негосударственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
Кузбасский ИНСТИТУТ экономики и права
экономический ФАКУЛЬТЕт
Контрольная работа №1
По дисциплине: информационные технологии в экономике
Тема №3: « Делопроизводство на основе безбумажного документооборота».
Выполнила:
студентка 3 курса гр. Э-481
Дука О.Г.
№ зачетной книжки: 4304
Проверил:
преподаватель Преслер Л.В.
КЕМЕРОВО
2010г
Содержание.
1. Делопроизводство на основе безбумажного документооборота……………3
Список использованной литературы…………………………………………...14
Делопроизводство на основе безбумажного документооборота.
Документооборот — последовательность прохождения документа с момента выполнения в нем первой записи и до сдачи его в архив.1
Безбумажный документооборот – это реалии нашего времени. Это преимущество современного, передового, прогрессивно-мыслящего руководителя, который согласен обучить своих сотрудников пользоваться системой электронного документооборота.2
Безбумажный документооборот на предприятии поможет решить следующие задачи:
- безопасное хранение документов и защита от повреждений или утери важных документов;
- эффективное использование рабочего времени;
- ускорение процесса передачи документов на согласование и утверждение;
- координация внутренних и организационно- распорядительных документов;
- возможность отследить, у кого находится документ и на какой стадии согласования;
- создание единой информационно-справочной базы данных;
- быстрый доступ к нужным документам.
В современном мире многие предприятия решаются на приобретение системы электронного документооборота. Безбумажный документооборот на предприятии обеспечивает эффективный контроль и доступ к документам, повышает скорость движения информации, улучшает управляемость предприятия. После введения электронного документооборота ускоряется регистрация, согласование, поиск, архивирование документов, предоставляется возможность совместной работы над документами во время согласования. Снижается время на получение нужной информации из единой базы данных. В электронный вид переходит регистрация входящих /исходящих документов, ознакомление с приказами и распоряжениями, контроль над их выполнением, работа со служебными записками. Создается электронный архив с политикой безопасности хранения документов, где контролируется доступ к информации.
Таким образом, безбумажный документооборот на предприятии, несомненно, обладает большими преимуществами и повышает производительность труда. Исчезает необходимость трудоемкого процесса согласования документов и бесконечного тиражирования исправленных документов на бумажных носителях. Помещения, которые использовались для архивов, теперь могут использоваться под дополнительные рабочие места. Сокращаются расходы на канцтовары, повышается эффективность бизнес-процессов.
Важнейшими преимуществами являются следующие:
1. Быстрота доведения распоряжений до сотрудников в подразделениях;
2. Функция эффективного поиска документов в базе данных системы;
3. Протоколирование действий сотрудников, произведенных в электронной системе управления предприятием.
Любая экономическая задача решается на основании различных форм первичных документов, проходящих различные стадии обработки: движение документа до обработки, в процессе обработки и после обработки. Движению документа до обработки придается особое значение. Документ, как правило, возникает в ходе выполнения каких-либо производственно-хозяйственных операций в различных подразделениях экономического объекта. В процессе его составления могут участвовать различные исполнители во многих подразделениях. Этим и объясняется сложность документооборота. Обычно здесь преобладает ручной способ формирования документа, низкая степень механизации и автоматизации при его составлении. Зачастую появляется несколько копий документов, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения. Наблюдается дублирование реквизитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и длительность их пребывания у исполнителей. Все это усложняет документооборот и увеличивает сроки обработки.
Как показывает практика, сложившаяся при ручной обработке, система документооборота сложна и громоздка вследствие существования различных форм документов, многоэтапности прохождения каждого их них, дублирования одних и тех же показателей в различных документах.
По оценкам специалистов, в мире ежедневно появляется более миллиарда новых документов. В России около 80% всей оперативной и справочной информации поступает на бумажных носителях; 20% — в электронном виде; в основном это текстовая информация, и лишь 10% — в виде документов, приспособленных для дальнейшей автоматизированной обработки.3
Развитие комплексной компьютеризации отраслей, предприятий, организаций, банков потребовало коренного пересмотра функций создания, обработки и хранения документации, организации электронного документооборота. Появление в конце 1980-х гг. графического интерфейса пользователя и технологии обработки изображения ускорило распространение концепции электронного документа.
