Вход

Профессия секретаря. Оформление машинописной страницы

Реферат по делопроизводству и документообороту
Дата добавления: 16 июня 2003
Язык реферата: Русский
Word, rtf, 295 кб
Реферат можно скачать бесплатно
Скачать
Данная работа не подходит - план Б:
Создаете заказ
Выбираете исполнителя
Готовый результат
Исполнители предлагают свои условия
Автор работает
Заказать
Не подходит данная работа?
Вы можете заказать написание любой учебной работы на любую тему.
Заказать новую работу

Оформление машинописной страницы . Формат бумаги. Работы , выполняем ые на пишущей машинке , различаются по характеру , наз нач е нию , фор ме исполнения , формату бумаги . Служебную документацию изготовляю т на бумаге стандартных форматов . Устано в ление форматов связано с проектированием и эксплуатацией средств оргтехники : пишущих машин , копиров альных и множительных аппаратов , фальцевальных машин и прочего об о рудования. В 1966 г . в СССР установлен Государственный стандарт пот ребительских форматов бумаги - ГОСТ 9327-66. Все форм аты делятся на три ряда : A , B , C . Ряд А основной . Ряды В и С дополнительные . Основной ряд служит для изготовления писчей бумаги , ряды В и С – для изготовления изделий из бумаги (папок , конвертов , обложек и т.п .). Каждый ряд подразделяется на классы , которые показывают размер формата бумаги . Так , например , в ря ду А 13 классов . Каждый из них о бозначается буквой А и цифрой класса (А 1, А 2 и т.д .). Размеры форматов обозначаются в миллиметр ах . Исходный формат А составляет 840х 1189 мм . Каждый последующий формат получают путем д еления предыдущего поп о лам : А 1 – 594х 841, А 2 – 420х 594, А 3297х 420, А 4 – 210х 297, А 5 – 148х 210 и т.д . Наиболее употребительные форматы А 4 и А 5. Листы бумаги должны быть ровными , без «бахромы» , загнутых краев и других м е ханических деф ектов , иметь строго прямоугольную форму . Косин а листов , т.е . от клонение от прямоуголь ной формы , не должна превышать 2%. Качество п исчей бумаги определяется сортностью и зависи т от степени однородности , числа механических повреждений и ее б е лизны . Бумага выпускается следу ющих номеров : 0, 1, 2, 3. Целлюлозная бумага № 0 и 1 имеет белый цвет , прочная и выдерживает длительное хранение – не желтеет и не разрушается на свету . В ее состав в ходят клеящие вещества , д е лающие ее плотной , непромокаемо й . Чернила на ней не расплываются . Бумага № 2 и 3 п о лубелая , более мягкая , изгот овляют ее из древесной массы . На длительное хран ение эта б у мага не рассчитана . Эти сорта бумаги имеют лицевую и оборотную сторону . Писат ь рек о менду ется на лицевой стороне : она более ровная. Оформление машинопис ной страницы . В процессе работы машинописная страница заполняется те кстовым , цифровым или смешанным текстом , к оформлению которого предъявляются определенные т ребования. Текстовой или цифровой материал со всех сторон огра ничивается свободным пр о странст вом – полями . Страниц а имеет четыре поля : верхнее , нижнее (равны е по величине ), левое (начальное ) и правое (конечное ). В основном они предназначены для предохранения текста от износа в процесс е работы с документом , но в то же время имеют и утилитарное наз н аче ние , например : левое поле предназначено для подшивки работ в скоросшиватель , для перепл ета рукописи . На верхнем и нижнем проставл яют соответствующие делопрои з водственные пометки. Размеры полей зависят от выбранного ф ормата бумаги , характера работы и ее назн а че ния . Эти размеры можно измерять в сантимет рах или миллиметрах , но при работе на п и шущей маш ине величины полей удобнее измерять в инт ервалах и ударах (печатных зн а ках ). Размер левого поля должен составлять 35 мм , или 13 печатных знаков , правого – 8 м м , или 3 – 4 печатных знака . Верхнее – от среза листа до первой строки те кста – 20 мм ; нижнее – от последней ст роки текста до нижнего среза листа – для формата А 4 составляет не менее 19 мм , для формата А 5 – 16 мм. Формат бумаги А 4 (210 на 297) в переводе н а печатные знаки и интервалы имеет следующие параметры : слева направо 80 печатных знаков , т.