Создание автоматизированной информационной системы отчетного документооборота «Отдела кадров» на железнодорожном предприятии ПМС

ТЕМА:

Создание автоматизированной информационной системы отчетного документооборота «Отдела кадров» на железнодорожном предприятии п.Сибирцево.

«Путеремонтная машинная станция №18»

Обозначения и сокращения

АИС – автоматизированная информационная система

ИБ – информационная база

ЕК АСУТР - единая корпоративная автоматизированная система управления трудовыми ресурсами

ЛВС – локально – вычислительная сеть

АРМ – автоматизированное рабочее место

ПК – персональный компьютер

ПО – программное обеспечение

Содержание

Введение………………………………………………………………………6

1. Анализ предметной области и выявление списка решаемых задач…..10

1.1. Технико – экономическая характеристика предметной области……10

1.1.1. Организация предметной области………………………………...10

1.1.2. Структура организации………..……………..……………………15

1.1.3. Характеристика информационных потоков………………………...16

1.1.4. Общие сведения о задачах…………………………………………...20

1.1.4 Способы решения задач………………………………………………24

2. Проектирование АИС «Архив»………………………………………..36

2.1 Техническое задание……………………………………………………43

2.2 Обеспечивающие подсистемы…...…………………………………….47

2.3 Внедрение и опытная эксплуатация…………………………………...48

2.4 Руководство пользователя……………………………………………..49

3. Обоснование экономической эффективности проекта………………...51

Заключение…………………………………………………………………..53

Список использованной литературы………………………………………55

Приложение 1………………………………………………………………..56

Приложение 2………………………………………………………………..57

Приложение 3………………………………………………………………..58

Приложение 4………………………………………………………………..61

Приложение 5………………………………………………………………..66

Создание автоматизированной информационной системы отчетного документооборота «Отдела кадров» на железнодорожном предприятии «ПМС».

Объектом исследования является процесс отчетного документооборота в «Отделе кадров» предприятия «ПМС». И предназначена для использования персоналом отдела кадров, так как вся отчетная связанная с кадрами предприятия документация проходит именно через этот отдел.

Целью данного дипломного проекта является разработка автоматизированной информационной системы документооборота, а в частности электронного архива документов на базе «ПМС».

Сделав анализ проблемной области, был выявлен ряд проблем связанных с организацией работы с документами:

? накапливается множество документов, назначение и источник которых не ясны;

? документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

? тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

? создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

? на подготовку и согласование документов тратится много времени.

На основании вышесказанного можно сформулировать ряд задач, которые должны быть решены с помощью внедрения системы электронного документооборота:

1. исследование структуру предприятия и выявление проблемы решаемой с помощью автоматизации;

2. организовать централизованное хранение, поиск, пересылку сложных документов установленных форматов;

3. сбор и обработка экономической информации;

4. оценка экономической эффективности проекта.

Путем автоматизации документооборота на данном предприятии будет совершенствоваться его информационная база, на основе новых методик и подходов при этом в донном процессе будут принимать участие все сотрудники, имеющие дело с архивом, а не только проектировщик.

Основные технико – экономические показатели: сокращение времени разработки документации предприятия за счет повешения быстродействия при работе с большими массивами информации, повышение точности и снижение учетных ошибок при сборе и обработке экономических данных, возможность осуществления оперативного контроля, возможность отслеживания динамики деятельности предприятия.

В данном проекте представлен один из способов перехода от хранения документов в бумажном виде до полного перевода в электронный вид с после­дующим их структурированием и сохранением на носителях.

На сегодняшний день внедрение систем автоматизации является необходимым. Система автоматизации документооборота дает реальные выгоды и реальный экономический эффект

Введение

Сегодня, когда скорость перехода организаций на электронный документооборот ограничивается, пожалуй, лишь их финансовыми возможностями, важность профессионального подхода к переводу корпоративной документации на «компьютерные рельсы» переоценить сложно. Одна из самых ответственных частей этого процесса — перевод в электронный вид не только текущих бумаг, но и уже накопленных документов, количество которых у многих компаний исчисляется сотнями тысяч. Особенно это касается таких исконно «бумажных» организаций, как архивы, регистрирующие органы, библиотеки и т. д. Одной только покупкой программных продуктов вопрос не решить — необходим системный подход и грамотные специалисты, компетентные как в архивном деле, так и в современных компьютерных технологиях.

Самым простым путем создания электронного архива является сканирование всего массива документов без распознавания их содержания. Главное достоинство такого подхода — простота: современные поточные сканеры способны перевести в электронный вид в короткий срок большой массив бумаг. Правда, полноценным архивом подобный набор образов назвать нельзя из-за невозможности поиска необходимого документа иначе как по названию соответствующего файла. Кроме того, такой поиск будет достаточно медленным из-за большого объема отсканированных файлов и потребует мощного оборудования. Исходя из этого рекомендуется вручную произвести сортировку образов документов по различным каталогам, соответствующим, скажем, конкретным делам, периодам или клиентам.

Более эффективным является ввод набора отсканированных документов в СУБД. Для этого в соответствие каждому образу ставится так называемая «карточка документа», содержащая набор атрибутов, по которым необходимо осуществлять поиск. Процесс заполнения таких карточек, называемый индексированием, может осуществляться в ручном, автоматическом или полуавтоматическом режиме. При ручном индексировании оператор вводит в карточку данные, глядя на изображение документа, при автоматическом данные из графических образов извлекает специальная программа распознавания и самостоятельно помещает их в карточки. Полуавтоматический способ предполагает, что часть атрибутов определяется автоматически, а часть вводится вручную. Естественно, независимо от метода индексирования необходима также последующая верификация данных, которая, в свою очередь, может производиться как человеком, так и специальной программой.

В третьем, идеальном случае возможен полный перевод документа в электронный вид, что значительно расширит возможности поиска, но процесс такого распознавания является очень трудоемким и дорогостоящим и в большинстве случаев не оправдывает себя с экономической точки зрения.

Целью данного дипломного проекта является разработка автоматизированной информационной системы документооборота а в частности электронного архива отчетной документации на базе предприятия «ПМС».

Путем автоматизации документооборота на данном предприятии будет совершенствоваться его информационная база, на основе новых методик и подходов при этом в донном процессе будут принимать участие все сотрудники, имеющие дело с архивом, а не только проектировщик.

Сделав анализ проблемной области, был выявлен ряд проблем связанных с организацией работы с документами:

? документы теряются;

? накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;

? документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

? тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

? создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

? на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота позволит решить все эти проблемы, а также:

? обеспечит слаженную работу всех подразделений;

? упростит работу с документами, повысит ее эффективность;

? повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

? повысит оперативность доступа к информации.

На основании вышесказанного можно сформулировать ряд задач, которые должны быть решены с помощью внедрения системы электронного документооборота:

? исследование структуры предприятия и выявление проблемы решаемой с помощью автоматизации;

? организовать централизованное хранение, поиск, пересылку сложных документов установленных форматов;

? сбор и обработка экономической информации;

? оценка экономической эффективности проекта.

Современный этап развития информационных технологий характеризуется особым вниманием к проблеме автоматизации документооборота, так как основное число компаний в нашей стране используют классическую бумажную систему. Это обусловлено тем, что встать на компьютерные рельсы некоторым либо не по карману или просто руководство не считает необходимым такой переход.

В данном проекте представлен один из способов перехода от хранения документов в бумажном виде до полного перевода в электронный вид с после­дующим их структурированием и сохранением на носителях.

