Методика аудита операций по учету денежных средств и денежных документов

Санкт-Петербургский Государственный Университет

Экономики и Финансов

Кафедра бухгалтерского учета и аудита

Реферат по курсу “Внутренний аудит” на тему:

“Методика аудита операций по учету денежных средств и

денежных документов”

Подготовил студент 551 группы

Небесов И.

Проверил Скородумов В.А.

Санкт-Петербург

2003 год

Содержание:

Введение

Любое предприятие, независимо от отраслевой принадлежности, формы собственности и вида деятельности, в процессе осуществления своей хозяйственной деятельности сталкивается с необходимостью использовать в своей работе наличные денежные средства. Также зачастую возникает необходимость приобретать, либо получать каким-либо иным способом различные денежные документы, такие, как оплаченные путевки в дома отдыха, почтовые и вексельные марки, авиа- и железнодорожные билеты. В связи с этим возникает необходимость учета таких активов, и, как следствие – аудиторская проверка правильности этого учета.

Тот факт, что работникам бухгалтерии при учете денежных средств и денежных документов в кассе предприятия приходится сталкиваться непосредственно с наличными денежными средствами, создает дополнительную почву и соблазн для возможных злоупотреблений, несмотря на многочисленные правила и инструкции по учету наличных денежных средств и денежных документов. Кроме того, это создает повышенный интерес как работников органов налогового контроля, так и непосредственно работников самого предприятия.

В связи с вышесказанным аудитору при проверке правильности учета наличных денежных средств и денежных документов, т.е. правильности их оприходования, хранения и списания, следует проявлять повышенное внимание и ответственность.

Методика проверки наличных денежных средств и денежных документов, хранящихся в кассе предприятия, изложена нами в этой работе. Кроме того, отдельно изложены моменты, на которые аудитору надо обращать особое внимание, а также приведены штрафные санкции за нарушение порядка операций с наличными денежными средствами и денежными документами.

1. Аудит кассовых операций

В соответствии с планом счетов бухгалтерского учета, для учета операций с наличными денежными средствами и денежными документами используется счет 50 “Касса”.

Согласно Инструкции к Плану счетов бухгалтерского учета¹, счет 50 "Касса" предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации. К счету 50 "Касса" могут быть открыты субсчета: 50-1 "Касса организации",

50-2 "Операционная касса",

50-3 "Денежные документы" и др.

На субсчете 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

По дебету счета 50 "Касса" отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 "Касса" отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

При проверке правильности отражения в балансе денежных средств не следует ограничиваться только сопоставлением их остатков по Главной книге с балансовыми данными. Необходимо провести хотя бы выборочную проверку правильности ведения кассовых операций и операций по расчетному счету (не менее чем за 3-4 месяца) с привлечением всех необходимых учетных регистров и первичных документов. Это позволит также сделать определенные выводы о правильности ведения бухгалтерского учета на предприятии и определить круг тех операций (и счетов), проверке которых должно быть уделено особое внимание.

По статье “Прочие денежные средства” отражаются остатки средств, учитываемых на счетах 55 “Специальные счета в банках”, 50-3 “Денежные документы” и 57 “Переводы в пути”.

На счете 55 учитываются денежные средства на текущих, особых и иных специальных счетах в банках на российской территории и за рубежом, а также средства целевого финансирования и поступлений в той части, которая подлежит обособленному хранению.

На счете 50-3 учитываются почтовые марки и марки государственных пошлин и сборов, оплаченные, но не выданные путевки в дома отдыха и санатории, проездные билеты, извещения о денежных переводах, не поступивших на счета в банке или в кассу, и др. Акционерные общества могут учитывать в составе денежных документов собственные акции, выкупленные у акционеров для их последующей перепродажи или аннулирования.

При проверке необходимо убедиться, во-первых, в фактическом наличии этих денежных документов, и, во-вторых, установить, кому предназначены билеты и путевки и за счет каких средств они оплачены.

Для учета кассовых операций (по счету 50 “Касса”) предназначены журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 к нему. Учет операций по счетам 51 и 52 предприятия ведут с применением журнала-ордера № 2 и ведомости № 2. Для учета операций по кредиту счетов 55, 50-3 и 57 применяется журнал-ордер № 3.

