СОДЕРЖАНИЕ. Введение 3 1. Законодател ьная и нормативная регламентация документирования приема на работу 8 1.1. Составление и оформление заявлени я , анкеты, трудового договора (ко нтракта ) 9 1.2. Особенности подготовки и оформления приказов по личному составу (о приеме на работу ), личной карточки , личног о дела 15 2. Правовое регулирование перевода сотр удников на другую работу и увольнения раб отников 19 3. Ведение трудовых книжек раб отников 22 Заключение 28 Список источников и литературы 32 Введение. Большое значение в нашей жизни имеют документы по личному составу , отраж ающие трудовую деятельность работника и подтв ерждающие трудовой стаж , необходимый для начи сления пенсии. В услов иях рыночных отношен ий , с созданием большого числа различных ф ирм , предприятий , организаций остро встала про блема правильного документирования трудовых прав оотношений , организации работы и сохранения к адровой документации , что отражает актуальность темы . П очти повсеместно из-за мало численности и некомпетентности персонала фирмы не придают значения оформлению , ведению и сохранению документации по личному составу. Кузнец ова Т.В . Работа с кадровыми документами //Се кретарское дело . – 1996 - № 4(2). – с . 9. Ва жнейшая роль этих документо в в жизни каждого человека зачастую недоо ценивается руководителями коммерческих структур ( хотя они несут персональную ответственность з а документальный фонд предприятия ), в результа те чего кадровая документация ведется с г рубыми нарушениями соответствующих требов аний общегосударственных законодательных и норма тивных актов (например , Кодекса законов о труде Р оссийской Федерации - КЗОТ РФ ), Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предпри ятиях , в учреждениях и организациях и др .) Таким образом , ошибки при ведении ка дровой документации не просто выражают неуваж ение к сотрудникам , но и являются нарушени ем требований трудового законодательства. В соответствии с действующим законодате льством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучше нию работы с документацией на предприятиях . На неудовлетворительное состояние , а также плохую сохранность документов , в том числе кадровых , обратило внимание Правительство Росси йской Федерации и Правительство Москвы. Мэр Москвы Ю.М . Лужков 19 октября 1993 года подписал распоряжение “Об утверждении размеров штрафных санкций , налагаемых объединение м “Мосгорархив” , за нарушение действующего за конодательства по архивному делу” . Например , ш траф до 70 минимальных окладов предус м отрен данным распоряжением за утрату дел постоянного и долговременного хранения , в том числе материалов по личному составу (гибель документов , незаконное их уничтожение ). Расп оряжение мэра Москвы от 19.10.93 № 595-рм “Об у тверждении размеров штрафных сан кций , нал агаемых объединением “Мосгорархив” за нарушение действующего законодательства по архивному д елу”. В результате подписанного Председателем Правительства РФ В.С . Черномырдиным распоряжения об улучшении организации хранения документов по личному со ставу , в уставы созд аваемых фирм , товариществ и т.д . обязательно должны быть включены пункты по работе с кадровой документацией и обеспечению ее сохранности . Таким образом , правила работы с документами стали непременной составной част ью уставов вновь реги с трируемых п редприятий. При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ , которые предусматривают составление документов по оп ределенным правилам , ведение номенклатуры (списка ) дел , создание архива организации для обе спечения со хранности наиболее ценных доку ментов . Поэтому очень важно рассмотреть проце сс регламентирования законодательными и норматив ными актами РФ таких документов как трудо вого договора (контракта ), приказов по личному составу , трудовых книжек , что позволяет ю рид и чески грамотно оформить трудовые отношения с работником. Целью данной курсовой работы является рассмотрение процесса регламентации общегосударств енными законодательными и нормативными актами кадровой документации . При написании курсовой работы были исполь зованы такие источ ника , как Кодекс законов о труде Российско й Федерации Кодекс законов о труде Российской Федерации (с измен . и доп . на 01.12.94), - М ., 1994. – 94 с. , который регулирует трудо вые правоотношения предприятия с работником . На основании