Разработка базы данных "Учет междугородних переговоров

Министерство образования Украины

Национальная металлургическая Академия Украины

Кафедра экономической информатики и АСУ

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: “Прикладное программное обеспечение”

тема: “Разработка базы данных ''Учет междугородних переговоров'' средствами Microsoft Access”

Выполнил: ст.гр.

Dr.Soul

Проверил: асс.

Днепропетровск

1999

Содержание

стр.

1. Введение 3

2. Постановка задачи 4

3. Проектирование базы данных 5

3.1 Структуры таблиц 5

3.2 Отображение связей, добавление и удаление записей 6

3.4 Построение форм 9

3.6 Использование макросов 9

3.7 Создание отчета 9

4. Инструкция пользователя 11

5. Инструкция разработчика 12

Приложение

Введение

В настоящие время в связи с развитием компьютерной техники появилась возможность автоматизировать многие процессы, с одной стороны. С другой стороны, в связи со стремительным развитием телефонной сети и комплекса предоставляемых услуг увеличился объем обрабатываемой информации. И возникла объективная необходимость автоматизировать систему учета междугородних переговоров для фирм.

Целью данной курсовой работы является создание автоматизированной системы ''Учет междугородних переговоров'' для фирмы ''Тибет''.

Для этого необходимо создать базы данных, содержащих сведения о сотрудниках фирмы, их переговорах и предоставляемых по ним льготам.

Приложение Microsoft Office Access 97 представляет собой инструмент, позволяющий реализовать поставленную цель.

Достижение цели осуществляется посредством комплекса задач:

• проектирование и создание таблиц для хранения данных;

• ввод данных;

• разработка других элементов базы, предназначенных для просмотра, редактирования и вывода информации.

Также курсовая работа содержит инструкцию пользователя и инструкцию разработчика.

2. Постановка задачи

В данном курсовом проекте разработана автоматизированная система ''Учет междугородних переговоров'' для фирмы ''Тибет''. Фирма осуществляет деятельность по производству продуктов питания и в процессе работы осуществляет междугородние звонки, учет который состоит из следующих операций:

1.учет всех звонков сотрудников,

2.расчет суммы оплаты по ним,

3.расчет предоставляемых льгот.

Автоматизированная система предназначена для автоматизации этих операций, получения достоверной и оперативной информации, формирование выходных документов. Система предназначена для непрерывного функционирования в течение всего рабочего дня.

Входная информация представлена в виде 3-х таблиц: ''Клиенты'', ''Учет переговоров'', ''Льготы''.

Выходная информация представлена 15-ю запросами, 8-ю формами и отчетом, состав и содержание которых приведены в п.3.

3. Проектирование базы данных

3.1 Структуры таблиц

Для решения поставленной задачи необходимо создать 3 таблицы: Клиенты, Учет переговоров, Льготы, структуры которых следующие (Табл. 3.1, 3.2, 3.3).

Таблица 3.1-''Клиенты''.

Таблица 3.2-''Учет переговоров''.

Таблица 3.3-''Льготы''.

3.2 Отображение связей, добавление и удаление записей

Связь между таблицами осуществляется ключевым полем ''Код клиента'', которое присутствует в каждой таблице. Связь один-к-одному (рис. 3.1).

1 1 1

1 1 1

Клиенты Учет переговоров Льготы

Рисунок 3.1-''Связь таблиц''.

Организация введения данных происходит после установления курсора в нужное место и набором необходимой информации с клавиатуры. Удаление записи происходит так: мышкой выделяется необходимая запись и удаляется при помощи клавиш Delete или Backspace или Правка/Удалить.

3.3 Создание запросов

Организация поиска и обработки данных осуществляется с помощью запросов.

Запросы к таблице ''Клиенты'':

1. ''Город пам'' - параметрический запрос, осуществляет поиск клиентов по городам ;

2. ''До М'' отбирает по алфавиту фамилии сотрудников до фамилий начи­нающихся на М;

3. ''Должность'' вывод сведения о сотрудниках по должностям в алфавитном порядке;

4. ''Фамилия'' выводит сведения о сотрудниках в алфавитном порядке.

Запросы к таблице ''Учет переговоров'':

1. ''Дата разговора'' сортирует все переговоры по дате;

2. ''МАХ время разговора'' ищет записи с максимальным временем перегово­ров;

3. ''Оплатить'' - запрос, который вычисляет сумму оплаты клиента;

4. ''Итоги по оплате'' – итоговый запрос, показывает общую сумму оплаты, максимальное и минимальное значение оплаты;

5. ''Переговоры в октябре'' выводит все сведения о переговорах в октябре .