е . ударов по клавишам , сверху в низ 68 – 70 интервалов (один интервал – 4,25 мм ). Формат А 5 (148 на 210 мм ) включает от лев ого до правого края бумаги 80 ударов , свер ху вниз – 34 – 35 интервалов. Приступая к работе на пишущей машине , рекомендуется отметить карандашом ни ж нее поле , чтобы вовремя завершить работу . Левое и правое поля ограничить полеустанов и телями . Все строки маш инописной работы должны начинаться на одном уровне . Левый п о леустановитель ограничивает продвижен ие каретки вправо при переводе на новую строку . В конце строка ограничивается правы м полеустановителем и заканчивается за 8 мм , или 3 – 4 удара , от правого среза бумаги. Оформление правого поля выполняет ся по звонку . За 2 – 3 удара до поля п одается звуковой сигнал , предупреждающий машинист ку о подходе к концу строки , а на уровне поля клавиатура блокируется. Правое поле в машинописных работах не получается таким же ровным , как левое , т.к . в конце строк мо гут быть пе реносы , а чтобы их сделать правильно , иног да приходится заходить за условную вертикаль правого поля или не доходить до нее . Отклонение от этой вертикали не должно составлять более 2 – 3 ударов. Арабские цифры . Количественные , порядковые числит ел ь ные . Нумерация пунктов. Арабские цифры расположены в четвертом ряду клавиатуры . Обслуживаются они во время письма пальцами соответствующей зоны : мизинц ем левой руки ударяют клавишу с цифрой 1, безымянным – 2, средним – 3, указательным – 4 и 5. Указател ьным пальцем правой руки ударяют по клавишам 6 – 7, средним – 8, безымянным – 9, мизинцем – 0. При написании цифр используют верхний регистр . Количественные числительные , встречающиеся в тексте без букве нного обозн а чения единиц физических величин , воспрои зводятся словами , например : «Этих изделий должно быть не более трех». Аналогично пишут однозначные числительные , обозначающие временные границы или периоды , например : «Испытания должны продолжаться три – пять дней». В текстах научно – технического и специа льного характера , в деловых бумаг ах чи с ла , сопровождающиеся буквенным обозначением единиц измерения , пишутся цифрами , например : «Самосвал грузоподъемностью 5 т» , «Для пошива халатов пошло 15 м материи». Запись порядковых числитель ных отличается от записи к оличественных . Если з а пись ведется арабскими цифрами , то порядковые числительные пишутся с ука занием п а де жных окончаний , например : «Радиоприемник 2 – го класса» . «Ученик 4 – го класса». При перечислении нескольких порядковых чи слительных окончание ставитьс я тол ь ко один раз , например : «Задано выучить 1, 2, 3-й параграфы». С помощью цифр можно записывать опред еления , выраженные сложным словом , включающим в себя некоторые формы числительных , например :100-процентный , 20-километровый. Порядковые числительные , об означающие в тексте номер конференции , например : XXV съезд КПСС , II конферен ция. В текстах художественной и близкой к ней литературе числительные , как правило , пишутся прописью (буквами ). Многозначные числа принято записывать циф рами . Исключение делается в тех сл у чаях , когда с такого числа начинается предложение , наприме р : «Двадцать километров пути проложено» . Но : «Проложено 20 км пути». Многозначные целые числа записываются . Ра збивая пробелами на классы , напр и мер : 250 000 т , 1 248 435 руб. Нумерация пункто в. Нумерация пунктов в машинописных работах выполняют арабскими цифрами . Число , об означающая порядковый номер , отделяют от текс та точкой , после которой обязательно делают пробел . Если на одной странице пишется несколько , например десять и более , пунктов , т о возросшее на разряд число пишут на один шаг левее . Знаки четвертого ряда клавиатуры. Двоеточие . Скобки . Знак двоеточия в т ексте пишется без пробела после слова , за которым он следует ; после него обязательн о делают пробел . Круглые скобки имеются на кла виат уре 46 – клавишной пишущей машины . На о д ном