презентация, хранение, удаление и каталогизирование почтовых сообщений;
3. создание нового сообщения и передача его транспортному агенту для дальнейшей обработки и доставки [10, с.119].
Усилия по усовершенствованию электронной почты прилагаются в трех направлениях. Они затрагивают доставку (организация информации в служебных полях упаковки сообщения), обработку агентами пользователя (информация в заголовке сообщения) и тело сообщения. Наиболее интересные возможности предоставляет модификация тела почтового сообщения. Тело сообщения может переносить мультимедиа-объекты, то есть являться двоичным файлом с графической, звуковой или видеоинформацией.В этом разделе рассматриваются существующие методы кодирования таких данных в почтовых сообщениях Internet.
Для того, чтобы электронное письмо дошло до своего адресата, необходимо, чтобы оно было оформлено в соответствии с международными стандартами и имело стандартизованный почтовый электронный адрес. Как уже говорилось выше, общепринятый формат послания определяется документом под названием "Standard for the Format of ARPA – Internet Text messages", сокращенно - Request for Comment или RFC822, и имеет заголовок и непосредственно сообщение.
Сообщение состоит из текста, который нужно передать адресату, и заголовка, который приписывается в начале сообщения, отделяется от текста пустой строкой, и содержит несколько строчек необходимой информации об этом сообщении: дату отправления, адрес, обратный адрес, тему сообщения, и другие.
Названия строк заголовка расшифровываются так:
Received: отметка о прохождении через машину (почтовый штемпель). У нашего письма таких отметок пять, значит, по пути оно прошло через пять машин, и каждая из них обозначила, когда оно проходило.
Date: дата и время отправления письма; они указываются в стандартном формате, поскольку большинство почтовых систем умеют сортировать сообщения по времени.
From: имя отправителя и обратный адрес <отделен угловыми скобками>.
Message-Id: внутренний идентификатор сообщения; присваивается почтовой службой отправителя. Каждому письму присваивается уникальный – единственный в мире – идентификатор. Его можно использовать для ссылок на письмо, как исходящий номер.
To: адрес получателя
Subject: тема сообщения. Пометка Re: обозначает, что это сообщение – ответ (от слова reply) на другое сообщение. У исходного сообщения и у ответа строка Subject: одна и та же. При составлении автором ответа почтовая служба автоматически взяла тему из исходного сообщения. Это удобно, когда идет длинный разговор на одну тему. Можно потребовать, чтобы почтовая служба отсортировала сообщения по темам, и освежить в памяти предыдущие фразы этого разговора.
Status: статус сообщения; почтовая служба помечает для себя, что сообщение уже прочитано, чтобы второй раз его не предложить как новое. Бывает еще несколько видов строк заголовка. Не все они обязательно должны быть. Некоторые строки почтовые службы добавляют автоматически (Received:, Date:), другие задает сам автор.
Ввести текст сообщения, сформировать заголовок можно одним из редакторов сообщений для электронной почты.
Само послание - как правило, текстовый файл достаточно произвольной формы. При передаче нетекстовых данных (исполняемой программы, графической информации) применяется перекодировка сообщений, которая выполняется соответствующими программными средствами.
Электронная почта похожа на обычную, и привыкнуть пользоваться ей очень легко. Это самая эффективная из служб Интернет в смысле затрат - если платить Интернет-провайдеру только за время соединения, можно вести большую переписку со всем миром всего за несколько долларов в месяц. Обычно электронная почта достигает любой точки земного шара за несколько минут. Так же как факс, она позволяет передавать не только текст, но и изображение, но при этом не используется междугородняя или международная телефонную связь, и качество изображения не ухудшается при передаче. Для организаций с большим объемом факсовой переписки, особенно с заграницей, электронная почта дает мгновенную и очень весомую экономию. Большинство пользователей Интернета называют электронную почту просто почтой, а соответствующие эпитеты приберегают для традиционной почты (по-английски, ее часто называют snail mail - улиточная почта).
Электронная почта не использует географическую адресацию. Для того, чтобы электронное письмо дошло до своего адресата, необходимо, чтобы оно было оформлено в соответствии с международными стандартами и имело стандартизованный почтовый электронный адрес. Общепринятый формат послания определяется документом под названием "Standard for the Format of ARPA - Internet Text messages", сокращенно - Request for Comment или RFC822, и имеет заголовок и непосредственно сообщение. Заголовок выглядит приблизительно так:
From: почтовый электронный адрес - от кого пришло послание
To: почтовый электронный адрес - кому адресовано
Cc: почтовые электронные адреса - кому еще направлено
Subject: тема сообщения (произвольной формы)
Date: дата и время отправки сообщения
Строки заголовка From: и Date: формируются, как правило, автоматически, программными средствами. Помимо этих строк заголовка, послание может содержать и другие, например:
Message-Id: уникальный идентификатор послания, присвоенный ему почтовой машиной
Reply-To: обычно адрес абонента, которому вы отвечаете на присланное вам письмо
Само послание - как правило, текстовый файл достаточно произвольной формы [5, с.52].
