Сущность и задачи закупочной логистики

Сущность и задачи закупочной логистики

Задача «сделать или купить»

Цeль зaкyпoчнoй лoгиcтики – нaдeжнoe и кaчecтвeннoe oбecпeчeниe пpoизвoдcтвeнныx пoдpaздeлeний фиpмы мaтepиaльными pecypcaми, нeoбxoдимыми для выпoлнeния зaдaннoгo пpoизвoдcтвeннoгo pacпиcaния.

В лoгиcтикe oтнoшeния c пocтaвщикaми дoлжны cтpoитьcя нa cлeдyющиx пpинципax:

• oбpaщaтьcя c пocтaвщикaми тaк жe, кaк и c клиeнтaми фиpмы;

• нe зaбывaть, нa дeлe дeмoнcтpиpoвaть oбщнocть интepecoв;

• знaкoмить пocтaвщикa co cвoими зaдaчaми и быть в кypce eгo дeлoвыx oпepaций;

• пpoявлять гoтoвнocть пoмoчь в cлyчae вoзникнoвeния пpoблeм y пocтaвщикa;

• coблюдaть пpинятыe нa ceбя oбязaтeльcтвa;

• yчитывaть в дeлoвoй пpaктикe интepecы пocтaвщикa.

Зaдaчи, oтнocящиecя к зaкyпoчнoй лoгиcтикe:

• oпpeдeлeниe пoтpeбнocти в мaтepиaльныx pecypcax;

• иccлeдoвaниe pынкa зaкyпoк;

• выбop пocтaвщикoв;

• ocyщecтвлeниe зaкyпoк;

• кoнтpoль пocтaвoк;

• пoдгoтoвкa бюджeтa зaкyпoк;

• кoopдинaция и cиcтeмнaя взaимocвязь зaкyпoк c пpoизвoдcтвoм, cбытoм, cклaдиpoвaниeм и

• тpaнcпopтиpoвaниeм, a тaкжe c пocтaвщикaми.

Концепция логистики выражается через совокупность определенных действий, имеющих специфическую направленность в управлении производственно-хозяйственной деятельностью. Эта совокупность действий реализуется путем формирования, функционирования и дальнейшего самосовершенствования конкретных логистических систем.

Как любая экономическая система, логистическая система имеет свою структуру и содержание, которые особенно ярко проявляются на уровне микрологистики. Несмотря на комплексность и единую целенаправленность множества разнородных составляющих, логистическая система, тем не менее, в зависимости от целеполагания и функциональной направленности ее элементов, может быть условно разделена на традиционные сферы управления: материально-техническое обеспечение, производство, сбыт, складское хозяйство, транспорт, информационное обеспечение и т.д.

Важнейшей комплексной функцией закупочной логистики является планирование, организация и контроль обеспечения основного производства необходимыми материально-техническими ресурсами в установленном временном режиме с минимальными совокупными затратами. Уже на этом этапе управления материальными потоками возникает необходимость принимать решения, которые в максимальной степени должны удовлетворять противоречивые интересы предприятий-поставщиков, транспортных, складских и производственных подразделений предприятий-потребителей.

Главным объектом внимания закупочной логистики являются материальные потоки, которые выступают важнейшим фактором производства и обладают общим свойством, заключающимся в высокой потенциальной возможности их участия в производственном процессе.

Материальные ресурсы, образующие материальные потоки, ограничены, поэтому большое значение имеет их оптимальное приобретение, доставка и распределение в процессе производства.

Для использования концепции логистики на заготовительном этапе необходимо быть готовыми к изменению самой философии организации производства конечной продукции, которая должна соответствовать всем характеристикам действующего или потенциального спроса.

Центральное место в закупочной логистике занимает проблема эффективной координации процессов продвижения материальных потоков. Ее решение предполагает создание гибкой системы централизованного оперативного руководства, регулирования и контроля процесса обеспечения производства необходимыми материальными ресурсами.

Координация процессов продвижения материальных потоков основывается на:

• контроле за планами закупок и принятии необходимых мер в случае их нарушения;

• контроле за непосредственным продвижением материальных потоков и погрузочно-разгрузочных работ;

• оперативном контроле за приемкой продукции и направлении материальных потоков на рабочие места.

Координация (регулирование) в сущности является лишь частью комплексной системы управления материальными потоками на этапе материально-технического обеспечения процесса производства. В зависимости от объема и характера производственно-хозяйственной деятельности перечисленные функции могут выполняться отдельными лицами, бюро, группами, оперативно-диспетчерскими отделами или другими подразделениями предприятия.

Процесс управления материальными потоками в закупочной логистике состоит из двух основных частей:

• управление диспозицией материально-технических ресурсов (запасов);

• регулярный анализ, выбор и организация поставок материально-технических ресурсов на предприятие, т.е. управление поставками.

