СОВРЕМЕННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ АВТОМАТИЗАЦИИ ОФИСА
В настоящее время существует множество программных продуктов, обеспечивающих информационные технологии автоматизации офиса. К ним относятся текстовые процессоры, табличные процессоры, системы управления базами данных, электронная почта, электронный календарь, компьютерные конференции, видеотекст, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведение документов, контроль исполнения приказов и т. д.
Текстовые процессоры предназначены для создания и обработки текстовых документов. Подготовленные текстовые документы могут быть распечатаны, а также переданы по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера оказывается эффективный вид письменной коммуникации.
Табличные процессоры позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Пользователь имеет возможность вводить табличные данные, обрабатывать их, проводить необходимые вычисления, автоматически формировать итоги, выводить информацию в печатном виде и в виде импортируемых в другие системы файлов, качественно оформлять табличные данные, в том числе в виде графиков и диаграмм, проводить инженерные, финансовые, статистические расчеты, проводить математическое моделирование и т. д.
Системы управления базами данных предназначены для создания и поддержания в актуальном состоянии баз данных, содержащих различные сведения о системе управления и производственной деятельности фирмы.
Электронная почта позволяет пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Возможности, предоставляемые пользователю электронной почтой, различны, и зависят от применяемого программного обеспечения.
Электронный календарь предоставляет средства для хранения и управления рабочим расписанием менеджеров и других работников предприятия. Система позволяет установить дату, время и место (аудиторию) встречи или другого мероприятия, согласовав их с расписанием всех участвующих в нем менеджеров.
Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную задачу.
Видеотекст основан на использовании компьютера для получения, отображений текстовых и графических данных на экране монитора. В настоящее время все более широкое распространение получает обмен между компаниями каталогами и прайс-листами а также заказ газет, журналов и другой печатной продукции в форме видеотекста.
Microsoft Office 2003
Пакет Microsoft Office 2003 – это широкий набор новых и улучшенных функциональных компонентов. Это поддержка XML в редакторе Microsoft Word, Microsoft Excel и Microsoft Access, технология Smart Documents, инструменты Visual Studio Tools for Office и многое другое.
Microsoft Office Word 2003 – новое воплощение самого продаваемого текстового процессора, в котором реализованы все пожелания пользователей и опыт работы с предыдущими версиями.
Microsoft Office Excel 2003 даст вам возможность превратить данные в информацию с помощью мощных средств анализа и наглядного отображения результатов, а также обмена полученной в ходе обработки информацией.
Microsoft Office Outlook 2003 предоставляет интегрированное решение для управления сообщениями электронной почты, календарными планами, задачами, дневниками, списками контактов и др.
Microsoft Office PowerPoint 2003 содержит новые инструменты, которые помогут вам создавать, отображать и коллективно обрабатывать более наглядные и эффектные презентации.
Microsoft Office Access 2003 предлагает пользователям мощный инструментарий, достаточно развитый для применения профессиональными разработчиками и достаточно простой в освоении для новичков.
Microsoft Office FrontPage 2003 позволяет более продуктивно работать над дизайном, а также над информационным и функциональным содержанием web-сайтов с использованием XML.
Microsoft Office OneNote 2003 представляет собой единое хранилище записей, заметок и рисунков.
Microsoft Office Project 2003 позволяет вам управлять бизнес-процессами и персоналом, предоставляя широкие возможности интеграции со стандартными инструментами Microsoft Office.
Microsoft Office Visio 2003 позволяет специалистам технических и коммерческих направлений визуализировать свои идеи, информацию и проекты
Access 2003 предлагает полноценный набор инструментов, достаточно мощный для профессионального использования и достаточно простой в освоении для начинающих пользователей. Теперь все без исключения сотрудники вашей организации смогут создавать эффективные решения по управлению базами данных, значительно облегчающие систематизацию и доступ к корпоративной информации, а также ее совместное использование.
Доступ к данным из различных источников
Используйте данные в различных форматах и взятые из разных источников, используя привычные средства знакомого пользовательского интерфейса.
· Используйте различные источники данных. Access 2003 поддерживает многочисленные файловые форматы, включая Extensible Markup Language (XML), OLE, Open Database Connectivity (ODBC) и Microsoft Windows SharePoint Services.
· Обеспечивайте доступ к различным бизнес-системам. Связывайте таблицы для получения быстрого доступа к информации, хранящейся в различных базах из форм, отчетов и страниц доступа Access 2003. Создавайте ссылки на другие базы данных Access, таблицы Microsoft Excel, источники данных ODBC, базы Microsoft SQL Server и другие.
· Используйте корпоративные данные с наибольшей эффективностью. Встраивайте данные Microsoft SQL Server в решения на базе Access. Используйте инструмент «Stored Procedure Designer» для создания и модификации стандартных процедур, хранимых на сервере SQL Server без изучения языка Transact-SQL.
Microsoft Office Excel 2003 предоставляет мощные инструменты для анализа, взаимодействия и совместного использования результатов, обеспечивая широчайшие возможности работы с данными. Excel 2003 сделает коллективную работу более эффективной, обеспечит средства защиты и управления доступом к информации. Кроме того, вы сможете оценить преимущества языка Extensible Markup Language (XML), ставшего отраслевым стандартом в области управления бизнес-процессами.
Пример отображения настраиваемого шаблона XML в Excel 2003.
Захват и повторное использование данных
Оформите важнейшие данные в виде таблиц для быстрого доступа к информации, необходимой для принятия ключевых решений.
Используйте данные в любых форматах. Продукт Excel 2003 способен считывать данные из любой определяемой пользователем схемы XML, без предварительного форматирования. Вы можете анализировать данные XML и осуществлять различные операции с ними с помощью диаграмм, таблиц и графиков.