При передаче нетекстовых данных (исполняемой программы, графической информации) применяется перекодировка сообщений, которая выполняется cоответcтвующими программными средствами. Почтовый электронный адрес может иметь разные форматы. Наиболее широко распространена система формирования адреса DNS (Domain Name System), применяемая в сети Internet. Дешифрацию адреса и перевод его в необходимый формат осуществляют встроенные программные средства, применяемые в данной сети электронной почты.
С точки зрения логики, для того чтобы адрес был информативным, необходимо, чтобы в нем присутствовали: идентификатор абонента (по аналогии - строка КОМУ: на почтовом конверте); почтовые координаты, определяющие его местонахождение (по аналогии - дом, улица, город, страна на почтовом конверте).
Почтовый электронный адрес имеет все эти составляющие. Для того, чтобы отделить идентификатор абонента от его почтовых координат, используется значок @. @ - это разделитель, который по-русски часто называют "собакой" или "лягушкой", а по-английски это обозначает предлог "at". Почтовый электронный адрес в формате Internet может иметь вид: имя_пользователя@название_компьютера, например, ivanov@htd.mepi.msk.ru. В рассматриваемом примере ivanov - идентификатор абонента, составляемый, как правило, из его фамилии, имени, отчества или псевдонима. То, что стоит справа от знака @, называется доменом и однозначно описывает местонахождение абонента. Составные части домена разделяются точками.
Самая правая часть домена, как правило, обозначает код страны (географическую зону Интернета) адресата - это домен верхнего уровня. Код страны утвержден международным стандартом ISO и состоит из двух букв. В нашем случае, ru- код России.
Однако в качестве домена верхнего уровня может фигурировать и обозначение сети. Например, в США, где существуют сети, объединяющие высшие учебные заведения или правительственные организации, в качестве доменов верхнего уровня используются сокращения edu - Educational institutions, gov - Government institutions и другие.
Следующий поддомен - msk - является однозначно определяемым внутри домена верхнего уровня. Нетрудно догадаться, что обозначает он код города - Москва. Совокупность составных частей домена msk.ru называется доменом второго уровня. Аббревиатуры домена второго уровня определяются в соответствии с правилами, принятыми доменом верхнего уровня [7, с.86].
Домен третьего уровня - mepi.msk.ru. В нашем случае домен третьего уровня включает в себя сокращенную английскую аббревиатуру Московского инженерно-физического Института. Правила образования имен внутри доменов третьего уровня личное дело доменов второго уровня.
Поддомен htd - зарегистрированное на почтовом узле имя машины, на которой владеет почтовым ящиком упомянутый выше товарищ Ivanov.
Адрес следует писать очень внимательно - по адресу с опечатками письмо никуда не дойдет.
Электронную почту чаще всего используют следующим образом. Необходимо соединиться со своим провайдером, запустить почтовую программу и получить накопившуюся для вас почту. Затем нужно отключиться от провайдера, поработать с почтой, а затем вновь подключиться к провайдеру. Суммарное время соединения при этом составляет всего несколько минут. Речь идет, конечно, о модемном подключении - если у вас постоянная связь с Интернетом, то вы просто запускаете почтовую программу и не заботитесь о времени.
Если какое-то из писем не может быть сразу доставлено адресату, например, если в данный момент не работает сервер, на котором находится его почтовый ящик, то письмо будет поставлено в очередь на отправку. Каждые 10-15 минут будут производиться новые попытки. Если через несколько часов сообщение все еще не отправлено, придет первое (предварительное) уведомление, к которому приложена копия сообщения. Это уведомление имеет информационный характер и не требует никакой реакции. Попытки отправить сообщение продолжаются еще несколько дней. Если они по-прежнему безуспешны, то придет второе (окончательное) уведомление с копией.
Можно пользоваться почтой и не имея почтовой программы. Существует большое количество серверов, которые предлагают вам завести бесплатный почтовый ящик и позволяют работать с почтой, используя только браузер. Такие службы есть как в России (mail.ru, www.tomcat.ru), так и за ее пределами (hotmail.com, mail.yahoo.com и др.). Бесплатные почтовые службы живут за счет доходов от рекламы.
