З А Д А Н И Е I. Введение II. Процедура составления и оформления распорядительных доку ментов 1. Изучение существующего вопроса 2. Подготовка проекта документа 3. Согласование документа 4. Подписание документа III. Оформление распорядитель ных документов 1. Постановление 2. Решение 3. Распоряжение 4. Приказы IV. Регистрация и контроль за исполнением документов V. Текущее х ранение документов VI. Приложение VII. Литература VIII. Оглавление Руководитель Г.И.Егорова Выпускник А.В.Коропец Курск - 2001 I. Введен ие Всякое управленческое решение всегда бази руется на информации по ра с сматриваемому вопросу или управляемому объекту. К информации , помимо достоверности и т очности , предъявля ются два жес т ких требования : в о-первых , она должна быть своевременной ; во-втор ых , она должна быть достаточной для принят ия наилучшего решения. В настоящее время объемы информации у дваиваются каждые три года . О б щество переживает информа ционный бум . Это связ ано , прежде всего , с ростом к о личества населения . Чем больше людей , тем больше надо школ , больниц , клубов , мага зинов и других обслуживающих организаций , бол ьше произвести товаров , с другой стороны - иметь больше мест приложения человеческих рук . Любая орга н и зация , так же как и каждый че ловек в отдельности , могут существовать , тольк о о б мениваяс ь информацией . В условиях рыночных отношений , когда очень быстро м е няется экономическая ситуация , законодательство , коммерческие предприятия в ы живают только в том случ ае , если они вовремя знаю т что , когда и почем . Информ а ция давно стала товар ом . Кто владеет информацией , тот владеет с итуацией . Носит е лем информации выступает документ. Поэтому организации работы с информацией и с документами как ее носит е лями в экономиче ск и развитых странах уделяют большое внимание. Документы используются в различных област ях деятельности , отраслях зн а ний , сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин , поэтому содержание понятия "докуме нт " многозначно и зависит от т ого , в какой о т расли и для каких целей он исполь зуется. По мнению специалистов - документоведов , до кумент представляет содой результат отображения фактов , событий , предметов , явлений объективно й действ и тел ьности и мыслительной деятельности человека . Он соз дает посредством письма , графики , рисунка , фотографии , звуко - и видеозаписи . До кумент изготавливается на специальном материале. II. Процедура с оставления и оформления распорядительных документов Процедуру составления и оформления распор ядительного документа жел а тельно описать в инструкции по делопроизводству . В ней излагаются последов а тельность р абот над проектом документа и те требован ия , соблюдение которых обеспечивают юридиче скую полноценность документа. Подготовка распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким стру ктурным подразделениям или отдельным должностным лицам . При разработки проектов сложных и больших распорядительных документов могут с о здавать ся рабочие группы (комиссии ), привлекаться учен ые или квалифицирова н ные специалисты из числа практическ их сотрудников. Первая стадия разработки проекта распоряд ительного документа , как и вс я кого другого - определение круга вопросов , которые предстоит в не м отразить . В зависимости от важности управленческого действия приступают , прежде всего , к изучению законодательных актов и решений правительства , ведомственных норм а тивных актов , пре дшествующих распорядительным документам по данно му или аналогичным вопро сам. Изучение законодательных актов и правител ьственных документов обесп е чит не только правовую основу документа , но и его направленность , госуд арстве н ную п остановку проблем . Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу ра с порядительных документов позво поставить в случае необходимости вопрос об их замене , отмене отдельных пунк тов и т.д . подготовка проекта распорядительног о документа требует сбора необходимой информа ции по существу поставленного в о проса . Только соб рав и изучив необходимые материалы , п о лучив полную явность по предмету изучения , четко определив цель издания распорядительного документа , приступают к составлению его п роекта . Основное внимание следует сконцентрир о вать на фо рмулировании основных положений конкретного реше ния . Сначала ну ж но с делать это вчерне , а затем отредактировать и уточнить части в поряд ке соглас о ва ния. Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их соглас ование и подписание . Проект до подписания подлежит согласов а нию с заинтересованными учре ждениями , структурными подразделениями или должностными лицами , которых он касается . Согласование ос уществляется путем визирования или постановления грифа согласования . Так , проект приказа , р ешения , распоряжения визируется составителем прое кта и руководит е лем структурного по д разделения , вносящего проект , всеми указанными в проект е исполнителями , дол ж ностными лицами , ответственными за и сполнение документа в целом , юриско н сультом . Проекты документов , выполнение которых требует финансовог о обеспеч е ни я , обязате льно согласовываются финансовыми органами или службами. Виза юри сконсульта свидетельствует о соответствии докуме нта законодательным и нормативным актам , а так же о соответствии отдельных формулиров ок специал ь н ым требованиям некоторых органов (например , су д а , прокуратуры , здравоохран е ния ). Согласование проводи т структурное подразделение или лицо , готовив шее пр о ект распорядительного документа . Визы или гриф согласования , как правило , пр о ставляют на первом эк земпляре проекта . В случае несогласия с пр оектом пиш ется мотивированное заключение проекта . Перед подписанием проект документа т щ а тельно выв еряется . При этом особое внимание следует обратить на проверку цифр о вых данных , фамилий , имен и отчеств. Полностью подготовленные проекты представляются на подпи сь . При казы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем . Постанов ления и решения имеют две подписи - предсе дателя и секретаря (управляющего делами ) колле гиального органа . Подписывается первый экземпляр документа , изготовле н ный на бланке . Распо рядительные документы вступают в силу с момента их подп и сани я или доведения до сведения исполнителя . В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указывается в самом документе. III. Оформл е ние распорядительных документов Поста новление ПОСТАНОВЛЕНИЕ - правовой акт , принимаемый в ысшими и некоторыми центральными органами фед еральной исполнительной власти , действующими на основе коллегиальности , а также предста вительными и коллегиальными исполн и тельными органами субъект ов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач , сто ящих перед данными органами , и установл е ние стабильных норм , правил. П остановления принимаются также руков одящими коллегиальными орган а ми общественных организаций по наиболее важным принципиальным вопросам их деятельности. В соответствии с постановлением Совета Министров - Правительства Ро с сийской Федерации "Об утвержден ии п равил подготовки ведомственных нормат и в ных актов " от 23 июля 1993 года приказы , постановления , ин струкции , положения , разъяснения , указания отнесены к разряду ведомственных нормативных актов (с о ответственн о и постановлений ) осуществляется одним или несколь кими структу р ными подразделениями федеральных органов исполнительной власти с учетом их функций и компетенции . Для их подготовки могут создаваться рабочие группы. Юридическими основаниями для издания пост ановлений могут быть законы Российской Федера ции , по становления Совета Федерации и Государственной Думы Российской Федерации , постан овления Правительства Российской Федерации , для постановлений федеральных органов исполнительной власти - ранее изданные эт и ми органами постановления и другие ведомственные нор мативные а кты , а также необходимость осуществления собс твенной исполнительной и распорядительной деятел ьности в целях выполнения возложенных на орган управления задач в соо т ветствии с предоставленно й ему компетенцией и потребность правового регулир о вания р аботы аппарата управления. Постановления должны иметь следующие рекв изиты : Государственный герб российской Федерации , наименования вышестоящего органа и органа , издающего постановления , место издания , заголов ок к тексту , подпись руководителя органа , издающ его постановление. Постановления могут содержать приложения - схемы , графики , таблицы , о б разцы документов , положения , инс трукции и другие документы . В соответству ю щих пунктах постановления делается ссылка : (приложение 1) или : (приложение 3). На самом прилож ении в верхнем правом углу отмечается : ПРИЛОЖЕНИЕ к постановлению Правительства Российской Федерации от 27 января 1997 г . № 18 или : УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Российской Федерации от 27 января 1997 г . № 1177 Проект п остановления должен быть сог ласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и иметь визы их руководителей . Д ля проектов в е домственных нормативных актов обязательна процедура их юридической эксперт и зы и соответственно в иза руководителя юридической службы. Постановлен ия подписываются руководителе м органа управления . Пост а новления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполн и тельной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликов а ния. Приложение № 1 Решение РЕШЕНИЕ - правовой акт , принимаемый коллегиальными и совещательн ы ми органами учреждений , организаций , предп риятий , фирм в целях разрешения наиболее в ажных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные рас порядительные документы , принимаемые двумя или более неодн ородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений ). Решения оформляются в том же порядке , как и постановления , за тем искл ю чением , что кл ючевым словом текста является глагол "РЕШИЛ ", "РЕШИЛА ", "Р Е ШИЛИ ", например : "Кол легия РЕШИЛА… " или : "Совет дир екторов РЕШИЛ… " Приложение № 2 Приказ ПРИКАЗ - правовой акт , издаваемый руководителем организаци и , действ у ющ им на основе единоличного принятия решения , в целях разрешения основных и оперативных задач , стоящих перед организацией . В отдельных случаях может к а саться широкого круга организаций и лиц. В деятельности организаций различаются : п риказы по организационным в о просам , основой деятельнос ти и личному составу. Приказы по организационным вопросам издаю тся в случаях создания , рео р ганизации или ликвидации учреждения , при утверждении структуры и ш татов , в ц е лях утверждения и /или введения в действие различных организационно-правовых , плановых , отчетных , инструктивных , методических документов (положений , дол ж ностных инструкций , правил , регламентов и др .), при создании временных или п о стоянных ко ллегиальных или совещательных органов (коллегий , советов , правл е ний , комиссий и др .) и тому подобны х случаях. Приказы по основной деятельности регулиру ют порядок финансирования д е ятельности учре ждения , ее материально-технического обеспечения , научно-т ехническую политику , информационное и документаци онное обеспечение де я тельности , социальные вопросы , а такж е порядок выполнения , характер и содерж а ние специфических для каждой конкретной организации видо в деятельности . Приказы по личному составу (кадровые п риказы ) регулируют прием , пер е мещения , увольнения работн иков , предоставление отпусков , присвоение разрядов , вынесение взысканий и поощрений работников. Приказы оформляются на специальном бланке - б ланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКА З . Приказы содержат сл е дующие обязательные реквизиты : наи менование вышестоящей организации (если она и меется ), название вида документа , дата и но мер документа , место издания , з а го ловок к тексту , подпись , визы. Проекты приказов , подготовленные для согл асования , оформляются на ста н дартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа спра ва - "Проект ". Приказы по организационным вопросам и основной (производственной ) де я тельности издаются во исполнение правовых нормативных актов вышестоя щих о р ганов и в инициативном порядке в целях реа лизации возложенных функций и задач. Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего и з у чения вопросов , т ребующих разрешения , с тем , чтобы содержащиеся в проектах п о ручения были конкретными и реальным и , соответствовали действующему закон о дательству , обеспечив ались достаточными материально-техническими и фин анс о выми сре дствами и исключали в дальнейшем необхо димость корректировки прин я тых решений. Заголовок - обязательный реквизит приказа , должен быть сформулирован четко , по возможнос ти кратко , выражая основное содержание докуме нта . Заголовок к приказу строится по схеме "О чем ?", например : "О создании филиала общества в г . Твери " "Об увеличении уставного капитала общес тва " текст приказа , как правило , состоит из двух частей : вступительной и расп о рядительной . Во в ступительной части дается обоснование предписыва емых де й стви й . Если основанием к изд анию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт , р анее изданный данной организ а цией , во вступительной части указываются его название , дата , номер : "В соответствии с Положением о созд ании , реорганизации и ликв идации ф и лиалов и пред ставительств общества , утвержденном Советом дирек торов общества 15.05.1996, и на основе решения Общ его собрания акционеров о создании филиала общества в г . Твери (протокол от 18.03.1997 № 1) ПРИКАЗЫВАЮ : … " Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного при каза , то в констатирующей части указывают дату , номер , заголовок дополняем о го или изменяемого пр иказа. Если приказ издается в инициативном п орядке , то есть во исполнение возл о женных на органи зацию функций и за дач , во вступительно й части формулируются цели и задачи предп исываемых действий , факты или события , послужи вшие прич и но й издания приказа : "В связи с завершением строительства нового учебного корпуса по ул . М е таллистов , д . 37а ПРИКАЗЫВАЮ : … " Вступительная ч асть может отсутствова ть , если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании. Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от перв о го лица единстве нного числа и начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ ", которое п е чатается про писными буквами без р азрядки с новой строки , от края левого поля. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты , нумеруемые ара б скими цифрами , если пр иказом предписывается выполнение различных по характ е ру действий. Пункт распорядительной части , сод ержа щей поручение , включает : наимен о вание исполнителя или исполнителей , предписываемое действие , конкретный срок выполнения поручения . При наличии пром ежуточных сроков выполнения или ра з бивке предписываемог о действия на отдельные задания каждое из них форм улир у ется отдельным подпунктом . Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения . Срок испо лнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях , если предписываемое дей ствие или действия носят постоянный характер. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту ) не ограничивае т ся. Приказы подписываются руководителем организа ции или его заместителем , официально исполняю щим обязанности руководителя во время его длител ьного о т сутствия (командировка , отпуск , болезнь ). Образец приказа по основной деятельн о сти : (см . приложен ие ). Приложение № 3 Распоряжени е РАСПОРЯЖЕНИ Е - правовой акт , издаваемый единолично Президе нтом Российской Федерации , а также единолично руководителем , главным образом , ко л легиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов . Как правило , имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организ аций и должностных лиц. Распоряжения по существующей практике так же издают руководители пре д приятий по вопросам ч астного характера. Распоряжения составляются и оформляются п о тем же правилам , что и пр и казы . Различие ме жду ними состоит в том , что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово , раз деляющее вводную и распорядительную части . Приложение № 4. IV. Регистрация и контроль за исполнением документов Регистрация документов - важнейший этап ра боты с документами и опред е ляется как "фикция фак та создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них ". Как вытекает из определения , регистрация , прежде всего , придает юридич е скую силу документу , т ак как фиксирует факт его создания или получения . Пока документ не зарегистрирован , не получил своего н омера , он не оформлен , он как бы еще не существует . Например , приказ , постановление и т.п . Если полученный док у мент не зарегистрирован , учреждение за него не отвечает , так как факт получени я не подтвержден. Документы регистрируются один раз . В н ебольшом уч реждении , фирме все документы регистрирует централизованно секретарь . В уч реждении , имеющем о т делы , регистрация внутренних документов проводится децентрализовано по гру п пам : в бухгалтери и , отделе кадров , канцелярии . При этом внут ренние документы должны рег истрироваться в день подписания или утверждения , входящие - в день поступления , исходящие - в день о тправки. Формы регистрации могут быть трех вид ов : журнальная , картонная и авт о матизированная электронная (на ПЭВМ ). Контроль исполнения порученного задания является одной из функций управления . В контроле можно выделить контроль по сущ еству решения вопроса и контроль за срока ми исполнения задания . Контроль по существу выполнения пор у чения , решения вопроса осуществляет руков одитель (учреждения или отдела ) или специ ально уполномоченные лица . Контроль по сущест ву - это оценка , насколько правильно , удачно , полно решен вопрос. Контроль за сроками исполнения ведет секретарь или служба документац и онного обеспечения управл ения. Сроки исполнения документов могут быть о пределены законодательством . В распорядите льных документах и решениях коллегиальных орг анов срок указывается по каждому пункту . Н а документах , рассмотренных руководителем , срок их испо л н ения содержится в резолюции . Для документов , содержащих сложное задани е , м о гут быть установ лены длительные сроки исполнения (несколько м есяцев , полгода , год ). В таком случае необхо димо разделить поручение на этапы и контр олировать выполнение задания поэтапно. V. Текущее хра нение документов В процессе деятельности фирмы , учреждения , предприятия получают и с о здают большое количество документов . После их использования в опер ативной де я т ельности для решения текущих вопросов докумен ты становятся хранителями р е троспективной инфор ма ции , надобность которой может возникнуть внов ь через определенное время , т.е . они выступ ают в роли памяти учреждения. Быстрый поиск и использование таких д окументов возможны лишь при че т кой их классификации . Простейшей классификацией документов является групп и ро вка их в дела . Совокупность документов или документ , относящийся к одному вопросу ил и участку деятельности и помещенные в одн у обложку - дело . Специал ь ным классификационным справочников , определяющим порядок распределения д о кументов в дела служит н оменклатура дел. Каждое дело , включенное в номенклатуру , имеет указание срока хранения документов , п омещенных в него . Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой , одноврем енно намечают (пока еще ориентировочно ) срок хранения документа . Таки м образом , с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов. Выяснив круг документов , подлежащих включ ению в номенклатуру , прист у пают к составлению заголовков дел . Требование к заголовку - краткость , че ткость , предельная точ ность , т.к . именно по заголовку дела идет поиск необходимого док у мента . Начинается заголовок с указания вида док умента (приказы , распоряжения , решения и т.д .). В заголовках с распорядительной документа цией , а так же с протоколами п о сле указания вид а докуме нта , дается автор и год. Например : " Приказы директора банка за 2000 г. " При составлении заголовка каждого конкрет ного дела необходимо учитывать сроки хранения документов . Документы с постоянным сроком хранения , временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело . Сроки хранения устанавливаются по перечням документальных материалов с ук азанием сроков хранения (типовым и ведомствен ным ) и уточняются экспертной комиссией (ЭК ) организации. Нормативные документы и методические мате ри алы по составлению номе н клатур дел рекомендуют первыми помещать дела , включающие распорядитель ные документы директивных и вышестоящих орган ов . Далее располагаются названия дел с рас порядительными документами самого учреждения (при казы , распоряж е ния , решен ия коллегиальных органов ). 02-01 Приказы и инструктивные письма Комитета РФ по мет аллургии по вопросам бухгалтерского учета и отчетности 02-02 Приказы директора предприятия по производственным вопрос ам . Копии 02-03 Приказы директора предприятия по лично му составу . Копии VI. Прилож ение № 1 ПОСТАНОВЛЕНИЕ 00.00.00 № 1145 Москва Об упорядочении деятельности по разви тию собаководства В целях упорядочивания мероприятий по р азвитию собак о водства и обеспечению организован ного единства в их ос у ществлении Правительство Федераци и ПОСТАНОВЛЯЕТ : Возложить на министерство сельского х озяйства и прод о вольствия Российской Федерации регулир ования вопросов разв и тия собаководства в Р оссийск ой Федерации. Председатель Правительства Российской Федерации М.Касьянов VII. Приложение № 2 ЗАО "Российская пушнина " Совет директоров РЕШЕНИЕ 00.00.00 О подготовке к пушному Аукциону в Санкт-Петербурге № 5 На основании координационного плана о т 00.00.00 Совет директоров ассоциации "Российская п ушнина " РЕШИЛ : 1. Н азна чить ответственным ЗАО на аукционе Васильева А.Д. 2. Васильеву подготовить уточненный ассортимент пушных изде лий , пользующихся наибольшим спросом и предст авить на рассмотрение Совету до 00.00.00. Председатель Совета А.Л.Шил ов Члены Совета Л.А.Горбунов А.С.Шумов Визы В дело № 00.00.00 VIII. Приложение № 3 Наименование предприят ия РАСПОРЯЖЕНИЕ 00.00.00 № 3 О перера спределении служебных помещений В связи с производственной необходимо стью : 1. Отделу марк етинга переместить сотрудников. Ответственный - нач.отдела Смирнов А.И. Срок исполнения 01.10.2001. 2. Отделу рекл амы осво бодить комнату № 21, разместив с о трудников на имеющихся площадях. Ответственн ый - нач . отдела Антонов Г.И. Директор предприятия Г.К.Лан IX. Приложение № 4 Администрация N -ской об ласти Управление школ ПРИКАЗ 03.05.97 № 42 г . N -ск О подго товке школ области к новому учебному году В целях своевременной и качественной подготовки шко л к новому учебному году ПРИКАЗЫВАЮ : 1. Начальнику ремонтно-строительного управления Иванову А.А . совмес тно с начальником финансового уп равления Петровым П.П . и директорами школ предоставить смету расходов на р е монт школьных з даний до 01.06.97. 2. Начальнику хозяйственного управления Галк ину Г.Г . обе с печить РСУ необходимыми материалами для ремонта школ в пр е делах сметы до 15.08.97. 3. Ремонтно-строительному управлению произвести ремонт школьных зданий до 15.08.97. Результаты вып олненной работы представить приемочной комиссии. 4. Создать приемочную комиссию в составе : 5. Контроль за исполнением приказа возлож и ть на заместителя начальника Управления школ Тимофеева С.И. Начальник управления подпись О.И.Леонтьев X. Оглавл ение I. Введение 3 II. Процедура составления и оформления р аспорядительных документов 4 III. Оформление распорядительных документов 6 IV. Регистрация и контроль за исполнение м докум ентов 11 V. Текущее хранение документов 12 VI. Приложение 15 VII . Оглавление 19 VIII. Литература 20 XI. Литера тура 1. АН.Бондарев " Секретарское дело ", М ., "Высшая школа ", 1989 г. 2. А.Н.Кузнецова , Р.Н.Вангейнгейм "Машинопись ", М ., "Высшая школа ", 1986 г. 3. В. А.Кудря ев "Организация работы с документами ", М .:ИН ФРА , М ., 1998 г. 4. Т.В.Кузнецов " Составление и оформление служебных документов ", М .,1998 г.