Автоматизированные информационные технологии в учете денежных средств

• получены выходные машинограммы - регистры бухгалтерского

• учета по данному участку;

• разработаны предложения производству.

1 Теоретические основы информационного про­цесса обработки информации по учету или анализу кассовых операций

Автоматизированные информационные технологии в учете позво­ляют в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимы как для ведения опе­ративного синтетического и аналитическою учета, так и для составления форм бухгалтерской и синтетической отчетности, данных необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также системного кон­троля за ходом производственных процессов. В условиях использования ав­томатизированных информационных технологий имеется возможность осу­ществить посредством отчетной информации иерархическую взаимосвязь различных уровней управления в предприятии. Это положение позволит практическую реализацию при объединении персональных ЭВМ в локаль­ную сеть, ориентированную на АРМ

Что же следует понимать под «автоматизированными информацион­ными технологиями в учете» Это человеко-машинная система функциони­рования на базе локальных вычислительных сетей и других современных средств вычислительной техники, обеспечивающих автоматизированное вы­полнение функций бухгалтерского учета.

Ведение учета на основе автоматизированных информационных тех­нологии выполняется бухгалтерами, учетчиками, зав. складами в организа­ционной структуре АРМ, технически и программно объединенных к локаль­ную вычислительную сеть. Учет реализуется на основе триповых нормативных актов, т.е. положений о главных (старших; бухгалтерах, о бухгалтерских отчетах и балансах, о документах и записях в бухгалтерском учете о плане счетов и др. При этом используются традиционные элементы метода бухгалтерского учета (документация, инвентаризация, счета, двойная запись и т д.) Однако их реализация в условиях использования автоматизированных ин­формационных технологии имеет некоторые особенности. В частности, в первичных документах отражают только оперативные (переменные) данные, а постоянную информацию хранят в базе данных, составляют первичные до­кументы в основном с помощью персональных компьютеров. Формирование первичных документов и первичная обработка их данных преимущественно выполняется в местах выполнения хозяйственных операций, т.е. в подразде­лениях, на складах.

Запись на счетах бухгалтерскою учета, закрытие бухгалтерских сче­тов, заполнение главной книги, составление баланса и других форм отчет­ности выполняется программно. Выявление результатов инвентаризации и составление соответствующих ведомостей и других отчетных регистров бух­галтерского учета (машинограмм) выполняет персональный компьютер.

К организации автоматизированных информационных технологии в бухгалтерском учете предъявляется ряд требований:

• повышение качества обслуживания аппарата управления информацией о состоянии производства. Это предусматривает автоматизированное выполнение функций учета и анализа, а также составление форм годо­вой и периодической отчетности;

• повышение качества учета за счет расширения аналитичности по­казателей, достоверности и оперативности исходных данных, внедре­ния оптимальных методов работы бухгалтеров с первичными докумен­тами и выходными документами в режиме „запрос-ответ";

• улучшение организации учета и снижение его трудоемкости за счет ав­томатизации у четно-вычислительных функций, и как следствие, повы­шение производительности труда работников учетного аппарата.

С учетом функционального состава задач, эксплуатационных воз­можностей современных средств автоматизированной обработки учетной информации и требований, предъявляемых к автоматизированным информационным технологиям они должны развиваться на принципах: рациона­лизации форм учета, системности, целостности, адаптации автоматизиро­ванных информационных технологий к внешней среде интеграции данных, банковой организации массивов, автоматизации документооборота, автома­тизации учетных функций.

Автоматизированные информационные технологии в учете обеспе­чивают решение следующих задач:

1. Учет труда и его оплаты

• формирование базы данных но учету кадров;

• формирование первичных документов по учету труда и его оплаты;

• обобщение данных но начислению оплаты труда по табельным но­мерам, бригадам, цехам и предприятию в целом;

• обобщение операций по счету „Расчеты по оплате труда":

• распределение затрат на заработную плату по объектам калькуляции;

• формирование выходных документов-машинограмм но учету труда и его оплаты.

Учет основных средств

• формирование инвентарных карточек и других первичных документов

по движению основных средств;

• формирование инвентаризационных ведомостей;

• исчисление и распределение износа по объектам калькуляции;

• расчет переоценки основных средств.

3. Учет материальных ценностей

• формирование первичных документов но движению материальных ценностей;

распределение затрат на материальные ценности по объектам каль­куляции.

4. Учет работы автотранспорта предприятия

5. Учет денежных средств

• обработка информации по учету кассовых операций,

• обработка информации по учету банковских операций;

• обработка информации по расчетам с поставщиками и подрядчиками.

6. Учет затрат и калькулирование себестоимости продукции и

услуг производства

• учет продукции;

• создание массивов по учету затрат производства по отдельным видам продукции; закрытие счетов бухгалтерского учета.

7. Обработка информации по сводному синтетическому и анали­тическому учету.

• получение шахматки и главной книги;

• разработка баланса;

• составление форм бухгалтерской и статистической отчетности.

2 Обследование объекта автоматизации

2.1 Краткая экономическая характеристика ОАО консервный комбинат "Крымский"

Консервный комбинат "Крымский" в настоящее время является круп­ нейшим специализированным консервным предприятием России с традицион­ной спецификой производства. Комбинат расположен на расстоянии 40 км от морского порта г.Новороссийск, построен на базе сырьевой зоны Краснодар­ского края. В августе 1930 г. выработал первую партию консервов. Площадь территории 60 га.