Такое использование почты имеет определенные достоинства. Можно легко менять провайдеров, не меняя свой адрес электронной почты. Можно просматривать почту с любого компьютера, подключенного к Интернету, и не тратить время на конфигурирование почтовой программы. Разумеется, у такого способа есть и свои недостатки. Нельзя при работе с почтой через браузер минимизировать время подключения к Интернету в той мере, в какой это позволяют почтовые программы. Кроме того, общедоступные почтовые сервера часто перегружены.
Лучше всего комбинировать достоинства обоих способов. Многие пользователи заводят почтовые ящики и у своего провайдера, и в общедоступной почтовой службе. Последний используется во время поездок, и на это время на него перенаправляется вся почта [8, с.43].
Когда необходимо направить письмо по электронной почте, на самом деле посылается не письмо, а открытка. В принципе на всем пути от компьютера до компьютера адресата сообщение могут подстерегать любопытные глаза, как частные, так и специально на это уполномоченные.
1.2. Организация службы электронной почты в локальной сети
Наличие в офисе, конторе, учреждении локальной сети (ЛС) создает для ее пользователей новые возможности интегрального характера, благодаря системам ПК и другому оборудованию сети. Организуется автоматизированный документооборот (электронная почта), создаются различные массивы управленческой, коммерческой и другой информации общего назначения, и персонально используются вычислительные ресурсы всей сети, а не только отдельного компьютера. Появляются возможности использования различных средств или инструментов решения различных задач (инженерных, финансовых, издательских и т.д.). Кроме организации внутренних служб, ЛС позволяют организовывать внешнюю, по отношению к обслуживаемому учреждению, службы: телексная связь, почтовая корреспонденция, электронные доски объявлений и газеты, а также выход в региональные (глобальные) сети и использование их услуг.
Локальная сеть - это группа из нескольких компьютеров, соединенных между собой посредством кабелей (иногда также телефонных линий или радиоканалов), используемых для передачи информации между компьютерами. Для соединения компьютеров в локальную сеть необходимо сетевое оборудование и программное обеспечение [12, с.150].
Локальные сети позволяют обеспечить: коллективную обработку данных пользователями подключенных в сеть компьютеров и обмен данными между этими пользователями; совместное использование программ; совместное использование принтеров, модемов и других устройств.
Локальные сети (ЛС) представляют собой системы распределенной обработки данных, которые охватывают небольшие территории (до 10 км) внутри отдельных офисов, фирм, банков, бирж, других учреждений. При помощи общего канала связи ЛС может объединять от десятков до сотен абонентских узлов, включающих компьютеры, внешние запоминающие устройства, дисплеи, печатающие устройства, копирующие устройства, кассовые и банковские аппараты, интерфейсные схемы и многое другое. ЛС могут подключаться к другим локальным и глобальным сетям с помощью специальных шлюзов, мостов, маршрутизаторов, реализуемых на специализированных устройствах или на персональных компьютерах (ПК) с соответствующим программным обеспечением. Существует два типа компьютерных сетей: одноранговые сети и сети с выделенным сервером. Одноранговые сети не предусматривают выделение специальных компьютеров, организующих работу сети. Каждый пользователь, подключаясь к сети, выделяет в сеть какие-либо ресурсы (дисковое пространство, принтеры) и подключается к ресурсам, предоставленным в сеть другими пользователями. Такие сети просты в установке, налаживании; они существенно дешевле сетей с выделенным сервером. В свою очередь сети с выделенным сервером, несмотря на сложность настройки и относительную дороговизну, позволяют осуществлять централизованное управление.
Важнейшей характеристикой ЛС является скорость передачи информации. В идеале при посылке и получении данных через сеть время отклика должно быть таким же, как если они были бы получены от ПК пользователя, а не из некоторого места вне сети. Это требует скорости передачи данных от 1 до 10 Мбит/с и более. ЛС ПК должны не только быстро передавать информацию, но и легко адаптироваться к новым условиям, иметь гибкую архитектуру, которая бы позволяла располагать рабочие места там, где потребуется [5, с.381].
Для обеспечения функционирования локальной сети часто выделяется специальный компьютер - сервер, или несколько таких компьютеров. На дисках серверов располагаются совместно используемые программы, базы данных и т.д. Остальные компьютеры локальной сети часто называются рабочимистанциями. На тех рабочих станциях, где требуется обрабатывать только данные на сервере (например, вводить сведения в совместно используемую базу данных о заказах и продажах), часто для экономии (или по соображениям безопасности) не устанавливают жестких дисков. В сетях, состоящих более чем из 20-25 компьютеров, наличие сервера обязательно - иначе, как правило, производительность сети будет неудовлетворительной. Сервер необходим и при совместной интенсивной работе с какой-либо базой данных.
