Виды и способы формирования отчетов

Смоленский филиал МЭСИ

Реферат:

по теме: Виды и способы формирования отчетов.

Студента:

Федулова

Игоря

Николаевича

Г.Смоленск 2010

Содержание

1. СУБД ACCESS Отчеты, их назначение и использование. Виды отчетов структура отчета. Технология создания.

2. Создание отчетов

3. Автоматическое создание отчета на основе таблицы или запроса.

4. Создание с помощью мастера отчетов

5. Просмотр и печать

СУБД ACCESS Отчеты, их назначение и использование. Виды отчетов структура отчета. Технология создания.

Отчет – это объект базы данных, который предназначен для вывода информации из баз данных, прежде всего на принтер. Отчеты позволяют выбирать из баз данных нужную пользователю информацию, оформлять ее в виде документа, перед выводом на печать просмотреть на экране. Источником данных для отчета может служить таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисляемые поля, например итоговые суммы.

Виды отчетов.

• Одноколонный отчет (в столбец) – длинный столбец текста, содержащий надписи полей, их значения из всех записей таблицы или запросов.

• Многоколонный отчет – создается из отчета в одну колонку и позволяет вывести данные отчета в несколько колонок.

• Табличный отчет – отчет, имеющий табличную форму.

• Отчет с группировкой данных и подведением итогов – создается из табличного отчета объединением данных в группы с подсчетом итогов.

• Перекрестный отчет – строится на основе перекрестных запросов и содержит итоговые данные.

• Составной отчет - отчет, имеющий сложную структуру, включающий один или несколько отчетов.

• Составной документ – отчет полученный слиянием документов с Word.

• Почтовые наклейки – специальный тип многоколонного отчета, предназначенный для печати имен и адресов групп.

• Отчет по связанным таблицам - отчет, позволяющий выводить данные из нескольких таблиц имеющим связь один ко многим.

Структура отчета. Отчет может состоять из следующих разделов.

• Заголовок отчета - отображается только на первой странице и определяет высоту области заголовка отчета, который может содержать текст, графику и другие элементы управления.

• Верхний колонтитул - выводиться на верху каждой страницы; как правило, содержит заголовок столбцов.

• Заголовок группы – печатается перед первой записью, входящей в группу; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.

• Область данных – предназначена для отображения записей источника данных отчета.

• Область применения группы – отображается после обработки последней записи группы; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.

• Область данных – предназначена для отображения записей источника данных отчета.

• Область применения группы – отображается после обработки последней записи группы; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.

• Нижний колонтитул - выводиться внизу каждой страницы; содержит, например номер страницы отчета, дату печати отчета и т.д.

• Раздел примечаний - отображается только внизу последней страницы; помещают поля с итоговыми значениями по всем записям, включенным в ответ.

Отчет может быть создан при помощи Мастера отчетов или в режиме Конструктора. Обычно используются оба способа. Мастер отчетов позволяет ускорить процесс создания отчета, работа в нем производиться в пошаговом режиме в диалоге с пользователем. Доработать созданный Мастером отчет можно в режиме Конструктора.

Раздел Область данных может содержать вычисления поля, предназначенные для отображения в отчетах значений выражений на основе исходных данных.

В режиме Конструктора доступны такие свойства отчета, как Сортировка и группировка данных, которые расположены на панели инструментов Конструктора отчетов и форм. В диалоговом окне Сортировка и группировка можно определить поле или выражение, по которому сгруппированы данные, а так же сгруппированные данные можно отсортировать по возрастанию или убыванию. Access 2000 позволяет группировать данные двумя способами: по категориям и по диапазону значений, которые могу быть как числовыми, так и алфавитными.

Создание отчетов.

Большинство отчетов по своему внешнему виду относятся к ленточным или отчетам в столбец. Отчет в столбец выводит данные каждого поля в отдельной строке, в результате чего они организуются в один столбец. Такой отчет представляет собой предназначенный для печати вариант формы в столбец.

Существует 5 способов создания отчетов:

1. Вручную в режиме Design View (Конструктор)

2. Полуавтоматически с помощью мастера Report Wizard (Мастер отчетов)

3. Автоматически с помощью одного из мастеров автоочетов (Auto Reports), которые включают в ответ все поля выбранные вами таблицы или все результаты запроса;

4. С использованием мастера Chart Wizard (Мастер диаграмм), позволяющего построить диаграмму.

5. С помощью мастера Label Wizard (Мастер Почтовых наклеек), предназначен для создания почтовых наклеек.

Автоматическое создание отчета на основе таблицы или запроса

Access предлагает несколько способов создания отчетов. Наиболее простым из них является использование средств автоматического создания отчета. Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчет называется автоотчетом. Access позволяет автоматически создавать отчеты двух форматов: в столбец и ленточный.

