Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению бухгалтерских документов

Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению бухгалтерских документов.

Первичное наблюдение — первое, начальное звено в цепоч­ке функционирования хозяйственного учета. От того, как оно бу­дет выполнено, зависят полнота и достоверность учетной инфор­мации, которую ее пользователям подготовит бухгал­терия. По­этому содержанию и подготовке первичного наблюдения уделяется большое внимание. По результатам первичного наблюдения составляется документ.

Среди отличительных признаков бухгалтерского учета наи­более существенным является его документальность. Только ему присуще сплошное и документальное оформление совершаемых хозяйственных операций.

Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные операции оформляются докумен­та­ми. Они служат первичными учетными документами (ПУД). На их основании ведется бухгалтерский учет. Без документа нет бух­галтерской записи.

Документация — оформление экономического события (хо­зяйственной операции) документом. В широком понимании бух­галтерская документация представляет собой первичные бухгал­терские документы, учетные регистры и бухгалтер­скую отчет­ность.

Документ (лат. documentum — поучительный пример, сви­детельство, доказательство) — письменное свидетельство с за­полнением необходимых реквизитов, придающих ему доказатель­ную юридическую силу. Именно документ — основа информационной системы предприятия.

Материальным носителем документа могут выступать учет­ный бланк или магнитный диск: в зависимости от того, на бумажном или машинном носителе зафиксирована учетная информация.

Как правило, бухгалтерский документ подготавливается на бланке установленной формы, отпечатанном типографским способом, в момент совершения факта хозяйственной жизни.

Если документ подготовлен на машинном носителе, то организация обязана изготовить его копию на бумажном носи­теле для других участников хозяйственных операций, включая контролирующие органы.

В отдельных случаях, чаще всего для внутреннего пользова­ния, бухгалтерский документ составляется в произвольной форме.

Учетный бланк представляет собой разграфленный лист бумаги в виде строк, граф (колонок, клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях с заранее отпечатанными в них реквизитами. Реквизит (лат. — requisitum нужное, требуемое) — единая, неделимая, строго оговоренная часть документа. Это по сути своей информационный элемент, не­сущий самостоятельную содержательную нагрузку. Например, единица измерения, код материала и т. п.

Реквизиты подразделяются на признанные и содержательные.

Признанные реквизиты отображают объекты учета (наименование основных средств и пр.).

Содержательные реквизиты раскрывают характеристику объекта учета (сорт, типоразмер и пр.).

Для удобства чтения документа реквизиты размещаются в нем компактно, в одном месте. Нередко они обводятся жирны­ми линиями.

Реквизиты, которым присущ постоянный признак (наименование организации, подпись и т. п.), печатаются типограф­ским способом.

Как факт подтверждения совершенной хозяйственной операции, первичный учетный документ должен быть составлен и принят к учету по форме, содержащейся в альбомах унифициро­ванных форм первичной учетной документации межотраслевого значения, разработанных Госкомстатом Российской Федерации.

Перечень таких форм первичных учетных документов раз­рабатывается применительно к отдельным участкам бухгал­терского учета. Например, по учету основных средств разработана следующая первичная учетная документация, включающая 14 наименований:

— акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений) (ф. № ОС-1);

— акт о приеме-передаче здания (сооружения) (ф. № ОС-1а);

— акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий и сооружений) (ф. № ОС-1 б);

— накладная на внутреннее перемещение объектов основ­ных средств (ф. № ОС-2);

— акт о приеме-передаче отремонтированных, реконструи­рованных и модернизированных объектов (ф. № ОС-3);

— акт о списании объекта основных средств (кроме авто­транспортных средств) (ф. № ОС-4);

— акт о списании автотранспортных средств (ф. № ОС-4 а);

— акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. № ОС-4 б);

— инвентарная карточка учета объекта основных средств (ф.№ОС-6);

— инвентарная карточка группового учета объектов основ­ных средств (ф. № ОС-6 а);

— инвентарная книга учета объектов основных средств (ф. № ОС-66);

— акт о приеме (поступлении) оборудования (ф. № ОС-14);

—акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (ф. № ОС-15);

- акт о выявленных дефектах оборудования (ф. № ОС-16).

Во всех других случаях, как документы, форма которых не представлена в этих альбомах, они приобретают правовую юри­дически доказательную силу наравне с унифицированными до­кументами при наличии следующих обязательных рек­ви­зитов:

• наименование документа (доверенность, карточка складско­го учета материалов и т. п.);

• дата составления (дата, месяц, год);

• наименование организации, от имени которой составлен до­кумент;

• содержание хозяйственной операции и основание для ее со­вершения (например, лицевой счет ф. Т-54 применяет­ся для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выра­ботки и выполненных работ, отработанного времени, а так­же документов на разные виды оплат);

• единица измерения (в натуральном, количественном и сто­имостном выражении);

• наименование должностей лиц, ответственных за соверше­ние хозяйственной операции и правильность ее оформле­ния;

• личные подписи указанных лиц.

Эти требования закреплены в п. 2 ст. 9 Закона «0 бухгалтерском учете».

Признание последнего реквизита в расширительном толковании, а именно с расшифровкой подписи должностных лиц, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники повышает юридическую до­казатель­ность конкретных фактов хозяйственной жизни, зафиксирован­ных в соответствующем документе.

Если предприятие нарушает данные требования законодательства по оформлению первичных документов, его руково­дство может быть привлечено к административной ответственности. Сама информация, содержащаяся в таких докумен­тах, признается недостоверной.

