Вход

Редактирование информации в документах Word

Курсовая работа по программированию
Дата добавления: 23 января 2002
Язык курсовой: Русский
Word, rtf, 252 кб
Курсовую можно скачать бесплатно
Скачать
Данная работа не подходит - план Б:
Создаете заказ
Выбираете исполнителя
Готовый результат
Исполнители предлагают свои условия
Автор работает
Заказать
Не подходит данная работа?
Вы можете заказать написание любой учебной работы на любую тему.
Заказать новую работу
12 Краснодарский государственный университет культуры и искусств. Курсовая работа по информатике. Тема : Использование полей и з акладок для редактирования информации в докум ентах Word Преподаватель Долгих В В Выполнил : студентка 2-го курса группа НЭК -99 Вереса Ольга . Краснодар 2001 оглавление Автоматиче ская вставка сведений с помощью полей Вставка полей Word в основной документ Добавление данных в источник д анн ых Word Правка существующих записей данных Добавление новых полей данных Добавлени е подсказок к полям формы Добавление элементов в список Заполнение экранной формы Изм енение кодов полей Обновление полей Параметры текстового поля формы Поля слияния Поля форм Способы использования полей Одновременное обновление одинакового текста в раз ных местах документа Вставка другого документа в активный документ Вставка даты и времени создания или печати в документ Печать заголовков страниц в словарном стиле Выполнение вычислений Вставка поля закладки Разрешение вопросов Вставка закладки в элемент списка авт отекста Создание элемента предметного указателя , содержащего диапазон страниц 7 Нажмите кнопку “Пометить”. Контрольные вопросы. Контрольные задания. Список литературы. Автоматическая вставка сведений с помощью полей 1 Поместите к урсо р в позицию , куда требуется вставить сведе ния. Выберите команду Поле в меню Вставка. 2 Укажите категорию , а затем выберите имя поля. 3 Чтобы добавить ключ и полей или другие параметры к кодам полей , нажмите кнопку "Параметры ". Примечания · Для получен ия более подробных с ведений об определенном поле или параметре , выберите имя поля или параметр , а затем нажмите клавишу F1. · Чтобы вложить поле в другое поле , сначала вставьте поле-контейнер . Затем сделайте видимыми коды полей и вставьте второе поле. Вставка полей Word в основной документ 1 В основном документе установите курсо р в место , куда хотите вставить поле. Вставьте поле IF или FILLIN туда , где требует ся печатать результирующие сведения . В начало документа можно вставить поле ASK или SET. 2 На панели слияния нажмите кнопку " Поля Word", а затем укажите поле. Если откроется окно диалога , введите в нем сведения для поля. 3 При вставке полей ASK или SET вставьте поле закладки в позицию , где будут печатат ься сведения , предс тавленные в закладке. Добавлени е данных в источник данных Word Если источник данных является документом Word, в нем можно редактировать записи данны х и добавлять в него новые записи и поля данных . Так , чтобы добавить новых к лиен тов в почтовый список , необходимо создать по отдельной записи для каждого к лиента . Чтобы добавить новую категорию сведен ий ко всем записям (например номер факса или адрес электронной почты ), необходимо создать новое поле данных. Правка сущ ест вующих записей данных 1 Откройте источник данных в окне д иалога Форма данных. Как это сделать ? Просмотр записей данных в окне диалог а "Форма данных " В зависимости от места текущей работы , отображать записи данных в окне диалога Форма данных можно одним из следую щих способов : · Находясь в окне диалога Слияние , на жмите кнопку "Правка " рядом с кнопкой “Пол учить данные” , а затем выберите нужный ист очник данных. · Находясь в основном документе слияния , нажмите кнопку на панели слияния. · Если ис точник данных , созданный в Word, открыт в окне документа , нажмите кнопк у на панели базы данных. Примечание . Если источник данных создан в приложении , поддерживающем DDE (например Microsoft Excel или Microsoft Access), и это приложение установлено на ком пь ютере , нажмите кнопку "Правка " рядом с кнопкой “Получить данные” в окне диалог а Слияние или нажмите кнопку на панели слияния , чтобы запустить приложение . Затем м ожно изменять записи данных файла-источника. 