* Данная работа не является научным трудом, не является выпускной квалификационной работой и представляет собой результат обработки, структурирования и форматирования собранной информации, предназначенной для использования в качестве источника материала при самостоятельной подготовки учебных работ.
Теория системного подхода к орг анизациям , как идея для достижения эффективного управления.
Содержание :
Введение……………………………………………………………………………… 2
1. Понятие системного подхода , его основн ые черты и принципы ……………… .2
2. Организационная система : основные элементы и типы………………………… 3
3. Теор ия систем ……………………………… ……………………………………… 5
Основные понятия и характерист ики общей теории систем
Характеристики открытых организаци онных систем
Пример : банк с точки зрения теории систем
4. Значение системного подхода в управлен ии ………………………………………… ...7
Введени е
По мере того , как развивается промышленная революция , рост крупных организ ационных форм бизнеса стимулировал появление новых идей относительно того , как предприятия функционируют и как нужно ими управлять . Сегодня имеется разработанная теория , котора я да ет направления для достижения эфф ективного управления . Первую появившуюся теорию обычно называют классической школой управления , также существуют школа социальных отношений , теория системного подхода к организациям , теория вероятностей и др .
В своем докла де я хочу расска зать о теории системного подхода к органи зациям , как идеи для достижения эффективного управления .
Понятие системного подхода , его основные черты и принципы
В наше время происходит невид анный прогресс знания , который , с одной ст ороны , привел к открытию и накоплению множества новых фактов , сведений из различн ых областей жизни , и тем самым поставил человечество перед необходимостью их системати зации , отыскания общего в частном , постоянного в изменяющемся . Однозначного понятия системы не с уществует . В наиболее общем виде под системой понимаетс я со вокупность взаимосвязанных элементов , образую щих оп ределенную целостность , некоторое единство.
Изучение объектов и явлений к ак систем вызвало формирование нового подхода в науке — системного подх ода.
Системный подход как общеметодический при нцип используется в различных отраслях науки и деятельности человека . Гносеологической ос новой (гносеология — раздел философии , изуч . формы и методы научного познания ) является общая теория систем , начало кот . пол ожил австралийский биолог Л . Берталанфи . В начале 20-х годов молодой биолог Людвиг фон Берталанфи начал изучать орга низмы как определённые системы , обобщив свой взгляд в книге "Современная теория развит ия " (1929). В этой книге он разработал системный по дход к изучению биологических орга низмов . В книге "Роботы , люди и сознание " (1967) он перенёс общую теорию систем на ан ализ процессов и явлений общественной жизни . 1969 - "Общая теория систем ". Берталанфи превращает свою теорию систем в общедисциплинарную науку . Предназначение эт ой науки он видел в поиске структурного сходства законов , установленных в различных дисциплинах , исходя из кот . можно вывести общесистемные закономерности.
Определим черты системного подхода :
Сист . подход — форма методологического знания , связ . с исследованием и создан ием объектов как систем , и относится тольк о к системам.
Иерархичность познания , требующая многоуровне вого изучения предмета : изучение самого предм ета — «собственный» ур-нь ; изучение этого же предмета как элемента более широкой системы — «вышестоящий» ур-нь ; изучение этого предмета в соотношении с составляющими данный предмет элементами — «нижестоящий» ур-нь.
Сист.подход требует рассматривать проблему не изолированно , а в единстве связей с окружающей средой , постигать сущность к аждой связи и отдельного элемента , проводить ассоциации между общими и частными целям и.
С учётом сказанного определим понятие системного подхода :
Сист . подход — это подход к исследованию объекта (проблемы , явления , процесса ) как к системе , в ко т . выделены элементы , внутренние и вне шние связи , наиболее существенным образом вли яющие на исследуемые результаты его функциони рования , а цели каждого из элементов , исхо дя из общего предназначения объекта.
Можно также сказать , что сис темный подход — это т акое направление методо логии научного познания и практической деятельност и , в основе которого лежит исследование лю бого объекта как сложной целостной социально- эко номической системы.
Обратимся к истории.
До становления в начале XX в . науки о менеджменте правители , министры , полководцы , строители принимая решения руковод ствовались интуицией , опытом , традициями . Действуя в конкретных ситуациях , они стремились на йти лучшие решения . В зависимости от опыта и таланта управленец мог раздвигать прос транственные и временные рамки ситуац ии и стихийным образом осмысливать свой о бъект управления более или менее системно . Но тем не менее до XX в . в управлении господствовал ситуативный подход , или управл ение по обстоятельствам . Определяющим принципом этого подхода явл я ется адекватност ь управленческого решения относительно конкретно й ситуации . Адекватным в данной ситуации п олагается решение , наилучшее с точки зрения изменения ситуации , непосредственно после оказа ния на нее соответствующего управленческого в оздействия.
