Министерство образования Российской Федерации
Негосударственное образовательное учреждение среднего профессионального образования
Колледж предпринимательства и социального управления
Контрольная работа
По дисциплине: «Информационные технологии в профессиональной деятельности».
1 вариант
Исполнитель:
Студент(ка): 4 курса
Преподаватель:
Старикова О.Н.
Екатеринбург 2009
Содержание:
Этапы развития информационных систем.
Особенность работы в 1С «предприятии».
Электронная почта: правила работы, достоинства и недостатки.
1.Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям.
Пример 1. Приведем несколько систем, состоящих из разных элементов и направленных на реализацию разных целей.
Система
Элементы системы
Главная цель системы
Фирма
Люди, оборудование, материалы, здания и др.
Производство товаров
Компьютер
Электронные и электромеханические элементы, линии связи и др.
Обработка данных
Телекоммуникационная система
Компьютеры, модемы, кабели, сетевое программное обеспечение и др.
Передача информации
Информационная система
Компьютеры, компьютерные сети, люди, информационное и программное обеспечение
Производство профессиональной информации
В информатике понятие "система" широко распространено и имеет множество смысловых значений. Чаще всего оно используется применительно к набору технических средств и программ. Системой может называться аппаратная часть компьютера. Системой может также считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач, дополненных процедурами ведения документации и управления расчетами.
Добавление к понятию "система" слова "информационная" отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.
Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.
Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.
Изменение подхода к использованию информационных систем
|
Период времени |
Концепции использования информации |
Вид информационных систем |
Цель использования |
|
1950—1960 гг. |
Бумажный поток расчетных документов |
Информационные системы обработки расчетных документов на электромеханических бухгалтерских машинах |
• Повышение
скорости обработки документов |
|
1960—1970 гг. |
Основная помощь в подготовке отчетов |
Управленческие информационные системы для производственной информации |
Ускорение процесса подготовки отчетности |
|
1970—1980 гг. |
Управленческий контроль реализации (продаж) |
• Системы
поддержки принятия решений |
Выработка наиболее рационального решения |
|
1980—2000 гг. |
Информация — стратегический ресурс, обеспечивающий конкурентное преимущество |
• Стратегические
информационные системы |
Выживание и процветание фирмы |
Первые информационные системы появились в 50-х гг. В эти годы они были предназначены для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов.
60-е гг. знаменуются изменением отношения к информационным системам. Информация, полученная из них, стала применяться для периодической отчетности по многим параметрам. Для этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого назначения, способное обслуживать множество функций, а не только обрабатывать счета и считать зарплату, как было ранее.
В 70-х — начале 80-х гг. информационные системы начинают широко использоваться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений.
К концу 80-х гг. концепция использования информационных систем вновь изменяется. Они становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях организации любого профиля. Информационные системы этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое.
