Вход

Правила составления и оформления документов по личному составу

Реферат по делопроизводству и документообороту
Дата добавления: 22 октября 2002
Язык реферата: Русский
Word, rtf, 249 кб
Реферат можно скачать бесплатно
Скачать
Данная работа не подходит - план Б:
Создаете заказ
Выбираете исполнителя
Готовый результат
Исполнители предлагают свои условия
Автор работает
Заказать
Не подходит данная работа?
Вы можете заказать написание любой учебной работы на любую тему.
Заказать новую работу

Содержание. Раздел I . 1. Общая часть. 1.1. Структура административного аппара та и должностные обязанности директора предпр иятия , главного бухгалтера и секретаря с 3 по 5 стр. 1.2. Организация рабочего места секрета ря с 5 по 6 стр. Раздел II. 2. Основная часть. 2.1. Приказы по личному составу с 6 по 8 стр. 2.2. Личная карточка с 9 по 9 стр. 2.3. Личное дело с 9 по 12 стр. 2.4. Приём на работу с 12 по 14 стр. 2.5. Перемещение с 14 по 14 стр. 2.6. Увольнение с 14 по 15 стр. 2.7. Трудовая книжка с 15 по 17 стр. Раздел I. 1. Общая часть. 1.1. Структура предприятия и должностные обязанности административно-управленческого аппарата необходимо раскрыть кратко . Подробно описать должностные обязанности секретаря данного предприятия. 1.1. Структура админи стративного аппарата ООО “Атлант”. Свою производственную практику я проходила в фирме “Атлант” . Это открытое общество , занимающееся строительной деятельность ю. Структуру административного аппарата можно изобразить по следующей схеме : ДИРЕКТОР ГЛАВНЫЙ БУХГАЛТЕР СЕКРЕТАРЬ Директор Директор руководит предприятием в целом , а также отделами и другими структурными предприятиями. Создает условия для высокопроизводительной работы предприятия и п овышения эффек тивности труда на всех участках предприятия. Осуществляет контроль за качеством рабо ты служащих . Обеспечивает расширение и развит ие материально-технической базы предприятия. Создает безопасные условия труда работн икам предприятия. Координи рует работу своих заместите лей. Обеспечивает строгое соблюдение финансовой и штатной дисциплины. Решает все вопросы деятельности предпри ятия в пределах предоставленных ему прав. Руководит подбором и расстановкой служа щих (рабочих ), принимает меры к наил учш ему использованию их знаний и опыта. Главный бухгалтер Главный бухгалтер обеспечивает правовую постановку и достоверность учета , контроль за сохранностью государственной собственности , прав ильным расходованием денежных средств и матер иальных ценност ей. Подчиняется непосредственно руководителю пр едприятия. Обеспечивает правильное и своевременное начисление и перечисление государственных налого в , отчислений от прибылей и других платеже й в бюджет РФ. Следит за сохранностью бухгалтерских до кументов. Контролирует правильный и своевременный прием материальных ценностей , своевременное прове дение инвентаризации денежных средств , правильное расходование заработной платы , приемы других вознаграждений. На него возлагается обязанности связанн ые с непосредств енной материальной ответс твенностью за денежные средства и материальны е ценности. Секретарь Секретарь выполняет функции по обеспечению обслуживания работы руководителя организации или её подразделений. Получает для руководителя сведения от работников подразделений , вызывает их по его поручениям. Организует телефонные переговоры. Принимает и передает телефонограммы , зап исывает в отсутствие руководителя принятые со общения и доводит их до его сведения. Осуществляет работу по подготовке засед аний или со вещаний , проводимых руководите лем , ведет и оформляет протоколы. Следит за обеспечением руководителя кан целярскими принадлежностями , средствами организационн ой техники , создает условия , способствующие эф фективной работе руководителя. Передает и принимает информацию по приемо-переговорным устройствам. Печатает по указанию руководителя разли чные материалы. Ведет делопроизводство , принимает поступающу ю на имя руководителя корреспонденцию , осущес твляет её систематизацию в соответствии с принятым в организаци и порядком и передает после её рассмотрения руководителям в подразделения или конкретным исполнителям д ля использования в процессе их работы либ о подготовки ответа , следит за сроками вып олнения поручений руководителя , взятых на кон троль. Принимает докумен ты на подпись р уководителю. Организует прием посетителей , содействует оперативности выполнения просьб и предложений работников. 1.2. Организация рабо чего места секретаря. Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труд а к его планировки и обслуживанию , а так же с учетом требований и возможностей . Использование современной оргтехникой , к его оборудованию и оснащению , является необходимым условием достижения высокой эффективности , оперативности и качества труда . Сохранен и я работо способности в течение всего рабочего дня , обеспечения действительно секретарского обслуживания. Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждениях . Так как секретарь является “ли цом учреждения” , то и его м есто до лжно быть образцом правильной организации. Рабочее место секретаря в приемной о бычно располагается рядом с кабинетом руковод ителя , в центре комнаты , недалеко от двере й в кабинет и так , чтобы легко можно было видеть всех входящих ; в помещение приемн ой должны находиться предметы , треб ующиеся секретарю и другим сотрудникам непоср едственно в процессе работы ; мебель для по сетителей должна находиться в зоне , хорошо просматриваемой секретарем , удобной для её размещения. Секретарь должен иметь возможность удобно вытянуть ноги , свободно вставать , менять позу для письма , работы на пишущ ей машинке , чтения. В комплект мебели (рабочее место сек ретаря ) должно входить : стол канцелярский . Вспо могательный стол или тумба для технических средств , стол для посетителей , стул ил и кресло подъемно-поворотное на колесиках , сту лья для посетителей , шкафы и полки для хранения документов и дел , металлический се йф для хранения документов , штампов , бланков. Если в комнате работают несколько че ловек , то в соответствии с действующ им и нормами норма площади служебных помещений должна составить не менее 4м 2 на одного работника . Об щая площадь приемной , где находится секретарь , не должна быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами. Интерьером приемной следует хорошо обд умать . Сегодня фирма может воспользоватьс я услугами дизайнера . Помещение должно быть решено в красивой цветовой гамме светлых тонов с продуманным освещением и озеленени ем . Наилучшим , признано естественное освещение. Интерьер служебного помещения и оборудо вания рабочего места оказывает большое влияние на эффективность работы любого сот рудника. Перед уходом секретарь должен убрать все документы , закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабоче е место. Раздел II. 2. Основная часть : Правила с ос тавления и оформления документов по личному составу. В небольших фирмах на секретаря часто воз лагается ведение кадровой документации . Именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют п ервостепенное значение для каждого работник а фирмы при оформлении пенсии и во вс ех случаях , требующих подтверждения стажа и места работы . Оформление приема на работу , переводов , увольнений , отпусков , командировок вы полняет секретарь если нет специального работ ника. В состав документов по личному составу входят : 2.1. Приказы по личному составу. Они являются важнейшими документами составляемыми в проце ссе документирования функций кадровой службы предприятия . Приказами оформляются : прием , перевод и увольнение работников ; предоставление им отпусков и командирование ; изменение усло вий и оплаты труда , присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных ; поощрени я и наложение взысканий. Для оформления приказов по личному с оставу необходимо письменное обоснование , в к ачестве которого могут выступать : личное заявление работника , контракт , докладная записк а руководителя структурного подразделения (наприм ер , о переводе работника или о направлении его в командировку ), акт (например , о н арушении дисциплины ), служебное письмо другой организ а ции с запросом на перевод работника , свидетельство о браке , отражающее факт изменения фамилии работника. Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго от приказов по осно вной деятельности . Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатир ующей части и глагола “ПРИКАЗЫВАЮ” , как эт о принято в приказах по основной деятельн ости . Поэтому кадровые приказы сразу начинают ся с распорядительного действия : “ПРИНЯТЬ” , “Н АЗНАЧИТЬ” , “ПЕРЕВЕСТИ” , “УВОЛИТЬ” , “ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИ Ю” , “ПРЕДОСТАВИТЬ ОТП У СК” , “КОМАНДИРОВ АТЬ”. Различают простые (индивидуальные ) и слож ные (сводные ) приказы по личному составу . В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике , в сводных – о не скольких сотрудниках независимо от того , под какие управленческие д ействия они по дпадают . При составлении сводных приказов сле дует учитывать , что в едином документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения . Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и кома ндировании сотрудников , к о торые имеют краткий (3 года ) срок хранения в отличие от других кадровых приказов , хранящихся 75 ле т . В индивидуальном порядке оформляют , как правило , и приказы о поощрениях и наказан иях , учитывая их специфическую воспитательную роль. Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строго м соответствии с требованиями КЗОТ . Постоянно й информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (у волить , премировать , перевести ), фамилии и иници алы работника (имен и и отчества полностью – при приеме на работу ), должно сти и структурного подразделения (если предпр иятие имеет структурные подразделения ), даты в ступления в силу данного пункта приказа (е сли она не совпадает с датой регистрации приказа ). Состав других свед ений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия. При приеме на работу обязательно ука зывается установленный размер оплаты труда (о клад , надбавка , индексация ) и , при необходимости , условия приема : временно (с … по … ), с испытательным сроком (его продолжитель ностью ). При переводе на другую работу – новая должность и подразделение , вид перево да (для временных переводов – с указанием продолжительности ), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗОТ ), измен ение оплаты труда (если оно возникает ). При увольнении – причина увольнения , согласно статьям КЗОТа. При предоставлении отпуска – его ви д , продолжительность , даты начала и окончания. При командировании – дата и продолж ительность командировок , место направления , наименование предприятия. При поощрениях и наказаниях – причи на и вид поощрения или высказывания. Каждый пункт приказа по личному сост аву должен заканчиваться ссылкой на письменно е основание данного распорядительного действия. Приказы по л ичному составу довод ятся до сведения работников под расписку . Виды ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа , либо после подписи руководи теля предприятия. Проект приказа по личному составу , о бычно , согласовывается со следующими заинтер есованными должностными лицами : с главным бух галтером , юрисконсультом , с руководителями структу рных подразделений , работники которых упоминаются в приказе . Предусмотрено обязательное визиро вание приказов по личному с о ставу руководителем кадровой службы (в небольших организациях – работником , ответственным за ведение кадровой документации ). Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по о сновной деятельности ). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал ) регистра ции (при сравнительно небольшом количестве ка дровых приказов , издаваемых в течении календа рного года ) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства с правочно-поисковой работы ). В регистрац и онной форме указываются : дата и номер приказа , содержание , кем подписан приказ . С учетом различий в сроках хранения прика зов по личному составу рекомендуется индексир овать (нумеровать ) их по следующему правилу : к порядковому номеру приказу добавляется б ук в енное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности ). Целесообразно ввести разные бу квенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов , например : № 28/к – п риказ о движении кадров ,(прием , перевод , ув ольнение , из м енение кадровой информац ии ), № 12/км – о командировании , № 45/о – об отпуске , № 32/п – о поощрении. Информация , содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и по ощрениях ) фиксируется в трудовых книжках. 2.2. Личная карточка. На всех с о трудников , принятых на работу заводится личная карточка (форма Т -2), являющаяся осно вным учетным документом . Личная карточка испо льзуется для анализа состава и учета движ ения кадров. Личная карточка заполняется в одном экземпляре . Все последующие изменени я в учетных данных , предусмотренных формой , должны своевременно отражаться в личной карточке. Карточка ставится в алфавитную картотек у работающих . При автоматизированной системе данные о сотруднике могут вводиться в ПЭВ М , и затем на их основе при необходи мости может распечатываться форма Т -2, позволяют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации. Личные карточки формируются отдельно на работающих и уволенных сотрудников . Личные карточки работающих хранятся у лица , ответс т венного за кадровую документацию , до увольнения работника . Они систематизируются по структурным подразделениям , а внутри – по алфавиту фамилий. Личные карточки уволенных выделяются из общего массива и хранятся у ответственно го за кадровую документацию в т ечение года . Внутри дела они располагаются строг о по алфавиту фамилий , и после окончания текущего года должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение. 2.3. Личное дело. Особого вним ания требует ведение личных дел. Личное дело – совокупность д оку ментов , содержащих необходимые сведения о раб отнике и его трудовом стаже. Первоначально в личное дело помещаются документы , оформленные при приеме на рабо ту . В процессе трудовой деятельности работник а его личное дело может дополнятся другим и документам и , свидетельствующими об изме нении его образования , семейного положения и др. Каждое личное дело формируется в отд ельной папке . Оформление обложки включает : № дела , фамилию , имя , отчество работника , дату поступления на работу. За правильное оформление ли чных дел несут ответственность работники , ведущие кадровую документацию. Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно рекомендовать докуме нты включать в дело в следующей последова тельности : - внутренняя опись документов дела ; - дополнение к анкет е ; - заявление о приеме на работу ; - анкета с фотокарточкой ; - трудовой договор ; - приказ о приеме на работу (копия ); - документы об образовани и (копия ); - характеристики или реко мендательные письма. В процессе трудовой деятельности работника в его дело могут добавляться документы , подтвер ждающие изменение анкетно-биографических данных (к опии дипломов , свидетельств , документов органов ЗАГС , аттестатные листы , копии актов ревизий и т.п .). Т.к . изменения в служебном положении фиксируются в дополнении к анкете , где делается ссылка на соответствующий номер и дату приказа , копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаютс я. Не подлежат приобщению справки учебных заведений о предоставлении учебного отпуска , справки с места жительства , о состо янии здоровья. На документы личного дела составляется внутренняя опись. Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно . Опись составляется и подписывается работником , ведущим кадровую доку ментацию , с указанием даты формирования лично го дела . Нач альной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу , а конечной – дата увольнения. Личное дело ведется в одном экземпля ре. Работник , ответственный за ведение кадро вой документации , обязан своевременно : - вносить записи в личное дело об и зменениях в служебном положении работника , биографических данных , семейном по ложении , месте жительства и т.п .; - приобщать к делу по лученные документы. Основанием д ля внесения изменений и дополнений в личн ое дело является : - о служебном положении – прик аз руководителя организации о переводе ; - об образовании – д окументы учебных заведений (диплом , аттестат , у достоверение , свидетельство ); - об изменении фамилии , имени , отчества – приказ по личному со ставу изданный на основании документов органо в ЗАГС. Внесе ние в документы личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускает ся. Изъятие документов из личного дела м ожет быть проведено лишь с разрешения рук оводства организации . Вместо изъятого документа вкладывается справка , подписанная работнико м , ответственным за ведение кадровой документ ации , с указанием , с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят , кому п ередан. При увольнении работника в личное де ло помещается заявление об увольнении и к опия приказа об увольнении. Личные дела учиты ваются в журнал е учета личных дел , который является основ ным учетным документом . Количество номеров в журнал должно соответствовать количеству име ющихся личных дел . При увольнении работника номер его дела используется для личного дела вновь принятого сотр у дника. На лицевой стороне обложки личного д ела и в личной карточке Т -2 проставляется номер , за которым дело учтено в журна ле. Раз в год проводится проверка наличи я и состояния личных дел , о чем состав ляется соответствующий акт. Личное дело может быть вы дано во временное пользование по запросу госуда рственных органов сроком до 15 суток с разр ешения руководства организации. Выдача личного дела во временное пол ьзование осуществляется по контрольной карточке , которая ставится на место выданного дела . В конт рольной карточке указывается , когда , куда и кому выдано дело и стави тся подпись лица , получившего дело. При возвращении дела в контрольной к арточке указывается дата его возвращения и она вкладывается в дело. Для хранения личных дел отводятся сп ециальные шкафы . Дела располагаются по п орядку номеров слева направо сверху вниз . Хранятся личные дела только работающих сотруд ников. Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или междуведомственный архив по личному соста ву , о чем делается отм етка в журнале учета личных дел. При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело . Однако рациональнее индив идуальные личные дела объединять в одно д ело , не превышающее 250 листов . В этом с лучае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения . Внутри дела они р аспологаются в строго алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бу маги с указанием на нем фамилии , имени и отчества лица , на которое заведено ли чное д е ло . К объединенному делу составляется внутренняя опись включенных в него личных дел с перечислением по алф авиту фамилий , имен и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле , где имеют ся сведения на это лицо. 2.4. Прием на работу. Приём на работу в фирму обычно сопровождается со зданием следующих документов : заявления ; анкеты ; трудового договора (контракта ); приказа о пр иеме на работу ; личной карточки (форма Т -2). Заявление чаще всего пишется от руки , но фирма может иметь заранее разработанн ую и тир ажированную трафаретную форму , которую поступающий на работу заполнит . В заявлении указывается должность , структурное подразделение , куда просит принять на работу заявитель , и условия приема (например , на определенный срок или на время выполнени я конкретн о й работы и т.п .). Окл ад и дата приема на работу будут указ аны в визах или резолюции руководителя . За явление подписывается и датируется. Одновременно с заявлением поступающий п редъявляет паспорт как документ , удостоверяющий личность гражданина , военный бил ет (для военнообязанных ) и представляет трудовую кни жку (если лицо поступает на работу впервые – справку о последнем занятии ). Трудовая книжка представляется как основной документ , характеризующий трудовую деятельность поступающ его на работу . Лица в возра с те от 14 до 16 лет обязаны при поступлении н а работу предъявить свидетельство о рождении. При приеме на работу , требующую спец иальных знаний , поступающий предъявляет диплом или иные документы о полученном образовани и или профессиональной подготовке. На п рактике поступающие на работ у обычно заполняют анкету (или листок по учету кадров ). Анкета является наиболее у добным обобщающим документом , дающим необходимые сведения о работнике . Она заполняется от руки в одном экземпляре и должна быт ь без помарок и исп р авлений . П оэтому передавая анкету для оформления , следу ет разъяснить порядок её заполнения. Поступающий на работу подписывает запол ненную анкету и ставит дату . Данные анкеты подтверждаются предъявлением соответствующих до кументов : паспорта , военного билет а , докуме нтов об образовании , трудовой книжки. По желанию поступающий может предъявить характеристику или рекомендательные письма с предыдущего места работы. На заявлении о приеме на работу проставляются визы лиц , участвующих в рассмот рении вопроса о при еме работника на данную должность. При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой до говор , издается приказ о приеме на работу. Трудовой договор Трудовой договор имеет типовую форму в которую вносятся индивидуальные услови я работы сотрудника , должность , должностны е обязанности. Трудовой договор есть соглашение между трудящимся и предприятием , учреждением , орган изацией , по которому трудящийся обязуется вып олнять работу по определенной специальности , квалификации или должнос ти с подчинением внутреннему трудовому распорядку , а предприя тие , учреждение , организация обязуется выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда , предусмотренные законодательством о труде , коллективным договором и соглаше нием стор о н. Различаются основные и дополнительные у словия трудового договора. К основным условиям трудового договора относятся соглашения : о работе по одной или нескольким специальностям (должностям ), со ответствующей квалификации ; месте работ (предприят ие , его ст руктурное подразделение , их местонахождение ); сроке действия и виде трудов ого договора (контракта ); об условиях оплаты труда. К дополнительным относятся условия труд ового договора (контракта ), которые могут касат ься любых иных вопросов труда , а также соци ально-бытового обслуживания работника . В обязанности работника могут быть включены , например , соблюдение коммерческой тайны , дост ижение определенных результатов труда. В соответствии со ст . 17 КЗОТ трудовые договоры заключаются : - на неопределенный срок , т.е . на постоянную работу ; - на определенный срок не более пяти лет ; - на время выполнения определенной работы. Срочный труд овой договор заключается в случае , когда т рудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характер а пре дстоящей работы или условий её выполнения , или интересов работника , а также в случаях , непосредственно предусмотренных з аконом. Срочные трудовые договоры заключаются п режде всего в тех случаях , когда работа не имеет постоянного характера . Например , дл я за мещения работников , находящихся в отпуске по уходу за ребенком , в декретном отпуске и т.д . День выхода такого рабо тника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающ им работником . Разновидностью срочных трудовых договоров являются договоры о време нной и сезонной работе. 2.5. Перемещени е. Перемещение , перевод (назначение на другую должность ) фикси руется в следующих документах : заявлении , докл адной записке , приказе о переводе . Заявление должно иметь визы руководителей подр аз делений , откуда переходит работник и куда переходит . Внутри структурного подразделения пере вод может оформляться докладной запиской с обоснованием перевода . Оформление перевода вклю чает операции : - составление на основании заявлени я или служебной записки проекта приказа ; - подписание приказа и его регистрация ; - ознакомление с приказом работника , о чем делается пометка на первом экземпляре приказа (ознакомительная виза ); - на основании приказа о переводе делаются соответствующие записи в форме Т -2 и допол нении к анкет е в личном деле ; - изменения (т.е . данные о переводе ) на основании приказа вносятся в трудовую книжку. Таким образо м , перевод требует внесения соответствующих и зменений в целый ряд документов , то есть фиксируется несколько раз. 2.6. Увольнен ие. Увольнение р аботника отражается в документах : заявлении и ли служебной записке или приказе об уволь нении. На основании личного заявления или с лужебной записки составляется проект приказа. Приказ подписывается и регистрируется. Увольняемый работник знакомится с приказом и ставит свою визу. Одна копия приказа помещается в личн ое дело , другая передается в бухгалтерию. На основании приказа делается соответст вующая запись в личной карточке (форма Т -2), после чего карточка переставляется в ка ртотеку уво ленных лиц , где она помещае тся по алфавиту фамилий. Личное дело после помещения в него приказа об увольнении закрывается и обра батывается для передачи в архив на долгов ременное хранение. В трудовой книжке , выдаваемой увольняюще муся , в строгом соответстви и с приказо м делается запись о прекращении трудовой деятельности с указанием даты и причины у вольнения и книжка выдается на руки уволь няющемуся. Увольняющийся расписывается в журнале р егистрации трудовых книжек о её получении . В журнале фиксируется дата в ыдачи трудовой книжки и основание её выдачи. 2.7. Трудовая книжка. Трудовая кни жка является основным документов о трудовой деятельности работника. Трудовые книжки ведутся на всех рабо тников , проработавших свыше 5 дней , в том чи сле на сезонных и временн ых работнико в , а также на нештатных работников при условии , если они подлежат государственному и социальному страхованию. Лица , поступившие на работу , обязаны предъявлять администрации предприятия трудовую к нижку , оформленную в установленном порядке . Пр ие м на работу по совместительству , по трудовому соглашению , по договору подряда трудовая книжка не предъявляется. Лица , поступившие на работу впервые обязаны представить администрации справку о п оследнем занятии , выданную по месту их жит ельства , а уволенные из рядов вооруженны х сил – военный билет. Заполнение трудовой книжки впервые прои зводится администрацией предприятия в присутстви и работника не позднее недельного срока с о дня приема на работу. Трудовая книжка должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответ ствии с правилами , изложенными в “Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях , в учреждениях и организациях”. В соответствии с “Инструкцией” в тру довую книжку вносятся : - сведения о работнике : фамилия , имя , отчество , дата р ождения , образование , профессия , специальность ; - сведения о работе : п рием на работу , перевод на другую постоянн ую работу , увольнение ; - сведения о награждениях и поощрениях ; - сведения об открытиях , на которые выданы дипломы , об использованны х изобретения х и рационализаторских предл ожениях и о выплаченных в связи с эти м вознаграждениях. Взыскания в трудовую книжку не записываются. Все записи о приеме на работу , пе реводе на другую постоянную работу , увольнени и , о награждениях и поощрениях вносятся ад минис трацией в трудовую книжку после издания соответствующего приказа , но не поздн ее недельного сроке , при увольнении – в день увольнения . Записи в трудовой книжке должны строго соответствовать тексту приказа по личному составу. Записи производятся аккуратно , перьево й или шариковой ручкой , чернилами или паст ой черного , синего или фиолетового цвета. При оформлении трудовой книжки сначала заполняется её титульный лист , содержащий сведения о работнике. Фамилия , имя , отчество полностью , без сокращения или замены имени и отчества инициалами и дата рождения указываются н а основании паспорта или свидетельства о рождении. Образование – среднее , среднее специаль ное и высшее указывается на основании док ументов /аттестата , удостоверения , диплома ). Запись о незаконченном среднем или незаконченном высшем образовании также произ водится на основании соответствующих документов (студенческого билета , зачетной книжки , справк и учебного заведения ). Профессия или специальность указывается в трудовой книжке на основании записи в д окументе о полученной специальности , профессии. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист ) трудовой книжки подписывает лицо , ответственное за выдачу тр удовых книжек , затем ставится печать предприятия (или печать кадровой с лужбы ). В тех случаях , когда в трудовой к нижке заполнены все страницы соответствующих разделов , трудовая книжка дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку , заполняется и ведется администрацией предп риятия в том же порядке , что и трудова я книжка. Вкладыш без трудовой книжки не дейст вителен. О выданном вкладыше на титульном лис те трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью “выдан вкладыш” и указывается серия и номе р вкладыша . Здесь же п ри каждой последующей выдаче вкладыша ставитс я штамп и указывается серия и номер в кладыша. При необходимости дополнения трудовой к нижки вкладышем выдается вкладыш нового образ ца , независимо от того , какую трудовую кни жку (вкладыш ) о приеме на работу , пере водах на другую постоянную работу и уволь нении , администрация предприятия обязана наклеить вкладыш книжки (вкладыша ) под расписку в учетной карточке Т -2, в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша ). В случае необходимости администрация предприятия выдает работникам по их прос ьбе заверенные выписки сведений о работе из трудовых книжек. При увольнении работника все записи о работе , награждениях и поощрениях , внесенные в трудовую книжку за время его работ ы на предприятии , заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномо ченного им лица и печатью предприятия или печатью кадровой службы. Администрация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении . При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденног о прогула. Если работник отсутствует на работе в день увольнения , то администрация предприят ия в этот же день напр авляет ему почтовое уведомление с указанием о необх одимости получения трудовой книжки. Пересылка трудовой книжки почтой с д оставкой по указанному адресу допускается тол ько с согласия самого работника. В случае смерти работника трудовая к нижка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию. Приложение № 1 Образцы п риказов по личному составу Фирма “Рассвет” ПРИКАЗ 15.06.2001 № 8/к О премировании Корастелева И. Г. За длительну ю и добросовестную работу и в связи с пятидесятилетием со дня рождения преми ровать главного бухгалтера фирмы Корастелева И.Г . в размере __________________ руб. Директор фирмы Личная подпись А.Б . Иванов. С приказом ознакомлен Личная подпись Дата В дело 00-00 Подпись исполнителя Дата АО “Донстрой” ПРИКАЗ 01.06.2001 № 10/к О приеме н а работу ПРИНЯТЬ : 1. Иванова Ивана Ивановича на должность ______________________________________ (название должности , наименование структурного подразделения ) с 03.0 6.2001 с окладом ______ согласно штатному расписанию (заключенному трудовому договору ). Основание : личное заявление с визами начальника отдела кадров , начальника отдела (у правления ) и директора департамента ; трудовой договор от 03.06.2001 С приказом озн акомлен Личная подп ись Дата Генеральный директор Подпись А.М . Семенов. Список используемой лит ературы. 2. Кузнецова Т.В . “Секретарское дело” , Мос ква , 1998. 3. Бондарева Т.Н . “Секретарск ое дело” , Москва : “Высшая школа” , 1989. 4. Андреева В.И . “Д ел опроизводство в кадровой службе” , Москва : “Выс шая школа” , 1997.

© Рефератбанк, 2002 - 2017