Та ким образом , ситуативный подход - это ориентация на ближайший положительный ре зультат ("а дальше видно будет ..."). Мыслится , ч то "дальше " опять будет поиск лучшего реше ния в той ситуации , которая возникнет . Но решение в данный момент наилучшее , может оказ а ться совсем не таким , ка к только ситуация изменится или в ней обнаружатся неучтенные обстоятельства.
Стремление отреагировать на каждый новый поворот или разворот (изменение видения ) ситуации адекватным образом приводит к тому , что менеджер вынужден приним ать все новые и новые решения , идущие вразрез с прежними . Он фактически перестает управля ть событиями , а плывет по их течению.
Сказанное не означает , что управление по обстоятельствам неэффективно в принципе . С итуативный подход к принятию решений необходи м и оправдан , когда сама ситуация эк страординарна и использование прежнего опыта заведомо рискованно , когда ситуация изменяется быстро и непредсказуемым образом , когда нет времени для учета всех обстоятельств . Так , например , спасателям МЧС часто приходится искать наилучшее решение именно в рамках конкретной ситуации . Но тем не менее в общем случае ситуативный подход недостаточно эффективен и должен быть прео долен , заменен или дополнен системным подходо м.
Далее р ассмотрим основные принципы системного подхода (системного анализа ):
1. Целостность, позволяющая рассматривать одновре менно систему как единое целое и в то же время как подсистему для вышестоящих уровней.
2. Иерархичность строения, т.е . наличие множества (по крайн ей мере двух ) элементов , расположенны х на основе подчинения элементов низшего уровн я — эле ментам высшего уровня . Реализация этого принципа хо рошо видна на примере любой конкретной организации . Как известно , любая организация представляет собой взаимодейст вие двух подсистем : управляющей и у п рав ляемой . Одна подчиняется другой.
3. Структуризация, позволяющая анализировать элементы системы и их взаимосвязи в рамках конкрет ной организационной структуры . Как правило , процесс функционирования системы обусловлен не столь ко свойствами ее отдельных элементов , ск олько свойства ми самой структуры.
4. Множественность, позволяющая использовать мно жество киберн етических , экономических и математиче ских моделей для описания отдельных элементов и систе мы в целом.
Организационная система : основные элементы и типы
Любая организация рассматривается как организационно-экономическая система , имеющая входы и выходы и определенное количество внешних связей . Следует дать определение по нятию «организация» . В истории были различные попытки идентифицировать это п онят ие.
Первая попытка строилась на идее целе сообразности . Организация - есть целесообразное уст ройство частей целого , которое имеет определё нную цель .
Организация - социальный механизм для реал изации целей (организационных , групповых , индивидуа льных ).
Орган изация - гармония , или соответстви е , частей между собой и целым . Любая си стема развивается на основе борьбы противопол ожностей .
Организация - целое , которое не сводится к простой арифметической сумме составляющих его элементов . Это целое , которое всегда б ольше или меньше суммы своих част ей (всё зависит от эффективности связей ).
Честер Бернард (на Западе считается од ним из основоположников современной теории ме неджмента ): когда люди собираются вместе и официально принимают решение объединить свои усилия дл я достижения общих целей , он и создают организацию .
Это была ретроспектива . Сегодня организация может быть определена как соци альная общность , которая объединяет некоторое множество индивидов для достижения общей цел и , которые (индивиды ) действуют на основ е определённых процедур и правил.
Исходя из данного ранее опре деления системы , определим организационную систем у.
Организационная система - это определённая совокупность внутренне взаимосвязанных частей организации , формирующая некую целостность.
Основными элементами организаци онной системы (а значит и объектами органи зационного управления ) выступают :
производство
маркетинг и сбыт
финансы
информация
персонал , человеческие ресурсы - обладают с истемообразующим качеством , от них зависит эф фективность испол ьзования всех остальных ресурсов .
Эти элементы являются основными объектами организационного управления . Но у организаци онной системы есть и другая сторона :
Люди . Задача мене джера в том , чтобы способствовать координации и интеграции человеческой деятельно сти .
Цели и задачи . Организационная цель - есть идеальн ый проект будущего состояния организации . Эта цель способствует объединению усилий людей и их ресурсов . Цели формируются на ос нове общих интересов , поэтому организация - инс трумент для достижения целей .