Примечание: В любой редакции Office 2003, таблицы Excel 2003 могут сохраняться в оригинальном формате XML. Для поиска и других операций с данными файлами можно использовать любые программы, допускающие обработку данных в формате XML, признанном отраслевым стандартом. Решение Microsoft Office 2003 в редакции Professional позволяет корпоративным пользователям использовать настраиваемые файлы XML (называемые схемами) для облегчения операций по созданию, захвату обмену и повторному использованию данных.
Разрабатывайте собственные решения. Опытные пользователи по достоинству оценят мощные визуальные инструменты, позволяющие размещать определяемые пользователем схемы XML в таблицах Excel.
Воспользуйтесь усовершенствованными возможностями анализа данных. Программа Excel обеспечивает надежный и высокоточный численный анализ, в том числе улучшенные процедуры определения коллинеарности, вычисления суммы квадратичных отклонений, нормального и других распространенных функций распределения.
Расширяйте функциональные возможности за счет применения смарт-тэгов. Смарт-тэги в программе Excel 2003 приобрели дополнительную гибкость. Связывайте смарт-тэги с определенными областями таблиц и обеспечивайте их отображение при наведении указателя мыши на данную группу ячеек.
Взаимодействуйте с бизнес-системами. Excel 2003 позволяет разработчикам использовать все преимущества языка XML при разработке решений по управлению документооборотом. К примеру, разработчики смогут отображать в области задач список доступных операций, а также информацию, помогающую автоматизировать выполнение бизнес-процессов.
Microsoft Office Outlook 2003 предоставляет интегрированное решение для систематизации сообщений электронной почты, графиков, заданий, заметок, контактных лиц и эффективного управления ими. Решение Outlook 2003 предлагает централизованные инструменты для обмена информацией, организации рабочего процесса и эффективной совместной работы.
Переделанный «с нуля» пользовательский интерфейс Outlook 2003 обеспечит дополнительный комфорт при организации содержимого папки «Входящие» и чтении электронной почты.
Управление процессом обмена информацией и установка приоритетов
Систематизируйте рабочую информацию для экономии времени и повышения производительности труда.
· Используйте средства централизованного управления электронной перепиской. Обращайтесь к сообщениям, получайте и отправляйте электронные письма с использованием различных учетных записей, включая, рабочие, персональные и учетные записи на основе web (такие, как MSN Hotmail) в одном окне интерфейса.
· Читайте более длинные сообщения без «прокрутки». Outlook 2003 делает чтение сообщений в режиме «онлайн» простым и приятным занятием, независимо от длины сообщения. Окно, в котором отображается текст сообщения, переместилась в правую часть экрана. Рабочая площадь данного окна увеличилась вдвое, что позволяет пользователям намного реже прибегать к средствам прокрутки при чтении длинных сообщений.
· Экономьте время за счет быстрого поиска. Фильтруйте сообщения по дате, размеру, теме, степени важности и другим критериям для более быстрого обнаружения нужного письма.
· Систематизируйте содержимое почтового ящика. Вам больше не нужно хранить в папке «Входящие» множество напоминаний о выполнении каких-либо операций. Используйте функцию «Quick Flags» для того, чтобы пометить сообщения с учетом их степени важности или срочности выполнения, указанных действий. После этого вы всегда сможете обнаружить нужное сообщение, независимо от того, в какой папке оно хранится.
· Автоматизируйте хранение сообщений и организуйте рассылку напоминаний. Улучшенная система правил и уведомлений систематизирует входящие сообщения с учетом ваших настроек и автоматически отправит уведомление, а также напомнит о запланированной встрече или назначенном задании.
· Без труда находите нужные сообщения. Сохраняйте результаты поиска, к которым планируете обращаться в будущем, в специальных папках «Search», вместо того чтобы снова выполнять процедуру поиска, когда возникнет такая необходимость. Папки «Search» обеспечивают централизованное хранение и быстрый доступ к необходимым сообщениям. Для работы с папками «Search» необходимо подключение к серверу Microsoft Exchange Server 2003.
· Получите быстрый доступ к адресной книге, календарю или списку задач. Используйте новую навигационную панель (или нажмите кнопку «Go» в строке меню) для доступа к адресной книге, календарю, списку задач, папкам, заметкам или журналу, где вы можете найти информацию, необходимую для ответа на письмо, составления графика заданий или для работы над текущим проектом.
Вы сможете по достоинству оценить гибкость, удобство и функциональность FrontPage 2003 – современного инструмента для разработки сайтов. В состав продукта вошли профессиональные средства проектирования, разработки, обработки данных и публикации в Интернете, необходимые для создания сложных, динамических web-сайтов.
FrontPage 2003 усовершенствует процесс web-разработки в трех ключевых областях.
· Дизайн. Используйте улучшенные инструменты дизайнера для разработки более качественных web-сайтов. Новые средства для создания макетов и работы с графикой позволят вам создать именно такой сайт, какой вы себе представляете.
· Написание кода. Средства проектирования обеспечивают генерацию более эффективного кода и позволяют эффективно использовать ваши навыки в данной области. Готовые сценарии упрощают создание интерактивных элементов, а профессиональные средства программирования, обеспечивают более быстрое, и эффективное написание корректного программного кода.
· Расширение возможностей. Взаимодействуйте с людьми и данными, создавая управляемые данными сайты на базе технологии Extensible Markup Language (XML). Применяйте в работе визуальный редактор таблиц стилей (Extensible Stylesheet Language Transformations (XSLT)), реализующий все возможности технологии WYSIWYG. Улучшенные средства публикации помогут вам быстрее размещать готовые страницы в Интернете.