Запросы к таблице ''Льготы'':

1. ''Безльготные '' – запрос, отбирает безльготных клиентов;

2. ''Ночные звонки'' отбирает ночные звонки по всем предприятиям;

3. ''Пункты'' упорядочивает все пункты переговоров в алфавитном порядке;

4. ''Расчеты льготного тарифа'' рассчитывает льготный тариф;

5. ''Общий запрос по льготе'' – многотабличный вычисляемый запрос, рассчитывает сумму льготы.

3.4 Построение форм

Для ввода данных и просмотра информации, хранящихся в таблицах и запросах, созданы следующие формы:

• к таблице ''Клиенты'' созданы:

1. с помощью конструктора ''Клиент 1'' и имеет поля: Код клиента, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон, Город, Адрес, Должность;

2. с помощь конструктора ''Клиент 2'', имеющая поля: Код клиента, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон, Город, Адрес, Должность. И подчиненную таблицу ''Учет переговоров'';

3. с помощью конструктора ''Клиент 3'' и имеет поля: Код клиента, Телефон, Фамилия, Имя, Отчество, а также есть кнопка ''Найти'', которая организует поиск по любой имеющейся записи.

• к таблице ''Учет переговоров'' созданы:

1. с помощью автоформы ''Учет переговоров 1'', содержащая поля: Код клиента, Телефон, Переговоры, Время (мин), Ставка грн, Дата разговора;

2. с помощью конструктора ''Учет переговоров 2'', содержащий сведения о клиенте: Код клиента, Телефон, Переговоры, Время (мин), Ставка грн, Дата разговора;

3. с помощью автоформы ''Учет переговоров 3'' и имеет такие же поля, как и ''Учет переговоров 1''.

• к таблице ''Льготы'' созданы:

1. с помощью конструктора ''Льгота 1'', содержащая поля: Код клиента, Период Разговора, Время (мин), Льготный тариф, Переговоры с пунктом. Также содержит подчиненную форму ''Общий запрос по льготе '';

2. С помощью конструктора ''Общий запрос по льготе'', содержащий все поля одноименного запроса. Имеется кнопка, которая вызывает форму ''Сведения о клиенте''.

3.6 Использование макросов

В базе данных созданы создается 2-а макроса, действия которых идентичны: открытие формы. В первом случае открывается форма ''Заставка'', во втором – ''Клиенты 1''.

3.7 Создание отчета

Для отображения информации, содержащейся в базе данных ''Учет междугородних переговоров'', создаются 2 отчета:

1.''Клиенты'' и имеет поля: Код клиента, Фамилия, Имя, Отчество, Должность, время, Ставка, Дата разговора;

2. ''Общий запрос по льготе'': Код, Город, Телефон, Время, Сумма оплаты, Льготная оплата, Льгота.

4. Инструкция пользователя

1. Запустить Access 97.

2. При запуске Access 97, появляется заставка к базе данных, содержащая информацию о разработчике, а также 2-е кнопки: ОК (переход к главной кнопочной форме) и ''Выход '' (выход из программы).

3. При нажатии на ОК, открывается главная кнопочная форма .

4. При выборе нужной кнопке открывается контекстное меню, с содержащимися в нем формами и отчетами.

5. Для изменения элементов кнопочной формы создана соответствующая кнопка.

6. Для возвращения в окно заставки, необходимо выбрать кнопку ''Информация о программе''.

7. В каждом контекстном меню создана кнопка для возвращения в главную кнопочную форму, а в ней – для выхода из программы.

Переход к окну базе данных осуществляется с помощью команды ''Окно -отобразить''. Откроется окно базы данных.

1. Для просмотра таблиц, выбрать вкладку ''Таблицы'', выделить мышью нужную и нажать ''Открыть''.

2. Для извлечения информации из базы данных, отвечающей некоторым критериям, перейти на вкладку ''Запрос'', из списка выбрать нужный и нажать ''Открыть''.

3. При завершении работы сохранить все необходимые изменения, закрыть файл, закрыть Access 97.

5. Инструкция разработчика

Для разработки данной базы данных использовалась операционная среда

Windows 95, интегрированный пакет прикладных программ Microsoft Office 97 и его приложение Microsoft Access 97 – мощный инструмент обработки данных.

Создание таблицы.

1. При запуске Access открывается окно Access, в котором необходимо выбрать режим ''Создание новой базы данных''. Нажать ОК.