12.10.92 г. путем акционирования создано АООТ консервный комбинат "Крымский". 18.06.96 г. общество преобразовано в ОАО консервный комбинат "Крымский". После проведенной реконструкции с 1987 г. годовая производ­ственная мощность достигла 242 млн. банок консервов. 27 структурных под­разделений в том числе котельная, электроцех, водостанция, механический цех, цех КИПиА, ремонтно-строительный цех, автотранспортный, очистные сооруже­ния, производящие очистку всех сточных вод г.Крымска, цех внутризаводско­го транспорта, столовая и др. Годовой выпуск продукции комбината равен 10% объема консервной промышленности РФ. Предприятие оснащено поточ­ными технологическими линиями по производству консервов, быстрозамороженной продукции, холодильником емкостью единовременного хранения 2000 тн, скороморозильным аппаратом фирмы "Фригоскандия", крупнейшим в от­расли жестяно-баночным производством с лакопечатным , штамповальным и баночным отделениями. Жестяно-баночное производство оснащено современ­ным оборудованием для лакирования жести фирмы "Майлендр", для произ­водства зигованных сварных жестяных банок фирмы "Судроник" и др.

ОАО объединяет производителей сельскохозяйственной продукции и пе- реработчиков ,что позволяет значительно расширить и обновить ассортимент выпускаемой продукции . Вырабатывается более 50 видов консервов. За по­следние годы специалистами комбината разработано, освоено, реализовано крупными промышленными партиями более 20 наименований новых видов продукции. Вся продукция вырабатываемая предприятием сертифицирована, все виды оказываемых услуг лицензированы.

Основным видом продукции являются консервы: мясные, мясорастительные, овощные, плодовые в широком ассортименте, быстрозамороженная продукция: плоды, овощи, I и II обеденные блюда с мясом и без мяса. Кроме того оказываются следующие услуги:

- перевозка своих грузов и грузов заказчика собственным автотранспортом;

- предоставление услуг жителям города местной телефонной связи;

- услуги по образовательной деятельности по подготовке , переподготовке и повышению квалификации рабочих и специалистов (учебно-курсовой комби­нат, как структурное подразделение предприятия);

- инженеринговые услуги;

- строительно-монтажные работы;

- производство строительных материалов, конструкций, изделий и др.

Консервы и быстрозамороженная продукция вырабатываются в соот­ветствии с требованиями действующей по России нормативно-технической документацией (ГОСТ, ТУ, ОСТ и др.)

Предприятие реализует свою продукцию на всей территории РФ и в странах СНГ. Основными потребителями продукции являются :

- крупные фирмы-заказчики на изготовление продукции;

- коммерческие фирмы;

- рядовые покупатели;

- Министерство обороны.

Объем производства вырос в 2,4 раза с 1997г. по 1999г.(в 1997г. вырабо­ тано 25,2 муб, 1999г.- 59,6 муб консервов),в том числе консервы для нужд Ми­нистерства обороны объем вырос в 3,4 раза(1,2 муб в 1997г. и 4,2 муб в 1999г). Численность предприятия 2240 человек в сравнении с 1997г. прирост численности составил 82 чел. Организационная структура ОАО представлена на схеме. ОАО консервный комбинат "Крымский" градообразующее пред­приятие г. Крымска.

В 1977г на предприятии была разработана и внедрена "Комплексная си­ стема управления качеством продукции". В 1980г она была доработана, рас­ширена и преобразована в "Комплексную систему повышения эффективности производства". В связи с этим было разработано и внедрено 85 стандартов предприятия, охватывающих все структурные подразделения и виды их дея­тельности.

В 1998г, по инициативе руководителя предприятия, специалистами, с учетом современных требований, разработана и применяется "Политика ка­чества", являющаяся первым этапом разработки "Системы качества", работы над которой ведется и в настоящее время.

Применение "Политики качества" проводится с целенаправленным ис­ пользованием экономических, социально- психологических и администра­тивных методов управления.

Приоритетными направлениями деятельности предприятия сегодня яв­ ляются:

- всестороннее развитие маркетинговой деятельности;

- внедрение прогрессивных технологий, обновление ассортимента;

- внедрение и сертификация системы качества на базе международных стан­ дартов ИСО 9000;

- сохранение коллектива, создание новых рабочих мест;

• направленность деятельности на удовлетворение потребителей.

Наиболее наглядно проанализируем деятельность предприятия с помощью следующих таблиц.

Анализируя данные таблицы 2.1 можно говорить о том, что среднегодовая численность работников в 2000 году увеличилась по сравнению с 1998 годом на 27,19%, а с 1999 годом – 11,59%. Среднегодовая стоимость основных фондов изменилась незначительно, так в 2000 году по сравнению с 1998 годом она увеличилась на 0,05%, а по сравнению с 1999 годом она уменьшилась на 0,7%. В результате того, что комбинат увеличил производство продукции, произошел значительный рост производственных затрат: в 2000 году по сравнению

с 1998 году и 1999 году в 6,93 раза и 1,6 раза соответственно. В то же время произошло увеличение оборотных средств в 2 раза по сравнению с 1998 годом и в 1,3 раза с 1999 годом.

