Организация регистрации документов

НОУ МОСКОВСКИЙ ИНСТИТУТ ЮРИСПРУДЕНЦИИ

Специальность 032001:

«Документоведение и документационное обеспечение управления»

Курсовая работа

По дисциплине: «Организация и технология документационного обеспечения управления»

На тему:

«Организация регистрации документов»

Выполнила студентка 3 курса,

Группа 1Д-4310-ОЗ

Кошелева Татьяна Владимировна

Проверил: старший преподаватель Карпычева Елена Вячеславовна

Москва 2006

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………............	3 стр.
Глава 1 Регистрация документов как один из видов документационного обеспечения деятельности организации………………………………………	6 стр.
Глава 2 Формы и порядок регистрации документов …………………...........	10 стр.
Глава 3 Индексация докумекнтов……………………………………………...	13 стр.
Глава 4. Формы автоматизации регистрации документов…………………...	15 стр.
Глава 5. Организация справочно-информационной работы…………………	20 стр.
Глава 6. Журналы регистрации документов…………………………………..	22 стр.
Глава 7. Контроль за сроками исполнения документов……………………...	24 стр.
Заключение……………………………………………………………………...	25 стр.
Список использованных источников и литературы………………………….	27 стр.
Приложение № 1………………………………………………………………...	28 стр.
Приложение № 2………………………………………………………………...	29 стр.
Приложение № 3………………………………………………………………..	30 стр.
Приложение № 4………………………………………………………………..	31 стр.

Введение

Цель моей курсовой работы – изучить и проанализировать организацию регистрации документов (учет документов, контроль за их исполнением, справочная работа по документам).

В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывается.

Система документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.

Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

Использование компьютерных технологий ускоряет до­кументооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистра­ции документов с помощью ПЭВМ. Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.

Задачи регистрации документов:

1. Раскрыть понятие;

2. Выявить все преимущества и освоить мало известные стороны данной темы;

3. Показать важность регистрации документов.

Использованная литература:

1. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах (Басаков М.И.) – книга носит характер практического пособия и может быть полезной менеджерам всех уровней, секретарям-референтам и тем специалистам, кто по роду своей деятельности сталкивается с разработкой и оформлением деловой документации. Предназначена для студентов экономических вузов и колледжей.

2. Делопроизводство (Басаков М.И.) – учебное пособие излагает основные сведения о порядке разработки и оформления управленческой документации, об организации делопроизводственной службы, технологии регистрации, учета и хранения документов. Особое внимание уделено оформлению реквизитов организационно-распорядительной документации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Приводятся тщательно отработанные образцы основных видов управленческих документов. Излагаются важнейшие положения по оформлению деловой корреспонденции на английском, французском и немецком языках. Пособие соответствует Государственному образовательному стандарту Министерства образования Российской Федерации. Может быть полезным студентам вузов и практическим работникам.

3. Делопроизводство и документооборот (Белов А.Н., Белов А.А.) – в книге обобщены и проанализированы вопросы теории и практики современного делопроизводства и нормативного регулирования корреспонденции. Изложены требования к составлению и оформлению всех видов внутренних документов и ведению внешней деловой переписки. Отдельные главы посвящены организационно-распорядительным документам, служебным письмам, документам бухгалтерского учета, документам по финансово-расчетным операциям, договорам. Книга содержит всю необходимую информацию для правильной и рациональной организации работы персонала управления организацией. Для преподавателей и студентов вузов, а также для самого широкого круга читателей: руководителей, секретарей-референтов, офис-менеджеров, работников делопроизводственных и архивных служб, юристов, бухгалтеров, работников финансовой и налоговой службы.

