Красноярский государственный университет
Факультет современных иностранных языков
Кафедра прикладной лингвистики
Композиционные особенности служебных документов
Реферат студентки 2 курса
Красноярск 2002
Служебные документы – весьма своеобразное явление письменной речи. Есть целый ряд характеристик, по которым они выделяются в языке – это синтаксические, лексические и др. особенности. Но особенно интересной для рассмотрения является, на мой взгляд, композиция служебных документов, потому что это самый упорядоченный и самый стандартизированный, строгий жанр.
Главной особенностью композиции служебных документов является то, что к ней существуют единые требования и правила, которые установлены государственными нормативными актами. Соблюдение этих правил обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение документов, организацию быстрого поиска документов, а также более активное использование ПЭВМ в составлении служебных документов.
ГОСТ 6.38-90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенный в действие с 1 января 1991 г., устанавливает признаки, назначение и состав унифицированной документации. Эта система используется в автоматизированных системах управления центральных и местных органов государственного управления, а также подведомственных им предприятий, организаций, учреждений.
В унифицированную систему организационно-распорядительной документации входит комплект государственных стандартов, устанавливающих общие требования к содержанию и формам документов, применяемых на всех уровнях управления. Имеются в виду формы акта, делового письма, докладной записки, заявления, инструкции, кадровой анкеты, объяснительной записки, положения, постановления, приказа, протокола, распоряжения, решения, устава и др.
Форма служебного документа – это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной связи. К элементам оформления документа относятся: наименования, различные адреса, даты, регистрационные номера и т.д. Элементы содержания – это структурные части основного текста – обращения, мотивировки, выводы, цифровые перечни, схемы и т.д.
Форма документа определяется его назначением, типом, конкретным содержанием. Служебный документ имеет, как правило, стандартную форму и составляется в строгом соответствии с типовым формуляром, принятым для документов данной разновидности.
Элементы, из которых состоит любой документ, называются реквизитами. Правила их составления и оформления, а также место расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу 6.38-90. Данным ГОСТом установлено максимальное количество реквизитов для документа – 31. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо и т.д.) имеет определенный набор реквизитов.
Реквизиты документов (согласно ГОСТу 6.38-90)
1 – государственный герб;
2 – эмблема организации;
3 – изображение наград;
4 – код организации по классификатору предприятий и организаций;
5 – код документа по классификатору управленческой документации;
6 – наименование министерства или ведомства;
7 – наименования организации;
8 – наименование структурного подразделения;
9 – индекс предприятия связи, почтовый адрес, телефон, факс, номер расчетного счета в банке;
10 – название вида документа;
11 – дата;
12 – индекс (№) документа;
13 – ссылка на индекс и дату входящего документа;
14 – место составления или издания;
15 – гриф ограничения доступа к документу;
16 – адресат;
17 – гриф утверждения;
18 – резолюция;
19 – заголовок к тексту;
20 – отметка о контроле;
21 – текст;
22 – отметка о наличии приложений;
23 – подпись;
24 – гриф согласования;
25 – визы;
26 – печать;
27 – отметка о заверении копии;
28 – фамилия исполнителя и номер его телефона;
29 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
30 – отметка о переносе данных на машинный носитель;
31 – отметка о поступлении.
В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит «1 – государственный герб», он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставлено такое право. Реквизит «3 – изображение наград» также не используется в работе фирмы.
Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.
Каждый документ можно разделить на 3 основные части:
Заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);
Основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);
Оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).
Теперь давайте более подробно рассмотрим наиболее важные реквизиты документов, используемых в современной практике – их цели, содержание, оформление.
1. Реквизит «эмблема организации». Эмблема организации – условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Эмблемой организации может быть товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т.д. При угловом расположении реквизитов она располагается в верхнем левом углу, а при продольном – в середине верхней части листа.
2. Реквизит «наименование организации». Согласно статье 54 Гражданского кодекса РФ, любое юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь фирменное наименование. Наименование организации обязательно должно полностью соответствовать названию, зарегистрированному в учредительных документах – уставе предприятия или учредительном договоре и свидетельстве Регистрационной палаты.
В наименовании обычно используются такие аббревиатуры, как ООО (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное общество), ЗАО (закрытое акционерное общество) и т.д.
Реквизит «наименование организации» должен быть расположен под реквизитом «эмблема организации».
3. Реквизит «индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер расчетного счета в банке». Совокупность этих перечисленных в реквизите данных является юридическим адресом предприятия. Этот реквизит обычно располагают либо в верхнем левом углу под реквизитом «наименование организации», либо на нижнем поле документа.