ста тей кодекса на предпр иятии должен быть установлен единый порядок оформления приема , увольнения и перевода работников . Инструкция о порядке ведения труд овых книжек на предприятиях , в учреждениях и организациях Инструкция о порядке в едения трудовых книжек на предприятиях , в учреждениях и организациях //Бюллетень Госко мтруда СССР . – 1986. - № 1. подроб но рассматривает , регламентирует правила оформлен ия и ведения основного документа о трудов ой деятельности работника – трудовой книжки . Незаменимым справочником при выполнении целого ряда работ , с подробным их содер жанием является “Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров”. Типо вые нормы времени на работы по комплектов анию и учету кадров (Утверждены Поставновлени ем Госкомтруда СССР и Пре зидиума ВЦСП С от 11.04.95 № 95/9-18) – ИБНТ Госкомтруда СССР . – М ., 1988. 45 с. Использование литературы также помогает разобраться в поставленных задачах. В пособии В.М . Пустозеровой и А.А . Соловьева подробно и популярно изложены такие вопросы , как пра вовые регулирование п риема и увольнение работников. Пустозерова В.М ., Соловье в А.А . Прием и увольнение работников . – М .: Приор , 1996. – 126 с. Большое значение при рассмотрении отдел ьных процедур , выполняемых кадровой службой при оформлен ии движения п ерсонала предприятия , а т акже создаваемых при этом документов и ре гламентации их с точки зрения трудового з аконодательства и различных нормативных актов имеет статья Т.В . Кузнецовой “Работа с к адровыми документами”. Кузнецова Т.В . Указ . соч . – с . 9-24 Важнейший правовой акт – приказ по личному составу – регулирующий трудовые правоотношения граждан с администрацией предпр иятий , учреждений и организаций наиболее полн о и подробно рассмотрела в своей работе В.С . Иритикова. Иритикова В.С . Приказ п о личному составу //Секретарское дело . – 1997. – № 1. – с . 20-27 Таким образом , источники и литература помогают разобраться в одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника , ответственного за работу с кадрами ) – документирование трудо вых правоотношений. Структура данной курсовой работы : курсов ая работа состоит из введения , основной ча сти , заключения и списка источников и лите ратуры. 1. Законодательная и норматив ная регламентация документирования приема на работу. Совокупность докуме нтов , в которых зафиксированы этапы трудовой деятельно сти сотрудников , называется документацией по личному составу (кадрам , персоналу ). К таким документам относятся : - трудовые контракты (договоры ), заключенные предприятием с работником ; - приказы по лич н ому составу (о приеме , увольнении , переводе сотрудника ); - трудовые книжки ; - личные карточки формы – Т -2; - личные дела ; - лицевые счета по за работной плате. Документ ы по личному составу являются наиболее ва жными документами и требуют особой тщательн ости и аккуратности при оформлении , ве дении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. М.В . Стенюков в своей работе отмечает , что , при работе с документами по личн ому составу необходимо учитывать , что персона льные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни ) граждан Закон Феде ральный закон “Об информации , информатизации и защите информации” от 20.02.95 № 24 – ФЗ //Со брание законодательства РФ , 1995, № 8 относит к категории конфиденциальной и нфо рмации”. Стенюков М.В . Документы . Делопроизводство : Практическое пособие по доку ментационному обеспечению деятельности предприятия . – М . Приор , 1996. – С . 69 Очень важны документы , возникающие при оформлении на работу. 1.1. Составление и оформление заяв ления , анкеты , трудового договора (контракта ). Первое , с че м сталкивается любой предприниматель , становясь работодателем , это прием работников . Прием н а работу необходимо надлежащим образом оформи ть . При поступлении на работу работник дол жен предъявить па спорт , соответствующий з аконодательству о паспортах , а также трудовую книжку или справку о последнем занятии , если он поступает на работу впервые . Дл я военнообязанных предусмотрено также предъявлен ие военного билета , а для лиц от 14 до 16 лет – свидетельс т ва о рождени и . В том случае , когда на работу приним ается специалист , от которого требуется специ альные знания или определенная квалификация , администрация предприятия обязана потребовать пр едъявление соответствующего оригинала или другог о документа , свиде т ельствующего о полученном образовании , квалификации , стаже работы и т.