литерном рычаге располагаются обе скобки – откры вающая и закрывающая . Открыв а ющая скобка пишется с использованием верхнего регистра , закрывающая – без регистра. Скобки ставятся в тексте слитно к заключаемому понятию . После скобки обязат ел ь но делае тся пробел , если нет другого знака препина ния. Знаки : вопросительный и воскл ицательный. Эти знаки пишут п о общему прав и лу. Кавычки . Многоточие. Кавычки пишут слитно со словом , кот орое они в себя з а ключают . Перед откры вающейся кавычкой обязательно делают пробел , а также после з а крывающейся , если далее не следует зна к препинания . Точка , запятая , точка с запятой , двоето чие и тире перед закрывающими кавычками н е ставятся . Эти знаки могут быть написаны после кавычек без до полнительного пр обела . Например : Эта повесть напечатана в журнале «Звезда» . Закрывающие кавычки после знаков : вопроси тельного , восклицательного и мног о точия ставятся без до полнительного пробела . Например : Роман «Что де лать ?» Восклицательный , вопросительны й знак , многоточие – могут относиться ко всему п редложению со словами , заключенными в кавычки . В этом случае их ставят после кав ы чек , наприм ер : Где вы найдете больше , чем у нас , месторождений «черного золота» ? Многоточие пишут по общему правилу : пе ред ним пробел не делают , после него – пробел необходим . Если многоточие соче тается с восклицательным или вопросительным з наком , то в этом случае пишут знак и две точки , например : Ветер воет…Гром грохоче т… Пусть сильнее грянет буря !.. Если многоточие сочетается с кавычк ами , то после многоточия кавычки ставятся без пробела , например : «Хороша была Танюша , краше не было в селе…» Точка с запятой. Точка с запятой – комбинированный знак . Он состоит из двоет о чия и запятой . Выполня ют его следующим образом : большим пальцем правой руки наж и мают на клавишу пробела . Затем последовательно выполняют удары по клавишам двоет о чия и запятой , не отпуская клавиши пробела . Отпускают клавишу пробела и делают пробел . Римские цифры . Написание дат. Римские цифры . Употребляют их для обоз начен ия съездов , кварталов года , поря д ковых номеров глав , то мов , конференций , юбилейных дат и т.д . На клавиатуре пишущей машины для пис ьма римских цифр нет специальных знаков . П ри письме их используют прописные буквы , и з которых также составляют римские числ а : 2 – П 6 – VI 9 – IX 100 – C 3 – Ш 7 – V П 10 – X 500 – Д 4 – IV 8 – V Ш 50 – Л 1000 – М Римские цифры главенствуют над арабским и : например , в рукописи более крупные част и нумеруют римскими цифрами : раздел II , глава III , а более м елкие – ара бскими : § 5. Написание дат . Даты в машинописных р аботах выполняются двумя способами : 1. Число и год – арабскими цифрами , месяц – сл овами , например : 8 мая 1978 года ; 2. Число , месяц и год выполняют шестизначными числами , каждые две цифры отделяют точкой , на пример : 08.05.78. Оформление заголовков и подзаголовков. Правила о формления заголовков. 1. Заголовки пишут прописными буквами. 2. Переносы в загол овках не допускаются . В конце заголовка зн аки препинания , кроме восклицательного и вопр осительного знаков , не ставятся. 3. Короткие заголовки (менее 15 знаков ) пишут вразрядку – после каждой буквы следует пробел , например : « СИНТАКСИС ». 4. Большие заголовки (более 40 знаков ) размещают в несколько строк , но каждая строка по возможности должна иметь смысловое зн ачение . Текст больш ого заголовка выпо л няют через один интервал. 5. При выполнении т екста через полтора интервала от заголовка до текста делают три и н тервала ; при выполнении текста через два интервала от заголовка до те кста – четыре интервала. 6. Если на одн ой странице пишут несколько коротких текста с заголовками , то от после д ней строки текста до следующего заголовка необходимо сделать двой ной интервал . Например , если в тексте межд у строками два интервала , то до следующего заголовка – четыре. 