Подготовка и оформление распорядительных документов

Содержание

Введение

Оформление организационно-правовых документов.

1)Характерные черты ОПД

2)Виды организационно-правовых документов

3)Примеры оформления организационно-правовых документов

Учредительный договор.

Положение о структурном подразделении

Регламент, структура, штатная численность и штатное расписание

Структура и штатная численность

Должностная инструкция

Общее понятие о предпринимательском договоре.

Заключение

Список используемой литературы.

Введение

Делопроизводство есть документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной организации труда с применением современной техники.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполнительных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно – распорядительными документами, которые условно подразделяются на 3 группы:

Организационные документы.

Распорядительные документы.

Справочно-информационные документы.

В этом реферате мы рассмотрим распорядительные документы, а точнее их подготовку и оформление.

Оформление организационно-правовых документов.

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

* создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;

* установление ее структуры;

* определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей - руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ЕТС);

* регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

* формирование совещательных органов управления;

* регламентацию деятельности аппарата управления;

* лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

* установление режима работы и системы охраны;

* организацию труда работников и оценка труда работников;

* реорганизацию;

* ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа. Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).

Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой - по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию организаций. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя.

Изменения в положения о структурных подразделениях и иных органах учреждения также вносятся распорядительными документами руководства по мере необходимости.

Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Характерные черты ОПД

Документам организационно – правовой группы присущи некоторые общие характерные черты. Помимо того, что именно через них в рамках акционерного общества осуществляется реализация норм административного права, можно также отметить следующее:

1. Подготовка организационно – правовых документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки, уточнения и согласования.

2. Ведение организационно – правовых документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем.

3. Организационно – правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены (введения в действие новых взамен устаревших). Практика показывает, что при нормальном режиме работы акционерных обществ большинство организационно – правовых документов подвергается переработке примерно 1 раз в 4-6 лет. Значительно чаще (среднем 1 раз в год) содержание рассматриваемых документов уточняется.

4. Организационно – правовые документы – документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.

5. Для абсолютного большинства организационно – правовых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.

6. Общие требования к оформлению организационно – правовых документов остаются едиными для всех документов данной группы (обязательные реквизиты и порядок их размещения, использование обычной стандартной бумаги, листы которой отвечают всем установленным требованиям, определенных шрифтов и тому подобное).

Виды организационно-правовых документов

Деятельность любого предприятия первоначально регулируют организационно – правовые документы, к которым относятся:

Устав – ???? ??????, ???????????? ???????????? ???????????, ??? ??????????????? ? ??????? ?????????????, ?????????????, ??????? ? ??????????, ????? ? ??????????? ? ???????????? ????? ???????????????? ??????????, ????????????? ??? ???? ????????????. ????? ????????? ? ???????????? ????????????? ?????????? ??? ???????? ???????????.

Положения – ??????????? ????, ??????? ??????? ??????????????? ???????? ? ???????????? ??????? ???????????, ?????????, ???????, ????????????, ??????????? ? ??????????? ?????? ??????? ???????????.

Инструкции – ???????? ????, ?????????? ??? ???????????? ? ????? ???????????? ??????, ???????????? ???????????????, ??????????, ??????????????? ? ???? ??????? ???????????? ???????????.

Штатное расписание – организационно – правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников в составе подразделений (при наличии таковых) предприятия, а также размеры их минимальной фиксированной месячной оплаты труда (оклада) в соответствии с занимаемыми должностями.

Правила внутреннего трудового распорядка - документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности предприятия.

Должностные инструкции – документ, устанавливающий для сотрудника (категории сотрудников) предприятия конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Примеры оформления организационно-правовых документов

Пример расчета штатной численности структурного подразделения бухгалтерии по нормам за год /Участок-Учет основных средств/

N N n/n	Состав работы	Номер позиции	Норматив времени в мин.	Объем работ в ед. имерения	Формула р гр.4хгр.5 60
1	Выписка данных о наличии основных средств в инвентаризационной описи и сличительной ведомости по инвентаризации основных средств	3.1.1	3	6000	3х6000=1 60
2	Отражение движения основных средств в оборотной ведомости по учету движения основных средств. Анализ полученных результатов. Ведение журнала ордера соответствующей формы.	3.1.2	25	6000	25*6000=1 60
3	Начисление амортизационных отчислений за месяц с учетом входа и выбытия основных средств. Ведение журнала ордера соответствующей формы.	3.1.3	15	2500	15х2500=1 60
4	Составление оборотной ведомости по износу основных средств. Запись суммы износа в мемориальном ордере в книге «Журнал-Главная»	3.1.4	15	460	15х460=1 60

2

Учредительный договор.