Примечание: Для полноценного использования языка XML требуется Microsoft Windows Server 2003.
Пример web-страницы, созданной с помощью FrontPage 2003.
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Office Word 2003 – последняя версия самого популярного текстового редактора, разработанная с учетом пожеланий пользователей и позволяющая создавать документы высочайшего качества. Кроме того, Word 2003 предоставляет великолепные возможности для организации эффективной совместной работы.
Новый режим просмотра «Reading Layout» в программе Word 2003 облегчает чтение документов в режиме «онлайн».
Взаимодействие и совместное использование информации
Организовывайте быстрое и эффективное взаимодействие с коллегами внутри организации и за ее пределами.
Работайте в коллективе. Сохраняйте документы Word 2003 в каталогах «shared workspaces», где другие члены команды всегда могут найти последнюю версию файла, осуществить извлечение или возврат документа, а также сохранить списки задач, сопутствующие документы, ссылки и списки членов команды. Для работы каталогов «Shared workspaces» необходимо запустить службу Microsoft Windows SharePoint Services на сервере Microsoft Windows Server 2003.
Управляйте распространением конфиденциальных документов. Защитите корпоративные информационные ресурсы, пересылаемые конкретному адресату, от дальнейшего распространения, копирования или печати c помощью технологии управления авторскими правами на информацию (IRM). Вы сможете даже установить срок действия сообщения, по истечению которого документ невозможно будет просмотреть или изменить. Для реализации функции IRM необходимо запустить службу Microsoft Windows Rights Management Services (RMS) на сервере Windows Server 2003.
Примечание: Используя Microsoft Office Professional Edition 2003, вы сможете создавать документы, защищенные технологией IRM в текстовом редакторе Word и выдавать пользователям разрешения на просмотр и редактирование этих документов. К созданным документам могут применяться шаблоны политик. Пользователи Microsoft Office Standard Edition 2003 смогут просматривать защищенные документы, а также вносить в них изменения при наличии специального разрешения.
Управляйте коллективной работой. Определите области документа, которые могут изменяться конкретными сотрудниками для того, чтобы ограничить количество внесенных изменений и сократить число комментариев о конфликтах. Вы можете запретить внесение изменений в документ, до тех пор, пока не будет включен режим исправлений или сделать весь документ доступным только для чтения, обозначив области, которые могут редактироваться указанными пользователями. Кроме того, вы сможете защитить форматирование и стиль вашего документа от изменений.
Без труда просматривайте комментарии и пометки. Word 2003 предлагает улучшенные возможности разметки документа. Теперь комментарии стали более ярко выраженными, что облегчает их чтение, а также отслеживание и слияние внесенных изменений.
Взаимодействуйте с коллегами. Вам не нужно покидать программу Word, для того чтобы проверить находится ли ваш партнер по обмену мгновенными сообщениями (IM) в режиме «онлайн». Вы можете быстро установить контакт с ним и даже набирать текст сообщений, прямо из программы Word 2003.
Работайте на мобильных платформах. Пользователи мобильных компьютеров теперь могут вносить примечания в документы Word, используя для ввода электронное перо. Вносите в документ персональные замечания или разошлите его своим коллегам.
Продукт Visio 2003 – это решение для создания технических и деловых диаграмм, предназначенных для систематизации и наглядного представления различных данных, процессов и систем. Диаграммы Visio 2003 позволяют без труда осуществлять визуализацию и обмен различной информацией с высочайшей точностью, надежностью и эффективностью, недостижимыми при использовании текстовых и числовых данных. Visio 2003 автоматизирует процесс визуализации за счет синхронизации данных с указанным источником, благодаря чему на диаграммах всегда отображается самая актуальная информация.
Визуальное отображение процессов, концепций и отношений
С помощью Visio вы сможете без труда создавать деловые и технические диаграммы, позволяющие выделить наиболее важную информацию и способствующие лучшему усвоению комплексных идей, процессов и систем.
· С легкостью формируйте диаграммы, путем «перетаскивания» готовых символов Microsoft SmartShapes.
· Инструменты, разработанные для применения в профессиональных специфических областях, помогут создавать технические и деловые диаграммы с соблюдением всех предъявляемых требований.
· Генерируйте диаграммы различных типов на основе существующих данных.
· Используйте систему контекстных подсказок и справочную информацию по конкретным вопросам. Электронная справочная система регулярно обновляется через Интернет.
Точное и эффективное взаимодействие
Обеспечивайте визуальное отображение и обмен идеями, концепциями и другими данными.
· Создавайте визуально привлекательные диаграммы, помогающие максимально полно усвоить различную информацию.
· Обеспечивайте совместное использование диаграмм, размещая их в общих папках на сайтах Microsoft Windows SharePoint Services.
· Добавляйте собственные пометки и примечания, используя цифровое перо с мобильными устройствами.
· Используйте новый режим просмотра и новые возможности выделения для отслеживания замечаний рецензентов.
· Публикуйте созданные вами диаграммы в Интернете с использованием улучшенной функции «Сохранить как web-страницу».
· Для импорта и экспорта диаграмм используйте формат Scalable Vector Graphics (SVG), основанный на технологии XML и признанный новым стандартом для работы с web-графикой.
Интеграция и автоматизация процессов и систем
Выполняйте более сложную работу, делайте рабочий процесс комплексным и повышайте собственную продуктивность, что самым благоприятным образом скажется на развитии вашей организации.
· Обеспечивайте интеграцию бизнес-процессов и систем путем извлечения данных из диаграмм Visio и импорта этой информации в форматы Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Access, Microsoft SQL Server, XML и другие.