д. Пустозерова В.М ., Соловьев А.А . При ем и увольнение работников . – М .: Приор , 1996. – с .4. Поступающий на работу пишет личное з аявление с просьбой о приеме . В нем ук азывается должно сть , структурное подразделени е , куда просит принять на работу заявитель , и условия приема (например , на определенн ый срок или на время выполнения конкретно й работы и т.п .). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя . За я вление п одписывается и датируется. При необходимости заполняется личный ли сток по учету кадров (или анкета ) и сос тавляется автобиография. Анкета является наиболее удобным обобща ющим документом , дающим необходимые сведения о работнике , и если тот не возра жа ет против ее заполнения , работодатель от э того только выигрывает . Но в связи с т ем , что среди документов , необходимых при поступлении на работу , анкета не значится , работодатель не вправе требовать ее заполнен ия. Там же . – с . 3. Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату . Секретарь или работник , оформляющий прием на работу , проверяет правильность изложенных в анкете сведений , сверяя их с паспортом , военным билетом , документами об образовании , трудовой книжкой. Кузн ецова Т.В . Работа с кадровыми документами // Секретарское дело . – 1996. - № 4(2). – с . 12. На заявление о приеме на работу проставляются визы лиц , участвующих в рассмот рении вопроса о приеме работника на данну ю должность. При положительном решении вопроса с поступ ающим на работу заключается трудово й договор (контракт ), издается приказ о при еме на работу. Определение трудового договора (контракта ) дает статья 15 КЗОТ : “Трудовой договор (контра кт ) есть соглашение между трудящимся и пре дприятием , учреждением , органи зацией , по ко торому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности , квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку , а предприятие , учреждение , организ ация обязуются выплачивать трудящемуся заработну ю плату и обеспечивать условия тру да , предусмотренные законодательством о труде , коллективным договором и соглашением сторон”. К одекс законов о труде РФ (с измен . и допол . На 01.12.94) – М .:Изд-во Брандес , 1994 – Ст .15.-с .6. В комментариях законодательства о тру довом договоре отмечается , что КЗоТ уп отребляет термины “трудовой договор” и “контр акт” как равнозначные понятия , амонимы . “Такое соседство означает , что законодатель не в идит различий между трудовым договором и контрактом”. Комментарий законодательства о трудовом договоре . – М .:Юрид.лит ., 1994. – с .8. В статье 18 КЗоТ РФ указывается : “Трудо вой договор (контракт ) заключается в письменно й форме . Прием на работу оформляется прика зом (распоряжением ) администрации предприятия , учре ждения , организации . Прика з (распоряжение ) о бъявляется работнику под расписку” . Таким обр азом , “в настоящее время письменная форма обязательна для всех трудовых договоров” Там же . – с .20. , и заключени е договора (контракта ) не исключает необходимо сти создания приказа. Трудовой договор имеет типовую фор му , в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника , должность , должностные обя занности . Различаются основные и дополнительные условия трудового договора (контракта ). К ос новным условиям трудового договора (контракта ) о тносятся соглашения : о работе по одной или нескольким специальностям (должнос тям ), соответствующей квалификации ; месте работы (предприятие , его структурное подразделение , их местонахождение ); сроке действия и виде т рудового договора (контракта ); об услови я х оплаты труда. К дополнительным относятся условия трудов ого договора (контракта ), которые могут касатьс я любых иных вопросов труда , а также с оциально-бытового обслуживания работника , например , установление испытательного срока , совмещение профессий (должн остей ), переподготовка , обучени е второй профессии и другие. Пуст озерова В.М ., Соловьев А.А . Указ . соч . – с . 21-22 Согласно статье 21 КЗоТ , при заключении трудового договора (контракта ) может быть об условлено соглашением сторон испытание с цель ю проверк и соответствия работника поручае мой ему работе . Условие об испытании должн о быть указано в приказе (распоряжении ) о приеме на работу. Кодекс законов о труде РФ (с измен . и допол . На 01.12.94) – М .:Изд-во Брандес , 1994. – ст . 