Вход

Работа с конфиденциальными документами

Реферат по делопроизводству и документообороту
Дата добавления: 05 марта 2008
Язык реферата: Русский
Word, rtf, 122 кб
Реферат можно скачать бесплатно
Скачать
Данная работа не подходит - план Б:
Создаете заказ
Выбираете исполнителя
Готовый результат
Исполнители предлагают свои условия
Автор работает
Заказать
Не подходит данная работа?
Вы можете заказать написание любой учебной работы на любую тему.
Заказать новую работу

Содержание Вве дение 3 Раб ота с документами, содержащими конфиденциальные сведения 5 Уни чтожение документов 12 Зак лючение. 13 Спи сок литературы. 14 Введение Конфиденциа льный (от латинского confidentiale – доверие) документ – доверительный, секретны й. В статье 2 Федерального закона от 20 февраля 1995 года № 24 – ФЗ «Об информации , информатизации и защите информации» конфиденциальная информация опр еделена как документированная информация, доступ к которой ограничива ется в соответствии с законодательством Российской Федерации. Указом П резидента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении пере чня сведений конфиденциального характера» определены следующие групп ы сведений: 1. «О фактах, событиях и об стоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федер альными законами случаях;» 2. «Информация, связанная с профессиональной деятельностью, доступ которой ограничен Конституци ей Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальн ая, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.)» 3. «Составляющие тайну сл едствия и судопроизводства»; 4. «Информация, связанная с коммерческой деятельностью, доступ к которой ограничен в соответстви и с Гражданским Кодексом Российской Федерации и федеральными законами ( коммерческая тайна)»; 5. «Информация о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них». 6. «Информация, содержаща яся в подготавливаемых в федеральных органах исполнительной власти пр оектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постано влений и распоряжений Правительства Российской Федерации, других служ ебных документов, также является конфиденциальной и не подлежит разгла шению (распространению)». В действующи х нормативных актах не отражены степени доступа (секретности) конфиденц иальных документов (в документах, относящихся к государственной тайне, с тепени секретности определены). Поэтому степень доступа конфиденциаль ных документов используют исходя из сложившейся практики организаций и предприятий независимо от формы собственности и организационно – пр авовой формы. Тема организации работы с конфиденциальными докум ентами актуальна на данный период времени, т.к. в достаточно бурном разви тии экономики России и в условиях ужесточения конкурентной борьбы на ры нке, всё чаще организации подвергаются различным видам коммерческих шп ионажей, в том числе и промышленному. Как правило, в большинстве случаев, о рганизации и предприятия используют бумажные носители информации (в то м числе и конфиденциальной) из-за их более удобного, практичного и долгов ечного хранения. Однако бумажные носители не имеют никаких специальных степеней безопасности, как электронные и другие виды носителей, поэтому вся ответственность за сохранность бумажных документов ложится на пра вильную организацию конфиденциального документооборота в частности. Работа с до кументами, содержащими конфиденциальные сведения Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведен иям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструк таж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприя тия. Памятка составляется службой безопасности с учётом специфики конк ретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждае тся директором предприятия. Ведение делопроизводства, обеспечивающего учёт и сохранность документ ов, содержащих коммерческую тайну, предусматривает выполнение ряда рек омендаций. Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо (лица), ответственное за учёт, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работ а с документами коммерческой тайны является основной служебной обязан ностью, или секретарь – референт предприятия. Эти лица несут персональн ую ответственность за утерю или утечку информации из них. Все документы, содержащие коммерческую тайну или конфиденциальную инф ормацию, подлежат учёту и специальному обозначению. На документе проста вляют гриф ограничения доступа с указанием номера экземпляра, обладате ля этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место н ахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчеств о гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жит ельства), например: Коммерческая тайна Экз. № 1 ЗАО «Парус» Ул. Марса, 38 Москва, 123456 Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащ уюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно. При передаче документов, содержащих коммерческую тайну, в органы госуда рственной власти и органы местного самоуправления гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» проставляется в обязательном порядке. В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность свед ений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. Например, е сли коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость её сохранения должна быть отраже на в договоре. В случае отсутствия грифа «Коммерческая тайна» и указаний на конфиденц иальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утв ердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободн ой (без ограничения доступа) работы с документом. На документе с грифом «Коммерческая тайна» указывается количество экз емпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «п одпись» и «отметка об исполнителе»), например: Составлен в двух экз.: экз. № 1 – в адрес; экз. № 2 – в дело № 1 – 7 . Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземп ляре, который подшивается в дело. На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии те х должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом (можн о указать и в резолюции), например: Разрешаю: 1. В.В. Иванову 2. П.С. Путину Подпись руко водителя Дата Печатание документов с грифом «Коммерческая тайна» производится центр ализованно, в специально отведённом помещении, исключающем доступ пост оронних лиц. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должн остному лицу, ответственному за их учёт. Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим должностным лиц ом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черн овик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата». Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистр ироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации д окументов с грифом «Коммерческая тайна». При значительном объёме докум ентов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и вну тренних документов предприятия, содержащих гриф «Коммерческая тайна». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваютс я и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общ ее количество листов (цифрами и прописью). Все поступающие (входящие) документы с грифом «Коммерческая тайна» прин имаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или се кретарём – референтом, если ему предоставлено такое право. При поступле нии обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество л истов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае от сутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «Коммер ческая тайна» составляется акт в двух экземплярах, один из которых напра вляется отправителю. Документы, имеющие гриф «Коммерческая тайна», формируются в отдельное д ело (или дела). На обложке в правом верхнем углу ставится гриф «Коммерческ ая тайна». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотруднико в, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются прост ым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутрення я опись документов, содержащихся в нём, в конце дела подшивается заверит ельный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должност ным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «Коммерчес кая тайна». Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сейфу. Движение (выдача и возврат) документов с грифом «Коммерческая тайна» дол жно своевременно отражаться в «Журнале учёта выдачи документов с грифо м «Коммерческая тайна». При выдаче документа секретарём – референтом работник, получивший док умент с грифом «Коммерческая тайна», должен сверить номер полученного д окумента с номером журнале, проверить количество листов и поставить в жу рнале свою подпись. Выданные документы с грифом «Коммерческая тайна» подлежат возврату се кретарю – референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «Коммерческая тайна» могут находиться у и сполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ним, пр и условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.). При возврате документа с грифом «Коммерческая тайна», секретарь – рефе рент сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов до кумента и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» св ою подпись и дату возврата документа. Передача документов и дел между работниками предприятия, производится только через секретаря – референта с обязательной записью в журнале. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «Коммер ческая тайна» из одного дела в другое без разрешения руководства и отмет ок в «Журнале регистраций документов с грифом «Коммерческая тайна». Документы с грифом «Коммерческая тайна» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут р азрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласовани я, подписания и т.п. с принятием необходимых мер предосторожности. На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения докумен тов с грифом «Коммерческая тайна». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии к онфиденциальных документов берутся на учёт в специальном журнале или в «Журнале регистраций документов с грифом «Коммерческая тайна». Количе ство экземпляров документов с грифом «Коммерческая тайна» должно быть ограничено, причём каждый экземпляр готовится для заранее определённо го адресата или исполнителя. Размножение документов следует производи ть в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все брак ованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтож ению. При работе с конфиденциальными документами необходимо ввести ряд след ующих ограничений для работников предприятия: - запрещается делать выписки из документов, имеющих гриф ограничения дос тупа, без письменного разрешения руководителя; - запрещается знакомиться с документами, делами, информацией, содержащей ся в памяти компьютера, других работников предприятия; - запрещается использовать информацию из документов, имеющих гриф огран иченного доступа, в открытых докладах, сообщениях, переписке, рекламных изданиях; - запрещается предоставлять свой компьютер для работы другим сотрудник ам предприятия и работать на их ПК; - запрещается бесконтрольно оставлять конфиденциальные документы на р абочем столе и работающий компьютер с конфиденциальной информацией. Все дела с грифом «Коммерческая тайна» и журналы их учёта вносятся в ном енклатуру дел предприятия. В том случае, если заголовки дел несут элемен ты коммерческой тайны, могут применяться условные (кодовые) заголовки де л или составляться отдельная номенклатура только на эти дела. По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняе т следующие работы: - проверяет наличие всех документов с грифом «Коммерческая тайна»; - отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для архивного хранен ия; - отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для уничтожения. Проверка наличия документов с грифом «Коммерческая та йна» по решению руководства предприятия может производиться с другой п ериодичностью, например, по окончании полугодия. В случае установления факта утраты документов с грифом «Коммерческая т айна» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, слу жба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Руководите лем предприятия в связи с фактом утраты назначается комиссия для служеб ного расследования. На утерянные документы после того, как розыск их не прин ёс положительных результатов, составляется акт. В «Журнал регистрации д окументов с грифом «Коммерческая тайна» вносятся соответствующие отме тки об утрате. При увольнении сотрудника, ответственного за документ ы с грифом «Коммерческая тайна», производится проверка числящихся за ни м документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приёма – переда чи этих документов утверждается руководителем предприятия или его зам естителем. При прекращении трудовых отношений с предприятием, на к отором сотрудник был допущен к коммерческой тайне, обязательства о нера зглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым договором. При передаче дел в архив на документы с грифом «Коммерче ская тайна» составляется отдельная опись. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробка х, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ. На документы с грифом «Коммерческая тайна», отобранные для уничтожения, составляется акт, утверждаемый руководителем предпри ятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специаль ной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления и меющейся в них информации. Руководитель предприятия по согласованию со службой б езопасности может устанавливать дополнительные меры защиты документо в по собственному усмотрению, например, ограничение круга должностных л иц, имеющих доступ к конфиденциальным сведениям, использование техниче ских средств для обеспечения сохранности документов. Уничтожение документов Документ, сод ержащий сведения конфиденциального характера, попавший в руки конкуре нтов, может нанести огромный ущерб предприятию. Определённые виды инфор мации, например, финансовая, ноу-хау, данные о персонале или договорах нуж даются в особой защите. Причиной утечки информации могут стать копии и ч ерновики документов, выброшенные в корзину для бумаг, небрежно разброса нные на рабочих столах, и даже неправильно утилизированные документы, пр едназначенные для уничтожения. Поэтому так важно уничтожать документа цию без возможности её восстановления. Для этой цели используют специальные устройства – уничтожители или шр едеры (от англ. яз. – резать, рвать, уничтожать). Основными характеристиками шредеров являются: - способ резки; - степень секретности; - производительность; - ширина приёмной части; - уровень шума. По способам резки уничтожители документов подразделяются на два типа: с параллельной резкой – резка на полосы различной ширины; с перекрёстной (продольно – поперечной) резкой на более мелкие фрагменты. Шредер выбир ается в зависимости от уровня секретности используемых на предприятии документов. Чем выше степень измельчения уничтоженного документа, тем с ложнее его восстановить. Уничтожители подразделяются на следующие группы: - персональные (для небольших офисов, для отдельных рабочих мест); - офисные (для отделов, малых и больших офисов); - архивные (для уничтожения больших объёмов документов). Заключение. В заключение след ует сказать, что для обеспечения сохранности и неразглашения конфиденц иальных сведений предприятия необходимо выполнение самых простых треб ований безопасности, профессиональное обучение персонала требованиям работы с конфиденциальными документами, материальное стимулирование р уководством организации сотрудников, имеющих доступ к документам с гри фом «Коммерческая тайна», правильная организация секретного делопроиз водства и документооборота на предприятии. Строгое привлечение к ответ ственности сотрудников предприятия за нарушение норм и инструкций по с екретному делопроизводству. Сведения к минимуму несанкционированного доступа к конфиденциальной документации можно достичь путём увеличени я различных административных, технологических и других барьеров. Это де лается для того, чтобы организация хищения (разглашения) конфиденциальн ых сведений предприятия влекло за собой значительные финансовые, матер иальные и иные траты, которые неоправдывали бы риск и затраченные на это усилия. На мой взгляд, данное условие сильно бы сократило несанкциониров анные утечки конфиденциальных сведений организации, что, конечно, и доро гостояще, но в наше время бы сильно помогло предприятиям конкурировать, в конце концов, на рынке. Список л итературы. 1. Федеральный закон РФ «Об инф ормации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24 – ФЗ (в ред. от 10.01.2003). 2. Гражданский кодекс РФ. Федер альный закон от 30.11.1994 № 51 – ФЗ (в ред. от 10.01.2003). 3. Типовая инструкция по делоп роизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утверждённая приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68. 4. Справочная правовая систем а «Консультант Плюс». 5. Стенюков М.В. Документы. Д елопроизводство. – М.; «Приор – издат», (издание 9-е переработанное и допо лненное), 2005. – 160 с.

© Рефератбанк, 2002 - 2017