Независимо от того, каким способом подготовлен документ — вручную или машинным способом, в целях контроля за правильностью и законностью регистрации экономических событий в документе должны быть указаны не только личные подписи должностных лиц, как того требует Закон «О бухгалтерском учете», но и их расшифровки. Последнее условие четко оговорено в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерс­кой отчетности в Российской Федера­ции (утв. Приказом МФ РФ от 29.07.98 г. № 34н). Хотя эти документы разного уровня, соблюдение последнего условия является обя­зательным. Дело в том, что если обратиться к содержанию п. 3 ст. 9 ФЗ РФ «О бух­галтерском учете, то в нем прямо указыва­ется на то, что «перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руко­водитель организации по согласованию с главным бухгалтером». Следовательно, в документе наряду с личной подписью лица, офор­мившего документ, должна быть указана ее расшифровка. Подписи лиц, определенных по статусу за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены па­ролем или другим способом авторизации, дающим право однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

Правомочия должностного лица на подпись в первичном учетном документе подтверждаются приказом руководи­теля экономического субъекта по согласованию с главным бухгалтером и не должны расходиться с перечнем лиц, одобренных им на право подтверждения обоснованности осуществления соответствующих хозяйственных операций.

Исходя из специфики отдельных документов приведенные выше реквизиты могут быть расширены. Например, в соответствии с Положением о безналичных расчетах в Российской Феде­рации расчетные документы должны соответст­во­вать требова­ниям установленных стандартов и содержать:

• наименование расчетного документа и код формы по ОКУД ОКОП-93;

• номер расчетного документа, число, месяц, год его выписки. Число указывается цифрами, месяц — прописью, год — цифрами. На расчетных документах, заполняемых средствами вычислительной техники, допускается обозначение ме­сяца цифрами;

• вид платежа;

• наименование плательщика, номер его счета, идентифика­ционный номер налогоплательщика (ИНН);

• наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер коррес­пондентского счета или субсчета;

• наименование получателя средств, номер его счета, иденти­фикационный номер налогоплательщика (ИНН);

• наименование и местонахождение банка получателя, его бан­ковский идентификационный код (БИК), номер кор­респон­дентского счета или субсчета;

• назначение платежа. Налог, подлежащий уплате, выделя­ется в расчетном документе отдельной строкой (в против­ном случае должно быть указание на то, что налог не упла­чивается;

• сумму платежа, обозначенную цифрами и прописью;

• очередность платежа;

• вид операции в соответствии с «Перечнем условных обозначе­ний (шифров) документов, проводимых по счетам в бан­ках»;

• подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) и оттиск пе­чати (в установленных случаях);

• на первом экземпляре расчетного документа (кроме чека) — подписи руководителя и главного бухгалтера пред­приятия, независимо от способа изготовления расчетного документа, на первом экземпляре поручения проставляется также от­тиск гербовой печати.

В зависимости от места расположения тех или иных рекви­зитов в документах, форма последних может быть:

• зональной;

• анкетной;

• табельной;

• комбинированной.

Зональная форма документов наиболее распространенная. Документ при построении по данной форме разграфлен на от­дельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, ко­торая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственного исполнителя.

Анкетная форма предусматривает размещение названия рек­визитов в левой стороне документа, а заполнение их — один под другим, т. е. сверху вниз.

Документ в табельной форме есть продолжение зональной формы. В нем (например, расчетно-платежная ведомость) ре­к­визиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих само­стоятель­ную таблицу (матрицу).

Документ, представленный в комбинированной форме, со­четает в себе признаки построения ранее рассмотренных форм — зональной и анкетной, анкетной и табельной.

Для исключения повторного использования документов ряд документов подлежит гашению штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Это относится в первую очередь к денежным документам, прило­женным к при­ходным и расходным кассовым ордерам.

Другие обработанные первичные документы должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного исполь­зования: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, а в условиях автоматизированного учета — от­тиска штампа (указание кода) работника, ответственного за обработку соответству­ющего документа.

Нередко в целях исключения повторной записи в текущем учете на документе делается надпись или оттиск «К записи №... приложение ... листов, дата ... 2003 г.». В порядке, установлен­ном законодательством, допускается ряд документов отно­сить к бланкам строгой отчетности. Последние должны быть пронуме­рованы и храниться обособленно (чековые книжки и т. п.).

Свободные строки в первичных документах подлежат обя­зательному прочерку.

Указание в документе необходимых реквизитов принято на­зывать составлением документа.

Юридическую силу документ приобретает при наличии в нем не только соответствующих реквизитов, но и необходимых раз­решительных подписей, резолюций, печатей и штампов в зави­симости от назначения документа. Исполнение этих ус­ло­вий предопределяет его оформление.

Для бухгалтера, получившего документ, на данном этапе главное состоит в установлении не столько наличия в нем обя­за­тельных реквизитов, сколько в подтверждении законности отра­женного в нем факта хозяйственной жизни и в оценке уровня влияния на конечные результаты деятельности организации. Проводятся технические процедуры по подтвержде­нию правиль­ности арифметических вычислений и подсчетов. После этого производится расценка (таксировка) докумен­тов.

Последняя процедура при обработке документов предусмат­ривает установление корреспонденции счетов исходя из со­дер­жания экономического события.

Составленный с учетом этих требований, документ должен быть зарегистрирован в соответствующем журнале с под­пи­сью лица, утвержденной в установленном порядке. Например, выпи­санную доверенность следует зарегистрировать в Жур­нале учета выданных доверенностей, подтвердив подписью лица, на имя ко­торого она выписана.

Записи в первичных учетных документах допускается про­изводить чернилами, химическим карандашом, пастой шарико­вых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации. Возможно их заполнение и другими средствами при усло­вии, что они обеспечивают сохранность этих записей в течение време­ни, установленного для их хранения в ар­хиве.

Автоматизация учетных работ ставит свои проблемы при формировании первичных документов. Их перечень опреде­ляет:

• понятие документа;

• выбор критерия придания юридической силы машинным до­кументам;

• регламентация координирования документов;

• регламентация технологии машинной обработки;

• выбор технологии обмена данными между автоматизированными системами, в функции которых входит сбор и обработка экономической информации;

• критерии отбора способов закрепления персональной ответ­ственности за достоверность вводимой информации и ре­зультатов ее обработки;

• установление способов защиты от несанкционированного до­ступа к базе данных, хранящихся в памяти ЭВМ;

• способы исправления ошибочных записей;

• возможность проверки достоверности данных органами внут­реннего и внешнего контроля.