7. Нельзя п исат ь заголовок в конце страницы ; если на ней не умещаются три строки ид у щего за заголовк ом текста , то надо весь текст перенести на следующую страницу. При оформл ении заголовка по центру рабочей строки в начале следует определить количество знаков в загол овке . Затем от числа знако в рабочей строки вычесть количество знаков заголовка . Полученное число разделить пополам , а величину частного (количество ударов ) о тсчитать от левого поля . Например , заголовок «Багульник» выполняется в разрядку , имеет 17 знаков . Рабочая стр ока составляет 64 знака : 64-17=47; 47/2=23 (24 знака ). Следовательно , надо отсчитать 23 удара от левого поля и написать заголовок . В с о временной м ашинописи предпочтение отдается расположению заг оловков от левого поля . Размер заголовка в донном с лучае не должен превышать 40 знаков. Правила оформления подзаголовков. Подзаголовки в маш и нописных работах пишут строчными буквами . Для большей нагля д ности их выделяют и отделяют от текста дополнительн ыми интерв а лами . Например , если между заголовком и по дз аголовком два и н тервала , то до текста надо сделать три интервала . Подзаголовки , располагаемые посредине рабочей строки , рассчитывают анало ги ч но загол овкам . При оформлении заголовка от левого поля подзаг о ловок также должен быть написан от левого поля . Под заг оловки можно выделять подчеркиванием , разрядкой , з а ключать в скобки . Нумерация страниц. Стандартом установлено , что в документах , оформляемых на двух страницах и б о лее , вторая и последующие страницы должны быт ь пронумерованы. Номера страниц дол жны проставляться на верхнем поле листа от четвертого пол о жения т абулятора арабскими цифрами без слова «страни ца» (с .) и знаков препинания. Номера страниц печатаются в интервале 10 – 15 мм от верхнего обреза листа. Если текст документа печатают с двух ст орон , то нечетные номера проставляю т на лицевой стороне , а четные на обра тной. Правила и способы выделени я в тексте . В машинопи си применяется несколько способов выделения в тексте отдельных слов , фраз или предложен ий : написанием вразрядку , выделение про пис ными буквами , по д черкиванием , другим цветом , используя двуцветную ленту (на одной странице применя ется только один способ выделения в текст е ). Выделение прописными буквами и подчеркива ние применяется при письме через 1,5 – 2 инт ервала. Подчеркивание вып олняют , ударяя по знаку подчеркивания – под цифрой восемь . Машинописную строку , в которой выделяется с лово или группа слов , пишут до конца , з а тем , нажима я на клавиши свободного хода каретки подв одят первую букву выделяемого слова к раз резу буквоводителя . У даряют по клавише с цифрой 8, чередуя указательные пальцы обеи х рук , подчеркивают слово или группу слов (разрез буквоводителя окажется под последней буквой выделяемого слова ). При выделении текста разрядкой используют клавишу написания в разрядку , при этом между словами делается дополнительный пробел . Выделять разрядкой можно при письме с любыми интервалами между строками. При выделение в тексте с использовани ем двуцветной ленты применяют мех а низм изменения п одъема ленты. Письмо на линованной бумаге . Спос обы исправления ошибок. Одной из разновидностей машинописных работ является зап олнение бланков и письмо на линованной бу маге , заранее изготовленной типографским способом. Изготовленные в типографии бланки и л инованная бумага имеют расстояние между строк ами , несоответствующие величинам интервалов . Поэтому при письме на линованной бумаге отключают интервальный механизм . Для этого на пишущей машинке имеется кно п ка свободного хода ва ла и рычаг свободного хода вала Для перевода каретки на новую строку вал провор ачивают с помощью ручки бум а гоопорно го вала. При этом надо ориентироваться на бук вострокоуказатели , расположенные слева и справа от буквоводителя . Горизонтальная линия листа или бланка должна совпасть с горизонтально й линией буквострокоуказателя. Исправле ние ошибок. В машинописных работах возможн ы ошибки , которые обязательно должны быть исправлены. Наиболее распространенный