1. Анализ предметной области и выявление списка

решаемых задач.

1.1. Технико – экономическая характеристика предметной области.

1.1.1. Организация предметной области.

1.1. Предприятие ПМС создано на основании приказа Народного Комиссара Путей Сообщения, Каганович Л.М. Приказ от 01.04.1936 года № 35-ц.

1.2. Полное наименование предприятия: открытое акционерное общество «Российские Железные Дороги» структурная единица дирекции по ремонту пути инженерных сооружений Дальневосточной Железной Дороги Путеремонтная машинная станция.

Сокращённое наименование: «ПМС».

1. Предприятие является коммерческой организацией.

2. Учредителем Предприятия является Хабаровское отделение Железной Дороги.

Органом, осуществляющим полномочия собственника имущества Предприятия, является Хабаровское отделение Железной Дороги.

1.5. Предприятие является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчётный и иные счета в банках, круглые печати со своим полным наименованием, штампы, бланки, и другие средства индивидуализации.

1. Предприятие отвечает по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Предприятие не несёт ответственности по обязательствам собственника имущества и его органов, а собственник имущества и его органы не несут ответственности по обязательствам Предприятия, за исключением случаев, если действия собственника имущества привели к финансовой несостоятельности (банкротству) Предприятия. В этом случае на собственника имущества Предприятия, при недостаточности имущества Предприятия, может быть возложена субсидиарная ответственность по его обязательствам. Ответственность может быть возложена на собственника имущества Предприятия в иных случаях, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации.

2. Предприятие от своего имени приобретает и осуществляет имущественные и личные неимущественные права, выступает истцом и ответчиком в суде и арбитражном суде, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.8. Предприятие не имеет филиалов.

1.10 Предприятие приобретает права юридического лица с момента его государственной регистрации.

Учет и отчетность Предприятия.

2.1 Предприятие ведет оперативный, экономический, кадровый, бухгалтерский и налоговый учет и представляет статистическую отчетность в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

1. Ответственность за организацию, своевременное представление ежегодных отчетов и другой отчетности Предприятия несет начальник в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

2. Учетная политика, организация документооборота на Предприятии, устанавливается приказом начальника Предприятия.

3. Финансовый год Предприятия устанавливается с 1 января по 31 декабря.

4. Достоверность данных, содержащихся в годовом отчете Предприятия, штатном расписании, бухгалтерском балансе, в отчете о прибылях и убытках должна быть подтверждена соответствующими печатями Предприятия.

5. Бухгалтерская отчетность Предприятия в случаях, определенных собственником имущества Предприятия, подлежит обязательной ежегодной аудиторской проверке независимым аудитором.

6. Предприятие по окончании отчетного периода представляет в отраслевой орган и орган по управлению имуществом бухгалтерскую отчетность и иные документы, перечень которых определяется собственником имущества Предприятия.

7. Предприятие обязано публиковать отчетность о своей деятельности в случаях, предусмотренных законодательством.

8. Предприятие обязано хранить следующие документы:

1. учредительные документы Предприятия, а также изменения и дополнения, внесенные в учредительные документы Предприятия и зарегистрированные в установленном порядке;

2. решения собственника имущества Предприятия о создании Предприятия и об утверждении перечня имущества, передаваемого Предприятию в хозяйственное ведение, о денежной оценке уставного фонда Предприятия, а также иные решения, связанные с созданием Предприятия;

3. документ, подтверждающий государственную регистрацию Предприятия;

4. документы, подтверждающие права Предприятия на имущество, находящееся на его балансе;

5. внутренние документы Предприятия;

6. приказы по личному составу Предприятия;

7. финансово-бухгалтерские документы Предприятия;

8. решения собственника имущества Предприятия и отраслевого органа, касающиеся деятельности Предприятия;

9. аудиторские заключения, заключения органов финансового контроля;

10. иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, внутренними документами Предприятия, решениями собственника имущества Предприятия и начальника Предприятия.

1. Предприятие хранит документы, предусмотренные пунктом 8.9. настоящего Устава, по месту нахождения его руководителя или в ином определенном Предприятием месте.

2. При ликвидации Предприятия документы передаются на хранение в государственный архив в порядке, установленном действующим законодательством.

Организация предоставляет отчеты о хозяйственной деятельности в соответствии с действующим законодательством, причем отчетность ведется с помощью системы «ЕК АСУТР» и системы «АРМ». Ниже приведены краткие характеристики используемого на предприятии программного обеспечения.

СИСТЕМА «ЕК АСУТР»

Система «ЕК АСУТР» является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия. За счет своей универсальности система «ЕК АСУТР» может быть использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятия: учета товарных и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами, расчета заработной платы, работа с кадрами предприятия, расчета амортизации основных средств, бухгалтерского учета по любым разделам и т. д.

На данном предприятии система «ЕК АСУТР» является основным средством для составления кадровой отчетности и бухгалтерского учета. С помощью данной системы ведется кадровый и бухгалтерский учет соответственно. Отчетность, составленная на основе данной системы, подлежит сдаче в архив.

Система «АРМ»

Система «АРМ» - приложение среды Windows. Она может эксплуатироваться на любых компьютерах, работающих под управлением этой средой, начиная от платформы MS Windows'95. Возможна работа на одном компьютере или в локальной сети. Ограничения на сетевую операционную систему отсутствуют.

Система «АРМ» на данном предприятии в отличие от «ЕК АСУТР» является второстепенным средством для работы с кадрами предприятия. Используется в основном теми сотрудниками, для которых привычна обычная структура учета. С использованием данной системы также как и с «ЕК АСУТР» составляется отчетность, но очень узкого перечня.

1.1.2. Структура организации

Современные российские предприятия имеют сложную структуру, характеризующую многосторонность деятельности и территориальное разделение. ОАО «РЖД» территориально разделено на филиалы – железные дороги. В Дальневосточном федеральном округе действует филиал – Дальневосточная железная дорога. В Приморском крае работу отделений Дальневосточной железной дороги координирует Хабаровское управление железной дорогой.

Рис.1 Управление Дальневосточной железной дорогой

Рис.2 Схема управления в ПМс

1.1.3. Характеристика информационных потоков

Информационные потоки предприятия разделяются на внутренние и внешние. Внутренняя документация необходима для собственных нужд, она накапливается и при необходимости извлекается из архива для сверки каких либо показателей.

Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками. Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600). В то же время, с точки зрения канцелярии основных видов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего на всего 3 вида:

•Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

•Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (запросы в сторонние организации типа: “Прошу дать справку по вопросу … в срок до …”). Рис3.

Рис.3 Запрос на сторонние организации.

•Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.

Рассмотрим основные информационные потоки, происходящие при работе отдела кадров в ПМС.

Начальник – отдел кадров.

От начальника поступают приказы, необходимые для обеспечения работы предприятия, в свою очередь отдел кадров ежемесячно отчитывается о состоянии рабочего персонала (кол-во людей принято, уволено, находятся в командировке, в отпуске и т.д. ) в ПМС.

Работники ПМС – отдел кадров.

При приеме на работу, отдел кадров и поступающий на работу заключают договор об условиях труда, обязанностях обеих сторон, о своевременной выплате заработной платы, Так же от работников ПМС в отдел кадров поступают все различные заявления ( отпуск, увольнение, выдача билетов бесплатного проезда на ЖД транспорте, отправке на учебу и т.д.), объяснительные, рапорта.

Поликлиника – отдел кадров.

