Особенности выставочной деятельности компании-экспонента

• Введение

  • Глава 1. Особенности выставочной деятельности в системе PR

    • 1.1 Определение, структура и виды выставочных центров

    • 1.2 Выставка в системе маркетинговых коммуникаций, как основного условия формирования имиджа организации

    • 1.3 Специфика выставочной деятельности компании-экспонента

  • Глава 2. Организация выставочной деятельности компании-экспонента (на примере Всероссийского выставочного центра)

    • 2.1 Выставочная деятельность Всероссийского выставочного центра

    • 2.2 Практические рекомендации по проведению выставочной деятельности

• Заключение

• Список использованной литературы

• Введение

Выставочно-ярмарочный бизнес - один из самых динамично развивающихся институтов рыночной инфраструктуры России и всех развитых стран. Это объясняется не только развитием регионов России, но и инвестиционными вливаниями в экономику, активизацией местных и региональных рынков. Ярмарки и выставки позволяют изыскать наиболее эффективные формы взаимодействия промышленности и торговли, обеспечить более широкое рыночное пространство для отечественных товаров. На сегодняшний день выставочно-ярморочная деятельность (ВЯД) представляет систему профессиональных информационных, рекламных, технических, хозяйственных, экономических, технологических и управленческих действий многочисленных заинтересованных в этой деятельности юридических и физических лиц. ВЯД во всем мире - это важнейшая отрасль национальной экономики. Становление цивилизованных рыночных отношений предполагает необходимость совершенствования ВЯД, которая вносит существенный вклад в развитие национальной и региональной экономики.

Организация выставочной деятельности в России в настоящее время становится все более актуальной. Это связано с тем, что российский бизнес начинает постепенно переходить из эпохи первоначального накопления капитала в эпоху тотальной конкуренции. Данный переход характеризуется следующими моментами: о все чаще становится выгоднее вкладывать прибыль в российскую экономику, а не вывозить ее за рубеж, о российский бизнес постепенно вступает в фазу сильной конкуренции, когда конкурировать организациям приходится не товарами, а обещаниями благ, которые получает покупатель, выбирая ту или иную марку и пр. Информацию об уникальных торговых предложениях и организациях -- участниках рынка потребители получают в процессе маркетинговых коммуникаций. К одному из ключевых элементов маркетинговых коммуникаций в настоящее время все чаще относят участие организации в выставках, о чем свидетельствует стремительно возрастающее количество работ, посвященных самым различным аспектам этого вида деятельности. И если раньше рассматривались в основном общие и технологические вопросы выставочной деятельности, которые теперь уже изучены довольно основательно, то исследование вопросов ее эффективности делает лишь первые шаги, особенно в России.

Актуальность темы обусловлена не только активным развитием выставочного дела в России, но и растущим профессионализмом экспонентов, их стремлением к оптимизации маркетинговых бюджетов.

Выставка является не только источником информации о развитии отрасли, отдельных организаций, но и эффективным инструментом маркетинга, где в личном контакте с партнером экспонент может выявить его потребности, донести до него значительный объем полезной информации, тем самым обеспечив для себя потенциал получения прибыли (зачастую в перспективе). Результат участия в выставке во многом определяется эффективностью организации и управления этим процессом. Однако в настоящее время многие российские экспоненты не осознают необходимости последовательного подхода к организации выставочной деятельности и оценки ее эффективности. Отчасти это связано с отсутствием реально работающих методик комплексной оценки эффективности участия организации в выставке.

Из вышеизложенного следует, что выбранная тема, связанная с особенностями организации выставочной деятельности экспонента и оценкой ее эффективности, является актуальной.

В настоящее время работы по вопросам организации и планирования выставочной деятельности отечественных предприятий могут быть подразделены на три категории:

- работы теоретического плана, содержащие аналитические модели и рекомендации по поводу того, что организации должны делать на выставке;

- эмпирические исследования, целью которых является непосредственный анализ выставочной деятельности предприятий;

- эмпирические исследования, фокусирующиеся в основном на общих вопросах организации выставочной деятельности и затрагивающие лишь некоторые аспекты выставочной деятельности как канала маркетинговой коммуникации.

Основные эмпирические исследования в области маркетинга в российском бизнесе приходятся на середину 1990-х годов. Примером таких работ может служить исследование 1993-1994 годов на 113 российских предприятиях России, итоги которого отражены в статьях Скоробогатых И. и Соловьева Б., опубликованных в журналах «Маркетинг», «Бизнес» и «Проблемы теории и практики управления» за 1994-1996 годы. Кроме того, основная масса исследователей (Акулич И.Л., Виханский О., Голубков Е.П., Гольцов А. и Новиков Ф., Дурович А.П., Завьялов П.С. и Демидов В.Е., Ноздрева Р.Б. и Цыгичко Л.И., Овсиенко Ю. и Григорян А., Панкрухин А.Н., Хруцкий В. и Ф др.) уделяет внимание анализу конкретных рыночных параметров, а не проблеме их совершенствования.

Анализ специальной литературы показывает, что отсутствуют, в первую очередь, методически обоснованные подходы к оценке эффективности маркетинговых коммуникаций в целом и выставочной деятельности -- в частности. Таким же недостаточно разработанным остается еще один актуальный вопрос для современных организаций -- выбор наиболее эффективной выставки для экспонирования. Таким образом, актуальность выбранной темы обусловлена выбором и самого объекта исследования.

Существующие в настоящее время подходы к определению маркетинговой стратегии в области участия в выставках не могут являться «руководствами к действию» для большинства отечественных организаций. Это объясняется недостатком практического опыта самих организаций, большая часть которых существует чуть более десяти лет, и механическим переносом методов оценки других каналов коммуникации в область выставочной деятельности (практикуется большинством маркетинговых агентств и маркетинговых отделов российских организаций). Методы оценки эффективности выставочной деятельности также имеют недостатки в плане надежности и точности определения степени достижения заданного результата.

Целью настоящей дипломной работы является исследование особенностей выставочной деятельности компании-экспонента. Для достижения поставленной цели в работе решены следующие задачи:

1. раскрыта сущность и цели деятельности выставочных центров;

2. охарактеризовано место выставки в системе маркетинговых коммуникаций;

3. проанализированы особенности деятельности выставочных центров;

4. рассмотрена выставочная деятельность Всероссийского выставочного центра;

5. разработаны рекомендации по повышению эффективности выставочной деятельности Всероссийского выставочного центра.

Таким образом, объектом данного исследования является Всероссийский выставочный центр, предметом - выставочная деятельность Всероссийского выставочного центра.

Дипломная работа написана на 70 листах и состоит из введения, двух глав, разбитых на параграфы, заключения и списка использованной литературы.

Глава 1. Особенности выставочной деятельности в системе PR

1.1 Определение, структура и виды выставочных центров

Организационные формы ВЯМ весьма широки и способны удовлетворить любые маркетинговые запросы субъектов рынка. Сегодня общая система выставочно-ярмарочных услуг (ВЯУ) концентрируется вокруг более 30 разновидностей выставочных мероприятий, в том числе: выставки, салоны, ярмарки, аукционы, фестивали, недели, выставки-симпозиумы, дегустации, биржи, салоны-конференции и т.д.

Многие понятия на первый взгляд схожи между собой, но существуют различия и особенности, которые заключаются в способах организации, проведения и участия, в целях проведения, составе посетителей и участников и т.д. ВЯД в современных условиях осуществляется в следующих основных формах: выставка и ярмарка. При этом выделяются:

- крупные международные выставки;

- межрегиональные, городские и иные выставки;

- специализированные выставки-салоны;

- торговые и промышленные ярмарки;

- и другие.

Помимо выполнения общеизвестных функций, таких как инструмент маркетинга, ценообразования, привлечения инвестиций, поиска партнеров и других, роль выставок в современной экономике, которая характеризуется своим глобальным характером и инновационно-технологической направленностью, состоит в следующем:

- они стимулируют структурные изменения в пользу наукоемких производств;

- способствуют формированию единого экономического пространства, где предусмотрена свобода перемещения товаров, услуг, технологий;

- обеспечивают доступ к новым стандартам ведения бизнеса

- это звено во взаимоотношениях между странами, регионами и международными рынками;

- международная выставка становится основополагающей инфраструктурой для развития экспортно-импортных операций и ведения бизнеса в целом;

- как вид коммуникации (многоцелевой) имеет огромные преимущества перед их другими видами;

- это объективно необходимый инструмент экономической политики, конкурентного поведения города, территории, региона.

- важнейшая составляющая в обеспечении сопоставимости национальной и мировой экономики, что ускоряет ее интеграцию в систему мирохозяйственных связей;

- имеет огромный интеграционный потенциал.

Из мирового опыта следует, что выставки/ярмарки принято классифицировать по пяти основным признакам:

по географическому составу экспонентов (в зависимости от того, какие страны/регионы они представляют);

по тематическому (отраслевому) признаку;

по значимости мероприятия для экономики города/региона/страны;

по территориальному признаку (на территории какой страны проводится выставочное мероприятие);

по времени функционирования (в зависимости от продолжительности работы) Семенцова Т. Современные технологии выставочного маркетинга. //Вопросы экономики, 2001 - №3..

Классификация выставок/ярмарок по географическому составу экспонентов:

всемирные (международные выставки, на которых страны демонстрируют свои достижения в области экономики, науки, техники и культуры) - в частности, к таким выставкам относятся всемирные универсальные выставки «ЭКСПО»;

международные (характеризуются участием в них фирм из разных стран, число иностранных участников должно составлять не менее 10% от общего числа экспонентов, выставочное оборудование и предоставляемый набор услуг должны соответствовать международным стандартам);

с международным участием (с числом иностранных участников менее 10% от общего числа участников);

национальные (с участием фирм отдельно взятой страны);

межрегиональные (демонстрирующие продукцию и услуги производителей из нескольких регионов);

местные (региональные) - с участием фирм только из того города/региона, где проводится выставка/ярмарка Семенцова Т. Современные технологии выставочного маркетинга//Вопросы экономики - 2001 - №3..

Классификация выставок/ярмарок по отраслевому (тематическому) признаку:

В соответствии с отраслевой принадлежностью выставляемых экспонатов выставки/ярмарки подразделяются на:

- универсальные;

- специализированные (многоотраслевые и отраслевые).

Классификация выставок/ярмарок по значимости мероприятия:

выставки федерального значения (имеющие значение для страны в целом);

выставки межрегионального значения (имеющие значение для нескольких регионов страны);

выставки регионального значения (имеющие значение только для одного региона);

выставки местного значения (имеющие значение для города, области).

Классификация выставок по территориальному признаку (в зависимости от того, на территории какой страны проводится выставочное мероприятие):

выставки, проводимые внутри страны;

выставки, проводимые на территории других стран Шепель В. Коммуникационный менеджмент. Учебное пособие. - М.: Гардарика, 2004..

Классификация выставок по времени функционирования (в зависимости от продолжительности работы):

постоянно действующие (0,5-1 год и более);

временные (0,5-5 месяцев);

краткосрочные (от 1-5 дней до 0,5 месяца).

Международные выставки выделяются в отдельную группу по признаку «по географическому составу экспонентов»:

Ё международные (характеризуются участием в них фирм из разных стран, число иностранных участников должно составлять не менее 10% (20%) от общего числа экспонентов, выставочное оборудование и предоставляемый набор услуг должны соответствовать международным стандартам). Это мероприятия, организуемые как внутри страны, так и за рубежом;

Кроме того, в эту же группу входят такие выставки, как:

Ё всемирные (международные выставки, на которых страны демонстрируют свои достижения в области экономики, науки, техники и культуры) - в частности, к таким выставкам относятся всемирные универсальные выставки - «ЭКСПО»;

Ё с международным участием (с числом иностранных участников менее 10% от общего числа участников);

Ё национальные (с участием фирм отдельно взятой страны);

Ё межрегиональные (демонстрирующие продукцию и услуги производителей из нескольких регионов);

Ё местные (региональные) - с участием фирм только из того города/региона, где проводится выставка/ярмарка.

На международных выставках посетитель-специалист видит весь мировой рынок сразу, а участник охватывает большой покупательский потенциал. Кроме того, выставки бывают: заграничные - организуются пределами страны предприятия; гостевые - организуются в разных странах с участием предприятий заруб стран.

Также, международная выставка выделяется и в классификации по признаку «типы выставок по сфере воздействия», в соответствии с которым международной называется выставка, в которой принимают участие предприятия одной или нескольких отраслей различных стран без ограничений).

Кроме того, выставку определяют как «международная» и по критерию «Уровень значимости (престижности)»: международные выставки отражают мировые тенденции развития определенной сферы человеческой деятельности или отрасли. При этом, важным условием проведения этих выставок является содействие международной интеграции и сотрудничеству. Как правило, международный статус приобретают выставки, которые официально зарегистрированы, внесены в реестр соответствующих международных организаций (ООН, ЮНЕСКО, UFI и др.) и отвечают их официальным требованиям-критериям.

Несмотря на то, что существует официальная признанная мировым сообществом классификация объектов ВЯД, в связи с развитием европейского внутреннего рынка и слиянием бывших национальных рынков в настоящее время широко обсуждается вопрос классификации выставок по территориальному признаку в плане охвата производителей-участников или заинтересованных посетителей. В мировой практике многие эксперты в области ВЯД сходятся на нижеприведенной классификации ВЯМ. Эта классификация также призвана помочь определить значение той или иной выставки или аналогичного мероприятия. Выделим наиболее характерные:

-глобальные выставки являются наиболее значительными выставочными событиями определенных отраслей в мировом масштабе. Они вызывают интерес и привлекают как экспонентов, так и посетителей со всего мира. Это головные в мировом масштабе мероприятия определенных отраслей;

европейские - выставочное событие европейского масштаба - место встречи участников и посетителей-специалистов из самых различных стран Европы (ЕС, Европейская зона свободной торговли, государства - бывшие члены СЭВ).

