Документационное обеспечение управления
Преподаватель: Ломакина Е. А.
КУРСОВОЙ ПРОЕКТ
По аналогии с представленным в приложении 1 анализом организации ДОУ составить свой анализ организации ДОУ на конкретном предприятии.
При анализе организации ДОУ на выбранном Вами предприятии Вы должны:
1. Составить положение ДОУ для данного предприятия. Составить схему взаимодействия службы ДОУ с другими структурными подразделениями.
2. Составить штатное расписание для структурного подразделения ДОУ.
3. Составить должностные инструкции для сотрудников ДОУ.
4. Составить инструкцию по делопроизводству для данного учреждения.
5. Составить методическую разработку для работы с документами должностных лиц предприятия.
6. Предложить перечень мероприятий, направленных на улучшение и совершенствования организации ДОУ в данном учреждении.
Приложение 1
Вам дана характеристика организации ДОУ на предприятии.
Структура и функции ЗАО "Компания "АБВ"
ЗАО "Компания "АБВ" было создана в 1993 году в виде российского акционерного общества закрытого типа решением общего собрания учредителей и представляет собой объединение граждан для осуществления совместной деятельности.
Предприятие осуществляет все виды хозяйственной деятельности, которые не запрещены законодательными актами и отвечают целям, предусмотренным Уставом. При этом основными видами деятельности предприятия являются:
-
проведение научных исследований в
области производства бумаги;
-
разработка технологий производства
бумаги;
-
организация сбыта разработанных
технологий по всему миру.
Организационная структура предприятия включает:
-
собрание Учредителей;
-
дирекцию, возглавляемую генеральным
директором;
-
функциональные структурные подразделения.
К исключительной компетенции Собрания Учредителей относятся:
-
принятие Устава и внесение в него
изменений и дополнений;
-
назначение на должность и увольнение
генерального директора;
-
утверждение ежегодного отчета генерального
директора о результатах финансово-хозяйственной
деятельности предприятия и сметы
расходов на следующий год;
-
определение порядка распределение
прибыли;
-
решение вопроса о ликвидации предприятия.
Регламент работы высшего органа определяется в учредительных документах предприятия. В них установлен порядок открытия и ведения Собрания, состав участников, компетенция высшего органа, порядок принятия решений.
Исполнительный орган предприятия - дирекция, возглавляемая генеральным директором. Вопросы оперативного управления предприятием решаются исполнительным директором, который руководит деятельностью всех отделов.
Исполнительный орган является постоянно действующим и подчиняется высшему органу предприятия. Он может решать самостоятельно все вопросы деятельности предприятия кроме отнесенных Уставом к исключительной компетенции Учредителей.
К функциональным структурным подразделениям относятся:
-
бухгалтерия;
-
секретариат;
-
отдел по продажам и маркетингу
(возглавляемый директором по продажам);
-
отдел разработки (возглавляемый
техническим директором).
Дирекция включает:
-
генерального директора;
-
исполнительного директора;
-
главного бухгалтера;
-
директора по продажам и;
-
технического директора.
Генеральный директор осуществляет руководство и контроль за обеспечением хозяйственно-финансовой деятельности предприятия. Без доверенности действует от имени предприятия, представляет его в отношениях с другими предприятиями, учреждениями и организациями. Распоряжается имуществом предприятия, заключает договоры, выдает доверенности, открывает в банках расчетный и другие счета, издает обязательные для работников предприятия приказы и дает указания, осуществляет прием и увольнение работников. Выполняет, в пределах компетенции предприятия, другие функции для обеспечения реализации его уставных задач.
Директоры направлений осуществляют текущее руководство работой отделов.
В штат бухгалтерии входят двое бухгалтеров, имеющих законченное высшее образование.
Задачи документационного обеспечения деятельности предприятия решаются децентрализовано двумя штатными сотрудниками (секретарями).