Для прохождения медицинской комиссии отдел кадров выдает поступающему на работу или работнику документы (Форма АКУ-23, АКУ-22), после прохождения медицинской комиссии, работник возвращает в отдел кадров заключение медицинской комиссии о состоянии здоровья и о пригодности его к работе. А так же, в начале года, отдел кадров ПМС передает в поликлинику план прохождения медицинской комиссии всех работающих, поквартально и по категориям (Приказ№90, Приказ№6, Приказ№555).

Категория 1 – обеспечивает движение поездов.

Категория 2 – осуществляет профессиональную деятельность в условиях повышенной опасности (связан с выходом на железнодорожные пути).

Категория 3 – подвергаются воздействию опасных и вредных производственных факторов.

Расчетный отдел – отдел кадров.

В расчетный отдел поступает информация об уволенных, принятых на работу, работниках, которые уходят в отпуск, людях которых посылают в командировку, для начисления отпускных, командировочных, расчетных листов, и начисления заработной платы. А из расчетного отдела каждый месяц в отдел кадров передаются расчетные листы по начислению заработной платы, для раздачи их рабочим и служащим.

Мастера – отдел кадров.

Мастера, работающие в ПМС, каждый день отчитываются заместителю начальника по кадрам об отсутствующих на рабочих местах. А из отдела кадров мастера получают различные приказы, а так же уведомительные листки о направлении работников на медицинское обследование, командировку, учебу, отпуск и т.д.

Хабаровское управление – отдел кадров.

Из Владивостокского отделения железной дороги поступают различные приказы, связанные с кадровым составом ПМС, например, о приеме на работу людей в связи с началом сезона летне-выездных работ, в свою очередь отдел кадров ежемесячно отчитывается о состоянии рабочего персонала (кол-во людей принято, уволено, находятся в командировке, в отпуске и т.д. ) в ПМС.

Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения, приказы, отчеты, телеграммы и т.д. Обычно под типом документа на предприятии понимается именно эти деления, причем еще более детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные - жалобы, предложения, пожелания и т.д.). С точки зрения канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя во внутренней полной системе делопроизводство оно, безусловно, необходимо. Далее здесь будет рассматриваться только канцелярские виды документов - входящие, внутренние и исходящие.

На основе приведенных выше определений построим схему документооборота отдела кадров предприятия (Приложение 1).

1.1.4. Общие сведения о задачах

Сотрудники обязаны обеспечить сохранность хранящихся в отделах предприятия документов, первичные учетные документы, приказы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность, кадровую отчетность, должны храниться в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет, а документов связанных с отделом кадров не менее 75 лет.

Приказы по кадрам и другие документы, связанные с отделом кадров, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее семидесяти пяти лет после года, в котором они использовались для составления кадровой отчетности в последний раз.

Организация вправе организовать хранение кадровых документов в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной техники. При этом должна обеспечиваться возможность распечатывания бумажных копий кадровых документов по формам, установленным нормативными актами Трудового Кодекса Российской Федерации.

Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения кадровых документов возлагается на руководителей и менеджеров предприятия. Руководитель и менеджер должны проинструктировать сотрудников по этим вопросам, распределить и закрепить за сотрудниками определенные места для хранения документов в шкафах и других хранилищах, установить на случай необходимости порядок и очередность выноса документов в безопасные места, а такие документы как, например трудовая книга должны храниться в сейфах.

Сформированные в установленном порядке и сброшюрованные кадровые документы за рабочий день после проведения сплошной проверки передаются на хранение в архив с ограничением к ним доступа. В архиве документы текущего года и года предшествующего хранятся отдельно в металлических шкафах (сейфах). После сдачи годового отчета документы года, предшествующего отчетному, перемещаются в архиве для хранения на общих основаниях.

Личные документы каждого работника предприятия хранятся в порядке, предусмотренном нормативными актами.

Порядок хранения документов постоянного пользования (приказы, заявления, договора, телеграммы, рапорта, командировочные листы и т.п.) определяется руководителем и менеджером предприятия, имея в виду обеспечение их сохранности.

Кадровые документы хранятся подшитыми, и все пронумерованы в возрастающем порядке. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов. Допускается формирование кадровых документов по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку, а после расформировываются, например: приказы к приказам, заявления к заявлениям и т.п.

В каждую папку с подшитыми документами помещается специальный лист с номерами документов и пояснениям к этим номерам, это делается для быстрого поиска, в последующем, нужного документа и для того чтобы при сверке документов ничего не потерялось или попало в другую папку.

Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в таких документах как приказы, заявления, росписи начальника предприятия и печати заместителя начальника по кадрам и социальным вопросам (менеджера предприятия).

Документы за истекший день после проведения контроля должны быть оформлены в указанном выше порядке и не позднее, чем на следующий день переданы в архив. До утра следующего дня несброшюрованные документы должны храниться обязательно в отведенном для этого месте.

На данном предприятии архивированию подлежат документы, содержащие какую либо информацию о кадровом составе предприятия. Основным для архивации служит следующий перечень документов:

1. Штатное расписание. Под штатным расписанием понимают утверждаемый собственником имущества предприятия, руководителем или вышестоящим органом перечень наименований должностей постоянных сотрудников с указанием количества одноименных должностей (вакансий) и размеров должностных окладов. Разработку, корректировку штатного расписания предприятия осуществляет вышестоящее руководство в лице его менеджера предприятия в нашем случае Заместителя начальника по кадрам и социальным вопросам.

2. Заполнение заявок. Эти документы представляют собой списки работников ПМС, с предоставлением на них полной информации, для которых иные организации должны предоставлять права на те или иные действия. Например, составляется заявка на выдачу пропусков на 250 человек для проведения укладки железнодорожного полотна на территории, которая находится под охраной.

3. Отчет о приеме увольнении и перемещении работников по ПМС.

Этот документ содержит информацию о принятых на работу в ПМС, уволенных и по различным причинам перемещенных работников с одного места работы на другое. Этот отчет ведется для корректировки штатного расписания, начислению или же прекращению начисления заработной платы принятому или уволенному работнику, для отслеживания количества работающих.

4. Отчет по пенсионерам ПМС. Документ, содержащий информацию о пенсионерах предприятия ПМС. Согласно с Трудовым Кодексом Российской Федерации (Гл.II, статьи 7, и пункта 1) мужчины уходят на пенсию с 60 лет, а женщины с 55 лет. Отчет служит для того чтобы людям которые уходят на пенсию начали начислять с пенсионного фонда Российской Федерации ежемесячную пенсию, и различные поощрения и награды. Отчет по пенсионерам формируется ежемесячно, итоги подсчитываются за год.

5. Отчет по прохождению медицинской комиссии работниками ПМС. Формируются сведения о прохождении работниками предприятия ПМС медицинской комиссии. Мед. комиссия проходится один раз в год в Сибирцевской Ж.Д. поликлинике, и Уссурийской Ж.Д. поликлинике. Медицинская комиссия определяет, годен ли организм работника или человека поступающего на работу на предприятие ПМС к тем или иным условиям работы.

Отчет формируется в конце года.

Все вышеперечисленные документы составляются в электронном виде.

Как уже было сказано, документы должны храниться в архиве, некоторые из них продолжительное время, поэтому мною было предложено автоматизировать процесс документооборота, а в частности, создать систему «Архив» которая будет обеспечивать сохранность документов на жестком диске, оперативный поиск нужного документа, изменение имеющегося документа и создание на его основе нового. Основана система будет на гипертекстовой технологии.