4. Делопроизводство (Кузнецов И.Н.) – книга содержит информацию, необходимую для делопроизводителей, секретарей, о правилах составления документов по действующим стандартам. Рассмотрены нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, включая компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов. Дана характеристика особенностей подготовки, оформления и ведения всех видов внутренних документов, договоров, кадровой документации и внешней деловой переписки. Раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации. Представлены справочные данные, необходимые для подготовки деловых документов и ведения переписки, для работы с персональным компьютером, решения других вопросов, возникающих в повседневной работе делопроизводителя. Для секретарей, секретарей-референтов, работников служб делопроизводства, студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальностям «Документоведение и документационное обеспечение управления» и «Менеджмент организации», а также все интересующихся подобной тематикой.

1. Регистрация документов как один из видов документационного обеспечения деятельности организации

В последние годы наряду с термином «делопроизводство» употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение деятельности организации». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и подхо­дов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря актив­ному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий со­здания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и исполь­зования информации.

Одна из важнейших функций систем документационного обеспечения - функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией-записью учетных данных о документе по установленной форе, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осу­ществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Как правило, регистрации подлежит не вся документация, поступа­ющая в организацию. Регистрируют документы, поступа­ющие из вышестоящих федеральных и местных государ­ственных органов и направляемые им в их адрес. Регист­рируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы, предложе­ния, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспон­денция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистри­руется ценная и заказная корреспонденция.

На документы, не подлежащие регистрации, состав­ляется специальный перечень. Перечень документов, не подлежащих регистрации, со­ставляет секретарь-референт или начальник канцелярии, и утверждает руководитель организации.

На практике в настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

- централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в журналах в служ­бе ДОУ или у секретаря-референта;

- децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляется в журналах в структурных подраз­делениях секретарями подразделений;

- смешанная, сочетающая в себе элементы цент­рализованной и децентрализованной систем.

Практика показывает, что наиболее эффективной сре­ди рассматриваемых выше является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельнос­ти и личному составу, протоколы, акты, докладные за­писки и др.), а также предложения и жалобы граждан.

Специализированную документацию регистрируют в соответ­ствующих структурных подразделениях.

Важнейшим принципом регистрации документов яв­ляется однократность. Каждый документ должен регис­трироваться в организации только один раз.

В практической деятельности служб документационного обеспечения наибольшее распространение получили две формы регистрации доку­ментов - журнальная и карточная.

Журнальная форма может быть использована эффек­тивно в организациях с небольшим объемом документо­оборота, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. Как минимум, при такой форме регистрации используются журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних докумен­тов; документов конфиденциального характера.

Документы внутреннего характера, в свою очередь, мо­гут учитываться в журналах учета приказов по организа­ции, протоколов, докладных записок на имя руководства, писем граждан и т.п.

При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков. Так, возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его передачи из подразделения в подразделение. Поиск информации при журнальной фор­ме усложнен, поскольку инициативный документ, напри­мер, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной рабо­ты в архиве.

Использование автоматического дублирования тради­ционных журнальных записей в ПЭВМ (электронные жур­налы) исправляет перечисленные недостатки, но при большом количестве учетных единиц документов более удобной является карточная форма регистра­ции.

Карточная регистрация всех категорий документов осу­ществляется на единой по форме регистрационной карточ­ке.

Количество экземпляров регистрационной карточки на документ определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролировать­ся.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность нахождения документа или группы документов и одновременно сокращает трудо­емкость процесса регистрации по сравнению с журналь­ной формой.

Условием успешной деятельности службы ДОУ (сек­ретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки, в которой регистрационные карточки рас­положены по определенной системе, что позволяет оперативно установить, в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой, стадии исполнения находится искомый документ, а также в каком документе нахо­дится конкретная информация по нужному вопросу.

Карточки группируют в картотеке по признакам, кото­рые полностью зависят от содержания и характера запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

Контроль за исполнением документов и принятых ре­шений - важная функция управления организацией. Работа по контролю за исполнением документов вклю­чает в себя проверку и регулирование хода исполнения, анализ результатов исполнения контролируемых докумен­тов. Действия по контролю заключаются в обязательном учете определенных категорий документов, в соответствии с разработанным в организации перечнем и по указанию (резолюциям) руководства, в систематическом наблюде­нии за их фактическим исполнением, в принятии мер, спо­собствующих своевременному исполнению.