2.1С: Предприятие является системой программ для автоматизации различных областей экономической деятельности. В конкретный программный продукт, входящий в систему программ 1С: Предприятие, включаются те функции и возможности, которые отвечают назначению этого продукта. Все составляющие системы программ 1С: Предприятие можно разделить на Технологическую платформу и Конфигурации. Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов, используемых для автоматизации экономической деятельности и не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета. Конфигурации являются собственно прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована на автоматизацию определенной сферы экономической деятельности и, разумеется, отвечает принятому законодательству. Функциональные компоненты Технологическая платформа, кроме механизмов, используемых во всех продуктах 1С: Предприятия, включает три функциональные основные компоненты. Функциональные компоненты включаются в состав продуктов системы 1С: Предприятие, использующих специфические возможности компонент. Компонента «Бухгалтерский учет» предназначена для ведения учета на основе бухгалтерских операций. Она обеспечивает ведение планов счетов, ввод проводок, получение бухгалтерских итогов. Компонента используется для автоматизации бухгалтерского учета в соответствии с любым законодательством и методологией учета. Компонента «Расчет» предназначена для выполнения сложных периодических расчетов. Она может использоваться для расчета заработной платы любой сложности, расчетов по ценным бумагам и других видов расчетов. Компонента «Оперативный учет» предназначена для учета наличия и движения средств в самых различных разрезах в реальном времени. Она используется для учета запасов товарно-материальных ценностей, взаиморасчетов с контрагентами и т.д. Компонента позволяет отражать в учете операции хозяйственной жизни предприятия непосредственно в момент их совершения. Типовые Конфигурации системы 1С: Предприятие. В комплект поставки программных продуктов системы программ 1С: Предприятие включаются типовые конфигурации. Они представляют собой универсальные прикладные решения для автоматизации конкретной области экономики. Конфигурации, использующие возможности одной функциональной компоненты, предназначены для автоматизации отдельных сфер деятельности предприятий, например, бухгалтерского учета, торгового учета или расчета заработной платы. Конфигурации, использующие возможности нескольких компонент, обеспечивают комплексную автоматизацию различных направлений учета в единой информационной базе. Особенностью системы программ 1С: Предприятие является возможность изменения конфигурации самим пользователем или организациями, специализирующимися на внедрении и поддержке программных продуктов фирмы "1С". Эта возможность позволяет обеспечить максимальное соответствие автоматизированной системы особенностям учета в конкретной организации. Рассмотрим несколько типовых конфигураций, содержащих выше перечисленные функциональные компоненты.
Значительная часть пользователей (особенно начинающих) не применяют на практике многие полезные возможности 1С:Предприятия из-за того, что они не знают о них или не умеют их правильно применять. Например, бухгалтер или продавец может постоянно работать с 1С:Предприятием таким образом что нерационально настроенные размеры окон будут создавать ему массу неудобств. Очевидно, что специалист, выполняющий внедрение и администрирование системы может оказать пользователям значительную помощь, обратив их внимание на наличие той или иной возможности, упрощающей их повседневную работу.
Очевидно, что большинство приемов необходимых пользователям хорошо известно специалистам. В данном разделе мы хотим подчеркнуть важность такой "просветительской" работы.
Разумеется, основным источником информации при освоении 1С:Предприятия должна служить документация.
При начале работы с системой, можно обратить внимание пользователей на рекомендации, выдаваемые системой в "Советах дня". Заметим, что файл, содержащий советы дня для режима запуска "1С:Предприятие" (1cv7Main.tip) может быть помещен в каталог с информационной базой и отредактирован. То есть вы можете внести в него собственные рекомендации, касающиеся не только общих возможностей системы, но и конкретной конфигурации.
Далее следует обратить внимание пользователей на все основные имеющиеся в системе приемы для получения необходимой информации:
меню действие и контекстное меню;
режим "помощь";
встроенное описание;
подсказки к элементам диалога и кнопкам панели инструментов;
Заметим, что из перечисленного списка пользователи обычно забывают обращаться к меню "действия". Даже опытные специалисты не всегда осведомлены обо всех системных функциях, доступных в различных режимах 1С:Предприятия.
