План: 1. Общие положения 2. Формирование дел 3. Подготовка документов к последу ющему хранению и использованию 4. Приложение: гарантийное письмо Общие положения Номенклатура дел – это утвержденный систематизированн ый перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распре деления и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а т акже как схема построения справочной картотеки неиспользованных докум ентов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Номенклатура дел необходима для быстрого поиска доку ментов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она соста влена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Нали чие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятия обяз ательно. Основные положения п о составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной сист еме делопроизводства (ЕГСД). Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и тип овой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделени я и учреждения. Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурно го учреждения. Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной катег ории учреждений с однотипным характером деятельности и составом докум ентации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индекса цию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является об язательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной. Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовител ьная работа, цель которой – обеспечить учет дел, заводимых в делопроизв одстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, пр авильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросам и деятельности организации. Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направл ений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулиро ваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номе нклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с гри фом «Для служебного пользования», справочные картотеки. Утвержденные экземпляры номенкл атур дел являются документами постоянного хранения и включаются соста в дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутству ет, они включаются в состав дел секретаря-референта. После утверждения номенклатуры дел структурные подразд еления и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Номенклатура дел учреждения, не пере дающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет. Номенклатура дел в структурных п одразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и уче та дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел сост авляется на основании номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экз емплярах. Первый экземпляр храниться в службе делопроизводства, второй – используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий – н аходится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качес тве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения. Номенклатура дел учреждения пересматривается не реж е одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структур ы учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново. Согласованная с соот ветствующим учреждением государственной архивной службы номенклатур а дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководи телем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного г ода. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. Формирование дел Формирование дел – это отнесени е документов к определенному делу и систематизация документов внутри н его. Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Формирование дел должно отвечать следующим основным тре бованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность доку ментационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают то лько исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленн ые в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответств ующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполните лю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженны е копии в дело не помещают. Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализовано (в структурных подразделениях). При соста влении сводной номенклатуры дел каждому подразделению присваивается и ндекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защ иты Комитета по начальному профессиональному образованию – индекс 03, о тдел стратегии и развития профобразования Комитета – 02 , бухгалтерия – 04 и т.д. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуще ствляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив. Документы постоянного и временн ого хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, го довые, квартальные, месячные планы и отчеты и т.д.) В исключительных случая х документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрени ем одного вопроса, группируют в одном деле – регистраторе или скоросшив ателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятс я в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечани е». В дела группируют документы одного делопроизводственно го года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреж дении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формиру ется за учебный год). В деле должно содержаться не более 250 листов при толщин е 30-40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятель ные дела по хронологии или узким вопросам. Например: дело «Переписка о по ставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «П ереписка о поставке проката», «Переписка о поставке арматуры и проволок и». Документы к заседани ям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам проток олов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протокол у, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе докуме нтов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие д окументы. Поручения вышестоящих органов группируют в дела по нап равлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности. Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представлен ие; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образован ии, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии запи сок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепен ного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взыска ний, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записе й в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают. Подготовка документов к последу ющему хранению и использованию. Завершающим этапом процесса делопр оизводства является подготовка исполненных документов к хранению и ис пользованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных докуме нтов – создание условий для их использования в справочной работе учреж дений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. Подготовка исполненных документов к хранению и использо ванию включает: · экспертизу (оценку) научной и п рактической ценности документов; · оформление дел; · описание документов постоянн ого и долговременного хранения; · обеспечение их сохранности; · передачу дел в архив учреждени я, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийс я в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входя щей в систему государственной архивной службы, или являющийся структур ным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хра нение документов организаций и предприятий до передачи их на государст венное хранение. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их фор мировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документо в, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а так же для контроля за правильностью отнесения документов к различным дела м и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности доку мента создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разраб атывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отб ора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по л ичному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подл ежащих дальнейшему хранению, о неисправном повреждении документов пос тоянного хранения и о необнаружении дел, подлежащих передаче на государ ственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение докумен тов личного происхождения; подготовка и внесение сроков хранения докум ентов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п. Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, ну мерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи до кументов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и з авершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив п осле окончания календарного года, в течение которого дело было заведено . Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зави симости от сроков хранения производится полное или частичное оформлен ие дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (с выше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включит ельно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без н умерации листов, а также без составления заверительной надписи. При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненнос ть; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к д окументам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные до кументы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения де ла; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения п редусматривается место для наименования государственного архива и учр еждения. Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках д ел проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включе ния дел в годовые разделы сводных описей дел, учрежденных ЭПК соответств ующего учреждения государственной архивной службы (до этого он простав ляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыш е 10 лет) хранятся и по личному составу проставляются чернилами после вклю чения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учрежд ения; согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руков одителем учреждения. При заполнении реквизитов обложки д ела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения пи шут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указ ывают его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и но мер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном с пособе их хранения). В конце делопроизводственного год а в оформлении обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (выш естоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело п ередано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке подп исывают название этого учреждения (структурное подразделения). Заголов ок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласо ванной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной слу жбы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отража ет содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведени я и уточнения. В заголовках дел, содержащих копии д окументов, должна указываться их копийность. Подлинность документов де ла в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов отн осятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, по сле точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов и ли к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со стр очной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). Важным реквизитом обложки дела я вляется дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводств е. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего ра спорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы , письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты докум ентов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и сам ого позднего из документов, включенных в дело. Датой личного дела являются даты под писания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В конце каждого дела постоянного, д олговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации осо бенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверитель ная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронум ерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) – количество листов вну тренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво , с указанием должности составителя, даты составления и подписывается со ставителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и со стоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинн ых документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылк ой на соответствующий акт. Для определенных категорий дел пост оянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызв ан спецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, суд ебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоен ии ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретен ия и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутрен няя опись документов. По окончании делопроизводственног о года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедши е экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой си стематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и со держание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кр оме этого, опись является одновременно учетным документом и основным ви дов научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел описей. С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в ра бочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дел а помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранно сть документов, и ставят корешками наружу. Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных о рганов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательн о вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учр еждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководс тва или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответству ющими ведомственными инструкциями. В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать до кументы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его м есто помещают лист-заменитель, на котором указывают, какой документ, ком у и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года до кументы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором нахо дится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней у казывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, д ату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а та кже предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, нес ут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводите ль и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в с труктурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно до кладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях. Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному сос таву. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственно й службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Загол овок каждой картотеки включается в опись. Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по гра фику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответс твенным за архив), предварительно согласованному с руководителями стру ктурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Дела временного (до 10 лет включите льно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храни ться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе дело производства учреждения или в структурных подразделениях. В исключите льных случаях по решению руководителя организации они могут быть перед аны в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив. Правильность формирования и оформления дел, соответстви е их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архив а предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный ар хив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны и х устранить. Дела принимает заведующий ведомственным архивом (спе циальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутств ии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел произв одится по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого де ла делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре ци фрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив де л, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомст венного архива и лица передавшего дела. При приеме особо ценных дел пров еряется количество листов в деле. Список ис пользованной литературы : 1. М.В. Кирсанова «Современное делопро изводство» 2001