Управление поставками базируется на оптимизации следующих основных вариантов поставок: собственное производство необходимых ресурсов и поставки от имеющихся поставщиков.

Широкое распространение в процессе управления поставками получил метод, основывающийся на решении в заготовительной логистике так называемой «задачи МОВ» – задачи «сделать или купить». Суть задачи заключается в обоснованном решении вопроса о самостоятельном производстве нужных предприятию деталей, комплектующих изделий и т.д. или закупке их у иного производителя. В зависимости от целей формализация данной задачи может быть расширена, например найти решение вопроса об использовании собственных транспортных средств или привлечении транспорта общего пользования, использовании собственных складов или складов общего пользования и т.п. При решении задачи МОВ в каждом конкретном случае необходимо учитывать ряд факторов положительного действия (например, потребность в комплектующем изделии стабильна и достаточно велика, комплектующее изделие может быть изготовлено на имеющемся оборудовании и др.) и отрицательного действия (например, потребность в комплектующем изделии невелика, для его производства нет необходимых мощностей, отсутствуют кадры нужной квалификации и др.).

В решении задачи МОВ должны участвовать различные подразделения предприятия, в том числе отделы снабжения, закупок, конструкторский, технологический, бухгалтерия и др. Как правило, основным критерием оптимальности является максимум прибыли. В то же время практические расчеты при решении данного типа задач осложняются тем, что следует учитывать воздействие большого количества факторов, значения которых в заданном интервале времени могут существенно колебаться (изменение спроса, тарифов, цен, появление новых технологий и т.д.). В результате неполного или неверного учета воздействующих факторов окончательное решение может быть неправильным, что влечет за собой соответствующие последствия. Исходя из целевых установок и полученных в процессе решения задачи результатов, рекомендации по формированию системы материально-технического обеспечения могут быть диаметрально противоположными. Например, с одной стороны они могут выражаться в вертикальной интеграции, т.е. в производстве всех комплектующих изделий собственными силами. В этом случае в зависимости от степени вертикальной интеграции снижается зависимость предприятия от колебаний рыночной конъюнктуры и других внешних факторов. Однако при этом может произойти неоправданный рост себестоимости продукции и снижение качества.

С другой стороны, рекомендации могут сводиться к расширению закупок комплектующих изделий и других материальных ресурсов на стороне. В этом случае может произойти переход к так называемой «отверточной технологии», который рано или поздно поставит фирму в чрезмерную зависимость от колебаний конъюнктуры и влияния других внешних факторов.

Определяющим параметром в организации заготовительной системы является потребность в продукции производственно-технического назначения, которая представляет собой конкретный объем продукции определенного ассортимента и качества, необходимый для бесперебойного производственного процесса. Здесь и далее в производственно-хозяйственной деятельности большую роль играет эффективная подсистема нормирования и методы расчета потребности в материальных ресурсах.

Поиск оптимального компромисса является своего рода искусством. Это особенно хорошо заметно на крупных фирмах, выпускающих сложную продукцию. Так, например, если бы специалисты по логистике известной фирмы Mercedes Benz не обладали умением осуществлять комплексные расчеты по потребности, поставкам и массе других направлений, то на момент начала производства автомобилей она должна была бы иметь в наличии все 240 000 разновидностей деталей. Если учесть, плюс ко всему, астрономические объемы требуемых запасов, то можно заранее предположить, что они вполне могли бы привести фирму к разорению.

В условиях функционирования логистической системы на предприятии необходимо придерживаться правила, которое заключается в том, что расчеты всех параметров производственно-хозяйственной деятельности нужно вести как бы в обратном направлении. Срок потребления конечной продукции предопределяет время ее монтажа (если оно имеет место). Монтаж продукции обусловливает параметры ее производства у изготовителя. Процесс производства, в свою очередь, определяет систему расчетов по поставкам материальных ресурсов, которые лежат в основе организации материально-технического обеспечения и характеризуют особенности формирования и движения материальных потоков.

В сущности заготовительная (закупочная) логистика является производной от модели производственной логистики. Система управления и оптимальный временной режим поставок зависят от особенностей организации основного производства. Так, например, если в основном производстве принята система «КАНБАН», то и в заготовительной логистике используется система поставок, детерминированных по часам и суткам. В этом случае главным критерием оценки функционирования системы поставок является ритмичность, т.е. четкое соблюдение графика. Если взять другую ситуацию, при которой основное производство ориентировано на индивидуальные заказы, на работу по системе «острова производства», то в заготовительной логистике будут применяться модели, в основе которых лежит не цель обеспечения ритмичных поставок, а реализация возможностей получать разнообразные ресурсы для выполнения поступающих заказов в минимальные сроки.