|
1С:Предприятие 8.0. Управление торговлей – это программный продукт нового поколения, позволяющий комплексно автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций. Ключевым направлением развития нового решения является реализация мощной функциональности, предназначенной для организации эффективного управления современным торговым предприятием. Программа обеспечивает сквозную автоматизацию процесса продаж в оптовой и розничной торговле. Поддерживаются различные схемы продажи товаров – со склада и под заказ, продажа в кредит или по предоплате, продажа товаров, принятых на комиссию, передача на реализацию комиссионеру и так далее. Мощные средства взаимосвязанного планирования и контроля продаж и закупок позволяют комплексно решать задачи ведения заказов покупателей, резервирования товаров на складах, выявления текущих и перспективных потребностей в товарах, формирования на их основе заказов поставщикам. Применение этих средств дает возможность значительно уменьшить риск срыва поставок и поддерживать оптимальный уровень складских запасов. Первоначальная конфигурация программы, являясь готовым решением для автоматизации торгово-закупочных операций, имеет встроенные интерфейсы:
Давайте рассмотрим особенности работы в программе 1С:Предприятие 8.0. Перед началом работы с программой необходимо сделать ряд настроек: внести данные о предприятии, руководителях, заполнить различные справочники (номенклатура, контрагенты, организации), классификаторы (адресные классификаторы, классификатор банков РФ, классификатор стран мира) и так далее. При наличии соответствующих прав пользователь может работать с документами по ценообразованию (меню «Цены», выписывать счета, счета-фактуры, производить реализацию (меню «Продажи»), выписывать заказы покупателя и осуществлять резервирование товаров (меню «Заказы»)). Специалист производит взаиморасчеты с покупателями (меню «Взаиморасчеты»), учитывает проведение складских операций, управляет запасами, а также совершает другие действия (рис.1). В рамках данной статьи невозможно полностью описать все возможности рабочего места пользователя, поэтому ограничимся знакомством с наиболее важными полезными свойствами системы.
ДОКУМЕНТ «ЗАКАЗ ПОКУПАТЕЛЯ» При нажатии на кнопку «F11» (рис. 2) в меню открывается документ «Заказ покупателя». «Шапка» документа заполняется стандартным образом. В графе «Размещение» указывается склад (оптовый или розничный), на котором необходимо зарезервировать товар или заказ поставщику. При поступлении товаров на склад происходит автоматическое резервирование по внешнему заказу. При этом по одному заказу товар может быть зарезервирован на нескольких складах и размещен в нескольких заказах. При распределении позиций номенклатуры по заказам поставщиков учитывается предполагаемая дата отгрузки («Отгрузка») по документу «Заказ покупателя» и предполагаемая дата поступления («Поступление») по документу «Заказ поставщику». Дата поступления должна быть более ранней, чем дата отгрузки (товар должен поступить раньше даты предполагаемой отгрузки). При нажатии на кнопку «Анализ» можно получить подробный отчет о состоянии заказа покупателя. Нажатием на кнопку «Оформить реализацию» (при наличии товара на складе) оформляются документы по реализации. Аналогично оформляется счет на оплату. Счет на оплату оформляется в том случае, если отгрузку номенклатуры товаров предполагается производить из текущего остатка на складах без предварительного резервирования. Пользователю также доступен журнал «Документы контрагентов». Это аналог общего журнала программы «Торговля и Склад», в котором собраны документы по реализации и поступлению товаров. В программе присутствуют различные отчеты для работы с заказами покупателей. Например, накопив достаточно большое количество заказов, при помощи обработки «Анализ заказов покупателей» можно сформировать заказы поставщикам.
ДОКУМЕНТ «РЕАЛИЗАЦИЯ ТОВАРОВ И УСЛУГ» После оплаты счета предприятие обязано отгрузить товар. На основании счета выписывается документ «Реализация товаров и услуг». Это универсальный документ, по которому можно осуществлять различные виды реализации ТМЦ – продажу, комиссию, а также возврат бракованных товаров. Открывшийся документ уже заполнен. В случае необходимости пользователь может его скорректировать. Обратите внимание на то, что в графе «Наименование товара» указывается полное наименование товара (вместе с характеристикой и серией). В табличной части документа имеются закладки – «Тара», «Услуги» и «Дополнительно». На этих закладках указываются:
На закладке «Дополнительно» указываются дополнительные сведения о грузоотправителе и грузополучателе. После проведения документа, произойдет списание товаров со склада. Пользователь может распечатать накладные и счет-фактуру. Для этого следует нажать на кнопку «Ввести счет-фактуру». В отличие от программы версии 7.7, в конфигурации «Управление торговлей» счет-фактура выписывается только на основании факта реализации товара. ОТЧЕТЫ ПО ПРОДАЖАМ В программе 1С:Предприятие 8.0. Управление торговлей имеется возможности подготовки различных отчетов по анализу продаж. Это отчеты по продажам, показывающие взаимоотношения с покупателями, отражающие их задолженность перед компанией. Отчеты могут быть представлены в виде графиков, диаграмм, гистограмм и так далее. Отчеты настраиваются пользователем в широком диапазоне. Например, имеется возможность добавления (удаления) отдельных граф, проведения соответствующего отбора по товару или контрагенту, изменения валют или свойств. Наибольший интерес представляет отчет «Рапорт руководителю». В нем в реальном масштабе времени показаны важнейшие характеристики предприятия: банк, касса, дебиторская и кредиторская задолженности, запасы товаров на складах и так далее. Отчет можно настроить таким образом, что его обновление будет происходить каждый час. ЗАПАСЫ ТМЦ В интерфейсе имеются широкие возможности работы с запасами ТМЦ. Товары можно хранить на разных складах, перемещать между складами, списывать и оприходовать. Предусмотрена автоматическая инвентаризация товаров на складах. В программе предусмотрена возможность поэтапной отгрузки товаров. Например, офис компании находится в центре города, а склады за городом. Пользователь, находящийся в офисе, выписывает накладную на реализацию товара, которую покупатель предъявляет на удаленном складе. Кладовщик, находящийся на складе, на основании накладной выписывает расходный ордер, по которому производится фактическое списание товаров. Также как и по продажам, по запасам ТМЦ предусмотрено большое количество отчетов. Они показывают размер остатка товаров на складах, остатки у комиссионеров, стоимостную оценку склада в ценах номенклатуры и так далее. ПЛАНИРОВАНИЕ Программа предусматривает план-фактный анализ производственной деятельности компании. Для этого существует специальная обработка, при помощи которой можно выбрать планы продаж (или закупок) на любой период (день, неделю, месяц, квартал). Планов может быть несколько. Они могут иметь различные сценарии анализа – по количеству, по сумме, с учетом остатков на начало периода планирования. По окончанию периода планирования (например, недели) происходит сравнения плана продаж за неделю и фактического объема продаж. Сравнив различные планы, например, план финансового директора и план главного бухгалтера, можно узнать о том, кто оказался точнее в своих прогнозах. На основании этого анализа можно сформировать заказы поставщикам с учетом объема продаж. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ С КЛИЕНТАМИ При помощи этого меню можно получать дополнительную информацию о контактах с контрагентами, осуществлять связь с ними непосредственно из программы. Программа напоминает пользователю о намеченных делах и событиях (встречах, телефонных звонках, электронных письмах). Доступна возможность проведения классификации покупателей по признакам А, В и С. Результаты такого анализа помогают оптимально организовать работу и распределить усилия сотрудников. Например, обеспечить приоритетную обработку заказов важных постоянных клиентов. Статистика по источникам обращения клиентов при первом контакте помогает оценивать отдачу от проведенных рекламных и маркетинговых акций. Аккумулируя в единой информационной системе опыт взаимодействия с клиентами, информацию о контактах, заказах и закупках, пользователь получает качественно новую основу для принятия решений по организации эффективной работы. УПРАВЛЕНИЕ ВЗАИМООТНОШЕНИЯМИ С КЛИЕНТАМИ (CRM) Эффективная работа с клиентами – один из ключевых факторов повышения рентабельности и надежности бизнеса в условиях высокой конкуренции. Программа 1С:Предприятие 8.0. Управление торговлей включает комплекс средств, позволяющих Вашей компании поставить заботу о клиентах на индустриальную основу.
Накопленная информация о клиентах становится достоянием Вашей компании, а не оседает в записных книжках отдельных сотрудников или в разрозненных файлах. Использование программы обеспечивает лояльность клиентов к Вашей компании, уменьшает их отток к конкурентам, повышает объем и регулярность продаж. |
|
|
Москва
(495) 974-73-74 |
|
3.Электронная
почта
- обмен почтовыми сообщениями с любым
абонентом сети Internet. Существует
возможность отправки как текстовых,
так и двоичных файлов. На размер почтового
сообщения в сети Internet накладывается
следующее ограничение - размер почтового
сообщения не должен превышать 64 килобайт.