Организационная структура . Структура - э то способ объединения элементов системы . Орга низационная структура - есть способ соединения различных частей организации в определённую целостность (основными видами организационной с труктуры являются иерархическа я , матричная , предпринимательская , смешанная и т . д .). Когда проектируем и поддерживаем эти структуры , мы управляем .
Специализация и разд еление труда . Это тоже объект управления . Дробле ние сложных производственных процессов , операций и задач на составляющ ие , которые предполагают специализацию человеческого труда .
Организационная власть - это право , способность (знания + навыки ) и готовность (воля ) руководителя проводить свою линию при по дготовке , принятии и реализации управленческих решений . Каждый из эти х компонентов необходим для реализации власти . Власть - ес ть взаимодействие . Функцию координации и инте грации деятельности людей бессильный и неэффе ктивный менеджер организовать не может . Орган изационная власть - не только субъект , но и объект управления.
Организационная культура - присущая орг анизации система традиций , верований , ценностей , символов , ритуалов , мифов , норм общения межд у людьми . Организационная культура придаёт ор ганизации индивидуальность , собственное лицо . Что немаловажно , она объединяет л юдей , со здаёт организационную целостность .
Организационные границы - это материаль ные и нематериальные ограничители , которые фи ксируют обособленность данной организации от других объектов , находящихся во внешней среде организации . Менеджер должен обладать с пособностью расширять (в меру ) границы собстве нной организации . В меру - значит брать тол ько то , что сумеешь удержать . Управлять гр аницами - значит вовремя их очерчивать .
Организационные системы можно разделить н а закрытые и открытые :
Закрытая организ ационная система - это та система , кото рая не имеет связи со своей внешней с редой (т . е . не обменивается с внешней средой продуктами , услугами , товарами и др .). Пример - натуральное хозяйство .
Открытая организацио нная система имеет связи с внешней средой, т . е . другими организациями , институтами , имеющими связи с внешней средой .
Таким образом , организация как система представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов , образующих целостность (т.е . внутренне е единство , неразрывность , взаимную связь ) . Любая организация является открытой си стемой , т.к . взаимодействует с внешней средой . Она получает из окружающей среды ресурсы в виде капитала , сырья , энергии , информации , людей , оборудования т.п ., которые становятся элементами её внутренней среды . Часть ресурсов с помощью определенных технологи й перерабатывается , преобразуется в продукты и услуги , которые затем передаются во внеш нюю среду.
3. Теория систем
Напомню , что теория систем была разраб отана Людвигом фон Берталанфи в XX веке . Теория систем имеет дело с анализом , проектированием и функци онирование м систем — самостоятельных хозяйственных подразделе ний , котор ые образуются взаимодействующими , взаимосвязанными и взаимозависимыми частями . Ясно , что любая организационная форма бизнеса отвечает этим кри териям и может изучаться с ис пользованием понятий и средств теории систем.
Любое предприятие — система , которая превращает набор вклады ваемых в производство ресурсов — затрат (сырье , машины , люди ) — в товары и услуги . Она функционируе т внутри более крупно й системы — внешнеполитической , экономической , социальной и технической сре д ы , в которой она постоянно вступает в сложные взаимодействия . Она включает серию по дсистем , которые также взаимосвязаны и взаимо действуют . Нарушение функционирования в одной част и системы вы зывает трудности в д ругих ее частях . Например , крупный банк яв ляет ся системой , которая действует внутри бол ее широкого окружения , взаимодействует и связ ан с ним , а также испытывает на себе его воздействие . Отделы и филиалы банка являются под с истемами , которые долж ны взаимодействовать бесконфликтно , чтобы банк как целое ра ботал эффективно . Если что-то нарушается в подсистеме , она в конеч ном счете (если ее не сдерживать ) повлияет н а эффективность деятель ности банка в целом.
Основные понятия и характеристики о бщей теории систем :
Компоненты системы (элементы , подсистемы ). Любая система , независимо от открытости , определяется через её сост ав . Эти компоненты и связи между ними создают свойства системы , её сущностные харак теристики .
Границы систе мы - это разного рода материальные и не материальные ограничители , дистанцирующие систему от внешней среды . С точки зрения общей теории систем , каждая система выступает ч астью б у льшей системы (которая называется сверхсистемой , супе рсистемой , надсистемой ). В свою очередь , к аждая система состоит из двух или более подсистем .
Синергия (от греч еского - вместе действующий ). Это понятие исполь зуется для описания явлений , при котором ц елое всегда больше или меньше , чем сумма частей , составляющих это целое . Система функционирует до тех пор , пока отношен ия между компонентами системы не приобретают антагонистического характера .