Подготовленные на машинных носителях документы долж­ны соответствовать ГОСТу 6.10.4—84 «Придание юридиче­ской силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».

В условиях машинной обработки документ представлен в виде трех частей: адресной, предметной и оформительской, а реквизиты, содержащиеся в нем, могут быть зафиксированы в виде кодов.

Адресная и оформительская части носят общий характер. Их реквизиты имеют соподчиненное значение. Предметная часть содержит индекс «а», являющийся неотъемлемой частью универсального языка ЭВМ. Каждый индекс «а» характе­ри­зует призначный реквизит.

В универсальном языке для описания характеристики реквизитов используется нотация Бекуса, в которой для уточне­ния степени подчиненности призначных и содержательных реквизитов используются знаки “(“,”Г=”,” “.

Среди машинных носителей информации применяются же­сткие, лазерные и магнитооптические диски. Некоторое приме­нение имеют еще системы, использующие накопители информации на магнитной ленте.

Каждый из перечисленных носителей информации должен содержать отличительный знак, позволяющий однозначно тол­ковать идентификацию лица, оформившего процедуру регистра­ции хозяйственной операции. Наличие данного знака мо­жет быть представлено в виде:

• кода, набираемого исполнителем на клавиатуре компьюте­ра;

• строго индивидуализированного ключа или жетона, позво­ляющего однозначно определять должностное лицо, ре­гис­т­рирующее хозяйственную операцию;

• заранее введенного в память ЭВМ факсимиле исполнителя, распознавание которого осуществляется на экране дисплея в определенной последовательности,

Все иные признаки, вводимые в машину, однозначно бло­кируют несанкционированный доступ в базу данных.

Помимо данного ограничения, позволяющего однозначно идентифицировать лиц, ответственных за совершение и оформ­ление хозяйственных операций (перечень которых утверждает ру­ководитель организации по согласованию с глав­ным бух­галте­ром), первичный учетный документ на машиночитаемом носи­теле должен содержать следующие обязате­льные рекви­зиты, дающие основание однозначно определить:

• документ (наименование, номер и пр.);

• условия его составления (дату и т. п.);

• зарегистрированные в нем хозяйственные операции (их со­держание и основные характеристики).

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции. Если такая воз­мож­ность отсутствует, то его составление обязательно сразу же пос­ле окончания данной операции.

Первичное наблюде­ние за объектами бухгалтерского учета осуществляется при по­мощи документации. Она представляет собой способ сплошного и непрерывного отражения всех хозяйственных операций с це­лью получения о них необходимой информации, требуемой для ведения текущего бухгалтерского учета, оперативного и по­следующего контроля за ними. Со­ставлять бухгалтерские документы — значит документировать хозяйственные операции, а до­кумен­тация — это совокуп­ность составленных документов. Она представляет собой средство информационного обеспечения фак­тов хозяйственной деятельности экономического субъекта. Эти факты должны быть зафиксированы в документе на русском языке.

При осуществлении совместной деятельности с участием иностранного капитала, независимо от его размера, ино­странный инвестор вправе потребовать оформления документа на иност­ранном языке. Такой подход не противоречит рос­сийскому зако­нодательству при условии построчного перевода соответствую­щих реквизитов.

При наличии ошибок, искажающих содержание хозяйствен­ной операции, исправления допускаются исполнителем, оформив­шим соответствующий документ, по согласованию с другими уча­стниками хозяйственной операции и заверяют­ся подписями этих же лиц с указанием даты внесения исправлений.

Внесение исправлений, помарок, подчисток, а также исполь­зование корректирующей жидкости в кассовых и банковских до­кументах не допускается. Такой документ должен быть перечер­кнут с указанием надписи «испорчен». По­сле чего следует офор­мить новый первичный документ.

29) Классификация счетов бухгалтерского учета по экономическому содержанию.

Классификация счетов по экономическому содержанию (эко­номическая классификация) отвечает на вопрос, что от­ража­ется на том или ином счете. Иными словами, какова природа учиты­ваемого объекта, сколько нужно счетов для того, чтобы тот или иной объект получил полную характеристику в текущем учете. Только при таком соответствии указанным требованиям инфор­мация о каком-либо объекте будет необходима для пользовате­лей с целью принятия последними обосно­ванных решений по управлению.

Построение классификации счетов по экономическому со­держанию привязано к воспроизводству совокупного общест­вен­ного продукта и потому перечень счетов ориентирован на каж­дую его стадию (процесс).

В соответствии с данной классификацией в отдельные группы выделены ресурсные счета и счета процессов производст­ва. Каждый из счетов, представленный в соответствующей группе, выполняет свою роль исходя из экономической сущности того объекта, содержание которого он раскрывает. Поэтому по своей природе счета, раскрывающие сущность учитываемого объекта, по отношению к бухгалтерскому балансу могут быть активны­ми, пассивными или активно-пассивными.

Например, конструируя группу счетов, раскрывающую та­кой объект учета, как «Нематериальные активы», устанавли­ва­ют, что анатомия данного объекта учета может быть прокоммен­тирована при помощи двух балансовых счетов. На од­ном из них — 04 «Нематериальные активы» ~ можно проследить их наличие, формирование и выбытие. На другом — 05 «Амортизация нема­териальных активов» — обобщить информацию об их использо­вании в процессе эксплуатации, т. е. оп­ределить сумму износа (амортизации) за период службы. Причем первый из приведен­ного перечня счетов активный, а вто­рой— пассивный. Если же исходить из природы того или иного вида нематериальных акти­вов, то окажется, что и та­кой пе­речень счетов является избыточ­ным. Некоторые нематериальные активы (товарные знаки и зна­ки обслуживания, организа­ционные расходы в виде вклада в ус­тавный капитал и др.) согласно действующему положению не амортизиру­ются. Следова­тельно, отпадает необходимость в при­менении счета 05 «Амортизация нематериальных активов».