Чтобы создать автоотчет:

1. На панели объектов окна База данных (Database) щелкните по ярлыку Отчеты (Reports) и нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Новый отчет (New Report), представленное на рисунке.

Рис1

1. В списке диалогового окна Новый отчет (New Report) выделите один из элементов: Автоотчет: в столбец (AutoReport: Columnar) или Автоотчет: ленточный (AutoReport: Tabular).

2. В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет (New Report), содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Щелкните левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой для открытия списка, а затем выделите в списке необходимый элемент. 4)

3. Нажмите кнопку ОК.

В результате Access автоматически создаст отчет на основе выбранного источника данных, используя ленточный формат или формат в столбец. Ленточный формат располагает поля выводимых записей в строку. Формат в столбец располагает поля выводимых записей в столбец. Автоотчет, созданный с использованием любого из этих двух форматов, будет включать все поля и записи, имеющиеся в выбранном источнике данных.

Чтобы созданный отчет можно было использовать в дальнейшем, его необходимо сохранить. Для этого выберите команду Файл, Сохранить (File, Save) или нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов. Затем, в текстовое поле появившегося диалогового окна Сохранение (Save As) введите название нового отчета (например: Мой отчет) и нажмите кнопку ОК.

Создание отчета с помощью Мастера отчетов

Еще одним простым и быстрым способом создания отчетов является использование Мастера отчетов. С его помощью можно создавать отчеты (от самых простых до включающих подчиненные отчеты), содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. Использование Мастера отчетов позволяет очень быстро познакомиться со многими основными средствами разработки отчетов, предоставляемыми Access 2002.

Чтобы более наглядно представить процесс создания отчета с помощью мастера, опишем процедуру создания отчета на основе сразу нескольких таблиц: "Товары" (Products), "Поставщики" (Suppliers) и "Типы" (Categories) базы данных "Борей" (Northwind). В отчете будет представлено текущее количество товаров на складе по категориям.

Чтобы создать простой отчет:

1. На панели объектов окна База данных щелкните по ярлыку Отчеты (Reports) и нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Новый отчет (New Report) (на рис 1).

2. В списке диалогового окна Новый отчет (New Report) выделите элемент Мастер отчетов (Report Wizard). В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет (New Report), содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Раскройте этот список и выделите в нем таблицу "Товары". Нажмите кнопку ОК. Появится первое диалоговое окно Мастера отчетов (на рис 2).

Рис 2

1. Прежде всего, нужно определить, какие поля включить в отчет. Из таблицы "Товары" в отчете будут использоваться следующие поля: "КодТовара" (ProductID), "Марка" (ProductName), "Цена" (UnitPrice), "НаСкладе" (UnitsInStock). С помощью кнопки ">" (или дважды щелкнув по элементу списка) поочередно переместите эти поля из списка Доступные поля (Available Fields) в список Выбранные поля (Selected Fields). В отчете поля появляются слева направо, в соответствии с последовательностью их расположения в списке Выбранные поля.

Замечание

Если на каком-либо шаге создания отчета при помощи Мастера отчетов была допущена ошибка или возникла необходимость изменения каких-либо параметров, то для возвращения к предыдущему шагу нажмите кнопку Назад (Back). Кроме того, в любой момент можно нажать кнопку Отмена (Cancel) для отказа от создания отчета и возвращения к окну базы данных.

1. Кроме того, чтобы видеть поставщиков товара и категории, в создаваемый отчет необходимо добавить поле "Название" (CompanyName) из таблицы "Поставщики" (Suppliers) и "Категория" (CategoryName) из таблицы "Типы" (Categories). Для добавления первого недостающего поля раскройте список Таблицы и запросы (Tables/Queries) и выберите элемент Таблица: Поставщики (Table: Suppliers). Имя поставщика не должно отображаться в конце отчета. Чтобы столбец "Название" выводился сразу за столбцом "Марка", в списке Выбранные поля (Selected Fields) выделите поле "Марка", затем в списке Доступные поля (Available Fields) выделите поле "Название" и нажмите кнопку ">". Access переместит поле "Название" из списка Доступные поля (Available Fields) и вставит его в список Выбранные поля (Selected Fields) после поля "Марка", перед полем "Цена".

2. Аналогично добавьте в конец списка поле "Категория" из таблицы "Типы". Чтобы перейти ко второму диалоговому окну Мастера отчетов, изображенному (на рис 3) нажмите кнопку Далее.

Рис. 3

1. Во втором диалоговом окне необходимо указать, каким образом будут структурированы данные в отчете. Мастер проверяет связи между таблицами и в зависимости от выбранного представления предлагает несколько вариантов группировки записи в отчете. Чтобы осуществить группировку по товарам, выделите в списке элемент Товары (by Products).