2 Отредактируйте записи , которые требуется измени ть. Для поиска записи данных , которую треб уется изменить , нажмите кнопку ”Найти” , а затем ведите поиск , вводя сведения , которые содержатся в этой записи. 3 Для сохранения изменения источника да нных нажмите кнопку ”Источник” , а затем на жмите кнопку . Добавление новых полей данных 1 Откройте источник данных в окне д окумента. Как это сделать ? Просмотр записей данных в окне докуме нта В зави симости от места текущей работы , источник данных можно открыть следу ющими способами : · Выберите команду Открыть в меню Фай л , а затем укажите нужный источник данных. · Находясь в окне диалога Слияние , на жмите кнопку "Правка " рядом с кнопкой “Пол учить данны е” , выберите нужный источник данных , а затем нажмите кнопку "Источник ". · Находясь в основном документе , нажмите кнопку на панели слияния , а затем наж мите кнопку "Источник ". 2 На панели базы данных нажмите кно пку . 3 В поле ”Имя файла” введите имя для нового поля , а затем нажмите кнопку “Добавить”. 4 Чтобы добавить сведения из нового поля ко всем записям , нажмите кнопку , а затем отредактируйте записи в окне диалога Форма данных. Добавлени е подсказок к полям формы 1 Установите указатель на поле формы , к которому будет добавлена подсказка , и дважды нажм ите кнопку мыши. 2 Нажмите кнопку "Текст справки ". 3 Выберите вкладку "Строка состояния " дл я вывода подсказки в строку состояния. Выберите вкладку "Клавиша F1" для вывода подсказки в окно сообщений при нажатии кл авиши F1. 4 Установите требуемые параметры. Добавлени е элементов в список 1 Убедитесь , что документ не защищен. Как это сделать ? Снятие защиты с экранной формы Для активизации полей экранной формы таким образом , чтобы пользователь имел возмож ность вводить в них данны е , но не изменять сами поля , форма должна быть заблокирована , или "защищена ". Для внесения и зменений в форму сначала следует снять за щиту. · Выберите Снять защиту в меню Сервис . При необходимости для снятия защиты в ведите пароль. Совет . При разработке ф ормы можно быстро установить или снять защиту с помощью кнопки . 2 Установите указатель на раскрывающийся список поля и дважды нажмите кнопку мы ши. 3 Введите название элемента в строку "Элемент списка ". 4 Нажмите клавишу "Добавить ". Заполне ние экранной формы 1 Выберите команду Создать в меню Ф айл. 2 Выберите нужный шаблон формы , установи те переключатель "Документ ", а затем нажмите кнопку "OK". 3 Заполните форму , введя данные во в се поля формы . Для переходов между полями можно и спользовать клавиши табуляции , возврата каретки или стрелки. 4 Выберите команду Сохранить как в меню Файл. 5 Введите в строку "Имя файла " имя файла , в который будет записана форма с введенными данными. Для сохранения формы как документа вы берите значение "Документ Word" из списка "Ти п файла ". Примечание . Если при заполнении экранной формы возникнут трудности , воспользуйтесь по дсказкой . Для ее получения поместите курсор на форму и прочтите подсказку в строке состояния или нажмите клавишу F1. Изменение кодов полей Допускается редактировать коды поля с целью изменить формат или содержимое соотв етствующего значения поля . Так , в приведенном ниже примере в коде поля = (Формула ) мо жно заменить 10 процентов на 8 процентов , и т ем самым изменить значение поля. = Цена * 10% 1 Выберите поле. 2 Если отображаются значения полей , нажм ите клавиши SHIFT+F9 для отображения кодов полей. 