Организаторами выставочно-ярмарочных мероприятий могут выступать Роль выставок и ярмарок в продвижении товара. //Практический маркетинг, 2003 - №3:

федеральные органы исполнительной власти и органы исполнительной власти субъектов Федерации;

выставочные организации;

торгово-промышленные палаты (ТПП) - ТПП Российской Федерации и региональные ТПП;

ассоциации (межрегиональные ассоциации экономического взаимодействия субъектов Федерации, а также отраслевые);

прочие организации различных форм собственности, для которых организация выставочных мероприятий не является основной деятельностью.

Развитие местного самоуправления, финансовая устойчивость и эффективность работы муниципалитетов прямо связаны с активизацией хозяйственной жизни на местах. ВЯД - одна из составляющих сферы деловых услуг, ориентированная на создание бизнес-среды. ВЯД способствует продвижению товаров и услуг на внешний и внутренний рынок, реализует потребность отечественных и зарубежных предпринимателей к кооперации и налаживанию новых хозяйственных связей.

Выставочная индустрия развитых стран прогрессирует и качественно обновляется. Создаются дополнительные рабочие места, доходы бюджета США и в Германии, связанные с выставочным бизнесом, составляют ежегодно 5-10 млрд долл США. Выставочные площади всемирных центров составляют в среднем не менее 100м². 25% мировых контрактов заключаются в период проведения ВЯМ. В мире усиливается конкуренция за право проводить всемирную или международную выставку. Несмотря на то, что азиатский выставочный бизнес развивается в настоящее время более быстрыми темпами, чем США и Канады, общемировые тенденции показывают существенное развитие рынка выставочных услуг в целом.

Что касается России, то современный этап развития ВЯД можно охарактеризовать как этап перехода сегмента рынка в отдельную самостоятельную отрасль. В целом на российском выставочном рынке наблюдаются изменения, характерные для экономики России, выставочного рынка СНГ и мирового выставочного рынка. Сохраняется тенденция увеличения ВЯМ при повышении требований к ним.

В России, по данным Международного союза выставок и ярмарок (МСВЯ), действует свыше 248 выставочных организаторов, в том числе 55 организаторов выставок-членов МСВЯ, которыми проведено 1263 международных, иностранных, национальных, региональных и других выставок Итоги выставочно-ярмарочной деятельности организаторов выставок в 2006 году. Россия.  www.uefexpo.ru. Годовой оборот от ВЯД составляет около 193 млн. долл. США. Ежегодно оборот в России в сфере ВЯД возрастает на 30-40% Из Концепции развития ВЯД в Российской Федерации, что говорит о выделении выставочной сферы в самостоятельную отрасль. В России ВЯД еще не столь масштабна, как в странах с развитой экономикой, но становление этого сегмента российского рынка идет ускоренными темпами: с 1991 г ежегодный рост ВЯМ составляет 17% Из Концепции развития ВЯД в Российской Федерации.

Если рассматривать итоги Результат выставочно-ярмарочной деятельности членов МСВЯ в 2006 году.  www.uefexpo.ru ВЯД по всем участникам МСВЯ (не только Россия, но и Украина, Казахстан, Беларусь, Молдова, Литва), то за 2006 год 64 организаторами проведено 1405 выставок, в ВЯМ приняли участие 145 171 национальных и иностранных фирм; рост арендованной выставочной площади составил 18,9% , а иностранного участия - 14,3% (для сравнения рост национальных участников составил - 11,7%). Наиболее активными оказались страны Европы (40,6%), СНГ (36,3%), Азии (13%). Наибольший интерес к выставкам членов МСВЯ проявили Германия, Италия, Польша, Франция, США и Финляндия (по убывающей).

Выставочная деятельность занимает заметное место в доходах бюджетов городов. Так, в Москве поступления по этой линии достигают почти 9% всех доходов города.

Москва и Санкт-Петербург в ходе децентрализации ВЯД утратили монополию на международную выставочную деятельность, но продолжают оставаться крупнейшими международными выставочными центрами. В столице проводится четверть выставочных мероприятий страны.

Основные тенденции следующие. В России, как и по всему миру, выставки становятся все более специализированными, уменьшается доля многоотраслевых универсальных выставочных мероприятий. Перспективы промышленного роста привели к увеличению общего числа выставок промышленной тематики. Москва, обеспечивающая подавляющее большинство выставок, остается международным выставочным центром большинства отраслей. Вместе с тем, развивается тенденция проведения выставок, в т.ч. международных, в регионах размещения основных потребителей представленной на выставках продукции. В последние годы стали доминировать экспоненты, представляющие собственную продукцию. Доля этой категории участников выставок составляет в среднем около половины от общего числа экспонентов.

В структуре участников выставок снижается доля посреднических компаний, представляющих как зарубежных, так и отечественных производителей, а также оптовых и розничных оптовых организаций. Т.е среди участников ВЯМ увеличивается число предприятий-производителей. Суммарно эти категории составляют от 50% до 20% всех экспонентов.

Развитие рынка отражается и в заметном увеличении среди экспонентов компаний, оказывающих консалтинговые и сервисные услуги. Их доля составляет в среднем около 10%. На выставках заметно увеличилось представительство научных и исследовательских организаций.

Различный уровень выставочной активности характерен для предприятий различных отраслей. В среднем, наибольшую активность проявляют фирмы, работающие в сферах туризма и отдыха, сантехники и отопления, медицины и фармакологии и инструментов. По данным МСВЯ Результат выставочно-ярмарочной деятельности членов МСВЯ в 2006 году.  www.uefexpo.ru, по-прежнему наибольшую площадь занимают выставки строительной тематики, текстильной отрасли, транспортировки грузов, продуктов питания. По иностранному участию лидирует тематика «текстиль, одежда и обувь», «информация, связь», строительные выставки. Положительная динамика сохраняется в отношении тематик «мебельных», «здравоохранение», «спорт - развлечения - досуг».

Что касается тенденций, характеризующих посетителей выставок, то отмечается повышение их профессионального статуса. Для промышленных выставок характерно уменьшение доли частных посетителей и увеличение количества представителей предприятий, а среди них - лиц, полномочных для принятия решений. Так, на специализированных выставках среди посетителей специалистов преобладают руководители предприятий или их подразделений (их доля достигает 45-70%).

В ближайшие годы в Москве планируется большое выставочное строительство, прежде всего на ВВЦ. По планам, к 2008 г. совокупные выставочные площади в Москве должны вырасти на 350%. Большие планы развития имеет “Ленэкспо” в Санкт-Петербурге, где в ближайшие годы планируется в дополнение к имеющимся 25 тыс. кв. м закрытой выставочной площади ввести в строй еще до 35 тыс. кв. м. Планируется расширение комплексов в Иркутске и в ряде других городов.

По оценкам экспертов, участие фирм в выставках стало не самоцелью, а довольно осознанным и расчетливым решением. Компании начали более тщательно подходить к отбору мероприятий для участия в них. В большинстве отраслей оформились выставки-лидеры, которые привлекают преобладающее большинство участников, ведущих производителей, крупнейших торговых компаний и т.д.

В десятке наиболее активных организаторов выставок лидирующие позиции занимают компании из регионов во главе с ведущими выставочными объединениями Санкт-Петербурга “Рестек” и “Ленэкспо». Москва продолжает укреплять свой статус основного выставочного города страны (32,5%). На втором месте - Санкт-Петербург (9,0%), на третье выходит Екатеринбург (5%).

В настоящее время в выставочно-ярмарочной деятельности имеется ряд нерешенных проблем:

- действующая нормативно-правовая база не в полном объеме регулирует вопросы выставочно-ярмарочной деятельности и требует разработки дополнительных нормативных актов;

- отсутствует скоординированный подход к планированию по срокам и тематике приоритетных выставочных мероприятий, проводимых в России и за рубежом, а также общая идеология формируемых на них экспозиций - в первую очередь, национальных и региональных;

- не ведется обобщенная статистика по выставочным организациям, что затрудняет анализ текущего состояния этой сферы деятельности и составление прогноза ее развития;

- отсутствует концептуальный подход федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Федерации к организации выставочно-ярмарочных мероприятий, имеющих особо важное значение для экономики Российской Федерации;

- имеет место ведомственная разобщенность в подходе к вопросам государственной поддержки ВЯД;

- материально - техническая база выставочной деятельности недостаточно развита и не в полной мере соответствует международным требованиям. Одной из основных проблем, затрудняющих развитие ВЯД в РФ, является нехватка современных выставочных площадей;

- ВЯД сводится к продвижению на отечественный рынок западных технологий без симметричного представления российских товаров на аналогичных мероприятиях за рубежом. Необходимо адекватно представлять отечественный товар на зарубежных рынках, т.е. гармонизировать будущие экспортные и импортные потоки;

- наличие большого числа конкурирующих выставочных проектов по близкой тематике; недобросовестная конкуренция;

- неразвитая выставочная инфраструктура и т.д Итоги выставочно-ярмарочной деятельности организаторов выставок в 2006 году. Россия. www.uefexpo.ru.

Выставки являются важным элементом комплекса маркетинговых коммуникаций, поэтому представляется необходимым рассмотреть место выставки в системе маркетинговых коммуникаций.

1.2 Выставка в системе маркетинговых коммуникаций, как основного условия формирования имиджа организации

Под маркетинговыми коммуникациями подразумевается совокупность маркетинговых мероприятий, способствующая продвижению товара или услуги к конечному потребителю. Традиционно в рамках этого подхода выделяют четыре основных средства коммуникации: рекламу; формирование общественного мнения; персональные продажи; стимулирование сбыта.

Интегрированные маркетинговые коммуникации (ИМК) - это концепция планирования маркетинговых коммуникаций, в которой оцениваются стратегические роли различных коммуникационных дисциплин и их комбинаций с целью обеспечения ясности, последовательности и максимального воздействия на потребителя Шарков Ф.И. Интегрированные рекламные коммуникации. - М.: РИП-Холдинг, 2004. - 272 с..

Несмотря на модность и популярность этого термина, ИМК очень редко применяются в полном объеме, обычно они рассматриваются не как цельный проект, а как дискретный набор отдельных действий, важнейшим из которых до сих пор остается реклама. Такой подход заведомо ограничивает возможности ИМК, фактически сводя всю систему к одностороннему монологу рекламодателя. А ведь сам термин “коммуникация” означает в первую очередь “акт общения”, и лишь затем - “сообщение информации лицу или группе лиц”.

Процесс коммуникации включает в себя следующие элементы:

1. отправителя сообщения (предприятие);

2. получателя сообщения (целевая группа);

3. коммуникативное послание (сообщение);

4. кодирование сообщения (стратегия рекламы, позволяющая довести сообщение до сведения адресата);

5. декодирование сообщения (способ интерпретации сообщения потребителем), канал передачи послания, средство передачи послания;

6. обратная связь, которая является основной целью маркетинговых коммуникаций Росситер Др, Перси “Реклама и продвижение товаров”. СПб, Изд. “Питер”, 2000.

Если обратная связь не состоялась (покупка, улучшение имиджа, изменение ожиданий потребителя), то процесс коммуникаций не эффективен и средства потрачены зря. Этот классический подход теоретически абсолютно правилен, но, к сожалению, существенно видоизменяется при применении на практике. В лучшем случае мы можем оценить эффективность рекламного ролика на телевидении или использования наружной рекламы по возрастанию объема продаж. Можно ли назвать это “актом общения”? Единственным способом рекламы, относительно близким к понятию “общение с потенциальным потребителем” является телемаркетинг, ведь когда Вы звоните и предлагаете товар, Вы общаетесь. Но необходимо отметить, что общаетесь в одностороннем порядке: Ваша коммуникация не содержит двустороннего интереса и в большинстве случаев заканчивается при любом ее результате (независимо от того, состоялась ли покупка).

В ИМК есть только один инструмент, позволяющий наиболее полно реализовать все возможности этой системы, включая не просто условную “обратную связь” с потребителем, а полноценный, причем продолженный во времени “акт общения”. Таким элементом является выставка.

Выставка реально объединяет в себе все четыре основные средства коммуникации (рекламу; формирование общественного мнения; персональные продажи; стимулирование сбыта.). Более того, на выставке могут быть использованы все существующие способы реализации каждого из этих средств коммуникации. Например, только на выставке возможно использование практически всех рекламных средств: наружная реклама, аудио- и видеореклама, мультимедийные презентации, различные виды директ-мэйл, презентации, в том числе - мультимедийные, промоушн-акции, и, естественно, специальные выставочные рекламные технологии. Не удивительно, что экспертная компьютерная программа “EXPO: 1001 рекламоноситель” на сегодняшний день уже включает в себя более 2000 рекламоносителей, каждый из которых может быть успешно использован на выставке.

Что такое “специальные” выставочные рекламоносители? В первую очередь это, естественно, выставочный стенд. Выставочный стенд является не просто местом в павильоне, на котором Вы должны три дня работать, а мощным средством формирования имиджа, представления продукции, привлечения и удержания внимания потенциальных покупателей. К специальным технологиям можно также отнести участие в околовыставочных мероприятиях, участие в рекламной кампании выставки и многое другое Михайлова Е. Роль выставки в системе интегрированных маркетинговых коммуникаций // Материалы конференции «Маркетинг и бизнес-коммуникации». М., 2002..

