Основы документационной системы управления

План реферата 1. Сущность документационной системы управления. 2. Основные нормативно- методические материалы по делопроизводству. 3. Правила оформления д окументов. 4. Распорядительная сис тема документации. 5. Эффективность рацион альной системы документооборота. Содержание реферата: План реферата 1. ВВЕДЕНИЕ. Сущность документационной системы управления. 2. Основные нормативно-методические материалы по делопроизводству. 3. Правила оформления документов. 3.1. Реквизиты документов 3.2. Требования к оформлению реквизитов документов 3.3. Требования к бланкам документов и оформлению документов 4. Распорядительная система документации. 5. ЗАКЛЮЧЕНИЕ. Эффективность рациональной системы документооборота. Список использованной литературы 1. ВВЕДЕНИЕ. Сущность документационной системы упра вления. Делопроизводство сегодня определяется стандартом как "отрасль д еятельности", обеспечивающая документирование и организацию работы с д окументами" (ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреде ления.), т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожен ия или передачи на хранение в архив. Появляется термин первоначально в устной речи (предположитель но в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела -"дело производить" (реша ть вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, что бы закрепить достигнутую договорён ность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не та к понято), уже в XVI в. употреб ляется слово дело как "собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу". Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксиро вано в документах в 1584 г. Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum - доказатель ство, свидетельство. Закон об информации, информатизации и защите информации опре деляет инф ормацию как "сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и проц ессах независимо от формы их представления". По определению специалистов - документоведов документ представляет со бой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективн ой действительности и мыслительной деятельности человека. Он создаетс я посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Д окумент изготавливается на специ альном материале (бумаге, фотопленке и т.п.). Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания р егламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчё ркнуто и в определении термина документ в законе "Об информа ции, информа тизации и защите информации": "документированная информация (документ) -з афиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, поз воляющими её идентифицировать". Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обес печи вает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, мног ократное использование, возвращение к информации во вре мени. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного эл емента внутренней организации любого учреждения, предприя тия, фирмы, о беспечивая взаимодействие их частей. Информация явля ется основанием д ля принятия управленческих решений, служит доказательством их исполне ния и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисков ой работы. В управленческой дея тельности документ выступает и как пред мет труда, и как результат тру да, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе. Все формы управленческой деятельности выражаются посредством соответ ствующих документов: планирование - посредством подготовки различных п ланов, учет - в виде составления и обработки статистичес кой, бухгалтерск ой и оперативно-технической документации; руководство -изданием распор ядительных документов; организация - организационных документов; инстр уктирование - в виде инструкций, методичес ких указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Таким образом документация, будуч и тесно связана со всеми фор мами управленческой деятельности, использу ется аппаратом управле ния в качестве способа и средства реализации воз ложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственн ого уп равления. Но создав документ, с ним надо ещё много работать: учесть, зареги стрирова ть с тем, чтобы о нём можно было навести справку, передать исполнителю, про контролировать его исполнение, сохранить и т.д. Организация делопроизводства условно делится на две части: - обеспечение своевременного и грамотного создания документов (докумен тирование); -организация работы с документами: получение-передача, обра ботка, учёт, р егистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, унич тожение. Параллельно с термином "делопроизводство" в последние десяти летия испо льзуется термин "документационное обеспечение управления". Появление э того термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их о рганизационным, программным и информационным обеспеч ением. Для приближения к терминологии, употребляемой в к ом пьютерных программах и литературе в области делопроизводства ана ло гично стал использоваться термин "документационное обеспечение управл ения", который по существу является синонимом термина "де лопроизводств о". Например, в названиях нормативных документов: "Го сударственная систе ма документационного обеспечения управления" и 'Типовая инструкция по д елопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации". Более широкий термин, применяемый сегодня - информационно-документацио нное обеспечение управления, включает помимо традицион ной работы с док ументами и информационное обслуживание, создание, ведение и работу с баз ами данных. 2. Основные нормативно-методические материалы по де лопроизводству. Как сам процесс создания документов, так и организация работы с ни ми всегда были регламентированы специальными законодательно-норматив ными и нормативно-методическими актами. В дореволюцион ный период крупн ейшими законодательными актами, определявшими постановку делопроизво дства, был "Генеральный регламент", утверж дённый Петром 1 28 февраля 1720 года 3 , "Учреждение для управления губернией " 1775 года Екатерины II, "Общее учреждение министерств" 1811 года. В этих актах был и установлены основные принципы работы с доку ментами, действующие сего дня (например, обязательный учёт докумен тов, регистрация, контроль, форм ирование дел, создание архива учреж дения и т.