Вход

Номенклатура, формирование и хранение дел

Контрольная работа по делопроизводству и документообороту
Дата добавления: 10 сентября 2007
Язык контрольной: Русский
Word, rtf, 119 кб
Контрольную можно скачать бесплатно
Скачать
Данная работа не подходит - план Б:
Создаете заказ
Выбираете исполнителя
Готовый результат
Исполнители предлагают свои условия
Автор работает
Заказать
Не подходит данная работа?
Вы можете заказать написание любой учебной работы на любую тему.
Заказать новую работу

План: 1. Общие положения 2. Формирование дел 3. Подготовка документов к последу ющему хранению и использованию 4. Приложение: гарантийное письмо Общие положения Номенклатура дел – это утвержденный систематизированн ый перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распре деления и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а т акже как схема построения справочной картотеки неиспользованных докум ентов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Номенклатура дел необходима для быстрого поиска доку ментов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она соста влена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Нали чие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятия обяз ательно. Основные положения п о составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной сист еме делопроизводства (ЕГСД). Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и тип овой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделени я и учреждения. Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурно го учреждения. Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной катег ории учреждений с однотипным характером деятельности и составом докум ентации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индекса цию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является об язательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной. Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовител ьная работа, цель которой – обеспечить учет дел, заводимых в делопроизв одстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, пр авильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросам и деятельности организации. Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направл ений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулиро ваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номе нклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с гри фом «Для служебного пользования», справочные картотеки. Утвержденные экземпляры номенкл атур дел являются документами постоянного хранения и включаются соста в дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутству ет, они включаются в состав дел секретаря-референта. После утверждения номенклатуры дел структурные подразд еления и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Номенклатура дел учреждения, не пере дающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет. Номенклатура дел в структурных п одразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и уче та дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел сост авляется на основании номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экз емплярах. Первый экземпляр храниться в службе делопроизводства, второй – используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий – н аходится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качес тве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения. Номенклатура дел учреждения пересматривается не реж е одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структур ы учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново. Согласованная с соот ветствующим учреждением государственной архивной службы номенклатур а дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководи телем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного г ода. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. Формирование дел Формирование дел – это отнесени е документов к определенному делу и систематизация документов внутри н его. Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Формирование дел должно отвечать следующим основным тре бованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность доку ментационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают то лько исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленн ые в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответств ующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполните лю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженны е копии в дело не помещают. Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализовано (в структурных подразделениях). При соста влении сводной номенклатуры дел каждому подразделению присваивается и ндекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защ иты Комитета по начальному профессиональному образованию – индекс 03, о тдел стратегии и развития профобразования Комитета – 02 , бухгалтерия – 04 и т.д. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуще ствляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив. Документы постоянного и временн ого хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, го довые, квартальные, месячные планы и отчеты и т.д.) В исключительных случая х документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрени ем одного вопроса, группируют в одном деле – регистраторе или скоросшив ателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятс я в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечани е». В дела группируют документы одного делопроизводственно го года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреж дении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формиру ется за учебный год). В деле должно содержаться не более 250 листов при толщин е 30-40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятель ные дела по хронологии или узким вопросам. Например: дело «Переписка о по ставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «П ереписка о поставке проката», «Переписка о поставке арматуры и проволок и». Документы к заседани ям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам проток олов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протокол у, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе докуме нтов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие д окументы. Поручения вышестоящих органов группируют в дела по нап равлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности. Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представлен ие; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образован ии, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии запи сок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепен ного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взыска ний, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записе й в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают. Подготовка документов к последу ющему хранению и использованию. Завершающим этапом процесса делопр оизводства является подготовка исполненных документов к хранению и ис пользованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных докуме нтов – создание условий для их использования в справочной работе учреж дений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. Подготовка исполненных документов к хранению и использо ванию включает: · экспертизу (оценку) научной и п рактической ценности документов; · оформление дел; · описание документов постоянн ого и долговременного хранения; · обеспечение их сохранности; · передачу дел в архив учреждени я, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийс я в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входя щей в систему государственной архивной службы, или являющийся структур ным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хра нение документов организаций и предприятий до передачи их на государст венное хранение. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их фор мировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документо в, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а так же для контроля за правильностью отнесения документов к различным дела м и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности доку мента создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разраб атывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отб ора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по л ичному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подл ежащих дальнейшему хранению, о неисправном повреждении документов пос тоянного хранения и о необнаружении дел, подлежащих передаче на государ ственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение докумен тов личного происхождения; подготовка и внесение сроков хранения докум ентов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п. Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, ну мерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи до кументов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и з авершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив п осле окончания календарного года, в течение которого дело было заведено . Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зави симости от сроков хранения производится полное или частичное оформлен ие дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (с выше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включит ельно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без н умерации листов, а также без составления заверительной надписи. При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненнос ть; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к д окументам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные до кументы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения де ла; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения п редусматривается место для наименования государственного архива и учр еждения. Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках д ел проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включе ния дел в годовые разделы сводных описей дел, учрежденных ЭПК соответств ующего учреждения государственной архивной службы (до этого он простав ляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыш е 10 лет) хранятся и по личному составу проставляются чернилами после вклю чения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учрежд ения; согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руков одителем учреждения. При заполнении реквизитов обложки д ела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения пи шут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указ ывают его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и но мер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном с пособе их хранения). В конце делопроизводственного год а в оформлении обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (выш естоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело п ередано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке подп исывают название этого учреждения (структурное подразделения). Заголов ок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласо ванной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной слу жбы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отража ет содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведени я и уточнения. В заголовках дел, содержащих копии д окументов, должна указываться их копийность. Подлинность документов де ла в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов отн осятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, по сле точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов и ли к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со стр очной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). Важным реквизитом обложки дела я вляется дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводств е. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего ра спорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы , письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты докум ентов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и сам ого позднего из документов, включенных в дело. Датой личного дела являются даты под писания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В конце каждого дела постоянного, д олговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации осо бенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверитель ная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронум ерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) – количество листов вну тренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво , с указанием должности составителя, даты составления и подписывается со ставителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и со стоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинн ых документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылк ой на соответствующий акт. Для определенных категорий дел пост оянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызв ан спецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, суд ебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоен ии ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретен ия и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутрен няя опись документов. По окончании делопроизводственног о года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедши е экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой си стематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и со держание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кр оме этого, опись является одновременно учетным документом и основным ви дов научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел описей. С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в ра бочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дел а помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранно сть документов, и ставят корешками наружу. Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных о рганов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательн о вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учр еждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководс тва или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответству ющими ведомственными инструкциями. В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать до кументы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его м есто помещают лист-заменитель, на котором указывают, какой документ, ком у и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года до кументы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором нахо дится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней у казывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, д ату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а та кже предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, нес ут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводите ль и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в с труктурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно до кладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях. Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному сос таву. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственно й службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Загол овок каждой картотеки включается в опись. Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по гра фику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответс твенным за архив), предварительно согласованному с руководителями стру ктурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Дела временного (до 10 лет включите льно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храни ться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе дело производства учреждения или в структурных подразделениях. В исключите льных случаях по решению руководителя организации они могут быть перед аны в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив. Правильность формирования и оформления дел, соответстви е их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архив а предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный ар хив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны и х устранить. Дела принимает заведующий ведомственным архивом (спе циальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутств ии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел произв одится по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого де ла делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре ци фрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив де л, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомст венного архива и лица передавшего дела. При приеме особо ценных дел пров еряется количество листов в деле. Список ис пользованной литературы : 1. М.В. Кирсанова «Современное делопро изводство» 2001

© Рефератбанк, 2002 - 2018