1.1.5. Способы решения задач

Для решения задачи автоматизации документооборота вначале необходимо определить что – же такое вообще электронный архив предприятия:

Программно — аппаратный комплекс, решающий задачи: учета документов, их хранения; управления доступом; создания электронных документов всех информационных потоков предприятия; управления документооборотом; управления использованием хранимой информации, в том числе и для разработки новой. Решение включает в себя элементы технологии создания и технологии работы с ним. Информация используется как в электронном виде, так и в "традиционном бумажном", т. к. учитывается возможность тиражирования (печати).

Обоснуем отдельные положения определения, комплекс имеет программную так как "центром" системы является программный продукт — система архива и документооборота. Документы всех потоков создаются в электронном виде при помощи программных средств. Программно осуществляется обработка отсканированных бумажных носителей. Управление же имеющимися аппаратными средствами также осуществляется специализированными программами.

"Аппаратная" часть комплекса включает сканирующее оборудование, оборудование для тиражирования (печати). Естественно, к этой части необходимо отнести сетевое оборудование, сервер, рабочие станции и специализированные устройства хранения.

Условно решение проблемы хранения информации можно разделить на следующие составляющие:

? Выбор носителя информации. Не будем подробно останавливаться на перечислении возможных вариантов. Их список велик: от глиняных табличек и зарубок на деревьях до применения современных информационных технологий, например, высокотехнологичных архивных накопителей;

? Организация условий хранения. Эта составляющая проблемы тесно связана с предыдущей и может быть реализована по-разному. Например, далекие предки пришли к тому, что надписи на скале лучше делать в пещере, чтобы их не смыл дождь. Ценные бумажные носители лучше хранятся при использовании соответствующего оборудования и системы создания микроклимата. Информацию в электронном виде целесообразно хранить опять же в соответствующих условиях, исключающих потери.

Рассмотрим основные способы хранения информации, которые применяются в наше время, не затрагивая пока систем электронного архива.

Хранение в бумажном виде

Способ хранения информации в бумажном виде — самый распространенный. Причина этого, прежде всего, в том, что из всех описываемых способов он "самый старый". Глупо было бы описывать то, что всем знакомо с детства. Просто перечислим преимущества и недостатки. Основным преимуществом является "наглядность и привычность". Действительно, никто не станет возражать, что работать с книгой или листом бумаги удобно. Отсутствует всякое дополнительное оборудование между Вами и носителем информации. Все воспринимают Ваши зрение и мозг. Для "корректировки" бумаги достаточно лишь наличие карандаша или ручки.

Недостатки же данного способа заключаются в большом физическом объеме архива. Бумага имеет свойства выцветать, протираться от многократных прикосновений, рваться. Информация на поврежденных бумажных носителях может быть частично или полностью утеряна. Учет информации бумажного архива при помощи книг или карточек тоже довольно громоздок, не говоря о поиске необходимой книги, документа. Довольно громоздким является процесс извлечения наконец-то найденного из шкафов и полок. Тиражировать информацию бумажных носителей достаточно неудобно.

С перечисленными недостатками существуют определенные "способы борьбы". Для уменьшения объема бумажных масс, например, успешно применяются стеллажи специальной конструкции, перемещающиеся на рельсах. В "сложенном виде" такой стеллаж занимает гораздо меньший объем (за счет отсутствия проходов между полками).

Для хранения особо ценной информации на бумаге можно создать систему микроклимата.

Для тиражирования документации бумажных носителей применяют копировальные аппараты. Пионером в их разработке и производстве является небезызвестная фирма Xerox, благодаря которой и возник термин "ксерокопия". Для копирования сшитых документов, книг достаточно эффективно применение копиров Minolta. При копировании "с бумаги на бумагу" объем "бумажных масс" растет. При всем уважении к данной технологии, отметим: если качество подлинника низкое и часть информации уже потеряна, то на копии это повторится. Улучшение качества таких копий без использования информационных технологий невозможно.

Сделать более удобным учет "на бумаге", упростить процесс быстрого доступа к информации, создать эффективную систему тиражирования (копирования) с возможностью повышения качества и даже восстановления информации (в пределах разумного) уже невозможно.

Микрофильмирование

Микрофильм имеет ряд преимуществ перед традиционным "бумажным" носителем. Применение микрофильмирования позволяет иметь значительно меньший "физический" объем носителя.

Основным преимуществом технологии микрофильмирования по сравнению с хранением информации на бумаге, является снижение "физического" объема архива. Для просмотра и тиражирования микрофильмов требуется специальное оборудование. Далеко не всегда целесообразно оборудовать рабочее место пользователя архива ставшим привычным компьютером и, например, устройством для просмотра микрофильмов. Как выяснилось, микрофильмы подвержены "уксусному синдрому". Такое название получили необратимые химические процессы, происходящие в настоящее время с микрофильмами 60-х годов. Эти процессы ведут к частичной или полной потере информации. Название "синдрома" произошло от запаха уксуса, сопровождающего процесс разложения материала.

Прочими недостатками микрофильмирования является, опять же, отсутствие системы быстрого поиска и быстрого тиражирования информации. Система учета архива на микрофильмах мало чем отличается от системы учета "бумажного" архива. Предпринимались и предпринимаются попытки "борьбы" с этими недостатками. Все они ведут, опять же, к использованию информационных технологий и к созданию систем электронного архива. Например, целесообразнее организовать систему учета с использованием СУБД, а подверженные необратимым процессам микрофильмы не "переснимать", а переводить в электронный вид специальными сканерами. Далее можно осуществлять необходимую работу по восстановлению информации на электронных изображениях. Появляется возможность разграничения по правам пользователей, внесения изменений в создаваемые версии документов и их быстрого тиражирования.

Переход к применению информационных технологий

Бурное развитие информационных технологий способствует автоматизации практически всех сфер человеческой деятельности. Разработка новых знаний стала более эффективной и "быстрой". Никто не станет отрицать, что создать "офисный" документ проще и удобнее в соответствующем приложении пакета MS Office. Сложные инженерные и проектно — конструкторские данные удобно создавать не при помощи карандаша и кульмана, а при использовании соответствующих "двухмерных" или 3D — средств. Финансовое и бизнес — планирование, экономические и бухгалтерские расчеты быстро и надежно производятся при помощи соответствующих программ.

Но так ли все "хорошо и безоблачно"? Рассмотрим "обратную сторону медали". Доступность и скорость разработки новых документов при помощи электронных средств приводят к росту их электронного "объема" и количества. Представим, что механизмы поиска, учета, хранения, управления разработкой отсутствуют. В этом случае дальнейшее внедрение информационных технологий на Вашем предприятии может перестать приносить экономический эффект. Начиная с определенного времени, наоборот, эффективность процессов может снижаться. Говоря проще, можно быстро "захлебнуться" в информационных потоках, потерять управление ими.

Другой проблемой, с которой приходится сталкиваться на любом предприятии, является наличие большого количества информации на "традиционных" бумажных носителях. Единое информационное пространство невозможно без включения в него такой информации.

Конечно, можно, используя имеющиеся средства разработки электронных документов, "переиздать" бумажный архив. Этот способ далеко не лучший, т. к. связан с достаточно большими затратами рабочего времени и средств. Сколько сил, времени и средств необходимо для "перепечатывания" всей административной документации предприятия за последние допустим десять лет, например, в текстовом редакторе MS Word? А сколько для "перечерчивания" всей инженерной документации по изделиям судостроительной верфи за такой же период при помощи, например, AutoCAD? Может быть "махнуть на все рукой" и отказаться от использования таких документов? Это невозможно, поскольку информация, содержащаяся в них, используется в настоящее время и является "базовой" для создания новых документов.