3 Отредактируйте инструкции , записанные за именем поля. 4 Для обновления поля выберите его и нажмите клавиш у F9; затем , чтобы увидет ь новое значение поля , нажмите клавиши SHIFT+F9. Примечание . Если выбрать любую из фигу рных скобок , окружающих поле ( или ), будет выделено все поле. Обновлени е полей Если постоянное получение новых с ведений возможно , следует периодически обновлять поле для получения нового значения поля . Можно также обновлять связи с объектами , созданными в приложениях OLE. · Чтобы обновить отдельное поле , выберите поле или его значение , а затем нажмит е клавишу F9. Чтобы обновить все поля в документе , выберите команду Выделить все в меню П равка , а затем нажмите клавишу F9. Совет . Нетрудно обновлять все поля док умента каждый раз перед его выводом на печать . Выполните команду Параметры из меню Сервис , выберите вкладк у "Печать ", после чего установите флажок "Обновлять поля ". Параметры текстового поля формы Параметр Назначение Обычный текст Ввод текста , чисел , символов или пробелов Число Ввод чисел Дата Ввод д аты Текущая дата /Текущее время Отображает т екущую дату и текущее время. Эти поля не могут быть изменены. Вычисление Использует поле =(Формула ) для в ычислений Поля слияния Поля слияния , вставляемые в основной документ слияния , указывают места , куда будут помещаться сведения , взятые из выбр анного источника данных . Так , поле слияния "Город " указывает место , куда будут вставлены сведения из поля данных "Город ". Чтобы вставлять поля слияния , нажмите кнопку “Поля с лияния” на панели слиян ия . Нельзя вставить поля слияния , введя си мволы полей («» ) с клавиатуры или вставив эти символы с помощью команды Символ (меню Вставка ). Если включен режим отображения кодов полей , на экране видны коды MERGEFIELD, например MERGEFI ELD Город . Нельзя изменять имя поля в инструкциях MERGEFIELD; имя поля должно полностью соответствовать связанному с ним имени пол я в строке заголовка источника данных . Реж им просмотра кодов полей (то есть видны или скрыты коды ) не влияет на способ вста в ки сведений из источника данных. Поля форм FORMCHECKBOX FORMDROPDOWN FORMTEXT Эти поля вставляют в форму флажок , раскрывающийся список или поле , соответственно . Пользователю не разрешается самостоятельно вставлять ил и изменять эти поля . Для их вставки следует использовать команду Поле формы (меню Вставка ) или кнопки "Флажо к ", "Поле со списком " и "Текстовое поле " н а панели инструментов "Формы ". Для изменения этих полей следует использовать кнопку "Пар аметры поля формы " на панели инс трументов "Формы ". Способы использования полей С помощью полей можно упростить и облегчить выполнение множества распространенных операций . Чтобы увидеть , какие типы сведений можно вставлять в виде полей , выберите к оманду Поле в меню Вставка , а затем прокрутите список полей. Одновреме нное обновление одинакового текста в разных местах документа Предположим , что в большой документ тр ебуется несколько раз включить текст юридичес кого заявления , каждое слово в котором должно быть скрупулезно выверено . Скорее вс его , текст этого заявления придется несколько раз редактировать . Чтобы при каждом измен ении текста заявления изменения происходили в о всем документе , следует сначала определить этот текст в качестве элемента списка автотекста . Затем вставьте заявление в виде поля AUTOTEXT, которое ссылается на эле мент списка автотекста . (Выберите команду Поле в меню Вставка , выделите "Связи и ссыл ки " в списке "Категории ", а затем выберите "AutoText" из спи с ка "Поля ". Для выбора нужного элемента списка автотекста нажмите кнопку "Параметры ".) По окончании изменения т екста переопределите элемент списка автотекста . Окончательный вариант текста появится там , куда вставлено поле AUTOTEXT. Вставка дру гого документа в активный документ Для вставки целого или части определе нного документа в текущий документ применяетс я поле INCLUDETEXT. Если вставленные сведения будут обновлены в исходном документе , просто обно вите поле INCLUDETEXT, чтобы п еренести новые св едения в текущий документ . Чтобы вставить поле INCLUDETEXT, выберите команду Поле в меню Вста вка , выделите "Связи и ссылки " в списке "Категории ", а затем выберите "IncludeText" из списка "Поля ". Вставка даты и времени создания или печати в документ Вместо команды Дата и время из ме ню Вставка используйте поля CREATEDATE и PRINTDATE. Поле