Важнейшим достоинством выставки является возможность непосредственного общения продавца и потенциального покупателя. Важно отметить, что общение на выставке, во-первых, происходит на нейтральной для обеих сторон территории, а во-вторых, является гарантированно двусторонним. Очевидно, что, в отличие, например, от ситуации с телемаркетингом, Вы не навязываете посетителю контакт: он пришел на выставку сам, значит, он уже является лицом, заинтересованным в тематике выставки, то есть потенциальным покупателем. Поэтому, при соответствующей подготовке команды стендистов, общение на выставке исключительно продуктивно: Вы можете не только продвигать свою продукцию, но узнать ее достоинства и недостатки с точки зрения покупателей, оценить популярность и востребованность отдельных наименований, правильность Вашей рекламной политики, конкурентоспособность Вашей продукции и ситуацию в данном сегменте рынка в целом. Главное отличие выставки от других видов маркетинговых коммуникаций - ее уникальная интерактивность, ведь только на выставке Вы можете непосредственно познакомиться с представителями своей целевой группы, узнать ее требования, ее интересы, ее реальную платежеспособность и готовность к приобретению Вашей продукции.

Необходимо отметить, что понятие “общение на выставке” гораздо шире прямых непосредственных контактов сотрудников стенда и посетителей выставки. Американскими специалистами разработан список, состоящий из 100 возможных целей участия в выставке, разделенный на две группы: группа продаж (относится непосредственно к продвижению продукции) и группа связей (отношения, устанавливаемые во время работы на выставке). Реально же этот список представляет собой не столько цели участия в выставке, сколько дополнительные возможности, которые предоставляет выставка, и о которых редко задумываются экспоненты. Например, в группу связей наряду с очевидными (сбор информации о конкурентах, представление новых рекламных программ, получение отклика на новую и существующую продукцию и т.п.), входят также: предоставление посетителям возможности встретиться с экспертами, освещение новых изделий, услуг и инициатив в СМИ, обучение клиентов, общение с профессионалами в отрасли, выявление возможности совместных предприятий и акций, поднятие морального состояния торгового персонала, и даже “приближение Вашего старшего управленческого персонала к клиентам”.

Соответственно, использование выставки как мощного системного средства ИМК, обеспечивает уникальные возможности не просто для одноразовых рекламных акций, а для создания полноценных комплексных проектов продвижения товара.

Некоторой проблемой выставочных контактов является их долгосрочность. Возвращаясь к примеру с телемаркетингом, мы видим, что контакт заканчивается на стадии “покупка совершена/отказ от покупки”, и в любом случае вряд ли может быть продолжен. С выставочными контактами дело обстоит иначе. Сам факт посещения выставки показывает намерение посетителя совершить покупку, но это намерение может быть существенно растянутым во времени. Если условно разделить все контакты с посетителями на “горячие”, “теплые” и “холодные”, то “теплые” контакты составляют около 80% и, соответственно, максимально влияют на экономический эффект от участия в выставке. Но если “горячие” контакты или совершают покупку в течение ближайшей недели или не совершают ее вовсе, то “теплым” может потребоваться до шести месяцев для принятия решения о том, что именно купить и у кого. Поэтому исключительно актуальной становится проблема сопровождения контактов после выставки Назаренко Л.Ф. Выставка как инструмент маркетинга - М.: Финпресс, 2003..

Выставочные контакты в России на сегодняшний день отрабатываются на недостаточно высоком уровне, это связано как с непониманием этой проблемы руководством, так и с недостаточной квалификацией менеджеров: им психологически тяжело лишний раз звонить потенциальному покупателю и продвигать свою продукцию. Тут необходимо еще раз отметить, что выставка принципиально отличается от любого другого инструмента ИМК: во-первых, посетители стенда, оставляя свои координаты, фактически дают согласие на получение новой дополнительной информации и на продолжение контакта. Во-вторых, выставка предоставляет неограниченные возможности информации для продолжения контактов, одна из целей участия в выставке из группы связей именно так и сформулирована: “создание предпосылки для продолжения контакта”.

Возникает вопрос: если возможности выставки как средства ИМК действительно безграничны, то почему существует столько жалоб на низкую эффективность участия в выставках? Не говоря об общих проблемах выставочного бизнеса, необходимо отметить, что многие экспоненты либо просто не знают, как оценить эффективность выставочного процесса, либо рассматривают ее упрощенно, на уровне продаж в магазине. Результаты статистики на основе опросов участников выставок и специализированных семинаров показывают, что 20,8 % участников выставок считают свое участие эффективным, 45,9 % - не эффективным, 33,3 % затрудняются ответить Росситер Др, Перси “Реклама и продвижение товаров”. СПб, Изд. “Питер”, 2000.

Выставка является уникальным инструментом ИМК не только с точки зрения предоставляемых ею средств продвижения продукции, но и с точки зрения многоплановости воздействия на потенциальных покупателей, поэтому и оценивать ее эффективность следует комплексно. Для оценки эффективности участия в выставке разработана специальная система показателей КОИ (коэффициенты окупаемости инвестиций):

1. Затраты на установленные контакты: Объем инвестиций в выставку, деленный на общее число установленных контактов.

2. Затраты на впечатление: Объем инвестиций в выставку, деленный на суммарное количество посетителей стенда.

3. Процент перспективных контактов, приведших к покупке: Число продаж, деленное на общее количество установленных контактов

4. Процент заинтересованных посетителей: Общее количество установленных контактов, деленное на общее количество посетителей выставки.

5. Продажи на рубль затрат: Общий объем продаж (за определенный временной интервал), деленный на объем инвестиций в выставку.

6. Воздействие средств информации: Тираж публикаций, умноженный на средний коэффициент передачи (среднее число людей, видевших одну копию одного издания публикации, обычно принимается в среднем 1,5 - 2,5).

В то время как цели по продажам обычно основываются на нижних допустимых значениях показателей, таких как количество продаж или контактов, маркетинговые цели могут не быть столь конкретны. Они могут включать осведомленность о рекламной кампании, обеспечение освещения в средствах информации или выполнение маркетингового исследования. Вместо прямолинейных формул вам могут понадобиться другие методы измерения успеха в этих областях, поэтому в систему добавлен шестой показатель: “процент достигнутых целей”.

Очевидно, что только один из показателей КОИ является чисто экономическим, остальные показывают общий эффект воздействия на посетителей выставки. Именно поэтому систему показателей КОИ следует рассматривать комплексно. Такой способ оценки эффективности не только удобен, но и является, во-первых, мощным инструментом выставочного маркетинга, во-вторых, источником информации для корректировки выставочной политики Ролницки Кеннет Управление каналами дистрибуции: Настольная книга директора по продажам и маркетингу. - М.: Добрая книга, 2006. - 892 с..

Таким образом, выставка занимает особое, уникальное место в системе интегрированных маркетинговых коммуникаций, охватывает все сферы экономики, воплощает в себе все элементы ИМК и предоставляет уникальные возможности с точки зрения важнейшего элемента ИМК - осуществления обратной связи Михайлова Е. Роль выставки в системе интегрированных маркетинговых коммуникаций // Материалы конференции «Маркетинг и бизнес-коммуникации». М., 2002..

Широкомасштабная рекламная кампания - залог успеха любого выставочного мероприятия. Результат рекламной кампании зависит от количества используемых рекламных носителей, поэтому гарантию эффективности могут дать только комплексные стратегические решения, охватывающие весь спектр рекламных пространств: от телевидения до Интернета.

Для достижения максимального эффекта рекламной кампании необходимо разработать систему целенаправленных рекламно-информационных акций, которая включает:

-определение цели рекламной кампании (привлечение экспонентов или посетителей)

-определение целевых групп получателей рекламы

-составление графика рекламных воздействий на различные целевые группы

-выбор рекламных носителей

-разработку рекламных сообщений (тексты, оригинал-макеты, аудио- и видеоролики) Музыкант В.Л. Теория и практика современной рекламы. Часть1. Монография. - М.: Евразийский регион, 1998

Однако реклама в чистом виде не может продавать квадратные метры и гарантировать увеличение объема продаж выставочных площадей. Если, к примеру, сотрудники компании поговорили грубо с потенциальным экспонентом или менеджер не смог ответить на вопрос, чем ваша выставка лучше, чем другая, никакая реклама не поможет.

Даже самая масштабная кампания может отвечать только за то, сколько человек из целевой группы увидят рекламу и узнают о выставке.

Средства массовой информации заинтересованы в сотрудничестве с выставочными компаниями настолько, насколько это необходимо самой выставочной компании.

Для наиболее плодотворного сотрудничества со СМИ рекламный отдел должен составить список преимуществ, которые дает участие в той или иной выставке. В этот список можно включить:

-PR, отстройка от конкурентов

-возможность общения с рекламодателями

-расширение базы потенциальных рекламодателей

-обратная связь с читателями

-маркетинговые исследования читательской аудитории

-качественный информационный поток (новости отрасли, интервью с ньюсмейкерами и т.д.) Семенов Б.Д. Рекламный менеджмент. - Минск: ИП Экоперспектива, 2003.

Существует несколько схем сотрудничества со средствами массовой информации:

-прямая продажа выставочных площадей - покупка рекламных площадей

-бартерные отношения (обмен выставочной площади на рекламную)

-информационное партнерство/спонсорство

-партнерство в организации экспозиции и мероприятий выставки

Прямая покупка рекламных и выставочных площадей - стандартная процедура. Наравне с ней для выставочных компаний наиболее простой и традиционной формой взаимодействия являются бартерные отношения. Организаторы предоставляют СМИ выставочный стенд и необходимое оборудование, а СМИ на эквивалентную сумму предоставляет рекламные площади.

Информационное партнерство/спонсорство - наиболее результативный для выставочных компаний вид сотрудничества со СМИ. Информационными спонсорами могут стать СМИ, имеющие обширную географию распространения, большой тираж и создающие наибольший общественный резонанс: центральные и специализированные газеты и журналы, информационные агентства, рейтинговые радиостанции, специализированные ТВ-программы Критсотакис Я.Г. Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации. - М., 2004..

Выставочная деятельность может рассматриваться с двух сторон - во первых, как деятельность выставочного центра и, во-вторых, как деятельность компании, представляющей свою продукцию на выставке.

В целях проводимого исследования представляется необходимым выявить особенности выставочной деятельности компании-экспонента.

1.3 Специфика выставочной деятельности компании-экспонента

В широком смысле паблик рилейшнз (далее PR) определяют как «планируемые и осуществляемые усилия, направленные на установление и поддержание доброжелательных отношений между организацией и ее общественностью Блэк С. Ведение в паблик рилейшнз. Ростов на/Д, 1998 г. - стр. 12.».

Общественностью для организатора выставки является широкий круг организаций и лиц- участников выставочного процесса, а именно:

-Участники выставок (реальные и потенциальные)

-Посетители выставок (реальные и потенциальные)

-Средства массовой информации

-Государственные, общественные и др. организации

-Другие выставочные организации, владельцы выставочных комплексов

-Субъекты смежных рынков (выставочный сервис, реклама, конгрессная деятельность и др.) Покровская Е.А., Лобанов И.Б. Бизнес-коммуникации. - М.: Издательский дом Дашков и К, 2006. - 287 с.

В связи с вышеперечисленными адресатами деятельности в области PR (общественными и корпоративными группами) можно определить и основные направления PR работы на выставочном поле:

-Работа с профессиональными и общественными отраслевыми объединениями

-Государственная поддержка выставки

-PR в СМИ

-Презентации и специальные проекты выставки

-Методическая деятельность

-Исследования и статистика

-Общественная деятельность, паблисити

-Международные связи

-Приемы, деловые встречи

Среди целей деятельности выставочной организации в области PR можно выделить следующие:

-Создание индивидуального образа выставки, укрепление ее статуса как регулярного, значимого, профессионального выставочного мероприятия

-Укрепление статуса выставочной компании-организатора, его коммерческого имиджа

-Усиление международного статуса выставки и компании-организатора

-Продвижение выставочной деятельности в целом как отрасли народного хозяйства

-Укрепление доверия и доброжелательности между компанией и ее партнерами и конкурентами Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент: Рабочая книга менеджера PR. - М.: Глоссарий, 2004.

Реализация задач паблик рилейшнз имеет для выставочной компании приоритетное значение, т.к. она продает не продукцию, а услугу, поэтому вопрос доверия потенциальных потребителей к предлагаемым продуктам (выставкам) выступает на первый план.

Залогом доверия участников выставочного процесса к предлагаемым выставочным проектам является деловая репутация компании-организатора. «Послужной список», качество предоставляемых услуг, профессиональная честность в отношении партнеров и конкурентов, доброжелательность и профессионализм персонала компании- критерии высокой деловой репутации компании-организатора.

Несоблюдение своеобразного выставочного кодекса (обман экспонентов (умышленный или непреднамеренный), недобросовестная конкуренция, непрофессиональное сопровождение выставочных проектов) наносит урон выставочному делу, т.к. бросает тень на других выставочных операторов.

Основными инструментами, используемыми при создании положительного образа компании-организатора, являются:

-Общественная деятельность

-PR в СМИ, с «вектором» на компанию-организатора (PR поддержка текущих проектов и перспективного развития компании, «раскрутка» первого лица компании в СМИ и т.д.)

-Неформальное общение, корпоративные связи (участие в работе Союза выставок и ярмарок, Союза международных выставок, Гильдии выставочных организаций, посещение выставок и конференций, организуемых коллегами, протокольных и дружеских мероприятий и т.д.)

-Методическая деятельность (организация семинаров и конференций по актуальным вопросам развития выставочного бизнеса, лекционная деятельность, научная деятельность, издание методической и справочной литературы по выставочному делу)

-Постоянное повышение профессионального уровня персонала компании (курсы повышения квалификации, посещение значимых мероприятий сотрудниками компании в рамках обмена опытом, анализ и систематизация учебно-методической литературы по выставочному менеджменту, маркетингу, другим аспектам выставочной деятельности)

-Меры по повышению корпоративной культуры компании Голубин Е.В. Дистрибуция. Формирование и оптимизация каналов сбыта. - М.: Вершина, 2006.