1.2. Организация Документационного Обеспечения Управления Предприятием
В ЗАО "Компания "АБВ" отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления. Из работающих в настоящее время на предприятии двух секретарей оба имеют законченное высшее образование и формально подчиняются исполнительному директору. В их обязанности входит:
-
бездокументное обслуживание всего
предприятия (участие в подготовке
мероприятий руководства и других
сотрудников предприятия, обеспечение
телефонных переговоров сотрудников);
-
подготовка факсов и их отправка;
-
прием факсов;
-
регистрация входящей и исходящей
корреспонденции;
-
отправка исходящей корреспонденции;
-
распечатка и размножение материалов,
создаваемых на предприятии;
-
организация приема посетителей.
Сотрудники фирмы сами занимаются оформлением документов, что приводит к потере их профессионального времени, а также к нарушениям в оформлении самой документации. То есть специальные знания секретарей в области составления и оформления документов используются очень мало, что отрицательно влияет на состояние делопроизводства на предприятии.
На предприятии ведется регистрация входящей корреспонденции, а также входящих и исходящих факсов, а также учет и контроль исполнения документов.
Серьезным нарушением в ведении делопроизводства является отсутствие каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами:
-
нет инструкции по делопроизводству,
должностных инструкций секретарям;
-
не используются общегосударственные
нормативы по оформлению документов и
ведению делопроизводства: ГОСТы, ГСДОУ,
"Основные правила работы ведомственных
архивов" и "Перечень документов
со сроками хранения";
-
документы хранятся децентрализовано,
что затрудняет учет, контроль исполнения,
обеспечение сохранности, а также
справочно-поисковую работу по документам.
1.3. Составление и оформление документов
В ЗАО "Компания "АБВ" составление и оформление документации производится децентрализовано. Для изготовления документов используется IBM-совместимые персональные компьютеры, лазерные и струйные принтеры Hewlett-Packard LaserJet и DeskJet, настольные сканеры Hewlett-Packard ScanJet.
Для написания писем используется бланк для писем, который составлен с нарушением ГОСТа 6.38.90 УСД .
Можно отметить неправильное расположение реквизитов на бланке, наличие лишней информации (о профиле деятельности), а также отсутствие таких реквизитов как "Номер счета в банке", "Дата", "Индекс", "Ссылка на индекс и дату входящего документа", "Код письма по ОКУД", "Код организации по ОКПО".
Общие бланки для составления организационно-распорядительной документации не используются. Кроме того, на предприятии не применяется бланк формата А5, что является нерациональным подходом к оформлению документов, так как часто письмо занимает не более половины листа формата А4. Анализируя методы составления писем сотрудниками ЗАО "Компания "АБВ", можно отметить, что, как правило, существующий бланк для писем используется только в отделе маркетинга и продаж, а сотрудники предприятия при написании писем руководствуются своими представлениями о составлении и оформлении документации.
Так, например, письмо-извещение о получении денег не содержит следующих реквизитов: "Индекс предприятия связи", "Номер телефона и факса", "Номер счета в банке", "Дата", "Ссылка на индекс и дату входящего документа", "Код письма по ОКУД", "Код организации по ОКПО". В реквизите "Адресат" не указан почтовый адрес должностное лицо или отдел, куда направлено письмо. Письмо не подписано. Отметки об исполнении документа и направлении его в дело нет.
Информационное письмо имеет неправильное расположение реквизитов "Наименование организации", "Индекс предприятия связи", "Почтовый и телеграфный адрес", "Номер телефона и факса".
Нет реквизитов "Номер счета в банке", "Код письма по ОКУД", "Код организации по ОКПО". Неправильно оформлен реквизит "Адресат". Поля письма не соблюдены. Нет отметки об исполнителе документа и направлении документа в дело.
Письмо-просьба имеет неправильное расположение реквизитов "Наименование организации", "Почтовый и телеграфный адрес", "Номер телефона и факса". Отсутствуют реквизиты "Индекс предприятия связи", "Номер счета в банке", "Код письма по ОКУД", "Код организации по ОКПО". Неправильно оформлены реквизиты "Адресат" и "Подпись". Нет отметки об исполнении и направлении документа в дело.
Из организационно-распорядительной документации в ЗАО "Компания "АБВ" составляются только приказы о командировании, протоколы собраний дирекции и акты о принятии-сдаче работ.
