Автоматизация работы пользователя в среде MS Office

ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

КАФЕДРА АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ОБРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

Курсовая работа

по дисциплине «Информатика»

на тему

«Автоматизация работы пользователя в среде MS Office»

Исполнитель

Специальность Бухгалтерский

учет и аудит

Факультет

Группа

№ зачетной книжки

Руководитель Г.А. Жуков

Москва

2002

План I. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ……………………………………………3 Введение………………………………………………………………….. 3 Прикладные программные средства офисного назначения………..4 Особенности Windows-приложений………………………………….5 Принципы работы программных продуктов семейства MS Office...8 Текстовый редактор Word…………………………………………….8 Табличный процессор Excel…………………………………………10 Электронный офис……………………………………………………13 СУБД Access………………………………………………………….15 Заключение ………………………………………………………………17 II. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ…………………………………………...18 Литература Теоретическая часть Введение В реальной жизни каждый объект существует в собственной среде обитания: рыба – в реке, цветы – в поле и на клумбах, кораллы – в морях. Активно используя естественные среды обитания, люди научились формировать для своих потребностей и искусственные среды. Примером такой искусственной среды может служить город. Эта среда сформирована человеком, как из естественных объектов, так и из созданных им самим. К естественным объектам можно отнести горожан, животных, растения, к искусственным объектам – здания, сооружения, машины, механизмы и т.п. Как в естественной, так и в искусственной среде действуют определенные законы существования и взаимодействия объектов. С появлением компьютеров началось формирование ещё одной искусственной среды – программной. В ней появляются свои объекты и действуют свои законы, которые определяются конкретной программой или комплексом программ. Эти программы образуют среду определенного типа, где создаются разные компьютерные объекты: текстовые документы, рисунки, таблицы, чертежи. В современном компьютере для решения одной задачи используется не одна программа, а сразу несколько. Несколько прикладных программ, объединённых для решения одной пользовательской задачи, называют приложением или прикладной средой. Это графические и текстовые редакторы, системы обработки электронных таблиц, системы управления базами данных, программы связи, звуковые проигрыватели. Прикладная среда – это компьютерная среда, формируемая прикладными программами. Каждая прикладная среда создавалась для обработки информации, представленной в той или иной форме. Пользователь персонального компьютера должен знать наиболее часто используемые прикладные среды: графический редактор, текстовый редактор, систему обработки электронных таблиц, систему управления базой данных. В качестве весьма удобных и широко распространенных программных приложений для работы с различными видами данных являются прикладные программы Microsoft Office, созданный для работы в среде Windows. Прикладные программные средства офисного назначения. В настоящее время на рынке программного обеспечения имеются мощные программные пакеты, получившие название офисных систем. К наиболее популярным офисным системам следует отнести Microsoft Office фирмы Microsoft и Lotus Notes фирмы Lotus Development. Каждый из офисных пакетов содержит текстовый редактор, электронные таблицы, средства для создания и поддержки баз данных, средства коммуникаций. Наиболее распространенным в России в настоящее время является пакет Microsoft Office. Это связано с тем, что фирма Microsoft - автор Windows и Microsoft Office (MS Office) – логично вписывается в интерфейс Windows. Понимая логику работы с Windows, достаточно легко освоить прикладные окна программных средств, входящих в MS Office. Кроме того, совместное выполнение ряда программных средств, входящих в MS Office, позволяет гибко распределять их ресурсы и работу, увеличивать общую производительность. В MS Office входят текстовый редактор Word, табличный процессор Excel, средство для создания баз данных Access, а также специальные программы для работы офисов. Среди этих программ Microsoft Outlook – средство доступа к разнообразной информации и её коллективной обработки, PowerPoint – мощное приложение для подготовки и проведения презентаций, FrontPage – приложение для создания Web- страниц и ряд других. В связи с тем, что система Windows постоянно модифицируется фирмой-производителем, версии программного пакета MS Office соответственно изменяются вместе с ней. Например, для Windows 95 разработан MS Office 95, который включает Word 7.0, Excel 7.0 и т.д. В связи с появлением версии операционной системы Windows 2000 разработана новая версия офисного пакета MS Office 2000. Основная особенность перечисленных операционных систем – высокий уровень интеграции с Интернетом. В настоящее время пакет MS Office 2000 начал внедряться. В описаниях данной версии отмечается, что она выходит за границы традиционных настольных систем, превратившись в корпоративное приложение для предприятий любого масштаба. Данную версию офиса можно рассматривать как платформу для создания специализированных решений или клиентское средство доступа к корпоративны данным. В целом основная тенденция в развитии программных продуктов данного пакета – повышение «интеллектуальности». С каждой новой версией офисных продуктов улучшаются встроенные в эти средства возможности грамматического и лексического контроля. В новой системе меню предполагается отображать только наиболее часто используемые функции, причем каждый пользователь может настраивать структуру меню «под себя». На каждого специалиста из офиса любого уровня возлагаются определенные функциональные обязанности, непосредственно влияющие на выбор состава и возможностей используемых программ. Для руководителя офиса (главного бухгалтера, финансового директора и т.