Общая схема классификации счетов по экономическому со­держанию исходит из общепринятой группировки объектов бух­галтерского учета — счетов имущества (хозяйственных средств и процессов), а также источников его образования (схема 1.)

Группа этих счетов включает счета имущества долгосрочно­го пользования и единовременного потребления, а также форми­рования текущих издержек на производство продукции, отдель­ных видов работ и услуг. Это базовые счета, составляющие осно­ву хозяйственной деятельности организации. Исходя из теории воспроизводства совокупного общест­венного продукта основные его процессы включают: производство и производственное потребление, непроизвод­ственное потребление, обращение и распределение. Определяющим среди них является процесс производства. Предпо­сылками его осуществления служит наличие двух слагаемых: вещественных и невещественных средств труда, а так­же предметов труда. Поэтому в текущем учете необходим такой набор счетов, с помощью которых можно было бы осущест­влять контроль за на­личием и движением указанных объектов учета.

В связи с этим ресурсные счета и счета процесса производ­ства включают основные и нематериальные активы, их износ (амортизацию), наличие и движение производственных запасов, затраты в основном и вспомогательных производствах, се­бесто­имость продукции, работ и услуг.

Использование имущества в непроизводственной сфере яв­ляется объектом бухгалтерского учета в процессе непроиз­вод­ствен­ного потребления. Затраты в этой сфере представляют расходы на содержание объектов социальной сферы: жи­лищно-коммунального хозяйства, детских дошкольных учреждений и т. п. Издерж­ки на их содержание формируются на активном калькуляцион­ном счете 29 «Обслуживающие производства и хозяйства».

Процесс обращения предусматривает, что выпущенная из производства готовая продукция отвечает необходимым тре­бо­ваниям и находит общественное признание на рынке товаров, работ и услуг. Затраты на ее реализацию, формирование в связи с этим финансового результата, наличие и движение свободного денежного капитала и средств в расчетах с дру­гими участниками рынка определяют объекты учета на этой стадии кругооборота совокупного общественного продукта. Эти объ­екты объединяют три блока счетов:

• готовой продукции и реализации;

• временно свободного денежного капитала;

• средств в расчетах.

Первый блок счетов включает счета предметов обращения и счета, формирующие полную себестоимость реализован­ной про­дукции, а также ее продажную стоимость: готовая продукция, коммерческие расходы, продажа продукции (работ, услуг) и др.

Второй блок счетов формирует объект учета в виде времен­но свободного денежного капитала, находящегося в кассе и на различных счетах в банках.

И, наконец, третий блок счетов объединяет счета средств в расчетах, обусловленных состоянием обязательств фирмы пе­ред другими предприятиями и организациями в виде дебиторской за­долженности.

Заключительным процессом в воспроизводстве совокупно­го общественного продукта выступает процесс распределе­ния. Объектом учета на этой стадии являются различные отчисления и платежи организации, производимые из ее прибыли в со­ответ­ствии с действующим законодательством и учетной политикой.

Эти отчисления и платежи носят безвозмездный характер (платежи в бюджет в виде налогов, сборов и т. п.) или предназ­начены на строго определенные цели (формирование резервного капитала и пр.). Таким образом, весь процесс распределе­ния пред­ставляет, по сути, процесс использования прибыли и в учете от­ражается на счете одноименного на­звания.

Счета источников имущества представляют объекты учета в виде постоянного и краткосрочного заемного капитала.

Постоянный капитал включает собственный и долгосроч­ный заемный капитал.

Объектами учета собственного капитала являются различ­ные виды капитала (уставный капитал, резервный капитал и др.), нераспределенная прибыль, доходы будущих периодов, различ­ные виды резервов, целевого финансирования.

Долгосрочный заемный капитал представлен в учете раз­личного рода кредитами и займами, предоставленными предпри­ятию банками и другими заимодавцами в отечественной и инос­транной валюте на срок более одного года.

Краткосрочный заемный капитал объединяет три группы счетов, характеризующих состояние обязательств предпри­ятия с поставщиками и подрядчиками, разными кредиторами, включая банки и другие кредитные и иные учреждения в части не­пога­шенных обязательств по полученным товарно-материальным ценностям, кредитам и займам на срок до од­ного года.

Наконец, данный раздел классификации счетов представлен счетами, формирующими обязательства фирмы по распреде­ле­нию совокупного общественного продукта. Перечень этих обяза­тельств формирует кредиторская задолженность перед:

• бюджетом — по налогам, сборам, штрафам и другим плате­жам;

• внебюджетными фондами (Пенсионным фондом, фондом социального страхования, обязательного медицинского стра­хования) — по отчислениям в пределах ставок единого со­циального налога;

• персоналом — по оплате труда и приравненным к ней пла­тежам.

Общий вывод, который следует сделать из познания сущ­ности экономической классификации, состоит в том, что в ней, как видим, отдельные счета, раскрывающие состояние активов, объединены с соответствующими процессами. Эти счета со­бра­ны в группы, имеющие экономически однородные объекты учета.

51) Автоматизированная форма бухгалтерского учета.

Схема 2.

Применение персональных электронно-вычислительных машин (ЭВМ) позволило автоматизировать рабочее место бух­галтера и поднять на новый уровень процесс измерения и ре­гистрации хозяйственных операций. Результатом этого яви­лось создание принципиально новой формы бухгалтерского уче­та, которая получила название «автоматизированной» (схе­ма 2.). Более правильным представляется назвать ее диало­говой, поскольку ПЭВМ на современном уровне их примене­ния из вспо­могательного средства становятся определяющим фактором организации учетного процесса. Бухгалтер работает на машине в диалоговом режиме, имея обратную связь в про­цессе обработки информации и получе­ния соответствующих вы­ходных документов.