Таблица 2.1 - Ресурсы предприятия.

Теперь рассмотрим результаты производственной деятельности комбината в таблице -2.2.По итогам работы за 2000 год получено выручки 563764 тыс.руб. , в том числе от реализации товарной продукции – 527175 тыс.руб. , покупных товаров – 36589 тыс.руб.

По сравнению с 1999 годом общий объем выручки увеличился в 2,1 раза, а с 1997 годом в 8,8 раз. Себестоимость проданной продукции составила в 2000 году 537089 тыс.руб., то есть по сравнению с 1998 и 1999 годах валовая продукция в текущих ценах возросла в 4,9 и 2,3 раза соответственно, так как значительно вырос объем реализованной продукции: плодоовощных консервов в 4,3 и 1,5; мясных в 1,3 и 1,8 раз; овощных в 1,7 и 1,5 раза; томатного соуса в 4,6 и 4,2 раза; фруктовых напитков в 5 и 8 раз, а горошка в 6 и 4 раза соответственно. Тогда результат от реализации за последние три года получается положительным и в 2000 году вырос в 32 раза по сравнению с 1998 годом , но сократился в 1,4 раза по сравнению с 1999 годом и составил 20673 тыс.руб. Балансовая прибыль до налогообложения в 2000 году составила 6151 тыс.руб. , которая по отношению к 1999 году сократилась на 66%, а 1998 году комбинат понес убыток в размере 8196 тыс.руб. На снижение прибыли повлияли операционные и вне реализационные расходы.

Операционные расходы составили 23773 тыс.руб. при доходах 17330 тыс.руб.

Убыток от вне реализационных расходов получен в сумме 7879 тыс.руб. В итоге прибыль от товарной продукции снижена на 14522 т. руб. Налог на прибыль составил 2476т. руб. или 40% при ставке 30%. Чистая прибыль в сумме 3675 т. руб., меньше чем в 1999 году на 69%, направлена на содержание непромышленной сферы и выплат рабочим социального характера. Коэффициент рентабельности в 1999 году был равен 5,5%, а в 2000 году снизился до 1,2%.

Таблица -2.2 Результаты производственной деятельности консервного комбината «Крымский».

3 Использование компьютерных технологий при обработке того или иного участка информации

3.1 Краткая характеристика программных средств на рынке программ

В начале 90-х годов началось зарождение отечественного рынка экономических программ. Эти программы начали рассматриваться как продукт, товар, стали доступны небольшим фирмам, бухгалтериям. Тогда же в основ­ном формируются юридически самостоятельные коллективы разработчиков.

Некоторые из них стали теперь преуспевающими, известными на всю страну компаниями.

В настоящее время первый этап развития рынка бухгалтерских про­грамм практически завершен. Сегодня уже сложно попасть в число лидеров, не имея мощного инвестора, организованной команды разработчиков, ме­неджеров, маркетологов и сети поддержки. Многие пользователи уже пони­мают разницу между надежной, мощной, устойчивой в финансовом отноше­нии фирмой-разработчиком и разработчиком-одиночкой (пусть даже гени­альным), между фирменным отработанным «коробочным» продуктом с хо­рошей документацией, гарантированной поддержкой в самых дальних ре­гионах и постоянно дорабатываемой кустарной узко профильной разработкой местного значения.

Присутствующее сегодня на рынке финансово-экономическое при­кладное НО весьма разнообразно и неоднородно, что является результатом воздействия на его развитие трех доминирующих факторов, постоянно рас­тущих требований потребителей; конъюнктурного мировоззрения подавляющего числа разработчиков; неустойчивостью нормативно-правовой среды.

Фирма „ИНТЕЛЛЕКТ-СЕРВИС". Спектр и качество ее продукции, комплексный подход к проблемам удовлетворяют запросы и самых малых, и средних фирм (программы „БЭМБИ 1 ", БЭСТ), и крупные компании (БЭСТ -3, БЭСТ-4). Среди пользователей ПС фирмы, торговые и страховые компа­нии, промышленные предприятия и строительные фирмы, бюджетные орга­низации, издательства, инвестиционные компании, фонды и др. Сейчас ак­тивно развиваемся направление, связанное с предприятиями общественного питания. Но наибольший удельный вес среди пользователей программ фир­мы приходится на торговые организации

БЭСТ - это комплексная система автоматизации оперативного и бух­галтерскою учета. Гибкая технология автоматизированного учета позволяет объединить в единой системе специализированный программный продукт, компьютерную сеть, кассовые аппараты, устройства считывания штрих кодов и другое оборудование.

Система БЭСТ-3 отличается мощным аналитическим учетом, уни­версальностью, простотой освоения и удобством работы, настраиваем остью и гибкостью системы, отличной документированностью и хорошим уровнем автоматизации. Используемый в системе подход работы ,,от документа" дает возможность пользователям вести свои операции в естественном, привыч­ном для них режиме, обрабатывая первичные документы, а фирме позволяет просто и быстро вводить модули с новыми функциональными возможностя­ми. Так, для организации, осуществляющих торговые операции в систему включены соответствующие модули и серьезно проработаны вопросы учета и движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и готовой продукции (ГП) на складах, модули управлениями продажами, анализа движения това­ров и ГП, их прибыльности, для предприятий розничной торговли обеспечи­вается связь с электронными кассовыми аппаратами торговых залов и пр.

