Вход

Практическая работа

Реферат по информатике и информационным технологиям
Дата добавления: 19 января 2010
Язык реферата: Русский
Word, rtf, 2.5 Мб (архив zip, 392 кб)
Реферат можно скачать бесплатно
Скачать
Не подходит данная работа?
Вы можете заказать написание любой учебной работы на любую тему.
Заказать новую работу
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №1 Базы данных Excel. Список. Сортировка записей Понятие о списке (базе данных Excel ) Электронные таблицы Excel можно использовать для организации работы с небольшими реляц и онными базами данных. В этом случае электронную таблицу называют списком или базой данных E x cel (рисунок 1) и используют соответствующую терминол о гию: - строка списка – запись базы данных; - столбец списка – поле базы данных . Название столбца может занимать только одну ячейку и при работе с табл и цей как с базой данных называется именем поля. Все ячейки строки с именами полей образуют о б ласть имен полей, которая занимает только одну строку. Данные всегда располагаются, начиная со следующей строки после области имен по лей. Весь блок ячеек с данными называют областью данных. Для разм е щения имени поля списка (рисунок 1) необходимо В Excel 2007 такое форматирование необязательно и носит скорее рекомендательный характер. : - выделить ячейку или всю строку, где будут располагаться имена полей; Рисунок 1 – Структурные элементы списка (базы данных Excel ) - выполнить команду Формат ячеек и выбрать вкладку Выравнивание; - на вкладке установить следующие параметры: по горизонтали : по значению или по центру, по вертикали : по верхнему краю или по центру. Отображение : установить флажок переносить по словам . Над записями списка можно выполнять различные операции обработки, команды вы зова кот о рых сгруппированы в меню Данные. Для того чтобы эле к тронная таблица воспри нималась системой как список, необходимо соблюдать описанные выше правила и перед вы полнением операций обр а ботки установить курсор внутри этой таблицы. В этом случае при вводе команды обработки из м е ню Данные весь список (имена полей и записи, см. рисунок 1) будет выделен темным цветом. Когда сп и сок сформирован неверно или нужно работать с частью области списка, область списка надо выд е лить вручную с помощью мыши. Excel предоставляет возможности для работы с базами данных различных форматов, которые при открытии в среде Excel автоматически преобразуются в список. Такое преобразование называют импортом. Данные в электронную таблицу можно включить не только путем импорта из «чужой» б а зы данных, но и посредством запросов данных, адресованных тому или иному серверу баз данных. Такие запросы формируются специальной програм мой MS Query , вызыва е мой по команде Данные а Внешние данные а Создать запрос (в Excel 2003 меню Внешние данные называется Импорт внешних данных , в Excel 2007 – Получить внешние данные ) . Результат запроса возвращается в электронную таблицу в виде списка. Сортировка данных в списке Сортировка данных является базовой операцией любой таблицы и выполняется командой Да н ные а Сортировка с установкой необходимых параметров. Целью сортировки является упорядоч и вание данных. Сортировка осуществляе т ся на том же листе. Особенно важно осуществлять сортировку в списке, так как многие операции группировки да н ных, которые доступны из меню Данные, можно использ о вать только после проведения операции сортировки. В среде Excel 2003 предусмотрены три уровня сортировки, которые опред е ляются в диалоговом окне «Сортировка диапазона» (рисунок 2, а) параметром Сортировать по. Рисунок 2 – Диалоговые окна Excel 2003 для операции сортировки: а – сортировка диапазона; б – параметры сортировки В Excel 2007 количество уровней сортировки неограниченно (рисунок 3). Первоначально предл а гается 1 уровень, но с помощью кнопки <Добавить уровень> можно увеличить их число до необход и мого (в нашем примере – до 3). Сначала осуществляется сортировка в столбце 1-го уровня, затем сортирую т ся одина ковые записи 1-го столбца по столбцу 2-го уровня, затем сортируются одинаковые з а писи 2-го столбца по столбцу 3-го уровня. В том же окне устанавливается порядок сортировки в столбцах – по возра с танию или убыванию. При сортировке по возрастанию упорядочение осуществляется от мен ь шего к большему, по алфавиту или в хронологическом порядке дат, но при этом имеет место приоритет: числа, текст, логические значения, значения ошибок, пустые ячейки. Рисунок 3 – Диалоговое окно Excel 2007 для операции сортировки Сортировка по убыванию использует обратный порядок (исключение – пустые ячейки, которые и в этом случае располагаются в конце списка). В Excel 2007 наименование опции возрастания или уб ы вания порядка упрощено и зависит от типа данных в столбце (например, для текста – «От А до Я»). При наличии заголовков столбцов (имен полей) их следует исключить из области, подлежащей сортировке, установкой флажка переключателя Идент и фицировать поля по подписям (в Excel 2007 – Мои данные содержат заголовки ) . Кнопка <Параметры> выводит диалоговое окно «Параметры сортировки», в кото