Иногда серверам назначается определенная специализация (хранение данных, программ, обеспечение модемной и факсимильной связи, вывод на печать и т.д.). Серверы, как правило, не используются в качестве рабочих мест пользователей. Серверы, обеспечивающие работу с ценными данными, часто размещаются в изолированном помещении, доступ в которое имеют только специально уполномоченные люди (как в банковское хранилище). Для обеспечения функционирования локальной сети необходимо соответствующее программное обеспечение.
Ethernet - это самый распространенный на сегодняшний день стандарт локальных сетей. Общее количество сетей, работающих по протоколу Ethernet в настоящее время, оценивается в несколько миллионов [7, с.104].
Когда говорят Ethernet, то под этим обычно понимают любой из вариантов этой технологии. В более узком смысле Ethernet — это сетевой стандарт, основанный на экспериментальной сети EthernetNetwork, которую фирма Xerox разработала и реализовала в 1975 году. Метод доступа был опробован еще раньше: во второй половине 60-х годов в радиосети Гавайского университета использовались различные варианты случайного доступа к общей радиосреде, получившие общее название Aloha. В 1980 году фирмы DEC, Intel и Xerox совместно разработали и опубликовали стандарт Ethernet версии II для сети, построенной на основе коаксиального кабеля. Эту последнюю версию фирменного стандарта Ethernet называют стандартом EthernetDIX, или Ethernet П.
Сетевая технология — это согласованный набор стандартных протоколов и реализующих их программно-аппаратных средств (например, сетевых адаптеров, драйверов, кабелей и разъемов), достаточный для построения вычислительной сети. Эпитет «достаточный» подчеркивает то обстоятельство, что этот набор представляет собой минимальный набор средств, с помощью которых можно построить работоспособную сеть. Возможно, эту сеть можно улучшить, например, за счет выделения в ней подсетей, что сразу потребует кроме протоколов стандарта Ethernet применения протокола IP, а также специальных коммуникационных устройств — маршрутизаторов. Улучшенная сеть будет, скорее всего, более надежной и быстродействующей, но за счет надстроек над средствами технологии Ethernet, которая составляет базис сети [7, с.105].
Основной принцип, положенный в основу Ethernet, — случайный метод доступа к разделяемой среде передачи данных. В качестве такой среды может использоваться толстый или тонкий коаксиальный кабель, витая пара, оптоволокно или радиоволны (кстати, первой сетью, построенной на принципе случайного доступа к разделяемой среде, была радиосеть Aloha Гавайского университета) [7, с.106].
В стандарте Ethernet строго зафиксирована топология электрических связей. Компьютеры подключаются к разделяемой среде в соответствии с типовой структурой «общая шина». С помощью разделяемой во времени шины любые два компьютера могут обмениваться данными. Управление доступом к линии связи осуществляется специальными контроллерами -- сетевыми адаптерами Ethernet. Каждый компьютер, а более точно, каждый сетевой адаптер, имеет уникальный адрес. Передача данных происходит со скоростью 10 Мбит/с. Эта величина является пропускной способностью сети Ethernet.
Главным достоинством сетей Ethernet, благодаря которому они стали такими популярными, является их экономичность. Для построения сети достаточно иметь по одному сетевому адаптеру для каждого компьютера плюс один физический сегмент коаксиального кабеля нужной длины. Другие базовые технологии, например TokenRing, для создания даже небольшой сети требуют наличия дополнительного устройства — концентратора.
Кроме того, в сетях Ethernet реализованы достаточно простые алгоритмы доступа к среде, адресации и передачи данных. Простая логика работы сети ведет к упрощению и, соответственно, удешевлению сетевых адаптеров и их драйверов. По той же причине адаптеры сети Ethernet обладают высокой надежностью.
И, наконец, еще одним замечательным свойством сетей Ethernet является их хорошая расширяемость, то есть легкость подключения новых узлов.
2. Организация работы делопроизводства при помощи почтовых программ.Почтовая программа OutlookExpress фирмы Microsoft
Существует очень много почтовых программ, значительная часть из них бесплатна. Все они довольно похожи и лишь немного различаются по своим дополнительным возможностям и по степени соответствия принятым стандартам. Наиболее распространенные программы следующие:
Microsoft Internet Mail - поставляется в составе операционной системы. Простая и приятная в использовании, эта программа наиболее корректно работает с письмами на русском языке. Не поддерживает IMAP.
Не свободна от дефектов, особенно при работе с русскими сообщениями.
Ранее пользовалась очень большой популярностью, но с появлением бесплатных программ других производителей практически перестала развиваться. Категорически не рекомендуется для переписки по-русски [1, с.256].