Решение проблемы использования информации "бумажных" носителей, а также микрофильмов в электронном виде существует. Наиболее оптимальным является их быстрый перевод в электронный вид. Для этого существует различное сканирующее оборудование: от обычного планшетного сканера до промышленного сканера, позволяющего, например, сканировать до 180 страниц/минуту.

Как правило, "на выходе" сканера создается информация в графических электронных форматах. В любом случае такую информацию можно включать в систему электронного архива. При необходимости перед включением полученных электронных документов в систему архива возможна их обработка, например, распознавание. Способы обработки зависят от дальнейшего использования. Если, например, Вы вдруг решите, что просто необходим полнотекстовый поиск "внутри" отсканированного документа, то его придется "распознать", то есть перевести из графического формата в текстовый. Если необходимо достаточно быстро найти сам документ для вывода на экран компьютера или принтер, то лучше оставить его в графическом формате.

В этом месте изложения материала стоит остановиться на достаточно ошибочном мнении об "огромных размерах" файлов в графических форматах и "неприменимости" их использования для хранения информации в электронном виде.

Когда же мы говорим об использовании отсканированных документов в электронном архиве предприятия, в большинстве случаев цвет не является существенным фактором. Основную информацию документа, как правило, несут не цвета, а тексты, линии и т. д. Все эти элементы изображения могут быть и черно-белыми. В случае использования алгоритмов сжатия для черно-белых монохромных файлов, их размер может быть еще меньшим, чем размер компрессированного "серого" или "цветного". Например, если распечатать страницу, созданную в текстовом редакторе Word, отсканируете её, получите сжатый файл формата TIFF G4 Monochrome и сравните с файлом исходного документа формата DOC, то большой "разницы" в размере этих файлов не обнаружится.

При переходе на электронное хранение опять же наблюдается ряд "ступеней эволюции". Например, для уменьшения объема файлов графического изображения возможно применение алгоритмов сжатия. Постоянно велись и ведутся разработки в области физического "уменьшения" размеров самого носителя. Например, еще 10 лет назад жесткий диск объемом в 20 Gb считался фантастикой, а сегодня такой объем уже "староват". Объем информации предприятия, даже при использовании всех "ухищрений", направленных на его уменьшение (не в ущерб "информативности"), может исчисляться в терабайтах. При таких объемах использование "привычных" жестких дисков нецелесообразно. В связи с этим разрабатывались новые технологии хранения данных и устройства: ленточные, магнитооптические, CD, DVD. Например, современная DVD-RAM роботизированная библиотека образует "большой сетевой диск" размером до 6 терабайт.

В процессе накопления информации всегда приходиться решать проблемы её совместного использования, разграничения прав доступа к различным разделам. В "бумажном" архиве эти проблемы решались лишь организационными мерами. Решение вопросов совместного использования, разграничения прав доступа к разделам "электронной" информации осуществляется средствами администрирования операционной системы сервера сети. Действительно, для Вашего системного администратора нет ничего проще, чем создать каталог на жестком диске сервера и указать, кому из пользователей можно просматривать и редактировать его содержимое, кому лишь просматривать, а кому вообще данный каталог недоступен.

История создания электронных архивов

Рассмотрим способы создания электронных архивов. Все они имеют право на существование и ни один нельзя назвать "единственно правильным". Все определяет конкретно стоящая задача по использованию информации, множество факторов, и, наконец, "цена вопроса". Способы перечислены согласно их "эволюции", но, ни один из них нельзя назвать "тупиковой ветвью".

Первый способ. Создание файловых массивов

Этот способ заключается в том, что организуется хранилище (хранилища) для документов, либо сразу создаваемых в электронном виде, либо переводимых в электронный вид, например, из "бумажного" архива или архива микрофильмов при сканировании. Хранилищем является любой локальный или сетевой диск либо более "объемное" устройство, например, магнитооптическая или DVD — библиотека.

Для упрощения поиска необходимого документа информация "внутри хранилища" структурируется по вложенным каталогам, названия которых говорят пользователю о содержащихся в них документах. Права доступа к разделам информации определяются при администрировании разделов устройства хранения.

Основным преимуществом такого способа, пожалуй, является достаточная простота реализации и обслуживания. Возможно, такой способ целесообразен при "начальной стадии" накопления информации в электронном виде.

При достаточно несложной реализации такого способа создания электронного архива, следует отметить следующие свойства:

? Отсутствие системы поиска;

? Отсутствие системы учета, регистрации документов;

? Отсутствие возможности быстро получить сам документ (его необходимо достаточно долго искать);

? Отсутствие управления процессами создания новых документов с маршрутизацией разрабатываемого документа между пользователями, участвующими в процессе разработки, процессах проверок и утверждения;

? Отсутствие ведения истории разработки документа;

? Отсутствие создания новых версий документов (для дальнейшего использования информации ранее разработанных документов во вновь создаваемых).

Второй способ. Создание электронных картотек на основе файл-серверных и клиент- серверных СУБД и приложений.

Следующим способом создания электронных архивов является создание системы, прежде всего, для учета документов, позволяющей быстро найти записи о них. Говоря проще — создание электронной картотеки. Для реализации данного решения широко применяются файл -серверные и клиент — серверные приложения, использующие СУБД. Программа — клиент позволяет внести записи о документах по ключевым полям, заполнить электронную карточку документа.

Информация, вносимая в электронную карточку, записывается в таблицы СУБД и может быть быстро "извлечена" при помощи механизма запросов. Результаты запросов, как правило, выводятся в удобном для пользователя виде (таблица или набор электронных карточек). Работа с такими карточками напоминает работу с карточками библиотечного каталога. Существенное отличие заключается в том, что в "привычной" бумажной карточке присутствует лишь определенный набор атрибутов, а в хорошей электронной картотеке, пользователь сам может устанавливать необходимые атрибуты для разных типов документов. К тому же всю работу по быстрому поиску карточки выполняет СУБД и (или) клиентское приложение. Права доступа к тем или иным разделам могут определяться СУБД. Учетные записи содержат не только описания документа, но и указывают на место его хранения в "бумажном" или электронном виде.

Основным недостатком такого подхода является отсутствие быстрого доступа непосредственно к самому документу. Найдя учетную запись об искомом документе, даже если она и содержит информацию о месте нахождения, процесс "доставки самого документа пользователю" не автоматизирован.

Третий способ. Создание архивных систем с возможностью поиска документа в картотеке по учетным записям (карточке) и вывода документа в электронном виде.

Этот способ организации системы электронного архива гораздо ближе к совершенству и объединяет два вышеописанных (файловый массив и картотека). Учет ведется при помощи использования клиент — серверных или файл — серверных приложений и СУБД. Результат поиска содержит не только записи "карточки" документа, но и предоставляет возможность вывода на экран или устройство печати самого документа.

Четвертый способ. Создание систем архива и документооборота.

Описываемый способ объединяет все перечисленные ранее и добавляет в них возможность управления процессами создания документов с маршрутизацией между пользователями, подписями, проверками, утверждениями, анализом прохождения документа и т. д. Следует отметить, что все перечисленные в предыдущих способах "положительные стороны" существуют и здесь. Например, совсем не обязательно регистрировать в подобной системе документ, разрабатываемый "с нуля". Можно зарегистрировать и ранее разработанный и утвержденный документ.

