Общая характеристика СУБД Access

ОГЛАВЛЕНИЕ

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.

Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.

В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги, или отчет для распечатки почтовых наклеек.

1. Общая характеристика СУБД Access.

Access – самая популярная система управления базами данных (СУБД) общего назначения. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы данных, наполнения её содержимым, редактирования содержимого, отбора данных в соответствии с заданными критериями, их упорядочивания, оформления, печати.

Access работает под управлением Windows и поэтому может использовать все возможности DDE и OLE. DDE позволяет выполнять функции и производить обмен данными между Access и любыми другими приложениями Windows, поддерживающим DDE. Для осуществления динамического обмена данными с другими приложениями можно использовать макросы или процедуры на Visual Basic.

В Access база данных обозначает файл, содержащий набор информации. Каждая база данных в Access состоит из основных объектов: таблиц, запросов, форм, отчётов, страниц, макросов и модулей.

Access может работать одновременно только с одной базой данных. Но одна БД Access может включать сотни таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, которые хранятся в одном файле с расширением mdb.

ТАБЛИЦА – это объект, определяемый и используемый для хранения данных. Каждая таблица включает информацию определённого типа. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся данные и записи (строки). В записи собрана вся информация о конкретном объекте. Для каждой таблицы можно определить первичный ключ и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным.

Access позволяет изменить структуру таблицы, просматривать, редактировать, удалять и добавлять записи, осуществлять поиск, замену, сортировку данных, изменять вид таблицы, создавать связь между таблицами и удалять их.

ЗАПРОС – это объект, который позволяет пользователю получить данные из одной или несколько таблиц.

ФОРМЫ – это объект, предназначенный для просмотра, ввода и редактирования записей базы данных.

ОТЧЁТ – это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может бать распечатан либо включён в документ другого приложения.

СТРАНИЦЫ – это объект, представляющий собой специальный тип Web-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными.

МАКРОС – это объект, представляющий собой последовательность макрокоманд для автоматизации наиболее часто выполняемых действий при работе с базой.

МОДУЛЬ – это объект, автоматизирующий комплексные операции и предоставляющий программисту более полный контроль, чем макрос.

2. Создание пустой базы данных.

При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно (рис. 1.1), в котором пользователь должен выбрать один из следующих вариантов работы:

• Создание пустой базы данных,

• Создание базы данных с помощью мастера,

• Открытие одной из существующих баз данных.

Рис. 1.1

В результате выбора Новая база данных из раздела Создание в области задач Создание файла создаётся пустая база данных, в которую в последствии можно поместить таблицы, формы, отчёты и т.д.

В появившемся диалоговом окне Файл новой базы данных следует открыть папку, в которой будет хранится база данных, ввести имя файла и нажать кнопку Создать (рис.1.2).

Рис.1.2

3. Создание базы данных с помощью мастера.

Если в области задач Создание файла из раздела Создание с помощью шаблона выбрать команду Общие шаблоны…, то появится диалоговое окно Шаблоны (рис.2.1)

Рис.2.1

Вкладка Базы данных позволяет использовать шаблоны наиболее популярных баз данных. После выбора одного из ярлыков шаблона открывается Мастер шаблонов, с помощью которого создаётся новая база данных.

4. Открытие существующей базы данных.

В случае необходимости открыть существующую базу данных следует из раздела Открытие файла (рис. 1.1) выбрать имя базы, которую нужно открыть. Если необходимая база данных не указана в этом списке, её можно отыскать в окне Открытие файла базы данных (рис. 4.1), которое открывается после щелчка на строке Другие файлы… .

Рис. 4.1

Открыть файл можно в одном из четырёх режимов:

1. Открыть – режим коллективного доступа. Когда вы открываете файл базы данных в этом режиме, доступ к нему будет разрешён другим пользователям, они могут открыть его и работать с объектами базы данных одновременно с вами. Причём все пользователи будут иметь возможность как просматривать данные, так и менять их.

2. Открыть монопольно – режим монопольного доступа. В этом случае никто другой не сможет открыть этот файл, пока вы его используете.

3. Отрыть для чтения – режим коллективного доступа только для чтения. В этом случае вы не сможете изменять ни данные в таблицах, ни другие объекты базы данных.

4. Открыть монопольно только для чтения – режим монопольного доступа только для чтения. Вы открываете файл только для чтения и одновременно запрещает другим пользователям открывать этот файл.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Access – для самостоятельного освоения/ А.И.Бородина, Л.И.Крошинская, Е.Н.Лядинская.-Мн.:НО ООО «БИП-С»,2002. с.136.

2. Анисимова Ж.Н. Создание баз данных в СУБД Access. Мн.:БГУ,1998.

3. Гончаров А. Access в примерах.СПБ.:Питер,2000.

4. Технологии организации, хранения и обработки данных: Учебно-методический комплекс / Валентина Васильевна Гедранович, Юлия Викторовна Змеева – Мн.: Изд-во МИУ, 2004. -149 с.: ил.

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Приложение 4

Приложение 5

Приложение 6

Приложение 7

Приложение 8