Следует иметь в виду, что перед составлением бухгалтерского баланса производится переоценка всех денежных статей бухгалтерского учета, выраженных в иностранных валютах. Среди них: остатки средств на текущих валютных счетах предприятия, открытых в банках на территории страны и за ее пределами; остатки средств на специальных счетах предприятия, открытых на территории страны и за рубежом; платежные документы — векселя, тратты, аккредитивы, чеки и т. п.; остатки наличных денежных средств в кассе предприятия; денежные документы; денежные средства в пути; дебиторская задолженность (по расчетам с покупателями и заказчиками за товары, работы и услуги, по выданным авансам, расчетам со своими работниками по суммам, выданным под отчет на служебные командировки, и др.); ценные бумаги (облигации, депозитные сертификаты и др.); задолженность по займам, предоставленным предприятием другим предприятиям и организациям; кредиторская задолженность по расчетам с поставщиками и подрядчиками за товары и услуги, по полученным авансам, по страхованию и др.); задолженность по краткосрочным, среднесрочным и долгосрочным кредитам банков и других кредитных учреждений; задолженность по займам, полученным предприятием у других предприятий и организаций (кроме банков и иных кредитных учреждений).

В силу того, что кассовые операции носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Однако кассовые операции однообразны, а методы или процедуры проверки достаточно просты. Именно при проверке этого участка основному аудитору целесообразно привлекать ассистентов.

При проведении аудита кассовых операций проверяющий аудитор должен ставить перед собой следующие цели:

• Проверка правильности оформления первичных документов и их обобщения в учетных регистрах.

• Проверка обоснованности хозяйственных операций.

• Правильность отражения на счетах синтетического и аналитического учета.

• Проверка соблюдения лимита остатка денег в кассе и расчета наличными деньгами в пределах установленных норм.

Источниками информации для аудита кассовых операций являются следующие документы:

1. Приходный кассовый ордер: необходимо проверить

• правильность заполнения,

• отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета;

• наличие подписей руководителя предприятия, главного бухгалтера, кассира и лица сдающего денежные средства и ценности;

• регистрацию в журнале приходных/расходных ордеров).

1. Расходный кассовый ордер: необходимо проверить

• целевое использование наличных денег

• наличие двух подписей – руководителя и главного бухгалтера,

• фактическое получения денег

• соответствует ли дата получения денег,

• отражен ли документ удостоверяющий личность получателя – паспорт, военный билет.

1. Журнал регистрации приходных и расходных документов: необходимо проверить

• Прошнурован ли, пронумерован ли и указано ли количество листов,

• Наличие подписи руководителя,

• Наличие регистрации в момент выписки ордера.

1. Кассовая книга: следует проверить

• прошнурована ли, пронумерованы ли листы,

• наличие подписей и печати организации,

• наличествуют ли исправления (при наличии исправлений – правильность их осуществления).

1. В журнале ордере №1 и ведомости №1 следует проверить правильность отражения хозяйственных операций.

Следующим пунктом проверки правильности ведения учета наличных денежных средств является проверка соблюдения предприятием установленного лимита денежных средств.

Лимит остатка денег в кассе – это предельное значение количества денег в кассе, которое может оставаться в ней на конец дня. Он зависит от среднедневного поступления денег в кассу.

Лимит денежных средств устанавливается предприятию обслуживающим банком. Предприятие ежегодно рассчитывает потребность в наличных денежных средствах и подает в банк заявку. Расчет производится следующим образом:

1. Поступление денег за 3 мес. (квартал) – 50000 руб.

2. Количество рабочих дней кассы за 3 мес. (квартал) – 50 дней.

3. Среднедневное поступление 50000руб/50дн=1000 руб.

4. Испрашиваемый лимит у банка – 2000 руб.

5. Установленный лимит – 1200-1500 руб.