способ их устра нения – механический , путем подчис т ки ластиком , кот орый подбирается по жесткости соответственно сорту бумаги (красный , белый , синий , комби нированный ). Ошибки в тексте можно исправлять непо средственно в пишущей машине , если страница не дописана до конца. Возможные варианты ошибок в машинописных работах . В слове неправильно нап и сана буква ; буквы переставле ны местами , но их о бщее количество в слове сохранено ; пр о пущена буква ; написана лишняя буква ; н е сделан пробел между словами. Исправление ошибок непосредственно в пишу щей машинке выполняют в следу ю щей последовательности . О тводят в сторону каретку , чтобы крошки от бумаги и ла стика не попали в машину и не засоряли механизмы ; поворотом вола продвигают бумагу вверх (если ошибка допущена в верхней части листа ) так , чтобы строка , в которой есть ошибка , попала в бумагоопорный щит , осторожно стирают ошибку , не задевая рядом стоящих б укв . Ластик для этого лучше взять плоский , соответствующий сорту бумаги . Бумажные крошки удал я ют. Если ошибка в нижней части листа , лучше продвинуть бумагу назад и , откинув лист на себя , исправить ошибку . Вернуть бу магу на место и продолжать писать работу. На вынутом из пишущей машины листе все ошибки устраняют сразу . При этом мо жно пользоваться специальном трафаретом , имеющим различные по контуру прорези . Применение трафарета ускоряет исправление ошибок , так ка к в этом случае ластик не зад е вает буквы , кот орые написаны правильно. Вписывают нужные буквы и знаки в следующей последовательности : отключают интервальный механизм , открывают рычаг бумагоосвободителя и ориентируясь на бу к вострокоуказатели (горизонтальная его линия деления проходит под строкой ), вст авляют бумагу . Закрывают рычаг бумагоосво бодителя. Прежде чем вписывать нужные буквы , сле дует отключить ленто водитель – ударить по нужной клавише , проверить , правильно ли будет сделан отпечаток , только после этого выключить ленто водитель , нажать клавишу обратного хода каретки и написать нуж ный знак. Нужные буквы и знаки вписывают , легко ударяя по клавишам , чтобы оттиски не п о лучились ярче остальных. Если в слове пропущена одна буква , то подчищают три буквы и за счет у меньшения расстояния между ними вписыв ают эти же буквы и недостающую . Для этого придержив а ют карету рукой или клавишей обратного хо да. Букву , пропущенную в конце слова , можн о вписать за счет уменьшения расстояния м ежду словами и буквами в слове – под чистить две буквы и вписать три. Если между словами пропущен пробел , надо подчистить по две буквы в каждо м слове и снова вписать их , сократив р асстояние между буквами и словами. Если в слове написана лишняя буква , подчищают три буквы и вписывают две за счет увеличения расстояния между ними . В этом с лучае также придерживают карет ку рукой или клавишей обратного хода. Допускаются исправление путем «перебивки» одной буквы на другую , но лишь в то м случае , если они схожи по контуру , на пример : Л – Д ; Ш - Щ ; Ц – Д ; П – Н , И , Д ; О – Ф , Е , С , Э , Б , Р . Перебива я букву , не надо сильн о ударять по клавише , так как на этом месте получается двойной отпечаток. При выполнении работы в нескольких эк земплярах возможно исправление ошибок , как в машине , так и на вынутом листе . В машине исправляют ошибки начиная с последнег о листа . Откидывают всю закладку на себя , между листом и копировальной бумагой прокл а дыва ют полоску писчей бумаги или линейку , чтоб ы при исправлении не осталось темного пят на на листе. Вынутую из пишущей машины закладку ра збирают , устраняют ошибки на всех э к земплярах , зат ем вписывают буквы на каждом экземпляре о тдельно. В настоящее время используют и другие средства для исправления ошибок : отпеча т ки закрашивают , заклеивают . Для закрашивания используют бума гу , покрытую специал ь ным составом , жидкость , изготов ле нную на летучей основе . Для заклеивания пр именяют полоски бумаги шириной 5мм , покрытые с одной стороны клеем. Не допускается забивать