21. – с .8. В статье 22 отмеч ается , чт о “срок испытания , если иное не установлен о законодательством , не может превышать трех месяцев , а в отдельных случаях , по сог ласованию с соответствующим комитетом профсоюза , - шести месяцев”. Там же . – Ст . 22. – с .8. В соответствии со статьей 17 КЗоТ РФ трудовые договора (контракты ) заключаются : - на неопределенный срок , т.е . на постоянную работу ; - на определенный срок не более пяти лет ; - на время выполнения определенной работы. Срочный договор (контракт ) заключается , в случае , когда тру довые отношения не могут быть установ лены на неопределенный срок с учетом хара ктера предстоящей работы или условий ее в ыполнения , или интересов работника , а также в случаях , непосредственно предусмотренных зако ном. Там же . – статья 17, стр . 7 Ср очные тр удовые договоры заключаются прежд е всего в тех случаях , когда работа не имеет постоянного характера . Например , для замещения работников , находящихся в отпуске по уходу за ребенком , в декретном отпус ке или выехавших в длительную командировку и т.д . День вы х ода такого ра ботника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замеща ющим работником. В трудовых д оговорах , заключаемых на время выполнения как их-либо работ , срок оговаривается временем зав ершения определенной работы . Разновид ностью срочных трудовых договоров являются договора о временной и сезонной работе. Кузн ецова Т.В . Указ . соч . – с . 15 – 16. Таким образом , фактом приема на работу является подписание трудового договора (контракта ) – документа , который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их . Сторонами трудового контракта являются предприятие (работ одатель ) и работник (контрактант ). Стенюков М.В . Указ . соч . – с . 70. В случае возникновения конфликтной ситуации , письменная форма трудового договора (контракта ) будет являться основным документом , определяющим взаи моотношения работника и работодателя , и надеж ной гарантией от возможных недоразумений. Пуст озерова В.М ., Соловьев А.А . Указ . соч . – с . 21. 1.2. Особенности подготовки и оформ ления приказов по личному составу (о прием е на работу ), личной карточки , личного дела. Одновременно с подготовкой трудов ого договора (контракта ) готовится проект прик аза о приеме на работу . Приказ по личн ому составу – правовой акт , издаваемый по воп росам регулирования трудовых правоотн ошений граждан с администрацией предприятий , учреждений и организаций. В приказах по личному составу оформляются прием на работу , перевод , команд ирование , предоставление отпуска , изменение фамили и , увольнение , поощрение , взыскание и дру гие юридические факты , возникающие в процессе управления кадрами (персоналом ). Приказы по личному составу издаются в строгом соответствии с Кодексом законов о труде РФ и являются основаниями для внесения записей в трудовые книжки , послужн ы е списки , личные карточки по учету кадров , наградные , финансовые и другие докум енты. Ирит икова В.С . Приказ по личному составу // Секре тарское дело . – 1997. - № 1. – с . 20. При приеме на работу , обязательно у казывается установленный размер оплаты труда ( оклад , надбавка , индексация , тарифная ставк а ) и , при необходимости , условия приема : вре менно (с… по… ), с испытательным сроком (его продолжительность ) и т.п. Секретарское дело /Кузнецо ва Т.В ., Серова Г.А ., Андреева В.И ., Литвинцева Н.А . – Спец . выпуск журн ала “Секр етарское дело” , М . 1996. – с . 135 Каждый пункт приказа по личному со ставу должен заканчиваться ссылкой на письмен ное основание данного распорядительного действия. Проект приказа по личному составу , обычно , согласовывается со всеми заинтересованн ыми в данном вопросе должностными лицами . Предусмотрено обяз ательное визирование таких приказов руководителе м кадровой службы. Приказа по личному составу обязательно регистрируются в книге (журнале ) регистрации или регистрационных карточках. Первые экзем пляры приказов о при еме на работу , а также приказы о перев оде , увольнении , изменении фамилии подшиваются в отдельное дело по номенклатуре дел (П риказы по личному составу ). Приказы по лич ному составу , согласно КзоТу РФ , доводятся до сведения работников под расписку. Коде кс законов о труде РФ (с изм . и доп ол . На 01.12.94) – Ст . 