· Используйте Visio с мощными продуктами, на базе технологии Microsoft .NET для решения специфических деловых задач.
· Добавляйте инструменты рисования Visio в отраслевые приложения (LOB), созданные на базе технологии .NET или средствами операционной системы Microsoft Windows.
Редакции Visio Standard 2003 и Visio Professional 2003
Редакция Visio Standard предоставляет возможность создавать разнообразные бизнес-диаграммы (такие, как блок-схемы, организационные схемы, графики заданий в ходе работы над проектом). Редакция Visio Professional обладает всеми функциональными возможностями Visio Standard, а кроме того позволяет сотрудникам отделов ИТ создавать профессиональные технические диаграммы в области информационных и web-технологий, инженерные диаграммы, а также имеющие отношение к процессу разработки.
Семейство продуктов Microsoft Project 2003 полностью интегрировано с пакетом деловых программных инструментов Microsoft Office System и поставляется в двух версиях: однопользовательская редакция Microsoft Office Project Standard 2003 для индивидуального использования и корпоративное решение Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM), которое образовано пакетами Project Professional, Project Web Access и Project Server. В сочетании с привычным интерфейсом программ Microsoft Office System, решение EPM упрощает процесс управления проектом и позволяет более эффективно организовать коллективную работу с документами, распределить задания и минимизировать риски, связанные с проектом.
Промышленный уровень масштабируемости и производительности. Платформа Project поддерживает одновременную работу сотен менеджеров проектов и тысяч разработчиков. Корпоративные решения на базе технологии Project 2003, используют новейшую операционную систему Windows Server 2003. Все эти решения могут масштабироваться как по вертикали, так и по горизонтали.
Удобство использования. Базовые функции платформы Project по управлению проектами целого предприятия встроены в пакеты Project Web Access и Project Server. Те, кто знаком с предыдущими версиями пакета заметят, что новая версия Project предлагает множество новых и расширенных функций. Портал Project Web Access обеспечивает доступ к графикам, отчётам, документам и аналитическим инструментам с помощью браузера Internet Explorer.
Гибкость. Пакет Project представляет собой гибкое решение для управления корпоративными проектами и ресурсами. Стандартная комплектация содержит ограниченный набор функций, который может быть расширен за счет подключения дополнительных модулей. Другими словами, вы можете выбрать вариант поставки соответствующий вашим потребностям и дополнять его по мере надобности. Пакет Project идеально впишется в существующий рабочий процесс, устраняя необходимость в какой-либо особой методологии или внесении радикальных изменений в работу предприятия.
Расширяемость. Новая версия пакета Project поможет заказчикам, партнерам и разработчикам оригинальных решений расширить возможности своих систем управления проектами. Project Server обеспечивает передачу данных по протоколу SOAP (Simplified Object Access Protocol), что позволяет сторонним разработчикам повысить функциональность серверного решения, за счет организации доступа к данным о корпоративных проектах из своих собственных или клиентских приложений. Например, данные о навыках и квалификации сотрудников из системы планирования ресурсов предприятия ERP (Enterprise Resource Planning) могут быть программно синхронизированы с базой данных Project Server. Для синхронизации используется протокол SOAP при доступе к данным Project Data Service (PDS). Пакет Project Server поддерживает расширеные модели безопасности, процесс создания кубов оперативной аналитической обработки OLAP (OnLine Analytical Processing) и web-интерфейс для пользователей портала Project Web Access.
Microsoft Office PowerPoint 2003 предлагает новые инструменты для создания, воспроизведения и организации совместной работы над красочными, привлекательными презентации.
Благодаря функции «Research», вызываемой через область задач, вы сможете обращаться к информации в Интернете, не покидая PowerPoint 2003.
Работа в составе команды и конфиденциальное совместное использование презентаций
Совместная работа над созданием презентаций и их совместное использование стало еще легче.
· Работайте в коллективе. Сохраняйте презентации PowerPoint 2003 в каталогах «shared workspaces», где другие члены команды всегда могут найти последнюю версию файла, осуществить извлечение или возврат презентации, а также сохранить списки задач, сопутствующие документы, ссылки и списки членов команды. Для работы каталогов «Shared workspaces» необходимо запустить службу Microsoft Windows SharePoint Services на сервере Microsoft Windows Server 2003.
· Предоставьте членам команды возможность рецензирования. Создайте среду «Document Workspace» с помощью функции «Shared Attachment» при вложении презентации в сообщение Microsoft Office Outlook 2003. После этого члены вашей команды смогут использовать область задач вашей презентации для организации совместной работы и рецензирования. Для организации рабочих сред «Document workspaces» необходимо подключение к службе Windows SharePoint Services на сервере Windows Server 2003.
· Управляйте распространением презентаций. Защитите корпоративные информационные ресурсы, пересылаемые конкретному адресату, от дальнейшего распространения, копирования или печати c помощью технологии управления авторскими правами на информацию (IRM). Вы сможете даже установить срок действия презентации, по истечению которого презентацию невозможно будет просмотреть или изменить. Для реализации функции IRM необходимо запустить службу Microsoft Windows Rights Management Services (RMS) на сервере Windows Server 2003.
Примечание: Используя Microsoft Office Professional Edition 2003, вы сможете создавать презентации PowerPoint, защищенные технологией IRM и выдавать пользователям разрешения на просмотр и редактирование этих документов. К созданным презентациям могут применяться шаблоны политик. Пользователи Microsoft Office Standard Edition 2003 смогут просматривать защищенные документы, а также вносить в них изменения при наличии специального разрешения.