2. Создаваемой базе данных присвоить имя и нажать ''Создать''.

3. В появившемся окне выбрать вкладку ''Таблицы'' и нажать ''Создать''.

4. Далее из списка выбрать способ создания таблицы.В данной работе создается в режиме конструктора: появится окно конструктора.

5. В окне заполнить необходимые имена полей, установить их тип, свойства и описание (не обязательно).

6. С помощью кнопки на панели инструментов или через окно базы данных перейти в режим таблиц и произвести ввод либо корректировку данных

Создание запросов.

1.Выбрать вкладку ''Запросы'' и нажать ''Создать''.

2.В появившемся окне выбрать способ создания с помощью конструктора: откроется окно конструктора.

3.Появится окно со списком таблиц. Выбрать из списка нужную таблицу и нажать ''Добавить''. Если еще нужны какие-либо таблицы, выбрать необходимые и после каждой – ''Добавить''.

1. Перетащить мышью поля из макета таблицы или выбрать из раскрывающегося списка в строке поле.

2. В строке ''сортировка'' указать порядок сортировки, в строке ''показать'' - выводить на экран или нет, в строке ''условие отбора'' – критерий отбора.

3. Для построения параметрического запроса, в строке ''Условие отбора'' ввести выражение для задачи параметров такой структуры ([Выражение]). При запуске запроса компьютер затребует ввод необходимого параметра.

4. Для запуска запроса нажать на панели инструментов ''восклицательный знак'', или выполнить команду ''запрос – запуск'', или через окно базы данных, нажав ''Открыть''.

Создание формы.

1. Выбрать вкладку ''Форма'' и нажать ''Создать''.

2. В появившемся окне выбрать способ создания с помощью мастера или конструктора.

3. В появившемся списке таблиц и запросов, выбрать нужную и затем пройтись по всем окнам мастера.

4. Доработать форму можно в режиме конструктора или самостоятельно создать форму в этом режиме, добавляя на неё элементы управления.

5. Для создания кнопки в форме необходимо запустить мастер на панели элементов, а затем на этой же панели нажать элемент создания кнопки и мышкой указать место расположения. В появившейся последовательности окон указать последовательно действие для кнопки, что будет изображено на кнопке и присвоить ей имя.

6. Для создания подчиненной формы необходимо запустить мастер на панели элементов, а затем на этой же панели нажать элемент создания подчиненой формы и мышкой указать место расположения и размер. В появившейся последовательности окон выбрать тип и вид подчиненной формы, для таблиц и зпросов – нужные поля, установить связь формы с подчиненной формой, задать имя и нажать ''Готово''.

7. Сохранить форму.

8. Просмотреть форму можно, войдя в окно базы данных, нажав ''Открыть''.

Создание отчета.

1. Для этого перейти на вкладку ''Отчеты'' и нажать ''Создать''.

2. В появившемся окне выбрать форму создания отчета. Создавать отчет легче всего с помощью мастера.

3. В появившейся последовательности окон последовательно указать: тип таблицы или запроса и нужные поля для отчета, установить уровни группировки и сортировки внутри групп, макет и стиль отчета, задать имя и нажать ''Готово''.

4. Доработать отчет можно в режиме конструктора.

5. Сохранить отчет.

6. Для просмотра отчета , перейти в окно базы данных и нажать ''Просмотр''.

Создание макроса.

1. Для создания макроса перейти на вкладку ''Макросы'' и нажать ''Создать''.

2. Впоявившемся окне указать одну или последовательность макрокоманд, которые должен выполнять макрос.

3. Если необходимо задание условия для выполнения макрокоманды, додобавить этот столбец кнопкой ''Условие '' на панели инструментов и ввести его.

4. Присвоить имя макросу и сохранить .

5. Для его выполнения, войти в окно базы данных и нажать ''Запуск''.

Создание главной кнопочной формы.

1. Выполнить команду ''Сервис – настройка – диспетчер кнопочных форм''.

2. Откроется окно , в котором задаются имена необходимых страниц кнопочной формы при нажатии кнопки ''Создать''.

3. Открывая двойным щелчком мыши страницу, задаем в ней нужные нам элементы, указывая его текст на кнопочной форме и выполняемую команду. Действия повторить для каждой страницы и каждого элемента.

4. В главной форме обязательно создать кнопку ''Выход'' и ''Изменение кнопочной формы'', на каждой странице – ''Возврат в главную форму''.

5. Сохранить форму.

6. Для запуска формы в окне базы данных выбрать её на вкладке ''Формы'' и открыть.