4. Реквизит «название вида документа». Реквизит «название вида документа» должен быть расположен в заголовочной части документа после реквизита «наименование организации» и юридического адреса и набран прописными буквами от границы левого поля. Этот реквизит является одним из важнейших, и он обязательно проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Для писем указания вида документа используется только в одном сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО. Функция этого реквизита – дать общее представление о назначении документа, о составе его реквизитов, о структуре его текста, степени обязательности выполнения его требований.
5. Реквизит «дата». Дата – один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа является:
- дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок)
- дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций)
- дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов)
Все даты в документе (в заголовочной части, в тексте, в реквизитах «резолюция», «визы», «гриф утверждения» и т.п.) оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака). В текстах документов финансового характера допустимо применение словесно-цифрового способа в оформлении даты. Также такой способ оформления даты рекомендуется при переписке с иностранными деловыми партнерами.
Чаще всего дата проставляется при завершении оформления документа. Дата указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «название вида документа».
6. Реквизит «индекс (№) документа». Индекс - это условное обозначение документа, присеваемое ему при регистрации (например, порядковый номер). Индекс (№) документа обязательно проставляется на всех исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата». На таких документах, как протоколы, приказы, акты, справки, трудовые контракты и т.д. проставляются порядковые номера с начала года в возрастающей последовательности: №1, №2, №3… . Номера коммерческих контрактов имеют двойную нумерацию, например, №17/21, где 17 – порядковый номер документа в одной фирме, а 21 – порядковый номер этого документа в фирме-контрагенте.
Индекс (№) документа в письмах составляется их порядкового номера самого письма, индекса структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается письмо.
Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.
7. Реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа». Функция этой ссылки – помощь фирме-контрагенту, получившей письмо-ответ, быстро найти копию инициативного письма. Место для этого реквизита определяется только на бланке для писем или факсов. Заполняется он при оформлении письма-ответа на инициативное (полученное фирмой) письмо. Этот реквизит размещается от границы левого поля под реквизитами «дата» и «индекс».
8. Реквизит «гриф ограничения доступа к документу». Этот реквизит проставляют на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию. Этот реквизит располагают в правом верхнем углу документа выше реквизитов «адресат» и «гриф утверждения» и состоит из слова (грифа) «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна). Под этим реквизитом обязательно необходимо проставить номер экземпляра данного документа. На документах государственных предприятий, содержащих секретную информацию, проставляются грифы «Секретно» и «Совершенно секретно».
9. Реквизит «адресат». Этот реквизит оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя (адресата). Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:
- наименование фирмы в именительном падеже;
- структурное подразделение в именительном падеже;
- должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;
- почтовый адрес (не указывается, если документ направляется в правительственное учреждение или постоянным адресатам).
Этот реквизит печатается после 32 печатных знаков от границы левого поля в правой верхней части документа.
10. Реквизит «гриф утверждения». Этот реквизит требуется для тех документов, которые утверждаются руководителем – планов, отчетов, инструкций, правил, некоторых актов.
Реквизит «гриф утверждения» состоит из:
- слова «УТВЕРЖДАЮ»;
- наименования должности лица, утвердившего документ;
- его лично подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и даты.
В ряде случаев гриф утверждения заверяется печатью предприятия.
Если документ утверждается решением, приказом, протоколом, то реквизит «гриф утверждения» состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», названия документа в именительном падеже, его даты и номера.
Реквизит «гриф утверждения» располагается в правом верхнем углу документа после 40 печатных знаков от границы левого поля.
11. Реквизит «резолюция». Этот реквизит проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа. На письмах, факсах резолюция располагается между реквизитами «адресат» и «текст» на первом листе документа.
Резолюция содержит указания по исполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, поставленным в документе.
Реквизит «резолюция» включает:
- Ф.И.О. исполнителя (лица, которому поручается исполнение);
- содержание поручения;
- срок исполнения;
- личную подпись руководителя и дату подписания.
Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.
12. Реквизит «заголовок». Заголовок – краткое изложение основного смысла текста составляемого документа. Заголовок располагается после реквизитов «дата» и «индекс документа» от границы левого поля. На типографских бланках фирмы для реквизита «заголовок» устанавливаются ограничительные знаки.
Наличие заголовка избавляет от необходимости читать весь документ полностью при его регистрации.