Когда впервые происходит запуск почтовой программы, автоматически запускается мастер по настройке, который запрашивает у вас минимально необходимую информацию: ваш адрес и название серверов входящей и исходящей почты. Также может отдельно запрашиваться имя пользователя - это та часть вашего адреса, которая находится слева от знака @. При первой проверке почты и при всех последующих проверках, если не пометили галочкой "Запомнить пароль", приглашают ввести пароль - при этом надо внимательно следить, чтобы он был введен в латинице.
Современные почтовые программы превратились из простого средства коммуникации в приложения для повышения производительности труда, которые помогают и на работе, и дома.
Одной из программ является OutlookExpress фирмы Microsoft. Благодаря тому, что программа встроена в самое распространенное программное обеспечение для персональных компьютеров InternetExplorer (с версии 4.0) и Windows 98, она получила широкое распространение во всем мире. Большинство пользователей начинают свое знакомство с электронной почтой именно с этого продукта. А то, что она обладает к тому же достаточной функциональностью как для домашних пользователей, так и для офисного применения, сделало этот продукт лидером на рынке программ работы с электронной почтой.
Главные достоинства Outlook Express - поддержка всех традиционных функций электронной почты, простой интерфейс, интеграция с браузером, встроенная программа чтения новостей и наличие русской версии. Основные недостатки - ограниченные возможности фильтрации и неполная поддержка протокола IMAP. То, что программа очень доступна, позволяет начинающим пользователям быстро освоить работу с электронной почтой, а если уж потом возможностей окажется мало, ничто не мешает перейти на другую программу.
Outlook Express поддерживает почту в html-формате и предлагает новые удобные функции: объединение электронной почты с конференциями Usenet и поиск больших справочников пользователей Internet, доступных по сети (так называемые "Белые страницы"). Программа может фильтровать электронную почту и собирать сообщения от многих поставщиков услуг Internet.
Строка заголовка (titlebar) содержит стандартные элементы окна Windows-приложения (кнопки Свернуть, Восстановить и Закрыть). В этой строке также указано название приложения (OutlookExpress) [5, с.302].
Строка меню (menubar) содержит заголовки меню, предоставляющие доступ ко всем функциям, необходимым для работы с OutlookExpress. С помощью меню вы можете формировать новые сообщения, отправлять и получать почту, пересылать письма другим пользователям, настраивать интерфейс OutlookExpress и т.д. Кроме того, вы встретите в меню множество обычных пунктов, характерных для всех приложений Windows - печать, справка и т.д. Из строки меню вы так же можете вызвать InternetExplorer 4 и загружать для просмотра страницы Web.
Панель инструментов (toolbar) предназначена для быстрого доступа к некоторым наиболее часто используемым командам OutlookExpress. В зависимости от того, в каком режиме работает OutlookExpress (почта или новости), число кнопок и их назначение автоматически изменяются. Кроме того, в начальный момент после загрузки OutlookExpress устанавливается в общий режим (когда еще не выбран нужный режим - почта или новости). В таком общем режиме кнопки панели инструментов выполняют следующие функции:
Создать сообщение (Composemessage) открывает окно для формирования нового письма.
Доставить почту (SendandReceive) - с помощью этой кнопки можно быстро и легко подключиться к провайдеру, чтобы проверить и доставить входящую почту, а так же отправить собственную.
Адресная книга (AddressBook) - открывает доступ к адресной книге, куда можно записать для хранения адреса e-mail друзей, коллег по работе и т.д.
Соединить (Connect) - нажатие на эту кнопку вызывает активизирует процесс соединения с провайдером [9, с.102].
Разорвать соединение (HangUp) - разрывает соединение с провайдером Интернета.
Панель "Папки" (Folders) позволяет вывести на экран списки писем и их содержимое, хранящихся в одной из 4-х стандартных папок OutlookExpress: Входящие (Inbox), Исходящие (Outbox), Отправленные (SentItems), Удаленные (DeletedItems) и Черновики (Drafts). OutlookExpress позволяет завести новые дополнительные папки пользователя и они так же будут доступны из этой панели. После того, как вы настроите доступ к серверам новостей, то в этой панели появятся и имена соответствующих серверов новостей.
Область просмотра OutlookExpress при работе с электронной почтой или новостями разделена на две части: вверху можно видеть список сообщений электронной почты из текущей папки, а в нижней части окна показывается содержимое отмеченного письма. Содержимое письма можно посмотреть и в отдельном окне, если сделать двойной щелчок по строке с выбранным письмом. Область просмотра может быть разделена или по горизонтали, или по вертикали, - если такой способ организации интерфейса покажется вам более удобным. Что касается порядка показа писем, то по умолчанию все письма в папках располагаются в соответствии с алфавитном порядком имен отправителей, но их можно отсортировать и иначе - например, по дате поступления письма. Несколько слов о том, как интерпретируются значки с различными изображениями конверта в области просмотра: открытый конверт отмечает уже прочитанное письмо. Закрытый конверт плюс жирный шрифт отмечает письмо, которое еще не читали.