2. Нажмите на кнопку Вывести дополнительные сведения (Show Me More Information) в левой части диалогового окна для отображения одного из вспомогательных диалоговых окон Мастера отчетов. Если в этом диалоговом окне нажать кнопку Показать примеры (Show Me Examples), то Access выведет дополнительные вспомогательные диалоговые окна, в которых используются "примеры из таблиц "Продажи" (Sales Reps), "Клиенты" (Customers) и "Заказы" (Orders), позволяющие продемонстрировать различные способы группировки, которые Мастер отчетов может автоматически применить к создаваемому отчету. Закройте все вспомогательные диалоговые окна и вернитесь к диалоговому окну Мастера отчетов, изображенному на (рис 3.) Нажмите кнопку Далее (Next) для перехода к третьему диалоговому окну Мастера отчетов.

3. В третьем диалоговом окне Мастера отчетов необходимо определить дополнительные уровни группировки в отчете. Выделите в списке поле "Категория" (Category) и нажмите кнопку ">" (или просто дважды щелкните по этому полю в списке), чтобы установить группировку по категории товаров Замечание.

Если потребуется отменить добавление поля группировки, нажмите кнопку "<" или дважды щелкните по названию этого поля (выделенному жирным шрифтом) в области диалогового окна с эскизом отчета.

1. Мастер отчетов позволяет задать интервалы значений, по которым группируются данные. Чтобы изменить их в этом же (третьем) диалоговом окне Мастера отчетов, нажмите кнопку Группировка (Grouping Options). На экране появится диалоговое окно Интервалы группировки (Grouping Intervals), изображенное (на рис. 5). Изменяя интервал группировки, можно влиять на способ группировки данных в отчете. Для числовых полей можно задать группировку по десяткам, сотням и прочим значениям. Для текстовых полей возможна группировка по первой букве, первым трем буквам и т. д.

1. Для создаваемого отчета выберите из списка Интервалы группировки (Grouping Intervals) вариант Обычный (Normal) и нажмите кнопку ОК. Для перехода к четвертому диалоговому окну Мастера отчетов нажмите кнопку Далее (Next).

2. Access 2002 позволяет сортировать записи в пределах группы по значению произвольного поля, при этом сортировка проводится не более чем по четырем полям (рис. 6). Выберите в первом раскрывающемся списке поле "КодТовара" (ProductID). По умолчанию принят порядок сортировки по возрастанию; если вы хотите выбрать порядок сортировки по убыванию, то нажмите на кнопку справа от раскрывающегося списка. Для возврата к сортировке по возрастанию снова нажмите на эту кнопку.

3. Чтобы указать для столбца отчета итоговую информацию, нажмите" на кнопку Итоги (Summary Options). В появившемся диалоговом окне Итоги (Summary Options), изображенном (на рис. 7), можно задать параметры для выбранного столбца. Выбрать можно среди всех числовых полей отчета, не являющихся счетчиками, которые Мастер отчетов перечислит в этом диалоговом окне и позволит установить для любого из них флажки Sum, Avg, Min и Мах. В зависимости от установленных флажков Мастер отчетов добавит соответствующие итоговые поля в конец отчета, вычисляющие итоговую сумму, среднее значение, минимальное или максимальное значение данного поля по всем записям. Группа переключателей Показать (Show) позволяет выбрать, следует ли в отчете указывать только итоги или необходимо выдавать полный отчет, добавляя поля с промежуточными итогами в конце каждой группы и поля с полными итогами в конце отчета. Для создаваемого отчета установите флажки Sum для поля "НаСкладе" и Avg для поля "Цена", переключатель данные и итоги (Detail and Summary) и флажок Вычислить проценты (Calculate Percent of Total for Sum), который позволяет выводить долю группы (в процентах) в общем итоге для всех групп (рис. 7). Для возврата к диалоговому окну Мастера отчетов нажмите кнопку ОК.

1. Нажмите кнопку Далее (Next), чтобы перейти к пятому диалоговому окну Мастера отчетов, изображенному (на рис. 8). Мастер отчетов предложит на выбор шесть вариантов оформления сгруппированных данных (вариантов макета отчета). В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз выбранного макета. Выберите в группе Макет (Layout) переключатель ступенчатый (Stepped). По умолчанию Мастер отчетов устанавливает флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице (Adjust the field width so all fields fit on a page), что позволяет сэкономить бумагу и сделать отчет более удобным для чтения. В группе Ориентация (Orientation) можно выбрать расположение страницы отчета при печати. Широким отчетам, в которых отображается много полей в одной строке, удобно задавать ориентацию альбомная (Landscape). Для отчета же из нашего примера оставьте выбранным переключатель книжная (Portrait). Чтобы перейти к шестому диалоговому окну Мастера отчетов, нажмите кнопку Далее (Next).