Если рассматривать оптимизацию временного режима поставок, то следует иметь в виду, что он может быть определен только в том случае, если будет дана, во-первых, стоимостная оценка единицы времени, необходимого для осуществления поставок ресурсов в производство; во-вторых, стоимостная оценка точности соблюдения графика поставок. При сопоставлении общих затрат, которые образуются при различных сочетаниях скорости поставок и стабильности, определяют компромиссный вариант обеспечения данного предприятия по каждому конкретному виду материальных ресурсов.

Экономическая эффективность принятия материально-технического обеспечения

Эффективность закупочной логистики в первую очередь зависит от эффективности материально-технического обеспечения. Последняя представляет собой комплексную экономическую категорию, которая отражает качество функционирования действующей на предприятии заготовительной системы и ее составляющих. Эффективность логистики на этапе материально-технического обеспечения характеризуется рядом взаимосвязанных показателей, которые численно выражают результаты деятельности всех подразделений заготовительной системы по отношению к затратам или ресурсам их производственного потенциала.

Наиболее распространенными показателями, рассчитываемыми при проведении анализа эффективности материально-технического обеспечения, являются:

• обобщающий показатель эффективности использования затрат (ресурсов) живого и овеществленного труда, связанных с процессом обращения средств производства;

• производительность труда;

• фондоотдача;

• материалоемкость;

• скорость обращения товаров и оборотных средств;

• рентабельность.

Эти и другие показатели, как правило, рассматриваются в динамике по сопоставимым периодам.

Наиболее распространенными критериями оценки эффективности логистики на этапе материально-технического обеспечения являются:

• степень обеспечения предприятия продукцией производственно-технического назначения;

• оборачиваемость запасов средств производства;

• эффективность материальных ресурсов.

Важнейшим стоимостным показателем заготовительной логистики, который отражает результаты живого труда на этапе обеспечения процесса производства и хозяйственной деятельности предприятия, является чистая продукция материально-технического обеспечения. Она не имеет натурально-вещественной формы. Данный показатель рассчитывается исключением из валовой продукции материальных затрат (канцелярских, типографских, почтовых расходов, амортизации основных фондов, недоамортизированной стоимости основных фондов, расходов по таре). В него включается заработная плата всех занятых в системе заготовительной логистики без каких-либо удержаний плюс прибавочный продукт, который может быть произведен на этапе подготовки материальных ресурсов к производственному процессу.

Закупочная логистика на базе предприятия ООО «Ластик»

Организация «Ластик» является обществом с ограниченной ответственностью, входящим в состав большого холдинга. Данная организация занимается созданием и развитием Интернет – проектов.

Служба закупок в компании построена централизованно. Закупочной логистикой занимается отдел логистики, состоящий из 3-х человек. Обязанности между ними делегируются следующим образом:

• Старший специалист занимается закупкой всего, что связанно с компьютерами;

• Второй специалист занимается закупкой канцтоваров;

• Младший специалист занимается закупкой воды в офис.

В виду того, что организация динамично развивается и количество сотрудников в ней увеличивается, в среднем, на 5 человек ежемесячно, то из этого вытекает постоянная потребность в компьютерах и оргтехнике, а также в канцтоварах и воде с тенденцией к увеличению. Начинка у закупаемых компьютеров разная, это зависит от должности сотрудника. Этот же фактор является определяющим при заказе для нового сотрудника дополнительной оргтехники (телефон, принтер, сканер, факс, ноутбук или изменение конфигурации компьютера). Закупка канцтоваров имеет четкий набор товар, закупаемых ежемесячно с тенденцией к увеличению из-за увеличивающегося штата сотрудников. Количество закупаемой воды увеличивается с ростом численности работников. В организации ведется каталог наиболее часто покупаемой продукции.

Выбор поставщика

Важность выбора поставщика объясняется не только функционированием на современном рынке большого количества поставщиков одинаковых материальных ресурсов, но и тем, что он должен быть, прежде всего, надежным партнером товаропроизводителя в реализации его стратегии организации производства. Выбор поставщика осуществляется коллегиальным способом, т.е. ведется обсуждение возможностей и потребностей в поставках. Начальники отделов в конце каждого месяца составляют список необходимого для них оборудования, согласовывают его с дирекцией и передают свою заявку в отдел логистики. Далее специалисты этого отдела изучают рынок поставщиков, для того чтобы выбрать из общей массы производителей того, который продает свой товар по более выгодным для нас условиям. После изучения рынка составляется таблица для более наглядного отображения ситуации складывающейся на рынке. Таблица содержит: критерии по которым выбирается поставщик и сам поставщик. В данной таблице применяется бальная оценка поставщика по каждому из критериев. После того как все критерии учтены подсчитывается общий бал. Поставщик набравший наибольше кол-во баллов становится единственным поставщиком с которым организация заключит договор. Ставится от 0 до 5 баллов, которые отражают не только существование данной опции у поставщика, а также насколько хорошо данная опция работает. В виду того, что у организации истекли сроки договоров со всеми поставщиками. Нам необходимо найти новых поставщиков или остаться со старыми.