Другие документы, регламентирующие внутреннюю деятельность фирмы, не составляются.
Приказы составляются с нарушением ГОСТа 6.38.90 УСД. В них отсутствуют реквизиты: "Наименование вида документа", "Дата", "Индекс", "Место издания", "Код фирмы", "Заголовок к тексту", "Отметка о контроле", "Визы", "Отметка об исполнении документа", "Отметка о направлении документа в дело". Кроме того, неверно составляется текст приказа: нет разделения текста на констатирующую и распорядительную части. Для оформления приказа не используется общий бланк.
Из проведенного анализа следует:
-
что документы в ЗАО "Компания "АБВ"
составляются и оформляются с нарушением
требований ГОСТ;
-
необходимо издать внутренние нормативные
документы, на базе которых секретариат
может осуществлять свою работу;
-
следует организовать централизованное
оформление документов секретарем,
знающим требования делопроизводства.
1.4. Технология работы с документами
В ЗАО "Компания "АБВ" нет ответственного за получение и учет корреспонденции, поэтому как приходящие по почте документы, так и факсы забирают сами сотрудники. Это нередко приводит к утере корреспонденции или ее несвоевременному получению сотрудниками. Кроме этого полностью отсутствует регистрация входящей и исходящей корреспонденции, в том числе входящих и исходящих факсов.
Регистрация других видов организационно-распорядительных документов не осуществляется. Перечень документов, подлежащих регистрации, отсутствует.
Из вышесказанного следует, что в ЗАО "Компания "АБВ" не соблюдаются требования ГСДОУ, что является нарушением в ведении делопроизводства на предприятии. Кроме того, не ведется работа по контролю за сроками исполнения документов, так как сроки исполнения руководством не устанавливаются. Документы поступают к сотрудникам, минуя руководство, и исполнение документов проводится сотрудниками в зависимости от их собственных решений.
Даже для тех документов, которые проходят через руководство предприятия и передаются на исполнение, сроки исполнения документов не устанавливаются, отметки о передаче на исполнение не ставятся, поручения руководства носят устный характер.
В ЗАО "Компания "АБВ" не разработан перечень документов, подлежащих постановке на контроль с указанием типовых сроков исполнения. Контрольные карточки не заводятся. Предупредительный контроль не ведется. В связи с отсутствием контрольных сроков не ведется проверка хода исполнения документов, исполнители не получают предварительных предупреждений о приближении сроков исполнения, сводки о неисполненных в срок документах не составляется. Руководство предприятия не занимается отслеживанием состояния исполнительской дисциплины на предприятии.
Вследствие этого бывают случаи утери документов, несвоевременного и некачественного их исполнения. Передача документов исполнителю никак не оформляется. Отсюда следует, что необходимо разработать систему регистрации входящих и исходящих документов, разработать перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль, ввести обязательное установление сроков исполнения документов и назначать конкретных исполнителей. Кроме того, необходимо организовать обязательное прохождение документации через секретаря для осуществления регистрации и ведения контрольной картотеки с указанием сроков исполнения документов.
1.5. Систематизация документов
Под систематизацией документов понимают:
-
организацию централизованного хранения
документов (архив предприятия);
-
формирования дел документов и;
-
построение информационно-справочного
аппарата для их поиска (номенклатуры
дел).
Хранение документов в ЗАО "Компания "АБВ" осуществляется децентрализованно. Сотрудники предприятия документы на хранение не сдают, а хранят их на рабочих местах. Документы в дела или не формируются вообще или формируются с нарушением требований "Основных правил работы ведомственных архивов", а именно: документы в дела формируются произвольно; часто в одном деле находятся документы с разными сроками хранения; необходимые реквизиты оформления дел отсутствуют.
На предприятии не используют типовой перечень документов со сроками хранения. Номенклатура дел не составлена. Таким образом, на предприятии полностью отсутствует организация архивного хранения документов. Необходимо разработать номенклатуру дел, начать формировать документы в дела и организовать архив предприятия.