Специальная программа «Финансовый анализ» обеспечивает опера­тивный анализ товарных потоков и издержек обращения. Руководитель получает мощный инструмент, позволяющий проанализировав оптимальность состава запасов товаров, их количества и периодичность пополнения выявив группы наиболее прибыльных товаров, оценить тенденции изменения при­были в зависимости от различных факторов (например, от изменения цены, себестоимости закупок). Программа предоставляет возможность оценить ди­намику издержек обращения в сравнении с динамикой товарооборота, определить резервы по сокращению этих издержек.

Но бесспорным лидером па сегодня по известности и тиражу продаж является фирма «1С»

Прежде всего, фирма известна благодаря своему продукту под назва­нием «1С: Бухгалтерия». Существует базовая и профессиональная разновид­ности этой программы, а также их различные модификации, предна­значенные для использования в локальном и сетевом варианте.

Начать работать с «1С: Бухгалтерией» можно практически сразу по­сле ее установки на компьютер даже без предварительного ознакомления с документацией. Освоение базовых возможностей программы - процедур ручного ввода бухгалтерских записей и получения самых необходимых отче­тов, оборотно-сальдовой ведомости, главной книги, шахматки, оборотного баланса и многих других - вполне по силам даже самому неподготовленному в компьютерном отношении бухгалтеру.

Но мере накопления опыта и изучения документации у бухгалтера возникает естественное желание «заставить» компьютер выполнять и другие действия - вести не только стоимостной, но и натуральный учет, рас­считывать износ основных средств, калькулировать себестоимость, вы­полняв переоценку валютных средств, формировать отчетность. Иными словами, более полно учитывать особенности принятой в его организации учетной политики. Своеобразие ведения отдельных учетных операций в ор­ганизациях различного профиля настолько велико, что нет и не может быть компьютерной программы, которая могла бы удовлетворить все не­обходимые потребности. Это тем более невозможно в современных рос­сийских условиях, при не устоявшемся законодательстве, когда различными нормативными актами то и дело меняются условия «игры» от налоговых ставок до методик расчета тех или иных показателей Заранее заложить все варианты расчетов в компьютерную программу нельзя. В этой ситуации практически все разработчики программ для автоматизации бухгалтерского учета вынуждены идти на то, чтобы предоставить пользователю средства на­стройки программ, использование которых дало бы возможность последнему гибко приспосабливав их к собственной учетной специфике и перенастраи­вать при изменении «правил игры» государством. Бухгалтерские программ­ные продукты фирмы «1С», особенно так называемая профессиональная вер­сия «1С: Бухгалтерия» и специализированная программа расчета кассовых операций, в достаточной мере обладают такими возможностями

Наличие мощных инструментальных средств позволяет гибко при­спосабливать программы к автоматическому выполнению массовых рас­четов, зависящих как от специфики конкретного раздела учета, так и от осо­бенностей учетной политики предприятия. При этом указанные средства не только дают возможность изменять отдельные параметры, как, например, ко­ды счетов, субсчетов, аналитических счетов, их названия, налоговые ставки и т.п., но и позволяет достаточно описать и модифицировать правила выполне­ния расчетов

Сейчас имеется масса литературы описывающей продукты фирмы «1С», так что при желании разобраться в программе это не составит большо­го труда.

Фирма «ИНФОСОФТ», успешно работающая в промышленной сфе­ре, предлагает широкий спектр программных средств, в том числе и с исход­ными текстами; бухгалтерских систем, программных комплексов для автома­тизации управления предприятиями, строительными организациями, про­грамм для бюджетных организаций и др.

Для небольших фирм, только постигающих азы автоматизации учета, предлагается недорогая программа «Много валютная финансовая бух­галтерия», снабженная доходчиво составленным учебным пособием «Финансовая бухгалтерия». Эта программа работает во многих организациях.

Фирма «КОМТЕХ+» известна сетевой версией комплексной системы и её различных вариаций поставок: бухгалтерская система, склад и анализ финансовой деятельности.

Ее основные отличия гибкость настройки, автоматизация ведения многих трудоемких процессов и операций, наличие удобных механизмов распределения и анализа информации и др. В частности, пользователь может самостоятельно определить реквизиты - поля номенклатурного справочника: особенности формирования учетной или отпускной цены, состава и способов расчета реквизитов приходных и расходных документов; алгоритма автома­тического распределения сумм, формирование новых проводок в журнале хозяйственных операций с по объектным распределением сумм и пр. Эта тех­нология и возможности ПС позволяет бухгалтеру отобрать необходимые проводки, объединить по заданному признаку, распределить указанную или рассчитанную сумму пропорционально удельным весам сумм проводок.

Фирма «АйТи» одна из немногих отечественных фирм, работающих в классе заказных финансовых систем в архитектуре «клиент- сервер» и имеющих опыт реализации более 200 проектов различной сложности на базе собственной разработки «Бухгалтерской офисной сетевой системы» (БОСС) Основная линия фирмы - комплексная автоматизация предприятий среднего масштаба и разработка систем «под ключ».