· Распространяйте презентации на компакт-дисках. Приложение PowerPoint 2003 Package for CD позволит вам без труда записать все необходимые файлы презентации на компакт-диск. Презентация запускается автоматически, как только пользователь вставит компакт-диск в дисковод.
· Сделайте ваши презентации доступными для большего числа пользователей. Улучшенное средство просмотра «PowerPoint Viewer» позволит пользователям просматривать презентации не устанавливая полную версию PowerPoint. Авторы могут записать данное приложение на компакт-диск с собственными презентациями.
Microsoft Content Management Server 2002 представляет собой корпоративную систему управления web-контентом, позволяющую компаниям быстро и эффективно создавать, развертывать и обслуживать высоко-динамичные web-сайты сети Интернет, интранет или экстранет. Content Management Server предоставляет полный набор средств для создания и доставки контента, а также разработки и управления корпоративным сайтом.
Content Management Server 2002 позволяет хранить шаблоны страниц и готовый код web-приложений в системе контроля версий Microsoft Visual SourceSafe или другой, по выбору разработчиков. Поддержка архитектуры ASP.NET, базовая библиотека классов на основе объектной модели Microsoft .NET Framework, расширенная в области кэширования результатов web-запросов и аутентификации, новый объект для XML-кода, поддерживающий использование таблиц стилей XSLT и правил проверки XSD, а также возможность интеграции с web-службами, позволяют в кратчайшие сроки создавать надежные и гибкие web-приложения.
Использование Content Management Server и SharePoint Portal Server для разработки корпоративных web-решений. Microsoft SharePoint Portal Server предоставляет решения в области управления документами, повышения производительности рабочей группы и поиска. Microsoft Content Management Server позволяет передавать насыщенное информационное наполнение самой широкой аудитории, включая внешние организации.
Microsoft SQL Server 2000 нацелен на решение широкого круга задач во всех областях бизнеса, в том числе и в электронной коммерции.
Преимущества
Полная web-ориентированность. Осуществление запросов, анализ и управление данными через Интернет. Использование языка XML для обмена данными между удаленными системами. Простой и безопасный доступ к данным с помощью web-браузеров с использованием межсетевого экрана, быстрый поиск необходимых документов. Анализ потоков данных и получение информации о пользователях, в том числе и через Интернет.
Масштабируемость и надежность. SQL 2000 Server обеспечивает практически неограниченный рост объемов данных за счет увеличения надежности и масштабируемости системы, используя все преимущества мультипроцессорной обработки данных. SQL 2000 Server Enterprise Edition под управлением ОС Windows 2000 Server Datacenter Edition обеспечивает параллельность обработки данных на 32 CPU и может использовать объем ОЗУ до 64Gb.
Скорость построения решений. SQL 2000 уменьшает время создания, развертывания и выхода на рынок современных приложений для задач бизнеса, электронной коммерции, использует встроенный отладчик T-SQL. Совершенствует и ускоряет процесс поиска данных, упрощает управление, позволяет использовать создаваемые пользователем функции в других приложениях, предоставляет широкие возможности для создания web-приложений.
Рекордные показатели скорости.
Еще до окончательного выхода на рынок система на Windows2000, SQL2000 Server установила новый мировой рекорд по производительности, далеко опередив конкурирующие решения на различных платформах.
Основные особенности выбора СЭД
По мнению отраслевых аналитиков, СЭД становится необходимой, когда общий объем документов, ежегодно обрабатываемых в предприятии или организации, достигает 4000-5000. Следует сказать, что внедрение СЭД не является панацеей от всех проблем предприятия. Главной целью ее внедрения является повышение эффективности документооборота предприятия или организации, а, следовательно, в какой-то степени, и эффективности их работы в целом. Есть и такое мнение, что главной целью внедрения СЭД является создание эффективной среды управления и функционирования предприятия или организации.
Перед выбором СЭД обязательно необходимо сформулировать перечень задач, которые должны помочь решить её внедрение. Кроме того, нужно разработать подробный организационный план ее внедрения. Поставку и внедрение СЭД должна осуществлять внешняя фирма, несущая полную юридическую ответственность перед предприятием за успех проекта внедрения. К выбору фирмы-поставщика и внедренца СЭД нужно подходить очень скрупулезно, так как после подписания контракта, проплаты каких-либо средств и начала внедрения СЭД с этой фирмой будет непросто прекратить отношения в случае, если предприятие будет не полностью удовлетворять качество её работы. Фактически, в случае неправильного выбора фирмы-подрядчика, будут напрасно потеряны деньги, время и нервы. Конечно, при выборе СЭД необходимо внимательно изучить все предложения, имеющиеся на рынке, и обязательно провести тендер. Очень важно также учесть, есть ли опыт успешных внедрений у поставщика СЭД и насколько он соответствует специфике деятельности предприятия или организации. При этом при выборе СЭД необходимо учитывать ряд следующих важных моментов:
Достаточно большое разнообразие СЭД (как отечественной, так и зарубежной разработки), представленных на российском рынке;
Надежность компании-поставщика СЭД и предлагаемые ею условия поставки, внедрения и сопровождения (за немногие годы существования отечественного ИТ-рынка уже были случаи, когда достаточно известные и внешне благополучные компании или уходили с рынка — примером является уход весной 2002 г. с отечественного рынка делового ПО компании НикосСофт — или же прекращение развития и модернизации своего ПО, что означает, фактически, уход с рынка — примером служит прекращение также весной 2002 г. развития ПО "БОСС-Корпорация" компанией АйТи);
Возможность доработки СЭД в разумные сроки (с приемлемыми ценовыми условиями) под специфику предприятия.