Единство информационной базы и полный автоматизиро­ванный технологический процесс обеспечивается за счет од­но­кратного ввода информации. Интеграция обработки данных первичного учета и адаптируемость программного обеспечения к задачам пользователей достигается применением различных программ для ПЭВМ.

Современный уровень ПЭВМ обеспечивает не только уни­версальный характер их применения исходя из общих методо­логических подходов организации бухгалтерского учета, но и использование программ, настроенных на конкрет­ное пред­при­ятие с учетом предложений заказчика.

Учет может осуществляться путем заполнения журнала хо­зяйственных операций. Однако формирование корреспон­ден­ции счетов может отражаться в данном журнале и после заполне­ния первичных документов. Пользователь может по­лучать пе­чатные копии заполняемых им первичных документов. Реали­зован быстрый ввод проводок методом «типовых операций», в основу которого положена типовая корреспонденция проводок. Изменение или добавление типовых операций производит­ся самим пользователем с помощью встроенного текстового ре­дактора. Большой объем памяти ПЭВМ позволяет работать с субсчетами всех уровней, что дает возможность без особой слож­ности выполнять накопи­тельные операции (начисление амор­тизации, расчет заработной платы и т. п.).

Оборотная и шахматная ведомости, журналы-ордера и ве­домости к ним, а также баланс и другие выходные формы мо­гут быть сформированы за любой период и в короткое время. Для некоторых отчетов возможна детализация вплоть до одной операции.

Быстрота и удовлетворение различных пользователей в со­ответствующей информации на основе единого ее массива — от­личительная черта автоматизированной формы бухгалтерского учета. Первичная учетная информация фиксируется на ма­шин­ных носителях. Эта процедура по операциям, имеющим эконо­мическую однородность, производится по заранее опреде­ленной структуре записи с последующим вводом в ПЭВМ, В качестве машинных носителей информации исполь­зуются маг­нитные ленты, магнитные диски, дискеты.

Учетными регистрами являются выходные формы, которые содержат всю необходимую информацию по аналитиче­с­ким и синтетическим счетам.

Бухгалтерские записи, отражающие результаты ранее про­изведенных расчетов и группировок, формируются в ПЭВМ ав­томатически. Обработка массива бухгалтерских записей одно­временно по дебету и кредиту синтетических сче­тов, а также соответствующих объектов аналитического учета позволяет ве­сти обработку указанного массива в пределах каждого основ­но­го счета. В то же время, привлекая входящий остаток по данно­му счету, становится возможным группировать его данные в последовательности, необходимой для составления регистров аналитического учета.

Новые способы обработки информации в результате при­менения ПЭВМ не вносят коренных изменений в методоло­гию бухгалтерского учета. Изменяется лишь технология обработки информации. Элементы метода бухгалтерского учета, остава­ясь неизменными по своей сущности, лишь видоизменяют свою форму, сообразуясь с условиями автоматизиро­ванной обра­бот­ки учетной информации. В частности, устойчиво формируется тенденция сокращения первичных документов, а также перечня содержащихся в них реквизитов за счет того, что в базе данных наряду с переменными дан­ными представлен массив норматив­но-справочной информации. Его содержание включает необхо­димые нормативные документы по организации бух­галтерского учета, схемы уплаты налогов и налоговых платежей, календарь бухгалтера, нормы естественной убыли товаров и т. п. Возмож­ности ПЭВМ позволяют создавать тематические многоуровне­вые руб­рикаторы, с помощью которых можно просматривать тематические подборки документов. Не представляет труда най­ти конкретный документ, если о нем есть хотя бы приблизи­тельная информация, используя в этих целях режим поисков по реквизитам. Полнотекстовый запрос к базе дан­ных задается на естественном языке либо с использованием выражений фор­мальной логики. Полностью автоматизирована процедура со­ставления корреспонденции бухгалтерских счетов. Обра­ботка ин­формации осуществляется в реальном масшта­бе времени, причем информация, представленная на отдельном синтетическом счете, может быть расчленена на столько аналитических пози­ций, на сколько могут быть очерчены границы применения со­ответствующего измерителя. Единая база данных, основу кото­рой составляет учетная информа­ция, позволяет реализовать за­дачи, многие из которых находятся за пределами бухгалтерско­го учета.

Новый этап в автоматизации бухгалтерского учета связан с появлением новой версии программы «1С: Бухгалтерия 7.7». С ее помощью стал возможным многомерный и многоуровневый аналитический учет, обеспечивший более тесное взаимодействие функциональных и инструментальных подходов при разработ­ке этой версии, интеграцию функций ве­дения внутреннего (уп­равленческого) и финансового учета, встраиваемость учетной компоненты в комплексные системы управ­лением предприяти­ем, базирующиеся на основе программных продуктов платформы V7.Решена задача одновременной ра­боты с несколькими планами счетов, что в переходный период реформирования бухгалтерского учета приобретает особую актуальность. Опре­деленный набор учетных функций, заложенный в алгоритмы программы, позволяет реализовать основ­ные учетные процеду­ры, очерченные рамками теории бухгалтерского учета, а имен­но: веде­ние счетов, двойная запись, принцип сбалансированно­сти и т. п.

Прикладная часть программы содержит традиционный набор инструментов, характерный для любой бухгалтерской про­граммы, — план счетов, экранные формы первичных докумен­тов, журналы, отчеты и пр. Однако этот набор включает сред­ства, позволяющие изменить конфигурацию программы для нужд конкретной организации независимо от объема ее деяте­льности. Это касается не только настройки плана счетов, определения структуры счетов и субсчетов, но и количест­ва уров­ней и размер­ности аналитического учета. Эта особенность приводит к мысли, что в условиях автоматизированной обработки данных более пра­вильным является понятие «информационная система бухгалтерского учета», а не «форма бухгалтерского учета», если рассматривать ее характеристику с позиций, определяющих любую функ­циональную подсистему управления предприятием. При таком подходе формирование информационной системы бухгалтерско­го учета на базе ПЭВМ можно осуществить в том же разрезе, что и для других функциональных подсистем управления предприя­тием. Иными словами, речь идет о том, что в условиях примене­ния ПЭВМ следует абстрагироваться от специфических черт от­дельных функцио­нальных подсистем управления предприятием, положив в основу следующие принципы:

• методологическое обеспечение;

• организационное обеспечение;

• информационное обеспечение;

• программное обеспечение;

• техническое обеспечение.