Это всего лишь капля в море программных средств на рынке про­грамм. А количество фирм, разрабатывающих эти программы, все продолжа­ет увеличивайся, вместе с усовершенствованием и улучшением качества программ.

3.2 Обоснование выбора программы или собственной разработки для автоматизации учета или анализа

В сельскохозяйственном предприятии Учхоз ,,Кубань,,учет кассовых операций полно­стью автоматизирован с помощью разработки крупнейшего в нашей стране программного разработчика «1С Бухгалтерия» программы «1С Бухгалтерия - Проф 6.0».

Совсем недавно в научных изданиях, в компьютерной и экономиче­ской прессе велись ожесточенные дискуссии о возможности и целесооб­разности автоматизации бухгалтерского учета в среде Windows. Считалось, что графический интерфейс, ввод информации при помощи манипулятора «мышь» никак не вяжутся с технологией обработки учетной информации. Тем не менее, на рынке программного обеспечения появились первые Windows - бухгалтерии. Они воспринимались как нечто диковинное и при­влекали внимание преимущественно той категории учетных работников, ко­торые в прошлом имели компьютерные специальности и соответствующее образование. Первые программы страдали огромным числом недостатков, связанных преимущественно со сложностью быстрою ввода больших объе­мов первичных данных, они были непривычными, тяжеловесными и рас по­лагали к неторопливой размеренной работе Тогда казалось, что у Windows - бухгалтерии будут использоваться только на небольших предприятиях с не­значительными объемами вводимой информации и с хороню подготовлен­ным в компьютерном отношении персоналом.

С течением времени эти программы совершенствовались, Windows - технологии охватывали все более широкие сферы применения, в том числе и сферу бухгалтерского учета

По мнению большинства специалистов, одной из самых лучших бух­галтерских программ, работающих в системе Windows, максимально исполь­зующей все ее преимущества, является «1С:Бухгалтерия для Windows ». Несмотря на свою стопроцентную ориентацию на среду Windows, она сохраня­ет все удобства ввода значительных объемов данных. Успех «1С: Бухгалтер и и для Windows» не случаен. Эта программа имеет большую и долгую историю, берущую начало от первых версий для операционной системы DOC В по­следние Windows- версии вошло все самое лучшее, что было наработано в DOC-версиях и приумножено за счет преимуществ системы \Ушс1о\У5.

Какие преимущества дает Windows -технология в организации веде­ния компьютерного учета?

Многооконный принцип работы. Благодаря этому принципу каждый документ открывается в отдельном экранном окне. Это позволяет бухгалтеру одновременно работать с несколькими документами, манипулируя ими в ес­тественной форме, подобно тому, как он это делает с традиционными доку­ментами, передавшая, накладывая, их друг на друг а, просматривая парал­лельно несколько документов, проводя сверку показателей. Но, что очень важно, бухгалтерские документы информационно взаимосвязаны, а много­оконный режим Windows дает возможность видеть, как изменение показате­лей одного документа отражается на информации других, связанных с ним документов.

Графический интерфейс предполагает принципиально новый уровень общения пользователя с программой. Необходимая функция или режим рабств могут быть выбраны только через традиционные компьютерные меню, но и их графические образы - пиктограммы или экранные кнопки. Это очень удобно для людей, далеких от компьютерной техники. Кроме того, при работе с большим числом взаимосвязанных документов чрезвычайно полезна технология навигации по данным, позволяющая работать, не прибегая к ме­ню или пиктограммам. Поясним, как это реализуется в учетной работе.

Навигация по данным дает возможность в процессе просмотра не­которого бухгалтерского документа, отчета выяснить происхождение любого представленного в нем показателя. Достаточно подвести курсор мыши на за­интересовавший показатель и щелкнуть кнопкой мыши — на экране немедленно развернется новая форма, поясняющая, из каких сумм сложился этот показатель. Аналогичным образом могут быть проанализированы и эти дан­ные, и так до тех пор, пока не будет достигнут документ источник пер­вичных данных, породивший эту цепочку. Очевидно, нет надобности дока­зывать бухгалтеру преимущества этой поистине прогрессивной компьютер­ной технологии. С ее помощью выверка документов превращается в очень удобный и естественный процесс. Не надо рыться в программных меню вы­бирать в них документы, в которых предположительно содержится ответ на возникший вопрос. Компьютер сам ведет бухгалтера от результатных данных к источникам их возникновения.

Всеобщая связь и обмен данными между любыми программами в системе Windows. В DOC-версиях бухгалтерских программ довольно серь­езной была проблема организации обмена данными между прО1раммами, особенно разработанными разными фирмами-производителями. В системе Windows такой проблемы нет. Все программы, работающие в Windows, мо­гут обмениваться числовой, текстовой, графической информацией через уни­версальный буфер обмена (clipboard), существует и возможность объектной (ОLЕ-технология) и динамической (DDЕ-технология) связи программ. Таким образом, если предприятие уже ведет оперативный учет кассовых операций, складских операций и т.п., используя какие-то Windows -программы, связь с бухгалтерской программой «1С: Бухгалтерия» может быть обеспечена доста­точно просто: через встроенные в нее разнообразные механизмы. Кроме того, связь бухгалтерской программы со стандартными Windows -приложениями дополняет ее возможности графическими и аналитическими функциями электронных таблиц, оформительскими чудесами презентационных программ, что делает работу бухгалтера поистине творческой, красивой и самой привлекательной.