Основные особенности внедрения СЭД
В свою очередь, при внедрении СЭД приходится сталкиваться со следующими основными проблемами, от решения которых зависит успех всего проекта внедрения:
в большинстве случаев, необходимость масштабной реорганизации предприятия;
слабая формализация бизнес-процессов и отсутствие корпоративных стандартов;
СЭД должна быть внедрена и использоваться на всем предприятии (везде, где создается, корректируется и хранится информация), иначе успех от ее внедрения будет минимален (если вообще будет);
наличие определенного сопротивления внедрению СЭД со стороны сотрудников предприятия ("сопротивление изменениям"), нередко вызванного нежеланием какой-либо "прозрачности" своей деятельности;
отсутствие необходимого уровня подготовки у сотрудников предприятия (в том числе, и руководителей нижнего, среднего и верхнего уровней) к работе с СЭД.
Внедрение СЭД следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота (хорошо описанного и понятного), автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности предприятия. Очень важную роль играет реальная поддержка руководством предприятия проекта внедрения (так называемый "фактор первого лица"). При отсутствии такой поддержки (например, даже в организации получения всей необходимой информации при обследовании предприятия), в лучшем случае, система будет внедрена лишь в отдельных подразделениях предприятия (вряд ли от этого можно ждать какого-либо заметного возврата инвестиций).
Проблему "сопротивления изменениям" можно решить путем постепенного и планомерного внедрения элементов электронного документооборота, начиная с самого простого (например, обучения сотрудников работе с электронной почтой и intranet -сетью, организации электронного архива и др.) и проведения необходимой разъяснительной работы. В ходе внедрения СЭД обязательно следует организовать тренинги для сотрудников предприятия, а также консультации для его руководства по организации перехода на электронную форму делопроизводства.
Масштабное внедрение СЭД обязательно должно предваряться пилотным проектом, в ходе выполнения которого выясняются основные проблемы, которые могут встретиться непосредственно при внедрении. Главная задача пилотного проекта заключается в определении того, есть или нет (или предполагается) ощутимый эффект от внедрения СЭД. В случае успеха пилотного проекта (так называемого "пилота") принимается окончательное решение о внедрении СЭД, разрабатывается реальный проект внедрения вместе с полным планом внедрения. Обычно стоимость пилотного проекта достигает 10% от стоимости реального проекта.
Системное обеспечение и технические требования, предъявляемые программными комплексами
На объектах автоматизации – в финансовых и налоговых органах – до стадии внедрения в промышленную эксплуатацию программных комплексов необходимо провести анализ состояния вычислительной техники, провести модернизацию сетевого оборудования, закупку дополнительных технических устройств и общесистемного программного обеспечения (операционных систем, систем управления базами данных, средств администрирования). Основные факторы, которые учитываются при решении этих задач – это требования к компьютерному оборудованию, предъявляемые прикладными программными комплексами. Ниже приводятся эти данные для основных программ, разработанных в РВЦ ГНС РФ в Чувашской Республике.
Требования к аппаратному и системному программному обеспечению
Пакет RNAL-2 (технология клиент-сервер - MS SQL)
1) Сервер.
Процессор - PentiumPro/Pentium II-233 и выше.
Оперативная память - не менее 128 Mb.
Объем дискового пространства - не менее 3Gb.
Операционная система - Windows NT + Service Pack 3 и выше.
СУБД Microsoft SQL Server 6.5 + Service Pack 4 и выше.
2) Клиент.
Процессор - Pentium-166 и выше.
Оперативная память - не менее 32 Mb.
Объем дискового пространства - не менее 500 Mb.
Операционная система - Windows 95/98/NT Workstation.
MS Internet Explorer 4.00.
ODBC32 любой версии.
3) Локальная сеть FastEthernet (100 Base-T)
2. "Пакет Исполнение бюджетов К-С" (технология клиент-сервер - MS SQL)
1) Сервер.
Процессор - PentiumPro/Pentium II-233 и выше.
Оперативная память - не менее 128 Mb.
Объем дискового пространства - не менее 500 Mb.
Операционная система - Windows NT + Service Pack 4 и выше.
СУБД Microsoft SQL Server 7.0.
MS Internet Explorer 4.00 SP1.
2) Клиент.
Процессор - Pentium-166 и выше.
Оперативная память - не менее 32 Mb.
Объем дискового пространства - не менее 100 Mb.
Операционная система - Windows 95/98/NT Workstation.
ODBC32 3.70.
3) Локальная сеть FastEthernet (100 Base-T)
Пакеты RNAL, АРМ-Бюджет, Центр-Ф, BU, KADR, DELO, BUSV (технология клиент-сервер - MS SQL).
1) Сервер.
Процессор - Pentium-166 и выше.
Оперативная память - не менее 32 Mb.
Объем дискового пространства - не менее 50 Mb.
Операционная система - Novell 3.12 и выше..
СУБД FoxPro 2.6
2) Рабочая станция.
Процессор - 486DX4-100 и выше.
Оперативная память - не менее 8 Mb.
Объем дискового пространства - не менее 20 Mb.
Операционная система - DOS 6.2.
3) Локальная сеть Ethernet (10 Base-T/10 Base 2).
Прокладное ПО общего назначения – универсальные программные продукты.
Редакторы предназначены для создания и изменения текстов, документов, графиков и иллюстраций.
Редакторы документов позволяют подготавливать документы быстро и удобно. Они позволяют использовать различные шрифты символов, абзацы произвольной формы, автоматически переносят слова на новую строку, позволяют делать сноски, включать рисунки, автоматически нумеруют страницы и сноски, проверяют правописание, набирают тексты в несколько столбцов, создают таблицы и диаграммы, строят оглавление, предметные указатели и т.д.