п.) необходимо иметь представление о новых возможностях программных средств MS Office для совместной работы многих пользователей. Помимо этого большое значение для организации управления офисом имеет возможность информационного обмена между сотрудниками. Особенности Windows-приложений. Наглядность. Важным достоинством Windows-приложений является наглядность. Во-первых, все инструменты среды, имеющиеся в распоряжении пользователя, могут быть представлены графически в виде командных кнопок, расположенных на специальной панели. Под инструментами понимаются команды основного меню, позволяющие пользователю производить действия над объектами прикладной системы. На командных кнопках помещается графическое изображение инструмента. В настоящее время изображения на кнопках стандартизированы, так что можно говорить о специальном языке компьютерных обозначений. Каждая среда имеет набор стандартных инструментов, таких как: Открыть, Сохранить, Удалить, Отменить, Копировать, Вставить. Кнопки с этими инструментами размещаются на панели, называющейся Стандартная панель. Во-вторых, документы, создаваемые в приложениях, отображаются на экране точно в таком виде, в каком будут распечатаны на бумаге. Это особенно важно, когда заранее известно, какого формата должен быть конечный документ. Многозадачность. Еще одной отличительной особенностью Windows-приложений является работа в многозадачном режиме. На рабочем столе могут быть одновременно открыты сразу несколько документов, созданных различными приложениями. Можно одновременно редактировать рисунок, писать письмо, производить расчеты. Следует, однако, уточнить понятие одновременности. Все вышеперечисленные задачи могут быть запущены на выполнение. Пользователь не может одновременно задействовать один и тот же орган восприятия информации для двух разных задач. Соответственно в таких случаях человек работает последовательно, например, сначала рисует, потом пишет. Однако, если в каждой из задач задействованы разные органы восприятия информации, то эти задачи могут действительно выполняться одновременно, например, можно слушать музыку, запустив программу лазерного проигрывателя, и набирать текст, запустив текстовый процессор. Организация обмена данными. Другой важной особенностью прикладных сред Windows является возможность обмена данными между приложениями. Системная среда предоставляет два различных способа для обмена данными между приложениями: через буфер обмена и по технологии OLE. Обмен через буфер позволяет либо переместить объект документа на новое место, либо поместить на новое место или в новый документ копию объекта, не сохраняя связи с приложением, в котором этот объект создавался. Технология OLE, которую предоставляет программная среда Windows, поддерживает постоянный контакт между прикладной средой, куда объект внедряется, и прикладной средой, где этот объект был создан. Применение технологии OLE эффективно в тех случаях, когда один и тот же объект используется в разных документах. Создание составных документов. Организация обмена данными между прикладными средами обеспечивает их интеграцию. Под интеграцией прикладных сред понимается такое их объединение, когда становится возможным совместное использование объектов каждой из этих сред. Например, пользователь должен сделать справку по группе сотрудников отдела продаж и привести в справке их фотографии. Очевидно, что основой отчета станет текстовый документ. Помимо этого в распоряжении пользователя имеется база данных по сотрудникам, где производится поиск данных о работниках отдела продаж. Результат поиска (выборка) помещается в текстовый документ, в котором помимо собственных объектов присутствуют выборка из базы данных и фотографии. Интерфейс прикладной системы. Приложения, работающие в среде Windows, имеют очень похожий графический интерфейс. Научившись пользоваться одной программой данного класса, можно быстро освоить и остальные. Разобравшись в её особенностях и немного попрактиковавшись, можно почувствовать себя вполне уверенно. Как бы ни отличались внешние интерфейсы прикладных сред, все они состоят из однотипных по своему назначению элементов. В интерфейсе каждой из них можно выделить четыре зоны: строка заголовка прикладной среды, где размещаются инструменты управления оконным интерфейсом приложения, и отображается имя среды; зона управления, где размещаются средства управления приложением и документами; рабочее поле, где размещаются редактируемые документы; справочная зона, где размещается информация о режимах работы приложения и подсказки пользователю. Итак, все программы, создаваемые для Windows, имеют стандартный оконный интерфейс. У них формируются однотипные справочные зоны и зоны управления. Вид рабочего стола изменяется в зависимости от назначения прикладной среды.