неправильно напис анную букву , слово , зачеркивать , и с пользуя другие б уквы или знаки . Работа с подобным «исправл ением» не смотрится , имеет неряшливый ви д . Лучше переписать весь лист заново. Оформление ссылок. В ряде работ встречаются ссылки – дополнения , поя снения или указания на исто ч ник . Для связи ссылки с текстом служат знаки сноски . Их ста вят в тексте у того места , где ну жно сослаться на какой – либо ис точник , а также перед самой ссылкой . Знака ми сноски служат арабские цифры и звездоч ки (их пишут буквой х ). Звездочки употребляют в цифровых работах и когда на странице не больше трех ссылок . Текст ссылок помещают в конце ма шинописной страницы , ниже основного текста. Если в работе несколько ссылок , то их номеруют по порядку в пределах кажд ой м а шинопи сной страницы . Порядковый номер ставят со скобкой или без нее на пол – интерв а ла выше машинописной строки без пробела . Текст сс ылки пишут внизу страницы под че р той независимо от того , сколько места на странице за нимает основной текст . Последняя строка после дней ссылки должна располагаться на уровне нижнего поля страницы. Основной т екст пишут до первой ссылки , нумеруют ссыл ку и доп исывают строку до конца . З атем определяют объем текста ссылки (например , одна машинописная строка ) и в конце страницы оставляют место для ее оформления . К отметке нижнего поля добавляют вверх четыре интервала (два на расстояние от последней строки текста до черты и два п о сле черты до ссылки ) и делают карандашом новую отметку. Продолжают писать текст до сделанной отметки , затем отступают вниз два интерв а ла и прово дят черту , равную 20 ударам . От этой черты отступают вниз на два интервала и пишу т текст ссылк и. С абзацного отступа ставят порядковый номер с дробью , делают пробел и пишут текст ссылки с заглавной буквы . Текст б ольшого содержания пишется в несколько строк через один интервал , вторую и последующие строчки в этом случае пишут от левог о поля . Если на одной странице имеет ся несколько сносок , то их оформляют анало гично первой , но отделяют друг от друга двумя интервалами . При оформлении на одной странице неск ольких ссылок разного объема на каждую из них к отметке нижнего поля добавляют определенное кол ичество интервалов : на первую ссылку в одну строку – четыре интервала (два до черты и два после нее ), на вторую , сост о ящую из одной строки , также д ва интервала , на состоящую из двух строк – три интервала , на ссылку в три строки – четыре интервала и т.д. Те ксто вые сокращения . Прямая речь . Цитаты. Текстовые сокращения. Применение текстовых сокращений в офиц иальной дел о вой переписке дает возможность сэкономить время при подготовке и прочтении докуме н тов . В у правленческой документации широко употребляются сокр ащенные формы слов и аббревиатура (сложно сокращенные слова ). Сокращения можно подразделить на два вида : сокращения , предназначенные только для зрительного восприятия , и сокращения,употребляемые как в устной , так и в письме н ной речи . Первый вид сокращени й принято называть текс товым или графическим . К таким сокращениям , например , относятся наименования территориальных , производственных и административных единиц (г ., обл ., р-н , пос ., и т.д .) ; наименование долж ностей и званий (акад ., проф ., ст . науч . с отр., доц .) ; наименование дат и календарных сроков (м-ц .) ; со б ственно текстовые сокращения (т.е ., т.д ., т.п .) ; формы обращения (т ., гр .) ; наименования отдельных документов (квит ., накл .) ; и т.п. Такие сокращения общеприняты . Они зафикс ированы во многих ве домственных и н струкциях и п равилах по делопроизводству. Второй вид сокращенных слов – аббре виатуры . Их широко употребляют в устной ре чи как обычные слова . Аббревиатуры образуются из первых букв или звуков сокраща е мого словосочета ния : ЗАГС , ГОСТ , вуз , из н ачальных с логов : совхоз , прораб , завком. К аббревиатурам относятся также сокраще ния без гласных – образуются исключ е нием гласных и по одной из сдвоенных согласных : млрд ., млн .; посредством усечения сл о ва , т.