18, с . 7. После подписания руководителем организации приказа о приеме на работу на рабоче го или служащего заводится личная карточка (форма № Т -2), необходимая для анализа сос тава и учета движения кадров. Основанием для записей являются соответ ствующие документы (паспорт , трудовая книжка , в оенный билет , документы об образовании и д р .). Все последующие изменения в анкетно-биогра фических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточк е. Срок хранения приказов по личному со ставу (кроме приказов о предоставлении отпуск ов и командировании сотрудников (они хранятся 3 года )) и личных карточек (форма № Т -2) – 75 лет. Перечень типовых документов , образующихся в деятельности госкомитетов , министерств , ведомств и др . учреждений , организаций , пред приятий с указанием сроков хранения . – М .: Главное Архивное управление при Совете Министров , ВНИИДАД , 1989. – с . 504 – с .68. Затем на всех сотрудников фирмы , за исключени ем принятых на временную ра боту , рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточка по форме № Т -2) оформляется личн ое дело. Личное дело – это совокупность доку ментов , содержащих необходимые сведения о раб отнике и его т рудовом стаже. Кузн ецова Т.В . Работа с кадровыми документами // Секретарское дело . – 1996. - № 4(2). – с .17. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативам и , в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы их формир ования и в едения . Как правило , личные дела ведутся н а руководящих работников , специалистов , материальн о-ответственных лиц и т.п. Первоначально в личное дело группируются документы , оформляющие процес с приема на работу , а впоследствии – все основные докумен ты , возникающие в период трудовой деятельности работника на пре дприятии. На документы личного дела сост авляется внутренняя опись. Личные дела учитываются в журнал е учета личных дел , который является основ ным учетным документом. В отделе кадров хранятся лич ные дела только работающих сотрудников . Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет. Пере чень типовых документов…с указанием сроков хр анения . – М .: Главное Архивное Управление при Совете Министров , ВНИИДАД , 1989. – ст . 4988, 500 – с .67-68. Таким образом , прием на работу обычно сопровождается созданием следующих важных до кументов : заявления ; при необходимости – анке ты ; трудового договора (контракта ); приказа о приеме на работу , личной карточки (форма № Т -2) , и если это необходимо , офо рмляются личные дела (после издания приказа о приеме на работу ). 2. Правовое регулирование пер евода сотрудников на другую работу и увол ьнение работников. Перевод на другую работу осуще ствляется , как правило , с согласия работни ка. Основанием для перевода могут бы ть личное заявление или представление о п ереводе . В разрешенных законом случаях , наприм ер , при производственной необходимости или в случае простоя Кодекс законов о труде РФ (с измен . и дополн . На 01.12.94) – М .: Изд-во Брандес , 1994 – Ст . 26, 27. – с .9-10 , согласия работника не требуется . При этом основанием для перевода являютс я : докладные записки руководителей структурных подразделений , приказы по основной деятельности , акты или другие документы , фиксирующие п ричины временной перестановки кадров в связи со сложившейся производственной ситуацией. Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу . Где указывается новая должность и подразделение , вид пере вода (для временных переводов – с указани ем продолжи тельности ), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ РФ ), изменение оплаты труда (если оно возни кает ). Затем изменения , связанные с переводом работника на другую работу , заносятся в трудовую книжку , в личную карточку формы № Т -2 и /или л ичное дело , в л ицевой счет по заработной плате. Увольнение работников предприятия производит ся по причинам , указанным в статьях КЗоТ РФ , на основании поданного работником лич ного заявления , или в связи с истечением срока действия контракта , заключенного на определенный срок , или при наличии акта о нарушении трудовой дисциплины и т.п . Там же . – статьи 29, 31, 32, 33 – с . 