Она
позволяет пересылать сообщения
практически с любой машины на любую,
так как большинство известных машин,
работающих в разных системах, ее
поддерживают.
Электронная
почта во многом похожа на обычную почту.
С ее помощью письмо текст, снабженный
стандартным заголовком (конвертом) -
доставляется по указанному адресу,
который определяет местонахождение
машины и имя адресата, и помещается в
файл, называемый почтовым ящиком
адресата, с тем, чтобы адресат мог его
достать и прочесть в удобное время. При
этом между почтовыми программами на
разных машинах существует соглашение
о том, как писать адрес, чтобы все его
понимали.
Электронная
почта оказалась во многом удобнее
обычной, "бумажной". Не говоря уже
о том, что Вам не приходится вставать
из-за компьютера и идти до почтового
ящика, чтобы получить или отправить
письмо. Электронной почтой сообщение
в большинстве случаев доставляется
гораздо быстрее, чем обычной; - стоит
это дешевле; - для отправки письма
нескольким адресатам не нужно печатать
его во многих экземплярах, достаточно
однажды ввести текст в компьютер; - если
нужно перечитать, исправить полученное
или составленное Вами письмо, или
использовать выдержки из него, это
сделать легче, поскольку текст уже
находится в машине; - удобнее хранить
большое количество писем в файле на
диске, чем в ящике стола; в файле легче
и искать; и, наконец, экономится бумага.
Надежность
электронной почты сильно зависит от
того, какие используются почтовые
программы, насколько удалены друг от
друга отправитель и адресат письма, и
особенно от того, в одной они сети, или
в разных. В наших условиях, пожалуй,
лучше полагаться на электронную почту,
чем на простую. Если письмо все-таки
потерялось, Вы об этом сможете узнать
достаточно скоро и послать новое.
Это
самое популярное на сегодня использование
Internet у нас в стране. Оценки говорят, что
в мире имеется более 50 миллионов
пользователей электронной почты. В
целом же в мире трафик электронной почты
(протокол smtp) занимает только 3.7% всего
сетевого. Популярность ее объясняется,
как насущными требованиями, так и тем,
что большинство подключений - подключения
класса ``доступ по вызову'' (с модема) , а
у нас в России, вообще, в подавляющем
большинстве случаев - доступ UUСP. E-mail
доступна при любом виде доступа к
Internet.
E-mail
(Eleсtroniс mail) - электронная почта
(простонародн. - электронный аналог
обычной почты. С ее помощью вы можете
посылать сообщения, получать их в свой
электронный почтовый ящик, отвечать на
письма ваших корреспондентов автоматически,
используя их адреса, исходя из их писем,
рассылать копии вашего письма сразу
нескольким получателям, переправлять
полученное письмо по другому адресу,
использовать вместо адресов (числовых
или доменных имен) логические имена,
создавать несколько подразделов
почтового ящика для разного рода
корреспонденции, включать в письма
текстовые файлы, пользоваться системой
«отражателей почты» для ведения дискуссий
с группой ваших корреспондентов и т.д.
Из Internet вы можете посылать почту в
сопредельные сети, если вы знаете адрес
соответствующего шлюза, формат его
обращений и адрес в той сети.
Используя
e-mail, вы можете пользоваться ftp в асинхронном
режиме. Существует множество серверов,
поддерживающих такие услуги. Вы посылаете
e-mail в адрес такой службы, содержащую
команду этой системы, например, дать
листинг какой-то директории, или переслать
файл такой-то к вам, и вам приходит
автоматически ответ по e-mail с этим
листингом или нужным файлом. В таком
режиме возможно использование почти
всего набора команд обычного ftp. Существуют
серверы, позволяющие получать файлы по
ftp не только с них самих, но с любого
ftp-сервера, который вы укажете в своем
послании e-mail..