е . опущения конца слова : спец ., зав ., зам . и др. Приме няется также смешанный тип с о кращений : НИИасбестцемент. Сложносокращенные слова образуются путем соединения одного или двух начал ь ных слогов с полным вторым словом : капремонт , хозрасчет . Существуют определенные условности при сокращении слова това рищ : в начале пре дложения пишется Тов ., в середине – т . при употреблении этого слова во множестве н ном числе в начале фразы пишется Товарищи , в середин е – тт. В текстах документов сокращения использ уются для того , чтобы избежать повтор е ния длинных н азваний . Однако следует учитывать , что пр и адресовании писем в какую – либо о рганизацию ее название приводится в том в иде , в каком оно дано в документах , и с ходящих из этой организации , либо в специальных спра вочниках . Произвольное сокращ е ние наименований учрежде ни й не допускается . Цитаты. Цитаты – это выдержки из сочинений какого - либо автора , из официал ь ных документов , постановлений . Их воспроизводят дословно по подлиннику , заключают в кавычки и сопрово ждают ссылкой на источник . Прямая речь. Прямая речь – это приведенная без изменения передача чьей-либо р е чи . Прямая речь заключ ается в кавычки и пишется после двоеточия , если приводится в сплошном тексте , напри мер : Петр нахмурившись смотрел на Синцова : «Слышь ! Я тебя последний раз спраш и ваю : кто с тобой был ?» В диалогах слова каждого собеседник а пишут с новой строки , с абзаца ставя т тире и с прописной буквы непосредственн о слова говорящего , например : Был в Астрахани сад «Аркадия» . Я п ошел туда и спросил у кого-то , не возьм ут ли меня в хор . Мне указали человека н ебольшого роста , бритого , в чесучово м пиджаке : - Это антрепренер Чер касов. - Сколько тебе лет ? – спросил он. - Семнадцать , - сказал я , - прибавив год. Оформление примечаний , приложений , оснований . Примечания . При мечания – это дополнительные пояснен ия к тексту . Их помещают непосредственно в тексте . Слово «примечание» пишут от нулев ого положения табулятора , т.е . от левого по ля строчными буквами , первая буква – глав ная . Текст пишут через один интервал . Напр имер : Примечание : Если перечисление стоит в с ередине предложения и впереди есть обобщающие слов а , то однородные члены могут быть выделены двумя тире. Если при мечаний несколько , то слово «Примечание» пишу т во множественном чи с ле и после него ставят дво еточие . Пункты текста примечания нумеруют ара бск ими цифр а ми . Между пунктами делают два ин тервала . Например : Примечания : 1. Если подлежащее выражено личным место – имением , тире может не ставиться. 2. Если между подлежащим и сказуем ым – су – ществительным вставлено связующ ее место – имение ЭТО , то тире ставится перед ним. Если в примечании несколько пунктов и они не умещаются на одной стран ице , то их переносят на следующую . Перенос ить тольк о один пункт на след у ющую страницу не рекомендуется . Если он не умещается на странице или не остается м е ста для оформлен ия реквизита «подпись» , надо перенести на следующую страницу 2 – 3 строки текста. Приложения. При ложение – это различные официальные и справочные материалы , дополняющие основной текст (таблицы , чертежи , схемы , графики , фотог рафии и т.д .) . ук а зание на наличие приложения помещае тся под основным текстом. Слово «Приложение» пишут в единственном числе от левого поля – нулевого пол о жения табу лятора строчными буквами , после него в сегда ставится двоеточие . Текст пишут через один интервал. Если название приложения полностью прив едено в тексте документа , то в отметке после текста оно обозначается сокращенно . Н апример : Приложение : на 3 л . в 1 экз. При наличии нескольких приложений их перечисляют в той последовательности , в как ой они упоминаются в тексте . Количество ли стов сброшюрованных приложений (бр о шюры , книги ) не указыв ается , например : Приложения : 1. Справка о согласовании п роекта на 4 л . в 1 экз . 