Под текущим контролем понимают ежедневную под­готовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неис­полнения установленных сроков. Суть предупредительного контроля заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о не­обходимости решения порученного ему вопроса. Если в ходе контроля выясняется невозможность в оставшееся время исполнить поручение, об этом также докладывает­ся руководителю. Текущий и предупредительный контроль помогает при планировании рабочего дня руководителя.

Документы с длительным сроком исполнения (напри­мер, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационную кар­точку.

Документ считается исполненным, если решены по­ставленные в нем вопросы, выполнены поручения, кор­респонденту дан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении, удос­товеренная подписью ответственного исполнителя, и кар­точка поступила секретарю-референту или в подразделе­ние службы ДОУ, осуществляющее контроль. В регист­рационную карточку при этом вносятся сведения о дате исполнения документа, и указывается номер дела по но­менклатуре, в которое подшит исполненный документ.

Что касается итогового контроля, то к нему относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям или по организации в целом.

2. Формы и порядок регистрации документов

В практической деятельности делопроизводственных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов – журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться автоматизированная форма регистрации.

Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота – до 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности.

Назовем основные виды журналов, необходимых для полноценного учета документов. Это журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних документов; документов конфиденциального характера.

При все надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков. Нарушен основной принцип регистрации – ее однократность, так как возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его регистрации при журнальной форме усложнен, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы в архиве.

При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации.

Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой форме регистрационной карточке. Бланки карточек желательно изготавливать типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм). Допускается цветовое различие карточек.

Все графы лицевой стороны карточки по содержанию соответствуют содержанию реквизитов документов. На оборотной стороне регистрационной карточки в графе «контрольные отметки» фиксируют отметки о контроле, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение (передачу) документов.

На карточках регистрации входящих и внутренних документов в данной графе указывают должность и фамилию сотрудника, подготовившего документ, и лиц, завизировавших его.

Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве, куда регистрационные карточки сдаются вместе с документами по истечении срока их хранения в текущей работе.

Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 экземпляра. Один помещается в сроковую картотеку, другой – в информационно-справочную, третий может быть передан исполнителю вместе с документом.

Применение карточек для регистрации заметно повысило оперативность поиска документа и одновременно сократило трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

Компьютерная регистрация документов позволяет:

- внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации;

- организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений о документах в единой базе данных организации;

- организовать на основе базы данных информационно-справочную работу;

- организовать эффективный контроль за исполнением документов.

Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации.

Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных о всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить их внутреннюю опись, дать любую справку о состоянии движения документов.

3. Индексация документов

Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов. Индексы проставляют на документах (место простановки определяет ГОСТ Р 6.30-2003, реквизит 10) и регистрационных карточках.

Основу индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие или исходящие номера документов. Так, индеек 01-05/89 входящего документа включает:

01 – индекс структурного подразделения;

01-05 – номер дела по номенклатуре;

89 – индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный при регистрации.

В организациях с большим количеством корреспондентов дополнительно можно использовать их кодовые обозначения.

Инициативные и ответные документы имеют один индекс, который присваивается инициативному документу, а затем переносится на ответный документ.

Исключения составляют индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, по личному составу), протоколов, а в отдельных случаях – предложений, заявлений и жалоб граждан. Их индексами являются регистрационные номера, которые присваеваются особо в пределах каждого вида документов.

Индексы предложений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документов.

К индексам приказов по личному составу допускается добавления буквы «л/с» (по личному составу) или «к» (кадры).

Порядковый регистрационный номер присваивается начиная с номера 10, с 1 января до 31 декабря каждого года включительно.

4. Формы автоматизации регистрации документов

В последние годы произошло переосмысление роли электронного документооборота. Если раньше он воспринимался преимущественно как средство автоматизации делопроизводства, то теперь его все чаще рассматривают как инструментарий управления знаниями и как средство интеграции бизнес-процессов, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами регистрации документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем такого класса делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому большинство универсальных систем управления имеют функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Автоматизированные системы регистрации документов делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.

Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.

Из важнейших характеристик СУЭД наиболее значимыми для пользователя являются следующие:

- программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями). В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);

- поддержка распределенной обработки информации;

- возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

- открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

- широкий выбор типов документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

- возможность коллективной работы группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;

- возможность работы по «свободной» схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

- возможности контроля за прохождением документов;

- наличие системы оповещения должностных лиц;

- возможность настройки системы под нужды конкретного заказчика (например, набор реквизитов регистрационной карточки, объем вносимой в базу информации); наличие русифицированного интерфейса;

- наличие средств регламентации доступа и криптозащиты;

- наличие средств оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

- ориентированность на отечественную концепцию документооборота.

С точки зрения системы автоматизации регистрации документов, документ, как правило, распадается на тело документа - файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроиз­водства, и регистрационную карточку, содержащую все ре­квизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставать­ся в бумажной форме.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистра­ции документов на современную автоматизированную, с помощью ПЭВМ. При этом большинство программ пост­роено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

Компьютерная регистрация документов позволяет:

- внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации;

- организовать децентрализованную (на рабочих мес­тах) регистрацию документов непосредственно в структур­ных подразделениях с объединением сведений в докумен­тах в единой базе данных организации:

- организовать на основе базы данных информацион­но-справочную работу;

- организовать эффективный контроль за исполнени­ем документов.

Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих и внутренних докумен­тов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обоб­щенный поиск сведений по всем документам органи­зации.

После заполнения основных полей реквизитов важные документы передаются руководителю, который наносит соответствующую резолюцию. Автор резолюции и ее текст также заносятся в электронную карточку. Ос­тальная корреспонденция передается в подразделение или ответственным сотрудникам. Сведения о подразделении-исполнителе или об ответственном сотруднике вносятся в регистрационную карточку.

С внедрением автоматизированных систем регистра­ции документов значительно расширились возможности информационно – справочного обеспечения. Автоматизи­рованная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную кар­точку документа.

Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информацион­но-поисковой системы организации по всем документам.

Поиск сведений по конкретному документу может вы­полняться по неисполненным и исполненным докумен­там, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).

При необходимости получения информации по кон­кретному документу на экран выводится, а затем распеча­тывается соответствующая регистрационная форма. Резуль­таты поиска информации по группе документов выводят­ся на экран в табличной форме, а также при необходимо­сти распечатываются.

Сведения по неисполненному документу или по ис­полненному соответственно показывают, у какого испол­нителя находится документ или в какое, дело данный до­кумент подшит.

В настоящее время во многих организациях внедряет­ся или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов. Постановка документа на контроль происходит авто­матически при заполнении соответствующего поля.

Текущий контроль осуществляется путем вызова на эк­ран и распечатки списка документов, срок исполнения ко­торых истекает сегодня. Спе­циальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран спис­ки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т.д.

Аналитические справки по установленной форме мо­гут автоматически составляться по предварительно созданным шаблонам и выводиться на компью­тер руководителя. Аналитичес­кие справки о ходе исполнения заданий являются важным критерием оценки эффективности работу отдельных со­трудников и организации в целом.

При этом необходимо отметить, что автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях или секретариатах принципиально не способны решить проблему автоматизации документооборота. Фактически они просто позволяют вести те же картотеки или журналы, пусть и в ином качестве.

Принципиальным решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации.

Для организации такой работы с использованием сети, наиболее продвинутые из систем автоматизации делопроизводства и документооборота (далее - АС ДОУ) позволяют, как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами.
Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль.

В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени.

5. Организация справочно-информационной работы

Условием успешной деятельности делопроизводственной службы (секретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе.