CREATEDATE вставляет в документ дату и время перв ого сохранения документа под таким именем . Поле PRINTDATE вставляет в документ д ату и время последнего вывода документа на печ ать . Чтобы вставить поля CREATEDATE и PRINTDATE, выберите команду Поле в меню Вставка , выделите "Дата и время " в списке "Категории ", а затем выберите "CreateDate" или "PrintDate" из списка "Поля ". Печать заголовков страниц в словарном стиле Для быстрого поиска нужного имени в большом списке имен следует помещать вверх у каждой страницы первое и последнее имен а , расположенные на этой странице . Сперва примените стиль (стиль абзаца или с тил ь символа ) для форматирования имени . Затем вставьте два поля STYLEREF в заголовок документа . При выводе документа на печать первое и последнее имена , расположенные на текущей странице , будут печататься в верхней части этой страницы. Выполн ение вычислений Для выполнения простых арифметических опе раций и вычисления математических выражений м ожно использовать поле = (Формула ). Приведенное ниже поле = (Формула ) суммирует значения элемент ов , помещенных в столбец таблицы Word. Ключ числового шаблона (\ # "# #0,00 р .) добавляет к з начению поля символ денежной единицы и ра зделитель групп разрядов. Прибыль в этом месяце составила = SUM(Table3 C2:C7) \ # "# #0,00 р . Прибыль в этом месяце составила 91 483,54 р. Вставка по ля закладки Для помещения в документ сведений , взя тых из закладки с помощью полей ASK или SET, необходимо вставить поле закладки в то место основного документа , куда требуется вст авлять сведения. 1 Установите курсор в позицию вставки сведени й. 2 Нажмите клавиши CTRL+F9 для вставки парных символов поля ( ). 3 В промежутке между фигурными скобками введите имя закладки , определенной в поле SET или ASK. Если имя закладки также является имен ем поля Word, перед именем закладки введите REF, напри мер REF Title . Совет . Чтобы быть уверенным , что имя закладки полностью совпадает с именем , указ анным в поле ASK или SET, скопируйте имя закладк и и затем вставьте его в промежуток м ежду фигурными скобками. Разрешени е вопросов Вставка закладки в элемент списка автотекста · При создании элемента списка автотекст а из текста , содержащего закладку , закладка остается в этом элементе. При неоднок ратной вставке элемента списка автотекста в документ , закладка каждый раз удаляется и з текста , вставленного ранее , и присоединяется к тексту , вставленному последним. Создание элемента предметного указателя , содержащего диапазон ст раниц Если требуется , чтобы элемент предметного указателя содержал ссылку не на одну страницу . а на диапазон страниц , необходимо отметить этот диапазон с помощью закладк и. 1 Выделите диапазон текста , на который должен ссылаться элемент указа теля , а затем выберите команду Закладка в меню Правка . 2 Введите имя в поле "Имя закладки ", а затем нажмите кнопку "Добавить ". 3 Поместите курсор в текст документа , отмеченный закладкой. 4 Нажмите клавиши ALT+SHIFT+X. 5 Введите элемент указателя для отмеч енного текста в поле “Основной элемен т”. 6 Выберите значение "Диапазон страниц ". В поле "Закладка " введите или выберите имя закладки для диапазона страниц , указанное на шаге 2. 7 Нажмите кнопку “Пометить”. Контрольны е вопросы. 1. что необходимо сдел ать чтобы создать элемент предметного указате ля содержащий ссылку не на одну страницу . а на диапазон страниц. 2. Как вставить заклад ки в элемент списка автотекста 3. что необходимо сдел ать чтобы новый тек ст или элемент не включился в закладку. 4. Какие типы полей WORD вы знаете . Где они применяются . Контрол ьные задания. Составьте документ который бы содержал : 1. поля «дата» , « ASK » , «имя автора». 2. Числовое поле. 3. При вс тавке полей ASK вставьте поле закладки в позицию , где будут печататься сведения , представленные в закладке. Списо к литературы. 1. Фигурнов Ф . В . IBM - PC краткий курс 7-е издание.\М .:1999. 2. Р . Хасселир К . Ф анештихт «Операционная среда WINDOWS -97»М .:эконом ,1999
© Рефератбанк, 2002 - 2017