Вход — Преобразование — В ыход . Организационная система в динамике представляется в качестве трёх пр оцессов . Взаимодействие их даёт цикл событи й . Любая открытая система имеет цикл событий . При системном подход е важ ное значение приобретает изучение харак теристик орга низации как системы , т.е . характе ристик «входа» , «процесса» («преобразования» ) и характеристик «выхода» . При системном подходе на о снове маркетинговых исследований сначала исследуются параметры «выхода» , т.е . товары или услуги , а именно чт о производить , с ка кими показателями качества , с какими затратами , для кого , в какие сроки продавать и по какой цене . Отве ты на эти вопросы должны быть четки ми и своевременны ми . На «выходе» в итоге должна быть конкурентоспо собная продукция л ибо услуги . Затем определяют параметры «входа» , т.е . исследуется потребность в ресурсах (материал ьных финансовых , тру довых и информационных ), к оторая определяе тся после детального изуч ения организационно-технического уров ня рассматривае мой системы (уровня техники , техноло гии , особе нности организации производства , труда и уп ра вления ) и параметров внешней среды (экономичес кой , геополитической , социальной , экол о гической и др .). И наконец , не менее важ ное значение приобретает иссле дование параметров «процесса» , преобразующего ресурсы в готовую продукцию . Н а этом этапе , в зависимости от объ екта исследования , рассматривается производственная тех нология , либо техно логия управления , а также факто ры и пути ее совершенствования.
Цикл жизни . Любая открытая система обладает циклом жизни :
возникновение я станов ление я функционирование я кризис я крах
Системообразующий элемент - элемент системы , от которого в решающей ст епени зависит функционирование всех остальных элементов и жизнеспособность системы в целом .
Характеристики открытых организаци онных систем
Наличие цикла событий .
Негативная энтропия (негоэнтропия , антиэнтропия )
а ) под энтропией в общей теории си стем пон имается общая тенденция организац ии к смерти ;
б ) открытая организационная система , благо даря способности заимствовать необходимые ресурс ы из внешней среды , может противодействовать этой тенденции . Эта способность и называе тся негативной энтропией ;
в ) откры тая организационная система проявляет способность к негативной энтропии , и , благодаря этому некоторые из них жив ут столетиями ;
г ) для коммерческой организации главным критерием негативной энтропии является её устойчивая прибыльность на значительном временн ом интервале.
Обратная связь . П од обратной связью понимается информация , которая генерируется , собирается , используется открытой системой для мониторинга , оценки , контроля и коррекции со бственной деятельности . Обратная связь позволяет организации получать информацию о возм ожных или реальных отклонениях от намеченной цели и вовремя вносить изменения в п роцесс её развития . Отсутствие обратной связи ведёт к патологии , кризису и краху ор ганизации . Люди в организации , занимающиеся сб ором и анализом информации , и нтерпре тирующие её , систематизирующие потоки информации , обладают колоссальной властью .
Открытым организационным системам присущ динамический гомеостаз . Все живые организмы проявляют тенденци ю к внутреннему равновесию и балансу . Проц есс поддержания самой организацией сбаланси рованного состояния и называется динамическим гомеостазом .
Открытые организационные системы характеризу ются дифференциацией - тенденцией к росту , специализации и раздел ению функций между различными компонентами , к оторые формируют данн ую систему . Дифферен циация - это ответ системы на изменение вн ешней среды .
Эквифинальность . Откр ытые организационные системы способны , в отли чие от закрытых систем , достигать поставленны х целей различными путями , двигаясь к этим целям с различных стартовы х условий . Нет и быть не может единого и на илучшего метода достижения цели . Цель всегда может быть достигнута разными способами , и двигаться к ней можно с разными ско ростями .
Приведу пример : рассмотрим банк с точки зрения теории систем .
Исследование банк а с точки зрения теории систем началось бы с уточнения целей , чтобы помочь понять характер решений , которые необходимо принять , чтобы этих ц елей достичь . Нужно было бы ис следовать в нешнюю среду , чтобы осознать способы взаимоде йствия банка со своим более ш ир оким окружением.
Затем исследователь обратился бы к вн утренней среде . Чтобы по пытаться понять главн ые подсистемы банка , взаимодействие и связи с системой в целом , аналитик проанализирова л бы пути принятия реше ний , самую важную информацию , необходимую д ля их принят ия , а также каналы связи , через которые эта информация передается.
Принятие решений , система информации , кана лы связи особенно важны для системного ан алитика , потому что , если они функциониру ют плохо , банк будет в трудном положении . В каждой с фере систем ный подход обусл овил появление новых полезных понятий и т ехниче ских приемов.
