Вход

Система автоматизированного документооборота на вашем предприятии: решаемые задачи, эффект от внедрения

Реферат по делопроизводству и документообороту
Дата создания: 13.09.2014
Автор: Юленька
Язык реферата: Русский
Word, docx, 48 кб
Реферат можно скачать бесплатно
Скачать
Не подходит данная работа?
Вы можете заказать написание любой учебной работы на любую тему.
Заказать новую работу

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов предприятия, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

Система автоматизации документооборота, система электронного до-кументооборота (СЭДО) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.

Очевидно, что бумажный документооборот довольно сильно тормозит деятельность предприятия. Внедрение системы электронного документооборота дает предприятию реальные конкурентные преимущества. Эти преимущества связаны в основном с сокращением затрат на документооборот, рассмотрим примеры обоснования. Посчитаем, сколько можно убрать шкафов для хранения документов, сколько освободить площадей, серверов, которые зачастую хранят много копий одних и тех же документов. Но гораздо более важно то, что оперативные ответы на запросы заказчиков (пользователей), быстрое и качественное принятие решений, широкие возможности контроля со стороны руководства, соответствие документооборота существующим правилам.

Делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятия или организации. Традиционная организация работы служб делопроизводства направлена на выполнение следующих функций:

•             организационное и документационное обеспечение деятельности предприятия;

•             организация единого порядка работы с документами в подразделениях;

•             организация индивидуальной и совместной содержательной подготовки документов в подразделениях;

•             обмен документами внутри и между структурными подразделениями организации;

•             создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в подразделениях;

•             использование унифицированных форм представления и обработки документов;

•             регистрация всех поступающих в организацию документов с последующим направлением на рассмотрение корреспонденции руководству и в подразделения;

•             регистрация, учет, издание, рассылка и возврат, обеспечение хранения и использования исходящих и внутренних документов, проектов документов;

•             регистрация движения документов, включая направления, резолюции, отчеты о выполнении, согласование (визирование);

•             списание документов в дело и извлечение из дел; обеспечение со-хранности, учета и использования документов;

•             обмен информацией между работниками одного или нескольких структурных подразделений;

•             осуществление контроля за своевременным исполнением поручений высших органов государственной власти, поручений и указаний руководства организации, писем и обращений граждан, обращений учреждений, организаций;

•             проверка правильности и своевременности исполнения документов;

•             создание надлежащих условий для документационного и организационно-технического обеспечения работы руководства организации, своевременное обеспечение полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов и поручений;

•             проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения управления;

•             получение отчетов, в том числе статистических, на основании ин-формации о документах и состоянии их исполнения.

Все перечисленные функции определены соответствующими государ-ственными и отраслевыми стандартами и нормативными материалами, что в целом и создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий обработки документов.

Рассмотрим цели создания и внедрения системы автоматизации дело-производства и документооборота:

1) в области обработки документов:

•             обеспечение повышения оперативности и качества работы с доку-ментами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполне-ния;

•             создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

•             создание необходимых условий для повышения доли интеллекту-ального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

•             обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;

•             исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

2) в области контроля за исполнительской дисциплиной:

•             обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

•             обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

•             сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

3) в области организации доступа к информации:

•             обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Внедрение программной системы автоматизации делопроизводства и документооборота достигают следующих целей:

•             единый порядок индивидуальной и совместной работы с докумен-тами в подразделениях организации;

•             объединение потоков электронных документов между подразделе-ниями организации;

•             использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) и регистрации документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки документов и т.п.;

•             обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

•             входящие документы, поступившие из внешних организаций;

•             исходящие документы, создаваемые структурными подразделе-ниями для отправки во внешние организации;

•             внутренние документы, издаваемые руководителем или струк-турными подразделениями для рассылки внутри службы.

                Входящие документы подвергаются следующим операциям:

•             экспедиционной обработке;

•             регистрации;

•             рассмотрению руководством и выдаче резолюции;

•             ознакомлению в структурном подразделении или исполнению;

•             контролю за исполнением, включающему постановку на кон-троль документов;

•             отслеживанию хода исполнения;

•             составлению делопроизводственных отчетов для руководства;

•             снятию исполненных документов с контроля.

Основные процедуры обработки исходящих документов:

•             разработка проекта документа в структурном подразделении;

•             согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;

•             утверждение документа руководством;

•             регистрация документа;

•             экспедиционная обработка документа.

При создании внутренних документов делопроизводители выполняют следующие операции:

•             подготовка проекта внутреннего документа;

•             обеспечение согласования документа;

•             утверждение;

•             регистрация;

•             рассылка по подразделениям;

•             контроль исполнения документа.

 Особенности организации документооборота в бухгалтерском учете ОАО «Эталон»

Документооборот в бухгалтерском учете ОАО «Эталон» можно оха-рактеризовать как смешанный. Поскольку предприятие является предприятием с небольшим штатом сотрудников, нет необходимости внедрять сложную автоматизированную систему управления электронными документами. В качестве среды распространения документов здесь используется программа MicrosoftOutlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа применяется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов.

При таком подходе единые автоматизированные справочники для всего предприятия отсутствуют и каждое подразделение, в т.ч. и бухгалтерия, формирует собственные системы классификаторов и нормативов. При этом обычно используются одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников.

Регистрация документов при такой схеме производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Каждый документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Таким образом, на предприятии ОАО «Эталон» организована работа на базе обмена электронной почтой и хранения документов на файловом сервере, где каждый имеет свою ячейку. Эта схема управления удобна для хранения документов. Например, в папке «Бухгалтерия» есть папка «финансовый отдел», в ней папка «финансовое планирование». Подобная иерархия интуитивно понятна для пользователей - каждый знает свою ячейку, знает, куда класть те или иные документы.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламенти-руется графиком документооборота, т.е. схемой, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. На ОАО «Эталон» график документооборота разрабатывает главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

График предусматривает оптимальное число исполнителей для про-хождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

Для каждого документа, в том числе и в бухучёте, существует свой путь движения, пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной опера-ции;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевре-менность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа: таксировка (расценка); группировка; контировка;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Работники предприятия ОАО «Эталон» (мастера, работники планово-экономического, финансового отделов, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В ней перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание докумен-тов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию осуществляет главный бухгалтер.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив, а до этого хранятся в бухгалтерии в закрывающихся шкафах под ответственность заместителя главного бухгалтера. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены. Наряды на работу, докладные и другие документы хранятся не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Бухгалтерский документооборот в ОАО «Эталон»» в целом поставлен чётко. Однако сотрудники иногда тратят довольно много времени на поиск необходимых данных. Типичной является ситуация, когда исходные тексты договоров хранятся у юристов в электронном виде (часто без истории изменений); бухгалтерские проводки по документам, сопровождающим исполнение договоров, выполняются в бухгалтерской системе; учет договоров и сопутствующих им документов ведется в электронной таблице; счета и акты хранятся в бумажном виде в финансовом отделе, а текущая переписка по поводу договорных работ - в электронных почтовых ящиках сотрудников. При такой «разбросанности» данных и документов сложно обеспечить их целостность, непротиворечивость и безопасность. Система электронного докумен-тооборота позволила бы организовать любое взаимодействие между сотрудниками предприятия на основе документов, обеспечить создание и движение документов по организации, контроль исполнения документов и процессов, которые описываются с их помощью, а также хранение.

Вместе с тем, график документооборота в ОАО «Эталон» отличается чёткостью, сотрудники стремятся точно выполнять его, что способствует улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению уровня автоматизации учетных работ, оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечению своевременного составления отчетности.

© Рефератбанк, 2002 - 2017