3.3 Математическое описание алгоритма расчетов и опи­сание последовательности техники операций.

Учет кассовых операций осуществляется в «1С: Предприятии» в конфигурациях: Комплексная, Бухгалтерия, Торговля + Склад с помощью двух документов - приходный и расходный кассовые ордера. Вызов обоих документов можно осуществить из журнала «Кассовые», который вызывается с помощью меню Операции/Журналы операций. Затем выбирается нужный документ (приходный или расходный кассовые ордера) После создания документа его нужно заполнить здесь указываются следующие параметры: сумма (от кого получено, кому выдано), корреспондирующий с 50-м счетом. При проведении кассовых документов автоматически создаются проводки. После этого движение денежных средств по кассе отражается в стандартных отчетах, предусмотренных в программе

Приходный кассовый ордер предназначен для оформления поступления наличных денег в кассу Для заполнения поля «Принято от» может использоваться справочник сотрудников или справочник контрагентов для выбора частного лица. При нажатии кнопки «Печать» формируется стандартный табличный документ системы «1С: Предприятие» (печатная форма приходного кассового ордера). При проведении документа автоматически формируются бухгалтерские проводки, отражающие данный документ в бухгалтерском учете. По дебету выступает 50-й счет.

Расходный кассовый ордер предназначен для оформления выдачи денег из кассы. При вводе документа указываются данные о лице, которому выдаются деньги из кассы, сумма и необходимые для отражения документа в бухгалтерском учете данные. Для заполнения поля «Выдать» может использоваться справочник сотрудников или справочник контрагентов. При нажатии кнопки «Печать» формируется стандартный табличный документ системы «1С: Предприятие» (печатная форма расходного кассового ордера). При проведении документа автоматически формируются бухгалтерские проводки, отражающие данный документ в бухгалтерском учете. По дебету выступает указанный пользователем в накладной корреспондирующий счет, а по кредиту - 50-й.

3.4. Написание руководства пользователю программы

Как начать работу с программой? Как и любую другую операцию в системе Windows вызов программы можно осуществить разными способами. Наиболее распространенный отыскать пиктограмму (иконку), обозна­чающую программу «1С Бухгалтерия» (ее изображение вы видите в начале абзаца), и дважды щелкнуть по ней мышью Обычно эта пиктограмма нахо­дится в отдельном групповом окне «1С: Бухгалтерия», куда она помещается автоматически после инсталляции, хотя программист, работающий на маши­не, мог переместить ее в любое другое окно.

В верхней части экрана находился строка заголовка окна. Следующая строка содержит главное меню программы, под ней расположена линейка пиктограмм для наиболее часто применяемых функций. И иже этих строк размещается главное рабочее окно программы. В этом окне в процессе рабо­ты с программой можно раскрывать другие окна - с бухгалтерскими доку­ментами, для ведения диалога и настройки программы, но вначале это окно пустое.

Прежде чем начать знакомство с реализацией профессиональных функций, рассмотрим основные технические приемы работы с программой.

Программа реализует некоторый набор профессиональных и вспомогательных функций. Вызов требуемой функции осуществляется сле­дующими способами:

- путем выбора нужного пункта меню;

-щелчком мыши по пиктограмме или но экранной «кнопке», изобра­жающим интересующий режим работы,

- нажатием нужной клавиши или комбинации клавиш

Рассмотрим подробнее названные способы общения с программой.

Работа с меню

Меню в программе «1С: Бухгалтерия» - многоуровневое. Первый уровень меню часто называют «Главным меню», его, мы и видим в верхней части главного рабочего окна. Оно представляет собой строку с наимено­ваниями групп режимов. В главное меню можно войти, нажав на клавиатуре клавишу АН или ПО. После выбора режима в главном меню на экране поя­вится («выпадет») зависимое подменю, содержащее перечень доступных функций. Далее выбор некоторой функции посредством меню мы будем обо­значать последовательным перечислением выбираемых подпунктов, начиная с главного меню, например «Отчетность - Шахматка». Если некоторый пункт подменю не является конечным, справа от его катания указывается значок, что свидетельствует о наличии следующего уровня меню.

Следует помнить, что набор функций в одном и том же подменю может отличаться в разные моменты работы с программой Так, в главное меню при работе с экранными формами документов добавляется новый пункт «Действия». В зависимости от выполняемой работы соответствующее ему подменю содержит разный набор допустимых действий. Ряд пунктов подме­ню могут быть записаны бледным шрифтом; это значит, что выполнение данною действия сейчас бессмысленно. Например, пытать удалить записи из списка бессмысленно, если таковые отсутствуют.

Быстро переместится к нужному пункту главного меню или подменю можно, нажав буквенную клавишу, соответствующую первой буквы назва­ния данного пункта или букве, выделенной подчеркиванием. Так в пункте главного меню «Операции» выделена буква «п.», а в пункте «Отчетность» — «т».

Нужный пункт меню или подменю можно быстро выбрать и без кла­виатуры - однократным щелчком мыши.