Основополагающие принципы автоматизированной формы бухгалтерского учета это:

1. ПЭВМ из вспомогательного средства становится определя­ющим фактором организации труда бухгалтера.

2. Однократный ввод и многократное использование учетных данных.

3. Хранение и обработка массива информации с последующим выведением ее на машинограммы с помощью алфавит­но-цифрового печатающего устройства (АЦПУ) или на видео­терминал вплоть до получения результатов и заполнения соответ­ствующих форм отчетности.

4. Возможность организации бездокументного сбора первич­ных учетных данных и передачи их в ПЭВМ по дистанцион­ным каналам с последующим автоматическим составлени­ем бухгалтерской записи путем использования зависимости между корреспондирующими счетами. Автоматическое пе­чатание регистров синтетического и аналитического учета.

5. Автоматическое получение информации об отклонениях от установленных процедур (норм, нормативов, заданий и т. п.).

6. Получение информации по запросу на любую дату.

7. Автоматическое формирование всех учетных регистров и форм отчетности на основе данных, отраженных в системе счетов.

8. Создание объективных условий, исключающих дублирова­ние показателей учета, путем формирования единого под­хода к оценке значимости информационной системы на всех • уровнях принятия управленческих решений, прогнозирова­ния, обобщения, оперативного, предварительного и после­дующего контроля, а также осуществления экономического анализа.

Дальнейшее развитие автоматизированной формы учета бу­дет связано с дальнейшим углублением аналитичности учета и как следствие деления его на управленческий и финансовый. Эта проблема будет решаться за счет увеличения объема памя­ти ПЭВМ, быстроты обработки информации, повышения ква­лификации бухгалтеров.

Задача 1.

Баланс АО «Колосок» на 1 сентября.

Актив Пассив

Шифр счета	Наименование статьи	Сумма, руб.	Шифр счета	Наименование статьи	Сумма, руб
01	Основные средства	1 225 000	80	Уставный капитал	1 780 000
			60	Расчеты с поставщика- ми и подрядчиками
10	Материалы	37 200
43	Готовая продукция	68 000
51	Расчетные счета	452 00
62	Расчеты с покупатели- ми и заказчиками	12 500
90	Продажи	-	90	Продажи	-
	Баланс	1 794 700		Баланс	1 794 700

Регистрационный журнал хозяйственных операций за сентябрь.

№ п/п	Содержание хозяйственных операций	Сумма, руб.	Бухгалтерские проводки
Дт	Кт
1	Поступили на склад запасные части от Агро- промснаба	5 500	10/6	60
2	Поступили на склад нефтепродукты от район- ной нефтебазы	1 395	10/4	60
3	Продано молоко молокозаводу в счет выполне- ния госзаказа	33 000	90/2	43
4	Причитается хозяйству выручка от молокозаво­да за молоко по реализационным ценам.	41 400	62	90/1
5	Поступила на расчётный счёт хозяйства выруч­ка за молоко от молокозавода.	31 300	51	62
6	Перечислено с расчётного счёта хозяйства в уп­лату задолженности и аванс Агропромснабу	12 900	60	51
7	Отправлена на хлебоприёмный пункт пшеница по плановой себестоимости на сумму	33 200	90/2	43
8	Причитается хозяйству хлебоприёмного пункта.	39 900	62	90/1
9	Поступила на расчётный счёт хозяйства выруч­ка от хлебоприёмного пункта.	37 000	51	62
10	Поступили на склад комбикорма от комбикор­мового завода.	1 350	10/7	60
11	Поступило на склад дизельное топливо от рай­онной нефтебазы.	840	10/4	60
12	Получена прибыль от реализации продукции	15 100	90/9	99
х	Всего	252 885	х	х

Дт. 01 Основные средства Кт. Дт 10 Материалы Кт Дт 51 Расчетный счет Кт

С.н. 1 225 000 С.н. 37 200 С.н. 452 000

- - 1) 5 500 5) 31 300 6)12 900

О.д. - О.к. - 2) 1 395 9) 37 000

С.к. 1 225 000 10) 1 350 О.д. 68 300 О.к. 12 900

11) 840 С.к. 507 400

Дт 43 Готовая продукция Кт О.д 9 085 О.к -

С.н. 68 000 С.к 46 285 62 Расчеты с покупателями и

3) 33 000 Дт заказчиками Кт

7) 33 200 Дт 80 уставной капитал Кт С.н. 12 500

О.д. - О.к. 66 200 С.н. 1 780 000 4) 41 400 9)37 000

С.к. 1 800 - - 8) 39 900 5) 31 300

О.д. - О.к. - О.д. 81 300 О.к. 68 300

60 Расчеты с поставщиками и С.к. 1 780 000 С.к. 25 500

Дт подрядчиками Кт

С.н. 14 700 Дт 90 Продажи Кт Дт 99 Прибыли и убытки Кт

6) 12 900 1) 5 500 - - - -

2) 1 395 3) 33 000 4) 41 400 12) 15 100

10) 1 350 7) 33 200 8) 39 900 О.д. - О.к. 15 100

11) 840 О.д. 66 200 О.к. 81 300 С.к. 15 100

О.д.12 900 О.к.9 085 12) 15 100

С.к. 10 885 О.д. 81 300 О.к. 81 300

Аналитические счета к синтетическому счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Дт Агропромснаб Кт Дт Районная нефтебаза Кт Дт Комбикормовый завод Кт

С.н 9 000 С.н. 5 700 С.н. -

6) 12 900 1) 5 500 2) 1 395 10) 1 350

О.д. 12 900 О.к. 5 500 11) 840 О.д. - О.к. 1 350

С.к. 1 600 О.д. - О.к. 2 235 С.к. 1 350

С.к. 7 935

Аналитические счета к синтетическому счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Дт. Молокозавод Кт. Дт. Хлебоприемный пункт Кт.