10-13 Увольнение работников оформляется приказом по личному составу , где указывается причина увольнения , согласно статьям КЗоТа РФ . За те м делаются записи в трудовой книжке и в личной карточке (формы № Т -2) и /или личном деле. При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении ( служебная записка ) и копия приказа об увол ьнении (другая копия передается в бухгалтерию ) . Личное дело , после помещения в н его приказа об увольнении , закрывается и о брабатывается для передачи в архив на дол говременной хранение. Таким образом , на предприятиях , в учре ждениях , организациях документация , сопровождающая такие процессы движения кадр ов как прием , перевод и увольнение работников , должна обязательн о оформляться и вестись в соответствии с общегосударственными законодательными и нормати вными актами , важнейшим из которых является КЗоТ РФ. 3. Ведение трудовых книжек работников. Согласно с татьи 39 КЗоТ РФ , трудовая книжка являет ся основным документом о трудовой деятельност и рабочего или служащего. Кодекс законов о труде РФ (с измен . и допол . На 01.12.94). М .: Изд-в о Брандес , 1994. – ст . 39. – с . 15 Трудовые книжки ведутся на всех работ ни ков , проработавших свыше 5 дней , в том числе на сезонных и временных работников , а также на нештатных работников при условии , если они подлежат государственному с оциальному страхованию. Лица , проступающие на работу , обязаны предъявлять администрации предпр иятия трудов ую книжку , оформленную в установленном порядк е . Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу по совместит ельству , по трудовому соглашению , по договору подряда трудовая книжка не предъявляется. Лица , поступающие н а работу впервы е , обязаны представить администрации справку о последнем занятии , выданную по месту жит ельства , а уволенные из рядом Вооруженных Сил – военный билет . Все записи , внесенны е в трудовую книжку на последнем месте работы , должны быть заверены п одписью руководител я или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров . На лиц , поступивших на работу впервые , трудовая кни жка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу . В трудовую книжку вносятся все записи о прие м е , переводе на другую постоянную работ у , увольнении , награждениях и поощрениях . Запис и вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока , а при увольнении – в день увольнения ) и должны точно соответствовать тексту приказа. Порядок заполне ния , ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в “Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях , в учреждениях и организациях”. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях , в учреждениях и организациях //Бюллетень Госк омтруда СССР . – 1986. - № 1. В соответствии с Инструкцией в трудов ую книжку вносятся : сведения о работнике ; сведения о работе ; сведения о награждениях и поощрениях ; сведения об открытиях. При оформлении трудовой книжки сначала заполняется ее титульный лис т , содержащ ий сведения о работнике . Указываются фамилия , имя , отчество работника и дата его ро ждения ; образование ; профессия или специальность . После указания даты заполнения трудов ой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведен ий . Титульны й лист подписывает лицо , ответственное за выдачу трудовых книжек , затем ставится печать предприятия (или печать кадровой службы ). Сведения о работе включают в себя : прием на работу , перевод на другую постоянную работу , увольн ение. Раздел “Сведе ния о работе” предст авляют собой таблицу из 4-х граф : графа 1 - № записи , графа 2 – дата (число , месяц , год ), графа 3 – сведения о приеме на ра боту , о переводах на другую работу и о б увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью , пункт закона ); г р афа 4 - на основании чего внесена запись (документ , его дата и номер ). Записи о причинах увольнения должны п роизводиться в трудовой книжки в точном с оответствии с формулировками действующего законо дательства и со ссылкой на соответствующую статью , пункт з акона. При увольнении рабочего или служащего все записи о работе , награждениях и поо щрениях , внесенные в трудовую книжку за вр емя работы в организации , учреждении , фирме заверяются подписью руководителя организации и ли начальника отдела кадров и печатью. Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении. Если работник выходит на пенсию , то производится “на основании списка работников пенсионного возраста подборка трудовых книжке . По данным л ичной карточки и труд овой книжки уточнение общего стажа работы , в том числе стажа непрерывного и льгот ного . Регистрация заявления работника . Консультаци и уходящего на пенсию . Запись в заявление о предоставляемых документах . Заполнение и подпись “Представл е ния” . Комплектование документов для представления в органы со циального обеспечения . Запись в книгу учета лиц , уходящих на пенсию.” Типовые формы времени на работы по комплектованию и учету кадро в /Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦ СПС от 11.04.85. № 95/9-18. – Ц БНТ Госкомтруда СССР . – М ., 1988. – с .17 В трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп “Пенсия назначена” в разделе “Сведения о назначении пенсии”. В тех случаях , когда в трудовой кн ижке заполнены все стр аницы соответствующ их разделов , трудовая книжка дополняется вкла дышем . Он вшивается в трудовую книжку , зап олняется и ведется в том же порядке , ч то и трудовая книжка и без нее он недействителен. Работник , отвечающий за кадровую документ ацию , ведет книгу уче та трудовых книже к и вкладышей к ним , бухгалтерией ведется – приходно-расходная книга по учету блан ков трудовых книжек и вкладышей к ним . При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма № Т -2) и в книге у чета . Книга учета должна быть пронумерована , прошнурована и скреплена подпись ю и печатью. В случае выявления неправильной или н еточной записи сведений о работе , переводе на другую постоянную работу , о награждениях и поощрениях и др . исправления производят с я администрацией того предприятия , где была внесена соответствующая запись . Администра ция по новому месту работы обязана оказат ь работнику в этом необходимую помощь. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу , впоследс твии признанной недействите льной ; при потере трудовой книжки или если она пришла в негодность по просьбе р аботника выдается дубликат трудовой книжки . В ыдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы. С целью обеспечен ия сохранности т рудовые книжки хранятся в сейфах . Невостребов анные трудовые книжки хранятся до востребован ия не менее 50 лет. Перечень типовых документ ов , образующихся в деятельности госкомитетов , министерств , ведомств и других учреждений , орг анизаций , п редприятий с указанием сроков хранения . – М .: Главное Архивное Упр-е при Совете Министров , ВНИИДАД , 1989. – ст . 524 – стр .71 Таким образом , правильное оформление , веде ние и хранение трудовых книжек играет огр омную роль в жизни каждого человека , так как э то важнейший документ , подтвержд ающий трудовую деятельность работника. ЗА КЛЮЧЕНИЕ. Совокупность документов , в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности со трудников , называется документацией по личному составу (кадрам , персоналу ). Эти документы явл яются наибо лее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении , в едении и хранении на протяжении длительного срока. Обязательное ведение кадровой документации на любом предприятии предусмотрено соответству ющими общегосударст венными законодательными и нормативными актами : Кодексом законов о труде Российской Федерации Кодекс законов о труде РФ (с изм . и допл . На 01.12.94). – М .: и зд-во Брандес , 1994. – 94 с. , Инструк цией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях , в у чреждениях и организ ациях Инст рукция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях , в учреждениях и организациях //Бюллетень Госкомтруда СССР . – 1986. № 1 , Перечнем типовых документов , образ ующихся в деятельности госкомитетов , министерств , ведомств и других учреждений , организац ий , предприятий с указанием сроков хранения Пере чень типовых документов , образующихся в деяте льности Госкомитетов , министерств… с указанием сроков хранания . М .