В первую очередь это касается разработки различных подходов для перевода обширной информации на бумажных носителях в электронную форму, число которых удваивается каждые три года.
Прогресс в этой области ведет к проникновению систем электронного документооборота во все сферы управления организации — от кадровой службы до бухгалтерии и высшего управленческого звена, вплоть до отказа работать с бумажными документами. Электронный документооборот — система, обеспечивающая автоматическое прохождение всех стадий обработки информации документа, начиная от его создания (или поступления в систему) и заканчивая сдачей в архив. Система электронного документооборота обеспечивает формирование первичного документа и получение на его основе различных производных форм. Системы предусматривают усиление контрольных функций документов, уменьшение затрат на их обработку, поиск и хранение. Немаловажными факторами являются сокращение площадей, на которых хранится информация, удешевление стоимости ее хранения, увеличение скорости поиска и доступа к документам.
Все это свидетельствует о необходимости организации на предприятии электронного документооборота.
Автоматизация документооборота на современном этапе реализуется программными продуктами различного вида:
• в программах, предназначенных для автоматизации делопроизводства, обеспечивающих прохождение распорядительных и исполнительных документов (писем, распоряжений, приказов и другого) к различным исполнителям и подразделениям, а также контроль за их исполнением;
? в функциональных программах, обеспечивающих реализацию различных функций управления и связанных с расчетами и обработкой различных экономических задач (учетных, финансовых, банковских и других).
Существуют программы, специально написанные для компаний, впервые внедряющих у себя электронный документооборот - компаний, чья деятельность напрямую не зависит от наличия системы управления предприятием. После построения электронного документооборота производительность работы возрастает. Снижаются издержки на коммуникации сотрудников, на осуществление связи между удаленными офисами. Экономится ценнейший ресурс - рабочее время.4
Рассмотрим использование различных видов программ, реализующих принцип электронного документооборота.
Программы электронного делопроизводства обеспечивают единый порядок обработки документов в управлении делами организации (предприятия), секретариате, канцелярии. Их главные функции заключаются в приеме документов, регистрации, рассмотрении, передаче, отправке, информационно-справочном обслуживании, оперативном хранении, контроле исполнения; систематизации и формировании дел, составлении описей, передаче дел в архив, а также в использовании электронной почты. Малые и средние предприятия с небольшим объемом документооборота, обладающие одним или несколькими компьютерами, могут использовать для автоматизации документооборота текстовый редактор (Word), табличные процессоры (MS Excel, Lotus 1-2-3), системы управления базами данных (Access).
Малые и средние предприятия с большим объемом документооборота, а также все крупные предприятия все шире используют специальные программы, которые носят условное название «Системы автоматизации делопроизводства электронного документооборота (САДЭД)», разрабатываемые в соответствии с принятой в январе 2002 г. Федеральной целевой программой «Электронная Россия» на период 2002 — 2010 гг. (На международном рынке подобные пакеты носят название «Системы управления электронным документом» — Electronic Document Management System, EDMS). САДЭД предусматривают обработку документов с помощью применения последовательности тесно взаимосвязанных технологий. Системы САДЭД работают чаще всего в корпоративных информационных системах и реализуют различные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов.
В современных учреждениях основным технологическим инструментом работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и руководителей и объединенные в вычислительную сеть. Таким образом, появилась возможность использовать вычислительную сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса.
При выборе системы электронного документооборота учитываются такие критерии, как интеграция с другими автоматизированными системами и базами данных, легкость освоения, удобство работы, обеспечение работы в сетях, надежность системы и защита от несанкционированного доступа.
На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом. Наиболее известны системы: «Флагман. Документооборот»; система автоматизации документооборота «БОСС-Референт»; «1С: электронный документооборот»; «Галактика» — модуль «Управление документооборотом»»; «Кодекс: Документооборот» и др.