Скрепка у письма говорит о том, что в письмо вложен отдельный файл (например, документ в формате Word, графический файл и т. д.). Если выделить такое письмо, и щелкнуть по изображению скрепки в правом углу нижней части окна, то будет показано имя файла. Двойной щелчок по имени вложенного файла позволит просмотреть его содержимое с помощью соответствующей программы.
Строка состояния (statusbar) используется для двух целей. Обычно в ней OutlookExpress указывает общее число сообщений в данной папке и отдельно - число непрочитанных сообщений. В правой части строки состояния при проверке поступления новой почты появляется надпись, информирующая о приходе или наоборот, отсутствии новых писем. Кроме того, при работе OutlookExpress там появляются значки, характеризующие режим работы этого приложения в данный момент времени (например, зачеркнутый значок сетевого диска означает, что в этот момент нет соединения с Интернетом).
Хотя названия почтовых папок OutlookExpress во многом говорят сами за себя, но если пользователь не имеет опыта работы с почтовыми программами, все же стоит познакомиться с их назначением.
Входящие (Inbox). Сюда по умолчанию поступает вся новая почта и здесь хранятся все пришедшие сообщения. Впоследствии можно создать дополнительные папки (например, посвященные разным проектам или письмам от постоянных адресатов) и настроить OutlookExpress таким образом, чтобы при поступлении новых писем вся почта автоматически разбиралась и складывалась в отдельные папки (Рисунок 2.1).
Исходящие (Outbox). Это папка предназначена для временного хранения отправляемых писем. Отправленные (SentItems). Здесь по умолчанию хранятся копии отправленных сообщений, и всегда можно вспомнить, - что, кому и когда были отосланы письма.
Удаленные (DeletedItems). Если необходимо удалить ненужные сообщения, то они временно помещаются на хранение в эту папку (на случай, если вы передумаете их удалять). Если необходимо насовсем удалить сообщения из этой папки, нужно очистить папку (Emptyfolder).
Черновики (Drafts). В этой папке можно хранить сообщения, которые еще не готовы к отправке [14, с.97].
Рисунок 2.1 – папка «Входящие»
Получение входящей почты - это, наверно, самое простое действие из всего спектра работ с OutlookExpress, вся функциональность которого состоит в том, что надо установить соединение с почтовым сервером провайдера. Поэтому достаточно запустить программу OutlookExpess, которая по умолчанию сразу преложит вам соединиться с сервером провайдера. Если соединение с провайдером уже настроено, то достаточно, выбрав название соединения, нажать кнопку ОК.
Иначе появится дополнительное окно, где надо будет ввести ваше имя пользователя и пароль. В любом случае итог будет один, - компьютер начнет устанавливать соединение с почтовым сервером провайдера.
Соединиться с почтовым сервером провайдера можно легко и просто в любой момент времени- достаточно нажать кнопку Доставить почту (SendandReseive) на панели инструментов OutlookExpress [5, с.305].
После того как модем осуществит соединение, появится окно, в котором OutlookExpress будет проверять наличие пришедших писем и осуществлять их загрузку на ваш компьютер. После завершения этого действия почтовая программа проверит, нет ли в папке Исходящие (Outbox) готовых писем для отправки, и если есть, то в свою очередь, перешлет их на почтовый сервер провайдера, откуда они уже уйдут адресатам.
При поступлении новой почты в правом углу строки состояния будет выведен значок с изображением конверта. Это служит удобным напоминанием о пришедших письмах в том случае, когда вы работаете с почтой в фоновом режиме, и OutlookExpress периодически проверяет наличие новых писем на сервере провайдера.
Как мы уже говорили, по умолчанию все пришедшая почта помещается в папку Входящие и сортируется там по дате поступления. Письма, которые вы еще не читали, помечаются жирным шрифтом и значком закрытого конверта. Если рядом с письмом есть значок с изображением скрепки, то это говорит о том, что в письмо вложен отдельный файл (например, документ в формате Word, графический файл и т. д.).
Кроме того, слева от заголовка письма может стоять значок в виде восклицательного знака, который говорит, что адресат пометил данное письмо как сообщение повышенной важности. Если же стоит значок в виде направленной вниз синей стрелки, то наоборот, содержимое письма отправитель пометил как второстепенной важности.