В отличие от первых трех способов, этот подразумевает использование системы на всех рабочих местах участников процесса разработки, проверки, утверждения документов. Действительно, когда мы говорим об архиве, описанном в предыдущем пункте, достаточно, например, в каждом подразделении установить по 1 "клиентскому месту". С этого "места" осуществляется доступ к документам архива и регистрация новых.

Как правило, предприятие имеет несколько информационных потоков. Деление достаточно условно и определяется реальной деятельностью и структурой. Подобные системы имеют важное преимущество — управление всеми информационными потоками предприятия с отображением логических связей.

Перспективы развития систем электронного архива и документооборота.

Основные перспективы развития систем архива, документооборота и управления потоками информации предприятия связаны, прежде всего, с внедрением последних достижений в области информационных технологий. Представим, что предприятие имеет территориально разнесенные подразделения или работает с партнерами по неким совместным проектам. В этих случаях необходимым является создание единого информационного пространства, позволяющего иметь доступ ко всей базе электронного архива (в случае территориально удаленных подразделений) или к части базы, касающейся совместных проектов (для использования партнерами).

Проанализировав все способы создания электронных архивов, выберем наиболее простой – это создание архива посредством гипертекстовой технологии на основе ППП Microsoft Excel. Этот способ будет основываться на первом – создание файловых массивов с тем лишь исключением, что файлы хранящиеся на сетевом ресурсе будут иметь на себя ссылки, таким образом, появится возможность поиска и группировки.

Такой выбор обусловлен тем что, во-первых, данный редактор широко распространен и обучать отдельно каждого сотрудника, который будет работать с архивом нет необходимости, во-вторых, отпадает проблема закупки дорогостоящего программного обеспечения. Итак, используя метод типового проектирования на базе предприятия ОАО «ПМС-18» будет разрабатываться система «Архив».

2. Проектирование АИС «Архив»

В начале проектирования рассмотрим общие требования к системе электронного документооборота.

Масштабируемость. Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать, как пять, так, и пять тысяч пользователей, и ее способность наращивать мощность определялась только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена. Выполнение этого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных, производства, например, компаний Sybase, Microsoft, Oracle, Informix, которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, обеспечивая тем самым максимально широкий спектр производительности.

Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура системы документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем они могут быть объединены самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы обязана обеспечивать взаимодействие с удаленными пользователями.

Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда круг решаемых заказчиком задач меньше всего спектра задач документооборота. Поэтому очевидно, что система должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Открытость. Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других приложений, к примеру, часто необходимо интегрировать систему с прикладной кадровой программой. Следовательно, система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.

Рассмотрим общий спектр задач электронного документооборота. Задачи и, соответственно, необходимая система автоматизации определяются стадией жизненного цикла документа, которую необходимо поддерживать. Вообще жизненный цикл состоит из двух основных стадий.

1. Разработка документа, которая может включать собственно разработку содержания документа, оформление документа, утверждение документа.

В том случае если документ находится на стадии разработки, он считается неопубликованным, и права на него определяются правами доступа конкретного пользователя.

2. Стадия опубликованного документа, которая может содержать: активный доступ, архивный документ краткосрочного и долгосрочного хранения, уничтожение документа.

Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, и на него остается только одно право - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа приведем шаблон стандартного бланка предприятия. Кроме права доступа на чтение могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки.

В зависимости от конкретной стадии жизненного цикла документа, с которым имеют дело архивные системы, они подразделяются на следующие типы.

Статические архивы документов (либо просто архивы) - системы, которые обрабатывают только опубликованные документы.

Динамические архивы (либо системы управления документами) работают как с опубликованными документами, так и с теми, которые находятся в разработке.

Также необходимо сформулировать требования к системе документооборота, то есть перечень задач:

1. хранение документов;

2. добавление в базу данных новых документов с помощью сканирования ранее созданных бумажных, либо созданных на компьютере;

3. извлечение нужного документа из архива с возможностью его тиражирования, переименования и помещения в архив в измененном виде;

4. удаление документа из базы данных архива с последующим его удалением с носителя;

5. просмотр нужного документа в окне приложения;

6. совместное использование системы несколькими пользователями.

Для решения всех выше поставленных задач применим типовое проектирование.

Для того чтобы система решала все выше поставленные задачи, она должна быть модульной, то есть состоять из подсистем различного назначения на Рис. 1 Приложения 2 представлена структурная схема системы электронного архива.

Дадим общее назначение и состав каждой подсистемы

Подсистема приложений. Она, в свою очередь, включает:

а) ПО управления аппаратными средствами;

б) ПО обработки сканированных изображений;

в) Средства разработки электронных документов;

г) ПО электронного архива и документооборота;

д) Дополнительные программные средства.

Подсистема тиражирования:

а) Печатающие устройства (принтеры).

Сервер системы. Включает в себя:

а) Подсистема хранения;

Подсистема хранения представляет собой один или, в зависимости от объемов документации, жесткий диск, который является сетевым ресурсом общего пользования.

б) Подсистема ввода. Она, в свою очередь, включает:

а) Подсистему ввода сканированных документов, включающую средства перевода документов в электронный вид, средства обработки изображений, средства ввода в систему электронного архива.

И для функционирования данной системы необходимо дополнительное оборудование:

а) сетевое оборудование;

б) рабочие станции;

в) сервер системы

г) сканирующие устройства.

Разработка ПО управления архивом.

Как уже было сказано выше программа управления архивом (дальше «Архив») основывается на гипертекстовой технологии, то есть каждой записи в архиве соответствует файл, хранящийся в специально отведенном для него месте. Оговорившись, что в архив будут заноситься файлы лишь тех документов, которые помещались в «бумажный» архив определяем структурную схему работы программы «Архив» (Приложение 3).

Программа «Архив» содержит несколько листов, их описание представлено в Приложении.

Основной лист Архив (рис. 1 Приложение 3.) содержит ссылки с соответствующими наименованиями на подчиненные листы:

Штатное расписание – содержит список всех штатных расписаний, в которых содержатся списки всех работников предприятия ПМС с полным перечнем информации о них (паспортные данные, табельный номер, должность и т.д.) (рис. 2 Приложение 3.).

В поле Ответственное лицо, заносятся данные о лице, отредактировавшем отчет, в поле Должность пишется должность ответственного лица, и в поле Дата, ставится дата редактирования.

Отчет о прохождении медицинской комиссии – содержит список занесенных в архив отчетов о прохождении мед. комиссии (рис. 3 Приложение 3).

Поле Дата содержит данные о дате занесения документа в архив. Ответственное лицо будет содержать информацию о работнике «Отдела кадров» составившего отчет, в поле Должность пишется должность ответственного лица.

Заполнение заявок – содержит список занесенных в архив заявок, в которых находятся списки работников предприятия ПМС с полным перечнем информации о них (паспортные данные, должность и т.д.), которым будет необходим результат той или иной заявки (пропуск или какой либо билет). (рис. 4 Приложение 3).

Поле Дата содержит данные о дате занесения документа в архив. Ответственное лицо будет содержать информацию о работнике «Отдела кадров» составившего заявку, в поле Должность пишется должность ответственного лица, а в поле Наименование заявки пишется наименование заявки.

Отчет по пенсионерам – содержит список занесенных в архив отчетов по пенсионерам, в которых находятся списки всех пенсионеров работающих на предприятии. (рис.4 Приложение).

Поле Дата содержит данные о дате занесения документа в архив. Ответственное лицо будет содержать информацию о работнике «Отдела кадров» составившего отчет, в поле Должность пишется должность ответственного лица.

Отчет о приеме увольнение и перемещении работников ПМС – отображает список отчетов по соответствующей категории (рис. 5 Приложение).