13. Реквизит «отметка о контроле». Отметка о контроле обозначается буквой «К» и наносится на документ от руки красным фломастером или специальным штампом на контролируемых по поручению руководителя документах. Этот реквизит располагается на левом поле документа на уровне заголовка.
14. Реквизит «отметка о наличии приложений». Если к документу имеются приложения, то в документе ставится отметка об их наличии. Этот реквизит располагается после текста перед подписью от границы левого поля.
Если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме. Если полностью названия приложения в тексте не упоминается, то в отметке о наличии приложений указывают полностью наименования документов, входящих в приложение с количеством листов и экземпляров (если документ-приложение в единственном экземпляре, то в этом случае количество экземпляров можно не указывать).
Сами документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок дату, подпись. Кроме того, в верхнем правом углу документов-приложений делается отметка о связи их с основным документом.
15. Реквизит «подпись». Подпись – обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного.
В состав реквизита «подпись» входят:
- наименование должности лица, подписавшего документ;
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
Этот реквизит располагается после реквизитов «текст», «приложение» и печатается следующим образом: должность указывается от границы левого поля, а расшифровка подписи – после 48 знаков от границы левого поля.
16. Реквизит «визы». Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Это необходимо для проверки целесообразности или своевременности составления документа специалистами предприятия.
Реквизит «визы» включает в себя: должность, личную подпись визирующего, инициалы и фамилию, дату визирования.
Виза располагается ниже реквизита «подпись» от границы левого поля.
Если у визирующего есть комментарии или замечания, то он оформляет их на отдельном листе.
17. Реквизит «печать». На документах, удостоверяющих права фирмы или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью.
Печать обычно захватывает часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи, и при этом хорошо читаема.
18. Реквизит «отметка о заверении копии». Этот реквизит располагается ниже реквизита «подпись». Отметка о заверении копии включает в себя: заверительную надпись «верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия) и дату заверения.
19. Реквизит «фамилия исполнителя и номер его телефона». Фамилию исполнителя (составителя) и номер его служебного телефона располагают на лицевой, или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу после реквизитов «подпись», «визы». Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто составил документ, для уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.
20. Реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Если документ исполнен, т.е. решены все вопросы, поставленные в нем, на документе ставят отметку об его исполнении и направлении документа в дело.
Этот реквизит располагается в левой нижней части первого листа документа ниже реквизита «фамилия исполнителя и номер его телефона».
Отметка включает в себя:
- слова «в дело» и «номер дела», в котором будет храниться документ;
- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления);
- краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;
- подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.
21. Реквизит «отметка о поступлении». Отметка о поступлении располагается в правой нижней части первого листа документа и состоит из сокращенного наименования предприятия, получившего документ, даты поступления документа и его входящего номера.
Специфика изложения в документах заключается в том, что изложение ведется по тщательно обдуманному плану и не в общем тексте изложения, ни в переходах от одной части текста к другой, ни в отдельных формулировках не нарушаются законы логики.
По способу изложения выделяют 3 вида текстов: повествование, описание, рассуждение.
В повествовании рассказывается о событиях в той хронологической последовательности, в какой они происходили в реальной действительности. Отступление от хронологического принципа допустимо в том случае, когда, например, необходимо подчеркнуть зависимость разъединенных во времени, но внутренне связанных явлений. Повествование как тип изложения используется в автобиографиях, некоторых видах протоколов и отчетов, информационных сообщениях и заметках и т.д.
В описании характеризуется явление путем перечисления его признаков, свойств, особенностей. Части текста, раскрывающие те или иные стороны предмета, являются элементами описания. Элементы описания в документах располагаются в последовательности, которая сама указывает на степень важности перечисляемых признаков: в первую очередь рассматривается то, что наиболее существенно в данный момент и при данных обстоятельствах. Описательное изложение можно встретить практически в любом служебном документе – отчете, акте, приказе, постановлении и т.д.
В рассуждении логически последовательный ряд определений, суждений и умозаключений раскрывает внутреннюю связь явлений и, как правило, доказывает определенное положение. В текстах документов могут встретиться разные виды рассуждений: основанные на установлении условно-уступительных связей, на сравнении, сопоставлении фактов, предметов, событий; раскрывающие смысл понятия или суждения и др. Именно в рассуждении находит свое воплощение такая форма мысли, как доказательство. Доказательство бывает двух типов: дедуктивное, в котором мысль развивается от общих суждений к частным выводам, и индуктивное, в котором мысль движется от отдельных фактов к обобщению. Главное – то, что рассуждение, а, следовательно, и доказательство, всегда безупречны с точки зрения законов логики.
Документы сложного состава, как правило, являются текстами смешанных типов.
Кроме строгой последовательности изложения материала и его расположения, большую роль играет объем сведений, включаемых в документ.
Служебный документ посвящают только одному вопросу, он не содержит тематически разнородных, логически не связанных между собой сведений. Документ компактен, краток. Документы не принято загружать дополнительными сведениями, второстепенными деталями. Тексты писем, факсов и др. документов не превышают одной страницы, исключение составляют контракты и договоры, объем которых не ограничивается.
Обычно тексты большинства документов состоят из двух частей:
вводной, содержащей основания или мотивы составления документа;
основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.
Это традиционный, устоявшийся порядок составления документа. Тем не менее, психологи считают, что лучше всего усваивается начало документа, поэтому более рационально начинать его в основной части, т.е. изложения существа вопроса: предложения, просьбы и т.д.
Если основанием составления документа является другой документ, на него принято делать ссылку с указанием названия вида документа, даты и номера.
Так как сплошной текст тяжело воспринимается, его обычно разделяют на абзацы. Тексты документов большого объема подвергают рубрикации. Рубрикацией называют членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой, а также использование заголовков, нумерации и т.д. Рубрикация является внешним выражением композиционной структуры текста – его объема, тематики и назначения.
Абзац – это простейшая рубрика, отступ вправо в начале первой строки каждой части текста. Словом «абзац» также обозначают часть текста между двумя такими отступами. Абзац служит показателем перехода от одной мысли к другой. Разделение текста на абзацы позволяет читателю делать небольшие остановки перед дальнейшим чтением, мысленно возвращаться к прочитанному.
Абзац может состоять из одного предложения, если ему придается особенная важность, а может и из нескольких, если они последовательно раскрывают одну и ту же сложную мысль. Однако абзац является внутренне замкнутой смысловой единицей.
Абзацное членение текста часто сочетают с нумерацией – цифровым (а также буквенным) обозначением последовательности расположения составных частей текста. Нумерация подчеркивает необходимость самостоятельного рассмотрения каждого из нумеруемых элементов перечисления. В настоящее время используются две системы нумерации. Одна, традиционная, строится на использовании знаков разных типов – римских и арабских цифр, прописных и строчных букв (в сочетании с абзацными отступами). Другая допускает применение только арабских цифр, расположенных в определенном порядке.
Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава и т.д. В простейших случаях используются только однотипные знаки – обычно арабские цифры или строчные буквы. Тексты сложного состава нередко требуют и абзацного членения, и нумерации. Более крупные по сравнению с абзацами рубрики могут получать и словесные наименования – часть, раздел, глава, которые также нумеруются.
В настоящее время в служебных документах внедряется цифровая система нумерации: каждая составная часть текста, соответствующая понятиям части, раздела, главы, параграфа, пункта, подпункта (исключая абзацы), получает свой номер (номера ставятся арабскими цифрами, после каждой цифры ставится точка), при этом номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Таким образом, номера самых крупных частей текста (первая, самая высшая ступень деления) состоят из одной цифры. На второй ступени деления составные части получают номера из двух цифр, на третьей – из трех и т.д.
Важным средством рубрикации являются также заголовки и подзаголовки. Заглавие всегда является структурной частью текста. Оно позволяет в предельно краткой форме отразить тематику документа, а нередко и его основную идею. Заголовок должен строго соответствовать содержанию документа (или его части), быть логически полноценным – не двузначным и не противоречивым, по возможности кратким. В заголовке сохраняется лишь самое главное.
Текст служебного документа может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или путем комбинации этих форм.
Текст в форме анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору показателей. Анкетные тексты чаще всего применяются в документах по личному составу предприятия, в документах по маркетингу и т.п.
Тексты в форме таблицы применяются при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы используются в плановых, отчетных, финансовых и других документах.
Связный текст может быть составлен произвольно или на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации. При составлении писем, факсов, контрактов, актов, справок и других документов с однотипной информацией широко используются трафаретные тексты.
Форма документа, имея определенную утилитарную направленность, связанную с особенностями канцелярской и законодательной сфер деятельности, является вместе с тем существенным признаком официально-делового стиля, отражает его обезличенный, «официальный» характер.
Список использованной литературы
Барлас Л.Г. Русский язык. Стилистика. Пособие для учителей. М., «Просвещение», 1978.
Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. – М., 1997.
Стенюков М.В.Документы. Делопроизводство. – М., «ПРИОР», 1996.