Принятие решений
Системы информации
Каналы коммуникации
Рис .1 Теория систем — основные элеме нты
Принятие решений
В области принятия р ешени й системное мышление способствова ло классификаци и различного типа решений . Были разработаны по нятия определенности , риска и неопределеннос ти . Были внедрены ло гические подходы к пр инятию сложных решений (многие из которых имели математическую основ у ), что ока зало большую помощь менед жерам в улучшении процесса и качества принятия решений.
Системы информации
Характер информации , находящейся в распор яжении принимаю щего решения , имеет важное вли яние на качество самого решения , и неудиви тельно , что этом у вопросу уделялось бо льшое внимание . Те , кто разрабатывают системы управленческой информации , пытаются дать соо тветствующую информацию соответствующему лицу в соответст вующее время . Чтобы осуществить это , им нужно знать , какое реше ние будет приниматься, когда информация будет предоста влена , а также как скоро эта информация дойдет (если скорость является важным элеме нтом принятия решений ). Предоставление соответству ющей ин формации , которое улучшало бы качество решений (и устраняло бы ненужную информац ию, просто увеличивающую издержки ) — весьма существ енное обстоятельство.
Каналы коммуникации
Каналы коммуникации в организации являютс я важными элемен тами в процессе принятия решений , поскольку они передают требуе мую инф ормацию . Аналитики систем дали много пол езных примеров глубокого понимания процесса в заимосвязи между организациями . Значительные успе хи были достигнуты в изучении и решении проблем «шума» и помех в средствах свя зи , проблем перехода из одной системы или подсистемы с другую.
4. Значение систе много подх ода в управлении
Значение системного подхода заключается в том , что менеджеры могут проще согласовыв ать свою конкретную работу с работой орга низации в целом , если они понимают систем у и свою роль в ней . Это особенно важно для генерального директ ора , потому что системный подход стимулирует его под держивать необходимое равновесие между потребнос тями отдельных подразделений и целями всей организации . Он заставляет его думать о потоках информации , проходящих через всю си стему , а также акцентирует вн и мани е на важности коммуникаций . Системный подход помогает установить причины принятия неэффек тивных решений , он же предоставляет средства и технические приемы для улучшения плани рования и контроля .
Современный руководитель должен обладать системным мышле нием , так как :
менеджер должен воспринимать , перерабатывать и систематизировать огромный объём информаци и и знаний , которые необходимы для приняти я управленческих решений ;
руководителю необходима системная методологи я , с помощью которой он мог бы соотнос и ть одно направления деятельности своей организации с другим , не допускать квазио птимизации управленческих решений ;
менеджер должен видеть за деревьями л ес , за частным - общее , подняться над повсед невностью и осознавать , какое место его ор ганизация занимае т во внешней среде , к ак она взаимодействует с другой , большей с истемой , частью которой является ;
системный подход в управлении позволяет руководителю более продуктивно реализовывать свои основные функции : прогнозирование , планиро вание , организацию , руково дство , контроль.
Системное мышление не только способствова ло развитию новых представлений об организаци и (в частности , особое внимание уделя лось интегрированному характеру предприятия , а также первостепен ному значению и важности систем информации ), но и обеспечило раз работку полезных математических средств и приемов , значительно об легчающих принятие управленческих решений , использование более совершенных систем планирования и контроля . Таким образом , системный подход позволяет нам к ом плексно оценить л юбую производственно-хозяй ственную деятельность и деятельность системы управления на уров не конкретных характеристик . Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы , вы явить характер проблем входа , процесса и выхода . Приме н е ние системного подхода поз воляет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в сис теме управления.
Несмотря на все положительные результаты , системное мышление все еще не выполнило свое самое важное предназначение . Утвержде ние, что оно позволит применять современный научный метол к уп равлению , все еще не реализовано . Это происходит отч асти оттого , что крупномасштабные системы оче нь сложны . Нелегко уяснить те мно гие спос обы , при помощи которых внешняя среда влия ет на внутрен н ю ю организацию . Вза имодействие множества подсистем внутри пред прият ия не совсем осознается . Границы систем ус танавливать очень трудно , слишком широкое опр еделение приведет к накоплению доро гостоящих и непригодных данных , а слишком узкое — к частичном у реш ению проблем . Нелегко будет сформ улировать вопросы , которые встанут перед пред приятием , определить с точностью информацию , н е обходимую в будущем . Даже если самое луч шее и самое логичное ре шение будет найде но , оно , возможно , будет невыполнимо . Тем не ме н ее системный подход дает возможность глубже понять , как работает предп риятие.