В рамках маркетингового анализа выставочного рынка мы вычленили круг важнейших участников выставочного процесса: профессиональные и общественные отраслевые объединения. Это отраслевые союзы, ассоциации, профсоюзы, профессиональные гильдии и др.

Вовлечение отраслевых ассоциаций в орбиту паблик рилейшнз мероприятия решает сразу несколько важнейших задач:

-придает мероприятию стабильность и значимость для отрасли

-способствует информированности субъектов отраслевого рынка

-способствует привлечению экспонентов выставки

-способствует становлению выставочного мероприятия как площадки обмена мнениями по актуальным вопросам развития отрасли Горфинкель В.Я., Торопцов В.С., Швандар В.А. Коммуникации и корпоративное управление. - М.: ЮНИТИ, 2005. - 128 с.

Работа с профессиональными и общественными отраслевыми объединениями ведется по нескольким линиям. Структурно для выставочной организации это могут быть:

-Подписание письма по выставке (совместного либо от руководителя ассоциации/объединения), распространение его по списку для членов ассоциации/объединения

Эти письма обычно более ограничены по объему, чем информационные письма дирекции выставки, носят характер обращения к коллегам, и содержат акцентуацию на значимых для субъектов отрасли моментах (например, деловые мероприятия, профессиональные конкурсы и т.д.)

-Участие в мероприятиях, организуемых ассоциацией/объединением (выступление с информацией о выставке, организация передвижного стенда выставки, распространение рекламной продукции)

-Работа на сайте ассоциации/объединения (обмен баннерами, участие в новостийных разделах и др.)

-Размещение информации и рекламы выставки в печатных изданиях ассоциации/объединения, на других рекламных носителях

-Совместная организация мероприятий деловой программы

-Совместная организация профессиональных конкурсов, показов, др. профессиональных мероприятий

-Совместная организация разделов выставки Акилова Е.В. Выставочная деятельность // Налоги (газета), 2006, №47.

При работе с ассоциациями/организациями необходимо разработать подробный организационный план совместной работы, в котором указать мероприятия, которые входят в программу подготовки выставки, ответственных лиц от обеих сторон, сроки выполнения работ.

Успешная реализация крупномасштабных выставочных проектов (международных, национальных, межотраслевых выставок) во многом зависит от совместных усилий заинтересованных министерств и ведомств, общественных структур.

Государственная поддержка обеспечивает общественно-политическую значимость, уровень и масштаб выставки, ее мероприятия являются основой для решения большого комплекса задач, одним из путей лоббирования, способом обсуждения корпоративных проблем, что способствует выработке государственной политики, направленной на поддержку и стимулирование представленной на выставке индустрии.

Во всем мире система государственной поддержки выставочной деятельности является одним из приоритетов государственной политики, реализуясь в нескольких направлениях:

-поддержка выставочного бизнеса как отрасли экономики

-поддержка национальных производителей

-поддержка отдельных выставок в стране и за ее пределами Блэк С. Ведение в паблик рилейшнз. Ростов на/Д, 1998 г. - стр. 12.

Большая работа проводится в этом направлении и в России. Разработаны и приняты Концепция развития выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации, Закон г. Москвы о выставочной деятельности; на федеральном, московском, ведомственном уровнях работают Комиссии и Советы по выставочной деятельности.

Отметим, что меры государства, выставочного сообщества по упорядочению выставочной деятельности в стране способствуют работе по развитию каждой отдельной выставки, т.к. привлекают внимание государственных деятелей, чиновников отдельных ведомств, широкой общественности к выставочной тематике.

В «шлейфе» приложений к ряду нормативно-правовых актов следуют перечни выставок, которые представлены на организационную поддержку исполнительных органов власти.

Особняком стоят выставки, в которых предусмотрено частичное бюджетное финансирование, которое реализуется по двум направлениям:

-…Финансовая поддержка участников выставки (по немецкой схеме субсидий участникам зарубежных выставок)

-…Финансирование самой выставки (для политических, научных, инновационных и др. мероприятий)

Существует хорошо разработанный инструментарий работы с государственными структурами. Среди эффективных способов можно назвать следующие:

-…Подписание письма о поддержке выставки за подписью первых лиц Правительства, министерств и ведомств

-…Выход распорядительных документов государственных законодательных и исполнительных структур Метелева Ю.А. Правовое регулирование выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации // Право и экономика, 2007, №2.

В зависимости от типа выставки, сложившейся ситуации возможен выход следующих официальных документов, обеспечивающих поддержку выставки: Поручение Министра (приказ по министерству), Распоряжение Правительств/Администраций субъектов Федерации, Распоряжение Мэра/Главы Администрации, Распоряжения органов исполнительной власти и различных ведомств и др.

-…Подписание Официального приветствия участникам выставки Высокий статус выставки дает основание обратиться к руководителям законодательной и исполнительной власти страны, субъектов Федерации, видным общественным и политическим деятелям с просьбой направить официальное приветствие в адрес участников и гостей выставки, которое будет опубликовано в Официальном каталоге выставки, других рекламных материалах выставки

-…Создание Организационного комитета выставки Руководители участвующих в организации выставки государственных структур, профессиональных и общественных объединений и ассоциаций, крупных предприятий отрасли, СМИ могут войти в состав Организационного комитета по подготовке и проведению выставки. Оргкомитет совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, общественными и другими заинтересованными организациями утверждает программу проведения выставки и координирует работу по ее подготовке. Параллельно с Оргкомитетом процесс подготовки может осуществлять рабочая группа, программный комитет либо другие координирующие органы выставки, которые решают оперативные вопросы подготовки выставки. Такая сложная структура организационная структура характерна для комплексных мероприятий, которые включают в себя не только выставочную программу, но равнозначные ей сопутствующие программы.

-…Проведение совместных деловых мероприятий (конференций, семинаров, профессиональных мероприятий, PR акций) Батра Р., Майерс Дж., Аакер Д. Рекламный менеджмент. -- М.; СПб.; К.: ИД Вильямс, 2002.

Организация совместных акций является важной составляющей работы с государственными структурами, которым интересна содержательная, профессиональная составляющая выставки. Поэтому предложения организаторов выставок провести на площадке выставки общественно значимое мероприятие обычно воспринимается с энтузиазмом. К таким мероприятиям можно отнести:

-Выездные совещания, коллегии, заседания государственных структур

-Конференции, семинары, круглые столы

-Профессиональные конкурсы

-PR акции по «смежной» с тематикой выставки теме

-Участие руководителей государства, министерств и ведомств, субъектов РФ в Официальной церемонии открытия выставки

Общественная активность организаций в области выставочной деятельности преследует ряд целей:

-консолидация усилий, направленных на укрепление значимости выставочной деятельности в экономике страны

-создание правовых, экономических и организационных условий, оптимальных для деятельности организации

-лоббирование интересов компании в государственных, профессиональных, общественных структурах

-оказание влияния на лиц, принимающих решения в области выставочного бизнеса

-укрепление имиджа компании, большая узнаваемость и престиж компании в деловом мире Борисова Е.А.Эффективные коммуникации в бизнесе. - СПб.: Питер, 2005.

Соответственно целям общественной деятельности, можно выделить ряд ее направлений:

-Участие в законотворческой и нормотворческой деятельности (в работе Комиссий и советов по выставочно-ярмарочной деятельности федерального и московского уровней, Союза выставок и ярмарок России, стран СНГ и Балтии, Гильдии выставочно-ярмарочных организаций МТПП)

-Участие в работе ведомственных комиссий и советов по выставочно-ярмарочной деятельности (Министерства, соответствующие структуры профессиональных объединений и др.)

-Участие в разработке программ и концепций развития, обычаев делового оборота и др. инструментария профессионального выставочного сообщества

-Участие в работе международных выставочных организаций (Союз международных выставок (УФИ), Международной Ассоциации выставочного менеджмента (IAEM) и др.)

-Размещение в СМИ информационных и аналитических материалов, освещающих актуальные проблемы развития выставочно-ярмарочной деятельности, вопросы маркетинга, истории развития выставочного дела и др.

-Организация/участие в мероприятиях (конкурсов, презентаций др.), значимых для представителей выставочного бизнеса в имиджевом плане (например, конкурсы выставочных каталогов, «Московский предприниматель», различные рейтинги и т.д.) Адаир Д. Эффективная коммуникация. - М.: Эксмо, 2006.

Важную роль в том направлении общественной деятельности, которое условно можно назвать «репутационный менеджмент», играет правильное позиционирование своей организации. Необходимо вычленить для себя слабые и сильные стороны организации, уникальные черты и «раскручивать» именно их, чтобы «отстроиться» от конкурентов.

Важное значение имеет также правильно выстроенная история выставочной компании.

Важно также, чтобы полной и «правильной» информацией о компании владели сотрудники компании на всех уровнях, с тем чтобы компания выступала во внешнем мире «единым фронтом Музыкант В.Л. Теория и практика современной рекламы. Часть1. Монография. - М.: Евразийский регион, 1998».

Паблик рилейшнз - неотъемлемая часть стратегического менеджмента выставочной компании.

Отношения со средствами массовой информации являются самой важной составляющей PR. Через газеты, радио и телевидение устанавливаются контакты с широкими слоями общественности, а также формируется позитивный корпоративный образ выставочной компании, статус и имидж каждой отдельной выставки. В отличие от рекламы, PR - это более тонкий и чуткий инструмент, обладающий механизмом обратной связи.

Для наиболее эффективного использования возможностей инструментов PR в выставочной компании должна быть создана пресс-служба. Наиболее оптимальным является объединение пресс-службы с отделом рекламы, так как в выставочной компании грань между рекламой и PR очень зыбкая и лучших результатов можно достичь, только обладая полной информацией о взаимоотношениях со СМИ и имея возможность для маневра в ту или иную сторону. Если пресс-служба и отдел рекламы являются самостоятельными подразделениями, отношения между ними должны централизованно координироваться.

В функции пресс-службы выставки входит:

-контакт со средствами массовой информации

-генерирование новостей

-распространение новостей, инициирующих статей, очерков и сообщений

-паблисити

-ответы на запросы прессы и предоставление информации

-проведение совместных PR-акций со средствами массовой информации

-организация пресс-конференций

-контроль над сообщениями печати, радио и телевидения, и применение мер к исправлению ошибочных материалов

-анализ эффективности PR-акций Битере Д., Випперман К. Как продать свои услуги. -- СПб., 2002.

А) Контакт со средствами массовой информации

Залогом эффективности деятельности пресс-службы является непрерывность ее работы. Установление доброжелательных, а по возможности, и дружественных связей с редакторами, журналистами и другими сотрудниками средств массовой информации - важнейшая функциональная обязанность пресс-секретаря.

В) Генерирование новостей

Одним из важных направлений работы пресс-службы является публикация новостийной информации о деятельности выставочной компании, тем более, что многие события, происходящие в процессе подготовки к выставке, являются общественно-значимыми и интересными той или иной аудитории.

Новость обязательно должна содержать ответы на следующие вопросы: кто, где, когда, что сделал, как сделал, зачем сделал.

Примеры информационных поводов:

-презентация новой выставки

-юбилей компании, выставки, день рождения руководителя

-заседание Оргкомитета выставки

-официальные документы, регламентирующие проведение выставки

-высказывание ньюсмейкера о выставке

-вручение медалей и дипломов выставки

-итоги выставки

-заключение договора с крупной компанией

-участие в работе общественных и профессиональных

-организаций

-получение наград профессиональных конкурсов или знаков профессиональных выставочных объединений

-благотворительность и т.д.

С) Распространение новостей, инициирующих статей, очерков и сообщений Выставочный менеджмент / Под ред. И. Филоненко. М., 2004.

Когда система информационных поводов разработана, необходимо выбрать каналы и способ распространения новостей.

В настоящее время наиболее эффективным и оперативным является распространение с помощью электронной почты. Еще одно его преимущество - возможность посылать индивидуальные письма на личный ящик редактора или журналиста.

Текущие новости необходимо рассылать регулярно постоянным информационным партнерам. Информацию о каких-либо специальных или очень важных событиях надо распространять среди информационных агентств и всех газет. Кроме того, пресс-служба должна максимально использовать ресурсы онлайновых СМИ.

Для оперативной рассылки необходимо составить список получателей новостей, в котором должно быть указано издание, отдел и конкретный человек. Чем более конкретным будет адресат, тем больше шансов у письма не оказаться выброшенным в корзину сразу же по получению. Этот список должен постоянно обновляться.

D) Паблисити

В функции пресс-службы входит также и поддержание паблисити - распространение в СМИ информации о человеке - руководителе компании. Чтобы материал был опубликованным, он должно содержать фактор "новизны".

E) Ответы на запросы прессы и предоставление информации

Два важных условия, которые надо учитывать в отношениях с прессой: оперативность и точность. Если журналисту нужна дополнительная информация, если он задает вопрос по телефону, значит, ему необходим быстрый ответ. Если пресс-секретарь не может сразу предоставить информацию, он должен иметь в виду, что второй раз журналист может и не позвонить.

Лучше всего передавать дополнительную информацию по электронной почте или по факсу, так как телефон не может гарантировать точности передачи.

F) Проведение PR-акций со средствами массовой информации

PR-акции, наряду с рекламными кампаниями в средствах массовой информации, могут эффективно решать задачи по продвижению выставок. К ним относятся презентации, фестивали и показы мод, конференции и семинары, пресс-клубы.