д.). Законодательные акты, касавшиеся отдельных сторон документиро вания и нормативно-методические документы, регламентирующие ве дение делопро изводства издавались, и в советский период. Обязательность документирования информации сегодня определена Федер альным законом "Об информации, информатизации и защите информации". В нём указано: "Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование инфор мации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государствен ной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандарти зацию документов и их мас сивов, безопасность Российской Федерации". Федеральный закон "О бухгалтерском учёте", указав, что бухгалтер ский учё т осуществляется путём "сплошного, непрерывного и докумен тального учёт а всех хозяйственных операций", специальную статью (ст. 9) посвящает состав лению первичных учётных документов. В ней подчёркивается, что все хозяйс твенные операции, проводимые организаци ей, должны оформляться оправда тельными документами. Эти докумен ты служат первичными учётными докуме нтами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт. При этом закон у точняет, что "первичные и сводные учётные документы могут составляться н а бумажных и машин ных носителях информации. В последнем случае организ ация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажны х носите лях для других участников хозяйственных операций, а также по тр ебо ванию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законода т ельством Российской Федерации, суда и прокуратуры". Таким образом внедрение компьютерных технологий не исключает составле ния документов и их оформления в соответствии с установлен ными правила ми. Представление о том, что внедрение компьютеров и подключение их в сеть п озволит передавать информацию произвольно в виде отдель ных показател ей и избавит от составления документов, является глубо ко ошибочным. Об обязательности документирования говорится и в ряде других за конода тельных актов. Так, например, Гражданский кодекс Российской Федерации в ст. 47 предписывает обязательность документирования рождения, смерти, за ключения, расторжения брака, усыновления, удо черения и т.п. "Регистрация актов гражданского состояния производится органами записи актов гражд анского состояния путём внесения соответ ствующих записей в книги реги страции актов гражданского состояния (актовые книги) и выдачи гражданам свидетельств на основании этих записей". В законодательно-нормативны х актах в отдельных случаях указыва ется и состав информации, которая до лжна быть отражена в документе (его структура). Например, в ст. 878 в Гражданс кого кодекса РФ, часть II, определено: "чек должен содержат ь: 1) наименование "чек", включённое в текст документа; 2) поручение плательщику выплатить определённую денежную сум му; 3) наименование плательщика и указание счёта, с которого должен быть прои зведён платёж; 4) указание валюты платежа; 5) указание даты и места составления чека; 6) подпись лица, выписавшего чек, -чекодателя. Отсутствие в документе какого либо из указанных реквизитов лишает его с илы чека." В Постановлении правитель ства Российской Федерации от 12 декабря 1995 года № 1227 "Об удостоверении беженц а" не только перечисле но, какие сведения и на основании чего в него внося тся, но и даётся форма удостоверения, утверждённая этим постановлением, соблюде ние которой является обязательным. Однако формы документов, установленные законом, редки. Это обычно наибол ее массовые виды документов, чаще всего удостоверяющих личность. Документ является средством укрепления законности и контроля. Одни документы, например правовые акты представительных и распорядите льных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, ус танавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или пре кращая их действие. Другие докумен ты наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др. Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 авгус та 1997 г. № 1009 утверждены "Правила подготовки правовых актов фе деральных органов исп олнительной власти и их государственной регис трации". В этих правилах у казан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его соглас ования, подписания, утвержде ния, оформления, сроки подготовки и детальн о расписан порядок его государственной регистрации (внесения в Государ ственный реестр нормативных правовых актов и присвоения ему регистрац ионного номера) в министерстве юстиции. При нарушении требований, изложе нных в пра вилах, документ не вступает в силу. Все формы управленческой деятельности находят отражение в соот ветств ующих документах, которые выступают способом и средством реализации во зложенных на аппарат управления функций. Но один до кумент - это единичны й акт документирования. Деятельность учрежде ния оформляется совокупн остью определенным образом взаимодейству ющих документов, обычно соот ветствующих функциям управления. Ряд функций управления является типовым, присущим любому уп равленческ ому аппарату. К таким функциям относятся, например, про гнозирование и пл анирование, организационно-распорядительная дея тельность, учет и отче тность, финансирование, материально-техническое обеспечение и др. Эти фу нкции отражаются в документах, общих для всех учреждений, фирм. Совокупн ость взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере дея тельности, составляет систе му документации. Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотрасл евое значение, но можно рассматривать и отраслевую систе му документаци и в целом. В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельнос ти. В условиях научно-технической революции произошло резкое уве личение о бъемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом ч исла контор, фирм, организаций, увеличением номенк латуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовле ния, расширением экономиче ских и культурных связей. В связи с этим возникла необходимость упорядоч ения потоков информации, установ ления необходимого и достаточного кол ичества видов документов, вы полняющих роль информационного обеспечен ия функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качестве нно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в м еханизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации и ме хани зации, эффективность их использования находятся в прямой зависимо сти от степени упорядочения документации, для обработки которой они пр едназначены. Основным направлением совершенствования докумен тации я вляется унификация и стандартизация. Под унификацией понимается "приведение чего-либо к единой систе ме, форме, единообразию". Стандарт определяет унификацию как "выбор оптимального числа разновид ностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров" (Г ОСТ Р 1.0-92). Стандартизация - это процесс установле ния и применения стан дартов, под которыми понимается "образец, эталон, мо дель, принимае мые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждает ся ком петентным органом (Большой энциклопедический словарь или ГОСТ Р 1.0-92). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемог о изделия (в данном случае документа). Ответственность за нормативное закрепление конкретных унифици рованн ых форм, их информационных элементов и систем документации возложена в с тране на Комитет Российской Федерации по стандартиза ции, метрологии и сертификации (в настоящее время Государственный комитет РФ по стандарт изации, метрологии и сертификации включён в состав Министерства промыш ленности и торговли РФ). Результатом работы по унификации документов мог ут быть: · общероссийские унифицированные фо рмы; · отраслевые унифицированные формы; · унифицированные формы документов п редприятия; "Унифицированн ая система документации состоит из взаимоувязан ных общероссийских ун ифицированных форм документов, обеспечивающих документированное пред ставление данных в определенных ви дах хозяйственной деятельности". Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем до кумента ции являются Министерства (ведомства), возглавляющие ту от расль деятел ьности, документы которой унифицируются. Они ра зрабатывают и утверждают унифицированные формы бланков документов, пр и этом обязательно учитывая возможность их компью терной обработки. Так , министерство финансов отвечает за бухгалтерс кие документы, министерс тво здравоохранения РФ-за медицинские, Государственный комитет Россий ской Федерации по статистике за уни фицированные формы первичной учётн ой документации. Новые унифи цированные формы первичной учётной докуме нтации утверждены Гос комстатом 30 октября 1997 года. Общее методиче ское руководство постановкой делопроизводства в стране, как и в большин стве цивилизованных стран мира, осуществля ют архивные органы, так как н аиболее ценные документы после исполь зования их в оперативной работе п ередаются на постоянное хранение в государственные архивы. В Положении "О государственной архивной службе России", утверж дённом Ук азом Президента Российской Федерации от 17.03.94 № 552 в числе главных задач госу дарственной архивной службы России (Росархив) указано: "координация деят ельности федеральных органов го сударственной власти в области ... делоп роизводства, развития совме стно с этими органами государственной сист емы делопроизводства и унифицированных систем документации". Росархив в соответствии с возложенными на него задачами "осуществляет межотрасл евое органи зационно-методическое руководство и контроль за ... организа цией до кументов в делопроизводстве федеральных органов государствен ной власти". Росархив "проверяет выполнение учреждениями, организация м и и предприятиями независимо от их ведомственной подчинённости требов ания законодательства в области организации документов в делопроизвод стве". Росархиву предоставлено право согласовывать отрас левые стандар ты, инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве, р азрабатывать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-мето дические документы по организации документов в делопроизводстве. Действующие сегодня общегосударственные нормативно-м етодичес кие документы по организации делопроизводства должны быть в к аж дой организации. К ним относятся: · Государственная систем а документационного обеспечения уп равления. Основные положения. Общие требования к документам и служ бам документационного обеспечения. М., 1991. В настоящее вре мя в соответствии с федеральной целевой про граммой ведётся разработка новой редакции ГСДОУ - системы поло жений, определяющих основные правил а работы с документами в орга низациях. Система ориентирована и на комме рческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и мето дической. В норма тивной части, как и в существующем сегодня документе, оп ределяются основные задачи и функции, правовое урегулирование деятель ности службы документационного обеспечения в организации, её пример на я структура; порядок подготовки и оформления документов; все эта пы рабо ты с ними: доставка, прохождение, обработка, учёт, регистра ция, контроль и сполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение доку ментов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых с истем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы цен ности документов; органи зация хранения документов. Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представл ять собой единый комплекс автоматизированного докумен тирования на ба зе современных текстовых редакторов, автоматизи рованного документоо борота (включая электронную почту), баз дан ных и автоматизированного хр анения и использования документов (в том числе автоматизированные номе нклатуры дел, описи дел и т.д.). · Типовая инструкция по д елопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М ., 1994. Инструкция зар егистрирована в Министерстве юстиции Российс кой Федерации. Она включа ет как общий порядок подготовки и оформ ления документов, так и особенно сти подготовки отдельных видов до кументов: приказа, указания, инструкц ии, протокола. В ней расписана процедура регистрации документов, построе ние поисковых систем для справочной работы, организация контроля испол нения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, форм ирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление де л, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на ар хивно е хранение. В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении до кументов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления с одержания инструкции, она отражает практи чески все вопросы организаци и делопроизводства. Хотя она предназ начена в первую очередь для минист ерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроиз водства организаций любых форм собственности. Он а может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизво дству конкретной организации. · ГОСТ Р 6.30-97 УСД Унифициров анная система организационно-распорядительной документации Требован ия к оформлению докумен тов. М.: Госстандарт России, 1997. Стандарт распр остраняется на документы "которые фиксируют ре шения административных и организационных вопросов, а также воп росов управления, взаимодействи я, обеспечения и регулирования де ятельности: федеральных органов госуд арственной власти, органов государственной власти субъектов Российско й Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с рус ским языком в качестве государственного национальный язык, органов мес тного самоуправления; предприятий, организаций и их объединений незави симо от организационно-правовой формы и вида деятельности". · Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. Правила условн о можно разделить на две части. В первой (разделы 2-4) детально освещены вопр осы делопроизводственные: Ю требования к номенклатурам дел, их в иды, порядок их состав ления, заполнения, ведения; Ю порядок формирования дел в делопро изводстве; Ю организация и порядок проведения э кспертизы ценности доку ментов в делопроизводстве; Ю порядок выделения документов к уни чтожению; Ю подготовка дел к передаче в архив: о формление дел (нумера ция, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составле ние описей, передача в архив. В другой части правил (раздел 5-14) подробно раскрывается работа с документами в архиве. Для коммерческих организаций, не предающих документы на госу дарственн ое хранение, а хранящих их у себя, правила являются неза менимым подспорь ем в организации их архива. · Перечень документов с у казанием сроков хранения (Типовой или ведомственный). · Типовое положение о вед ении делопроизводства по предложени ям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на пред приятиях, в учреждениях и организациях . В этом акте опи саны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сро ки исполнения, ведение справоч ной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитическ ой справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть ис пользована для организации работы с любыми документами частных лиц. Кроме того надо знать, что работа с определённой категорией документов р егламентируется специальными актами. Так, правила рабо ты с бухгалтерскими документами отражают : а Федеральный закон о бухга лтерском учёте. От 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. а Положение о бухгалтерско м учёте и отчётности в РФ (в ред. Приказа Минфина РФ от 19.12.95 № 130); а Положение о документах и д окументообороте в бухгалтерском учете (утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105); При работе с кадровой документацией необходима Инст рукция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и орга низациях (утв. Постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162, в ре д. от 2 августа 1985 г., с изм. и доп. от 19 октября 1990 г.). Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены норматив но-методических актов новыми. Но помимо того, что надо знать КАК выполнять ту или иную работу, надо ещё и меть представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ. Разработано достаточно большое количество нормативных докумен тов, со держащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленчес кого аппарата. Все они разработаны Центральным бюро нормативов по труду . Организации (фирме) полезно иметь: а Межотраслевые укрупненны е нормативы времени на работы по документационному обеспечению управл ения (утверждены Постановле нием Министерства труда Российской Федера ции от 25 ноября 1994 г. №72).-М., 1995. а Укрупненные нормативы вр емени на работы по делопроизвод ственному обслуживанию (Утверждены Пос тановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17-42).- М, 1988. а Нормы времени на р аботы по автоматизированной архивной тех нологии и документационному обеспечению органов управления (Утвер ждены Постановлением Министерс тва труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. №152)-М., 1993. а Единые нормы времени (выра ботки) на машинописные работы. (Утверждены Постановлением Госкомтруда С ССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. № 189/11-64).- М., 1988. - а Межотраслевые укрупнённы е нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров. - М., 1991 (нуже н для работы с кадровой до кументацией). Все эти нормати вы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности. Что же можно найти в указанных выше документах? В "Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы" предусмотре ны действующие сегодня три вида размеров интервала при печатании докум ента: 1 интервал; 1,5 интервала; 2 интервала. За едини цу измерения при машиноп исных работах принята страница формата А4 -210х297 мм., напечатанная с одной ст ороны. Нормально заполненной считается страница, на которой размещает ся 29-31 ст рока текста (1860 знаков) при печати через 2 интервала; 38-41 строка (2450 знаков) - чере з 1,5 интервала или 58-61 строка (3630 зна ков) -через 1 интервал с учетом того, что каж дая строка включает 60-64 печатных знака. В "Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы" в зависимост и от состояния оригинала, с которого производится печата ние, предусмат риваются три группы сложности: I группа - печатный или разборчивый рукописный оригинал. II группа - печатный или рукописный ор игинал с поправками и встав ками, затрудняющими прочтение, до 50% текста. III l группа - неразборчивый рукописный оригинал с большим количе ством поправок, пре вышающих 50% текста, мелкий типографский шрифт. Группы сложнос ти надо учитывать и при изготовлении документов на компьютере, если текс т вводится с рукописи. Кроме того, в нормах времени учитывается печатание без вертикального гр афления и с вертикальным графлением, печатание с диктофона. Печатание на типовых бланках (формах, таблицах) имеет уже другие нормы. Эти же нормы с незначительными поправками используются и при печати док ументов на компьютере. При этом надо учитывать отличия во вспомогательн ых операциях (прокладка листов копировальной бумагой и закладка листов в пишущую машину с одной стороны; включение ком пьютера, вызов программы, сохранение файла и его печать на принтере - с другой). Все эти нормы используются во всех случаях, когда есть работы по изготов лению документов. Знание норм времен и на выполняемые виды работ позволяет правильно распределять работу и п ланировать рабочий день. Таким образ ом, организуя делопроизводство у себя в фирме, учреждении, на предприяти и помните, что качественная постанов ка делопроизводства требует профессиональных знаний. 3 . Правила офо рмления документов. Составив текст документа, его надо прав ильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления служе бных документов определен ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организац ионно-распорядительной документации. Требования к оформлению документ ов». Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; тр ебования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и офо рмлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хр анению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Ф едерации, гербов субъектов Российской Федерации. 3.1. Реквизиты документов При подготовке и оформлении документов используют след ующие реквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - код формы документа; 06 - наименование организации; 07 - справочные данные об организации; 08 - наименование вида документа; 09 - дата документа; 10 - регистрационный номер документа; 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12 - место составления или издания документа; 13 - гриф ограничения доступа к документу; 14 - адресат; 15 - гриф утверждения документа; 16 - резолюция; 17 - заголовок к тексту; 18 - отметка о контроле; 19 - текст документа; 20 - отметка о наличии приложения; 21 - подпись; 22 - гриф согласования документа; 23 - визы согласования документа; 24 - печать; 25 - отметка о заверении копии; 26 - отметка об исполнителе; 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28 - отметка о поступлении документа в организацию; 29 - отметка для автоматического поиска документа. Для изготовления бланков документов используют следую щие реквизиты : 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использ ование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов. При оформлении документов используют следующие реквиз иты : 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29. 3.2. Требования к оформлению реквизи тов документов Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном герб е Российской Федерации. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в со ответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на б ланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации ). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственны й герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предпр иятий и организаций (ОКПО). Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору упр авленческой документации (ОКУД). Наименование организации, являющейся автором документа, должно соотве тствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Н ад наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутств ии - полное наименование вышестоящей организации. Наименование организ аций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводя т в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах органи зации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наиме нование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно зак реплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранно м языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование ф илиала, территориального отделения, представительства, структурного п одразделения организации указывают в том случае, если оно является авто ром документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организ ацию. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телеф онов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телекс ов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Наименование вида документа, составленного или изданного организацией , регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответс твовать видам документов, предусмотренным УСОРД. В письме наименование вида документа не указывают. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для прото кола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если автор ами документа являются несколько организаций, то датой документа являе тся наиболее поздняя дата подписания. Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в следующей послед овательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 1998 г. следует оф ормлять 05.01.98. Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц , день месяца. При подготовке нормативных и финансовых документов допускается слове сно - цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 1998 г. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, кот орый можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенк латуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрацио нный номер документа, составленного совместно двумя и более организаци ями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих органи заций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в доку менте. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрацио нный номер и дату документа, на который дается ответ. Место составления или издания документа указывают в том случае, если зат руднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Спра вочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно - территориального деления, и оно вклю чает только общепринятые сокращения. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) пр оставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять д анными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделен ия, должностные или физические лица. Наименования организации и ее стру ктурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лиц а, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в неск олько структурных подразделений одной организации, то их следует указы вать обобщенно. В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый ад рес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Поч товыми правилами. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" пере д вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количе стве адресатов составляют список рассылки документа. Если письмо адрес уется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, з атем фамилию и инициалы получателя. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или спец иально издаваемым документом. При утверждении документа должностным л ицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подпи си, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖ ДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера. Гриф утверждения документа располагают в прав ом верхнем углу документа. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и вк лючает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, под пись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок со гласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на в опросы: о чем (о ком) или чего (кого). К тексту документов, оформленных на бла нках формата А5, заголовок можно не составлять. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, кот орую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответ ствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов пишут только на р усском языке при направлении их: в федеральные органы государственной в ласти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; н а предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении д анного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста ил и в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характери зуемого объекта должны быть выражены именем существительным в имените льном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественно го числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", " находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовы ваться с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем сущест вительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть с огласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной стр анице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указы вают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключит ельной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительн ую часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; сп равки, докладные записки - оценку фактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документов других орг анизаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наимено вание документа, наименование организации - автора документа, дату докум ента, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разб ивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами . В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, д ействующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица е динственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают о т третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого ли ца множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушал и", "выступили", "постановили"). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их струк турных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описани е, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текс та от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуще ствляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила"). В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множест венного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); от первог о лица единственного числа ("считаю необходимым", прошу выделить"); - от трет ьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД счит ает возможным"). Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его н аименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии не скольких приложений их нумеруют. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядитель ного документа, его даты и регистрационного номера. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, от метку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 N 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то от метку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подпис авшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшиф ровка подписи (инициалы, фамилия). При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого л ица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должно стными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательно сти, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подп иси располагают на одном уровне. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подпис ывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с р аспределением. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лиц а с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускает ся ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наимено ванием должности. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности ли ца, с которым согласовывается документ (включая наименование организац ии), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты соглас ования. Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визи рующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимост и - должность визирующего. Визы проставляют на последнем листе подлинник а распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письм о). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном ли сте. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, п редусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих прав а лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяют печатью организации. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита " Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заве рившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); да ту заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяем ой по усмотрению организации. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) испо лнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располаг ают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следу ющие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его и сполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об испо лнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отме тка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписа на и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый ном ер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допус кается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в вид е штампа. Отметка для автоматического поиска документа может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в органи зации. 3.3. Требования к бланкам документов и оформлению документов Устанавливаются два основных формата бланков документо в - А4 и А5; допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327. Бланки документов должны иметь поля не менее, мм: а 20 - левое; 10 - правое; а 20 - верхнее; 10 - нижнее. Бланки документ ов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью сре дств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычи слительной техники непосредственно при изготовлении конкретного доку мента. Исключение составляют бланки организаций с изображением Госуда рственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - углово й и продольный. Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускае тся располагать на уровне реквизита 03. Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные от метки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); флагов ым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположен ия реквизитов). Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица уста навливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме п исьма. Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должност ное лицо имеют право подписи. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации вкл ючает реквизиты 01, 02, 03, 06. Бланк письма в зависимости от учредительных докум ентов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, огран ичительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимост и от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, о граничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 17; 18. На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквиз иты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне п родольного бланка. Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностны е лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.). При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последую щие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют пос ередине верхнего поля листа. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны л иста. 4. Распорядительная система док ументации. Назначением распорядительной системы управления является регулирование деятельности, позволяющей обеспечи ть реализацию поставленных задачи получить от этого максимальный эффе кт. С точки зрения принятия решений документы, относящиеся к распорядитель ной документации делятся на 2 группы: n документы, издаваемы в ус ловиях коллегиальности n документы, издаваемые в у словиях единоличного принятия решений. По уровню управления: РФ, су бъекты Федерации, муниципальные органы власти, органы местного самоупр авления, отраслевые объединения, органы первичного звена управления пр едприятием. К наиболее распространённым видам распорядительных документов, издава емых в организациях различных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, указания. Все распорядительные документы должны строго соответс твовать закону, ни один из них не может содержать положений, противореча щих законодательным актам. Подготовка основных видов распорядительных документов в основном анал огична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий разл ичия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат кол легиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (прика з, распоряжение). Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного докумен та: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласован ие документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стади я обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального ор гана. Процедуру составления и оформления распорядительного докумен та жела тельно описать в инструкции по делопроизводству. В ней изла гаются посл едовательность работ над проектом документа и те требова ния, соблюдени е которых обеспечивает юридическую полноценность документа. Подготовка проекта распорядительного документа может быть пору чена о дному или нескольким структурным подразделениям или отдель ным должно стным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительны х документов могут создаваться рабочие группы (ко миссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работн иков. Главное условие, обеспечивающее ка чество документа, -достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого докум ента, тем выше требования, предъяв ляемые к его составителям (профессион ализм, глубина знания вопро са, общий культурный уровень, умение излагат ь мысли). Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поруче ние вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных н а учреждение. Учреждение или структурное под разделение может выступит ь с инициативой разработки распорядитель ного документа по какому-либо вопросу. Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и вс якого другого - определение круга вопросов, которые предстоит в ем отраз ить. В зависимости от важности управленческого действия приступают пре жде всего к изучению законодательных актов и решений Правительства, вед омственных нормативных актов, предшествующих распорядительных докуме нтов поданному и аналогичным вопросам. Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспе чит не только правовую основу документа, но и его направлен ность, госуда рственную постановку проблем. Пересмотр ранее издавав шихся по данному вопросу распорядительных документов позволит по ставить в случае необ ходимости вопрос об их замене, отмене отдельных пунктов и т.д. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информ ации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходи мые материалы, получив полную яс ность по предмету изучения, четко опред елив цель издания распоряди тельного документа, приступают к составлен ию его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулир овании основных по ложений конкретного решения. Сначала нужно сделать э то вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласован ия. Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимоза виси мых двух частей - констатирующей и распорядительной. Конста тирующая часть яв ляется введением в существо рассматриваемого воп роса. Она призвана объ яснить, чем вызвана необходимость распоряжения. В ней могут быть перечис лены факты, события, дана оценка, Нередко в констатирующей части дается п ересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данн ый распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываю тся вид акта, его автор, дата, но мер, полное название (заголовок), т.е. привод ятся все поисковые (ссы лочные) данные. Констатирующая часть необязател ьна, она может и от сутствовать, если нет необходимости давать разъяснен ия. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распоря дитель ная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от ви да документа она начинается словами: "постановляет" ("по становил") - в постановлении; "решает" "реш ил") - в решении; "предлагаю" - в распоряжении; "приказываю" - в при казе. Вид распоряди тельного документа предопределяет и характер излож ения его текста. В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) орга низаций, действующих на принципах единоначалия, а также докумен тах, адресованны х руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица един ственного числа ("постановляет", "решил"). Слова "постановляет" ("ПОСТАНОВИЛ"), "решает" ("РЕШИЛ"), "предл агаю", "ПРИКАЗЫВАЮ" печатаются прописными буквами или стр очными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Рас полагаются эт и слова на отдельной строке прямо от полей. В постановлениях и решениях перед словами "поста новляет" и "решает" указы вается название коллегиального органа. Правительство Российской Федерации постановляет Коллегия решает Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющ ей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно ж ес ткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смы слу ранее изданным распорядительным документам, четкими, яс ными, не доп ускающими различных толкований. В них рекомендуется избегать неконкре тных выражений типа: "поднять", "повысить", "уси лить", "улучш ить", "активизировать", "обратить внимание" и т.д. Сформулиро ванные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения зат руднительна. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру дейст вия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются испол нитель (организац ия, структурное подразделение, конкретное должност ное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок ис полнения. Исполнитель указ ывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководите лям архивов. Предписываемое действие выражается глаголом в нео пределенной ф орме - "подготовить", "зачислить", "организовать", "обеспечить", "возложить", "разработать" и т.д. Срок исполнения дол жен быть реальным, соответствовать объе му предполагаемых работ. Следует учитывать время доведения информации до конкретных ис полните лей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов испол нительный срок. Однако чаще срок исполнения устанав ливается для каждог о задания в отдельности. В конце текста распоря дительного документа по мещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменени ю с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распор яжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнени ем документа. Распоряди тельные документы могут иметь приложения, указания на которые дают ся в соответствующ их пунктах текста (например: утвердить прилагае мую инструкцию по делоп роизводству). Реквизит "Приложение" после текста распорядительных докум ентов самостоятельно не оформляется. Пример оформления приказа: Администрация N -ской области Управление школ ПРИКАЗ 05.05.98 № 42 г. N-ск О подготовке школ области к новому учебному году В целях своевременной и качественной подготовки школ области к новому учебному году ПРИКАЗЫВАЮ: 1 Начальнику ремонтно-строительного управления Иванову А.А. совместно с начальником финансового управления Петровым П.П. и директорами школ пре дставить смету расходов на ремонт школьных зданий до 01.06.98. 2 Начальнику хозяйственного управления Галкину Г.Г. обеспечить РСУ необх одимыми материалами для ремонта школ в пределах сме ты до 15.06.98. 3 Ремонтно-строительному управлению произвести ремонт школь ных зданий до 15.08.98. Результаты выполненной работы представить приемочной комиссии. 4 Создать приемочную комиссию в составе: (указываются до лж ности и фамилии) 5 Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника У правления школ Тимофеева С.И. Начальник управления подпись О.И.Леонтьев Текст распорядительного д окумента должен иметь заголовок, в кото ром чётко и кратко сформулирова но содержание документа. Заголовок начинается с предлога "О" ("Об") и формул ируется при помощи отгла гольных существительных (например, "О назначении...", "Обутвержде нии...", "Обведении...", "О создании...") или существительных, указываю щих на предмет (например, "Об итогах...", "О мерах..."). Для ряд а типовых управле нческих ситуаций, требующих издания приказа (о создании, ре организации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о рас пределении обяз анностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), ст руктуру, штатную численность и штатное распи сание аппарата управления , в должностные инструкции, о переходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формы докумен тов, в которых предопределен не только со став, но и порядок располо жения информации. Унифицированную форму имею т также кадровые приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, о п редостав лении отпуска, прекращении трудового договора (контракта). Эти фор мы являются унифицированными формами первичной учётной докумен та ции, утверждёнными Постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. №71 а. При оф ормлении таких приказов фактически только заполня ются предложенные ф ормы. Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформл ению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наи менование учреждения - а втора, название вида документа, дата, ин декс (номер), место составления, за головок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании. Завершающим этапом работы с проектами распорядительных доку ментов яв ляется их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согл асованию с заинтересованными учреждениями, структур ными подразделен иями или должностными лицами, которых он касает ся. Согласование осущес твляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, пр оект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и р уководителем структурного подраз деления, вносящего проект, всеми указ анными в проекте исполнителя ми, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выпол нение которых тре бует финансового обеспечения, обязательно согласовы ваются с финан совыми органами или службами. Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа за конод ательным и нормативным актам, а также о соответствии отдель ных формули ровок специальным требованиям некоторых органов (на пример, суда, проку ратуры, здравоохранения). В учреждении должен быть перечень должностных лиц, визирующих проекты распорядитель ных документов. Согласование проводит структурное подразделение или лицо, гото вившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласо вания, как пр авило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение. Если в процессе доработки в проект внесены значительные поправки, документ подлежит повторному с огласованию. Перед подписанием про ект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание сле дует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств. Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиаль ными орг анами, - постановлений и решений - обсуждаются и принима ются на заседания х. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработан ные проекты выносятся на утверждение на сле дующее заседание. Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпис ь. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместит елем. Постановление и решение имеют две подписи - пред седателя и секрета ря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый эк земпляр документа, изготовленный на блан ке. Никакие исправления в расп орядительный документ после подписа ния не вносятся. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подпи сания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в сил у и срок действия акта управления указываются в са мом документе. Особое значение придается доведению распорядительного документа до ис полнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы ти ражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовлен ным составителями проекта документа. 5. ЗАКЛЮЧЕНИЕ. Эффективность рациональной системы д окументооборота. Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся ос ново й принятия решений и построен на оперативной работе с документа ми, в кот орых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспече ние управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важ нейшая обслуживающая фун кция управления. От её рациональной орга низации зависит быстрота и опт имальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в ко нечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия. Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет свои специ фически е задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организа ционно-обосо бленной службой - структурным подразделением: управ лением, департамент ом, отделом, сектором, группой и т.д. Сегодня эта служба имеет различные на звания: управление делами, управление информационно-документационного обеспечения, управление делопро изводства, управление документационн ого обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д . В небольших учреждениях, фирмах, где объём обраба тываемых документов невелик и создание специального структурного подр азделения нецелесообразно, всю работу, выполняемую службой делопроизв одства, возлагают на секретаря-референта. Служба делопроизводства, как самостоятельное структурное подразделен ие, возглавляется руководителем, который в свою очередь под чиняется непосредственно руководителю ор ганизации. Объеди нение делопроизводственной службы с д ругими подразделениями, например, вхождение этой службы в администрати вно-хозяйственный отдел, является грубой ошибкой. Основными задачами такой службы является постановка и ведение информационно-документаци онного обеспечения управленческой деятельности организации на уровне современных требований. На службу делопроизводства обычно возлагается организация единой комплекс ной системы делопроизводства (информацио нно-документационного обес печения управления) в организации, единого п орядка работы с докумен тами, начиная с их создания (или получения) и конч ая сдачей в архив (или уничтожением). Это достигается разработкой соответствующего пакета организацион ных и нормативно-методических документов. В зависимости от объёма работ (объёма документооборота организа ции) сл ужба делопроизводства может включать несколько структурных подраздел ений, например, секретариат (или несколько, если свои сек ретариаты имеют заместители руководителя учреждения); экспедицию (здесь, в свою очередь, могут быть выделены группы по обработке вхо дящей и исходящей корреспон денции, конфиденциальных документов, курьерская группа и др.); бюро учётн о-справочной работы (в нём могут быть группы регистрации, информационно- справочного обслуживания); бюро контроля; бюро писем и приёма граждан; гр уппа печати и размно жения документов; отдел автоматизации; архив и др. В учреждениях меньшего масштаба возможно совмещение несколь ких функц ий в одном подразделении или вместо структурных подразде лений выполне ние соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу ведёт один секретарь. Численный состав и номенклатура должностей работников службы делопрои зводства также определяются исходя из функций и объёма работ службы. Кро ме того, в каждом структурном подразделении может быть секретарь, ведущи й делопроизводство в отделе. При отсутствии такого руководитель подраз деления должен назначить одного из сотруд ников отдела ответственным з а ведение делопроизводства. Рациональная организация постановки делопроизводств а начинает ся с определения организационно-правового по ложения службы, её структуры, функций, прав и обязанностей всех, кто заним ается документационным обеспечением. Для этого следует разработать ор ганизацион но-правовые документы: положение о службе делопроизводства и дол жностные инструкции на каждого работника, занимающегося делопрои зводственным обслуживанием, инструкцию по организации делопроизводст ва. Без грамотной постановки делопроизводства на предприятии, эффективная деятельность становится невозможной. Подразделения погрязают в бумаг ах. Отсутствует возможность грамотно планировать работу, т.к. нет четкос ти в доведении распорядительно-информационной документации до сотрудн иков компании. Незнание норм времени на выполняемые виды работ не позвол яет правильно распределять работу и планировать рабочий день. Таким образом, организуя делопроизводство у себя в фирме, учреждении, на предприятии необходимо помнить, что качественная постановка делопроиз водства требует профессиональных знаний. Список использованной литературы 1. Т.В. Кузнецова. «Делопроизводство ( документационное обеспечение управления)» - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел- Синтез», 1999. 2. В.А. Кудрявцев и коллектив авторов " Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998 3. 4. ГК РФ по стандартизации, метрологи и и сертификации. Унифицированная система организационно-распорядител ьной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-97