Задача справочного аппарата в делопроизводстве заключается в ответе в любой момент на два вопроса: первый – в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый документ, второй – в каком документе (в каких документах) находится информация по нужному вопросу.

Информационно-справочная работа может быть построена как традиционно с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме. Рассмотрим кратко оба подхода.

Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации.

Карточки группируют в картотеке по признакам, которые полностью зависят от содержания, запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

Справочная картотека делится на две части: в первую входят карточки на неисполненные документы, во вторую – на исполненные.

По мере исполнения карточки из разделов первой части картотеки перемещаются в соответствующую рубрику второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы.

Использование цветных индикаторов позволяет проводить классификацию справочного массива и облегчает поиск нужной информации, повышает оперативность поиска.

Справочные карточки передают в архив вместе с законченными делопроизводством делами и документами.

Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации документов значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Поиск сведений по конкретному документу может выполняться по неисполненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).

При необходимости получения информации по конкретному документу на экран выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываются.

Сведения по неисполненному документу или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ и в какое дело данный документ подшит.

В настоящее время получают все большее распространение полнотекстовые системы поиска необходимой информации. В этих целях к регистрационной карточке на документ прикрепляется файл с текстом самого документа. Такие системы позволяют осуществить поиск не только по реквизитам регистрационной карточки, но и по содержанию самого документа – искать данный документ по ключевым словам или словосочетаниям.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организацией в целом.

6. Журналы регистрации документов

1. Журнал регистрации входящих документов (приложение № 1):

1) Дата документа

2) Входящий регистрационный номер, присваиваемый документу организацией - получателем

3) Автор (корреспондент)

4) Дата документа, присвоенная организацией - автором

5) Регистрационный номер документа, присвоенная организацией - автором

6) Заголовок

7) Резолюция

8) Срок исполнения полученного документа

9) Исполнитель

10) Ход исполнения (все передачи) документа, результат исполнения

11) Номер дела (куда будет подшит документ после подписания)

Регистрационную форму входящего документа сначала заполняют не полностью, так как до передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя.

Эти данные вносятся после рассмотрения документа руководством. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся в процессе, и после исполнения документов.

2. Журнал регистрации исходящих документов (приложение № 2):

1) Название подразделения подготовившего документ

2) Исходящий номер документа

3) Дата документа

4) Адресат

5) Краткое содержание документа

6) Фамилия исполнителя подготовившего документ

7) Контрольная дата ожидаемого ответа

8) Ссылка на входящий документ, если документ является ответом

9) Номер дела, в который подшивается копия отправленного документа или оригинал

Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например, количество листов, наличие приложений, номер бланка, порядок отправки и др.

3. Журнал регистрации внутренних документов (приложение № 3):

1) Порядковый регистрационный номер, присвоенный документу

2) Дата документа

3) Краткое содержание документа

4) Наименование структурного подразделения, подготовившего документ

5) Исполнитель документа

6) Срок исполнения

7) Отметка об исполнении

8) Номер дела, в которое подшивается документ

7. Контроль за сроками исполнения документов

Документ считается исполненным, когда решен поставленный в нем вопрос и корреспонденту дан ответ. Документы подлежат исполнению в определенный срок, который может быть:

- типовым (типовые сроки исполнения установлены для определенных, наиболее часто создаваемых документов указами Президента РФ, законами РФ, правительственными нормативными актами (например, для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные и др.), а также ведомственными позаконными актами (например, для предоставления статистической и финансовой отчетности, для предъявления претензий по качеству продукции и др.);

- индивидуальным (индивидуальный срок исполнения указывается в тексте документа или устанавливается резолюцией руководителя учреждения (в случае, если этот срок отсутствует в составе типовых или отличается от установленного автором). При установлении срока исполнения учитываются практические возможности учреждения (наличие оргтехники, количество работников и др.), а также содержание документа.