С.н. 4 000 С.н. 8 500

4) 41 400 5) 31 300 6) 39 900 9)37 000

О.д. 41 400 О.к. 31 300 О.д. 39 900 О.к. 37 000

С.к. 14 100 С.к. 11 400

Оборотная ведомость по аналитическим счетам к синтетическому счету №60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

№ п/п	Наименование аналитических счетов	С – до 1.09	Оборот за сентябрь	С – до 1.10
Дт	Кт	Дт	Кт	Дт	Кт
1	Агропромснаб	-	9 000	12 900	5 500	-	1 600
2	Районная нефтебаза	-	5 700	-	2 235	-	7 935
3	Комбикормовый завод	-	-	-	1 350	-	1 350
x	Итого	-	14 700	12 900	9 085	-	10 885

Оборотная ведомость по аналитическим счетам к синтетическому счету №62 «Расчеты с покупателями и за­казчиками».

№ п/п	Наименование аналитических счетов	С – до 1.09	Оборот за сентябрь	С – до 1.10
Дт	Кт	Дт	Кт	Дт	Кт
1	Молокозавод	4 000	-	41 400	31 300	14 100	-
2	Хлебоприемный пункт	8 500	-	39 900	37 000	11 400	-
x	Итого	12 500	-	81 300	68 300	25 500	-

Оборотная ведомость синтетическим счетам.

№ п/п	Наименование синтетическо­го счета	Шифр счета	С – до 1.09	Оборот за сентябрь	С – до 1.10
Дт	Кт	Дт	Кт	Дт	Кт
1	Основные средства	01	1 225 000	-	-	-	1 225 000	-
2	Материалы	10	37 200	-	9 085	-	46 285	-
3	Расчетный счет	51	452 000	-	68 300	12 900	507 400	-
4	Готовая продукция	43	68 000	-	-	66 200	1 800	-
5	уставной капитал	80	-	1 780 000	-	-	-	1 780 000
6	Расчеты с покупателями и заказчиками	62	12 500	-	81 300	68 300	25 500	-
7	Расчеты с поставщиками и подрядчиками	60	-	14 700	12 900	9 085	-	10 885
8	Продажи	90	-	-	81 300	81 300	-	-
9	Прибыли и убытки	99	-	-	-	15 100	-	15 100
x	Итого	x	1 794 700	1 794 700	2 528 885	2 528 885	1 805 985	1 805 985

Баланс АО «Колос» на 1 октября.

Актив Пассив

Шифр счета	Наименование статьи	Сумма, руб.	Шифр счета	Наименование статьи	Сумма, руб.
01	Основные средства	1 225 000	80	Уставный капитал	1 780 000
			60	Расчеты с поставщика- ми и подрядчиками	10 885
			84	Нераспределенная при­быль	15 100
10	Материалы	46 285
43	Готовая продукция	1 800
51	Расчетные счета	507 400
62	Расчеты с покупатели- ми и заказчиками	25 500
90	Продажи	-	90	Продажи	-
	Баланс	1 805 985		Баланс	1 805 985

Задача 4. Учет процесса продажи.

Регистрационный журнал хозяйственных операций.

№ п/п	Содержание хозяйственных операций	цена	Кол-во	Сумма, руб.	Бухгалтерские проводки
Дт	Кт
1	Получены и оприходованы от урожая текуще­го года по плановой себестоимости картофель (руб. за ц.) - пшеница озимая (руб. за ц.)	80 100	32 500 40 500	2 600 000 4 050 000	43/1 43/1	20/1 20/1
итого	х	х	6 650 000	х	х
2	Получено от основного молочного крупного рогатого скота по плановой себестоимости (руб. за ц.)	300	36 500	1 095 000	43/2	20/2
3	Продано покупателем в счет государствен­ного заказа продажи продукции по плановой себестоимости: - хлебоприемному пункту – зерно озимой пшеницы, ц. - овощной базе – картофель, ц. - молокозаводу – молоко, ц.	100 80 300	32 000 20 500 33 700	3 200 000 1 640 000 10 110 000	90/2 90/2 90/2	43/1 43/1 43/2
Итого	х	х	14 950 000	х	х
4	Причитается с хлебоприемного пункта за зерно озимой пшеницы по цене реализации (руб. за 1 ц. ), В том числе НДС	230	32 000	7 360 000 669 090,90	62 90/3	90/1 68
5	Причитается с хлебоприемного пункта за картофель по цене реализации (руб. за 1 ц.) в том числе НДС	200	20 500	4 100 000 372 727,27	62 90/3	90/1 68
6	Причитается с молокозавода за молоко по цене реализации (руб. за 1 ц.) В том числе НДС	380	33 700	12 806 000 1 164 181,81	62 90/3	90/1 68
7	Начислена заработная плата рабочим, заня­тым реализацией: - картофеля - молока - зерна озимой пшеницы			2 550 4 400 3 650	90/2 90/2 90/2	70 70 70
Итого	х	х	10 600	х	х
8	Произведены отчисления в социальные фонды 26,1% от суммы начисленной оп­латы труда на реализации: - картофеля - молока - зерна озимой пшеницы			665,55 1 148,40 952,65	92/2 90/2 90/2	69 69 69
Итого	х	х	2 766,60	х	х
9	Списана стоимость услуг автотранспорта на расходы по реализации: - картофеля - молока - зерна озимой пшеницы			390 480 550	90/2 90/2 90/2	23/4 23/4 23/4
10	Оплачены мелкие расходы за счет подотчет­ных сумм, связанное с реализацией: - картофеля - молока			85 73	90/2 92/2	71 71
11	Списана доля общехозяйственных расходов в затраты по реализации: картофеля молока зерна озимой пшеницы			250 155 135	90/2 90/2 90/2	26 26 26
12	Зачислены на расчетный счет хозяйства причитающиеся суммы за реализованную продукцию от: хлебоприемного пункта, перечислен НДС в бюджет овощной базы, перечислен НДС в бюджет молокозавода перечислен НДС в бюджет			7 360 000 669 090,90 4 100 000 372 727,27 12 806 000 1 164 181,81	51 68 51 68 51 68	62 51 62 51 62 51
13	Списаны калькуляционные разницы на реализованную продукцию: картофель молоко зерно озимой пшеницы По годовой калькуляции фактическая себестоимость 1 ц продукции составила: картофеля молока пшеницы	90 320 120		205 000 704 000 6 066 000	90/2 90/2 90/2	43/1 43/2 43/1
14	Выполнены услуги автотранспорта для рабочих и служащих по плановой себестоимости (тонна км.)	1,80	2 300	4 140	90/2	23/4
15	Списана калькуляционная разница по услугам автотранспорта. Фактическая себестоимость 1 т. км.	1,70		230	90/2	23/4
16	Внесено в кассу рабочими и служащими за услуги автотранспорта			4 600	50	90/1
17	Списан финансовый результат от реализации продукции и услуг: картофель молока озимой пшеницы оказания услуг автотранспорта			1 878 332,18 5 514 438,21 2 580 378,55 230	90 99 99 90	99 90 90 99
Итого	х	х	9 977 748,94	х	х

Дт 23/4 Автомобильный транспорт Кт Дт 43 Готовая продукция Кт Дт 90 Продажи Кт

С.н. 305 000 С.н. 842 000 С.н. - С.н. -

9) 1 420 1) 6 650 000 3) 14 950 000 3) 14 950 000 4) 7 360 000

14) 4 140 2) 10 950 000 13) 13 311 000 4) 669 090,90 5) 4 100 000

О.д. - О.к. 5 560 О.д. 17 600 000 О.к. 28 261 000 5) 372 727,27 6) 12 806 000

С.к. 299 440 С.к. 6) 1 164 181,81 16) 4 600

7) 10 600

62 Расчеты с покупателями Дт 51 Расчетный счет Кт 8) 2 767

Дт и заказчиками Кт С.н. 4 057 000 9) 1 420

С.н. 44 000 12) 7 360 000 12) 669 090,90 10) 158

4) 7 360 000 12) 24 266 000 12) 4 100 000 12) 372 727,27 11) 540

5) 4 100 000 12) 12 806 000 12) 1 164 181,81 13) 13 311 000

6) 12 806 000 О.д. 24 266 000 О.к. 2 205 999,98 14) 4 140

О.д. 24 266 000 О.к. 24 266 000 С.к. 26 117 000,02 15) 230

С.к. 44 000 О.д. 30 487 091,58 О.к. 24 270 600

Дт 50 Касса Кт 17) 6 216 253,58

С.н. 1 500 О.д. 30 486 854,98 О.к. 30 486 854,98

16) 4 600

О.д. 4 600 О.к. –

С.к. 6 100

Аналитические счета к синтетическому счету 90 «Продажи»

Дт Картофель Кт Дт молоко Кт Дт пшеница озимая Кт

С.н. - С.н. - С.н. - С.н. - С.н. - С.н. –

3) 1 640 000 5) 4 100 000 3) 10 110 000 6) 12 806 000 3) 3 200 000 4) 7 360 000

5) 372 727,27 6) 1 164 181,81 4) 669 090,90

7) 2 550 7) 4 400 7) 3 650

8) 665,55 8) 1 148,40 8) 952,65

9) 390 9) 480 9) 550

10) 85 10) 73 11) 135

11) 250 11) 155 13) 6 066 000

13) 205 000 13) 7 040 000 О.д. 9 940 378,55 О.к. 7 360 000

О.д. 2 221 667,82 О.к. 4 100 000 О.д. 18 320 438,21 О.к. 12 806 000 17) 2 580 378,55

17) 1 878 332,18 17) 5 514 438,21 О.д. 9 940 378,55 О.к. 9 940 378,55

О.д. 4 100 000 О.к. 4 100 000 О.д. 18 320 438,21 О.к. 18 320 438,21

Оказание услуг

Дт автотранспорта Кт

С.н. - С.н. –

14) 4 140 16) 4 600

15) 230

О.д. 4 370 О.к. 4 600

17) 230

О.д. 4600 О.к. 4600

Справка – расчет по определению финансового результата по счету 90 «Продажи».

№ п/п	Наименование аналитических счетов	С – до, итого с начала года	Финансовый результат	Бух. проводка
Дт	Кт	убыток	прибыль	Дт	Кт
1	Картофель	2 221 667,82	4 100 000	-	1 878 332,18	90	99
2	Молоко	18 320 438,21	12 806 000	5 514 438,21	-	99	90
3	Озимая пшеница	9 940 378,55	7 360 000	2 580 378,55	-	99	90
4	Оказание услуг автотранспорта	4 370	4 600	-	230	90	99
х	Итого			8 094 816,76	1 878 562,18	х	х
х	Результат по хозяйству	х	х	6 216 254,48		99	90

Список литературы.

1. Астахов В.П. «Теория бухгалтерского учета». Учебное пособие, 7 изд., перераб. и доп.- Москва – Ростов-на-Дону, 2004.

2. Крятова Л. А., Эгашев Х.Х. «Теория бухгалтерского учета». - М., 1999.

3. Никитин В.М., Никитина Д.А «Теория бухгалтерского учета».- М.: Дело и Сервис, 1999.