Основные функции системы «Флагман. Документооборот» следующие: создание документов в различных форматах; получение документов по электронной почте и их автоматическая регистрация; сканирование документов и их сохранность в базе данных; создание и ведение регистров документов; поиск документов; построение форм ввода реквизитов документа и алгоритмов их обработки; расчет значений полей документов по заданным формулам; создание макетов для печати документов; задание этапов операций обработки документов; связывание документов; задание маршрутов обработки документов; рассылка заданий по документации, в том числе по электронной почте; уведомление о поступлении личных заданий по документам; обеспечение контроля за исполнением документа; ведение истории изменения документа; экспорт и импорт документов; разграничение прав доступа пользователей к документам.
Система автоматизации документооборота «БОСС-Референт» (фирма «Ай Ти») охватывает все процессы создания, обработки, тиражирования, хранения документов, а также автоматизирует основные процедуры современного делопроизводства; она позволяет обраба-тывать и хранить информацию любого типа, в том числе текстовые файлы, сканированные образы бумажных документов, графические изображения, электронные таблицы.
В состав «БОСС-Референт» входит набор взаимосвязанных функциональных модулей, соответствующих конкретному деловому процессу, связанному с обработкой информации в системе делопроизводства.
• Модуль «Регистрация документов» обеспечивает регистрацию входящих и исходящих документов, обращений граждан, автоматический ввод документов с бумажных носителей с распознаванием текста, подготовку и хранение внутренней нормативно-распределительной информации, создание новых документов и рассылку их сотрудникам на ознакомление и согласование, на каждый документ заводится электронная карточка, где отражается движение документа.
• Модуль «Контроль исполнения» позволяет контролировать исполнение поручения с учетом приоритета, получать извещения о просроченных документах, создавать личные документы — памятки для планирования своей работы.
• Модуль «Согласование» обеспечивает контроль создания документа и прохождение его по различным инстанциям, подготовку и согласование исходящих документов, передачу визированных входящих документов на ознакомление и исполнение сотрудникам.
• Модуль «Планирование» осуществляет индивидуальное планирование деятельности сотрудника.
• Модуль «Справочники и шаблоны» создает и хранит шаблоны документов, различную справочную информацию для заполнения документов.
• Модуль «Контроль договоров» регистрирует и ведет историю всех контактов с контрагентами, поставщиками, клиентами, хранит условия выполнения договоров.
• Модуль «Наша организация» обеспечивает хранение и оперативный доступ к информации о структуре организации и ее сотрудниках.
• Модуль «Внешние контакты» содержит информацию о работе с внешними организациями, намеченных встречах и телефонных контактах.
• Модуль «Новости» информирует сотрудников о внутренних новостях организации, необходимой внешней информации, проведении конференций.
Программа «1С: Электронный документооборот» предназначается для автоматизации движения в организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа позволяет разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями, формализовать жизненные циклы документов, установить маршрутные схемы прохождения документов, осуществлять контроль за работой исполнителей и выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте, автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов, отправлять и принимать документы, вести хранилище документов и обрабатывать их. Документы хранятся в машине в папках, организованных в виде дерева. Система поиска позволяет формировать простые и сложные запросы и сохранять результаты поиска на период работы. Большинство операций выполняется автоматически: автоприемка, автоконтроль. Система поддерживает несколько списков документов — «на контроле», «пришедшие», «несохраненные» и др.
Можно установить пароль на вход в систему и выбрать способ шифрования личных документов. Осуществляется автоматический учет и контроль за документами в работе. Документы можно распечатывать. Можно принимать и отправлять обычные сообщения программой «1С: Электронная почта». Осуществляется перенос папки с документами в базу данных.
Справочник организации позволяет вести иерархическую структуру отделов, поддерживать отношения начальника с подчиненными, вести списки рассылки документов и др.
Внешний отладчик позволяет моделировать прохождение документа по маршруту. Редактор маршрута настраивает маршрут прохождения документов, определяет точки маршрута, в которые нужно рассылать копии документов другим пользователем. Каждому участнику маршрутной схемы можно установить право на просмотр или редактирование поля.
Устанавливаются ограничения на время обработки документа для каждого участника маршрутной схемы.
В программе «Галактика» модуль «Управление документооборотом» предназначен для учета, хранения и обработки документов (договоров, писем, приказов, протоколов совещаний и т.д.) в элек-тронной форме. Документы, входящие в документооборот, могут быть получены сканированием, по электронной почте или подготовлены с помощью различных текстовых редакторов. Модуль «Управление документооборотом» обеспечивает создание и ведение номенклатуры дел фирмы, формирование полнотекстных документов, создание классификации документов и использование ее в процессе работы, ведение стадий обработки документов и контроль исполнения документов, поиск документов, продвижение документов по маршруту обработки, массовую рассылку документов в подразделения и др.
Электронный документооборот в функциональных пакетах находит отражение в программах, предназначенных для решения различных экономических задач управления — учетных, плановых, банковских, финансовых и так далее.
Так, современные программные продукты «1С: Бухгалтерия», «Парус», «Бэст-офис», «Галактика» и другие ) предусматривают организацию электронного документооборота, обеспечивающего однократное формирование первичного документа и получение на основе его реквизитов различных производных документов.
Хотя считается, что с технической точки зрения переход на безбумажный документооборот возможен - к этому есть все предпосылки — и более того, это необходимо для успешной работы любой организации, на практике ситуация не выглядит в столь радужном свете. Тому есть несколько серьезных причин.
Мало того, что в бизнес-практике существует огромное количество общепринятых бумажных документов (например, разного рода финансовые и отчетные документы, регламентированные законодательством или внутриведомственными стандартами), отказаться от использования которых невозможно. Даже если откинуть этот факт, все равно есть преграды, без устранения которых полностью избавиться от бумажных документов в ближайшее время не удастся. Объясняется это, в первую очередь, тем, что каждое предприятие не существует в «безвоздушном пространстве», а вынуждено общаться как с себе подобными, так и с массой других структур, так или иначе затрагивающих его бизнес. Соответственно, документооборот не ограничивается рамками одного предприятия, он вторгается в него извне и «выплескивается» наружу. И стать полностью безбумажным сможет только тогда, когда все организации и ведомства дружно и единовременно внедрят систему автоматизации делопроизводства и управления документооборотом. Причем желательно одну и ту же, поскольку сейчас далеко не все из существующих систем поддерживают стандарты на оформление и форматы представления документов и придерживаются одних и тех же принципов профилирования (регистрации) документов.
Следующее препятствие - психологические барьеры, неподготовленность пользователей, сложившаяся корпоративная культура. Привычка к бюрократическому ведению дел явно негативно влияет на распространение системы электронного документооборота на российских предприятиях.
Так что же — переход на безбумажные технологии и впрямь совершенно нереален? На сегодняшний день, скорее, да. Видимо, когда придет время, реальный переход произойдет просто и незаметно — у поколения, для которого текст на экране компьютера с детства столь же привычен, как и строчки на бумаге, процесс перехода на электронный документооборот будет столь же естественен.
Тем более, что сегодня полный отказ от бумажных документов и не требуется. Задача систем электронного документооборота не в их устранении, а в создании механизма более быстрого и эффективного обмена информацией как между сотрудниками отдельного предприятия, так и между организациями, в сокращении времени поиска информации, повышении надежности хранения документов и так далее.
Литература.
1. Автоматизированные информационные технологии в экономике : учебник / под ред. проф. Г. А. Титоренко - М. : Компьютер, ЮНИТИ, 2002.- 400 с.
2. Информационные системы и технологии в экономике: Учебник. - 2-е изд., доп. и перераб. / Т.П. Барановская, В.И. Лойко,М.И. Семенов, А.И. Трубилин; Под ред. В.И. Лойко. - М.:Финансы и статистика, 2005. - 416 с: ил.
3. Информационные системы в экономике, учебник/под ред. Г.А.Титоренко/ ЮНИТИ -Москва,2008- 458с.
Интернет-ресурсы.
1.http://upravdoc.ru/archives/
2.http://kata-log.ru/business/office/pervye-shagi-k-bezbumazhnodokumentooborotu-na-vashey-firme.html
3. http://www.kinnet.ru/cterra/388/7879.html
1 Информационные системы в экономике, учебник/под ред. Г.А.Титоренко/ , ЮНИТИ -Москва,2008- с. 135.
2 http://upravdoc.ru/archives/
3 Информационные системы в экономике, учебник/под ред. Г.А.Титоренко/ , ЮНИТИ -Москва,2008- с. 135.
4 http://upravdoc.ru/archives/