-…Игры, конкурсы и викторины

До сих пор игры, конкурсы и викторины очень популярны среди широких слоев населения, поэтому они являются очень эффективными PR-акциями.

Технология проведения конкурса очень проста: на страницах издания публикуются условия участия и задания. При этом обязательно указывается, что призы предоставляет выставочная компания (Оргкомитет, Спонсор выставки и т.д.) и церемония награждения победителей состоится на выставке.

Таким образом, СМИ привлекает к себе дополнительный интерес со стороны читателей, а выставка- посетителей и дополнительные баллы к своему имиджу.

-…Презентации

Достаточно часто СМИ нуждаются в площадке для проведения презентации самих себя, своей новой рубрики или тематического приложения. В этом случае организатор может предоставить сцену выставки (или другую удобную площадку) для проведения этого мероприятия.

-…конференции и семинары, пресс-клубы

Время от времени средства массовой информации проводят конференции по актуальным проблемам или заседания клуба своих друзей. В этом случае конференц-зал выставки - одно из лучших мест проведения этих мероприятий.

-…Фестивали, показы мод, конкурсы красоты

Вместе со СМИ можно проводить различные фестивали, конкурсы красоты, показы мод и т.д. Зрелищные мероприятия всегда привлекают дополнительных посетителей, способствуют созданию праздничной атмосферы выставки и, что самое главное, служат укреплению ее положительного имиджа.

G) Контроль над сообщениями печати, радио и телевидения, применение мер к исправлению ошибочных материалов

После проведения любого PR-мероприятия, будь то рассылка новостей, PR-акция или пресс-конференция, пресс-служба должна провести пресс-клиппинг - анализ вышедших в СМИ материалов. Для этого необходимо регулярно проводить мониторинг СМИ, а после пресс-конференций обзванивать журналистов по регистрационным листам Василик М.А. Основы теории коммуникации. - М.: Гардарики, 2006. - 615 с..

В случае обнаружения неточной или ложной информации представитель пресс-службы должен попытаться получить объяснение этого. Однако какими бы ни были причины публикации, нужно помнить, что ссориться с журналистами нельзя. Пресс-секретарь должен найти конструктивное решение проблемы. Нередко случается так, что нелицеприятная статья становится началом продолжительного и продуктивного сотрудничества журналиста и выставочной компании.

H) Анализ эффективности PR-акций

Пресс-служба должна внимательно следить за всем, что появляется в печати, особенно, если это прямо или косвенно затрагивает интересы выставочной компании.

Параметры, по которым можно судить об эффективности деятельности пресс-службы, делятся на две группы:

-……Прямые:

-количество субъектов, отреагировавших на полученную информацию

-количество персон, пришедших на организованное специально для них мероприятие (презентацию, пресс-конференцию, круглый стол и др.)

-количество СМИ, разместивших полученную информацию или подготовивших материалы по итогам участия в специальном мероприятии, по объему и характеру вышедших материалов

-……Косвенные:

-процент участников целевой аудитории, изменивших свое отношение к выставке

-процент участников целевой аудитории, принявших положительное решение об участии в выставке

Первая группа показателей - собранные в отдельную папку вышедшие публикации позволяют хотя бы приблизительно оценить эффективность проведенных PR-мероприятий. Тем не менее, количество газетных вырезок само по себе не может дать реальной картины результатов деятельности пресс-службы. Вырезки материалов прессы - лишь материальное свидетельство того, что появилось в печати, и хотя количество строк в статье что-то значит, необходимо проанализировать вырезки, приняв во внимание тип издания, его положение среди других, тираж, социальный состав читателей. Вовсе не очевидно, что все напечатанное: (а) прочитано; (б) понято; (в) воспринято благоприятно.

Вторая группа показателей вообще не поддается планированию и прогнозированию, поскольку мотивация к совершению того или иного действия, а тем более, изменение мнения по тому или иному поводу, являются результатом совокупности ряда факторов, где PR-обеспечение выступает лишь в виде отдельной и не всегда доминирующей составной части Метелёва Ю.А. Маркетинговые коммуникации. Правовое регулирование. - М.: Статут, 2006..

Безусловно, в деле формирования общественного мнения разовые рекордные усилия и финансовые вливания могут дать высокий, но разовый количественный результат, в то время как постоянство усилий, пусть и небольших, ведет к качественному долговременному эффекту.

К поддерживающим инструментам PR выставки можно отнести также презентации и специальные проекты выставки, создающее распределенное во времени «имиджевое» поле.

К таким мероприятиям относятся:

-Презентации выставки в период ее подготовки

-Организация мобильных стендов, передвижных экспозиций, информационных табло выставки в профильных организациях и на выставочных и конгрессных мероприятиях

-Организация «долгоиграющих» информационных поводов (викторины и конкурсы в СМИ), тематические рубрики и колонки в СМИ и др.

-Организация «поддерживающих» выставочных и смежных с ними мероприятий, поддерживающих имидж компании-организатора в глазах субъектов рынка (пример: ежегодная организация ведомственной выставки-конференции «Информатизация правоохранительных систем» в рамках Международного форума «Технологии безопасности», не связанной с ним временными рамками для создания имиджа компании - организатора как «ведомственной», «своей» структуры.) Ансофф И. Стратегическое управление. - М.: Экономика, 2002.

Методическая и научная деятельность выставочной организации имеет два вектора:

-…Деятельность, связанная повышением профессиональной квалификации и паблисити

-…Деятельность, связанная с исследованием отраслевых рынков конкретных выставок

Методическая и научная деятельность в профессиональной сфере включает:

-…Участие в семинарах, организуемых Союзом выставок и ярмарок, международными выставочными объединениями и организациями, отдельными выставочными компаниями

Это направление в России сейчас активно развивается.

-…Организация собственных семинаров, лекционных курсов, др.

Эта деятельность прежде всего преследует цели паблисити, а также является эффективным механизмом «принудительного» повышения квалификации сотрудников. Мы убедились на собственном опыте, организуя традиционные семинары по технологиям рекламно-информационного сопровождения выставочных проектов, а также по эффективному участию в выставках для экспонентов, что в ходе подготовке семинара сотрудники компании «перелопачивают» и систематизируют огромные пласты новой информации по профилю их деятельности.

-…Участие в учебном процессе, лекторская деятельность, научная деятельность

Развивающимся направлением в России является участие выставочников-практиков в учебном процессе подготовки выставочных работников (лекции на курсах повышения квалификации, в учебных заведениях различных форм обучения). Это направление особенно актуально в связи с введением специальности «Выставочный менеджмент» как второго высшего образования.

Развивается также научная деятельность, углубленное изучение вопросов выставочного маркетинга, истории выставочного дела, вопросов государственного регулирования, экономической эффективности, современных технологий организации и сопровождения выставочных проектов и др.

Другой сферой интересов выставочных компаний являются отраслевые рынки, и здесь на первый план выступает исследовательский аспект. Маркетинговые исследования, статистические данные по рынку позволяют разработать правильную стратегическую линию развития выставки, скорректировать ее в дальнейшем, а также использовать массивы информации, полученной в ходе исследований, в рекламной и PR кампаниях выставки.

Отдельным направлением являются социологические исследования, проводимые выставочными организациями в ходе выставок, которые включают исследования отраслевых рынков и сбор статистической информации (см. подробнее Глава «Сбор и анализ статистических данных выставки, «Отраслевые исследования тенденций рынка»)

Международные связи выставочной организации развиваются в нескольких направлениях:

-…Корпоративные связи (членство в международных союзах и организациях)

Членство и сотрудничество с международными выставочными ассоциациями имеет большое значение для укрепления статуса выставочной организации, повышения информированности ее членов о международных стандартах выставочной практики, а также доверия иностранных участников к организуемому выставочному мероприятию.

-…Сотрудничество с зарубежными выставочными комплексами, выставочными компаниями, представительствами выставочных компаний в России, с зарубежными профессиональными ассоциациями, торгово-промышленными палатами, СМИ.

Такое сотрудничество может быть плодотворным в отношении формирования коллективных экспозиций на выставке.

-…Работа на профильных выставках за рубежом (посещение в качестве деловых посетителей/стенд на выставке)

-…Создание представительства за рубежом

Гостеприимство является неотъемлемой частью выставочного бизнеса, основанного на общении. В ежедневной практике используются:

-Бизнес-ланчи и ужины с партнерами, необходимыми людьми из различных сфер деятельности

-Фуршеты, протокольные мероприятия в рамках своих и дружественных выставок, других профессиональных мероприятий

-Корпоративные праздники (юбилеи компании, дни рождения первого лица, др.)

Общение с потенциальными партнерами и клиентами происходит как у них на территории, так и в офисе выставочной организации. Важно, чтобы в офисе поддерживалась благоприятная «живая» выставочная aтмосфера, свидетельствующая о профессионализме и динамике компании. Т.к. выставка - продукт виртуальный, то хорошее впечатление создают фотографии с выставок, рекламная и сувенирная продукция, используемая в оформлении интерьера офиса Выставочный менеджмент / Под ред. И.Филоненко. М., 2004..

Глава 2. Организация выставочной деятельности компании-экспонента (на примере Всероссийского выставочного центра)

2.1 Выставочная деятельность Всероссийского выставочного центра

23 июня 1992 года Указом Президента Российской Федерации и постановлением Правительства РФ ВДНХ была переименована в Государственное акционерное общество «Всероссийский выставочный центр» (ГАО ВВЦ).

ВВЦ - член Союза выставок и ярмарок стран СНГ и Балтии, член Международного союза ярмарок (UFI).

ВВЦ - правопреемник лучших традиций советских выставок ВСХВ-ВДНХ.

ВВЦ - крупнейший и наиболее посещаемый выставочно-ярмарочный комплекс страны, на котором традиционно представляются образцы достижений экономики, науки и культуры России, государств СНГ.

ВВЦ - полный комплекс услуг: организация и оформление выставочно-ярмарочных и культурно массовых мероприятий, предоставление офисных и торговых площадей, информационно-рекламные, оформительские, складские, таможенные и транспортно экспедиторские услуги, оформление виз, заказ гостиниц, обеспечение безопасности.

ВВЦ - это:

2375 тыс.кв.м территории;

108 тыс.кв.м закрытых экспозиционных площадей, из которых:

36,8 тыс.кв.м - для проведения крупных международных, общероссийских, межрегиональныхи отраслевых выставок;

48,2 тыс.кв.м - для постоянно действующих выставок, ярмарок, смотров;

23,5 тыс.кв.м - для проведения сельскохозяйственных выставок и ярмарок;

158,1 тыс.кв.м открытых экспозиционных площадей - для выставок, культурно-массовых, образовательных и спортивных мероприятий.

Созданный за многие годы на средства государственного бюджета крупнейший выставочный комплекс - Всероссийский выставочный центр - национальное достояние России. И одной их важнейших задач Центра является сохранение и развитие его архитектурного, досугового и выставочного ансамбля.

Сегодня ВВЦ - крупнейший выставочный комплекс Москвы и России, участвующий посредством выставочно-ярмарочных и конгрессных мероприятий в реализации национальных проектов "Эффективное сельское хозяйство", "Современное здравоохранение", "Качественное образование", "Доступное и комфортное жилье".

На ВВЦ проходят выставки: "Цветы", "Золотая осень", "Металл Экспо", "Федеральная оптовая ярмарка товаров и оборудования текстильной и легкой промышленности", "Московская международная книжная выставка-ярмарка", "Московский международный салон инноваций и инвестиций", "Агротэк-Весна. Картофель, овощи и фрукты", "Дни московского образования", "Московская зеленая неделя", "Дни малого и среднего бизнеса России", "Выставка научно-технического творчества молодежи", "Образовательная среда" и другие.

ОАО «ГАО ВВЦ» заявил о себе как о ведущем устроителе российских национальных экспозиций. В 2004 году были успешно проведены Российская национальная выставка и Экономический форум в Казахстане, в 2005 - в Минске (Республика Беларусь), в Республике Таджикистан (ноябрь-декабрь 2005) и Республике Армения (декабрь 2005). В 2006 году ОАО "ГАО ВВЦ" провел Российскую национальную выставку и Экономический форум в Азербайджане, планируются российские национальные выставки в Китае и Израиле.

В 2006 году ОАО "ГАО ВВЦ" второй год подряд с успехом выступил в качестве национального оператора российской экспозиции в рамках крупнейшего международного выставочного форума аграрной и продовольственной тематики - «Зеленая неделя» в Берлине; ВВЦ - также оператор российских экспозиций на выставках SIMA (Франция), MIPIM (Франция), IHM (Германия).

Реализуется концепция развития ВВЦ до 2010 года, состоящая из нескольких основных направлений:

· строительство новых современных выставочных площадей

В разработке мастер-плана по реконструкции и новому строительству на территории Всероссийского выставочного центра ОАО "ГАО ВВЦ" сотрудничает с "Моспроект 4" и немецкой компанией "Обермайер Консульт". Согласно утвержденному плану, до 2010- 2012 годов предполагается строительство нового международного выставочного комплекса "Россия" площадью 240.000 кв.м.

Первый этап проекта - строительство до середины 2007 года павильона площадью 45.000 кв.м. Комплекс будет оснащен самыми современными коммуникациями и предназначен для проведения международных и общероссийских конгрессно-выставочных мероприятий.

· развитие программы «ВВЦ - центр сотрудничества регионов России и стран СНГ»

ВСХВ, а затем ВДНХ, создавались как мощный инструмент представления экономического и культурного потенциала Республик СССР и страны в целом. Как продолжение этого направления с егодня реализуется проект «ВВЦ - центр сотрудничества регионов России и стран СНГ». На ВВЦ открываются постоянно действующие выставки стран СНГ и регионов России. Уже работают выставочно-коммерческие центры Армении, Грузии, Кыргызстана, выставка продукции предприятий Чеченской Республики. В этих павильонах посетители могут воочию увидеть изделия народных промыслов, продукцию ведущих предприятий, новые технологиии и разработки каждой страны или региона.