Познакомиться с содержимым письма совсем просто - нужно выделить его, сделав однократный левый щелчок мышью по заголовку письма. Тогда в нижней части окна просмотра OutlookExpress появится содержимое письма. Письмо можно посмотреть и в отдельном окне, которое раскроется.
Чтобы быстрее разобрать почту, удобнее всего вначале раскрывать пришедшие сообщения одинарным щелчком. Тогда даже беглого взгляда достаточно, достойно ли это сообщение вашего дальнейшего внимания. Если да, то лучше раскрыть это сообщение двойным щелчком в отдельном окне [9, с.100].
В окне с пришедшим письмом вы найдете ряд новых элементов интерфейса, наиболее важными из них являются следующие кнопки:
Ответить отправителю (ReplytoAuthor) открывает окно для формирования ответного письма. Текст исходного письма может быть автоматически помещен в это окно. Знаки, отмечающие начало строк цитируемого текста, определяются там же, на закладке Отправка.
Ответить всем (ReplytoAll) - эта кнопка панели инструментов действует совершенно аналогично предыдущей кнопке Ответить отправителю. Исключение состоит в том, что ваше ответное письмо рассылается не только первоначальному автору, но и всем иным адресатам, которым этим автором было послано аналогичное письмо (которые были включено в поле Копия исходного сообщения). Таким образом, эта функция имеет смысл лишь в бизнес-переписке, когда вы организуете таким образом что-то вроде дискуссии. Однако вы должны быть уверены, что все адресаты будут согласны на получения вашего письма. Добавим, что традиция электронной переписки запрещает "веерную рассылку" посланий незнакомым людям, особенно содержащих рекламу (так называемый "Spam", - сленговое слово для непрошеной почты, дословно переводимое как "фарш".
Переслать (Forward) - эта кнопка позволяет перенаправить (переадресовать) полученное письмо другому пользователю, если вы считаете, что ему(ей) оно будет более интересно, чем вам. Данная функция очень часто используется в бизнес-переписке. В разговорной речи среди пользователей почты для этой функции часто используется транслитерированный сленговый термин "форварднуть".
Удалить (Delete) - нажатие на эту кнопку удаляет сообщение из текущей папки и помещает его в папку Удаленные. Впоследствии вы можете очистить папку Удаленные вручную или сообщения будут удаляться из нее автоматически.
Печать (Print) - кнопка с изображением принтера посылает текст письма на принтер. Обратите внимание, что при этом печатается только текст письма, - если письмо содержит вложенные файлы, то для их печати надо открыть соответствующую программу просмотра и выполнить печать уже из данной программы. Теперь осталось добавить, что если в письмо вложены отдельные файлы, то двойной щелчок по ярлыку каждого вложенного файла позволит просмотреть его содержимое с помощью соответствующей программы. При попытке открыть вложенный файл система безопасности OutlookExpress выдаст на экран стандартное предупреждение, и если вы не уверены в том, что пришедший файл абсолютно безопасен для компьютера, то лучше его вначале сохранить на дискету, затем проверить антивирусной программой, и уже затем только открыть для просмотра [14, с.98].
Для создания нового сообщения необходимо нажать на кнопку Создать сообщение (ComposeMessage) на панели инструментов OutlookExpress, что вызовет отдельное окно (Рисунок 2.2).
Работу с новым письмом следует начать с заполнения заголовка письма, который содержащий поля: Кому: (To:), Копия:(Cc:), Скрытая: (Bcc:) ,Тема: (Subject:). Заметим, что по понятным причинам обязательным является заполнение только поля Кому: (To:), - иначе письмо просто не найдет своего адресата. Рассмотрим подробнее элементы заголовка:
Кому: (To:) - так же, как и на обычном конверте, в этом поле необходимо ввести адрес - в данном случае адрес электронной почты адресата. Можно не вводить адрес вручную, а выбрать его из адресной книги, если занесли его туда заранее.
Рисунок 2.2 – создание нового сообщения
Копия: (Cc:) - если необходимо, чтобы аналогичное письмо пришло и другим адресатам, нежно ввести нужные адреса в данном поле, разделяя их с помощью знака ";" (точка с запятой). Словосочетание "Сс" - это сокращение от английского "канцелярского" термина CarbonCopy (по-русски - "копирка"). Все люди, к которым пришло данное письмо, легко смогут узнать из заголовка, кому вы еще послали данное письмо. Эта строка может быть заполнена из адресной книги.
Скрытая: (Bcc:) - если необходимо, чтобы аналогичное письмо пришло и другим адресатам, но они не знали, кому еще отослали данное письмо, то нужно ввести нужные адреса в данном поле, разделяя их с помощью знака ";" (точка с запятой). Словосочетание "Всс" - это сокращение от английского BlindCarbonCopy (по-русски можно было бы перевести как "слепая копирка"). Эта строка также может быть заполнена из адресной книги.