1. Принципы работы программных продуктов семейства MS Office.

Несмотря на разнообразие появившихся версий программных продуктов семейства MS Office, в них заложены единые принципы построения работы с ними. Это позволяет, овладев одним средством, в дальнейшем достаточно легко освоить его новые версии.

Краткие сведения о текстовом редакторе Word.

Текстовые процессоры, ярким представителем которых является текстовый редактор Word, - это универсальная программная среда для работы с текстовыми документами.

История разработки подобных программных средств базируется на стремлении упростить работу с различными видами документов (печатными изданиями, документами, докладами, диссертациями, рефератами и т.д.)

Создан широкий спектр программ, ориентированных на решение этих проблем. Одни предназначены для оформления небольших документов простой структуры, другие – для набора и подготовки к типографскому изданию книг и журналов.

Текстовый редактор Word предоставляет человеку разнообразные возможности, как при подготовке текстов, так и при манипулировании с готовыми текстовыми документами, сохраненными на различных носителях. Из фрагментов готовых текстов можно формировать новые тексты; в тексты можно внедрять различные объекты, созданные в других приложениях; текстовые документы можно передавать по линиям связи локальных и глобальных компьютерных сетей.

Для редактора Word можно отметить следующие возможности, как правило, присущие и другим текстовым процессорам:

• использование разнообразных шрифтов и их начертаний (полужирное, курсивное, контурное, с тенью, надстрочное, подстрочное, с разрядкой или уплотнением, в разном цвете и т.п.);

• использование в одном документе символов алфавитов разных языков (кириллицы, латиницы, греческого, арабского, еврейского и т.д.);

• редактирование текста и проверка правописания (орфографии и грамматики);

• автоматическое разбиение документа на страницы, введение заголовков страниц (верхних и нижних колонтитулов), сносок;

• встроенный инструментарий деловой графики (позволяющий включать в текст схемы, чертежи, диаграммы);

• разнообразные инструменты форматирования готового текста (выравнивания, колонки, нумерация);

• введение ступенчатого, многоуровневого оглавления;

• поиск и замена фрагмента текста;

• работа с несколькими документами одновременно, в том числе с документами разных сред (текстом, электронными таблицами, графикой, базами данных).

Кроме этого в редакторе Word имеется широкий выбор средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач:

• работа с макропоследовательностями символов;

• автозамена опечаток при вводе;

• автоматическое форматирование текста при вводе (автоформат);

• автоматическое предложение полного варианта даты, а также слова или фразы из списка автотекста после ввода нескольких или первых букв (автозавершение);

• автоматический анализ документа с целью выделения его ключевых положений, на основании которого составляется автореферат;

• возможность создания стилей;

• автоматическое предоставление советов и справочных сведений, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи (помощник);

• наличие мастера писем, календарей, повесток, резюме, конвертов, факсов, облегчающих работу по созданию документов.

Основные объекты документа Word.

На рисунке 3.1 представлены объекты документов, создаваемых в среде текстового процессора Word.

Их условно можно разделить на объекты, созданные:

• в среде самого текстового процессора;

• в других средах и внедренные в документ Word.

  ОБЪЕКТЫ

  ТЕКСТОВОГО ДОКУМЕНТА

  Созданные в среде

  текстового процессора

  Созданные в других средах

  и внедренные в документ

  

  Текст

  Векторный рисунок

  Таблица

  

  Текст

  Таблица

  Диаграмма

  

  Растровый рисунок

  Выборка базы данных

  

Рис. 3.1. Объекты текстового документа

Основным объектом Word является текст, представляющий собой символьную информацию, а именно:

• символы;

• слова;

• символьные абзацы;

• фрагменты текста 9выделенные блоки).

Редактор Word обеспечивает работу с каждой из этих структур, как с единым целым. Кроме того, этот редактор имеет встроенный инструментарий деловой графики и множество приложений, позволяющих, не выходя их основной программы, генерировать автофигуры, таблицы, создавать диаграммы, структурные схемы и формулы.

Word предоставляет пользователю возможность вставлять в текстовый документ фрагменты из документов, созданных в других программных средах, например в графическом редакторе Paint, в табличном процессоре Excel, в системе управления базами данных Access и других.

Несмотря на то, что документ, созданный таким образом, состоит из разнотипных данных, он ведет себя как целостное образование. Его можно печатать, хранить, пересылать и производить с ним любые другие действия, как с обычным документом. Подобные документы получили название составных ли интегрированных документов.

Табличный процессор Excel.

С табличным представлением данных мы сталкиваемся во многих сферах деятельности, начиная с бытовых нужд и кончая бухгалтерскими или научными расчетами.

Программное обеспечение, называемое системой обработки электронных таблиц или табличным процессором, позволяет автоматизировать рутинные операции выполнения однородных вычислений и пересчета с изменяющимися исходными данными.

В ячейки электронной таблицы можно вносить различную информацию: текст, числа и формулы.

Ячейки могут содержать независимые данные, которые, как правило, заносятся вручную или загружаются из некоторого файла данных. Эти данные могут использоваться как исходные для вычисления значений других ячеек. В ячейки с вычисляемыми значениями заносят формулы для вычислений. Пользователь обычно видит на экране результаты вычислений по заданным формулам. При каждом изменении ячеек производится автоматический пересчет во всех ячейках, связанных с изменяемыми правилами вычислений.

Современные табличные процессоры, к которым можно причислить и Excel, предоставляют пользователю следующие возможности:

• работа с «рабочими книгами» (совокупностью таблиц);

• задание в таблицах чисел и формул, пересчет значений вычисляемых ячеек при изменениях исходных данных;

• построение диаграмм по данным таблиц;

• большой набор встроенных функций;

• автоматическое заполнение ячеек последовательностями (дни недели, месяцы и т.п.);

• возможность работы с внешними базами данных;

• управление параметрами текста;

• вывод таблиц на печать;

• возможность создания макросов (серии команд, сгруппированных вместе для упрощения работы);

• проверка орфографии;

• поиск, сортировка и систематизация информации, то есть использование электронной таблицы в качестве простейшей базы данных.

Следует еще раз подчеркнуть, что электронная таблица позволяет не только автоматически выполнять расчеты, но и является очень эффективным средством для проведения численного моделирования. Меняя во всевозможных сочетаниях значения исходных параметров, можно наблюдать за изменением выходных данных и анализировать полученные результаты. Табличный процессор мгновенно предоставляет множество вариантов решений, на основе которых можно выбрать наиболее приемлемое.

Все эти качества позволяют считать табличный процессор обязательным элементом автоматизации учреждений и управленческой деятельности.

Основные объекты документа электронных таблиц.

Документы, создаваемые в среде табличного процессора Excel содержат таблицы и диаграммы (рис. 3.2.).

ОБЪЕКТЫ ТАБЛИЧНОГО ДОКУМЕНТА

Таблица

Диаграмма

Столбец

Строка

Ряд

Ось

Блок ячеек

Ячейка

Заголовок

Область построения

Легенда

Рис. 3.2. Объекты табличного документа

Диаграммы являются наглядным средством представления данных и облегчают выполнение сравнений данных, выявление закономерностей и т.д. Например, вместо анализа нескольких столбцов чисел на листе, можно, взглянув на диаграмму, узнать, падают или растут цены на товар повседневного спроса или сравнить затраты предприятия по различным позициям.

Чтобы создать диаграмму, следует, прежде всего, ввести данные в таблицу, а затем выделить в таблице область, по данным которой будет строиться диаграмма. Для пошагового создания диаграммы средой предлагается Мастер диаграмм.

Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными. В связи с этим различают два вида диаграмм:

• внедрённые диаграммы;

• диаграммные листы.

Внедренная диаграмма рассматривается как графический объект и сохраняется в качестве части листа, на котором она создана. Внедренные диаграммы следует использовать в случаях, когда требуется отобразить или напечатать одну или несколько диаграмм вместе с данными листа.

Лист диаграммы – это отдельный лист в книге, имеющий собственное имя. Листы диаграмм следует использовать в случаях, когда требуется посмотреть или изменить большие или сложные диаграммы отдельно от данных или, когда требуется сохранить пространство экрана для работы с листом.

Независимо от способа размещения, диаграмма является связанной с исходными данными на листе, то есть при обновлении данных обновляется и созданная на их основе диаграмма.

Основные режимы работы в Excel.

Режимы работы Excel обеспечивают:

• ввод и последующее хранение данных и связей между ними;

• редактирование данных при вводе;

• автоматический пересчет результатов при изменении исходных данных;

• построение диаграмм, представляющих числовые данные в наглядном виде;

• автоматическое изменение диаграмм при изменении данных, по которым они построены.

Электронные таблицы являются обязательным атрибутом офисного и программного обеспечения. Во-первых, их можно использовать для хранения и упорядочения данных, то есть как форму отчетности. Во-вторых, электронные таблицы позволяют автоматизировать рутинные однотипные вычисления. В-третьих, по табличным данным можно построить диаграммы, позволяющие анализировать эти данные самым доступным способом – визуально.

Рассмотрев наиболее распространенные среди пользователей программы нельзя не остановиться на других программах, входящих в пакет MS Office.

Электронный офис.

Программная среда Microsoft Outlook пришла на смену разнообразным видам блокнотов и записных книжек, которые использовали руководители и секретари для организации своей работы. Так, для хранения сведений о различных людях и организациях использовались телефонные книжки, для планирования ежедневных встреч и дел – еженедельники, для временных записей – блокноты для заметок. Помимо перечисленных видов блокнотов составлялись планы работы на одну неделю, на один месяц, на год и т.д.

Программа Microsoft Outlook предназначена для организации документов и планирования задач, в том числе для отправки почты, планирования встреч, событий и собраний, ведения списка контактов и списка задач, а также учета всех выполненных работ.

Информация, с которой работает пользователь в среде Outlook, организована в виде папок, которые по назначению аналогичны своим бумажным предшественникам. Удобные способы представления информации, её поиска, средства напоминания, предлагаемые средой Outlook , могут помочь эффективно организовать работу пользователя. Среду Outlook может использовать и руководитель, и секретарь, и другие сотрудники.

Основными элементами информации, с которыми работает среда Outlook, являются папки Контакты, Календарь, Задачи, Заметки, Дневник.

Папка Контакты является хранилищем сведений и данных о людях, с которыми поддерживаются деловые и личные отношения.

В среде Outlook для планирования встреч, собраний и событий и установления времени их проведения предназначена папка Календарь.

Для описания сведений о задаче (задача - дело, которое надо выполнить) и организации решения задач используется папка Задачи.

Телефонные звонки, а также вся работа по созданию и обработке различных документов на компьютере фиксируется в папке Дневник.

Основными действиями, которые можно выполнять над элементами в среде Outlook, являются:

• создать;

• установить и изменить параметры;

• выделить, скопировать, вставить копию, удалить;

• пометить как выполненный;

• переслать другому лицу;

• прикрепить документ;

• связать с контактом.

Программная среда Outlook позволяет организовать как личную работу каждого пользователя, так и групповую работу (если это необходимо для группы сотрудников организации). Групповая работа предполагает возможность работы с одними и теми же документами.

Для организации групповой работы сотрудников необходимо, чтобы на предприятии была организована сеть и установлены общие правила адресации и пересылки файлов по сети от одного сотрудника другим. Этими вопросами занимается специальный сотрудник – администратор сети.

Базы данных в офисе.

Человеку свойственно систематизировать информацию обо всем, что его окружает – о растениях, животных, химических элементах, механизмах. Созданы многотомные справочники по самым разным областям человеческого знания.

Современные компьютерные технологии позволяют организовать хранение разнообразной информации на компьютере в электронном виде. Для хранения и обработки большого количества информации используются специальные программы, называемые системами управления базами данных (СУБД).

Под базой данных следует понимать некую совокупность специальным образом организованных данных, которые хранятся на каком-либо материальном носителе. Важно то, что это не набор разрозненных данных. Данные обязательно должны быть связаны между собой так, чтобы человек мог составить представление о каком-либо объекте, явлении или процессе.

Данные, находящиеся в одной базе данных, должны быть связаны между собой по смыслу, логически. Это достигается путем группировки (объединения) их по определенным признакам. Такой процесс получил название структурирования данных. Следует заметить, что в результате структурирования данных должна появиться база данных в компьютерном или некомпьютерном варианте. Это определяется тем, был ли при этом использован компьютер. У любой базы данных должно быть имя.

Для организации работы базы данных создан специальный комплекс программ, получивший название СУБД (система управления базами данных). Она предоставляет пользователю различные возможности поиска, сортировки, модификации и редактирования данных. Прикладные программы СУБД достаточно разнообразны. Рассмотрим работу СУБД Access, входящей в состав комплекса прикладных программ Microsoft Office.

Из всех творений компании Microsoft бухгалтерам более всего знакомы текстовый редактор Word и табличный процессор Excel. С помощью последнего некоторые даже ухитряются автоматизировать учет на предприятии. А одно приложение из популярного пакета Microsoft Office большинством пользователей незаслуженно забыто. Речь идет о системе управления базами данных (СУБД) под названием Access.

Что такое база данных? Говоря просто, это огромное (или не очень) количество информации, в котором тем не менее удобно ориентироваться и искать то, что нужно. Поскольку с большинством регистров бухгалтерского учета удобнее работать в электронном виде, бухгалтер вполне может вести, скажем, журнал регистрации счетов-фактур или Главную книгу в созданной для этого базе данных. Бесспорно, можно обойтись и таблицами Excel, но в этой программе отсутствуют такие возможности, как построение запросов, работа со списками и многие другие, реализованные Access.

К инструментам СУБД можно отнести:

• главное окно базы данных;

• инструменты для создания таблиц;

• инструменты управления видом представления базы данных;

• инструменты обработки данных;

• инструменты вывода данных.

Работа с базой данных начинается с создания таблиц. Их может быть несколько. Таблицы являются основным хранилищем информации.

На всех этапах работ можно проводить редактирование таблицы, которое подразумевает:

• изменение структуры: добавление и удаление полей;

• изменение типов и свойств полей;

• редактирование данных: исправление неточных данных, добавление записей.

Таблица характеризуется именем, структурой и количеством записей.

Панель инструментов в Access аналогична той, что имеется в программе Word. Однако на этом сходство заканчивается. В отличие от текстового документа базу данных (БД) надо сначала назвать, сохранить на диске, а потом уже наполнять содержанием.

На небольших предприятиях некоторые участки работы бухгалтеры автоматизируют своими силами. Если для хранения информации используются базы данных, то их удобно создавать с помощью программы Access. Освоить Access на пользовательском уровне можно самостоятельно.

Заключение

Возрастающая интенсивность информационных потоков и повышение требований оперативности реагирования на поступающую информацию диктуют новые подходы к организации управления в организациях любого уровня.

В современном обществе решение возникающих проблем возможно только за счет активного использования новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и компьютерных сетей.

Работа пользователя с программными продуктами должна быть по возможности комфортной и осуществляться в соответствующей программно - технической среде (тип процессора, объем оперативной др.).

Для работы пользователя большое значение имеет пользовательский интерфейс (вид, размер и местоположение основного экрана, функции обработки, доступные через систему меню, панели инструментов и т. п.). Как правило, интерфейс прикладных программных продуктов MS Office строится по типу графического, ориентированного на среду Windows, интерфейса с развитыми элементами управления: командные кнопки, выпадающие меню, переключатели и т. п.

Программные продукты должны гарантировать надежную и безопасную работу как для компьютера, так и для информационной системы пользователя (сохранность устройств компьютера, программного обеспечения, хранимых данных). Программные продукты MS Office соответствуют всем современным требованиям, что подтверждается их широким применением в работе пользователей.

Прикладные программные продукты Microsoft Office автоматизируют деятельность специалистов (экономистов, менеджеров, бухгалтеров, агентов и т. д.) предметных областей. Сформировалась тенденция на создание автоматизированных рабочих мест, полностью поддерживающих всю профессиональную деятельность конечного пользователя в компьютерной среде.

Практическая часть

1.

Общая характеристика задачи

Используя ППП на ПК, необходимо построить таблицу по приведенной ниже форме (рис.2.1). Для получения значений граф 5,7 и 8 используйте расчетные формулы. Результаты округлить до двух знаков после запятой, используя функцию ОКРУГЛ.

Рассчитайте процент скидки по каждому наименованию продукции исходя из того, что процент скидки назначается в зависимости от последней цифры номенклатурного номера: 1 - 5%, 2 - 7%, 3 - 10%, 4 - 15%, 5 - 20%. Для расчета используйте функцию ПРОСМОТР (или ЕСЛИ), а для определения последней цифры номенклатурного номера - функцию ОСТАТ.

Введите текущее значение даты между таблицей и её названием.

По данным таблицы (графы 2,5 и 8) постройте гистограмму с заголовком, названием осей координат и легендой.

Номенклатурный номер	Наименование продукции	Количество, шт.	Цена, тыс. руб.	Сумма, тыс. руб.	% скидки	Сумма скидки, тыс. руб.	Стоимость с учетом скидки, тыс. руб.
102	Монитор	5	12,00
101	Клавиатура	25	0,25
403	Дискета	100	0,02
205	Принтер	2	10,00
304	Сканер	1	8,00

Рис. 2.1. Ведомость расчета стоимости продукции с учетом скидки

Расчетные формулы:

гр. 5 = гр. 3 х гр. 4;

гр. 7 = гр. 5 х гр. 6 / 100;

гр. 8 = гр. 5 - гр. 7

2.

Выбор ППП

Для решения экономической задачи используется прикладная программа Microsoft Office - табличный процессор Excel.

Табличный процессор Excel является одним из наиболее популярных пакетов программ, предназначенных для создания табличных документов. Он обладает мощными вычислительными возможностями, средствами деловой графики, обработки текстов, ведения базы данных.

Работа с табличным процессором Excel позволяет:

• использовать для хранения взаимосвязанных таблиц рабочую книгу, состоящую из отдельных листов, которые можно в процессе работы удалять, переименовывать, переставлять местами, копировать и скрывать;

• применять средства корректировки данных, в таблице используя широкий спектр возможностей работы с фрагментами;

• для расчетов, помимо написания формул, использовать большой набор встроенных функций, для задания которых может применяться Мастер функций;

• применять имена для ссылки на часто используемые диапазоны ячеек;

• оформлять таблицы с применением разнообразных шрифтов, выравнивания текста и чисел, изменения ширины столбцов и высоты строк, затенения и обрамления ячеек; Excel позволяет также применять встроенные форматы оформления таблиц (автоформатирование);

• применять разнообразные форматы отображения числовых данных;

• для графического представления данных рабочего листа применять различные диаграммы; должным образом оформлять их и печатать;

• дополнять рабочие книги рисунками и другими графическими объектами для демонстрации данных, диаграмм и графических объектов;

• выполнять свод данных из нескольких таблиц путем их консолидации;

• сортировать данные в таблице, выполнять отбор данных из таблицы по определенному критерию;

• вводить и корректировать информации в таблице с использованием формы данных;

• автоматически рассчитывать промежуточные итоги;

• решать задачи по оптимизации данных, проводить статистический анализ данных;

• осуществлять обмен данными с другими приложениями.

3.

Описание алгоритма решения задачи

Присвоим показателям задачи условные обозначения:

• К – количество;

• Ц – цена;

• С – сумма;

• Пц – процент скидки (по условию);

• Сск – сумма скидки;

• Ст – стоимость с учетом скидки.

Используя данные обозначения можем составить формулы для расчета неизвестных показателей:

1. С = К х Ц

2. Сск = С х Пц / 100

3. Ст = С - Сск

Неформализованное описание решения задачи может быть представлено в следующем виде (рис.3.1.).

Количество

Цена

Сумма

Сумма скидки

Стоимость с учетом скидки

Рис. 3.1. Неформализованное описание решения задачи

4. Проектирование форм выходных документов и графическое представление данных по задаче

1. Для запуска программы нажать кнопку Пуск и в перечне Программы выбрать название Microsoft Excel.

2. Сохранить файл как рабочую книгу. Для этого выполнить последовательно следующие действия:

• щелкнуть мышью на имени меню Файл;

• строка Сохранить как…;

• в окне Сохранение документа - Имя файла: Ведомость (имя, присвоенное данному файлу);

1. Далее выполнение задачи производится в среде табличного процессора. Приложение:

• структура шаблона таблицы «Ведомость расчета стоимости продукции с учетом скидки» (рис.3.2);

• расположение таблицы с исходными данными на рабочих листах Ms Excel «Ведомость расчета стоимости продукции с учетом скидки» (рис.3.3);

• таблица с исходными данными «Ведомость расчета стоимости продукции с учетом скидки» (рис.3.4);

• шаблон таблицы «Ведомость расчета стоимости продукции с учетом скидки» (рис.3.6);

• таблица с итоговыми данными расчета «Ведомость расчета стоимости продукции с учетом скидки» (рис.3.5).

6. Инструкция пользователя

Для применения данного документа в работе необходимо последовательно выполнить следующие действия:

- запустить Excel: команда Пуск Программы Microsoft Excel;

- в меню: Файл Открыть Ведомость (имя файла);

Перед Вами рабочая таблица. Для расчета стоимости продукции с учетом скидки в графу 2 внесите необходимые данные. Программа автоматически рассчитает итоговые суммы, которые можно увидеть в графе 8. Сумма скидки будет отражена в графе 7.

17.05.2002 г.__________________

Литература

1. Экономическая информатика и вычислительная техника

Под редакцией В.П. Косарева и Ю.М. Королева.

Москва, Издательство «Перспектива», 2000г.

1. Компьютерное делопроизводство

Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова

Санкт-Петербург, Издательский дом «Питер», 2002г.

3. Практикум по экономической информатике.

Под редакцией проф. Шуремова Е.Л., доц. Тимаковой Н.А., доц. Мамонтовой Е.А.

Москва, издательство "Перспектива", 2000г.

4.Журнал "Московский бухгалтер" № 4, 2002г.