Графический редактор позволяет создавать и редактировать рисунки. В простейших редакторах предоставляются возможности рисования линий кривых, раскраски областей экрана, создания надписей различными шрифтами и т.д.
Издательские системы предназначены для подготовки рекламных буклеров, оформления газет, журналов и книг. Основная их функция – размещение текста по страницам документа, вставка рисунков, использование различных изобразительных эффектов и т.д.
Microsoft Office Groove 2007 - новое приложение в офисном пакете. Эта программа предназначена для организации командной и мобильной работы над различными документам, задачами и проектами. Также этот инструмент подходит для оффлайновой работы с общими документами и порталами SharePoint, и для организации взаимодействия с внешними партнерами. Программа позволяет всем участникам проекта получать документы, выложенные менеджером в так называемую “рабочую среду”.
Программный продукт позволяет организовывать коллективное редактирование корпоративных документов: отслеживать изменения в совместно редактируемых документах и создавать «рабочие области» с возможностью приглашения пользователей для совместной работы над проектом и его обсуждения. В продукт входит интегрированный клиент для быстрого обмена сообщениями. Взаимодействие пользователей может происходить как непосредственно, в режиме peer-to-peer, так и с использованием сервера. Последний вариант применяется для пользователей, работающих удаленно.
Правильный офис
Задумаемся, что приходит на ум в первую очередь, когда в контексте разговора на околокомпьютерную тематику употребляется термин “офис”? Чаще всего в мыслях всплывает образ вездесущего MS Office, реже - OpenOffice. Особо продвинутые сетяне припомнят пару авангардных разработок в стиле Web 2.0. Но вот какая штука: любой из этих наборов приложений совершенно не охватывает всех составляющих обычного, реального офиса. Из чего состоит любая “живая” контора? Правильно: это не только бухгалтерия, секретарь-машинист и маркетолог. В любой уважающей себя фирме обязательно есть офис-менеджер, каждый работник обладает собственным рабочим столом, проходят регулярные планёрки и совещания, и, в конце концов, просто есть место для курения, где можно обсудить в неформальной обстановке свежие новости или поделиться с коллегами свежим анекдотом. Настоящий офис - это масса составляющих элементов, которые как раз и создают ту атмосферу, которая присуща коллективному интеллектуальному труду.
Наверное, ни один из разработчиков не предлагает пользователям полную виртуальную замену реальному офису. Отдельно - всё, что угодно: офисный инструментарий, приложения для организации групповой работы, электронная почта и калькулятор с часами. А сводить этот зоопарк приложений в один отлаженный программный организм достаётся самим пользователям (или сисадминам). Понятно, что об эстетике трудового процесса и едином стиле для всех компонентов не может быть и речи. И всё это было бы грустной правдой, если бы не проект под названием ZOHO. Название ресурса очень непрозрачно намекает на более известную аббревиатуру - SOHO (Small Office/Home Office), и не случайно: разработчики предприняли попытку создать настоящий виртуальный офис со всеми атрибутами и это им почти удалось.
Итак, главная страница ресурса предлагает восемь компонентов, выполненных в одном стиле и охватывающих широкий спектр услуг. Сами авторы не делали попыток расставить все приложения в иерархическом порядке, поэтому мы попробуем провести экскурсию по виртуальному офису самостоятельно и в таком порядке, который выглядит наиболее логичным. И начнём мы с того, с чего начинается любой проект - с подбора персонала.
Zoho Challenge
Данное приложение предназначено для создания различных тестов и опросных листов, но на этом его возможности не заканчиваются. Онлайновый стиль работы программы позволил значительно расширить функциональность и превратить её в настоящий “отдел кадров”, в котором осуществляется сбор анкетных данных и резюме претендентов, проводится анализ поступивших заявок, осуществляется выбор подходящих кандидатур и многое другое. Для того, чтобы определить кандидатов с наилучшими показателями в проведённых тестах, существует возможность сравнения результатов в виде диаграммы. Прошедшим отбор можно отправить приглашение на работу по электронной почте прямо из интерфейса программы.
Надо сказать, что подбор персонала с помощью Zoto Challenge может оказаться довольно качественным благодаря широким возможностям конструктора тестов. Гибкие настройки позволяют легко варьировать степень сложности проводимых опросов, предлагая испытуемым выбор правильного ответа из нескольких предложенных, проверку “без подсказок” и даже тестирование в условиях ограниченного времени. Подобное разнообразие “фильтрующих” средств способствует хорошим результатам отбора и ваш будущий коллектив сможет оправдать ваши надежды. Теперь, когда команда подобрана, самое время пригласить их в уже подготовленный виртуальный офис.
Zoho Virtual Office
Авторы ресурса ответственно отнеслись к “постройке” и комплектации виртуального помещения, в котором большая часть коллектива будет проводить львиную долю рабочего времени. Каждый сотрудник получает в своё распоряжение индивидуальный рабочий стол, на котором размещены все необходимые в работе элементы: свежая электронная корреспонденция, список текущих задач и общих документов, цифровой аналог наклеек для заметок и многое другое. Для доступа в специализированные “ящики” своего рабочего стола можно использовать соответствующие кнопки на боковой панели. Разработчики программы постарались создать оптимальную конфигурацию, но при этом не забыли, что каждая личность индивидуальна: настройки позволяют менять состав элементов, перетаскивать их мышью, изменяя расположение в рабочем окне, а также подбирать темы оформления по вкусу. На случай, если потребуется обратиться к своему рабочему столу с мобильного телефона, предусмотрена функция WAP-доступа.