2. Отзывы по проекту стандарта н а 2 л . в 3 экз. Между пунктами приложения делают два интервала . Перенос текста приложения на сле дующую страницу выполняется аналогично переносу текста примечаний . При оформ лении в тексте «Приложе ния» или «Примечаний» необходимо отступать от последней строки основного текста документа 1,5 – 2 интервала – в зависимости от то го , через сколько интервалов он написан . Т ак , если текст написан через один интервал , то до «Приложени я » и «Примеч аний» делают два интервала ; если текст нап ечатан через два и н тервала , то до «Приложений» и «Примечаний» делают два интервала ; если тек ст написан через полтора интервала , то до «Приложения» и «Примечаний» полтора интервал а. Основание. Осно вание оформляется аналогично приложению. Разбивка текстов на составны е нумерные части. Тексты служебных документов часто разбивают по смыслу на пункты и подпункты . Каждому конкретному пункту присваива ют порядковый номер , который пишут арабскими цифрами . Пункты в свою очередь разб ивают на подпункты , их также нумеруют араб скими цифрами в возрастающей последовательности. Порядковые номера пунктов и подпунктов ставят с абзаца . Один пункт может иметь два и более подпунктов . Сначала с абз аца пишут порядковый номер пу нкта (нап ример , 2), ставят точку , затем номер подпункта и после него точку (2.1.). Делают отбивку и пишут текст начиная с большой буквы . Таким же образом нумеруют следующие подпункты : 2.2.; 2.3.; 2.4.; и т.д . Если текст пункта большой , то вторую строку на ч инают писать от левого поля , между строками делают установленное количество интервалов. Корректурные знаки. Корректурными знаками называют условные обозначения , применяемые при и с правлении машино писных и рукописных работ . С помощью этих знаков указывают место и характер исправлений в тексте . Машинистке необходимо з нать основные корректурные знаки и уметь ими руководствоваться при перепечатывании текста с корректурной правкой. Основные корректурные знаки. К орректурный знак Применение в тексте Назначе ние з нака соотв еттвет Вписать букву в слово , заменить букву в слове , знак или цифру станки обрабат ывают Металл и пластмассы Заменить строчную бу к ву прописной или пр о писную строчной устаналвивают раз мер определенный Поменять местами с о седние буквы или гру п пы букв надобности нет говорить об этом здесь Поменять местами сова в предл ожении Автоматы быстрее , то ч нее , лучше выполняют э ту работу Переставить из одной строки в другую слово ил группу слов Лучшее место на выставке экспозиции Вставить слово или н е сколь ко пропущенных слов Оказывается , были Автоматы следят за Вписать строку или н е ско лько строк Тени уже синие. В светлое время Сделать вставку часеетей света Убрать нескольк о букв , слово или несколько слов Итак , история поиска св я занного с полу чением и с кусственных алмазов , убедила Убрать текст , распол о женный на двух или н е скольких строках В любомслучае это Увеличить пробел между словами и знаками При нимаемое решение обязывает нас Уничтожить пробел между знаками или ч а стями слов Оформление заказов Сделать обзац Зал переполнен. Концерт подходит к концу. Написат ь в подбор , т.е . без абзаца в одну с троку Очень хорошо в эту весеннюю пору Подвинуть текст влево до указа нного предела Мозаика из дерева один из древнейших видов прикладного искусства. 267 3211 12 Выровнять строки – п о двинуть текст вл ево или вправо до указанного предела Мощный двигате ль обеспечивал машине ск о рость , быстрый разгон , бесшумность. Увеличить или умен ь шить интервал между строками Сфера науки является Восстанов ить зачеркн у тое слово Термин должен Сделать разря дку внутри слова ликвидировать Убрать разрядку Список литературы. 1. Т.Н . Бондар ева . «Секретарское дело».-М .: «Высшая школа» , 1989 г. 2. А.П . Корнее ва , А.М . Амелина , А.П . Загребельный . «Машинопись и основы современного делопроизводства».-М .: «Про свещение» , 1989 г. 3. П.И . Берези н . «Самоучитель машинописи».-М .: «ЛЕГПРОМБ Ы ТИЗДАТ» , 1988 г.

© Рефератбанк, 2002 - 2017