Изменение в пользу увеличения лимита остатка денег в кассе:

разбиваем 50000 руб. за квартал по месяцам:

за 1мес. – 10000 руб.,

за 2 мес. – 20000 руб.,

за 3 мес. – 20000 руб. при 15 днях работы кассы лимит = 1300руб. и доказываем управляющему банка что нужно не 1000 руб., а 1500 руб. т.к. среднедневное поступление денег 1300руб.

Превышать лимит можно в течение 3 дней, включая день получения денежных средств, при выдаче заработной платы.

Следующим пунктом проверки является контроль за соблюдением предприятием предельного размера расчета наличными деньгами. Предельный размер расчета наличными деньгами в РФ (Постановление ЦБ РФ за 2002 г) 60000 руб. по одной сделке в день с юридическим лицом.

Проверяется также правильность хранения денег в кассе и безопасность рабочего места кассира.

При проверке правильности отражения в балансе денежных средств не следует ограничиваться только сопоставлением их остатков по Главной книге с балансовыми данными. Необходимо провести хотя бы выборочную проверку правильности ведения кассовых операций (не менее чем за 3–4 месяца) с привлечением всех необходимых учетных регистров и первичных документов. Это позволит также сделать определенные выводы о правильности ведения бухгалтерского учета на предприятии и определить круг тех операций (и счетов), проверке которых должно быть уделено особое внимание.

По статье “Прочие денежные средства” отражаются остатки средств, учитываемых на счетах 55 “Специальные счета в банках”, 50-3 “Денежные документы” и 57 “Переводы в пути”.

2. Аудит денежных документов

Для обособленного учета денежных документов, План счетов предусматривает открытие специального субсчета 50-3 “Денежные документы” к счету 50 “Касса”². На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

При проведении аудита денежных документов проверяющий аудитор должен ставить перед собой следующие цели:

• Проверка наличия денежных документов и их оценки.

• Правильность отражения в учете денежных документов.

• Правильность отражения в учетных регистрах движения денежных документов (счет 50/3 – денежные документы, счет 50/2 – операционная касса).

• Соответствие учетного регистра Главной книги.

Источниками информации для аудита кассовых операций являются следующие документы:

• Документы подтверждающие оплату за денежные документы (платежные поручения, расходные кассовые ордера).

• Описи оценочной стоимости денежных документов.

• Денежные документы – авиабилеты, ж/д билеты и др.

• Учетный регистр, Главная книга.

При проверке необходимо убедиться, во-первых, в фактическом наличии этих денежных документов, и, во-вторых, установить, кому предназначены билеты и путевки и за счет каких средств они оплачены.

Также необходимо проверить правильность оформления и ведения учета денежных документов. Для этого используются те же методы, что и для аудита наличных денежных средств (см. главу 1).

Следует иметь в виду, что перед составлением бухгалтерского баланса производится переоценка всех денежных статей бухгалтерского учета, выраженных в иностранных валютах, в том числе и денежных документов³.

3. Виды нарушений при ведении операций по кассе

Возможны следующие нарушения при ведении операций по кассе:

1). Прямое хищение денежных средств (ничем не замаскированное или замаскированное неоформленными документами и расписками). Прямое хищение денежных средств без подлогов выявляется при проверке кассы путем инвентаризации кассовой наличности. Иногда оно маскируется расписками должностных лиц, покрывающими, по существу, растраты, совершенные кассиром либо другими должностными лицами, в частности работниками счетного аппарата.

2) Неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм (из банка, от различных физических и юридических лиц по приходным ордерам, от различных юридических лиц по доверенности). Неоприходование денег по кассе связано со списанием полученных сумм непосредственно на расходы или сокрытием приходных операций. Наиболее часто встречаются случаи неоприходования в кассу денег, полученных с расчетного счета. Присвоение денежных средств в этом случае вскрывается взаимной проверкой операций кассы и банка. Необходимо сверить в первую очередь корешки выданных чеков с приходными документами по кассе.

3) Излишнее списание денег по кассе (повторное использование одних и тех же документов, неправильный подсчет итогов в кассовых документах и отчетах, списание сумм без оснований или по подложным документам, подлог в законно оформленных документах с увеличением сумм списаний).