Срок исполнения входящего документа исчисляется с момента поступления его в учреждении, а создаваемого – с момента доведения его до исполнителя (если не оговорен другой срок). Исполнение наиболее важных входящих, исходящих и внутренних документов подлежит контролю, который возлагается на профессионально организованную службу. На контролируемых документах проставляется штамп «К» или «Контроль». После исполнения документ снимается с контроля. Право сделать это имеет только то должностное лицо, которое поставило его на контроль.

Заключение

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Как видно из вышеизложенного, автоматизация процесса регистрации документов идет по пути включения данной функции в единые интегрированные программные комплексы автоматизации делопроизводства и документооборота. Помимо собственно регистрационно–учетных функций, они обслуживают весь процесс прохождения документа в организации, плюс обеспечивают архивное ранение документов, аналитическую обработку содержащихся в документах сведений, информационно – справочное обеспечение деятельности организации, предоставляют возможность поиска любого документа по элементу содержания или по любым реквизитам максимально короткие сроки.

И между тем основы информационного обеспечения закладываются именно на стадии регистрации документов средствами автоматической системы. Поскольку любой программный комплекс способен производить лишь обработку веденной в него вручную информации, при неполном или недостоверном введении в АС ДОУ реквизитов документов, при использовании в тексте документа вычурных, малоупотребляемых слов и выражений, наконец, в случае банальных опечаток или грамматических ошибок, система не может самостоятельно исправить недоработку оператора. В ответ на невнимательность при вводе информации даже самая совершенная система автоматизации делопроизводства начнет выдавать неверные сведения, и очень быстро вместо организующего эффекта даст абсолютно противоположный – разрушающий, и, корме того, дискредитирует себя и своих создателей в глазах сотрудников организации.

Все это требует неуклонного повышения ответственности и уровня подготовки сотрудников, осуществляющих регистрацию документов средствами АС ДОУ.

Зато использование средств автоматизации делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами; эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства, и полный контроль за регистрацией и движением документов и исполнительской дисциплиной.

Список использованных источников и литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М., Госстандарт, - 2003.

2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М., Госстандарт, - 1998.

3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, - 2006.

4. Басаков, М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. 3-е изд., перераб. И доп., М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2004.-336 с. ISBN 5-94798-453-9

5. Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей – 2-е изд., перераб. И доп.// Серия «Учебники и учебное пособие»- Ростов н/Д: изд-во «Феникс», 2000.- 320 с. ISBN 5-222-01097-Х

6. Белов, А.Н., Белов, А.А. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие.- М.: Изд-во Эксмо, 2005.- 624 с. – (Образовательный стандарт XXI).

ISBN 5-699-11246-4

7. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие.-М.:Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2005.-504 с.

ISBN 5-94798-527-6

8. Лопатникова, Е.А. Делопроизводство: образцы док. С коммент.-3-е изд., стер.-Москва: Омега-Л, 2006.- 319 с.- (Библиотека типовых документов).

ISBN 5-365-00265-2

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

Журнал регистрация входящих документов

Дата документа	Вход. Рег. №	автор	Дата док-та (организ. Автора)	Рег. № (организ. Автора)	заголовок	резолюция	Срок исполнения	исполнитель	Ход и результат исполнения док-та	№ дела

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

Журнал регистрация исходящих документов

Название подразделения подготовив. Док-т	Исходящий № док-та	Дата док-та	адресат	Краткое содержание док-та	Фамилия исполнителя	Контрольная дата ожидаемого док-та	Ссылка на вход. Док-та	№ дел

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

Журнал регистрация внутренних документов

Порядковый Рег. №	Дата док-та	Краткое содержание	Наименование структурного подразделения	исполнитель	Срок исполнения	Отметка об исполнении	№ дела

ПРИЛОЖЕНИЕ № 4

Форма регистрационной карточки

УЧЕТНО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА (00.00.2006)
Вид документа ОТ КОГО: Город Организация Подписал		Дата поступления	Гриф	Индекс	Входящий №
Исходящий №
Содержание:
Резолюция: Срок исполнения:	Дата исполнения	Исполнители:
Исполнено: Дата: Исходящий номер ответа: