ВВЕДЕНИЕ Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых стра нах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являютс я источником, результатом и инструментом этой деятельности. В современном учреждении основными технологическими инструмент ами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охват ывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать с еть для перемещения документов. Полное упразднение бумажного документооборота сейчас невозмож но: консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться, боязнь прозрачности собственной деятельности для рук оводства, которая возникает после внедрения системы электронного доку ментооборота; фактор директора «советского типа» - нежелание непосредс твенно работать с компьютером, просматривать и редактировать документ ы. С другой стороны, отсутствие закона об электронном документе предпола гает обязательное наличие бумажного подлинника любого значимого докум ента даже при существовании электронного варианта. Сегодняшние станда рты делопроизводства не учитывают особенностей работы с электронными документами. Когда говорят об автоматизации делопроизводства или доку ментооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии , связанные с обработкой документов – от использования текстовых проце ссоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. В результате в эту категорию попадает очень широкий спектр программных п родуктов: Системы управления документами , точнее – с файл ами документов на машинных носителях. Существует огромное количество п рограммных продуктов, позволяющих готовить текстовые, табличные, графи ческие, мультимедийные и другие типы документов. Принципы автоматизации делоп роизводства Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два кла сса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их ос новные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извле чение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму к лассу относятся системы управления электронным документооборотом. На них возложены функции управления документами на пути прохождения от од ного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюц ий. В настоящее время основная концепция автоматизации документооб орота базируется на принципах управления бизнес-процессами, в ходе выпо лнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это органи зация и управление процессами создания документов на основе последова тельной обработки различными пользователями других ранее существовав ших документов. Делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому систе ма должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выпол нение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным т ехнологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определен ной свободы в принятии решения на своем уровне. Важнейшими характеристиками специалисты обычно выделяют следующие: § программная платформа (систем а, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена со общениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»); § поддержка распределенной обр аботки информации; § возможности масштабирования ( набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; числ о уровней вложенности структур); § открытость архитектуры и возм ожность интеграции с другими приложениями; § типы документов, с которыми ра ботает система ( форматы документов; поддержка работы с составными докум ентами и несколькими версиями документа; связи документов (один докумен т может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении пр едыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (б умажных) документов); § коллективная работа группы ис полнителей над одним (или несколькими) документами; § возможность работы по "свобод ной" схеме (без жесткой фиксации маршрутов); § средства для определения марш рутных схем прохождения документов; § возможности контроля за прохо ждением документов; § способ оповещения должностны х лиц; § особенности настройки продук та для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка д олжна содержать все необ ходимые реквизиты); наличие локализованного (р усифицированного) интерфейса; § средства регламентации досту па и криптозащиты; § средства оповещения о нарушен иях в регламенте прохождения документов; § ориентация на традиционную ро ссийскую концепцию документооборота. Системы управления электр онными архивами характеризуются следующими функциями: Ввод. Система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистраци ю документов, поступающих из множественных источников: по сети, с дисков, модемов и сканеров. Хранение. Централизованное хранилище данных позволяет решить целый ряд пр облем: § возможность оперативного получения целостной и непротивореч ивой информации; § организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации; § высокая надежность и управляе мость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информа ции; § экономию средств за счет соср едоточения обслуживающего персонала в одном месте; § возможность централизованно го развития вычислительных средств. Принципы технологии электронного документооборота. Организация работы с документами – ключевая технология управле ния в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. Естественно, эффективное управлени е требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масшт абы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль и грает собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования – оформления документов, но и единый п орядок документооборота. Отсутствие действенной тех нологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому , что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказат ь, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители. Общегосударственные нормы регламентируют только форму готовых – официальных документов, н о не технологию их подготовки: работу с проектами и неофициальными рабоч ими документами. Поэтому на этапе подготовки документов могут быть прим енены произвольные информационные технологии – от текстовых процессо ров до систем коллективной работы. Когда же мы говорим о нормативном док ументообороте, то следует учесть ряд наиболее характерных особенносте й. Это очень четко очерченная и весьма специфическая предметная область. К объектам системы управления документооборотом относя тся структуры данных, над которыми производятся операции. К ним относятс я картотеки, регистрационно-контрольные карточки, файлы документов, соо бщения и папки. Каждый документ должен быть зарегистрирован в системе. В процессе регистрации в регистрационную карточку заносятся реквизиты д окумента, характеризующие собственно документ и состояние его обработ ки. Предусматривается возможность иерархических двунаправленных гипе ртекстовых связей между документами. Картотеки – это виртуальное подмножество документов. К артотека является полным аналогом картотеки/журнала подразделения орг анизации. Собственно документ может существовать вне автоматизированн ой системы, например на бумаге. При наличии одного или нескольких машинн ых файлов, содержащих электронную версию документа, система хранит ссыл ку на соответствующие файлы документа и программы их чтения/редактиров ания. Таким образом, пользователь системы имеет возможность работать с э лектронными документами. При пересылке документа от пользователя к пользователю формируется сообщение, содержащее реквизиты адресата, корреспондента, дату и собственно текст сопроводительного сообщения/резолюции. Для кон троля исполнения документов используются контрольные карточки, которы е могут создаваться для всего контролируемого документа или для его раз делов. Папки документов предназначены для группирования регис трационных карточек документов по какому-либо признаку, например техно логическому, тематическому и т. д. Информационная модель предусматривает также возможнос ть взаимосвязанного функционирования нескольких систем автоматизаци и документооборота. В этом случае обмен документами между системами осу ществляется посредством любой системы электронной почты. Системы управления документооборотом на основе web -технологий Наступила эпоха Internet. Стали необходимы системы , кот орые , во-первых , обеспечат сов местное использование документов сотрудниками пр едприятий и взаимодействие между отделениями , во-вторых , предоставят возможность публикации док ументов на Web-узле и , в-третьих , поддержат эл ектронную торговлю с бизнес-партнера м и и заказчиками . Компании , имеющие собственные интрасети на базе протокола IP, имеют возмо жность использовать их для дальнейшего развит ия систем управления и обработки электронных документов . Например , можно превратить все бумажные документы в электронные и сосредоточить их в базе данных главного офиса , обеспечив к ним доступ по интрас ети всем сотрудникам фирмы , а по Internet - ее клиентам . Это позволит снизить затраты на распространение бумажной документации за счет публикации необходимой информации в Int e rnet и интрасети и повысить эффективность работы с документами служащих компании. Последние десять лет развития сетевых средств пок азали, что современные предприятия не могут обойтись без систем на базе web технологий, так как и менно они позволяют окончательно перейти к безбумажной технологии, обе спечив удаленный доступ к документам. Системы управления документами, и спользуемые в настоящее время в корпоративных сетях, выполняют загрузк у и обработку всего потока документов, циркулирующих в пределах предпри ятия, т. е. информации, пересылаемой между служащими и отделениями, а также обеспечивают обмен документами с потребителями, поставщиками, клиента ми и дистрибуторами Основные функции системы управления документами – классификация информации, размещение ее в библиотеках баз данных и пр едоставление пользователям интерактивного доступа к документам. Право на работу с документами определяется с помощью идентификатора пользов ателя и входного пароля, а возможность обработки информации обеспечива ется программными средствами, которые позволяют редактировать докумен ты, коллективно работать с ними, а также обмениваться ими по каналам элек тронной почты. До сих пор такие системы внедрялись достаточно медленно и не пользовались успехом у потребителей из-за того, что не могли предложи ть пользователям таких широких возможностей, которые заставили бы их из менить привычные методы ведения бизнеса. Новые системы управления доку ментами на базе Web имеют все шансы привлечь внимание предприятий, причем г лавная причина их популярности состоит в том, что в качестве клиентской части эти приложения клиент/сервер используют стандартный Web-броузер. С п омощью таких систем служащие, работающие дома, могут мгновенно получить любые изменения, внесенные руководством в документы компании, подключи вшись к корпоративному серверу посредством модема или сетевой карты и б роузера и найдя необходимый отчет в библиотеке базы данных. Заказчики по лучают возможность обратиться к Web-узлу предприятия и, щелкнув мышью по пи ктограмме, соответствующей средствам обслуживания клиентов, автоматич ески подключиться к библиотеке базы данных, чтобы проверить, отправлены ли заказанные изделия. В прежних, традиционных системах управления доку ментами на пользовательском компьютере требовалось установить клиент скую часть этого приложения, что ограничивало возможности использован ия данного продукта. Кроме того, для каждого пользователя, принимающего участие в коллективной работе с документами, компания должна была приоб рести у поставщика лицензию, что приводило к значительным материальным затратам. Системы управления документами на базе Web не требуют расходов н а клиентское программное, позволяя экономить значительные средства. Наиболее привлекательная сторона си стем управления документами на базе Web – э кономия средств . В ко нечном счете Web-сис темы управления документами могут также выпол нять функции автоматизации деловых процедур , осуществляя не только разделение документов н а категории и взаимодействие с библиотеками баз данных , но и маршрутизацию документов . Еще одна функ ц ия будущих сист ем управления документами заключается в предо ставлении доступа к корпоративным информационным библиотекам как сотрудникам предприятий , так и компаниям-партнерам , которые смогут получит ь спецификации на продукцию , графики поставки изделий и д ругую информацию , не представляющую коммерческой тайны . Основные причины , которые могут замедлить развитие сре дств управления документами на базе Web, - это риск , связанный с недостаточной защитой инф ормации в системе Web, и сложность разработки развитых п риложений на основе моде ли "слабый клиент /мощный сервер ". Поскольку документы становятся все более разнообразными и ориентированными на Internet, пользователям потребую тся средства, которые способны манипулировать как текстами, так и изобра жениями, видеоинформацией и звуком. Internet выполняет две функции - во-первых, служит проводящей ср едой для обмена информацией между организациями, работающими в области стандартизации, и, во-вторых, выступает в роли среды для быстрой разработ ки приложений. Интрасеть доступна лишь структурным подразделениям орг анизации, внешние пользователи имеют доступ только на Web-узел. Наиболее сложной является проблема защиты информации. Е сли речь идет об одностороннем доступе к информации, обеспечить надежну ю защиту легко: достаточно предоставить внешним пользователям, обращаю щимся к библиотекам документов через Web, право только искать и читать данн ые. Такой вид доступа означает, что компания позволяет посторонним лицам получить определенную внутреннюю информацию без регистрации в корпор ативной сети и без получения каких-либо прав на управление данными. Это з начительно снижает опасность внесения несанкционированных изменений в ответственную информацию. В этом случае пользователь с помощью Web-броуз ера может только ознакомиться с данными, размещенными на Web-сервере, котор ый установлен между ним и внутренней сетью корпорации. Когда система управления документами применяется для двустороннего доступа к информации , а именно этот способ совместного использования документов особенно привл е кает предприятия , проблема защиты осложняется . Теперь для обеспечения безопасности корпоративно й базы данных требуются специальные программы , регламентирующее права доступа . Кроме того , на клиентском компьютере должно быть устан овлено специальное приложе н ие , поддержи вающее связь с сервером предприятия и поз воляющее ему регистрировать документы , к кото рым обращается пользователь , и изменения , внос имые последним . В настоящее время большинство систем , предназначенных для управления докум ентами в системе Web, включают развитое серверное программное обеспечение и небольшу ю клиентскую часть , рассчитанную на так на зываемого "слабого " клиента , т . е . устройство , не имеющее мощного процессора и способное обеспечить только просмотр информации с помощью Web-броузера . Э ти системы не позволяют полностью контролировать доступ пользо вателей к информации. Хотя проблемы с защитой данных пока не решены, Web-приложе ния для работы с документами могут получить широкое распространение не через 5-10 лет, а гораздо раньше. Система управления документами на базе Web – универсальный инструмент для большинства предприятий, так как в ней исп ользуется единый интерфейс (Web-броузер), обеспечивающий связь между разли чными платформами. Конечно, данная технология нуждается в дополнительн ых средствах защиты, однако преимущества универсального доступа к инфо рмации перевешивают этот недостаток. В то же время быстрый технический п рогресс позволяет надеяться, что надежные средства защиты для систем уп равления документами на базе Web появятся довольно скоро. Традиционным ср едством защиты информации в интрасети служит брандмауэр, расположенны й между интрасетью и Internet. Для проверки прав пользователей применяются иде нтификационные карточки с кодированием, а также идентификаторы и парол и. Пересылать документы через брандмауэр на внешние Web-узлы разрешено огр аниченному кругу служащих корпорации. Все эти меры плюс средства защиты серверов и полный запрет на доступ к сети из внешних Web-узлов создают усло вия для безопасной и удобной работы персонала. Стратегически важные данные мож но хранить на мэйнфрейме, не подключенном к интрасети и Internet. Начинать внед рение следует с наиболее простого варианта системы – проверить ее в инт расети компании, и только после этого организовывать внешние связи чере з Web-сервер. Итого , в целях обеспечения безопасности от несанкционир ованного доступа через Internet, можно использовать также следующие меры : 1. Встраивание в центральный узе л программно-аппаратный комплекс, выполняющий функции брандмауэра. 2. Фильтрация пакетов и аутентификация пользователей 3. Обеспечение внутренней связи между узлами посредство м корпоративной интрасети, имеющей локальные IP-адреса, не зарегистриров анные в Internet и, следовательно, недоступные из внешнего мира. 4. Ограждение выхода во внешнюю сеть proxy-сервером, который преобразует внутренние IP-адреса в глобальные, ограничивает входящий и и сходящий трафик, выполняет регистрацию внешних Web-узлов, посещаемых поль зователями. 5. Применение разных проток олов на локальных серверах, содержащих особо важные базы данных, и на Web– серверах, что затрудняет несанкционированный доступ к базам данных. Это может несколько уменьшить преимущества web технологии. 6. Внедрение механизмов управл ения доступом в саму систему управления д окументообор отом (список управления доступом , уровни доступа , роли , группы пользователей , шифрование и т . д .). Использование эле ктронной почты. В случае, если документ необходимо сделать общедоступным, это происходит двумя основными путями, либо через систему электронной почт ы, путем рассылки, либо через Internet, путем публикации на Web-сервере. Второй спос об применим в случае, если лица, которым может понадобиться документ, зар анее неизвестны. Использование электронной почты же более подходит для направления документов к исполнителям. Системой, обеспечивающей ма ршрутизацию документов является система электронной почты, которая ос уществляет параллельное распространение документов. Маршрутизация от личается от распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый док умент возвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаем ый документ уходит к исполнителю без контроля факта возврата. С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечива ть последовательную маршрутизацию документов. Для каж дого пользователя создается почтовый ящик . Пе редачу сообщений между почтовыми ящиками внут ри локальной сети осуществляет программный мо дуль-марштуризатор . Но пользователи должны иметь возможность не только работать с электронн ой почтой в пределах и нтрасети , но и обмениваться сообщениями через Internet. Итак, электронная почта выпо лняет следующие функции: • обмен сообщениями между пользователями; • обмен документами между пользователями; • обмен данными между приложениями; • оповещение пользователей о наступлении определе нных событий. Система корпоративного электронн ого архива. Но внедрение мощных системы управления электронными докумен тами не всегда приводит к получению ожидаемого эффекта. Причина кроется в том, что огромное количество оперативной и справочной информации по-пр ежнему остается на бумажных носителях. Ручная обработка таких бумажных хранилищ становится узким звеном функционирования многих крупных корп ораций. Решением может стать использование технологии построения корп оративного электронного архива. В рамках отрасли или корпора ции речь идет даже не о традиционной автоматизации каталогов библиотек, а о построении интегрированной системы глобального масштаба, обеспечи вающей эффективный доступ и хранение огромных объемов документов в эле ктронном виде. Причем, технология должна включать как средства создания/ наполнения супербанка данных, так и средства обеспечения его должного ф ункционирования и развития. Однако, если потребность в такой технологии назрела уже много лет назад, то техническая возможность ее реализации по явилась относительно недавно, как следствие появления дешевых носител ей, повышение эффективности высокоскоростных вычислительных систем и сетей, новые информационные технологии индексирования сверхбольших ма ссивов данных, наметилось направление внедрения средств искусственног о интеллекта, позволяющих моделировать и анализировать большие массив ы информации. Общую идею можно обрисовать следующим образом. Орга низуется развертывание высокопроизводительной сети, включающей графи ческие рабочие станции и мощные серверы ввода и обработки информации. Дл я ввода документов с бумажных носителей низкого качества, используются промышленные сканеры потокового ввода. Система обеспечивает эффективн ое индексирование и полнотекстовый поиск информации большого объема. Д анные, необходимые для поиска документов, хранятся в высокопроизводите льной и отказоустойчивой системе памяти, а графические образы документ ов – в виде изображений на носителях, характеризуемых длительным време нем хранения и дешевизной. Специфическая черта корпоративного электро нного архива – обеспечение полнотекстового поиска. Построение и подде ржка системы атрибутивного поиска, характерного для систем управления документооборотом, оказывается неприемлемым вследствие временных и ст оимостных ограничений. Программным ядром корпоративного электронного арх ива по праву можно считать технологии индексирования и поиска. Первое на правление, именуемое также корпоративным электронным архивом, относит ся к классу традиционных информационно-поисковых систем, основанных на атрибутном поиске структурированных данных. Альтернативное направлен ие электронного архивирования базируется на принципе полнотекстового индексирования неструктурированных данных и включает контекстно-неза висимое индексирование, не зависящее от естественного языка, и контекст но-зависимое индексирование, позволяющее оптимизировать индексацию и поиск с учетом специфики морфологии и семантики естественного языка. Как уже отмечалось, все данные в системе могут находи ться в двух видах: поисковый образ и образ собственно документа. Из-за выс оких требований к скорости доступа к поисковому образу документа и его ц елостности, он должен храниться в высокоскоростных отказоустойчивых с истемах хранения, например RAID-массивах. Для хранения образа документов использование магни тных дисковых носителей не представляется возможным вследствие их выс окой стоимости. С учетом того, что большинство архивных документов, прак тически, не подлежат модификации и удалению, библиотеки на компакт-диска х могут быть предпочтительнее. Кроме того, компакт-диски удобнее в работ е: их автономное чтение можно осуществлять на любом компьютере, комплект уемом приводом CD-ROM. Microsoft Word Компания Microsoft создает пакет пр ограмм Windows 3.1, а затем и еще более проработанную и дополненную версию Windows 95, 98, 2000, Windows xp . С наибольшей пользой, на мой в згляд, достижения компьютерной техники сказались на делопроизводстве, решение задач которого значительно упростилось, а скорость работы заме тно повысилась. Процесс создания и оформле ния документов довольно не простой. Однако такая программа как текстовы й процессор Microsoft Word на много облегчает и упрощает его. Создание шаблона. Если сохранить шаблон в папке «Шаблоны» (Рис.8, 9), то он появится на вкладке Общие при выборе команды - Созд ать (меню Файл). (Рис 1) Если сохранить шаблон в одной из пап ок, вложенных в папку Шаблоны, например Записки или Отчеты, то при выборе к оманды - Создать он появится на вкладке с соответствующим названием. (Рис .2) Чтобы создать новый шаблон на основе существующего доку мента, выберите команду - Открыть в меню Файл, а затем откройте нужный доку мент. Чтобы создать новый шаблон на основе существующего шабл она, выберите команду - Создать в меню Файл. Выберите шаблон, похожий на вн овь создаваемый, установите переключатель Новый документ в положение Ш аблон, а затем нажмите кнопку - OK. Выберите команду - Сохранить меню Файл. (Ри с.3) Выберите значение Шаблон документа в поле Тип файла. Это значение автоматически появится при сохранении файла, для которого при создании был установлен тип шаблона. (Рис.4) По умолчанию в поле Папка открое тся папка Шаблоны. Чтобы увидеть список шаблонов на отдельной вкладке в диалоговом окне Создание документа, откройте одну из папок, вложенных в папку Шаблоны. Введите имя для нового шаблона в поле Имя файла и нажмите кнопку - С охранить. Внесите необходимые изменения в раз меры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие пара метры форматирования. (Рис.5а, б, в.) Добавьте текст, документа. (Рис.6) Нажмите кнопку - Сохранить, а затем выберите команду Закрыть в меню Файл. (Рис.7) Microsoft Excel Создание документа с помощ ью Microsoft Excel , дает возможно сть создавать структурно связанные документов, графического ана лиза в виде диаграмм и графи ков, содержит операции: - изменение параметров (ширины) стро к и столбцов; - работа со списками; - использование абсолют ных ссылок; - построение диаграмм; - редактирование диаграмм; - построение смешанных диаграмм и графиков; - создание комментари ев. Например, требуется созд ать документ о росте доходов фирмы за год. Перечислим действия, к ото рые требуется выполнить само стоятельно: 1. Создать новый файл. 2. Создать лист на Рост доходов. 3. Определить границы листа формата А4. 4. Во второй строке написать заго ловок "Рост доходов за год". 5. В четвертой строке сфор мировать "шапку" документа из четырех столбцов: разместить надписи стол бцов с переносом в несколько строк и отцентри ровать их по высоте и ширин е Создание набора докум ентов, содержащих элементы анализа дан ных, с применением структуризаци и и формированием сводных таблиц включает следующие операции: - структуризация таблиц ме тодом автоматическог о подведе ния итогов; - создание сводных таблиц; - консолидация в сводной таблице данных из нескольки х ин тервалов; - использование данных дру гой сводной таблицы; - создание диаграмм на ос нове структурированных и с вод ных таблиц; - создание пользовательских списков; - применение пользователь ского порядка сортировки ; - использование имен при составлении формул. Например, для оптового склада медикаментов требует ся разрабо тать систему, позволяющую регис трировать поступления товар ов на склад и заявки на приобретение медикаментов заказчиками. В результате анализа предмет ной области (деятельно сти склада) были выявлены следующие особен ности, которые должны быть уч тены при реализации системы. 1. Для учета товаров необходи мо ввести артикул, котор ый обес печит идентификацию товара. 2. Поскольку артикул това ра и наименование являются повторя ющимися значениями во многих докуме нтах заявки на медикамен ты, регистрация поступлений на склад, то д анные о товарах и ар тикулах целесообразно составить в виде отдельного документа. 3. Документы о поступлении товаров на склад и их отгрузк е со склада (заказы) имеют различные параметры, поэтому они должны быть оф ормлены в виде отдель ных документов. 4. При оформлении докумен тов на отгр узку со склада требу ется оперативная информация о наличии их на складе, учитываю щая количество поступившего то вара и отгруженного. Поэтому ц е лесообразно иметь еще один до кумент, содержащий информацию о наличии товаров на складе. 1. Создать новый фа йл в Ехсе l с именем Склад. 2. Переименовать рабочие листы: Лист 1 - Товары, Л ист 2 поступления, Лист 3 - Отгрузка, Лист 4 - С клад. Общие требования 1. Во всех документах зафиксиров ать наименования столбцов. 2. Выполнить обрамление на именований столбцов документов: сверху и снизу - двойной линией, справа и слева - одинарной. Требования к оформлению документов Документ Товары 1. Столбец Артикул заполнить. 2. Заполнить второй столбец Наименование видами лека рств. Документ Поступления Для столбца Дата. 1. Назначить формат Дата. 2. Использовать прогрессию для заполнения данных: Для столбца Артикул. 1. Заполнить ячейки столбца числовыми данными, котор ые бу дут входить в интервал значений соответствующего столбца на листе Товары. 2. Расположить листы Поступ ления и Товары на одном эк ране для удобства регистрации по ступлений. Для столбца Наименование. 1. Ячейки столбца должны заполняться автоматически п о значению артикула из документа Товары. Следовательно, документы Поступления и Товары явля ются связанными документами. Через меню Сервис - Мас тер выбрать режим Поиск и со с тавить формулу для поиска зна чения артикула на листе Товары. Форму лу по строить с помощью режима Мастер, а затем вручную внести изменения. Форму ла примерно имет следующий вид: =ЕСЛИ(В5="-; -";ИНДЕКСт (Товары!$А $4:$В$12; ПОИСКПОЗ(В5;Товары!$А$4:$А$12;); ПОИСКПОЗ(Наименование"; Товары!$А$4:$В$4;))) Скопировать формулу в ос тальные ячейки можно с помощь знака + в нижнем углу ячейки. Для столбца Количество упа ков ок. Обратить внимание, что дол жно вводиться только числ овое значение, а на экране оно будет отображаться с единицами из мерения. При составлении фор мата учесть особенность: отступ от правой границы я чейки. Документ Отгрузка Оформление столбцов Дата, Артикул, Наименование ана логич но оформлению соответствующих столбцов на листе Поступления. Скопируйте значения ячеек с листа Поступления на Ли ст Отгрузка. Выборочно поме няйте значения в столбцах Дата и Артикул (зна чения в столбце Наименование вычисляются авто матически). Для столбца Кому. 1. Использовать режим Про верка для создания списка з на чений. Список значений для столб ца Кому создать на листе Отгрузка. Для столбца Количество упа ковок. 1. Составить формат, который буде т отражать вводимые число вые данные в рублевом формате с отступом текс та от чис ловой величины. Для столбца Сумма. 1. Составить формулу для авто матического вычисления значений: Сумма = Стоимость упаковки * Кол-во упаковок. 2. Назначить ячейкам этого столбца денежный формат с раз делителями разрядов. Заполнить подготовленные таблицы данными. В результате выполненных действий подготовлены док умен ты Поступления и Товары. 1. Назначить пользовате льс кий формат: единицы измере ния - "шт.", сделать отступ от пра вого края ст олбца. Остальные данные в столбце Коли чество упаковок пока не вво дить, так как эти значения долж ны согласовыв аться с наличием такого вида товара на складе. Для столбца Стоимость. При заполнении столбца предусмотреть следующие осо бенности: - один и тот же товар может поступать на склад по разно й цене; - на складе назначают мини мальную отпускную цену на каж дый вид товара. Учитывая вышесказанное, необходимо сделать дополнение на лист Товары - добавить новый столбец Ми нимальная отпускная цена. Для этого следует: - установить курсор в ячейку на листе Товары и набра ть наи менование столбца; - назначить рублевый формат нов ому столбцу с отступами от зна чений и правой границы колонки; - указать а ячейке, на какую дату установлены отпускн ые цены. Вернемся на лист Отгрузка и составим формулу для заполне ния столбца Стоимость упаковки. Для столбца Процент. В столбце Процент вычисля ется сумма, которая будет взи маться при отгрузке товара со склада за хранени е товара и пре доставляемые услуги. Эта сумма вычисляется в зависимости от заданной величины. Например. 15% от стоимости товара. Поскольку величина взима емого процента является к он стантой, то целесообразно отве сти для нее отдельную ячейку. Для столбца Сумма. Значения в столбце Сумма вычисляются по формуле: Сумма = (Стоимость упаков ки + Процент) * Кол-во упаковок. Ехсе l позволяет придать таб лице определенную структуру, имеющую д о восьми уровней иерархии. Структуризация таб лиц методом автоматическ ого подведения итогов облегчает пе редвижение по строкам данных и испол ьзуется для группировки данных по определенным пара метрам в целях пров едения ана лиза, построения диаграмм или создания отчетов. Подготовка документа к авто матическому подведению ито гов, перейдите на лист Поступле ния. Требуется создать промежу точные итоги по каждому виду т овара, определяя по ним общее количество упаковок и сумму. Следовательно, итоги будут подводиться по значениям сто л бца Наименование. Подготовка документа вклю чает: - определение параметров (столбцов), по которым будет про водиться подведение итогов; - сортировку строк по тем параметрам, для которых будут по дводиться итоги (отсортиро вать строки документа по столб цу Наименова ние). Создание итогов. Для выполнения данной опе рации требует ся: - активизировать любую ячейку документа - через меню Данные - Ито ги определить параметры: 1)наименование столбца, при изменении значения, в котором требуется подводить итоги (Наи менование); 2) указать столбцы, по которым тр ебуется подведение итогов (Ко личество упаковок и Сумма). В результате в документе ав томатически формируются струк тура и проме жуточные итоги: После расчета промежуточных итогов при наличии структуры можно получить документ только с итоговыми запис ями групп. При нажатии на кнопку структу ры со знаком "минус" происходит с ворачивание записей данной группы, при нажатии на кнопку "плюс" выполняе тся раскрытие записей. Таким образом, можно формировать документы с раз личным уровнем вложенности структуры. Сверните записи до итогов и постройте диаграмму по новом у документу: Использование нескольких итоговых функций одновременн о Итоги по столбцам Количе ство упаковок и Сумма формиро в ались на основе использования функции суммирования. Требуется добавить еще один промежуточный итог, который вы числяется как средняя величина стоимости упаковок. Для этого надо: - выделить интервал ячеек, данные которого потребуются д ля вычисления промежуточных ито гов или активизировать любую ячейку, о тносящуюся к табличной части документа); - через меню Данные - Ито ги указать параметры для вычис ле ния промежуточных итогов: вид операции - Среднее по столбцу Стоимость уп аковки и снять оп цию Заменить текущие итоги. В результате в документе ав томатически формируются стр ук тура и промежуточные итоги: После расчета промежуточных итогов при наличии структу ры можно получить документ только с итоговыми записями групп. При нажати и на кнопку структу ры со знаком "минус" происходит сворачивание записей данной группы, при нажатии на кнопку "плюс" выполняется раскрытие записе й. Таким образом, можно формировать документы с раз личным уровнем вложе нности структуры. Сверните записи до итогов и постройте диаграмму по новом у документу: Использование нескольких итоговых функций одновременн о Итоги по столбцам Количе ство упаковок и Сумма формиро в ались на основе использования функции суммирования. Требуется добавить еще один промежуточный итог, который вы числяется как средняя величина стоимости упаковок. Для этого надо: - выделить интервал ячеек, данные которого потребуются д ля вычисления промежуточных ито гов (или активизировать любую ячейку, о тносящуюся к табличной части документа); - через меню Данные - Ито ги указать параметры для вычис ле ния промежуточных итогов: вид операции - Среднее по столбцу Стоимость уп аковки и снять оп цию Заменить текущие итоги. В результате добавился но вый вид промежуточных итогов: Для продолжения работы с этим документом отмените струк турирование данных. Отмена структуры данных Для выполнения данной опе рации требуется: - активизировать любую ячейку, относящуюся к структури р ованной области документа; - в меню Данные - Итоги на жать на кнопку "Убрать все. Рассмотрим на этом докумен те ряд в озможностей, которые предоставляет Ехсе l по анализу и организации данных. Скройте временно столбец С тоимость упаковки (столбец О). Создайте дополнительно два столбца - День недели и Объем поставки - в документе "Поступ ления на склад": Для ячеек столбца День неде ли с оставьте формулу, с помощью которой можно вычислять день недели (понедел ьник, вторник....) из даты поступления товара на склад (столбец Дата). Активизируйте первую рабочую ячейку столбца День н едели (А5). Используя встроенные функ ции, составьте формулу: = ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 1; "понедельник"; ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 2; "вторник"; ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 3; "среда"; ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 4; "четверг"; ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А5) = 5; "пятница"; ЕСЛИСОЕНЬНЕД(А5) -6; "суббота"; "воскресенье")))))). Функция ДЕНЬ НЕД вычисля ет порядковый номер дня нед ели из даты, которая является аргу ментом функции. Скопируйте формулу в осталь ные ячейки столбца День недели. Отсортируйте записи доку мента по Дате. Теперь требуется отсортиро вать записи документа п о столб цу День недели. В чем заключа ется особенность? Если воспользоваться стан дартной сортировкой по у быва нию или возрастанию, то записи будут отсортированы в следую щем пор ядке: воскресенье, втор ник, понедельник, пятница, среда, суббота, четверг. Но задача заключается в сортировке записей в порядке чередования дней в не деле: понедельник, вторник, сре да, четверг, пятница, суббота, вос кресе нье. Нестандартный порядок сор тировки называется поль зова тельским. Пользовательский порядок сортировки Для выполнения данной опе рации требуется: - активизировать любую ячейку табличной части доку мен та, записи которой необходимо от сортировать; в меню Данные - Сортировка указать: сортировать по по лю День недели и нажать кнопку Параметры; - в меню Параметры сорти ровки в окне Сортировка по пе р вому ключу выбрать вид списка, на основе которого будет выполнят ся сор тировка. Как создаются пользователь ские списки? Создание пользовательс ких списков Для выполнения данной опе рации требуется: - в меню Сервис Парамет ры перейти на закладку Списк и; - в окне Списки активизиро вать строку Новый список; - в окне Элементы списка пе речислить значения списк а или указать интервал ячеек, значения которых можно использовать для со ставления списка; - нажать на кнопку Добавить. Итак, сортировка по дням не дели выполнена. Для чего с о здавался этот столбец? Для проведения анализа в какой день недели боль ше всего по ступает товаров. Для реализации этой задачи требуется произвести сл едую щие действия: - структурировать таблицу по столбцу День недели; - свернуть все рабочие стро ки промежуточных итогов; - выполнить сортировку по сумме. Пример формирования ин тервального условия: - активизировать первую ра бочую ячейку из столбца О бъем поставок; - составить формулу опреде ления уровня объемов: = ЕС Л И(О5< 100; "низкий"; ЕСЛИ(И (05>=100;05<=400); "средний"; "высокий")), особенность которой закл юча ется в использовании логической связки И (логическое И) для за дания интервала значений; - скопировать формулу в ос тальн ые ячейки столбца. В результате документ будет иметь следующий вид: Интервальные условия Вернемся к столбцу Объем п оставки. Для ячеек этого столб ца требуется составить формулу, которая б удет определять уровень поставки по правилу: Подготовлен ы образцы документов на регистрацию поступающих товаров и отгрузку тов аров со склада. (см. приложение 2) СПРРВОЧНО-ПОИСКОВАЯ СИСТ ЕМА (СПС) Консультант Плюс Любой руководитель нуждает ся в помощнике - секретаре, ко торый отвечает не только за де лопроизводство , но и берет на себя организацию информацион ного обслуживания, использу я в своей профессиональной дея тельности современную компью терную тех нологию. На помощь секретарю для решения этого вопроса приходит справоч но-пра вовая система Консультант Плюс, содержащая в подсистеме Деловые Бумаги электронные библио течные образцы и шаблоны типо вых документов . В статье предлагается рас смот реть функциональные воз можности системы, знание и умение работать с си стемой Консультант Плюс. Основные функции, которые делают систему так не обхо димой в работе секретаря: - представлены многие типо вые формы, используемые в по вседневной деятельности пред приятия; - представлены документы, из которых пользователь мо жет выб рать стандартные фразы, абзацы или целиком пункты при состав лен ии своих собственных доку ментов; - дает возможность секрета рю, у которого есть свой ва риант документа, сравнить его с анало гичным документом в системе и испо льзовать из него формули ровки, которые сделают разраба тываемый докум ент более коррек тным и полным. В систему также включены общеупотребительные формы и документы, проверенные време нем и практикой делового обо рота, наприм ер гарантийные письма. Определить первоисточ ник таких документов весь ма про блематично. Представленные в системе документы можно разделить н а две категории: официально утвер жденные формы документов и нео фициал ьные формы документов. ( см. приложение 3) Документы представлены в системе в виде шаблонов (не за полненных форм) или в виде об разцов (заполненных форм). Если имеются ин струкции или реко мендации по заполнению формы или у документа