Учредительный договор - это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Учредительный договор относится к учредительным документам юридического лица. В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным.

Поскольку законодатель регламентирует в большей степени форму и содержание договора, то структура определяется сторонами. Главное требование, чтобы в выбранной структуре документа присутствовали все необходимые реквизиты и были озвучены все существенные условия.

Любой договор условно можно разделить на части:

" преамбула (или вводная часть)

" условия договора:

1 - существенные условия договора

2 - обычные условия договора

3 - случайные условия договора

" адреса, банковские и иные реквизиты сторон

" подписи сторон (скрепленные печатями для юридических лиц и предпринимателей, имеющих печать).

3.

Положение о структурном подразделении

Это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.

Представительства и филиалы являются обособленными подразделениями юридического лица, расположенными вне места его нахождения. Они наделяются имуществом, создавшим их юридическим лицом, и действуют на основании утвержденных им положений.

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе.

Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении. Текст положения о подразделении может включать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения.

Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе.

Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации. Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами положения о структурном подразделении являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения.

4.

Регламент, структура, штатная численность и штатное расписание

Регламент - правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

- статус коллегиального или совещательного органа;

- порядок планирования работы;

- порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

- внесение материалов на рассмотрение;

- порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;

- ведение протокола заседания;

- оформление решений коллегиального или совещательного органа;

- порядок доведения решений до исполнителей;

- материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами регламента являются: наименование организации, наименование коллегиального или совещательного органа, вид документа, дата документа, номер документа, место составления, гриф утверждения, текст, подпись. Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального или совещательного органа. В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа. Регламенты согласовываются с заинтересованными подразделениями и юридической службой.

Структура и штатная численность - это документ, в котором закрепляется состав подразделений (отделов, служб) и штатная численность каждого структурного подразделения и всей организации в целом.

Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителями руководителя организации и утверждается руководителем организации с проставлением печати. Текст документа составляется в форме таблицы, графы которой соответствуют графам 1, 2 и 4 штатного расписания (Таблица 1). Обычно этот документ утверждается на целый год, но если в течение года в него необходимо внести изменения, то они проводятся приказом по основной деятельности.

Штатное расписание - правовой акт, закрепляющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях - с указанием разряда по Единой тарифной сетке).

Структура и штатная численность

Код подразделения	Название подразделения	Штатная численность
01	Руководство	3
02	Служба персонала	2
03	Бухгалтерия	5
04	Служба эксплуатации	8
…	…	…
	Всего	67

Штатное расписание имеет унифицированную форму и оформляется на общем бланке либо на стандартных листах бумаги формата А-4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки по видам и месячный фонд зарплаты. Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на отделе кадров (службе персонала). Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, юридической службой, заместителями руководителя организации. Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, утверждает руководитель организации с проставлением гербовой печати (или печати организации). Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.

5.

Должностная инструкция

??? ???????? ???, ?????????? ? ????? ????????????? ??????????????-????????? ????????? ?????????, ??? ????????????, ???? ? ??????????????? ? ?????????????? ??????? ??? ??? ??????????? ??????.

Правовое положение работника организации регламентиру­ется должностной инструкцией, устанавливающей функции, пра­ва, обязанности и ответственность должностных лиц. Унифици­рованная структура текста данного документа, согласно ГСДОУ, включает следующие разделы:

1) Общие положения

Устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должно­сти, замещение по должности во время отсутствия, определяют­ся квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечис­ляются правовые акты и нормативные документы, которыми дол­жен руководствоваться специалист в своей деятельности.

2) Функции

Определяются направления деятельности специалиста.

3) Должностные обязанности

Перечисляются конкретные задачи, возложенные на специ­алиста; указывается форма его участия в управленческом про­цессе - руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, пред­ставляет, курирует и т.д.

4) Права

Определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

5) Ответственность

Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обя­занностей и не использование предоставленных ему прав.

В ГСДОУ рекомендовано включать в должностную инструк­цию раздел "Оценка работы", в котором должны быть перечис­лены критерии оценки качества работы сотрудника. При разработке должностных инструкций сотрудникам кад­ровых служб следует учитывать наименования должностей, пре­дусмотренных для этих служб. Общероссийским классификато­ром профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов: директор по кадрам и быту, начальник отдела (уп­равления кадрами и трудовыми отношениями), специалист по кадрам, менеджер (в подразделениях (службах) управления кад­рами и трудовыми отношениями), заведующий отделом по управлению кадрами и трудовыми отношениями, инженер по под­готовке кадров, инспектор по кадрам, табельщик.

Нормативной базой для разработки должностных инструк­ций является Квалификационный справочник должностей руко­водителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21 августа 1998 г. № 37. Справочник содержит квалификационные характеристики должностей слу­жащих, являющиеся нормативным документом, регламентиру­ющим содержание выполняемых функций работников.

В качестве нормативной базы квалификационные характе­ристики должностей служащих предназначены для применения в организациях и на предприятиях всех форм собственности независимо от их ведомственной подчиненности. На основе ква­лификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников.

Каждая квалификационная характеристика, представленная в справочнике, содержит три раздела: должностные обязаннос­ти работника, что он должен знать, требования к квалификации работника. В Квалификационном справочнике охарактеризова­ны следующие должности работников кадровых служб: замес­титель директора по управлению персоналом, менеджер по пер­соналу, начальник отдела кадров, инженер по подготовке кад­ров, инспектор по кадрам, специалист по кадрам, табельщик.

Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений и ими подписываются. При отсут­ствии структурных подразделений инструкция составляется спе­циалистом, занимающим данную должность и им, подписывается. Должностные инструкции обязательно утверждаются, как правило, первым руководителем организации.

Вопросы согласования текстов должностных инструкций и привлечения к этому определенных должностных лиц решают­ся индивидуально в каждой организации в зависимости от ее структуры, штатного состава и сложившихся традиций. Напри­мер, во многих организациях тексты должностных инструкций согласовывают с юрисконсультами.

Должностные инструкции доводятся до работников под рас­писку.

Для внесения в должностные инструкции изменений и до­полнений издается соответствующий приказ руководителя орга­низации, который доводится до работников под расписку.

Приказ о внесении изменений издается при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д.

Кроме того, должностные инструкции должны быть замене­ны и заново утверждены в следующих случаях:

• при изменении наименования организации или структур­ного подразделения;

• при изменении наименования должности;

• при изменении фамилии работника, замещающего дан­ную должность (например, при увольнении прежнего работника и замене его другим), если инструкция, в виде исключения, была именной и содержала в заголовке к тексту фамилию и инициа­лы работника.

Распределение должностных обязанностей между руководя­щими работниками организации устанавливается распорядитель­ным документом — приказом директора.

6.

Общее понятие о предпринимательском договоре.

Партнерские связи предпринимателя развиваются по двум основным направлениям:

а) отношения с поставщиками всего необходимого для нормальной организации процесса производства;

б) отношения с потребителями продукции, производимой предпринимателем.

Партнерские отношения предполагают осуществление определенных прав и обязательств, которые предприниматель дает своим партнерам при установлении с ними сотрудничества. Такие права и обязательства предпринимателя закрепляются в договоре, подписываемом предпринимателем и его партнером.

Договор (контракт, соглашение) — форма закрепления (чаще всего письменная, документальная) партнерских связей. В договоре фиксируются предмет договоренности, взаимные права и обязанности партнеров, а также последствия нарушения договоренности. Письменная форма договора является основой рассмотрения возникающих претензий. Толкованием договоров, правовым регулированием отношений, возникающих в ходе реализации экономических интересов самостоятельных хозяйственных субъектов, занимается отрасль права — договорное право.

В предпринимательстве необходимо различать учредительный договор и предпринимательский, или хозяйственный, договор. Учредительный договор — это письменный документ, свидетельствующий о волеизъявлении физических или юридических лиц по образованию, учреждению новой организационно-правовой структуры для реализации ка-кой-либо конкретной предпринимательской идеи.

Первым и основным договором общества является его устав. В нем определяются название, местопребывание и предмет деятельности фирмы. В уставе также содержатся сведения о размере основного капитала, номинальной стоимости акций (если таковые имеются) или доле каждого из партнеров, подписывающего устав, в общем размере основного капитала, порядок распределения получаемых прибылей.

В устав обязательно вносится также положение об органах управления — правлении, наблюдательном совете, собрании акционеров, а также указываются должностные лица, т. е. , лица, занимающие должности, которые имеют право представ лять фирму или компанию без доверенности, на основе устав ной записи. По этой причине в договорах можно встретить примерно такую фразу: "Договор заключен между фирмой "D.L.T." в лице директора фирмы Зейнса Г. А., действующего на основании Устава..." Директор фирмы в таком случае подписывает договор без доверенности. Если договор подписывает лицо, не относящееся к перечисленным в уставе должностным лицам, то оно действует в таком случае на основании доверенности, подписываемой должностным лицом фирмы.

Лица, подписавшие устав фирмы или компании, будут называться учредителями или соучредителями. Обычно подготовкой проекта устава занимаются один или несколько членов инициативной группы по созданию фирмы или компании.

Материальные или (и) денежные средства, относимые в учредительный баланс фирмы или компании, составят уставный фонд. Уставный фонд фирмы или компании может пополняться за счет различных (любых законных) источников — капитализации части получаемой прибыли (т. е. вложений в производство, в основной капитал), пожертвований, дарений и т. д. Об этом в уставе также необходимо сделать соответствующую запись.

Устав, подписанный всеми учредителями, а в некоторых случаях нотариально заверенный (учредители подписывают устав в присутствии нотариуса), подлежит государственной регистрации, что предоставляет фирме или компании определенные юридические права. Такая регистрация означает наделение фирмы или компании статусом юридического лица со всеми вытекающими из этого последствиями.

Предпринимательский договор— это волеизъявление сторон по поводу не организации, а осуществления самого предпринимательского процесса, не предполагающее объединение договаривающихся сторон в какую-либо единую организационно-правовую структуру.

Договор — это компромисс сторон, закрепление обязательств, которые берет на себя каждая из сторон, для получения того эффекта, который лежит в основе сделки (например, приобретение товара или получение прибыли). Поскольку договор представляет собой компромисс сторон, то и форма, в которой он заключается, носит произвольный характер, поскольку существуют и почти повсеместно применяются типовые формы договоров. Однако такие типовые формы не носят обязательного характера, они служат лишь основой для заключения какого-либо конкретного договора. Тем не менее, на практике существуют определенные требования, которые стороны стараются соблюсти при подготовке и подписании любого договора. Прежде всего, это относится к структуре самого документа. Любой договор состоит:

• из преамбулы;

• основной части;

. • заключительной части.

Преамбула — это своеобразное введение в договор, которое включает:

• название (наименование) договора — купли-продажи, поставки, бартерный и т. д.;

• указание места и времени заключения договора (хотя эти сведения могут быть отнесены и в заключительную часть);

• фиксирование факта заключения договора в соответствии с теми условиями, которые указываются в тексте договора;

• наименование сторон; при этом продавец, или передающая сторона, называется первой, а покупатель, или принимающая сторона, — второй.

Необходимо заметить, что наименование договора или соглашения в принципе не является нормативным. Напротив, содержание договора имеет определяющее значение для его правовой оценки. Наименование договора — всего на всего отправная точка заключения сделки. Отсутствие наименования, какого - либо соглашения не противоречит его законности.

В качестве договаривающихся сторон могут выступать физические и юридические лица. Физическими лицами являются люди — участники правовых отношений, а юридическими лицами — структуры, которым в соответствии с действующим законодательством разрешается выступать в качестве субъектов права. Предпосылкой законности какого-либо соглашения является дееспособность договаривающихся сторон.

Заключение

В данном реферате было подробно разобрано, что такое распорядительный документ, для чего он нужен, как его подготавливают и оформляют. Если же вспомнить что такое распорядительный документ это документ, включающий в себя распоряжение, приказ на выполнение исполнителями определенных действий, операций.

Список используемой литературы.

1. http://otherreferats.allbest.ru/management/00011167_0.html

http://www.vedomosti.ru/glossary/4677

http://www.termika.ru/dou/enc/razd2/prav.php