ром задаются дополнительные установки сортировки (рисунок 2, б): с учетом регис т ра или без учета; по столбцам или по строкам; порядок сортировки (отсутствует в Excel 2007) – обычный или специальный, в ы бранный из предл а гаемого списка. В Excel 2003 этот список можно сформировать самостоятельно с помощью Сервис а П а раметры, вкладка Списки. Основные технологические операции по сортировке данных Действие Содержание действия Сортировка списка 1. Установить курсор в области списка 2. Выполнить команду Данные а Сортировка 3. Указать порядок и направление сортировки для каждого сортировки ключа 4. Нажать кнопку <Параметры> и выбрать параметры (п о рядок по первому ключу, учет регистра, направление сорти ровки – по строкам или по стол б цам) сортировки Создать новый сп и сок для сортировки 1. Выполнить команду Сервис а Параметры, вкладка Сп и ски 2. Нажать кнопку <Добавить> 3. Сформировать элементы списка Изменить список для сорти ровки 1. Выполнить команду Сервис а Параметры, вкладка Сп и ски 2. Выделить в окне Списки начало редактируемого сп и ска 3. Перейти к элементам списка и отредактировать их (д о бавить, удалить, отредактировать) 4. Нажать кнопку <ОК> Удалить список для сорти ровки 1. Выполнить команду Сервис а Параметры, вкладка Сп и ски 2. Выделить в окне Списки начало редактируемого сп и ска 3. Нажать кнопку <Удалить> Использование автофильтра Автофильтр является простым и удобным средством Excel для избирательного отображения з а писей. С его помощью можно задать определенные условия, для того чтобы на рабочем листе от о бражались не все записи базы данных Excel , а только те, которые удовлетворяют этим условиям. Со з дать/отменить авт о фильтр можно командой Данные а Фильтр а Автофильтр (в Excel 2007 – Данные а <Фильтр>). ЗАДАНИЕ 1. Проделайте подготовительную работу: создайте книгу и сохраните ее под именем Spisok , переименуйте Лист1 на Список , Лист2 – на Сорт и ровка , Лист3 – на Автофильтр . 2. В новой рабочей книге на листе Список создайте таблицу, приведе н ную на рисунке 4. Рисунок 4 – Пример списка (базы данных) 3. Скопируйте табличную базу данных с листа Список на лист Сорт и ровка. 4. Проведите трехуровневую сортировку по возрастанию: по преподав а телям, по номеру группы, по коду предмета. 5. Создайте копию таблицы и выполните сортировку по другим полям. 6. Скопируйте табличную базу данных с листа Список на лист Авт о фильтр . 7. Изучите самостоятельно возможности средства Автофильтр . Методика выполнения работы 1. Проведите подготовительную работу: - создайте новую рабочую книгу командой Файл а Создать. Укажите ша б лон – Книга; - сохраните созданную рабочую книгу под именем Spisok командой Файл а Сохр а нить как; - переименуйте Л ucm 1 на Список , - переименуйте Лист2 на Сортировка , - переименуйте Лист2 на Автофильтр . 2. Сформируйте на листе Список шапку таблицы (см. рисунок 4). Имена столбцов шапки будут в дальнейшем играть роль имен полей списка (базы данных). Следует по м нить, что имя каждого поля должно занимать одну ячейку. Для этого: - выделите первую строку; - вызовите контекстное меню и выберите команду Формат ячеек; - произведите форматирование ячеек первой строки, установив параметры на вкладке В ы равнивание: По горизонтали: по значению. По вертикали: по верхнему краю. Переносить по словам: установить флажок. - введите названия столбцов (имен полей) в соответствии с отображенной на рисунке 4 та б лицей; - заполните таблицу данными. Скопи руйте базу на лист Сортировка. Для этого: - в ыделите список, начиная от имен полей и вниз до конца записей таблицы; - выполните команду Правка а Копировать (в Excel 2007 – Главная а кнопка <Копировать>) ; - откройте лист Сортировка и выделите левую верхнюю ячейку; - выполните команду Правка а Вставить (в Excel 2007 – Главная а кнопка <Вставить>) . Выполните сортировку по столбцу Таб. № препод. Для этого: - установите курсор в поле списка и введите команду Данные а Сортировка . При этом должна выделиться вся область списка. Если этого не произошло, то пред вар и тельно выделите весь список, а затем введите указанную команду; - в диалоговом окне «Сортировка диапазона» установите: Сортировать по: поле «Таб. № препод», по возрастанию. Затем по : поле «Номер группы», по возрастанию. В последнюю очередь по: поле «Код предмета», по возрастанию. - установите флажок Идентифицировать поля по подписям. 3. Создайте копию таблицы на том же листе. Для этого: - выделите таблицу; - выполните команду Правка а Копировать (в Excel 2007 – Главная а кнопка <Копировать>) ; - выделите любую ячейку ниже таблицы; - выполните команду Правка а Вставить (в Excel 2007 – Главная а кнопка <Вставить>) . 4. Выполните сортировку по каким-либо другим полям. 5. Скопи руйте базу с листа Список на лист Автофильтр ( аналогично копированию на лист Со р тировка ) . 6. Выделите заголовочную часть таблицы (имена полей базы данных). Выполните команду Да н ные а Фильтр а Автофильтр (в Excel 2007 – Данные а кнопка <Фильтр>). Изучите самосто я тельно возможности данного средства. 7. Продемонстрируйте созданную книгу преподавателю.
© Рефератбанк, 2002 - 2017