-:Главное Архивное упр-е при Совете Министров , ВНИИДАД , 1989. – 26 8 с. , Типовыми нормами времени на работы по комплектованию и учету кадро в Типо вые нормы времени на работы по комплектов анию и учету кадров //Утверждены Постановление м Госкомтруда СССР . И Президиума ВЦСПС от 11.04.85. № 95/9-18- ЦБНТ Госкомтруда СССР . – М ., 1988. – 45 с. и другими. Следовательно , одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотру дника , ответственного за работу с кадрами ) является правильное документирование трудовых пр авоотношений. В частности большое внимание нужно у делять документам , возникающим в процессе приема , перевода , увольнения работников , для того , чтобы они соответствовали правилам , фо рмулировкам действующего законодательства. Таким образом , процедуры , выполняемые кадр овой службой при оформлении движения кад ров , документируются посредством работы с определенными документами , важнейшими среди которых являются трудовой договор (контракт ), п риказы по личному составу , трудовая книжка. “Одним из основных правовых институтов законодательства о труде является трудов ой договор . С его помощью граждане реализуют свою способность к труду , определ яют основные и дополнительные условия труда , а также прекращают трудовые отношения”. Комм ентарий законодательства о трудовом договоре . – М . Юрид . Литер ., 1994. – с .3. Он соста вляется в двух подлинн ых экземплярах , один из которых остается н а предприятии , а другой хранится у работни ка. Каждый пункт приказа по личному соста ву – правового акта , издаваемого по воп росам регулирования трудовых правоотношений граж дан с администрацией предприятий , учреждений и организаций Иритикова В.С . Приказ п о личному составу //Секретарское дело . – 1997. № 1. – с . 20 - должен быть с формулирован в строгом соответствии с требова ниями Кодекса законов о труде Российской Федерации. Важнейшим документом по личному сос таву является трудовая книжка , которая также должна оформляться и в дальнейшем вестис ь в точном соответствии с законодательными и нормативными актами Российской Федерации , в частности с КЗоТ РФ и Инструкцией о порядке ведения трудовых книже к. Согласно статье 2 КЗоТ РФ каждый работ ник имеет право на судебное разбирательство , защиту. Кодекс законов о труде РФ (с из м . и доп . на 01.12.94) – М .: Изд-во Брандес , 1994. – 94 с. Следовательно , любой работодатель может оказаться в положении отв етчик а , а работодатель , не соблюдающий трудовое законодательство , скорее всего , проиграет дело . В результате этого , ясно , что и в интересах работника и в интересах работо дателя – правильное , соответствующее всем тр ебованиям законов и нормативов оформление , ве д ение и хранение документации по личн ому составу . При этом работодатель имеет возможность осуще ствлять наиболее рациональное распределение рабо т , обеспечивающее эффективную организацию труда , а также определять степень загрузки работн ика и совершенство те хнологического проце сса , а работник более определенно представляе т свои трудовые обязанности и резервы пов ышения производительности своего труда. Спи сок источников и литературы. I. Источники. 1. Инструкция о порядке ведения тру довых книжек на предприяти ях , в учрежд ениях и организациях //Бюллетень Госкомтруда С ССР . – 1986. - № 1. 2. Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров (Утверждены П остановлением Госкомтруда СССР и Президиума В ЦСПС от 14.04.1985г . № 95/9 – 18). – ЦБНТ Госкомтру да СССР . – М ., 1988. 3. Перечень типовых док ументов , образующихся в деятельности госкомитетов , министерств , ведомств и других учреждений , организаций , предприятий с указанием сроков хранения : Главное Архивное Управление при С овете Министров , ВНИИДАД – М., 1989. 4. Распоряжение мэра Мо сквы от 19.10.93 № 595-рм “Об утверждении размеров штрафных санкций , налагаемых объединением “М осгорархив” за нарушение действующего законодате льства по архивному делу”. 5. Кодекс законов о труде (с изм . и доп . на 01.12.94) – М .: изд-во Брандес , 1994. 6. Федеральный закон “О б информации , информатизации и защите информа ции” от 20.02.95 № 24 – ФЗ //Собрание законодательс тва РФ , 1995 № 8. II. Литература 1. Андреева В.И . Делопроизводство : требования к документообороту фирмы ( На основе Гост ов РФ ).- М .: Бизн.-шк . Интел Синтез , 1994. 2. Иритикова В.С . Приказ по личному составу //Секретарское дело . – 1997. - № 1 – с . 20-27 3. Комментарий законодатель ства о трудовом договоре . – М .: Юрид . Л ит-ра , 1994. 4. Кузнецова Т.В . и д р . Секр етарское дело /Т.В . Кузнецова , Г.А. Серова , В.И . Андреева , Н.А . Литвинцева . – М .: журн . “Секретарское дело” , 1996. – 490 с .: им . – (Спец . вып . Журн . “Секретарское дело” ). 5. Пустозерова В.М ., Соло вьев А.А . Прием и увольнение работников . – М .: Приор , 1996. 6. Стенюков М.В . Документ ы . Делопроизводство : Прктич . Пособие по докумен тационному обеспечению деятельности предприятия . М .: Приор , 1996.