В 2006 году начнутся работы по модернизации павильонов №№ 14 и 18, которые передаются Азербайджанской Республике и Республике Беларусь. Продолжена работа по организации постоянно действующей выставки регионов России и стран СНГ в павильоне № 2, в которой могут принять участие отдельные предприятия из стран СНГ, не готовые пока к открытию своего представительства в отдельном павильоне. Проект осуществляется совместно с «Деловым центром экономического развития СНГ» в рамках подписанного Соглашения о сотрудничестве и Центром поддержки национальных производителей. В павильоне будут работать страховые, лизинговые, юридические, консалтинговые компании, особое внимание - консультационным, обучающим семинарам, организации бизнес-контактов.

· воссоздание «Агрогородка»

ВВЦ - официальный выставочный оператор Минсельхоза России, основная выставочная площадка для российских сельхозпроизводителей. Совместно с Министерством сельского хозяйства РФ, Правительством Москвы, Немецким сельскохозяйственным обществом (DLG), реализуется программа "ВВЦ - агровыставочный центр". Это проект воссоздания аграрной экспозиции, где представлены техника и технологии для фермерских хозяйств, агрохолдингов, показ и продажа племенного скота, элитные семена и агротехнологии, ветеринария, животноводство, лучший опыт решения социальных вопросов на селе. В рамках программы ВВЦ организует: главный ежегодный смотр отечественного АПК Всероссийскую агропромышленную выставку "Золотая осень", выставки "Агротэк", "Картофель, овощи и фрукты", "Дни поля" и многие другие.

· создание на ВВЦ «Города науки, образования и инноваций»

Основная задача проекта - популяризация научных знаний, возможности дополнительного образования для молодежи, ранняя профориентация.

Первый этап проекта предусматривает создание на базе павильона №20 интерактивной экспозиции "Парк научных приключений", основной раздел которой под условным названием «Город Задач» посвящен раскрытию наиболее актуальных проблем, стоящих перед человечеством сегодня. Экспозиция дополняется выставочными тематическими модулями «Детский городок», «Город инноваций», «Городок профессий».

Дальнейшая реализация проекта предполагает использование территории «Площади промышленности» и расположенных на ней павильонов (№№ 55, 26, 33 и 57) для демонстрации новых технологий в различных отраслях.

На базе павильона «Космос» будет создана интерактивная экспозиция «Человек и Вселенная», которая будет включать международный музей космонавтики с применением современных форм показа и моделирования ситуаций: полет в космос, космическое тестирование, тренажеры, природные явления.

· сохранение и развитие зеленой и рекреационной зоны

ВВЦ любимое место отдыха москвичей и гостей столицы. На территории располагаются:

· «Городок аттракционов»

· «Город мастеров» - интерактивная деревня народных промыслов

· «Рыбацкая деревня» - русская рыбалка

· «Музей ледникового периода» - представляет самую большую в мире коллекцию животных ледникового периода, в т.ч. скелет мамонта

· «Музей сказок» - с интерактивными представлениями для детей

· Лодочная станция и другие досуговые объекты

Территория ВВЦ ежегодно используется для проведения культурно-массовых и спортивных мероприятий, таких как национальные праздники «Акатуй», "Навруз" и «Масленица», спортивные соревнования - велогонка «Пять колец Москвы» и этап кубка мира по сноуборду FIS , флористические фестивали - «Цветы победы» и «Ландшафтные сады», празднования Дня города и другие.

В последнее время в развитии выставочной деятельности произошли значительные перемены: растет количество региональных, национальных и международных выставок, которые представляют интересы практически любой отрасли или сферы бизнеса. Выставочная деятельность используется как один из каналов продвижения товара на рынке, следовательно, по своей сути также является рекламной деятельностью. Участие в выставках для российских организаций представляет собой продвижение своих товаров и услуг на рынках сбыта, в чем организации не раз убеждались. А участие в признанных международных выставках свидетельствует в пользу качества продукции, тем самым повышается статус организации, представляющей данную продукцию. По сравнению с другими видами рекламы выставочная деятельность имеет ряд преимуществ. Стенды более наглядно позволяют показать ассортимент, позволяют потенциальным покупателям рассмотреть продукцию вблизи и получить более подробную информацию от представителя организации, представляющего продукцию.

Таким образом, большую роль в правильном формировании мнения о фирме, ее товарах (работах, услугах) играет выставочная деятельность.

На первый взгляд в подготовке к выставке нет ничего сложного, но это ошибочное мнение. Это довольно-таки сложный подготовительный процесс, который включает в себя сбор необходимой информации, подготовку необходимого оборудования и прочее. Поэтому коснемся моментов, с которыми придется столкнуться организации в процессе подготовки к выставке.

Процесс подготовки к выставке можно разбить на несколько этапов:

1) составляется план деятельности до выставки и на период проведения выставки;

2) назначаются ответственные лица;

3) учитываются все возможные расходы, связанные с проведением выставки;

4) после окончания выставки делаются выводы для дальнейшего использования в будущем.

За определенный фиксированный срок, не позднее, чем за месяц до начала выставки, заполняется и посылается в адрес оргкомитета заявка на участие в выставке. В заявке указываются все реквизиты организации (страна, адрес (телефон), номер расчетного счета). Суть заявки заключается в предварительной регистрации и бронировании выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие организации с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это своего рода договор между сторонами. После получения заявки в адрес организации высылается подтверждение о регистрации организации в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата должна быть произведена в течение 5 - 10 дней.

Организации-участнику организаторами выставки могут быть предоставлены и дополнительные услуги. Наиболее распространенные дополнительные услуги: аккредитация, публикация в каталогах, услуги переводчиков, изготовление вывески и фирменной рекламы.

Организации, участвующие в выставке, в большинстве случаев изготавливают свои эксклюзивные материалы для выставки в специализированных фирмах, тем самым повышая качество экспозиции, что наглядно показывает профессионализм и индивидуальный подход. Однако при этом возрастают расходы фирмы-участника, что ведет к удорожанию выставочного стенда.

Но организация может и не обращаться в специализированную фирму для изготовления выставочного стенда, а заключить специальное соглашение в приложении к договору на аренду площади согласно требованиям организации - участника выставки. В соглашении конкретно оговариваются все необходимые моменты экспозиции, сроки, цена.

Следующим очень важным моментом является доставка и размещение экспозиционных материалов на стенде. Организация должна заранее подготовить письмо-заявку с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешение на ввоз (вывоз) выставочных материалов. Такая заявка должна содержать подробный список ввозимых выставочных материалов. Письмо составляется в адрес фирмы - организатора выставки на имя директора.

Как видим, организация участия фирмы в выставке на должном уровне - это довольно трудоемкий процесс, включающий в себя застройку выставочной площади, доставку выставочного груза, организацию поездки представителей организации-экспонента на выставку. Ведь плохо оформленный стенд или плохо обученный персонал может легко "обнулить" вложенные средства, а это, как правило, средства немалые. От того, как подготовлена выставка, зависит ее успех Акилова Е.В. Выставочная деятельность // Налоги (газета), 2006, №47..

Главным направлением программы развития ВВЦ является международное региональное сотрудничество и укрепление связи между странами СНГ и российскими регионами. Уже открыты павильоны Армении и Кыргызстана, запланировано открытие выста-вочно-коммерческих центров Азербайджанской Республики и Республики Беларусь, культурно-делового центра и постоянно действующей выставки регионов Центрального федерального округа РФ. Как говорит заместитель генерального директора ОАО "ГАО ВВЦ" Николай Бугаев, сейчас подписаны соглашения о создании выставочных коммерческих центров Северо-Западного, Южного и Уральского федеральных округов. Кроме того, в этой зоне разместятся отраслевые павильоны. На государственном уровне принято решение, чтобы все ведущие министерства и ведомства также сделали презентационные площадки для показа своей деятельности и пропаганды основных направлений развития отраслей. Созданные в исторических павильонах ВВЦ, они станут рассматриваться как выставочно-коммерческие центры, где будут представлены национальные предприятия, туристические компании, банки, рестораны национальной кухни и, конечно же, станут показывать культурные традиции и достопримечательности стран. Эти центры стран ближнего зарубежья и российских регионов одновременно станут центрами продвижения продукции из регионов на новые рынки и привлечения региональных экспонентов.

В целом на территории ВВЦ запланировано создать пять разного функционального назначения зон. На сегодняшней Площади промышленности (рядом с павильоном "Космос") разместится научно-познавательная зона. Решением правительства Москвы сейчас здесь создается проект "Город науки, образования и инноваций", первая очередь этого проекта будет реализована уже в 2008 году. Через 4 года этот "город" будет занимать площадь около 60 тысяч кв. метров, станет научно-внедренческим центром новых инноваций и передовых технологий и центром притяжения большого количества молодежи, которой он благодаря своей интерактивности поможет в ранней профориентации и, несомненно, станет для молодых центром интеллектуального досуга.

Еще одна зона - Агрого-родок или, как его еще называют, агровыставочный комплекс. Многие годы ВДНХ была одним из центров по поддержке отечественного сельского хозяйства. И сейчас "ГАО ВВЦ" вместе с Министерством сельского хозяйства РФ и правительством Москвы решили восстановить те 26 специализированных павильонов, что в свое время были созданы и успешно функциониовали в этом агрогородке. Разработана очень интересная программа постоянно действующих выставок по различным направлениям сельского хозяйства, созданы дилерские центры по продвижению новых технологий и поддержке тех начинаний, что сегодня происходят в сельском хозяйстве; предусмотрено и обучение специалистов.

ВВЦ всегда была любимым местом отдыха москвичей. В выходные здесь гуляют много детей, молодежи, сюда приходят провести досуг целыми семьями. Выставочные площади идеально подходят для того, чтобы устраивать на них большие концерты, фестивали, национальные праздники, а также презентации и всевозможные рекламные шоу и многие другие культурно-развлекательные мероприятия. Поэтому вполне закономерно, что запланировали создать на территории выставочного центра рекреационно-досуговую зону. В частности, концепцией развития ВВЦ предусмотрено строительство аквапарка, кон-но-спортивного комплекса, спорт-сити.

Разработана также большая туристическая программа, и уже подписан ряд соглашений с туристическими агентствами. Иностранным туристам будет на что посмотреть и чем полюбоваться. Вокруг ВВЦ будет функционировать целая система гостиниц; по плану правительства Москвы многие их них будут реконструированы в ближайшее время. Предусмотрено также создание целой системы подземных паркингов на 12 тысяч машиномест. А монумент Мухиной "Рабочий и колхозница", который сейчас находится на реконструкции, со временем вернется на свое прежнее место, только будет стоять уже на новом постаменте. Как говорит один из архитекторов проекта нового выставочного комплекса Клаус Мюллер, для него "было достаточно серьезной задачей интегрировать новый современный комплекс в исторически сложившуюся территорию, не нарушая сочетания между прежней и новой частями выставочного комплекса. Но я счастлив, что вовлечен в возрождение всей территории ВВЦ".

Новый международного уровня комплекс вновь призван стать визитной карточкой Москвы и нашего государства и местом паломничества туристов и гостей столицы.

2.2 Практические рекомендации по проведению выставочной деятельности

На настоящем этапе одной из главных задач в области регулирования выставочно-ярмарочной деятельности является установление целесообразности разработки единого основополагающего нормативного правового акта в данной области, а также, в случае признания такой целесообразности, определение конкретного нормативного содержания данного акта.

В случае принятия решения о разработке единого нормативного правового акта, с учетом международного опыта правового регулирования в указанной области, в качестве основных целей указанного нормативного правового акта следовало бы предусмотреть упорядочение регулирования выставочно-ярмарочной деятельности, функционирования организаций, ответственных за проведение выставочных мероприятий.

Однако достижение указанных целей вполне может быть обеспечено путем разработки и принятия нескольких специальных нормативных правовых актов в области выставочно-ярмарочной деятельности с учетом наличия регулирования отдельных вопросов актами общего значения (Гражданским кодексом Российской Федерации, Налоговым кодексом Российской Федерации и др.).

Анализ существующей в Российской Федерации ситуации в области регулирования отношений, связанных с организацией и проведением выставочно-ярмарочных мероприятий, и зарубежного опыта позволяют выделить следующие направления, по которым в целях обеспечения надлежащего регулирования выставочно-ярмарочной деятельности следовало бы разработать соответствующие нормативные правовые акты:

1. Об упорядочении деятельности в области организации и проведения выставок и ярмарок в Российской Федерации.

Данный нормативный правовой акт призван урегулировать, в частности, следующие вопросы:

- определение основных понятий в области выставочно-ярмарочной деятельности (торговые ярмарки, торговые выставки и др.);

- функции федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в сфере выставочно-ярмарочной деятельности (в части координации деятельности других федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе взаимодействия с субъектами выставочно-ярмарочной деятельности);

- разделение компетенции в сфере выставочно-ярмарочной деятельности между специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

- порядок осуществления государственной финансовой поддержки выставочно-ярмарочной деятельности, в том числе, в форме технической помощи, с целью активизации такой деятельности, а также источники выделения такой поддержки;

- процедуру предоставления финансово-экономической отчетности организаторами выставок и ярмарок (сметы и балансы организованных выставок, сведения о количестве экспонентов и посетителей);

- создание и функционирование организационного комитета выставочно-ярмарочных мероприятий.

2. Об общих правилах проведения выставок и ярмарок в Российской Федерации.

Разработка такого акта может представлять целесообразность, в том числе, и с точки зрения содействия выставочным организациям в подготовке документов, определяющих правила функционирования конкретных выставок и ярмарок в России.

Данный нормативный правовой акт мог бы содержать такие положения, как:

- требования к организациям, участвующим в выставочно-ярмарочных мероприятиях, в том числе, в отношении порядка оформления их участия (подача заявления по утвержденной форме и в установленный срок, своевременное предоставление спецификаций товаров, планируемых для экспозиции и др.);

- процедура и критерии допуска к участию и исключения экспонентов;

- права, обязанности и функции администраций выставок и ярмарок в связи с организацией и управлением проведения указанных мероприятий;

- специфические требования, предъявляемые к выставочно-ярмарочным мероприятиям, включая требования к экспонируемым товарам, а также к ответственности и контролю со стороны организаторов выставок (требования к месту проведения ярмарок, наличию внутреннего регламента участия экспонентов; соответствие товаров теме и направлению ярмарки, требования в отношении возможности экспонирования товаров, представляющих угрозу или неудобство для участников выставки);

порядок организации национальных дней во время проведения ярмарок;

- процедура решения спорных вопросов, возникающих как между участниками выставки, так и между участниками и организаторами выставки.

3. Об упорядочении процедур присвоения выставочно-ярмарочным мероприятиям официального статуса, составления календаря выставок, имеющих официальный статус, и выдачи разрешений на проведение таких выставок.

В данном нормативном правовом акте можно было бы определить:

- органы (как на федеральном уровне - для выставок федерального значения, так и на уровне субъектов Российской Федерации - для выставок, регионального и местного значения), в чью компетенцию входит признание квалификации выставочных мероприятий, принятие решений о выдаче разрешений на их проведение, а также составление ежегодного календаря выставочных мероприятий разного уровня, имеющих официальный статус;

- порядок предоставления заявки о признании квалификации уровня выставки, а также заявки на получение разрешения для ее проведения;

- меры по обеспечению рационального распределения и координации сроков проведения выставочных мероприятий, имеющих официальный статус, в целях нормального составления и соблюдения календарного графика.

Следует иметь в виду, что, исходя из близкого характера регулируемых вопросов, отдельные из вышеперечисленных нормативных правовых актов (разработка которых представляется целесообразной для обеспечения надлежащего правового регулирования в области выставочно-ярмарочной деятельности) могут быть объединены в один нормативный правовой акт. Так, например, положения, предусматривающие упорядочение процедур присвоения международной квалификации выставочным мероприятиям, составления календаря выставок, имеющих официальный статус, и выдачи разрешений на проведение таких выставок, могли бы стать частью нормативного правового акта «Об упорядочении деятельности в области организации и проведения выставок и ярмарок в Российской Федерации».

Одним из направлений в области разработки мер по обеспечению надлежащего регулирования выставочно-ярмарочной деятельности является анализ наиболее существенных препятствий, возникающих в деятельности организаций, связанной с проведением и участием в выставочно-ярмарочных мероприятиях. Необходимо установление возможных законодательных и административных путей устранения таких препятствий. В этой связи представляется полезным провести изучение и обобщение соответствующего опыта зарубежных стран в сфере правового регулирования вопросов, требующих приоритетного урегулирования применительно к российским реалиям в данной области.

Необходимость совершенствования нормативной правовой базы в области выставочно-ярмарочной деятельности, как путем внесения соответствующих изменений и дополнений в действующие акты, так и посредством разработки и принятия новых документов правового характера в настоящее время не вызывает сомнения. Основной вопрос состоит в выборе формы осуществления указанного совершенствования: либо с помощью разработки единого основополагающего нормативного правового акта в данной сфере и на его основе нескольких специальных актов, развивающих положения общего акта (в том числе, и на региональном уровне), либо только путем создания комплекса специальных нормативных правовых актов, каждый из которых будет регулировать отдельные вопросы, прямо затрагивающие проблематику выставочно-ярмарочной деятельности.

Эффективное развитие выставочно-ярмарочной деятельности требует совместных скоординированных действий федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Федерации, торгово-промышленных палат, предпринимательских и выставочных союзов, общественных организаций и структур выставочного бизнеса.

Координация со стороны государства, в первую очередь, должна быть направлена на поддержку мероприятий федерального и межрегионального значения, целью которых является обеспечение условий для повышения конкурентоспособности отечественных товаропроизводителей, расширение сбыта их продукции на внутреннем и внешних рынках.

С этой целью в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 12.04.2000г. № 328 создана Комиссия Правительства Российской Федерации по выставочно-ярмарочной деятельности.

Указанная Комиссия осуществляет координацию выставочно-ярмарочной деятельности на основе предложений федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Федерации, Союза выставок и ярмарок, торгово-промышленных палат, отраслевых ассоциаций.

Комиссия обеспечивает равные условия конкуренции на рынке выставочных услуг. В рамках этой деятельности выбор выставочных организаций на право подготовки и проведения российских экспозиций на международных, национальных и иных выставочно-ярмарочных мероприятиях за рубежом с частичным финансированием за счет средств федерального бюджета осуществляется на основе конкурса в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Определение мероприятий федерального значения из всего многообразия выставок и ярмарок, проводимых в Российской Федерации и за рубежом, осуществляется с целью обеспечения их координации, планирования по срокам и тематике, а также поддержки, включая организационную, финансовую и информационную. Выбор указанных мероприятий должен производиться на основе системы приоритетов и критериев, разработанных и утвержденных Комиссией Правительства Российской Федерации по выставочно-ярмарочной деятельности.

При этом следует учитывать, что наряду с коммерческими выставками, при проведении которых организаторы окупают вложенные финансовые средства и получают прибыль, проводятся мероприятия федерального и межрегионального значения, цель которых - привлечь и представить как можно больше производителей из различных регионов России, многим из которых для участия в указанных выставках необходима государственная поддержка. В частности, она требуется участникам выставочных мероприятий, связанным с научными разработками, инновациями и изобретениями, а также товаропроизводителям, находящимся в тяжелом финансовом положении и остро нуждающимся в новых рынках сбыта.

Осуществляя координацию выставок федерального значения, Комиссия Правительства Российской Федерации должна направлять их проведение на решение основных задач, связанных с развитием экономики как отдельных регионов Российской Федерации, так и страны в целом.

Кроме того, координация осуществляется на уровне ряда федеральных органов исполнительной власти. В частности, создана Комиссия по выставочной деятельности при Министерстве здравоохранения Российской Федерации, которая осуществляет координацию выставочно-ярмарочной деятельности в отрасли, определяет тематику и планирует выставочные мероприятия с учетом специфики конкретного региона. Подобные структуры, в той или иной мере выполняющие функции координации в отрасли, имеются при Минпромнауки России, Минатоме России, Минсельхозе России.

Координация выставочно-ярмарочной деятельности осуществляется также и на уровне субъектов Федерации через создание выставочных комитетов или комиссий при администрациях или правительствах субъектов Федерации. В частности, созданы Выставочный комитет при Правительстве Санкт-Петербурга, Выставочный комитет при Межрегиональной ассоциации экономического взаимодействия субъектов Федерации «Северо-Запад».

Кроме того, сформирован ряд общественных организаций в области выставочно-ярмарочной деятельности, призванных способствовать становлению цивилизованного рынка выставочных услуг: Межгосударственный Совет СНГ по выставочно-ярмарочной деятельности, Комитет ТПП Российской Федерации по выставочно-ярмарочной деятельности, Союз выставок и ярмарок (объединяет 58 действительных и ассоциированных членов), а также различные региональные структуры (координационные советы, гильдии, ассоциации).

Торгово-промышленные палаты в рамках своей компетенции обеспечивают на федеральном и региональном уровнях:

представительство интересов участников выставочной деятельности в федеральных органах исполнительной власти и органах исполнительной власти субъектов Федерации;

организационную поддержку российских и иностранных участников выставочной деятельности;

оформление документов по экспортно-импортным операциям выставочно-ярмарочного бизнеса (Карнета А.Т.А.);

третейский суд в правовом поле выставочной деятельности, коммерческий арбитраж, консалтинг, аудит.

Союз выставок и ярмарок в рамках своей компетенции осуществляет:

создание единой информационной базы выставочной деятельности, включающей информацию о выставочно-ярмарочных мероприятиях, их организаторах и материально-технической базе;

ведение статистики, осуществление мониторинга, оценку экономической эффективности выставочных мероприятий;

представительство интересов участников выставочной деятельности в федеральных органах исполнительной власти и органах исполнительной власти субъектов Федерации.

Предполагается, что Союз выставок и ярмарок возглавит работу по проведению добровольной сертификации выставочно-ярмарочной деятельности, которая будет представлять собой защиту от проникновения в отрасль недобросовестных, не имеющих достаточного опыта и квалификации фирм-устроителей выставок, не обеспечивающих экспонентам достаточный выбор и уровень качества предоставляемых услуг.

Добровольный характер сертификации имеет целью, прежде всего, подтверждение деловой репутации и высокой квалификации выставочной организации и ни в коем случае не ограничивает свободу конкуренции в области выставочно-ярмарочной деятельности для всех ее участников.

Подобная система взаимодействия государства и субъектов выставочной деятельности позволит повысить экономическую эффективность проводимых выставочно-ярмарочных мероприятий.

Организационная поддержка со стороны государства должна оказываться:

- при подготовке и проведении приоритетных с точки зрения российской экономики выставочно-ярмарочных мероприятий на территории Российской Федерации (мероприятий федерального, регионального и межрегионального значения);

- при организации участия российских организаций в выставочно-ярмарочных мероприятиях за рубежом, имеющих наиболее важное значение с точки зрения торгово-политических и экономических интересов Российской Федерации.

Решение об оказании организационной поддержки выставочно-ярмарочным мероприятиям федерального значения, проводимым на территории Российской Федерации, принимается Комиссией Правительства Российской Федерации по выставочно-ярмарочной деятельности на основании предложений федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Федерации, Союза выставок и ярмарок, торгово-промышленных палат, отраслевых ассоциаций.

Организационная поддержка со стороны федеральных органов исполнительной власти оказывается выставочно-ярмарочным мероприятиям, имеющим приоритетное значение для развития отрасли, региона или Российской Федерации в целом.

При подготовке регионального мероприятия целесообразность его проведения согласуется с органами исполнительной власти соответствующего субъекта Российской Федерации.

В свою очередь, принятие решения об оказании организационной поддержки российским участникам выставочно-ярмарочного мероприятия, проводимого за рубежом, должно основываться на предложениях федеральных органов исполнительной власти и ведомств, принимающих участие в организации российских экспозиций на выставочно-ярмарочных мероприятиях за рубежом (Минэкономразвития России, Минфина России, Минпромнауки России, МИДа России и других); органов исполнительной власти субъектов Федерации; представительств Российской Федерации по торгово-экономическим вопросам и посольств Российской Федерации в соответствующих государствах. При этом принимаются во внимание предложения Союза выставок и ярмарок, торгово-промышленных палат, отраслевых и межрегиональных ассоциаций, союзов экспортеров, выставочных центров и организаций.

Отбираются, как правило, крупнейшие международные выставки и ярмарки, носящие многопрофильный характер и демонстрирующие новейшие достижения промышленности и науки, а также имеющие приоритетное значение для России с точки зрения продвижения отечественной экспортной продукции на рынки стран того или иного региона мира.

Необходимо учитывать, что организационная поддержка выставочно-ярмарочного мероприятия тесно связана с информационной поддержкой и может выражаться:

- в оказании содействия со стороны федеральных органов исполнительной власти в привлечении российских организаций - участников выставки (ярмарки);

- в формировании организационного комитета - исполнительной дирекции, подготовке распоряжения Правительства Российской Федерации для подготовки наиболее значимых выставочно-ярмарочных мероприятий с целью координации деятельности федеральных органов исполнительной власти, повышения уровня мероприятия, придания ему статуса государственной поддержки;

- в привлечении представительств Российской Федерации по торгово-экономическим вопросам и посольств Российской Федерации в иностранных государствах, представительств Торгово-промышленной палаты Российской Федерации за рубежом к организации выставочно-ярмарочных мероприятий за рубежом, а также к приглашению иностранных участников для международных выставок и ярмарок на территории Российской Федерации.

Кроме того, федеральные органы исполнительной власти в зависимости от уровня проводимого мероприятия могут в случае необходимости применять по своему усмотрению и другие формы организационного содействия.

Реализация ВЯД происходит в тесном взаимодействии с инфраструктурой рынка, а именно выставочными комплексами, рекламными и полиграфическими фирмами, компаниями-производителями стендов, гостиничным и развлекательным сектором, логистическими компаниями, предприятиями общественного питания, предприятиями, предоставляющими услуги по переводу.

Рекламные и полиграфические фирмы участвуют в реализации выставочно-ярмарочного мероприятия (ВЯМ) в предоставлении рекламных и печатных материалов для продвижения самого ВЯМ (реклама, каталоги); рекламы выставочного центра, предоставления рекламной и печатной продукции предприятиям-экспонентам для продвижения своей продукции или имиджа компании.

Производители стендов обеспечивают комплексы и организаторов выставочным оборудованием, а также предоставляют возможность предприятиям заказать индивидуальные стенды.

Гостиничный и развлекательный сектор, активно участвует в функционировании ВЯМ, если экспоненты и посетители приезжают из других городов или стран.

Логистические компании также активно работают на выставочные мероприятия в части доставки экспонатов к месту проведения ВЯМ. Обычно организацию доставки экспонатов берет на себя выставочная компания, поэтому экономические взаимоотношения возникают именно между этими субъектами рынка, однако, экспонент может самостоятельно выполнять эту функцию.