есть при ложения, то это указывается в виде гипер текстовой ссылки. Если типовая форма была из менена, то и в системе форм а из меняется. При этом указывается дата редакции официального до кумен та. Другими словами, в сис теме всегда представлена после дняя редакция ф ормы документа. Запуск систе мы осуществляется двойным щелчком мыш и по ярлыку про граммы Консультант Плюс на ра бочем столе. На экране появ ляется окно системы Консультант Плюс, в кото ром пользователям предлага ется база Деловые Бумаги. Если щелкнуть мышью по вкладке Все системы, то м ожно увидеть: 1. Справочно-правовые системы по федеральному законо дательству; 2. Справочно-правовые систе мы по региональному зако нода тельству; 3. Справочная правовая система по международному пра ву; 4. Справочные системы под держки принятия решений. Для выбора Базы Деловые Бумаги необходимо: в окне Системы Консультант Плюс подвести курсор мыш и к названию базы и щелкнуть мышью по кнопке Открыть базу. В результате на экране появится окно База данных Дел овые Бумаги Кратко охарактеризуем поля Карточки реквизитов и п риведем примеры поиска документов с ис пользованием этих полей. Поле Тематика. Словарь этого поля представляет собо й рубрикатор, который был разработан спе циально для рассматриваемой си стемы. Он является основанием для классификации, как по виду дея тельнос ти, так и по видам документов (отчетность, документы по инвентаризации, ор ганизационные, рас порядительные документы и т. д.). Практика показывает, что такое "смешение" оправдывает себя в рам ках системы с подобной информ ацией. Для просмотра и выбора рубрики необходимо дважды ще лкнуть мышью по полю Тематика и в появившемся диалоговом окне выбрать не обходимую рубрику. Рассмотрим пример поиска с использованием поля Тем атика. Например, давайте найдем шабло ны Деловой переписки. Для этого: 1. В поле Тематика выберем рубрику Деловая переписка ( щелкнув два раза по полю мышью). 2. В появившемся окне Тематика найдем рубрику Делова я переписка, затем в этом окне щелкнуть по кнопке Выбрать 3. В результате, в окне База данных Деловые Бумаги отоб ражается количество документов соответствующих запросу (в нашем случа е - 28 документов). 4. Нажмем кнопку – Поис к в окне База данных Деловые Бумаги 5. В результате получаем списо к документов, соответствующих запросу. 6. Для входа в текст требуемой формы необходимо дважды ще лкнуть клавишей мыши по выбранно му документу (например, письмо иностра нному партнеру). В результате на экране появится форма пись ма, предлагае мая системой. Поле Тип документа. Значениями этог о поля являются типы документов, а именно: договор, справка, заявление, отч ет, расчет, протокол и т. п. Использование данного поля позволяет сразу огр аничивать список требуемых документов, если известен тип документа. Нап ример, необходимо найти форму прика за о проведении инвентаризации имущ ества. Для этого: 1. В поле Тематика выберем рубрику ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ. 2. Поле Тип документа введем или выберем из списка (после д войного нажатия на поле Тип доку мента) слово ПРИКАЗ, 3. Нажав кнопку поститЕ«*)к*|РЭ| , найдем документ Приказ о пр оведении инвентаризации, форм № ИНВ-22. 4. Дважды щелкнув мышью по документу "Приказе ...", войдем в до кумент… Поле Разработчик Значениями этого поля являются либо на звания органов власти, которые разработали или утвердили соответствую щий документ (например, Министерство финансов РФ), либо названия професс иональных объединений или фирм, предоставивших соответствующие докуме нты. Данное поле удобно при поиске, когда надо найти утвержден ную форму, но известен лишь орган утвердивший ее. Поиски по этому полю про водятся аналогично описанным выше. Поле Источник. Значениями этого поля являются либо назва ние профессионального объединен! Или фирмы, предоставивших документ, ли бо наименование официального документа, которым введена форма докумен та.. Например, необходимо найти формы отчетности, введенные Постановлени ем Госкомстат РФ от 08.08.96 № 96. Для этого: 1. Войдем в словарь поля Источник, нажмем кнопку Найти..., зад адим поисковое выражение ГОСКОМСТАТ РФ ОТ 08.08.96, проверим направление поис ка Вниз и нажмем кнопку Искать. Выбер* Постановление Госкомстата РФ № 96. 2. Сформируем список документо в по данному запросу. Для просмотра формы необходимо дважды щелкнуть мышью по найденному док ументу. Поле Дата последнего из менения. Это попе введено по просьбам пользователей. Значе ниями поля являются даты последнего изменения текста соот ветствующего документа. Данное поле, в частности, позволяет найти документы, измененные после какой-то даты. По иск осу ществляется способами, описан ными выше. Поле Текст. Данное поле по зволяет осуществлять контекст ный поиск по текстам документов. Работа с ним ничем не отличает ся от раб оты с полем Текст до кумента СПС Консультант Плюс. ЗАКЛЮЧЕНИЕ В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматиз ации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреж дения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинирова нность и заинтересованность в максимально успешном выполнении поручен ного дела. Автоматизированная система предст авляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информ ацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сок ратить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возмо жных появлений ошибок подготовки отчётной документации. Внедрении автоматизированной системы обеспечит удобство в рабо те, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соо тветствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же ра боту, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспосо бность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой и нформации, а также у персонала появится дополнительное время для анализ а и принятия управленческих решений.