Рис8

1. В шестом диалоговом окне Мастера отчетов выберите один из предложенных стилей оформления отчета. В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз отчета выбранного стиля (рис. 9). Для создаваемого отчета выберите стиль Сжатый (Compact), а затем нажмите кнопку Далее (Next) для перехода к последнему диалоговому окну Мастера отчетов.

Замечание

В шестом окне Мастера отчетов отображается список всех доступных в данный момент стилей. Кроме шести заранее определенных стандартных стилей, Access позволяет настроить любой стандартный стиль или создать свой собственный для использования при оформлении форм и отчетов, в том числе с помощью мастера. Набор вариантов оформления для отчетов можно пополнить и применить аналогично тому, как это делается для форм.

Рис 9

1. В последнем диалоговом окне Мастера отчетов (рис. 10) в качестве заголовка отчета введите: Товары на складе. Мастер отчетов сохранит созданный отчет под этим же именем. Выберите переключатель Просмотреть отчет (Preview the Report) и нажмите кнопку Готово (Finish) для завершения создания отчета. Мастер отчетов создаст отчет и отобразит его в режиме Предварительного просмотра. Если при этом необходимо получить справку по работе с отчетом, предварительно установите флажок Вывести справку по работе с отчетом? (Display Help on Working with the Report?).

Рис 9

Просмотр и печать отчетов

Созданный отчет можно отобразить на экране и напечатать. Access 2002 позволяет просмотреть отчет перед печатью и установить подходящие поля страницы. При просмотре отчета в режиме одной полной страницы (масштаб 100%) Access отображает отчет так, как он будет выглядеть при печати.

Просмотреть отчет перед печатью можно в режиме Просмотра образца или в режиме Предварительного просмотра. Переход из одного режима в другой описан в разд. "Режимы работы с отчетами" данной главы.

Чтобы изменить поля страницы отчета:

В режиме Предварительного просмотра отчета выберите команду Файл, Параметры страницы (File, Page Setup). Откроется диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup), изображенное на рис. 10

Замечание

Эту же команду можно использовать и в режиме Просмотра образца отчета, и после выделения отчета в списке отчетов в окне базы данных.

Это диалоговое окно похоже на диалоговые окна Параметры страницы (Page Setup) в других приложениях Windows. Раскройте вкладку Поля (Margins) и уменьшите поля сверху, снизу, слева и справа, чтобы увеличить количество информации, размещаемой на одной странице. Установка флажка Печатать только данные (Print Data Only) позволяет распечатать только данные из отчета, при этом графическое оформление элементов управления, верхний и нижний колонтитулы, а также разделы заголовка и примечаний отчета печататься не будут.

Рис 10.

Замечание

Учтите, что установленные в диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup) значения размеров полей страницы будут использоваться только в данном отчете, поскольку для каждого отчета задается свой набор значений полей. При сохранении отчета Access сохраняет информацию о полях страницы. Для того чтобы установить значения полей страницы, которые будут применяться по умолчанию для всех отчетов базы данных, нужно использовать вкладку Общие (General) диалогового окна Параметры (Options).

На вкладке Страница (Page) диалогового окна Параметры страницы (Page Setup) можно определить ориентацию страницы, тип бумаги и принтер, на котором нужно напечатать отчет. После установки всех параметров нажмите кнопку ОК.

Чтобы при просмотре отчета увеличить какую-либо его часть, поместите над ней указатель мыши в виде увеличительного стекла и щелкните левой кнопкой мыши либо нажмите кнопку Масштаб (Zoom) на панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview). Можно также выбрать в раскрывающемся списке Масштаб (Zoom) той же панели инструментов нужный процент увеличения.

Чтобы напечатать отчет, нажмите кнопку Печать (факс) (Print (Fax)) на панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview). Access напечатает отчет, используя текущие настройки принтера. Если вы хотите поменять принтер, ориентацию страницы или значение какого-либо другого параметра принтера, то выберите команду Файл, Печать (File, Print). На экране появится стандартное диалоговое окно Печать (Print) для принтера, заданного в Windows в качестве принтера по умолчанию

С помощью диалогового окна Печать (Print) можно распечатать либо весь отчет целиком, либо его часть, вывести отчет в файл для последующей печати и указать количество печатаемых копий. Нажав кнопку Свойства (Properties), можно изменить значения параметров, относящихся к выбранному принтеру. Для печати отчета нажмите кнопку ОК.

Источники

• Информационные технологии в бизнесе. Гниденко И.Г. и Соколов С.А. Издательство Санкт-Петербург. 2005 год

• OFFSE SYSTEM 2003 В.Иванов.