Поле Дата содержит данные о дате занесения документа в архив. Ответственное лицо будет содержать информацию о работнике «Отдела кадров» составившего отчет, в поле Должность пишется должность ответственного лица.

Так как система основана на использовании гипертекста, следует, что каждой ссылке будет соответствовать файл на носителе, поэтому для облегчения и оптимизации работы с программой на жестком диске сервера системы создается каталог Архив который разбивается на подкаталоги с именами соответствующими каждой категории документов, а именно: Штатное расписание, Отчет по пенсионерам, Отчет по прохождению медицинской комиссии, Отчет о приеме увольнении и перемещении работников, Заполнение заявок. Каждый подкаталог в соответствии с необходимостью может быть разбит по временному фактору, то есть на подкаталоги с именем года, в котором был сформирован отчет или составленная заявка.

2.1 Техническое задание

НА СОЗДАНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРЕДПРИЯТИЯ «АРХИВ» по ГОСТ 34.602 – 89

2.1.1. Общие положения

1.1 Полное наименование системы и ее условное обозначение: Система автоматизации отчетного документооборота предприятия «ПМС», «Архив».

1.2 Наименование предприятия заказчика системы: «ПМС»

2.1.2. Назначение и цели создания системы

2.1 Назначение системы: Система «Архив» призвана автоматизировать хранение и поиск внутренней и входящей отчетной документации, путем перевода с бумажных носителей в электронный вид.

2.2 Цели создания системы: Система «Архив». Документооборот данного предприятия составляет примерно 200 отчетных документов в год. При обычном хранении в бумажном виде поиск нужного в данный момент документа займет продолжительное время, тем самым отвлекая сотрудника от основной деятельности. Система «Архив документов» обеспечивает быстрый поиск по базе данных архива позволив сэкономить рабочее время персонала.

2.1.3. Требования к системе

3.1 Требования к системе в целом: Система автоматизации документооборота «Архив документов» должна обладать следующими свойствами:

- хранение документов;

- добавление в базу данных новых документов с помощью сканирования ранее созданных бумажных, либо созданных на компьютере;

- извлечение нужного документа из архива с возможностью его тиражирования, переименования и помещения в архив в измененном виде;

- удаление документа из базы данных архива с последующим его удалением с носителя;

- просмотр нужного документа в окне приложения;

Все эти требования в полной мере удовлетворяют стандарты на системы такого типа.

3.2 Требования к видам обеспечения: В рамках данной системы должны существовать, как минимум, организационное, программное и техническое обеспечения, так как они в полной мере охватывают функциональную принадлежность ЭИС.

2.1.4. Требования к численности и квалификации персонала

Для функционирования системы «Архив документов» необходим Администраторский и Пользовательский персонал. В обязанности Администраторского персонала входит обслуживание как программной, так и аппаратной части системы при этом Администратор должен быть как программистом, так и человеком, имеющим знания по аппаратному обеспечению компьютерной техники.

В обязанности Пользователей системы входит перевод документов в электронный вид и ведение архива как такового, любой из пользователей перед началом работы с системой обязан, ознакомится с сопроводительными документами, которые предоставляются ему на этапе внедрения системы в работу. Сопроводительные документы содержат правила пользования ПО управления системой, правила эксплуатации технической части системы и правила безопасности при работе с системой.

2.1.5. Требования к надежности системы

Как и любая другая, система «Архив документов» должна быть надежной, то есть должна быть обеспечена надежность системы в целом. Это достигается тем, что сбои в программной части системы отслеживаются и устраняются, аппаратная же часть проходит один раз в неделю технический осмотр включающий: тестирование накопителей на жестких дисках, осмотр и другие мероприятия, связанные с предотвращением отказа системы.

2.1.6. Расходы на проектирование

Расходами на проектирование будут признаваться: заработная плата проектировщиков, покупка и использование программного и аппаратного обеспечения, а также косвенные расходы, такие как аренда помещения (если заказчик не предоставляет площади), электроэнергия и другие сопутствующие накладные расходы.

Проектировщик отвечает по своим обязательствам перед заказчиком в свою очередь заказчик обязуется оплатить расходы, связанные с проведением работ.

Смета за оказание услуг проектировщика представлена в Таблице 1 Приложения 5.

2.2. Обеспечивающие подсистемы

Системная архитектура выбранного варианта АИС, то есть состав обеспечивающих подсистем представляется: организационным, правовым, техническим, программным, информационным обеспечениями. Дадим краткую характеристику для каждой обеспечивающей подсистемы в рамках данной АИС.

Организационное обеспечение является одной важнейших подсистем АИС, от которого зависит успешная реализация целей и функций системы в целом. Организационное обеспечение представляет собой все то, без чего нельзя обойтись в процессе жизненного цикла ЭИС. Так, например, для данной АИС это: техническая документация, пакеты прикладных программ и т.д.

Правовое обеспечение будет регламентировать отношение отдельного пользователя к работе с программой, а в частности, кто к каким документам и какого уровня доступ будет иметь.

Техническое обеспечение представлено вычислительной техникой, устройствами хранения информации, устройствами тиражирования, устройствами перевода бумажных документов в электронный вид и сетевым оборудованием.

Под общим программным обеспечением будем понимать операционную среду (в частности Microsoft Windows 98/Me/2000/XP), ППП Microsoft Office 97 - 2007 и различное ПО необходимое для редактирования, распознавания информации. К специальному будет относиться ПО управления данной АИС «Архив».

Информационным обеспечением будет являться перечень заносимых в архив документов, порядок ведения архива, сопроводительная документация к использованию программы «Архив».

2.3. Внедрение и опытная эксплуатация

Система «Архив» разработана на базе отчетного документооборота Сибирцевского предприятия «ПМС». И предназначена для использования персоналом отдела кадров, так как вся отчетная документация, связанная с кадрами предприятия проходит именно через этот отдел. Отчетность формируется на основе «ЕК АСУТР», «АРМ», «MS Excel» а некоторая заполняется в ручную на типографских бланках. Документы, которые подлежат сдаче в архив сшиваются в папку, которая именуется соответствующим образом, а затем помещается в хранилище. Система архив была спроектирована для автоматизации вышеупомянутой процедуры, причем с условием, что документ будет храниться в электронном виде.

Процесс внедрения системы «Архив» происходил в два этапа. Первый этап заключался в том, чтобы обучить персонал работе со сканирующими устройствами и процедуре распознавания содержимого сканированных документов при использовании специального программного обеспечения. При этом сотрудники должны были классифицировать полученные и уже существующие документы в соответствии с договоренностью. Сохранять полученные электронные документы предполагалось на жестком диске сервера системы, который имеет объем 200 Gb, перед внедрением предполагалось что данный объем полностью удовлетворит потребности предприятия (средний размер электронного документа 200 Kb, годовой документооборот предприятия составляет примерно 200 – 300 отчетных документов в год, значит годовой объем документов примерно будет составлять 0,5 – 1 Gb, с учетом того что документы хранятся несколько лет и выбывают. Первый этап внедрения выявил, что персонал имеет определенный навык данной работы и в будущем данные операции не вызовут затруднений.

Второй этап сопровождался распространением программы управления системой и пробной работой персонала с ней. Также составлялся список недочетов обнаруженных, а в процессе работы с программой. Таковыми оказались: при занесении большого числа документов возникала проблема поиска нужного, решена проблема была с помощью внедрения автофильтра.

После опытного использования было выяснено, что с использованием данной системы рабочее время сотрудника, затрачиваемое раньше на поиск необходимого документа теперь высвобождается, тем самым повышая производительность его деятельности.

2.4. Руководство пользователя

Данное руководство, в обязательном порядке, предоставляется всем пользователем ПО системы «Архив» и является нотацией для использования вышеупомянутой системы. Помимо нижеприведенных требований запрещается сортировка внутри программы, удаление или переименование документа из списка без согласования с лицом ответственным за нахождение этого документа в архиве.

1. Рекомендуемыеесткий диск не менее 2 Гб системные требования: ОС Windows 98 – XP, ОЗУ 128 Mb, CPU Intel Pentium III, Celeron 1000 MHz, ППП Microsoft Office 97-2007, Fast Ethernet контролер, HDD не менее 40 Gb.

2. ПО системы «Архив» создано на основе гипертекстовой технологии, имеет вид таблицы с обязательными для заполнения полями.

3. Используя данное ПО пользователь должен соблюдать осторожность при работе с документами, представляющими особую важность, степень важности оговаривается сотрудниками перед началом использования системы.

4. Основы работы с использованием гипертекста описаны в разделе Справка встроенном ППП MS Excel.

5. Нельзя переименовывать и изменять документ без лица ответственного за его создание либо внесение.

6. Со всеми вопросами, возникшими по работе данного ПО обращаться к администратору сети.

3. Обоснование экономической эффективности проекта

В последнее время вопросы экономической эффективности систем автоматизации все чаще и чаще поднимаются в прессе, в материалах специализированных сайтов в интернете и книгах. Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации. Чем сложнее и масштабнее система, тем сложнее количественно оценить ее экономическую эффективность. На основе эмпирических данных путем экспертного анализа в сочетании с факторным можно достаточно точно оценить экономический эффект, но не будет останавливаться на математических выкладках, и попробуем выделить основные факторы, влияющие на экономический эффект.

При рассмотрении вопросов о необходимости внедрения систем электронного документооборота мы выделили основные выгоды, которые получает организация от внедрения системы. Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнения рутинных операций по работе с документами сотрудники организации могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ. Так, например, если при обычном бумажном архиве сотруднику приходилось искать нужный документ около получаса то после внедрения системы «Архив» ему на это требуется около минуты, а если подсчитать какое количество раз за день или за неделю сотрудник обращается к архиву то экономическая выгода на лицо.

Существуют и другие, не менее важные выгоды, которые дала система автоматизации. Эти выгоды не всегда проявляются в явном виде, но они, безусловно, также влияют на эффективность деятельности организации в целом - повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий – это есть социальные последствия функционирования системы.

Если сравнить капитальные (инвестиции) затраты на создание и организацию функционирования системы и выгоду которую организация получит в процессе функционирования системы то становится предельно ясно что внедрение системы документооборота позволяет достичь колоссальный экономический эффект для организации.

Вывод: внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения. Но на нашем примере видно, что это не всегда так, главное выбрать нужное направление.

Заключение

Железнодорожная отрасль существует почти 170 лет, и всегда она выполняла серьезные социальные и политические задачи, позволяя людям свободно передвигаться по просторам России.

По завершении дипломного проекта решены следующие задачи:

1. Произведен анализ структуры организации, основных информационных потоков;

2. Изучена работа автоматизированных элементов ИС;

3. Исследована роль «ЕА КАСУТР» и «АРМ» в работе Отдела кадров по вопросам обработки документации и хранения информации.

4. Спроектирована автоматизированная информационная система электронного документооборота для отдела кадров предприятия «ПМС».

В настоящее время работа отделений ОАО «Российские Железные Дороги» все в большей мере опирается на автоматизированные компьютерные системы, как для учета информации, так и для совершения основных расчетных операций, обработки документации. Создание АИС «Архив» предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а сотрудник выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке решений. Создание АИС «Архив» обеспечивает:

1. Простоту, удобство, дружественность по отношению к пользователю

2. Простоту адаптации к конкретным функциям пользователя

3. Компактность размещения и невысокие требования к условиям эксплуатации

4. Высокую надежность

5. Сравнительно простую организацию технического обслуживания

В АИС «Архив» все вышеперечисленные функции реализованы, автоматизированы режимы принятия решений по документам.

На сегодняшний день внедрение систем автоматизации является необходимым. Система автоматизации документооборота дает реальные выгоды и реальный экономический эффект. Очень важно правильно выбрать систему и не следует экономить на процессе внедрения. Стоимость системы определяется в первую очередь ее принадлежностью к определенному классу. Длительность процесса внедрения зависит от сложности системы и может составлять от одной недели до года и более.

Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

Список использованной литературы

1. Бройдо, В.Л. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации: Учеб. пособие/В.Л. Бройдо. – СПб.:Питер, 2002. – 424 с.

2. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/Под ред. Г.А. Титоренко. – М.:Компьютер, ЮНИТИ, 1998. – 400 с.

3. Проектирование экономических информационных систем: Учебно - методическое пособие для студентов специальности 3514.00 «Прикладная информатика (в экономике)». / Л.Г. Воробьева. – Владивосток: Изд – во Дальневост. ун - та, 2002. – 28 с.

4. Пакеты программ офисного назначения: Учебн. пособие / С.В.Назаров, Л.П.Смольников, В.А.Тафинцев и др.; Под ред. Проф. С.В. Назарова. – М.: Финансы и статистика, 1997. – 320 с.: ил.

5. Ветлугина И.М. Теория экономических информационных систем. Уч. пособие. – Владивосток: Изд-во Дальневост. ун-та, 2002. – 92 с.

6. Смирнова Г.Н. Проектирование экономических информационных систем: учебник/ Г.Н. Смирнова, А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов; Под. ред. Ю.Ф. Тельнова. – М.: Финансы и статистика, 2001 – 512 с.: ил.

7. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/ М.И. Семенов, И.Т. Трубилин, В.И. Лойко, Т.П.Барановская; Под общ. ред. И.Т. Трубилина. – М.: Финансы и статистика, 2000. – 416 с.: ил.

Приложение 1.

Рис. 1. Информационные потоки отдела кадров ПМ.

Приложение 2.

Рис. 1. Структурная схема системы электронного архива.

Приложение 3.

Рис. 1. Вид основного листа Архив программы «Архив».

Рис. 2. Вид листа Штатное расписание программы «Архив».

Рис. 3. Вид листа Отчет по прохождению медицинской комиссии программы «Архив».

Рис. 4. Вид листа Отчет по пенсионерам программы «Архив».

Рис. 5. Вид листа Отчет о приеме увольнении и перемещению работников программы «Архив».

Рис. 6. Вид листа Заполнение заявок программы «Архив».

Приложение 4.

Рис. 1. Вид листа Отчет о прохождении медицинской комиссии программы «Архив».

Рис. 2. Вид листа Отчет по пенсионерам программы «Архив».

Рис. 3. Вид листа Отчет о приеме увольнении и перемещению работников по ПМС-18 программы «Архив».

Рис. 4. Вид листа Штатное расписание программы «Архив».

Рис. 5. Вид листа Заполнение заявок программы «Архив».

Приложение 5.

Статья расходов	Тариф, руб./час	Время работы, часов в день	Дней работы	Сумма, руб.
З/плата	100руб/час	8	40	32000
ПО (покупка)				2500
ПО (использование)	8руб/час	6	40	1920
АО (покупка)				40000
АО (использование)	15руб/час	6	40	3600
Прочие расходы				4000
ИТОГО:				84020

Табл. 1. Смета за оказание услуг проектировщика.