Технология обработки информации по учету кассовых операций предусматривает выполнение следующих функций, отраженных в главном меню:

1. настройка системы;

2. обработка справочников;

3. обработка приходящих документов;

4. получение отчетов и справок;

5. печатание платежных документов;

6. сервисные функции и архив.

Настройка системы проводится на конкретное предприятие -проставляются его реквизиты (наименование предприятия, расчетный счет, адрес и др.), наименование предприятия в дальнейшем печатается в верхней части выходных машинограмм.

Справочники (база данных учета) подразделяются на:

• справочники балансовых счетов;

• справочники организаций;

• справочники сотрудников;

• справочники наименований платежных документов;

• справочники назначения платежей.

Справочники разрабатываются до начала расчетов, но могут дополняться в ходе обработки информации. В справочнике балансовых счетов при обработке информации по счету 50 необходимо проставить остаток денежных средств в кассе на начало для проведения расчетов, здесь также проставляются номера журналов-ордеров и дата начала расчетов. В справочнике организаций заполняется наименование организации, программно - ее код, если же предполагается печатание платежных документов на принтере по данной программе, то по каждой организации проставляются ее реквизиты. Остальные же справочники заполняются обычно - в диалоговом окне.

Обработка приходящих документов. Выполнение данной функции обеспечивает ввод в память компьютера информации об исходных документов: кассовых отчетов и информации первичных документов, приложенных к ним (приходные и расходные кассовые ордера и другиедокументы по счету 50).

Работа начинается с регистрации остатков денежных средств на конец дня по каждому кассовому отчету. По каждому первичному документу вводится следующая информация: N документа, дата выписки, сумма по документу, код вида операции (приход - 0, расход -1), назначение платежа, корреспонденция счетов. После ввода данных и разноса сумм необходимо программно проверить правильность ввода данных.

Особенностью ввода данных с первичных документов в диалоговом режиме является использование информации справочников: информация справочников вводится в рабочее окно с использованием функциональных клавиш.

После ввода данных по одному кассовому отчете с его первичных документов перед началом ввода данных следующих кассовых отчетов, необходимо проставить дату обработки информации, указанной в первичных документах.

Есть и некоторые особенности разноса информации по корреспондирующим счетам: разнос суммы документа по корреспондирующим счетам позволяет вводить, исправлять, удалять, хранить данные по счетам. Если сумма по документу отнесена на один счет, то остается ввести только номер счета и вид назначения платежа. Если же сумма по документу отнесена на разные счета, то после ввода первого номера счета и вида назначения платежа необходимо исправить сумму на нужную, после вода данной записи с использованием функциональной клавиши вводится второй номер счета, вид назначения платежа и сумма, отнесенная на данный счет. Общая сумма по документу и сумма по счетам должны совпадать. При выходе их окна происходит контроль на совпадение сумм, если сумма по документу не совпадает с суммой по счетам, программа выдаст сообщение и остановит работу в данном окне. Если суммы совпали, то произойдет выход обратно в окно обработки платежных документов.

Таким образом производится автоматизация учета кассовых операций на предприятии.

З.5 Получение выходных, отчетных машинограмм

В результате автоматизированной обработки информации по учету кассовых операций можно получить следующие машинограммы журналы-ордера №1, ведомости №1А, расшифровки к журналам-ордерам, расшифровки к ведомостям: по организациям, по счетам затрат, по дате поступления документов и др.

Для получения журналов и ведомостей необходимо указать месяц, для получения справки - № счета, вид операции и период. Для получения справки по организации и материально-ответственному лицу - название организации и его фамилию, номер счета и название организации могут быть вызваны из справочника.

Подготовка платежных документов. В полуавтоматическом режиме могут быть подготовлены следующие документы: платежные поручения, платежные требования, инкассовое поручение. При этом реквизиты по организациям в полном объеме должны быть заполнены в справочнике. В этом случае данная информация выбирается из справочника и заносится в платежный документ. При формировании платежного документа сумма платежа прописью заполняется автоматически, после набора числовой суммы. Данные об организации заполняются сразу при входе в окно формирования соответствующего документа. Выход в окно печати документов осуществляется из последнего поля нажатием клавиши «Enter». На стандартный лист бумаги можно вывести два документа.

Выводы и предложения

АИТ в учете приобретают все большее значение. Они позволяют в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения оперативного, синтетического и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской отчетности, данных, необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также системного контроля за ходом производственных процессов.

АИТ значительно облегчают работу бухгалтера, позволяют избежать многих ошибок при работе с документами, составлении баланса, отчетности, при выполнении различных расчетов. Так запись на счетах бухгалтерского учета, закрытие бухгалтерских счетов, заполнение главной книги, составление баланса и других форм отчетности выполняется программно. Выявление результатов инвентаризации и составление соответствующих ведомостей и других отчетных регистров бухгалтерского учета (машинограмм) производит компьютер.