В данный момент виртуальный офис работает на семи языках включая русский, но в силу бета-состояния (уже ставшего стандартным de facto для практически всех проектов Web 2.0) полнота локализации интерфейса программы может меняться время от времени как в положительную, так и в отрицательную сторону. Это, впрочем, не мешает использовать кириллицу при работе с элементами рабочего стола и рабочими документами. Кстати, о документах: как и положено, в любом офисе, для их создания и редактирования предлагаются необходимые приложения.
Zoho Writer и Zoho Sheet
Текстовый процессор обладает набором всех необходимых инструментов для создания офисной документации и превосходит по данному критерию многие онлайновые аналоги. Помимо стандартных функций работы с текстом доступна вставка изображений и специализированных символов, использование смайликов и форматирование документов в HTML, создание таблиц и даже проверка орфографии. Не менее продуманно выглядит и интерфейс программы: все элементы на привычных местах, боковая панель отображает список личных и общедоступных документов, причём открыть можно сразу несколько файлов и переключаться между ними в процессе работы с помощью вкладок. В общем, добротно сделанный текстовый процессор, не вызывающий особых нареканий.
Не менее качественно выглядит и приложение для работы с электронными таблицами. Все стандартные функции имеются в наличии вплоть до возможности построения графиков и диаграмм. Формат файлов используется собственный, но в целях лучшей совместимости с Microsoft Office, предусмотрен импорт и экспорт файлов Excel. Общими для текстового процессора и электронных таблиц функциями являются средства, позволяющие предоставлять к документам общий доступ как в среде программного комплекса Zoho, так и извне. Дополнительно для облегчения поиска и сортировки файлов предусмотрена система тэгов. Таким образом, можно констатировать, что необходимый минимум офисных приложений у нас имеется. Но что делать, если возникла необходимость в более специализированном инструменте, который отсутствует в комплекте Zoho? В этом случае сможет помочь ещё один программный продукт.
Zoho Creator
На данный момент возможности этого конструктора не очень велики: авторы предлагают в качестве основы несколько шаблонов. Вряд ли на их основе удастся создать программу для работы с презентациями или графический редактор, но если не выходить за рамки веб-приложения, основанного на формах и базах данных, то положительный результат гарантирован. Чтобы не начинать проект с нуля, можно в качестве основы воспользоваться наработками других пользователей ресурса (при условии, что они сделали свои приложения общедоступными), поиск подходящих по функциональности решений осуществляется с помощью тэгов. Не исключено, что в дальнейшем возможности Zoho Creator будут расширяться. Но чем выше нагрузка, тем сложнее держать на контроле текущие задачи и отслеживать важные события. Поэтому не обойтись без планировщика.
Zoho Planner
Как и любые другие программы подобного типа, планировщик позволяет не запутаться в делах и важных встречах. Удобные средства добавления и редактирования записей облегчают задачу по приведению всех планов в упорядоченный вид, одновременно можно отслеживать своё присутствие в коллективных мероприятиях и посвящать в свои планы коллег. Система напоминаний позволит не забыть о делах. В качестве отдельно взятого приложения Zoho Planner не имеет особых преимуществ перед сонмом аналогов от других разработчиков, но в тесной привязке к уже упоминавшемуся сегодня рабочему столу виртуального офиса оказывается весьма полезным. Но во многих случаях простого планировщика для эффективной работы мало - необходимы средства управления клиентской базой.
Zoho CRM
Это, пожалуй, наиболее массивное приложение из всего набора. Разработчики постарались предусмотреть все возможные варианты работы с клиентами, включая отслеживание движения заказов и денежных средств, индикацию уровня продаж в реальном времени и даже оперативно изменяющуюся диаграмму, отображающую текущее состояние дел. Подготовленные по прилагаемым шаблонам счета и отчёты можно распечатать на принтере или отправить по электронной почте. На всякий случай в интерфейс программы встроены симпатичные часы и калькулятор. Не имеет смысла подробно рассматривать все возможности CRM - они достаточно обширны и описание может занять слишком много времени. Достаточно сказать, что разработчики подготовили очень неплохой инструмент, обладающий необходимой функциональностью для плодотворного ведения бизнеса. Мы же познакомимся с последним приложением из набора ZOHO, которое хоть и не обладает мощью и функциональностью своих программных “коллег”, но может оказаться не менее востребованным у работников виртуального офиса.
Zoho Chat
Данное приложение не имеет функциональной совместимости с популярными программами обмена мгновенными сообщениями, но в контексте всего проекта ZOHO это и не требуется. Основная задача программы - предоставить работникам виртуального офиса быстрый и простой способ обмена оперативной информацией. Zoho Chat часто выглядит гораздо выигрышней, чем та же электронная почта: работает быстрее, не засоряет почтовую базу лишними сообщениями, поддерживает разговоры сразу нескольких пользователей. Кроме того, подобная система взаимодействия между разделёнными, порой, тысячами километров коллегами обладает часто упускаемым, но немаловажным свойством: именно чат позволяет ощутить своё присутствие пусть в виртуальном, но всё же офисе, и тем самым помогает создавать рабочую атмосферу.
Заключение
Итак, мы познакомились со всеми компонентами проекта ZOHO, и, возможно, кому-то данный подход к организации работы показался удобным и перспективным. Тогда следует сказать о финансовой стороне вопроса. Практически все приложения ZOHO бесплатны в использовании, если коллектив невелик. При увеличении нагрузки часть приложений становятся платными.
Конечно, в ZOHO не всё идеально, и многие приложения ещё не доведены до совершентсва. Но подобные комплексные решения наверняка будут пользоваться хорошим спросом, ведь не случайно реклама реальных офисов “под ключ” вызывает наибольший интерес у потенциальных владельцев. Данный ресурс может служить хорошим примером аналогичного решения, но уже в мире виртуальном.