4) Присвоение сумм, законно начисленных разным лицам и организациям (присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям; присвоение сумм, причитающихся другим предприятиям). Наиболее распространенным видом неоприходованных платежей по кассовым ордерам являются платежи увольняющихся лиц, погашающих при расчете свою задолженность.

5). Расчеты суммами наличных денежных средств, которые превышают предельную величину (с другими юридическими лицами и предпринимателями, действующими без образования юридического лица; поступающими в кассу проверяемого предприятия). Борьба с присвоением денег, полученных от других предприятий, требует в первую очередь осуществления безналичных расчетов во всех возможных случаях.

6). Расчеты с населением наличными за готовую продукцию, товары, выполненные работы и оказанные услуги (без применения контрольно-кассовых машин, без регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах).

7). Некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического учета.

4. Ответственность предприятий, если условия работы с денежной наличностью и порядок ведения кассовых операций не соблюдены

В соответствии с Указом Президента РФ от 23 мая 1994 г. N 1006 "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей" предусмотрена ответственность за следующие виды нарушений:

- расчеты наличными денежными средствами с другими предприятиями, учреждениями и организациями сверх установленных предельных сумм - штраф в двукратном размере суммы произведенного платежа;

- денежная наличность не оприходована в кассу - штраф в трехкратном размере неоприходованной суммы;

- не соблюден действующий порядок хранения свободных денежных средств, и сумма наличных денег в кассе превышает установленный лимит - штраф в трехкратном размере суммы, превышающей установленный лимит.

Если нарушены требования Закона РФ от 18 июля 1993 г. N 5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением", то будут применены следующие штрафные санкции:

- предприятие ведет расчеты с населением без применения ККМ - штраф в 350-кратном размере минимальной месячной оплаты труда;

- при расчетах используются неисправные контрольно-кассовой машины - штраф в 200-кратном размере минимальной месячной оплаты труда;

- предприятие не вывесило ценник на продаваемый товар - штраф в 100-кратном размере минимальной месячной оплаты труда;

- покупателю не выдан чек или в чеке указана сумма менее уплаченной - штраф 10-кратном размере минимальной месячной оплаты труда, но не менее 20 процентов от стоимости покупки (услуги).

Заключение

Аудит денежных средств и денежных документов в кассе предприятия являет собой важный раздел аудита всего предприятия в целом. Из сказанного выше становится ясно, что аудит этой области – сложный, трудоемкий и ответственный процесс, требующий от проверяющего аудитора собранности и внимания. Поэтому общая практика такова, что обычно аудит кассы и денежных документов проводит старший аудитор. При значительном объеме проверки допускается привлечение необходимого числа помощников из состава младших аудиторов.

Кроме того, следует помнить, что проверку правильности отражения в учете операций с наличными денежными средствами и денежными документами следует проводить не обособленно, а в комплексе с другими счетами бухгалтерского учета, с которыми корреспондирует счет 50 “Касса предприятия” (включая все субсчета), так например, целесообразно при проверке кассовых операций провести аудит расчетов с подотчетными лицами и аудит расчетов с персоналом по прочим операциям.

Таким образом, правильно и грамотно проведенный аудит наличных денежных средств и денежных документов позволяет выявить возможные нарушения не только в области кассы, но и во многих других областях бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации.

Список использованной литературы

1. Закон РФ "О бухгалтерском учете" №129-ФЗ от 21.11.1996г

2. Положение по бухгалтерскому учету и отчетности в РФ от 24.12.98 №34н

3. Инструкция ЦБ РФ №49 от 26.11.93г "О порядке ведения кассовых операций"

4. ПБУ №3/2000 "Учет денежных средств и обязательств выраженных в иностранной валюте"

5. Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит, М.: Инфра-М,1995

6. Приказ МФ РФ № 94н от 31 октября 2000 г. “План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и инструкция по его применению”.

7. Аудиторская проверка: практическое пособие для аудитора и бухгалтера. По материалам СПС ГАРАНТ – http:\\www.dogovor.saldo.ru

8. С. Будницкая. Аудит денежных средств и денежных документов. - http://practica.saldo.ru