При работе над этой курсовой работой была использована программа фирмы «1С» «1С: Бухгалтерия». Следует отметить, что начать работать с данной программой можно практически сразу после ее установки, не представляет большой сложности также и освоение ее базовых возможностей (процедур ручного ввода бухгалтерских записей и получения самых необходимых отчетов, оборотно-сальдовой ведомости, главной книги, шахматногооборотного баланса и многих других), а наличие мощных инструментальных средств позволяет гибко приспосабливать программу к автоматическому выполнению массовых расчетов. При этом указанные средства не только дают возможность изменять отдельные параметры (коды счетов, субсчетов, аналитических счетов, их названия, налоговые ставки и т. п.), но и позволяет достаточно описать и модифицировать правила выполнения расчетов, что повышает эффективность использования программы на конкретном предприятии.

Список использованной литературы

1. Брат а В.В. «Компьютеризация бухгалтерского учета», учеб, посо­бие М.: Финансы и С1а1ис1ика. 1994.

2. Бабаева З.Д., Терекова В.А., Рендухов И.М.. Шеина Т.Н. «Бухгалтерский учет: задачи и вопросы»; Учеб. пособие - М/ Финансы и статистика, 1994

3. Информационные системы в экономике // под ред. В.В. Дика М : Финансы и статистика, 1998.

4. Камышанов П.И. Практическое пособие но бухгалтерскому учету. -М.: Экономика, 1995.

5. Козлова Н.П., Парашутин Н.В., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н, Бухгалтерский учет. - М.. Финансы и статистика, 1995.

6. «Компьютерные технологии обработки информации» // под ред. Назарова С.В. М/ Финансы и статистика, 1995.

7. Новикова В Компьютерный учет и групповые операции // Бухгал­терский уче1, 1998. №2.

8 Основы компьютерной бухгалтерии: Учебный практикум по веде­нию бухгалтерского учета в «1С:ухгалтерии-Проф 6.0 для Windows». -М.: КомпьютерПресс, 1997.

9. Пахалко О. Составляющие информационной системы иредприя1ия // Экономика и жизнь, 1997г. №14.

10.Программные продукты БЭСТУ/ Экономика и жизнь, 1997. №7.

И.Семенов М.И., Лойко В.И.. Барановская Т.П. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебное пособие для агрономических специальностей вузов/Под общей ред. И.Т. Трубилина. -Краснодар: изд. КубГАУ, 1998.

Выводы и предложения

Важнейшим фактором повышения эффективности производства в любой отрасли, в том числе и в сельском хозяйстве, является улучшение управления.

Совершенствование форм и методов управления происходит па ос­нове достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов на­капливания, обработки и передачи информации с помощью ЭВМ и других технических средств Методы и средства информатики реализуются в виде автоматизированных информационных технологий (АИТ), называемых так­же новыми или современными.

В мире наступил такой период, когда производственный потенциал я
научный уровень общества определяется суммарной мощностью ЭВМ и тех­нологическим совершенством переработки с их помощью информации

Вооружить человека принципиально новыми орудиями производства и технологиями, усиливающими его возможности по обработке информации - важнейшая технико-экономическая задача, которая требует ускоренного развития индустрии информатики. При этом возникают новые, еще не усто­явшиеся в научной литературе понятия „информационная экономика", „ин­формационные ресурсы" и т. д.

Национальные „информационные ресурсы" - эго новая экономиче­ская категория. Информация становится таким же ресурсом, как материал и энергия, и, следовательно, но отношению к этому ресурсу должны быть сформулированы те же критические вопросы. Кто им владеет?, Кто в нем за­интересован?. Насколько он доступен?, Возможно ли его коммерческое ис­пользование?.

В течение всей предшествующей XX веку истории развития челове­ческой цивилизации основным предметом труда оставались материальные объекты. Деятельность за пределами материального производства и обслуживания, как правило относилась к категории непроизводственных затрат.

В конце XX века впервые в истории человечества основным предме­том труда в общественном производстве промышленно развитых стран ста­новится информация. Возникли (енденции неуклонною перекачивания тру­довых ресурсов из сферы материальною производства в информационную сферу, что является сейчас наиболее заметным симптомом, который получил название "информационный кризис".

В настоящее время молено указать на два различных фактора, убеди­тельно свидетельствующих о начале перехода промышленно развитых стран па качественно новый этап технологического развития, который принято на­зывать веком информации и новых информационных технологий.

1) время удвоения объема накопленных научных знаний составляет 2-3 года (в 1900 - 50 лет, 1950 - 10 лет, 1970-5 лет);

2) материальные затраты на хранение, передачу и переработку информации превышают аналогичные расходы на энергетику.

По данным ЮНЕСКО, в настоящее время уже более половины всего за­нятого населения наиболее индустриально развитых стран принимают участие в процессе производства и распространения информации.

Как известно, большая часть усилий людей, занятых в информационном секторе, имеет своей целью управление людьми и машинами в ходе трудового процесса, однако усложнение трудового процесса вызывает трудности управле­ния при обработке информации вручную.

Программа «1С Бухгалтерия», как мне кажется, является одной из са­мой лучших и удобных бухгалтерских программ. Но, как и все программы, она имеет некоторые недостатки. Если данная программа настроена для работы на данном предприятии, то она очень удобна в пользовании, а если нет, то далеко не каждый сможет «набить» ее первичными данными, а тем более наш средний бухгалтер (женщина средних лет. которая с трудом передвигает мышку двумя пальцами). Поэтому очень часто приходится вызывать программиста, который настроит для предприятия программу.