Развитие данных видов деятельности составляющих выставочную инфраструктуры, обозначено в соответствующих Концепциях, в частности, Программой развития выездного и внутреннего туризма и т.д.

Независимо от приоритета ВЯМ, основной его целью является обсуждение вопросов развития отрасли, сферы деятельности и т.д. Поэтому основным элементов в системе ВЯД является конгрессная деятельность. Такая ее значимость объясняется тем, что она, во-первых, обеспечивает «личную коммуникацию» между участниками ВЯМ, а во-вторых, сопровождает представление новых образцов, технологий обсуждением, дискуссией. Кроме того, в последнее время этот вид деятельность вносит все больший вклад в размер прибыли выставочной компании за счет резкого роста на подобные площади в связи с проведением крупных корпоративных мероприятий.

В рамках ВЯМ проводятся следующие мероприятия:

- конгрессные мероприятия - «съезд, собрание, (обычно по вопросам международного значения)»;

- Форум - «массовое собрание, съезд» (по структуре и технологии подготовки сходен с конгрессными мероприятиями);

- конференция - «большое собрание, совещание представителей каких-либо государств, организаций, групп». Имеет более практический, научный характер, более однородна по структуре и проблематике. Один из традиционных типов деловых мероприятий на выставке;

- а также семинар, симпозиум, «круглый стол», совещание.

Их цель - обсуждение отраслевых проблем, формирование сети посреднических организаций, продвижение товара с минимальными затратами; создание эффективного информационного обеспечения функционирования товарных рынков; научно-методическое обеспечение деятельности; популяризация достижений и другие.

Проведенное исследование позволяет нам сформировать модель международной ВЯД, достижение которой и является одной из основных целей деятельности компании-экспонента (табл. 2.1).

Таким образом, перечень мероприятий по переходу из состояния «сегодня» в состояние «международная ВЯД» и составит основные программные мероприятия по реализации программы развития выставочной деятельности Всероссийского выставочного центра.

Таблица 2.1

Модель международной ВЯД

Критерий	Значение параметра для международной ВЯД	Состояние на сегодня
Количество иностранных участников	10-20% в общем числе участников	3%
Количество посетителей специалистов	5% в общем числе посетителей	2%
Отражение тенденций	Отражение мировых тенденций развития определенной сферы человеческой деятельности или отрасли	частично
Миссия	Содействие международной интеграции	В стадии становления
Официальная регистрация	Официально зарегистрирована, внесена в реестр соответствующих международных организаций (ООН, УФИ и т.д.)	Не применяется
Требования	Отвечает международным требованиям международных организаций, зарегистрировавших его	Частично
Соотношение имиджевых и отраслевых выставок	1:4, 1:5	н/д
Место в системе мероприятий определенной отрасли	Головное мероприятие, мероприятие мирового масштаба	Мероприятие регионального масштаба
Формирование системы учета участников ВЯМ и статотчетности	По требованиям международных выставочных организаций и ФКМ	самостоятельно
Наличие международных выставочных операторов	да	нет

Выставка как единая рыночная площадка промышленного сектора прекрасное место для осуществления противозаконной практики изготовителей контрафактной продукции и услуг. С другой стороны сами выставки вносят вклад в борьбу против такой практики, поскольку упрощают изготовителям продукции и сервис-провайдерам выявление контрафактной продукции и услуг и потенциальные угрозы. Выставки создают прекрасные возможности получить информацию о конкурентах и увидеть наличие новых товаров и услуг, следовательно, заострить внимание на возможных нарушениях IPR до массового производства и начала продаж.

Во избежание подобных фактов Всероссийскому выставочному центру необходимо предпринимать разные действия, чтобы гарантировать деловую атмосферу по время работы выставки. Ниже приведен перечень рекомендуемых организатору действий и мер по информационному обеспечению, защите и помощи экспонентам для противодействия пиратству брэндов и товаров.

1. До начала мероприятия организаторы должны снабдить экспонентов информацией о защите прав на интеллектуальную собственность через специальную брошюру, отправленную вместе с регистрационными формами на участие, через сайт организатора, размещением информации в памятке экспонента или в общих условиях участия в мероприятии. Эта информация должна содержать советы экспонентам, например:

- Экспоненты должны обеспечить защиту и регистрацию своих торговых марок, патентов или промышленных образцов до начала выставочного мероприятия, получить юридически действительное право (выставка разрушает новизну) и быть готовыми использовать все формы своей правовой защиты вообще и во время мероприятия в частности.

- С этой целью настоятельно рекомендуется прибегать к услугам адвоката, специализирующегося на патентных делах и торговых марках для получения консультаций и рекомендаций по вариантам регистрации, требований, процедур и сохранения в силе своих прав.

- Должна быть представлена контактная информация лица, ответственного за вопросы IPR в фирме организатора, а также местных/национальных организаций, ответственных за вопросы IPR, таможенных органов и адвокатов, специализирующихся на патентных делах и торговых марках.

- До выставки экспонент, полагающий, что другой экспонент может нарушить его права, должен сделать соответствующее заявление таможенным органам (когда это применимо), которые затем могут задержать подозрительную партию товара, осмотреть их, взять образцы и уничтожить контрафактную продукцию.

- Экспоненты должны иметь при себе на выставке оригиналы документов или заверенные копии своих патентов или торговых марок, которые помогут выявить возможное нарушение во время выставки. Можно иметь также любой уже полученный официальный документ против выставляющегося пирата.

2. Во время ярмарок в помощь экспонентам при составлении жалоб по нарушению их IPR, организаторам рекомендуется предлагать экспонентам список местных адвокатов, которое могли бы помочь им в правовых действиях против подозреваемого нарушителя.

3. Во время мероприятия организаторы должны предусмотреть работу экспертов (IP адвокатов, представителей таможенных служб) на месте или по вызову для получения юридической консультации экспонентами, чьи IPR были нарушены для выявления контрафактной продукции во время выставки.

4. Организаторы должны предусмотреть работу независимого арбитража, арбитра или судьи для выявления экспонентами нарушений или разрешения разногласий по IPR во время ярмарки.

5. Организаторы должны иметь переводчиков для иностранных экспонентов для ведения переговоров в случае разногласий.

6. При необходимости и если возможно организаторы должны иметь офис в месте проведения ярмарки, специальный стенд или место для контактов, куда можно было бы обратиться с любым вопросом или жалобе по IPR в течение всего периода ярмарки.

7. Для защиты экспонентов от случаев демонстрации контрафактной продукции или нарушения их IPR во время ярмарок экспоненты должны чувствовать поддержку организатора в том, что их товары и услуги защищены правами на IP, где это применимо.

Заключение

Проведенное исследование позволило сделать следующие выводы:

1. В настоящее время выставочно-ярмарочная деятельность, благодаря наличию собственной материально-технической базы, инфраструктуры и квалифицированных кадров, способна формировать значительные финансовые потоки и обеспечивать поступления финансовых средств в бюджеты всех уровней. Важным аспектом этой деятельности является ее социально-экономическая направленность, выражающаяся в создании новых рабочих мест.

У выставочно-ярмарочной деятельности имеется значительный потенциал, который многократно возрастет в случае осуществления координации и оказания поддержки со стороны государства.

В связи с этим развитие этой сферы деятельности в России может стать важным элементом структурной перестройки и технологической модернизации народного хозяйства страны.

2. Государственная политика в области выставочно-ярмарочной деятельности должна быть направлена на координацию работы федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Федерации, торгово-промышленных палат, предпринимательских и выставочных союзов, общественных организаций, структур выставочного бизнеса с целью оказания организационной, финансовой и информационной поддержки российским товаропроизводителям при участии в выставочно-ярмарочных мероприятиях в России и за рубежом.

3. Одним из необходимых условий успешного развития выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации, по опыту Москвы, Санкт-Петербурга, Нижегородской, Новосибирской, Самарской областей, должно стать активное подключение к этой работе органов исполнительной власти всех субъектов Федерации с использованием возможностей региональных торгово-промышленных палат, межрегиональных и отраслевых ассоциаций и союзов.

4. На современном этапе развития выставочно-ярмарочной деятельности требуется формирование и совершенствование ее нормативной правовой базы, обеспечивающей равные условия конкуренции всем ее участникам и включающей, в первую очередь, правовые акты в области таможенно-тарифного и налогового регулирования.

5. Подавляющее большинство выставочных комплексов не отвечает мировым стандартам. Значительный физический и моральный износ материально-технической базы выставочной деятельности, отсутствие выставочных площадей соответствующего качества являются препятствием для организации полномасштабных выставочных мероприятий на уровне современных требований. Необходима реконструкция и модернизация устаревших материально-технической базы и инфраструктуры выставочной отрасли.

6. Проведение научных исследований в области выставочной деятельности позволило бы разработать методики экономического анализа выставочно-ярмарочной деятельности и оценки эффективности участия российских организаций в выставках и ярмарках в Российской Федерации и за рубежом; создать систему статистического учета выставочно-ярмарочной деятельности; прогнозировать развитие в долгосрочной перспективе этого сегмента рынка.

7. Необходимо также создание интегрированной информационной системы обеспечения выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации; подготовка кадров и повышение квалификации специалистов в этой области.

Список использованной литературы

1. Адаир Д. Эффективная коммуникация. - М.: Эксмо, 2006.

2. Акилова Е.В. Выставочная деятельность // Налоги (газета), 2006, №47.

3. Ансофф И. Стратегическое управление. - М.: Экономика, 2002.

4. Арбузова Н.Ю. Организация обслуживания в гостиницах и туристических комплексах. Н. Новгород: Штрих, 2004;

5. Балабанов И.Г., Балабанов А.И. Экономика туризма: Учебное пособие для вузов. - М.: Финансы и статистика, 2002.

6. Батра Р., Майерс Дж., Аакер Д. Рекламный менеджмент. -- М.; СПб.; К.: ИД Вильямс, 2002.

7. Биржаков М.Б. Введение в туризм. Путешествия Туристическая деятельность. Туристическая индустрия. - СПб: Невский фонд, Герда, 2002.

8. Битере Д., Випперман К. Как продать свои услуги. -- СПб., 2002.

9. Блэк С. Ведение в паблик рилейшнз. Ростов на/Д, 1998 г. - стр. 12.

10. Борисова Е.А.Эффективные коммуникации в бизнесе. - СПб.: Питер, 2005.

11. Василик М.А. Основы теории коммуникации. - М.: Гардарики, 2006. - 615 с.

12. Выставочный менеджмент / Под ред. И.Филоненко. М., 2004.

13. Гермогенова Л.Ю. Эффективная реклама в России. -- М.: Рус Партнер Лтд, 2002.

14. Голицына С. Что показала выставка MITT.//Туризм: практика, проблемы, перспективы - 2001. - №4.

15. Голубин Е.В. Дистрибуция. Формирование и оптимизация каналов сбыта. - М.: Вершина, 2006.

16. Горфинкель В.Я., Торопцов В.С., Швандар В.А. Коммуникации и корпоративное управление. - М.: ЮНИТИ, 2005. - 128 с.

17. Дурович А.Л. Маркетинг в туризме: Учеб. пособие. - 2-е изд. перераб и доп.. - М.: Новое знание, 2003. - 496 с.

18. Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент: Рабочая книга менеджера PR. - М.: Глоссарий, 2004.

19. Итоги выставочно-ярмарочной деятельности организаторов выставок в 2006 году. Россия. www.uefexpo.ru

20. Кабушкин Н.И. Менеджмент туризма: Учебное пособие для вузов. - Мн: Новое знание, 2003.

21. Критсотакис Я.Г. Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации. - М., 2004.

22. Метелёва Ю.А. Маркетинговые коммуникации. Правовое регулирование. - М.: Статут, 2006.

23. Метелева Ю.А. Правовое регулирование выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации // Право и экономика, 2007, №2.

24. Михайлова Е. Роль выставки в системе интегрированных маркетинговых коммуникаций // Материалы конференции «Маркетинг и бизнес-коммуникации». М., 2002.

25. Музыкант В.Л. Теория и практика современной рекламы. Часть1. Монография. - М.: Евразийский регион, 1998

26. Назаренко Л.Ф. Выставка как инструмент маркетинга - М.: Финпресс, 2003.

27. Покровская Е.А., Лобанов И.Б. Бизнес-коммуникации. - М.: Издательский дом Дашков и К, 2006. - 287 с.

28. Результат выставочно-ярмарочной деятельности членов МСВЯ в 2006 году. www.uefexpo.ru

29. Ролницки Кеннет Управление каналами дистрибуции: Настольная книга директора по продажам и маркетингу. - М.: Добрая книга, 2006. - 892 с.

30. Роль выставок и ярмарок в продвижении товара. //Практический маркетинг, 2003 - №3

31. Росситер Др, Перси “Реклама и продвижение товаров”. СПб, Изд. “Питер”, 2000

32. Салимжанов И.К., Португалова О.В., Рощина Г.И. Ценообразование: Учеб. Пособие. Под ред. И.К. Салимжанова /ВЗФЭИ. - М.: Финстатинформ, 2004.-128с.

33. Семенов Б.Д. Рекламный менеджмент. - Минск: ИП Экоперспектива, 2003.

34. Семенцова Т. Современные технологии выставочного маркетинга. //Вопросы экономики, 2001 - №3.

35. Семенцова Т. Современные технологии выставочного маркетинга//Вопросы экономики - 2001 - №3.

36. Шарков Ф.И. Интегрированные рекламные коммуникации. - М.: РИП-Холдинг, 2004. - 272 с.

37. Шепель В. Коммуникационный менеджмент. Учебное пособие. - М.: Гардарика, 2004.