Тема: (Subject:) - здесь следует вписать несколько слов, характеризующих тему сообщения.
Далее уже можно приступать к самому письму, для чего необходимо щелкнуть курсором мыши в поле письма и ввести нужный текст. При необходимости можно "вложить" в письмо файл любого формата. По традиции, завершает письмо вставка подписи, для чего следует нажать кнопку с изображением авторучки на панели инструментов (оригинальная и остроумная подпись - одна из традиций Интернета). Если еще не создана подпись, то создать ее можно, выбрав в меню Сервис (Tools) пункт Бланк сообщений (Stationary) и далее - нажав на кнопку Подпись (Signature). Созданную таким образом подпись можно потом многократно использовать. В принципе, "интернетовская" подпись - вещь необязательная и можно подписать письмо вручную, напечатав обычные слова, подходящие к данному случаю - например, "Искренне ваш..." и т. п.
Необходимо обратить внимание на изображение логотипа InternetExplorer (стилизованной буквы е) в правой верхней части нового сообщения. Лого является идентификатором "важности" отправляемого сообщения. В меню Сервис (Tools) имеется пункт выбора важности сообщений, при нажатии на который будет выведен список возможных опций важности сообщений (Высокая,Обычная и Низкая). Важно знать: это не влияет на скорость доставки, а всего лишь управляет наличием изображения с соответствующим значком у вашего письма по приходу письма к адресату. Так, многие почтовые программы маркируют важные сообщения, пришедшие на компьютер, помещая восклицательный знак рядом с заголовком.
Теперь дело за адресатом, обратит ли он на это внимание. Поэтому можете не увлекаться установкой этих параметров в ваших письмах.
Теперь осталось лишь нажать на кнопку отправки письма (самая левая кнопка на панели инструментов этого окна с изображением летящего конверта и надписью Отправить) и письмо - на пути к адресату. Если установлен флажок Отправлять сообщения немедленно (Sendmessagesimmediately...) на вкладке Отправка в окне Параметры (см. меню Сервис), то OutlookExpress сразу же произведет соединение с провайдером и отправит письмо. Если же флажок снят, письма будут временно помещаться в папку Исходящие (Outbox), где они будут накапливаться перед отправкой. В последнем случае на экран будет выведено сообщение о помещении письма в папку Исходящие. Затем необходимо нажать кнопку Доставить почту (SendandReceive) на панели инструментов основного окна OutlookExpress [9, с.201].
Адресная книга - это сборник адресов e-mail ваших коллег по электронной переписке, организованный с помощью удобной программной оболочки. Адресная книга в программе OutlookExpress представляет собой "позаимствованную" копию адресной книги из мощной корпоративной почтовой программы MSExchange. В OutlookExpress можно экспортировать адреса из целого ряда почтовых программ: MSExchange, MSInternetMail, EudoraPro, EudoraLight, а также из целого ряда почтовых клиентов Netscape разных версий. Заполнять адресную книгу OutlookExpress можно в двух режимах: во-первых, потратить сначала некоторое время и заранее ввести данные о ваших коллегах, и во-вторых, пополнять адресную книгу "на лету", по мере работы с почтой, - просто копируя туда адреса пришедших писем. Ниже мы рассмотрим эти два случая. Если нужно заполнить адресную книгу заранее, необходимо нажать кнопку Адресная книга (AddressBook) на панели инструментов основного окна OutlookExpress, что вызовет появление главного окна этого сборника адресов и др. контактной информации.
Кроме имен и адресов E-mail в адресной книге можно хранить множество различной информации - номера телефонов, пейджеров, личных и служебных страниц Web, обычный почтовые адреса абонента и пр. Для того, чтобы внести в адресную книгу новое имя, нужно нажать кнопку Создать адрес (NewContact). Затем необходимо ввести в соответствующих полях имя абонента и адрес его электронной почты, при желании можно заполнить дополнительные данные на абонента на других закладках. Если есть желание отредактировать адрес электронной почты или иной параметр, то необходимо выбрать имя в адресной книге и нажав кнопку Свойства (Properties), изменить данные на закладках аналогичным образом.
Вторая возможность: после того, как завели адресную книгу и наполнили ее некоторыми адресами, в дальнейшем книгу можно пополнять за счет адресов из вновь пришедших писем.
Еще одна опция, которую можно использовать в адресной книге OutlookExpress - это групповые имена. Групповые имена представляют собой ваши личные списки рассылки и удобны в том случае, если вам надо часто рассылать письма постоянным группам людей (например, участникам какого-либо совместного с вами проекта). Групповые имена в OutlookExpress