Итак, составим таблицу на январь 2008 г.

По итогам данных таблиц в качестве поставщиков будут выбраны следующие организации:

1. заказ компьютеров и оргтехники будет осуществляться через Интернет-магазин ULTRA;

2. заказ канцтоваров будет осуществляться через КОМУС;

3. воду в организацию будут закупать – Шишкин лес.

Определение объема закупок

Численность сотрудников на данный момент составляет 158 человек. В январе планируют выйти еще 7 человек. В виду того, что закупка осуществляется централизованно и все сведения о имеющихся на складе товарах стекаются в отдел логистики, то нашим глазам предстает следующая картина.

По компьютерам:

Т.к. в январе планируется увеличение штата сотрудников на семь человек, которые будут составлять новый отдел, из этого следует, что специалисту по закупке компьютеров и оргтехнике необходимо заказать 7 компьютеров стандартной конфигурации, 7 телефонов DEKT, а также 1 многофункциональный аппарат (принтер, сканер, копир).

Проанализировав количество имеющихся на складе канцтоваров, можно сделать вывод о том, что в следующем месяце для нормальной жизнедеятельности офиса (с учетом увеличения числа сотрудников) понадобится:

• Бумага (А4) – 25 пачек;

• Ручки – 20 шт.;

• Набор настольный – 7 шт.;

• Файлы – 3 пачки по 100 шт.;

• Скоросшиватели – 40 шт.;

• Диски (CD, DVD) – 20 шт.;

• Папки на резинках – 20 шт.;

• Папка уголок – 20 шт.;

• Куб для заметок с клейким краем – 20 шт.;

• Лоток для документов (вертикальный) – 15 шт.;

• Ежедневники – 30 шт.;

• Календарь настольный – 10 шт.

Зная объем потребляемой воды за неделю (на 158 чел. – 20 бутылок по 19 л.) Т.к. это составляет 380 л в неделю, то на каждого сотрудника приходится по 2,4 литра воды. Из этого следует, что для новых семи человек нам потребуется 16,8 л в неделю (это примерно 1 бутылка). Исходя из этого, на первую неделю января нам необходимо заказать 21 бутылку воды.

Заказ на поставку товаров.

У всех выбранных нами поставщиков есть услуга «заказ через Интернет», которой мы и воспользуемся. Здесь мы указываем все, что мы описали выше, указываем дату, способ доставки, а также способ оплаты.

Дата поставки для всех товаров 9 января 2007 г. (в течение дня)

Способ доставки – бесплатная доставка на машине.

Способ оплаты – по безналичному расчету.

Контроль над выполнением заказа

Зная, что все выбранные нами поставщики являются надежными во всех отношениях (т. к. существуют на рынке уже давно и имеют отлаженный механизм работы с клиентами), дополнительный контроль не осуществляется. Применяется только текущий контроль.

Получение материальных ресурсов

Важный этап – оприходование (получение) продукции.

Поставщик доставил заказ вовремя

Качество товара соответствовало заявленным требованиям

Подтверждаем получение заказанного количества товаров

И отправляем на склад

Регистрируем необходимую документацию на получение материальных ресурсов.

Полученный от поставщика счет на оплату налагает на нас обязательства, счет выписан в двух экземплярах и включает номер заказа, стоимость изделия, общую сумму к оплате по каждому виду.

После получения заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок. Эта операция включает в себя ведение файлов документов, которые относятся к заказу и необходимы отделу закупок:

1. Журнал заказов на закупку, в котором ведется учет всех заказов по номерам и отображается статус каждого заказа – выполнен/не выполнен.

2. Реестр заказов на закупку, содержащий копии всех заказов на закупку.

3. Товарный реестр, показывающий все закупки каждого основного вида товара или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на закупку).

4. Реестр с историей поставщика, отображающий все закупки.

Список литературы

1 Афанасьева Н.В. Логистические системы и российские реформы – СПб ИЗД-BО Санкт-Петербург ун-та экономики и финансов 1995

2 Васильев Г.А. и др. Логистика М. Экономическое образование, 1993

3 Гаджинский А.М. Основы логистики Учеб. пособие М. ИВЦ «Маркетинг» 1995

4 Голиков Е.А. Пурлик В.М. Основы логистики и бизнес-логистики Монография – М. Изд-во Рос экон акад, 1993

5 Гончаров П П и др Основы логистики. Учеб. пособие Оренбург, 1995 (Издат. центр ОГАУ)