E-mail
дает возможность проводить телеконференции
и дискуссии. Для этого используются,
установленные на некоторых узловых
рабочих машинах, mail refleсtor-ы. Вы посылаете
туда сообщение с указанием подписать
вас на такой-то рефлектор (дискуссию,
конференцию, etс.) , и вы начинаете получать
копии сообщений, которые туда посылают
участники обсуждения. Рефлектор почты
просто по получении электронных писем
рассылает их копии всем подписчикам.
E-mail
дает возможность использования в
асинхронном режиме не только ftp, но и
других служб, имеющих подобные сервера,
предоставляющие такие услуги. Например,
сетевых новостей, Arсhie, Whois.
Пересылать
по e-mail можно и двоичные файлы, не только
текстовые. В UNIX, например, для этого
используется программы UUENСODE и UUDEСODE.
При
пользовании e-mail, из-за ее оперативности,
может сложиться ощущение телефонной
связи, но всегда следует осознавать,
что это все же почта. Все сообщения
письменные, поэтому почти документированы.
Придерживайтесь этикета, принятого в
обычной корреспонденции. В дополнение
к этому помните, что e-mail не обладает той
степенью приватности, как обычная почта,
никогда не пишите в посланиях e-mail ничего,
чего вам бы не хотелось увидеть
выставленным на всеобщее обозрение.
Анонимность также исключена: источник
прослеживается без труда. Не стоит
пользоваться техническими особенностями
вашего терминала.
Основная привлекательность электронной почты - ее быстрота. Однако есть другие преимущества, которые не так широко известны. Телефон также предоставляет почти мгновенный доступ, но исследования показали, что около 75% телефонных вызовов заканчиваются безуспешно ("Я очень сожалею, но мистер Смит на совещании/уехал в командировку/вышел из комнаты. "). Электронная почта имеет ту, же скорость доступа, что и телефон, но не требует одновременного присутствия обоих абонентов на разных концах телефонной линии. Кроме того, она оставляет письменную копию послания, которое может быть сохранено или передано дальше. Более того, письмо одновременно может быть послано нескольким абонентам.
Удобство
такого средства связи трудно переоценить.
Быстрота, необременительность, возможность
передавать информацию любого объема в
любую точку мира.
Хотя
электронная почта может рассматриваться
как частный случай передачи файлов, она
имеет ряд особенностей, не привычных
для стандартных процедур пересылки
файлов. Во-первых, отправитель и получатель
почти всегда люди, а не машины. Это
означает, что система электронной почты
состоит из двух различных, но тесно
взаимосвязанных частей: одна обеспечивает
взаимодействие с человеком (например,
составление, редактирование, прочтение
сообщений), другая - передачу сообщений
(например, рассылка по спискам, обеспечение
передачи).
Другое
различие между электронной почтой и
средствами передачи файлов общего
назначения состоит в том, что почтовые
послания представляют собой четко
структурированный документ. Во многих
системах каждое послание сопровождается
большим количеством дополнительных
полей. Они включают в себя имя и адрес
отправителя, имя и адрес получателя,
дату и время отправки письма, перечень
людей, которым направлена копия письма,
уровень значимости, степень секретности
и многое другое.
Список литературы:
1.
Д. Хилл, Д. Озер, Т. Мейс «Общение через
сеть». PC Magazine № 1, 1997 г.
2.
Л. Эрланджер «Безопасная сеть», С. Ригни
«Диспетчеры доступа в Internet». PC Magazine
спецвыпуск № 3, 1997 г.
3.
Ю.А.Кулаков, Г.М.Луцкий ”Компьютерные
сети” М. – К. “Юниор”,1998. – 384с.
4.
А.И.Гусева “Работа в 1С «Предприятие»
М. “Диалог – МИФИ” 1997г., - 272с.
5.
Галатенко В.А. Информационная безопасность.
–М.: Финансы и статистика, 1997. –158 с.
6.
Мафтик С.М. Механизмы защиты в сетях
ЭВМ. - М.: Мир, 1993. – 256 с.
